Работу над каждым проектом можно разбить на несколько этапов. Успешная реализация и конечный результат во многом зависит от того, как было организовано управление командой и всеми процессами. Под управлением понимают четкую постановку задач, оперативное реагирование на комментарии, ведение календаря рабочего времени и контроль соблюдения установленных сроков.
В этой статье подробно обсудим последний пункт — управление сроками. Рассмотрим главные управленческие процессы, планирование и инструменты для автоматизации управления сроками.
Главные управленческие процессы
Управление проектом — многосложный процесс, состоящий из нескольких компонентов:
- Планирование и составление списка работ. В рамках этого процесса руководитель должен расписать все операции и их последовательность для достижения сформулированных целей. Слаженно работать в условиях многозадачности можно, используя специальные инструменты для автоматизации бизнес-процессов. Например, готовое решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» поможет формировать разные по уровню вложенности списки дел, разбивая их на категории по уровню приоритетности, и назначая исполнителям соответствующие задачи.
- Выстраивание концепции связей между отдельными работами. Такой метод помогает распределять задачи между разными структурными подразделениями. Часто в рамках работы над одним проектом задачи пересекаются и, если использовать такой подход, можно упростить работу.
- Разбивка по времени. Все задачи разбивают на самостоятельные группы — это обеспечить логичность и последовательность выполнения. Чтобы назначенный исполнитель не пропустил сроки сдачи готовой работы, можно установить напоминание.
- Контроль. Когда задачи сформулированы и поставлены, важно обеспечить контроль их исполнения, а также соблюдение сроков. Используя инструменты «КСК ТЕХНОЛОГИИ», можно отслеживать работу над задачами в режиме онлайн. Руководитель проекта и постановщик задачи всегда будет в курсе происходящего и сможет дать объективную оценку эффективности персонала.
Также при реализации проекта важно организовать планирование и подойти к этому вопросу комплексно. Как это сделать — рассматриваем дальше.
Планирование в рамках проекта
Благодаря специальным инструментам автоматизации бизнес-процессов, можно организовать планирование в рамках одного и нескольких проектов. Некоторые из доступных опций:
- Составление списка с задачами на день. Можно создавать чек-листы, а по мере готовности каждого задания вычеркивать его из списка.
- Планирование на неделю. Можно заранее на неделю вперед расписать задачи для каждого исполнителя, а в зависимости от того, как протекает работа над проектом, корректировать их. Также каждую неделю удобно ставить типовые регулярные задачи.
- Долгосрочное планирование. Эта опция позволяет составить список дел и целей, которые нужно достичь за определенный период.
Планирование упрощает работу руководителей и всего персонала. Когда информация по проекту упорядочена, у каждой задачи прописаны дедлайны и цели, легко искать нужные данные и удобно работать, не путаясь в сроках и приоритетности заданий. Но для правильного планирования важен еще один шаг — рассчитать время работы для проекта (в целом и для каждой задачи конкретно). Обсуждаем, как это можно сделать.
Попробуйте КСК.Проекты прямо сейчас!
Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней
- Управление жизненным циклом продукта
- Управление проектами и задачами
- Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий
- Аналитика и контроль
- Доступ с любых устройств 24/7
Процесс расчета сроков проекта
Три основных шага на этапе подготовки реализации проекта, которые помогут рассчитать сроки:
- Оценка задач. После того как проект принят в разработку, команда во главе с руководителем должна внимательно изучить список требований клиента. На этом этапе нужно разделить весь объем работ на отдельные функциональные части или задачи.
- Расчет сроков. Когда каждый специалист определит, сколько времени ему потребуется для решения своей задачи в рамках проекта, руководителю необходимо просчитать страховку — количество дополнительного времени, которое может потребоваться, если возникнут непредвиденные обстоятельства. В каждой компании есть своей «множитель» или процент, который умножают на фактический срок разработки.
- Определение приоритетности задач. После того как проект разделен на задачи и рассчитаны сроки, важно разобраться с очередностью исполнения отдельных работ. То есть, на начальном этапе параллельно запускается в работу несколько задач, которые являются приоритетными для дальнейшей работы. А после их завершения, когда будет готова необходимая база, другие специалисты смогут приступить к выполнению своих задач.
Управленческие процессы, а также расчеты сроков реализации проекта занимают много времени, если делать это вручную. Вот почему все больше современных компаний переходят на платформы для автоматизации бизнес-процессов. В этом направлении компания «КСК. Технологии» подготовила свое решение.
Автоматизация управления сроков проекта от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Представляем новый инструмент российского разработчика для автоматизации бизнес-процессами в компании, в том числе сроками. Разработка КСК.ServiceTeamwork рассчитан на работу с простыми и сложными проектами, последовательное и параллельное выполнение задач с большим количеством подзадач. Встроенные инструменты помогают упростить совместную работу над проектами, отслеживать качество и скорость выполнения задач, получать аналитические данные по каждому проекту и отчеты.
Выбирайте свой тариф КСК.Service
Учесть все вышеперечисленные требования поможет процессный подход, благодаря которому выстраивается последовательность задач и контролируется их выполнение в автоматическом режиме.
Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для реализации процессного подхода — инструмент КСК.Servicehttps://www.kck.ru/solutions/upravlenie-srokami-proekta» target=»_blank»]www.kck.ru[/mask_link]
Сроки реализации проекта и этапы выполнения
Основная цель вложения денежных средств в разные виды проектов – это увеличение капитала. До того как получить прибыль, необходимо изначально полностью окупить вложенные инвестиции.
Именно окупаемость является той отправной точкой, при которой проект будет генерировать прибыль для инвестора. Проанализируем специфику его срока окупаемости. Реализация проекта – это важный момент, который предполагает детальные пояснения.
Особенности понятия
Окупаемость инвестиций является тем периодом времени, что потребуется для полного перекрытия доходами изначальных инвестиционных расходов, вложенных в него. К примеру, если инвестиции составили порядка 500 тысяч долларов, а ожидается денежный поток по готовому проекту в сумме 100 тысяч рублей ежегодно, то срок реализации проекта (его окупаемости) составит пять лет.
Этот параметр является одним из основных показателей, которые используются при оценке инвестиционной привлекательности проекта. Часто специалисты осуществляют также расчет следующих показателей:
- внутренняя норма доходности;
- текущая чистая стоимость.
Сроки и этапы реализации проекта обозначают РР.
Классификация по срокам
В том случае, когда предполагаются равномерные поступления по внедряемой идее, используется несложная формула определения его окупаемости. В этой формуле начальные инвестиционные затраты на проект делят на ежегодный приток денежных средств, который им генерируется.
Срок реализации инвестиционного проекта – это показатель его результативности и эффективности. Любой проект имеет ограничения по времени, за которые он должен быть выполнен.
Принято выделять следующие виды проектов, в зависимости от срока реализации:
- краткосрочные, рассчитанные на 1-2 года;
- среднесрочные, продолжительность которых оценивается 3-5 годами;
- долгосрочные, продолжающиеся 10-15 лет.
Расчеты при неравномерных денежных потоках
В таком случае используется другая математическая формула, в которой за минимальный временной промежуток кумулятивные денежные потоки должны превышать вложенные инвестиции.
Допустим, что в идею вложили 500 тысяч долларов, а рост денежных потоков указан в таблице.
Денежный поток по проекту
Денежный кумулятивный поток
Расчет срока реализации проекта показывает, что идея окупается за четыре года. Следовательно, денежный кумулятивный поток в сумме, которая превышает вложенные средства в идею в размере 500 000 долларов, можно достигнуть к концу четвертого года его реализации.
Метод расчета времени окупаемости считается в настоящее время востребованным. Профессионалы признают его удобным инструментом в осуществлении инвестиционного анализа, так как он прост в расчетах.
Среди недостатков, присущих ему, выделяют невозможность учета изменения во времени стоимости денег. Это приводит к существенному изменению расчетных данных.
Расчет дисконтированного срока окупаемости вложений
Такие вычисления проводят для того, чтобы оценить сроки реализации проекта. ДРР определяется как отношение денежного потока, генерируемого инвестиционным проектом к размеру начальных вложений.
При правильных вычислениях можно избежать многочисленных дополнительных затрат. Это особенно актуально на этапе монтажных и строительных работ, когда важно понимать, не сорвется ли срок реализации проекта строительства.
Важность управления сроками проекта
В законодательстве нашей страны под периодом реализации идеи понимают некоторое время, в течение которого осуществляется финансирование и сооружение объектов капитального строительства, предусмотренных замыслом.
Под плановым периодом инвестиционного проекта понимают пятилетний период, на протяжении которого государственная поддержка способствует реализации инициативы.
Так как основной срок реализации идеи состоит из суммы затраченного времени для осуществления работ на каждом этапе, нужно максимально точно выяснить бюджет (распределение затрат) времени на всех стадиях.
Важные детали
Сроки реализации проекта связаны и с уровнем ответственности подрядных организаций, которые выполняют определенные работы. Если необходимо реализовать масштабный замысел, в таком случае за каждый этап отвечает конкретный подрядчик. В случае сбоя работы одного из них существенно тормозится деятельность иной организации. В конечном итоге подобный процесс завершается существенными убытками инвестора.
На сроки реализации проекта влияет несколько факторов:
- территориальный или организационный объем замысла;
- используемая технология осуществления идеи;
- внедрение идеи либо разработка уникального проекта с помощью команды профессионалов.
Современность
В настоящее время управленческая наука касается различных видов менеджмента, которые подразумевают существенные риски, изменение стоимости. Для того чтобы их избежать, специалисты-практики и различные исследователи применяют разные варианты решения проблемы. К примеру, предлагается продумывать планирование горизонта событий.
Методика календарно-сетевого планирования
Данный прием подходит для начинаний, которые связаны с капитальным строительством. Это модель, которая иллюстрирует, как будет проходить реализация идеи по процессорному и временному параметрам. Подобный график – это инструмент анализа, согласования, описания сторонами (заказчиком, инвестором, генеральным подрядчиком) технологического процесса осуществления строительных работ.
Также сюда включается возможность корректировки намеченного алгоритма действий, продумывание рисков и потенциальных проблем, сведение к минимуму негативных последствий.
Нельзя выпускать из внимания тот факт, что составлением подобных графиков занимаются обычные люди. Именно поэтому часто появляются разнообразные проблемы, наблюдается отклонение по срокам от намеченных временных рамок.
К примеру, если составляется схема, согласно которой осваиваются капитальные вложения, при проведении нескольких параллельных операций систематически появляются накладки отрицательного характера.
В подобных ситуациях критический путь часто выводят вручную, поэтому его трудно назвать экономически целесообразным расчетным показателем. Чаще всего величину просто «рисуют» к требуемой дате, периодически ее нарушая. Подобный график ставит только временные ограничения назначенным исполнителям, он не зависит от иных факторов: логистики, готовности коммуникаций, квалификации кадров.
У руководителя проекта в подобном случае нет возможности прогнозировать с высокой вероятностью сроки и качество реализации идеи, влиять на ход событий. В связи с этим процесс затягивания сроков завершения конкретных этапов всех строительных работ в наши дни является весьма распространенным явлением. Приходится искать дополнительные материальные ресурсы для того, чтобы завершить начатый проект, сдать объект в эксплуатацию.
Важные аспекты
Для того чтобы избежать существенных разногласий с выбранным для проекта подрядчиком относительно продолжительности осуществления определенных операций, часто заказчики вынуждены обращаться за дополнительными консультациями по плану в инжиниринговые компании.
Их специалисты анализируют работу, связанную с составлением определенных баз данных или справочников, в которых определяется продолжительность проведения стандартных либо типовых строительных работ. Подобные материалы дают заказчику возможность избегать существенного затягивания сроков работ со стороны подрядчиков.
В некоторых случаях заказчику приходится делать выбор: воспользоваться быстрым, но дорогим вариантом или подобрать подрядчика за меньшую стоимость, но настроиться на длительные строительные работы.
В тех ситуациях, когда конечным результатом внедряемой идеи становится получение материальной прибыли, инвестор выбирает первый вариант, что способствует существенному сокращению времени предварительной и инвестиционной фаз, позволяет ему в минимальные сроки окупить вложенные ресурсы.
Заключение
При реализации социального проекта его стоимость становится ключевым моментом. Именно поэтому заказчик использует календарно-сетевое планирование, которое базируется на технологии осуществления необходимых действий.
Источник: businessman.ru
Расчет сроков и стоимости проектов: как это делается и можно ли упростить процесс?
Если вы когда-либо занимались разработкой приложений на заказ, то наверняка знакомы с довольно рутинным процессом расчета стоимости и сроков реализации проекта. И ладно бы, если расчет проекта выполнялся лишь единожды, но зачастую потенциальные заказчики не могут уложиться в бюджет, и начинают на ходу менять требования к продукту:
— Это слишком дорого, что если сделаем без функции Х?
— *делаем расчет* Столько.
— Все равно дорого, а сколько будет стоить разработка только под платформу Y?
— *делаем перерасчет* Столько.
— Ух ты, то есть, если мы откажемся от платформы Y, то сможем сделать не только Х, но и Z?
— *очередной перерасчет* Увы, нет.
— Жаль, тогда давайте сделаем без Z, во сколько нам обойдется?
Стандартные пути упрощения расчетов, такие как установка фиксированной стоимости дня работы сотрудника или компании, как правило ведут к потере точности результатов и все равно не избавляют нас от ручных вычислений.
Но, как и любой другой процесс, характеризующийся словами “рутина”, “точность” и “вычисления”, подобные расчеты скорее всего могут быть автоматизированы. Давайте проверим, действительно ли это так.
Процесс расчетов
Прежде всего нам следует определиться с тем, как в общем случае формируются конечные сроки и стоимость проектов.
Шаг 1: Оценка задач
Первое, что необходимо сделать после изучения требований заказчика, это разделить проект на независимые друг от друга функциональные части (задачи). К примеру, если мы выполняем оценку мобильного приложения для стандартного интернет-магазина, то деление может выглядеть примерно следующим образом:
Шаг 2: Расчет сроков разработки проекта
Как бы ни старалась разработчики, но их оценка сроков крайне редко соответствует действительности. Так что, первым делом, отталкиваясь от сложности проекта и опыта команды, мы определяем страховку: количество дополнительного времени, необходимого для разрешения различных непредвиденных обстоятельств. Обычно страховка выглядит как некоторый множитель (процент), на который увеличивается общий срок разработки.
Далее нам следует определить очередность этапов выполнения работ (workflow). Вне зависимости от используемой методологии (agile или waterfall) нам нужно знать в каком порядке нашей командой выполняются различные виды работ. В рассматриваемом нами примере с мобильным приложением порядок мог бы выглядеть следующим образом:
То есть, сначала независимо друг от друга выполняется разработка бэк-энда и пользовательского интерфейса, и при их завершении начинается параллельное программирование приложения под разные платформы. После того, как все этапы будут завершены, проект будет считается выполненным.
Теперь мы располагаем всей необходимой информацией и можем приступить к расчету сроков:
В случае с Waterfall: суммируем количество времени для каждого вида работ (UI/UX, Back-end, etc.), добавляем к ним страховку, и, учитывая их очередность, находим самую длительную последовательность работ, которая, собственно, и представляет общее количество времени, необходимое для реализации проекта.
В случае с Agile: учитывая очередность работ, мы определяем время на реализацию каждой из задач (каталог товаров, новости, etc.), после чего, путем их суммирования и добавления страховки, получаем конечный срок реализации проекта.
Шаг 3: Расчет стоимости разработки проекта
Следующее, что нам следует получить — это себестоимость проекта, которая обычно формируется из двух типов затрат: общих ежемесячных расходов (аренда офиса, оплата серверов, лицензий на ПО, etc.) и зарплат непосредственных исполнителей проекта. Что касается зарплат менеджмента, то они больше подходят к первой категории, так как являются более “пассивной” статьей расходов, и в некоторых случаях они могут быть опциональными (к примеру, если речь идет о небольшой команде фрилансеров).
“Общие ежемесячные расходы” рассчитываются предельно просто: делим их сумму на среднее количество дней в месяце и умножаем на количество календарных дней, необходимых для реализации проекта.
Расчет расходов на зарплаты исполнителей зависит от используемой методологии разработки:
В случае с Waterfall: для каждого сотрудника делим ежемесячную зарплату на среднее количество рабочих дней в месяце и умножаем результат на количество рабочих дней, необходимых для реализации этапа работ, за который он ответственен; в конце суммируем все выплаты.
В случае с Agile: для каждого сотрудника делим зарплату на среднее количество рабочих дней в месяце и умножаем на количество рабочих дней, необходимых для реализации всего проекта, в конце суммируем результаты.
Теперь, зная себестоимость проекта (выплаты исполнителям + общие расходы), мы можем получить конечную стоимость, добавив к ней ещё пару вещей:
1. Прибыль: здесь все довольно просто, мы либо прибавляем желаемый процент от себестоимости проекта, либо добавляем соответствующий пункт к “общим расходам” (если желаем получать фиксированный ежемесячный доход).
2. Налоги: каждый считает их немного по-своему в связи с разнообразием систем налогообложения и способов уклонениях от них. В некоторых случаях можно считать налоги как некоторый усредненный процент от себестоимости проекта с включенной прибылью.
3. Комиссия менеджера по продажам: зависит от ваших условий сотрудничества, если вы выплачиваете процент от сделки, то это процент от суммы себестоимости, прибыли и налогов, и если вы выплачиваете процент от прибыли, то, очевидно, считаете ее как процент от заложенной прибыли, полученной в первом пункте.
Итак, теперь мы располагаем итоговой стоимостью проекта. Но что делать, если клиент, услышав результат, спросит нас: “А что если сделаем без X?”.
Автоматизация вычислений
Можно ли разработать приложение, которое бы производило подобные расчеты автоматически? Ознакомившись с процессом вычислений, теперь мы можем сказать, что да, это возможно, но не без пары нюансов. И первый из них — это расчет налоговой части.
Учет всех возможных вариантов налогообложения при расчетах требует не только значительных трудозатрат на разработку, но и на постоянную поддержку формул в актуальном состоянии. Вариантов решения проблемы здесь несколько: либо жертвуем точностью расчетов и считаем налоги как некоторый процент от стоимости проекта, либо же значительно усложняем систему расчетов, добавляя возможность ее ручной модификации.
Следующий нюанс — это способ безопасного хранения информации о всех расходах, зарплатах и проектах компании. Здесь тоже есть несколько возможных вариантов:
- Храним данные на сторонних серверах приложения (SaaS). Быстро и удобно, но требует доверия к владельцам сервиса.
- Разворачиваем приложение на собственных серверах. Этот вариант требует трудозатрат на настройку и сопровождение приложения, но позволяет самостоятельно контролировать безопасность данных. Дополнительно можно сделать приложение доступными только из собственной инфраструктуры, но это лишает определенных удобств, таких как возможность обратиться к расчетам с личного телефона за пределами офиса.
- Реализация программы для расчетов в виде самостоятельного десктоп-приложения, хранящего все данные в локальном файле. Этот случай не предполагает никакой настройки окружения и позволяет самостоятельно контролировать безопасность данных, жертвуя возможностью предоставления общего доступа к данным.
— Жизнь сотрудника, занимающимся расчетами, станет немного легче
— Клиенты смогут получать перерасчеты в считанные секунды
— Стоимость разработки станет чуть более справедливой и конкурентной
На сегодняшний день существует очень небольшое количество решений для подобного вида расчетов, и все они имеют достаточно высокий порог вхождения из-за своей монструозности. В связи с этим хотелось бы задать вопрос аудитории Хабра: а каким способом выполняются расчеты в вашей компании?
Источник: habr.com
