С 1 сентября 2023 года сертификаты сотрудников перестанут действовать, завершится переход на новые правила работы. Теперь для подписания документов от имени организации каждому сотруднику понадобится собственный сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Расскажем, как подготовиться к осенним изменениям.
Статья подготовлена по материалам вебинара «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности» Подробнее
Законодательное регулирование электронной подписи
- Сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица;
- Сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц;
- Для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности;
- Сертификаты юрлиц, выданные сотрудникам, будут действовать до 31.08.2023, после этой даты подписанные ими документы не будут иметь юридической силы. В обязательном порядке понадобится сертификат физлица в паре с МЧД.
Важно! Действие сертификатов сотрудников окончится 31.08.2023. После этой даты, чтобы подписывать документы от имени организации, им понадобится сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность от руководителя.
Электронная подпись 2023: что изменилось, как ее получить/продлить
Сертификат сотрудника по-прежнему можно будет использовать для входа в Экстерн (если он уже привязан) до окончания срока его действия.
Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях.
Как продлить сертификат сотрудника и физлица
Если отчетность сдают от имени уполномоченного лица, документ подписывают сертификатом ответственного представителя. Таким представителем может быть не только сотрудник организации, но и привлеченный специалист. В сертификате сотрудника указывают данные организации и владельца-физлица.
Сертификаты сотрудников выпускали и в середине 2022 года, и выпускают до сих пор. Но нужно учесть, что владелец платит за сертификат на год, а документы, подписанные им, будут иметь силу только если подпись проставлена до 31 августа 2023 года.
Контур идет навстречу своим клиентам, которые выпускают сертификаты сотрудникам в Экстерне и других продуктах. Удостоверяющий центр предоставляет возможность выпустить дополнительный бесплатный сертификат на физическое лицо в рамках выпуска сертификата на сотрудника. При выпуске сертификата сотрудника в личном кабинете УЦ Контура владелец увидит черную табличку, которая предлагает выпустить сертификат на физлицо.
Обратите внимание, что для работы с несколькими организациями достаточно одного сертификата физического лица. Выпускать для каждой компании свой сертификат не нужно, это только создаст путаницу в момент подписания и расшифровки отчетности. Главное, чтобы директор каждой организации оформил на имя сотрудника машиночитаемую доверенность.
Как быстро получить ЭЦП в 2022 году (Электронно Цифровая Подпись)
Руководитель может подписать отчет дистанционно
Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.
Как работать с сертификатами в Экстерне
Вместе с изменениями в 63-ФЗ изменился и порядок работы с сертификатами в Экстерне. Разбираемся в новых правилах.
Вход в Экстерн с действующим сертификатом
В сертификате физического лица нет данных об организации, ИНН и КПП, поэтому автоматическая привязка сертификата для входа в Экстерн может не сработать. На такой случай мы рекомендуем настроить альтернативный способ входа, чтобы не потерять доступ к сервису.
В систему можно войти как по сертификату электронной подписи, так и дополнительным способом:
- по почте — связка логин/пароль;
- по номеру телефона;
- по смс-коду.
Дополнительный вход нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.
Уведомление о настройке входа по логину и паролю
Если у вас не заданы альтернативные способы входа в Экстерн, система будет об этом напоминать. К примеру, после отправки отчета пользователя, у которого нет альтернативного способа входа, Контур попросит привязать телефон и задать логин и пароль с привязкой к электронной почте.
Настройка дополнительного способа входа
Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.
Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.
Вход в Экстерн с сертификатом физлица
При попытке войти по сертификату физлица мы подскажем, что нужно сделать. Достаточно следовать всем инструкциям, и вы сможете привязать сертификаты к учетной записи.
Например, пользователь выбирает сертификат и его спрашивают, его ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись.
Нужно привязать электронную почту заранее.
Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного в этом нет. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица.
Настройки подписания при переходе на новый сертификат
После установки сертификата надо настроить подписание. При входе Контур предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом сможет сделать это самостоятельно в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне.
Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика». В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать руководителя или любого сотрудника организации. Если выберете сотрудника, Экстерн дополнительно предложит оформить на него доверенность.
У обслуживающих бухгалтерий в разделе «Организации» отображается весь список организаций. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов. В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную.
Что нужно знать о машиночитаемой доверенности
Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:
- Электронную доверенность оформляют перед отправкой документов в контролирующие органы. Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности. Сначала нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом передавать отчет в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.
- МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.
- Руководитель или законный представитель могут отозвать МЧД. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность, нужно оформить отдельный документ на отзыв и подписать его сертификатом руководителя. Машиночитаемая доверенность перестанет действовать после того, как контролирующий орган примет отзыв.
Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.
Машиночитаемая доверенность для ФНС
ФНС сейчас принимает и доверенности на бумаге, и МЧД в электронном виде.
Электронную доверенность для ФНС разработали раньше других контролирующих органов.
При этом с 1 сентября 2023 года в паре с сертификатом физического лица необходима строго машиночитаемая доверенность. Если же документы подписаны сертификатом руководителя и при этом есть оформленные бумажные доверенности на сотрудников, то они имеют законную силу.
Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.
Машиночитаемая доверенность для СФР
В СФР тоже есть машиночитаемая доверенность, которая раньше была машиночитаемой доверенностью ФСС для социального электронного документооборота (СЭДО).
Для всей отчетности в СФР машиночитаемой доверенности нет, но есть иной механизм для сдачи отчетности представителем. Для взаимодействия с СФР по отчетности понадобятся:
- ЗПЭД — заявление о подключении к ЭДО;
- УПУП — уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю;
- УПУП необходим, только если отчетность будет подписывать уполномоченный представитель.
Заявление и уведомление подписывает руководитель. Если у директора нет сертификата, ЗПЭД и УПУП можно подавать в ПФР на бумаге. Если же для работы используют сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность.
Важно! Для некоторых отделений ПФР помимо УПУП необходимо представить оригинал бумажной доверенности. Уточните в отделении Пенсионного фонда вашей организации.
Машиночитаемая доверенность для Росстата
Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам.
Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства.
Возможности электронной доверенности в Экстерне
Пользователи уже активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и ФСС. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.
Оформление МЧД для ФНС
Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.
Важно! Машиночитаемую доверенность можно подписать только сертификатом руководителя. Если сертификата нет на руках, запросите подпись по почте — укажите e-mail руководителя, чтобы Экстерн направил ему письмо со ссылкой.
Подписанную доверенность отправьте в налоговую.
После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.
Отзыв МЧД ФНС
Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация о доверенности будет сохранятся в налоговой, пока ее не отзовут.
Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом.
Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».
Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя.
Машиночитаемая доверенность СФР для СЭДО
Для СФР можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал ФСС. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет СФР, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.
Машиночитаемую доверенность для СФР оформляют так же, как и для ФНС. Но МЧД для Социального фонда можно пока подписывать только в Экстерне. Пока не реализована возможность запросить подпись руководителя отдельным письмом.
Если вы оформляете МЧД, а руководитель вашей организации находится в другом городе, стране или работает удаленно, надо подключиться к его компьютеру, зайти в Экстерн и подписать электронную доверенность. Для входа в систему используйте Контур.Доступ, «Тимвьювер» или любой другой сервис.
Подготовила Александра Задорожнева, копирайтер
Источник: www.kontur-extern.ru
Электронные подписи с 2023 года: изменения в правилах получения
Перевод всего документооборота в цифровой формат — одна из приоритетных задач Правительства РФ. Большая часть государственных и муниципальных услуг уже оказывается строго по электронным запросам, а сдача отчётности на бумаге последовательно сходит на нет. Вот и изменения относительно электронной подписи с 2023 года призваны упорядочить контроль за получением сертификатов ЭЦП всеми организациями и ИП. В чём они состоят, расскажем в нашей статье.
Оглавление Скрыть
- Изменения в законодательстве касательно электронной подписи
- Сертификат электронной подписи для руководителя
- Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо
- Машиночитаемая доверенность: что это и для чего нужна
Изменения в законодательстве касательно электронной подписи
В первую очередь, меняются правила получения электронной подписи в 2023 году. сотрудниками организаций и ИП. Те ЭЦП, которые были выпущены ранее, перестают действовать. Пользоваться ими больше не получится. Вместо них ответственные должностные лица (кроме руководителя) обязаны применять личные цифровые подписи, заверенные машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Предполагалось, что эти изменения начнут действовать с 1 января 2023 года, но из-за технической составляющей перехода на МЧД срок был перенесён на 1 сентября (Федеральный закон от 19.12.2022 №536-ФЗ).
Окончательный срок для получения новых электронных подписей руководителей в 2023 году также передвинули на сентябрь. Это касается организаций внебюджетной сферы и ИП, а также частнопрактикующих специалистов (нотариусов, адвокатов, частных детективов).
Электронные подписи руководителей бюджетных учреждений выдаются удостоверяющим центром Федерального казначейства. Подписи для руководителей финансовых учреждений выдают в УЦ Банка России.
Получение электронной подписи физическим лицом регулируется не так строго, поэтому её можно получить в любом аккредитованном Минцифрой РФ удостоверяющем центре. В отличие от получения сертификата ЭЦП руководителем, эта услуга является платной, и может стоить 1500-3000 рублей в зависимости от УЦ.
Сертификат электронной подписи для руководителя
С 1 июля 2021 года обязанность по выпуску сертификатов ЭЦП для руководителей коммерческих и некоммерческих предприятий перешла к Федеральной налоговой службе. Те подписи, которые были выданы иными УЦ вплоть до декабря 2021 года пока продолжают действовать.
Если срок действующих ЭЦП подходит к концу, продлить их можно только в инспекциях ФНС, а также в доверенных лицах ФНС. Их список представлен на сайте налоговой службы.
Чтобы получить ЭЦП, нужно личное присутствие руководителя. Сделать подпись через представителя, даже по нотариально заверенной доверенности, нельзя. Нужен будет только паспорт и флешка-носитель (токен). Сама процедура полностью бесплатная. Специалист ФНС сверит заявителя по паспорту, сделает его фото, затем оформит заявление, которое нужно подписать.
Выпустит сертификат ЭЦП и скопирует файл ключа подписи на токен. Можно использовать ранее использовавшийся токен, или купить новый.
Время оформления ЭЦП на руководителя — 15-20 минут.
Основное отличие электронной подписи для руководителя организации от ЭЦП физических лиц заключаются в том, что они содержат сведения об организации, от имени которой выступает руководитель.
Разрешено использовать обычную электронную подпись физического лица только для регистрации ИП или ООО. А для дальнейшей работы нужна ЭЦП от налоговой инспекции.
У руководителя организации или ИП может быть только одна электронная подпись. Создание второй ЭЦП автоматически аннулирует предыдущую. Передача подписи руководителя третьим лицам незаконна — ею могут пользоваться только владельцы. Исключений законом не предусмотрено. Размножить электронную подпись директора нельзя — в программе стоит надёжная защита от копирования.
Срок действия сертификата ЭЦП — 15 месяцев, потом его нужно подлить. Для этого также потребуется личное присутствие руководителя.
Стоит заранее побеспокоиться о продлении срока действия ЭЦП. Если допустить просрочку, могут возникнуть проблемы со сдачей бухгалтерской и налоговой отчётности, а это возможные штрафы и приостановка действия расчётных счетов. Сроки действия ЭЦП можно посмотреть в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте ФНС России.
Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо
Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.
Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.
Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.
Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.
После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.
Количество электронных подписей для физических лиц не ограничено — каждый человек может иметь множество сертификатов ЭЦП одновременно. Они друг друга не отменяют, но содержат одну и ту же информацию — персональные сведения о владельце. Одной и той же ЭЦП можно подписывать документы разных организаций. Но при этом машиночитаемые доверенности должны быть разными.
Выпуск каждой отдельной ЭЦП будет стоить денег. Нужно будет заплатить отдельно за выпуск самого сертификата и за токен. Впрочем, на одном токене можно хранить несколько сертификатов ЭЦП (обычно до 8). Первоначальное оформление одной электронной подписи может обойтись в сумму от 1500 до 3000 рублей (с учётом стоимости токена).
Система ЭДО не даёт возможности подписывать документ одним ЭЦП физлица, а расшифровывать другой электронной подписью этого же лица. Поэтому смысла в создании множества подписей просто нет.
Машиночитаемая доверенность: что это и для чего нужна
С 1 марта 2023 года по 31 августа 2023 года вводится переходный период для начала применения машиночитаемой доверенности. С 1 сентября 2023 года она станет обязательной. До этого времени можно использовать действующие доверенности на сотрудников, выданные до 2023 года.
МЧД представляет собой полную копию обычной доверенности, выполненной в цифровом формате. В неё вносится информация о доверенном лице, его обязанностях и полномочиях, а также данные об организации-доверителе, от имени которой он действует.
У каждого контролирующего органа будет своя форма МЧД — у ФНС она одна, у Социального фонда и Росстата другая. Машиночитаемая доверенность будет заполняться по специальной форме. Можно использовать форму из бухгалтерской программы (например, 1С). МЧД заверяет руководитель организации или ИП своей электронной подписью.
С помощью МЧД можно использовать ЭЦП физлица для:
- сдачи отчётности;
- работы на государственных порталах (ЕГАИС, Честный знак, и т.д.);
- участия в электронных торгах;
- подписания первичных документов, договоров и обмена документами с контрагентами;
- замены бумажной формы доверенности от руководителя во всех других случаях.
В первый раз перед отправкой отчётности её нужно послать в контролирующий орган и дождаться подтверждения. И только потом заполнять отчётную форму. При последующих отправках она будет “подтягиваться” автоматически. Доверенность, заверенная электронной подписью ИП или руководителя организации в 2023 году, считается бессрочной, если в форме заполнения не указано иное.
Передоверять машиночитаемую доверенность третьим лицам нельзя. Если работник увольняется, или его функции передаются другому, руководитель должен подготовить отзыв МЧД по специальной форме, подписать своей ЭЦП и отправить его адресату. После этого доверенность аннулируется, и данные от конкретного исполнителя больше не принимаются.
Источник: www.moedelo.org
Срок действия электронной подписи сбербанк бизнес
При обмене электронными документами ЭП обеспечивает проверку целостности этих документов, их конфиденциальность, а также определяет отправителя документов. Каждая электронная подпись имеет закрытый и открытый ключи:
Срок действия ЭП всех УЦ составляет 1 год
Каждый год ЭП необходимо перевыпускать
С помощью закрытого ключа формируется подпись. Закрытый ключ хранится у владельца и известен только ему.
Открытый ключ доступен всем участникам электронного обмена. С его помощью адресат, проверяет подлинность электронной подписи отправителя.
Сертификат имеет реквизиты:
Издатель (Кем выдан)
Название удостоверяющего
центра, выдавшего сертификат.
Отпечаток
Уникальный для издателя код
сертификата.
Отпечаток
Уникальный для издателя код
сертификата.
Обмен электронными документами по каналам связи возможен только при наличии действительных сертификатов у всех участников этого обмена. Сертификат позволяет другим участникам документооборота идентифицировать вас. И он обязательно должен присутствовать в базе других участников, также как и сертификаты других участников должны присутствовать в вашей базе.
Любое изменение реквизитов владельца ключа (сменилось название, поменялся руководитель организации) или компрометация вашего закрытого ключа влечет к тому, что нужно отозвать действующий сертификат и получить новый.
Источник: sberkey.ru