Бывают дни, когда вы смотрите на список своих дел и понимаете, что вам просто недостаточно 24 часов в сутках, чтобы справиться со всеми поставленными задачами. Вместо того чтобы жаловаться на нехватку времени, используйте то время, которое у вас есть, по максимуму с помощью советов Сэм Беннетт — эксперта по креативности и производительности, основателя Организованной Компании Предпринимателей, а также Организованной Компании Художников, которая помогают творческим людям выходить из общего потока и достигать своих целей. Свои советы она опубликовала в книге «Начните прямо там, где вы находитесь», которая помогла многим людям справиться с проблемой недостатка времени и организовать свой день таким образом, чтобы максимально эффективно справляться с задачами.
Как планировать свой день? Лучшие приемы тайм-менеджмента
Оставьте свой телефон за пределами спальни
Когда вы спите, ваш мозг напряженно работает, чтобы структурировать ваши воспоминания, полученные в течение дня, и мысли, которые не покидают вас даже во сне. При этом ваше тело чувствует себя совершенно расслабленно. Когда вы просыпаетесь, совокупность этих факторов делает ваше утро одним из самых творческих периодов в течение дня.
Это время идеально подходит для новых решений или интересных идей. Но добавление сотового телефона в это уравнение мешает творческому потоку. «В Интернете нет ничего, что не может подождать 20 минут, пока вы внимательно делаете дыхательные упражнения и думаете о благодарных вещах», — пишет Беннетт в своей книге. Используйте простой будильник, а не сигнал мобильного телефона, чтобы проснуться утром, и если вы беспокоитесь о неотложных звонках, оставьте свой мобильный телефон возле двери в зоне слышимости, но вне досягаемости.
Начните день с самой важной работы
Как только утром вы садитесь за рабочий стол, приступайте к своей самой важной работе — творческим и стратегическим задачам, которые можете сделать только вы. Если вы начнете проверять свою электронную почту или социальные сети, вы потеряете половину своего утра. «Следующее, что вы замечаете – прошло два часа, и вы не добрались ни до одного важного дела, а остальная часть вашего дня переполнена встречами и звонками, в связи с чем вы не сможете вернуться к выполнению важных задач, и продуктивность вашего рабочего процесса будет стремиться к нулю», — пишет Беннетт. Установите таймер на две минуты, чтобы просмотреть свой почтовый ящик на наличие важных писем, но если нет ничего, что требует вашего срочного внимания, немедленно переключитесь прямо на выполнение важной работы, что сделает ваше утро более продуктивным и настроит вас на успешный день.
7 золотых правил тайм менеджмента и личной эффективности для руководителя в бизнесе
Отвечайте быстро, но не моментально
Вы ни в коем случае не должны переставать отвечать на входящие письма с деловыми предложениями и определенными просьбами, но, бросая все, чтобы немедленно ответить на звонки и письма людей, вы не только заставляете себя приспосабливаться к их расписанию и сбиваетесь с курса, но и не располагаете достаточным временем, чтобы полностью продумать свой ответ. Беннетт говорит, что ей нравится ждать 24 часа, прежде чем отвечать на электронные письма, звонки и другие сообщения. «Я считаю, что это дает мне время расставить приоритеты, рассмотреть запросы людей и дать им твердый ответ», — пишет она. Если вы говорите «нет» кому-то, не нужно давать многословное объяснение — просто будьте неконкретным и благодарите человека за то, что он думает о вас. Разумеется, этот совет не касается тех писем, которые требует незамедлительного ответа.
Отмечайте все события в календаре
Ваш календарь не должен ограничиваться только важными встречами и сроками. Используйте его, чтобы запланировать каждую мелочь, от уборки вашего стола до послеобеденной прогулки. «Я постоянно слышу от людей: «Жаль, что у меня нет времени писать книгу», — пишет Беннетт. — У тебя оно есть. Ты просто тратишь это время на другие вещи». Если вы не запишете несущественные действия, есть большой шанс, что вы позволите другим задачам встать на пути к достижению вашей цели. Но, выполняя эти маленькие задачи, вы увеличите шансы на то, что вы действительно достигнете всего, к чему стремились.
Читайте новости целенаправленно
Выделите определенное время на чтение новостей вместо постоянного чтения в течение суток по несколько минут. Читайте газету утром, а не прокручивайте новостную ленту в течение дня, чтобы быть в курсе событий. И имейте в виду, что по своей сути новостной бизнес является частью индустрии развлечений, предназначенной для провокации ваших эмоций и удержания вас в состоянии вовлеченности. «Когда вы позволяете другим людям — особенно людям в индустрии развлечений — формировать ваше мнение за вас или говорить вам, что важно, вы отдаете им власть», — пишет Беннетт. Смотрите и читайте внимательно, спрашивая себя, являются ли мнения о настоящих событиях вашими, или они навязаны вам. Кроме того, если вы будете постоянно отвлекаться на чтение новостей, ваш мозг будет вынужден переключаться с рабочей задачи на чтение, в результате чего эффективность вашего труда будет значительно снижаться.
Ищите новые средства массовой информации
«Выйдите из общего потока», — пишет Беннетт. Если вы будете делать, слушать или наблюдать за одними и теми же вещами каждый день, у вас может создаться ощущение, что время скользит прямо сквозь пальцы. Вместо того чтобы возвращаться к тем же средствам массовой информации, ищите в Интернете новые способы учиться и развлекаться. Независимо от того, любите ли вы подкасты, игры, медитации, рукодельные проекты или художественные работы, вам не нужно ограничивать себя средствами массовой информации. Затрачивайте время на поиск новых медиапространств, тем самым подвергаясь новым культурным веяниям и обогащая свою жизнь.
Идите маленькими шагами к достижению целей
Как можно понять, быть продуктивным и грамотно распоряжаться своим временем довольно несложно. Тайм-менеджмент — это наука, доступная каждому, кто готов внедрять полезные привычки в свою жизнь. Действуйте постепенно, меняйте свое отношение к жизни и выстраивайте свой день таким образом, чтобы максимально продуктивно распоряжаться таким ценным и невосполнимым ресурсом, как время. Управление временем поможет вам достичь новых высот во всех областях вашей жизни.
Источник: businessman.ru
Тайм менеджмент в команде
Как повысить личную продуктивность за короткое время
Обучение искусству управления временем и повышение работоспособности – это хороший способ мотивации каждого члена рабочего коллектива. Управление временем каждого сотрудника – задача каждого руководителя бизнеса. На примере зарубежных компаний рассмотрим основы тайм менеджмента в команде и способы повышения личной эффективности каждого из ее членов.
Стефан Аарстол, основатель фирмы, занимающейся изготовлением и продажей досок для серфинга Tower Paddle Boards, сумел сократить рабочий день в своей компании со стандартных 8 часов до 5, при этом не утратив продуктивности, и даже наоборот – повысив её.
Секрет прост: Аарстол, открыв свой бизнес, решил нанимать эффективных сотрудников, способных работать с полной самоотдачей, но предложить им высокие заработки и удобные условия труда. Как известно, в любом коллективе есть те, кто выполняет основную часть работы, хотя их зарплаты, как правило, не слишком отличаются. В Tower изначально день был восьмичасовым.
Затем Аарстол устроил эксперимент по тайм менеджменту: сократил время работы до 5 часов и стал отпускать членов команды в 13:00. Разумеется, он поставил перед ними условие – свои задания они должны выполнять быстрее и эффективнее. Всех, кто не справится с этими условиями, предприниматель пообещал уволить, а всем, кто сумеет таким образом почти вдвое повысить эффективность работы, решил выплачивать 5% от общего дохода компании.
Результаты превзошли все ожидания. Бизнес стал расти стремительно, и компания, в штате которой было всего 10 сотрудников, вышла на уровень прибыли в 9 000 000 долларов США. Смелый эксперимент увенчался успехом – удивительнее всего, что Стефан Аарстол ввёл новую систему летом, когда производительность труда обычно падает, и ожидал совершенно иных результатов. Вопреки опасениям, доходы фирмы увеличились на 40%.
По мнению директора Tower, лучше увеличивать продуктивность в утренние часы, поскольку время после обеда используется, как правило, менее эффективно. Сокращение рабочего времени привело к тому, что первоочередные задачи стали выполняться быстрее, эффективность работы повысилась, а сотрудники получили не только прибавку к заработку, но и больше свободного времени.
Полезные советы для личного тайм менеджмента
Предприниматель предложил 5 советов для повышения эффективности и перехода на 5-часовой рабочий день.
- В любой компании действует правило Парето – то есть, порядка 20% выполняемой работы формируют примерно 80% дохода – при переходе на 5-часовой рабочий день следует концентрировать свои усилия именно на этих 20%.
- Следует донести до людей понимание того, что компания оплачивает их труд и продуктивность, а не просто их пребывание на рабочем месте в рабочее время. Именно для этого была введена прибавка в виде 5% от дохода фирмы.
- Для эффективного взаимодействия с клиентами, не обязательно быть всегда на связи и в офисе – можно перевести общение с ними в интернет и сделать его преимущественно дистанционным. Это никак не повредит эффективности продаж.
- Нужно максимально автоматизировать производство, чтобы оптимизировать рабочее время. Так, в компании Tower Paddle Boards при сокращении графика были пересмотрены и оптимизированы процессы складского учёта и упаковки, а для инструктажа клиентов были разработаны видеоуроки.
- Ограничивать сотрудников и загонять их в слишком жёсткие рамки не стоит. Если человеку нужно покинуть офис на час раньше или взять вынужденный выходной, это допустимо. Но такое должно позволяться только в случае крайней необходимости.
Закон Парето в действии
Понравилась статья из нашего справочника? Сохраните в соц. сетях, расскажите друзьям — это лучшая благодарность нам! Поставьте свою оценку этой статье из справочника, а именно — Тайм менеджмент в команде, ПРОГОЛОСУЙТЕ — это анонимно и всем видно. Может есть чем поделиться и дополнить?
Источник: biznes-prost.ru
Тайм-менеджмент сотрудников: руководство управления временем
Тайм-менеджмент — это совокупность методов и инструментов, которые позволяют более эффективно использовать свое время. Таким образом, управление временем сотрудников состоит из набора навыков, которые способствуют вашим специалистам выполнять свою работу более продуктивно.
В этой статье мы рассмотрим, какие преимущества дает тайм менеджмент на работе, отметим важность обучения по управлению временем на рабочем месте и рассмотрим методики по улучшению управления.
Каковы преимущества тайм-менеджмента на работе?
Если проанализировать ваш рабочий день, то можно прийти к выводу, что непредвиденные ситуации могут возникать часто. Допустим, у вас был четкий график на день, но ваши планы были нарушены тремя встречами подряд. Хотя встречи могут быть для вас не полезными, а иногда они не важны и тратят ваше драгоценное время.
Многие авторитетные исследования показывают, что собрания — одна из самых распространенных причин, по которой работники не выполняют свою работу в срок. Проводилось исследование hh.ru в 2018 — 2020 годы, в ходе которого принял участие 2001 сотрудник из российских компаний.
Согласно результатам этого исследования, сотрудники утверждают, что их самыми большими трудностями при выполнении работы являются:
- Бесполезные встречи – 57%.
- Лишние письма — 53%.
- Отвлечение коллегами — 15%.
Отвлекающие факторы сводят к нехватке рабочего времени для решения основных задач в срок. К отвлекающим факторам, которые мешают выполнять поставленные задачи можно отнести: громкие разговоры коллег, отвлекающие вопросы, чтение новостей, общение в социальных сетях. Главная цель заключается в том, чтобы выявить ключевые проблемы, а затем соответствующим образом адаптировать свой распорядок дня и свести к минимуму влияние отвлекающих факторов.
Преимущества тайм-менеджмента для менеджеров
Если вы руководитель группы или менеджер, вы обязаны знать больше о эффективном управлении временем, чтобы помочь своим коллегам оптимально организовать свой рабочий день. Рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента на работе, которые имеют важное значение для менеджеров или руководителей групп.
1. Выполнение заданий в срок
В процессе постановки задач для своих подчиненных всегда устанавливайте срок сдачи работ. Если сотрудник понимает, что данную задачу нужно выполнить точно в срок, мозг человека подсознательно стремиться выполнить работы в установленный срок. Это позволит вашим сотрудникам выполнять свою работу быстрее.
2. Повышение качества работы
Крайне важно, чтобы вы помогали членам вашей команды организовывать свой рабочий день и расставить приоритеты. Когда у ваших сотрудников есть четкие приоритеты, они могут сосредоточить свое внимание на выполнении важных задач. Сосредоточение внимания на одной задаче позволяет обеспечить высокое качество работы.
3. Сокращение задержек и стресса
У всех нас бывают такие дни, когда мы хотим отложить в “долгий ящик” выполнение ряда задач. Но с правильными навыками тайм-менеджмента ваши коллеги будут готовы справятся с нагрузкой и приступят к выполнению заданий. Это позволит справиться с пагубной привычкой откладывать все на потом. Научно доказано, чем меньше прокрастинация на рабочем месте, тем меньше стресса. Это позволит вашей команде равномерно распределить рабочее время и не столкнуться с проблемой, когда скопления большого объема работы, что может вызвать стресс.
Преимущества тайм-менеджмента для сотрудников
Получение навыков тайм-менеджмента важно и для самих сотрудников. Давайте рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента для сотрудников.
1. Повышение производительности
Когда работники знают, как выставлены приоритеты, они будут стремиться в первую очередь решать самые важные задачи, не отвлекаясь на второстепенные. Это позволит повысить их профессиональный уровень и производительность.
2. Карьерный рост
Своевременное выполнение поручений вызывает доверие к сотруднику. Если отработав в компании несколько лет, сотрудник приобретает репутацию надежного опытного специалиста, то у него появляется больше шансов продвинуться по карьерной лестнице или добиться повышения заработной платы.
3. Оптимальный баланс между работой и личной жизнью
Вспомните то чувство, когда вы заканчиваете все важные задачи на один день раньше и наслаждаетесь свободным временем. При правильном управлении временем можно достичь баланса между работой и личной жизнью.
Мы узнали об основных преимуществах управления временем на работе. Перейдем к действенным методам, которые позволяют улучшить навыки управления временем у ваших сотрудников.
Важность обучения тайм-менеджменту для сотрудников
Управление временем ценно не только для работодателей, но и для сотрудников. В этом разделе мы подчеркнем важность тайм-менеджмента для сотрудников. Чтобы повысить производительность и укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников, вам следует организовать обучение управлению временем.
Преимущества обучения тайм-менеджменту сотрудников
Рассмотрим основные преимущества по организации тренингов тайм-менеджмента для ваших сотрудников. Это обучение может быть весьма полезным и для менеджеров.
1. Выявить причины непродуктивного времени на работе
Как руководитель группы или менеджер, вы должны поговорить с каждым сотрудником, чтобы узнать, с чем он сталкивается на работе. Возможно, они перегружены или ждут недостающих данных, чтобы продолжить выполнение поставленных задач.
Чтобы выяснить, почему вашим сотрудникам не хватает времени, требуется провести аудит. Вот как это сделать:
- Ваши сотрудники должны составить подробный отчет о использовании рабочего времени на протяжении одной недели.
- Требуется мотивировать персонал отслеживать свое рабочее время в течение этой недели. Подчеркнуть важность, что процедура отслеживания позволит определить затраты времени на каждую задачу.
Сообщите своим сотрудникам, что проверка рабочего времени не повлияет на их положение в компании.
Когда вы проанализируете все отчеты подчиненных, вы сможете сравнить, как ваши коллеги думают, на что они тратят время на работе, с реальными данными об отслеживаемом рабочем времени.
Это сравнение заставит вас понять, что прогнозы, которые мы делаем, не всегда точны и реалистичны. Это поможет Вам узнать ответы на важные вопросы:
- Что мешает вашим сотрудникам в процессе выполнения приоритетных задач?
- На выполнение каких заданий вашим сотрудникам потребовалось больше времени, чем ожидалось?
Аудит времени — отличный способ узнать реальные причины отвлечений. После того, как вы определите важнейшие проблемы, с которыми сталкиваются ваши сотрудники, вы сможете оптимизировать бизнес-процессы, что позволит вашим специалистам эффективнее справляться с рабочей нагрузкой.
2. Улучшить планирование
При планировании времени на выполнение конкретных задач, мы иногда склонны полагать, что нам потребуется меньше времени, чем необходимо.
В психологии для такого поведения есть термин — ошибка планирования. Международная психологическая ассоциация определяет его как «склонность недооценивать время, необходимое для выполнения будущей задачи».
Чтобы избежать ошибок при планировании, вам следует внести изменения в текущий процесс. Базовое планирование руководителем включает составления графиков для подчиненных. На этом этапе вы можете помочь коллегам эффективнее использовать свое время.
Вот несколько способов изменить процесс планирования:
- Разбивайте большие проекты на более мелкие задачи. Это позволит вашим сотрудникам лучше управлять своим временем.
- Спросите своих коллег, не нужна ли им дополнительная помощь из других отделов, чтобы сделать работу более эффективной.
- Если у ваших работников слишком много совещаний, попробуйте уменьшить это количество. Это даст дополнительную возможность вашим сотрудникам сосредоточиться на своих приоритетных задачах.
Когда рабочий график составлен оптимально для всех ваших сотрудников, они смогут работать продуктивнее.
3. Открытое общение между менеджером и сотрудником
Коммуникация играет ключевую роль в отношениях менеджер-сотрудник. Важнейшей частью обучения сотрудников тайм-менеджменту является проверка ваших специалистов. Проведя анализ этой информации, вы сможете сказать, какие сегменты их производительности следует улучшить. Следует уточнять у своих подчиненных не перегружены ли они работой, так как это может приводить к выгоранию и снижать их производительность. Помните, что вы не должны ежедневно зацикливаться на коммуникации, раз в неделю будет вполне достаточно.
4. Правильное делегирование работы
Все сотрудники обладают своими сильными и слабыми сторонами. Постарайтесь лучше узнать своих подчиненных, чтобы раскрыть их потенциальные возможности.
При делегировании работы обязательно помните об этих фактах и распределяйте задачи оптимально. Таким образом, вы можете рассчитывать на отличные результаты.
Стратегии обучения тайм-менеджменту
В настоящее время существует несколько стратегий обучения тайм-менеджменту, которые могут использовать компании:
1. Занятия в группе по обучению тайм-менеджменту
Менеджеры могут организовать обучение своих сотрудников тайм-менеджменту посредством различных групповых мероприятий, таких как:
- Семинары,
- Командные мероприятия.
Эти мероприятия улучшат общение между коллегами, что также приведет к более продуктивной совместной работе.
2. Обучение на рабочем месте
Это тип обучения тайм-менеджменту, который руководитель группы или менеджер лично проводит в рабочее время. Наиболее важными темами, которые должны быть затронуты в ходе тренинга, являются:
- Постановка цели,
- Умение расставлять приоритеты,
- Организация рабочего дня в соответствии с ежедневными обязанностями сотрудников.
3. Онлайн-курсы по тайм-менеджменту
Это идеальный вариант для сотрудников, которые и без того слишком заняты в рабочее время. Формат онлайн-курсов позволяет каждому сотруднику выбрать, когда он будет заниматься на курсах тайм-менеджмента в течение недели.
Руководителям группы или менеджерам следует внедрять данные стратегии, чтобы укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников. В следующем разделе мы покажем, какие шаги может сделать каждый, чтобы лучше планировать свое время.
Как улучшить управление временем на работе?
Независимо от вашей должности в компании, убедитесь, что есть простые способы улучшить навыки тайм-менеджмента на рабочем месте.
Отслеживайте свое время
Как мы уже говорили ранее, контролируя свое рабочее время, вы будете знать, какие задачи требуют больше времени в течение рабочего дня. Итак, пусть эти задачи будут вашим приоритетом, и как только вы закончите с ними, сосредоточьтесь на задачах, которые требуют меньше времени.
Вы можете попробовать использовать Bitcop — инструмент учета рабочего времени сотрудников. Преимущества использования этого приложения:
- Программа позволяет вести фактический учет времени потраченный на поставленные задачи, в рамках текущий проектов.
- Система позволяет оценить продуктивность работы, в рамках рабочего дня и найти узкие места в бизнес-процессах, которые следует оптимизировать.
- Приложение позволяет осуществлять интеграции с системами управления проектами, мессенджерами и ip-телефонией.
Подводя итог, когда у вас будут подробные отчеты рабочего дня, вы сможете составить оптимальное расписание, учитывая сложность каждой задачи.