Информационная система представляет собой среду, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства. А информационная технология есть совокупность операций и действий над данными.
Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. В результате информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.
Информационная система (ИС) представляет собой совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенных для сбора, обработки, хранения и выдачи информации и принятия управленческих решений. Функционирование ИС во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.
Структура проекта Открытый Бизнес-Курс. Концепция безопасной бизнес-платформы
Набор этих функций определяет процессы в информационной системе:
— ввод информации из внешних и внутренних источников;
— обработка входящей информации;
— хранение информации для последующего ее использования;
— вывод информации в удобном для пользователя виде;
— обратная связь, то есть использование переработанной информации для сопоставления с исходной, с целью корректировки входящей информации.
Если ранее информационные системы воспринимались как средство автоматизации вспомогательной деятельности предприятия, то теперь информационные системы стали средством получения конкурентного преимущества.
Структура каждой информационной системы состоит из функциональных и обеспечивающих подсистем (рис. 1.9).
Функциональные подсистемы ИС информационно обслуживают определенные виды деятельности предприятия, характерные для структурных подразделений предприятия и функций управления. Функциональная подсистема представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между ними. При этом под задачей будем понимать некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, начисление заработной платы, учет заказов, оформление брони и т.д.). Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.
Функциональная подсистема – это подсистема, реализующая одну или несколько взаимосвязанных функций. Назначение подсистемы, ее основные задачи, цели и функции определяются видами деятельности производственных и хозяйственных объектов: производственная, кадровая, финансовая, маркетинговая. Указанные направления деятельности и определяют типовой набор функциональных подсистем ИС.
Как устроен процесс разработки? ДЛЯ НОВИЧКОВ / Про IT / Geekbrains
Обеспечивающая подсистема – это среда, в которой используются средства для преобразования информации независимо от сферы применения. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких как программная, техническая, организационная, правовая, информационная, эргономическая, лингвистическая и математическая подсистемы.
1. Подсистема «Программное обеспечение» – это совокупность программ, реализующих функции ИС; инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения; а также персонал, занимающийся разработкой и сопровождением программ на весь период жизненного цикла ИС.
Программное обеспечение делится на два комплекса: общесистемное (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы, антивирусные программы, тестовые и диагностические программы) и прикладное программное обеспечение (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).
2. Подсистема «Техническое обеспечение» – это комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ИС; методические и руководящие материалы, техническая документация; обслуживающий эти технические средства персонал. В состав комплекса входят компьютеры, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника (рис. 1.10).
Средства вычислительной техники предназначены в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами:
— персональные компьютеры, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника;
— корпоративные компьютеры (main frame), обеспечивающиесовместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов;
— суперкомпьютеры – это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов (военная, космическая области деятельности, фундаментальные научные исследования, глобальный прогноз погоды).
Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности – передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий.
К средствам коммуникационной техники относятся:
— средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;
— средства и системы телеграфной связи;
— средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;
— средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связи (вычислительные сети).
Средства оргтехники предназначены для автоматизации и механизации управленческой деятельности. Реализуются технологии хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.
Всю совокупность оргтехники можно представить в виде следующих групп:
— средства изготовления текстовых и табличных документов;
— средства репрографии и оперативной полиграфии;
— средства обработки документов;
— средства хранения, поиска и транспортировки документов;
— офисная мебель и оборудование;
3. Подсистема «Организационное обеспечение» является одной из важнейших подсистем ИС, от которой зависит успешная реализация целей и функций системы. В составе организационного обеспечения можно выделить четыре группы компонентов.
Первая группа включает важнейшие методические материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования системы:
— общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию ИС;
— типовые проектные решения;
— методические материалы по организации и проведению предпроектного обследования на предприятии;
— методические материалы по вопросам создания и внедрения проектной документации.
Вторым компонентом в структуре организационного обеспечения ИС является совокупность средств, необходимых для эффективного проектирования и функционирования ИС (типовые пакеты прикладных программ, типовые структуры управления предприятием, унифицированные системы документов, общесистемные и отраслевые классификаторы и т.п.).
Третьим компонентом подсистемы организационного обеспечения является техническая документация, получаемая в процессе обследования, проектирования и внедрения системы: технико-экономическое обоснование, техническое задание, технический и рабочий проекты и документы, оформляющие поэтапную сдачу системы в эксплуатацию.
Четвертым компонентом подсистемы организационного обеспечения является персонал, где представлена организационно-штатная структура проекта, определяющая, в частности, состав главных конструкторов системы и специалистов по функциональным подсистемам управления.
4. Подсистема «Правовое обеспечение» предназначена для регламентации процесса создания и эксплуатации ИС, которая включает совокупность юридических документов с констатацией регламентных отношений по формированию, хранению, обработке промежуточной и результатной информации системы.
К правовым документам, действующим на этапе создания системы, относятся: договор между разработчиком и заказчиком; документы, регламентирующие отношения между участниками процесса создания системы.
К правовым документам, создаваемым на этапе внедрения, относятся: характеристика статуса создаваемой системы; правовые полномочия подразделений ИС; правовые полномочия отдельных видов процессов обработки информации; правовые отношения пользователей в применении технических средств.
5. Подсистема «Информационное обеспечение» представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС (информационные потоки). Она включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для обслуживания, массивы информации на соответствующих носителях.
В состав подсистемы включаются два комплекса. Это компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации, кодификаторов информации, справочные данные, унифицированные системы документации) и компоненты внутримашинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода/вывода информации, структура информационной базы). В нее также входит персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.
Центральным компонентом информационного обеспечения является база данных, через которую осуществляется обмен данными различных задач. База данных обеспечивает интегрированное использование различных информационных объектов в функциональных подсистемах.
6. Подсистема «Эргономическое обеспечение» – это совокупность методов и средств, используемых на различных этапах разработки и функционирования ИС, предназначенная для создания оптимальных условий высокоэффективной деятельности человека (персонала) в ИС, для ее быстрого освоения. Она содержит комплекс различной документации, регламентирующей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также способы реализации этих требований и осуществление эргономической экспертизы уровня их реализации.
7. Подсистема «Лингвистическое обеспечение» включает совокупность научно-технических терминов, применяемых в процессе разработки и функционирования ИС, и других языковых средств, используемых в информационных системах. Языковые средства делятся на две группы: традиционные языки (естественные, математические, алгоритмические языки, языки моделирования) и языки, предназначенные для диалога с компьютером (информационно-поисковые языки, языки СУБД, языки операционных сред, входные языки пакетов прикладных программ).
8. Подсистема «Математическое обеспечение» представляет собой совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники. В нее входит также комплекс средств и методов, используемых для решения экономических задач и в процессе проектирования информационных систем; техническая документация (описание задач, заданий по алгоритмизации экономико-математической модели, задач и конкретных примеров их решения); персонал (специалисты по вычислительным методам, проектировщики ИС, постановщики задач управления и т.д.).
Все обеспечивающие подсистемы связаны между собой и с функциональными подсистемами. Подсистема «Организационное обеспечение» определяет порядок разработки и внедрения ИС, организационную структуру ИС и состав работников, правовые инструкции для которых содержатся в подсистеме правовое обеспечение.
Функциональные подсистемы определяют составы задач и постановки задач, математические модели и алгоритмы, решения которых разрабатываются в составе подсистемы «Математическое обеспечение» и которые, в свою очередь, служат базой для разработки прикладных программ, входящих в состав подсистемы «Программное обеспечение».
Функциональные подсистемы, компоненты математического и программного обеспечения определяют принципы организации и состав классификаторов документов, состав информационной базы.
Разработка структуры и состава информационной базы позволяет интегрировать все задачи функциональных подсистем в единую информационную систему, функционирующую по принципам, сформулированным в документах организационного и правового обеспечения.
Объемные данные потоков информации вместе с расчетными данными относительно степени сложности разрабатываемых алгоритмов и программ позволяют выбрать компоненты технического обеспечения. Выбранный комплекс технических средств дает возможность определить тип операционной системы, а разработанноепрограммное, информационное обеспечение позволяет организовать технологию обработки информации для решения задач, входящих в соответствующие функциональные подсистемы
В соответствии с характером обработки информации в ИС на различных уровнях управления экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) классифицируются соответственно следующие типы информационных систем: система обработки данных, информационная система управления и система поддержки принятия решений.
Идеальной считается ИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем.
На рис. 1.11 представлена классификации информационных систем по профессиональному признаку с учетом уровней управления и квалификации специалистов на базе линейки информационных систем для гостинично-ресторанного бизнеса, представленной фирмой Libra (www.libra-russia.ru).
Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена — оперативным управлением. Система управления гостиницей Epitome PMS интегрирована с системой управления рестораном Squirre-lOne, системами автоматизации процесса производства, складского учета и контроля на предприятиях питания ProStore, Libra Fhttps://studopedia.ru/3_35522_struktura-i-sostav-informatsionnoy-sistemi.html» target=»_blank»]studopedia.ru[/mask_link]
2.1. Структура информационных систем предприятий
Таким образом, в АИС предприятия можно выделить пять основных функциональных подсистем:
- Управление производством.
- Управление снабжением.
- Управление маркетингом (сбытом).
- Управление финансами.
- Управление персоналом.
Функциональные подсистемы вырабатывают основной взаимосвязанный комплекс показателей, предусматривающих оптимальное развитие производства. Эти подсистемы осуществляют контроль за реальным ходом производства и намечают пути ликвидации отклонений от запланированного режима. Таким образом, функциональные подсистемы играют решающую роль в ИТ, определяя логику ее функционирования.
Все функциональные подсистемы в свою очередь подразделяются на ряд задач — бизнес-процессов. На разных предприятиях перечень бизнес-процессов каждой функциональной подсистемы различен и зависит от следующих факторов:
- размера предприятия;
- отраслевой принадлежности;
- степени специализации и кооперирования;
- наличия социальной инфраструктуры и т.д.
Например, для производственных предприятий функциональная подсистема «Управление производством» включает бизнес-процессы управления технической подготовкой производства, оперативное управление основным производством и т.д., для кредитного учреждения функциональная подсистема «Управление производством» ориентирована на управление кредитами, управление депозитами и пр., а для торгового предприятия в сфере товарного обращения — на управление закупками и реализацию товаров и т.д.
Место каждой функциональной подсистемы определяет модель бизнеса любого предприятия. Центральное место в модели занимает производственная функция или функциональная подсистема управления производством, которая опосредованно, через другие функциональные подсистемы взаимодействует с внешней средой предприятия. В свою очередь, внешняя среда также оказывает влияние на функционирование предприятия (рис. 2.2).
Рис. 2.2. функциональная модель бизнеса предприятия
Следует отметить, что основные функции управления интегрированы в разные функциональные подсистемы и взаимоувязаны в управленческий процесс, охватывающий различные стороны функционирования предприятия.
Обеспечивающие подсистемы являются основным средством реализации функций управления на предприятиях путем эффективного решения задач функциональных подсистем на базе ИТ в менеджменте.
Состав и уровень прогрессивности элементов каждой обеспечивающей подсистемы определяются функциональными и структурными особенностями предприятия, принятой моделью управления и т.д. Обеспечивающие подсистемы в свою очередь посредством ИТ в менеджменте влияют на структуру модели управления, ее формальное представление.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что если автоматизированная информационная система — это прежде всего совокупность всей информации предприятия, программных и аппаратных средств, специалистов и т.д., то ИТ в менеджменте является процессом, посредством которого реализуются важнейшие управленческие функции. Поэтому более целесообразно говорить об обеспечивающей части АИС применительно к динамике управленческого процесса на базе информационных технологий, поддержка функционирования которых осуществляется за счет обеспечивающих подсистем.
В настоящее время в составе обеспечивающей части принято выделять подсистемы: 1) организационного; 2) технического; 3) технологического; 4) информационного; 5) программного; 6) математического; 7) лингвистического; 8) правового; 9) эргономического; 10) кадрового обеспечения.
1. Организационное обеспечение (00) — совокупность средств и методов, регламентирующих взаимодействие работников со средствами вычислительной техники и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИТ в менеджменте. Организационное обеспечение реализуется посредством различных методических и руководящих материалов, разработанных в соответствии с требованиями, предъявляемыми к автоматизации управленческих процессов.
2. Техническое обеспечение (ТО) — комплекс технических средств (вычислительное и коммуникационное оборудование), организационной техники (устройства формирования, копирования, размножения, уничтожения документов и т.д.), вспомогательного оборудования (кондиционеры, охранно-пожарные устройства и т.д.), обеспечивающих функционирование ИТ в менеджменте. Структурными элементами технического обеспечения также являются инструктивные, методические и руководящие материалы, техническая документация и персонал, занимающийся наладкой и обслуживанием комплекса технических средств.
3. Технологическое обеспечение — комплекс технологических схем обработки информации в ИТ, на выбор которых влияют особенности обрабатываемой экономической информации, ее объем, требования к срочности и точности обработки, типы, количество и характеристики используемых технических средств и т.д. Технологическое обеспечение является основой организации информационной технологии в менеджменте и включает организацию технологического процесса обработки информации, т.е. установление перечня последовательности и способов выполнения операций над информацией, порядка работы специалистов и средств автоматизации, организацию автоматизированных рабочих мест и т.д. Эффективный технологический процесс обеспечивает экономичность, комплексность, высокое качество работ менеджеров, надежность функционирования ИТ в целом.
4. Информационное обеспечение (ИО) ~ совокупность средств и методов построения информационной базы ИТ в менеджменте.
Информационное обеспечение ориентировано на предоставление менеджерам предприятия:
- точной номенклатуры всех показателей функционирования предприятия, т.е. их полного перечня;
- указания по взаимосвязи показателей и процедурам их формирования;
- постоянной нормативно-справочной информации;
- порядка движения данных между различными структурными подразделениями аппарата управления предприятием;
- возможности классификации и кодирования информации, циркулирующей на экономическом объекте;
- средств эффективного хранения и поиска информации;
- формализации данных на материальных носителях информации путем создания унифицированной системы документации предприятия и т.д.
В составе ИО выделяются внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО связано с представлением информации в удобной для специалистов форме и включает в себя систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, систему документации.
Внутримашинное ИО связано с представлением информации в форме, удобной для автоматизированной обработки в средствах вычислительной техники. Это файлы (внутренние массивы), базы, банки и хранилища данных, базы знаний и т.д.
5. Программное обеспечение (ПО) — совокупность программ для эффективной организации вычислительного процесса в ИТ. В состав программного обеспечения входят общесистемные и прикладные (специальные) программы, инструктивно-методические материалы по применению программных средств, а также персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла ИТ
Жизненный цикл информационной технологии — период времени, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания ИТ и заканчивается в момент ее полного изъятия из эксплуатации.
Основными функциями программного обеспечения являются:
управление вычислительными и коммуникационными ресурсами в ИТ;
автоматизация решения функциональных задач предприятия для повышения эффективности управленческих решений; обеспечение специалистов предприятия информацией, накапливаемой и хранимой в электронной форме, и т.д.
6. Математическое обеспечение — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации, используемых при решении функциональных задач ИТ в менеджменте. В основе математического обеспечения лежат экономико-математические модели (ЭММ), которые представляют собой формализованные на том и ином языке модели, отражающие определенные свойства реальных процессов, протекающих в экономике и менеджменте. В основе разработки ЭММ лежит процесс тщательного изучения процессов в экономике, организации и менеджменте, анализ и прогнозирование этих процессов.
К ЭММ предъявляют следующие требования:
- математическая модель объектов управления должна полностью (адекватно) описывать основные закономерности его функционирования;
- модели должны быть не только эквивалентны реальным проблемам, но и решаться с помощью имеющихся вычислительных средств;
- модель должна быть ориентирована на использование определенных методов, с помощью которых можно найти искомое решение, причем время нахождения управляющих решений должно быть приемлемым;
- модели должны быть пригодны для непосредственного использования в менеджменте;
- модели должны быть обеспечены соответствующей информацией. Как бы хорошо модель ни описывала поведение объекта, если на практике невозможно получить достоверные данные о значениях входящих в нее переменных, использовать ее невозможно;
- модели требуют наличия соответствующей нормативной базы, классификаторов, оперативно корректируемой информации, адекватного технического обеспечения.
7. Лингвистическое обеспечение — совокупность языковых средств и правил формализации естественного языка, для организации диалога специалистов со средствами вычислительной техники в информационных технологиях в менеджменте.
Лингвистическое обеспечение подразделяется на следующие виды:
- информационные языки описания документов, реквизитов и т.д.;
- языки управления и манипулирования данными информационной базы ИТ;
- языковые средства информационно-поисковых систем;
- языковые средства систем автоматизированного проектирования;
- диалоговые языки специального назначения;
- система терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования ИТ в менеджменте и т.д.
8. Правовое обеспечение — совокупность норм, выраженных в нормативных актах, регламентирующих и закрепляющих организацию ИТ в менеджменте, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус и т.д.
Правовое обеспечение состоит из нормативных документов, относящихся к организации и функционирования всех ИТ (законы РФ, действующие в стране нормативные акты, приказы и инструкции министерств и ведомств, носящие общеобязательный характер, и т.д.), а также из нормативных документов, регулирующих специфические вопросы организации и функционирования конкретных ИТ (нормативные акты, изданные в рамках соответствующего предприятия и устанавливающие цели, задачи, функции, структуру как конкретных ИТ в целом, так и отдельных процессов управления). В соответствии с этим правовое обеспечение ИТ в менеджменте состоит из общей и локальной частей. Нормативные документы локальной части правового обеспечения издаются на основе материалов, входящих в общую часть правового обеспечения.
9. Эргономическое обеспечение — совокупность средств и методов, создающих оптимальные условия труда на рабочем месте специалиста в информационных технологиях в менеджменте. Для реализации эффективного эргономического обеспечения на предприятии должен быть разработан комплекс документов, содержащих эргономические требования к автоматизированным рабочим местам, условиям деятельности специалистов, а также набор целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации.
10. Кадровое обеспечение — коллектив специалистов, поддерживающих функционирование ИТ в менеджменте. Как правило, на предприятиях формируются информационные отделы, центры информационных технологий, отделы автоматизации и т.д.
Основными задачами персонала, обслуживающего информационные технологии в менеджменте, являются: развитие информационных технологий, поддержание вычислительных сетей организации в работоспособном состоянии, обеспечение бесперебойной работы оборудования и т.д.
К кадровому обеспечению ИТ относятся программисты, системные администраторы и системные программисты, инженеры-системотехники, веб-дизайнеры (хотя они могут относиться, например, к отделу маркетинга), программисты, занимающиеся конфигурированием и сопровождением программного обеспечения бухгалтерского учета (в некоторых организациях относятся к бухгалтерии предприятия), и т.д.
К основным функциям кадрового обеспечения ИТ относятся:
- анализ и изучение проблем обслуживания программного, технического обеспечения и коммуникационного оборудования;
- модернизация существующих программно-аппаратных средств и сетевого оборудования;
- контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования;
- назначение пользователям сети прав доступа;
- обеспечение бесперебойного функционирования ИТ и оборудования;
- принятие оперативных мер по устранению возникающих в процессе работы нарушений;
- установка, настройка и управление программными и аппаратными средствами и т.д.
Источник: studfile.net
Информационная система предприятия и ее структура
Под информационной системой понимается вся совокупность информации, циркулирующая на предприятии, порождаемая в процессе его деятельности и оказывающая влияние на результаты деятельности. При этом неважно, в каком виде присутствует информация: в электронном, в форме бумажных документов или в виде знаний и опыта сотрудников.
Система предполагает учет всех типов информации, присутствующих на предприятии в явном или неявном виде. Эти данные можно отслеживать и принимать решения на их основе. В противном случае решения принимаются без активного воздействия такой информации, с учетом сложившейся практики или культурных традиций. Информация существует независимо от того, доходит она до управленческого персонала или не доходит, воспринимается им или не воспринимается.
Информационная система включает в себя не только сведения внутреннего характера, но всю внешнюю информацию, оказывающую влияние на деятельность предприятия. Сюда относятся регулирующее воздействие со стороны государственных органов, данные по товарным и финансовым рынкам. В информационной системе присутствуют данные от собственников, поставщиков и потребителей.
Информационная система отличается от информации вообще. Система не безгранична, она конечна. К информационной системе предприятия относится информация, оказывающая влияние на его деятельность (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Структура информационной системы
Часть информационной системы находится под контролем управленческого персонала и используется им для принятия решений. Назовем такую информацию контролируемой. Некая часть информационной системы остается вне поля зрения и не подвергается контролю независимо от того, знает ли о ней кто-то и обращают ли на нее внимание при принятии решений. Это область невостребованной информации. Соответственно, одну из задач управленческого персонала можно сформулировать как увеличение доли контролируемой информации.
Рассмотрим следующий пример. В системе учета есть понятие себестоимости продукции. Себестоимость может быть подсчитана разными способами (их выбор определяется целями расчета). В зависимости от того, какой способ расчета принят на предприятии, руководство предприятия получает те или иные данные.
Но если существующий метод расчета не устраивает руководство компании, то есть не дает объективной картины состояния дел на предприятии и не представляет достаточно информации для принятия существенных решений, то следует менять систему расчета, расширяя область подконтрольной информации. Один из способов получения необходимых данных предполагает покупку и установку компьютерной информационной системы. Однако для начала нужно выяснить, какой метод расчета будет устраивать руководство, а потом продумать его реализацию. Таким образом, в первую очередь предстоит очертить круг задач, требующих решения, – другими словами, определить ту часть информации, которой недостает для более эффективной деятельности, а затем искать пути ее накопления.
Для многих предприятий сейчас очевидно, что чем больше часть неконтролируемой информации, тем сложнее работать. Недостаточный контроль информации оказывает серьезное влияние на результаты деятельности предприятия.
Поясним это на бытовой ситуации. В вечерних новостях передали, что на следующий день будет дождь. Студент не смотрел вечерних новостей. Последние дни светило солнце, и, уходя на занятия, он не взял с собой зонт. К обеду пошел дождь и, конечно же, не прекращался до тех пор, пока не настало время возвращаться домой.
В результате студент основательно вымок. Отсюда вывод: там, где мы не можем повлиять на ситуацию кардинальным образом, изменить ее в свою пользу, нам приходится принимать сложившиеся условия, которые мы вовремя не сумели предвидеть и учесть.
В какой-то мере информационный вакуум позволяют устранить информационные технологии. Они сейчас способны предоставить широкий спектр данных, как о внутренней деятельности предприятия, так и внешнего характера: запросы потребителей, состояние рынков, регулирующие положения и т.д.
Однако у управленцев часто складывается впечатление, что программные продукты способны самостоятельно, без их активного участия заполнить этот вакуум и решить все проблемы компании. Как правило, такие проекты обречены на неудачу. Деятельность предприятия состоит не только из технологического процесса, который в ряде организаций может быть одинаковым.
Этому процессу сопутствует множество факторов и условий, придающих своеобразие самому управлению предприятием, а не его технологической деятельности. И поэтому для каждой компании необходима своя система методов управления, которая позволила бы решить существующие проблемы. Управленческая информация – это не только данные производственного характера, но и информация «вокруг предприятия», поступающая из экономической среды, в условиях которой действует фирма.
Как говорилось выше, информационная система включает все сведения, оказывающие влияние на деятельность предприятия. Часть этих сведений попадает в область учитываемой управленческой информации. Использование программного обеспечения способно улучшить качество представления доступных данных, но не расширить их. Поэтому необходимо применять различные способы расширения контролируемой внешней и внутренней управленческой информации, которая впоследствии может стать частью компьютерной информационной системы организации.
Управление предприятием
Под управлением предприятием понимается организация деятельности предприятия с учетом изменений в окружающей экономической и социальной среде. Управленческий персонал распределяет финансовые, трудовые и материальные ресурсы таким образом, чтобы реализовать намеченные планы. Задача управления состоит в отслеживании внутренних и внешних процессов и адекватном реагировании на них, в результате чего изменения экономических условий могут способствовать развитию предприятия, а не наносить ему ущерб. Для этого управленческий персонал должен обладать лидерскими качествами, уметь предвидеть ситуацию, поддерживать организацию в динамичном, постоянно меняющемся состоянии, чтобы она могла в любой момент занять выгодную для себя позицию.
Управленческие задачи на предприятии распределяются по трем уровням. Высший управленческий персонал принимает долгосрочные стратегические решения и отслеживает выполнение решений, принципиальных с точки зрения деятельности всей организации. Средний уровень реализует принятые на высшем уровне решения. Операционный уровень управления отвечает за текущее состояние дел на предприятии. Для работы управленцев на каждом из этих уровней требуются разные виды информации.
Рассмотрим предприятие как совокупность бизнес-процессов, организации деятельности, кадров, инфраструктуры, а также компьютерных информационных систем. Все составляющие этой системы изменяются одновременно, и изменение одной составляющей ведет к изменению всех остальных.
Бизнес-процессы. Деятельность предприятия представляет совокупность отдельных процессов, эффективность каждого из которых подлежит оценке. Такое представление деятельности позволяет ускорить реакцию на ее изменяющиеся внешние и внутренние условия, отслеживать состояние всех процессов и материальных ресурсов предприятия в реальном времени.
Всех сотрудников предприятия можно условно разбить на группы в зависимости от типа производимой работы и отношения к информационной системе. Работники умственного труда – это сотрудники, которые разрабатывают новые продукты, услуги и создают интеллектуальный потенциал фирмы.
На производственных предприятиях эта группа представлена персоналом отделов НИОКР, лабораторий, НИИ при организациях. Ко второй группе относятся работники, имеющие дело с данными и делопроизводством. Это секретарский персонал, бухгалтерия. Третью группу составляют те, кто производит продукцию предприятия, то есть рабочие, непосредственно задействованные в процессе выпуска продукции или оказания услуг. Эти три группы сотрудников вносят разный вклад в информационную систему предприятия.
Внешняя среда. Под экономической средой предприятия понимаются внешние условия его функционирования: конкуренция на рынке, регулирование деятельности, характеристики рынков и т.д.
Компьютерные информационные системы. Современные компьютерные информационные системы включают в себя блоки современных подходов менеджмента; предполагается, что эти блоки будут использованы в практике предприятий.
Среди таких частей информационных систем можно отметить типичные бизнес-процессы разных отраслей промышленности, системы показателей для контроля деятельности, систему поставок «just-in-time» (точно в срок) и множество других методов управления. Однако они часто оказываются невостребованными.
Причина кроется не в российской специфике производства, как бывает в отношении финансов или учета. Здесь основная проблема – потребность менеджеров в перечисленных методах. Покупка информационной системы с реализованными в ней методами управления не значит, что они будут автоматически внедрены, как только начнется промышленная эксплуатация компьютерной системы. Методы управления больше относятся к культуре управления производством, чем к его компьютеризации. Потребность в ней должна возникнуть изначально – тогда функциональные блоки программного обеспечения способны принести пользу.
А использование новых методов управления вследствие приобретения системы, где они реализованы, скорее всего, не принесет ожидаемого результата.
Информационные технологии.
Под информационными технологиями подразумеваются отдельные части компьютерной информационной системы компьютерное оборудование, программное обеспечение, хранение данных и средства коммуникации. Внедрение компьютерной информационной системы на предприятии должно положительно отразиться как на уровне его информационного обеспечения, так и на принципах управления. Изменения в управлении предприятия происходят за счет внедрения нового уровня информационных технологий, предоставляющих дополнительные возможности сбора данных и анализа информации, а также за счет изменений во взглядах на работу организации.
Управление меняется параллельно с внедрением информационных технологий. Необходимо отметить, что информационная архитектура компании должна соответствовать бизнес-архитектуре. Под бизнес-архитектурой понимается целостная организация бизнес-процессов, организационных, культурных и социальных областей деятельности предприятия, соответствующая целям его деятельности. Если информационные технологии не связаны с бизнес-архитектурой, то они превращаются в дорогое, но бесполезное приобретение.
Для соответствия целей деятельности предприятия способам их достижения разрабатывается и реализуется стратегия в области информационной системы. Она учитывает профиль предприятия, его цели, а также факторы успеха, которые удобно реализовать с использованием информационных технологий. Эти факторы могут меняться или устаревать под влиянием внешней среды. Поэтому на предприятии должно использоваться стратегическое управление, задачи которого – прогнозировать или обнаруживать изменения в требованиях рынка, условиях конкуренции, законодательстве и т.п., корректировать бизнес-цели и критические факторы успеха, постоянно поддерживать в соответствии все уровни предприятия, включая и уровень информационной архитектуры.
Стоит отметить, что использование информационных технологий относится к наиболее важным внутрифирменным вопросам. Суть вопроса состоит во взаимосвязи технологий и управления: как, с одной стороны, интегрировать технологические решения в систему управления, а с другой стороны, изменить управление компанией с использованием информационных технологий.
Проще говоря, с внедрением информационных технологий происходит изменение задач высшего управленческого звена. Последние достижения в области ИТ, такие как значительное сокращение стоимости вычислительной техники, позволяющее автоматизировать большую часть рабочих мест, а также появление новых технологий в разработке программного обеспечения, по-иному расставляют акценты в процессе управления предприятием. Руководитель теперь должен выступать в роли главного управляющего по отношению к различным участникам информационного процесса. Возможно, такая постановка вопроса покажется слишком технократичной, но потребность в руководителе, исполняющем роль главного технолога, понемногу отпадает. Теперь он должен не только быть сведущим в хозяйственных операциях, но и иметь хорошую подготовку в области информационных технологий, а также обладать предпринимательскими знаниями.
Сегодня руководство предприятий часто не чувствует себя компетентным в вопросах информатизации, поэтому те принципы управления, которые реализуются посредством информационных технологий, остаются за пределами области его интересов. Они кажутся недоступными и нереализуемыми в существующих условиях.
На предприятиях большинство вопросов, связанных с информационными технологиями, возлагается на специалистов в области ИТ, которые имеют собственные представления о задачах работы подразделения информационных технологий предприятия. Они неспособны самостоятельно сопоставить стратегические интересы предприятия с интересами подразделения. Это задача высшего управляющего звена, а не главного специалиста по информационным технологиям и не эксперта по управлению предприятием, приглашенного со стороны.
Источник: lektsia.com