Тайм менеджмент как управление бизнесом

В конце 1980-х годов итальянский студент Франческо сильно отставал по учебе от своих одногруппников. В попытках исправить это он испробовал множество техник, ни одна из которых ему не помогала. Тогда он решил просто 25 минут максимально концентрироваться на учебе, после чего устраивать пятиминутный перерыв. Для контроля времени Франческо использовал таймер в виде помидора.

Так родился «метод помидора» — одна из самых популярных и эффективных техник тайм-менеджмента. Суть ее проста: заведите таймер на 25 минут и выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь, а затем наградите себя перерывом в пять минут. Через два часа, то есть четыре цикла, сделайте большой перерыв в 30 минут. Так вам будет проще приниматься за работу и качественно ее выполнять.

Расставить все по местам: 6 мотивационных ежедневников от предпринимателей

Самомотивация

2. Принцип девяти дел

Метод поможет навести порядок в ежедневных делах. Суть проста — нужно выделить одно главное дело, три второстепенных и пять маловажных, но которые тоже должны быть сделаны. Пример:

Как планировать свой день? Лучшие приемы тайм-менеджмента

1 главное дело — переговоры с арендодателем по поводу новых условий аренды,
3 второстепенных — провести собеседование с новым сотрудником, ответить на письма, обсудить концепцию рекламы с отделом маркетинга,
5 маловажных — помыть машину, прибраться на рабочем столе, выбрать нового интернет-провайдера для дома (старый опять поднял цену), дочитать ту объемную главу из книги о рынке ценных бумаг, написать длинный пост в соцсетях на актуальную тему.

Метод универсальный и особенно удобен для тех, кому сложно расставить приоритеты в течение дня. Такие пропорции задач помогают провести день с максимальной пользой и сохранить энергию для близких людей.

3. Канбан

Слово «канбан» в переводе с японского означает «рекламный щит, вывеска», что передает саму суть этого метода. Для начала вам потребуется любая поверхность, на которой можно рисовать и клеить стикеры: обычный лист А4, флипчарт, магнитная доска. Затем нужно начертить три столбца — «сделать», «делается», «сделано» (на самом деле, столбцов может быть больше, тут все зависит от особенностей вашей деятельности). С утра все задачи собираются в столбце «сделать» и по мере выполнения переносятся в следующие столбцы — для этого удобно использовать стикер для каждой задачи, но можно обойтись и ручкой.

Главное преимущество канбана в его наглядности: все задачи и их статусы всегда перед глазами. Метод был придуман на производстве Toyota, чтобы контролировать работу больших команд, но он подходит и для персонального планирования.

Источник: dasreda.ru

Тайм-менеджмент как повышение эффективности компании

В каждой компании не бывает совершенства во всех делах. И встречаются моменты, когда рабочий персонал не работает по максимуму, а проводит время.

7. Тайм менеджмент. Брайан Трейси

Что делать, когда их работа не приносит результат, и даже материальные мотивации больше не бодрят? Как компании получить выгоду от рабочих, ведь они выплачивают им зарплату?

На самом деле это главная задача почти в каждой компании. И поэтому они включили систему корпоративного .

Тайм-менеджмент (ТМ) – это система для распределения времени и его правильного использования. Эту технологию люди использовали в личных целях, чтобы каждый день правильно организовывать время, использовать ее каждую секунду, минуту и час. Но спустя некоторое время его начали использовать в корпоративных целях и для управления временем и ресурсами в офисах и компаниях.

Главные элементы для ЛИЧНОГО тайм-менеджмента

1. Хронометраж: этот метод помогает правильно распределять время, зафиксировав и рассчитав затраченное время на выполнение каких-либо действий. Он позволяет вычислить ту часть, где время попусту тратится. Для этого необходимо проводить аудит времени.
2. Слон: этот метод относится к выполнению дел по частям. К ним входят большие проекты, дело. И их нужно выполнять поэтапно.
3. Лягушка: это те дела, которые мешают вам сосредоточиться на главном, их нужно постараться выполнить пораньше и забыть.
4. «Швейцарский сыр»: данный принцип позволяет вам выполнять сначала легкие дела, а потом уже заняться сложными.

В корпоративную среду можно включить ТМ двумя способами:

ПЕРВЫЙ способ — это приглашения специальных консультирующих компаний.

Они обучат решению проблем, сделают аудит документов и предложат готовые решения. Компания, в которой сотрудников более 100 человек, должна потратить на это 3-4 млн. руб. Но такие тренинги полезны тем, что персонал научится решать проблемы и начнёт замечать изменения в работе. Они будут правильно тратить время на работу и за пределами компании.

Результатами будут те тренинги, которые включены для корпоративного обучения, а не одиночного обучения. Можно сравнить эти обучения с визитом в фитнес-клуб. Известно, что даже одно занятие спортом полезно для здоровья. Но, чтобы получить полноценное здоровье и физическую форму, нужен комплекс тренировок и занятий. Нужен тренер, диета, расписание занятий и мотивация, чтобы каждый раз посещать фитнес-клуб.

ВТОРОЙ способ включает в себя: внедрение ТМ «изнутри», то есть в компании. И для осуществления этого следует выполнить следующие шаги:

1. Нужно включить термин ТМ-бациллы – это правильное представление о времени, заложенное в мышлении людей.

Система ТМ-бациллы — это управление личным временем, когда оно ограничено, и этими действиями люди поймут то, что нужно оптимизировать деятельность. Но работники сами должны это понять, без наставления руководителей.

Термин «ТМ-бациллы» придумал классик, который занимался организацией труда А.К.Гастева. Чтобы соблюдать эти концепции, нужно научиться развивать трудовые способности. Чтобы выполнить этот шаг, понадобятся два тренера в Компании. Они должны пройти обучение по курсу тайм-менеджмента, для этого будет затрачено около 80 тыс. руб.

После обучения они будут показывать коллегам качество инструментов данной системы и применять их в своей работе. Чтобы лучше обучить работников тренеры должны быть из разной сферы деятельности и ее уровней.

2. Шаг под названием — «Терминология» позволяет разобраться в терминах. К примеру, «срочная задача» имеет много значений: нужно выполнить в определенное время. А срочную и нужную задачу необходимо закончить до вечера. Из-за неправильного определения терминов рабочий персонал большую часть рабочего времени тратит на то, чтобы выполнить эти срочные задачи. В итоге они становятся ненужными и будут лежать на столах, только занимая место.

3. Правильная организация формулировки правил, внесённых в данную систему.

Можно различать их таким образом: например, правило договоренности: к нему входят «правила хорошего тона», то есть отношение между сотрудниками; правило регламентов: то есть, их нужно выполнять.

В правила договоренности можно включать любые правила, которые должны соблюдать работники.

Например, в компании «Вимм-Билль-Данн» такая договоренность:

• Время — это деньги. Если вы допустите ошибку, потеряете время, исправляя ее, ещё и лишитесь денег;
• Договариваться по телефону, только если это срочно, в остальных вопросах — по почте;
• Постараться все делать самому. Обращаться к другим не с вопросом, а вариантами, среди которых сложно выбрать;
• Проблема состоит в том, что вы должны решать сами. Не просите помощи, потому что услышите «нет»;
• При отправке e-mail не забудьте написать тему и на сколько она важна;
• Не опаздывайте. Но если уже не исправить положение, тогда предупредите;
• В каждом запросе назначайте точный срок выполнения и не завышайте его.
• Не критикуйте, а предлагайте свои идеи решения.
• Нельзя употреблять пищу на рабочем месте. Это может отвлечь других работников от их дел;
• Дважды в день все должны выйти из кабинета, чтобы проветрить помещение, хотя бы на 15 минут;
• Если вам нужно сосредоточиться над большим проектом, а вы не хотите, чтобы кто-то вас беспокоил, тогда установите на столе надпись о том, что вас нельзя беспокоить.

4. Существуют инструменты, которые не дают сделать неправильно, и человек сам решает нарушать это правило или нет.

• Один инструмент находится в банке. Например: сотрудники стараются не опаздывать на совещание, не от того, что бояться начальства, а от того, что им придется заплатить за опоздание 500 рублей. В зале для совещания стоит ваза из хрусталя и там копятся деньги. Деньги перечисляются корпоративным культурным мероприятиям.
• Следующий инструмент направлен на качество командной работы с государственными органами, который действует в одной компании. Для этого в отделе компании поставлен стенд. Тот сотрудник, который собирается обращаться в комитет, сообщает об этом. Если у других коллег есть работа или дела в том комитете, то они пишут на стенде, например, «осведомите Иванова о том-то», «забрать документы у Петрова». Таким образом, экономится время и расходы, а также быстро решаются задачи.
• Еще один инструмент эффективен для выполнения поставленных целей.

На местах каждого отдела офиса размещают стенд: там записана главная цель и задача отдела на этот месяц. Ниже прикреплены стикеры со списками заданий, выполнив которые можно достичь цели. Внизу есть конверт с ФИО рабочих. Работники выбирают стикер с заданиями, которые могут выполнить, получают разрешения у руководства и после выполнения кладут стикер в конверт со своей фамилией. В конце месяца, исходя из итогов и количества стикеров в конверте, тому, кто больше сделал вклад присуждается два дня оплаченных выходных.

Чтобы управлять временем и запланировать работу можно использовать ежедневники. Там можно регулировать время и работу. Например, вы можете для этого использовать инструмент MSOutlook.

Чтобы развивать и совершенствовать данную систему ТМ нужно организовывать встречи раз в четыре месяца. Сотрудники научатся за 1 час новым стратегиям и инструментам для верного использования времени.

Такая система ТМ уже использована в компаниях (МДМ Банк, Альфа Банк, Мегафон-Поволжье, РусАл и др.) и уже доказано, что все эти инструменты дают результат. И их деятельность, и успехи увеличились на 10-20%.

Экономику Тайм-менеджмента нелегко посчитать, но, если качество работы увеличится на 0,5%, то будет результат. Тайм-менеджмент нужно включить в корпоративные культуры каждой компании и внедрять его в учебную программу ВУЗов. Когда есть конкуренция главным фактором является время. От него зависит успех и поражение компании.

Тайм-менеджмент — нужный источник для экономии ресурсов и времени. Результат действия тайм-менеджмента — это то, что появляется больше времени, тем самым можно успеть выполнять работу и за это потом получить деньги, а «не оплачивать хождение рабочих по цеху», как говорил американский промышленник Генри Форд.

Если вы руководитель, то перед тем, как правильно управлять сотрудниками, нужно начать с себя, то есть обучиться лидерским навыкам.

Мы предлагаем обучение гибких навыков — SOFT SKILLS!

• Каждому предоставим свою программу, исходя из ваших уже имеющихся навыков, качеств и умений.
• На обучении рядом будут наши опытные наставники, которые помогут в развитии навыков руководителя!
• Научитесь управлять временем, а также научить этому окружение.
• Повысится качество работы, и, конечно, появятся новые знания.

Не упускайте шанс стать лучшим руководителем, смелее оставляйте заявку на обучение!

Узнайте больше о программах обучения Гибким навыкам (Soft Skills). Оставьте заявку и мы поможем вам подтянуть не хватающие навыки.

Отправить заявку

Источник: Архангельский Г.А. «Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы: монография».

Источник: biznes-repetitor.ru

Значение технологий тайм-менеджмента в повышении эффективности деятельности организации

Матвиевский, А. А. Значение технологий тайм-менеджмента в повышении эффективности деятельности организации / А. А. Матвиевский. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 33 (323). — С. 57-59. — URL: https://moluch.ru/archive/323/73130/ (дата обращения: 30.05.2023).

Во все времена и во всех сферах функционирования человека правильно спланированное время обеспечивало достижение более высоких результатов. В условиях рыночных отношений значение эффективного использования времени существенно возрастает. Это обусловлено тем, что при жесткой конкуренции все большее значение приобретает результативность труда, все заметнее сказываются на итогах деятельности как потери, понесенные вследствие упущений, так и выигрыш, полученный от реализации резервов предприятия и роста производительности труда.

Таким образом, в последнее время все большее количество организаций понимают потребность в централизованном использовании технологий тайм-менеджмента [1]. Эта потребность обусловлена такими факторами как:

– растущие темпы изменений во внешней среде требуют от сотрудников большей самостоятельности, принятия решений, планирования собственного времени;

– возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний;

– компания все время развивается и растут требования к сотрудникам, которые должны находить время на новые проекты, на анализ новых рынков и направлений сфер деятельности, быть открытыми к новым знаниям.

Высокая организация труда и умение грамотно расходовать время являются непременным условием эффективной деятельности. Однако, часть руководителей не применяют технологии тайм-менеджмента на предприятиях, некоторые из них даже не слышали о существовании данной технологии. Они пытаются найти различные способы повышения эффективности организации, что, например, в некоторых случаях может привести к ухудшению качества предоставляемых услуг и товаров. Немногие руководители задумываются о возможности более эффективно использовать имеющиеся у них ресурсы, в частности, такой важный, как время. Подобные тревожные сигналы делают рассмотрение проблемы использования рабочего времени и проблемы совершенствования управления им чрезвычайно своевременным и актуальным.

Современная экономика требует увеличения масштабов производства, новых форм организации труда, новых подходов, нетривиальных решений. В этой связи рациональное управление как личным, так и рабочим временем становится ключевым звеном, важнейшим фактором успеха и развития как личности современного сотрудника, так и организации в целом. Нормирование и регламентация рабочего времени на сегодняшний день сохраняется как базовый фактор внутриорганизационного управления трудовым процессом. Анализ использования рабочего времени позволяет дать оценку существующему уровню управления и организации труда, выявить причины потерь рабочего времени и устранить их, повысить эффективность использования рабочего времени, тем самым улучшить технико-экономические показатели предприятия.

Внедрение технологии тайм-менеджмента приведет к наиболее полному и эффективному использованию рабочего времени, к минимизации непродуктивного его использования, создаст условия повышения качества исполнительского труда, сокращая сроки выполнения, но увеличивая общий объем работы.

В настоящее время нет единого, общепринятого определения сущности тайм-менеджмента. Так, С. Потапов определяет тайм-менеджмент, как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом [4].

Согласно Г. Архангельскому «тайм-менеджмент — это технология, позволяющая использовать невосполнимое время в соответствие с целями и ценностями» [2, с. 23]. Д. Литвак рассматривает тайм-менеджмент как концепцию, согласно которой слово time (время) — это аббревиатура, обозначающая собственно время (time), информацию (information), деньги (money) и энергию (energy). По его утверждению, управление этими четырьмя вещами и осуществляется при управлении временем. Таким образом, применяемые техники направлены не на то, чтобы успеть больше, а на то, чтобы достичь большего [3]. Нами предлагается понимание тайм-менеджмента (организации времени, управления временем) как технологии упорядочения времени, направленной на повышение эффективности его использования.

Внутреннюю структуру тайм-менеджмента можно представить, как взаимосвязь составных частей:

– постановка цели (анализ имеющегося состояния и описание конечного результата);

– планирование конкретного промежутка времени (дня, недели, месяца);

– строгий учет и контроль времени;

– оптимизация временных ресурсов;

Перенос представленной структуры в практическую плоскость ее использования даст заметную экономию рабочего времени, окажет значительное влияние на трудовую дисциплину и, в конечном итоге, положительно повлияет на эффективность труда. Практическое внедрение принципов данной технологии в организацию производственных процессов сделает их более эффективными и высоко результативными.

В статье Дмитрия Шапошникова «Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем» [5] выделены принципы и правила построения эффективной системы применения тайм-менеджмента на практике. Автор статьи полностью разделяет мнение Д. Шапошникова и согласен с предложенным подходом к управлению временем. В основу рационального распределения времени положен основной принцип, на котором акцентируют внимание все сторонники достижения эффективности трудовых процессов за счет внедрения технологии тайм-менеджмента — принцип планирования работы.

Рис. 3. Правила построения эффективной системы тайм-менеджмента

Людям свойственно откладывать что-то на потом, на лучшие времена, когда у нас будет достаточно опыта или средств, но, к большому сожалению, такие времена не наступают. Важно начинать действовать в ту же минуту, когда у вас появляется идея или возможность что-то делать.

Особое значение имеет фактор времени в работе, где необходимо отличать важные дела от неважных, ставить их на первое место, и сразу же браться за их выполнение. Однако во время работы мы часто отвлекаемся на второстепенные дела (звонки, разговоры, просмотр передач, звучащую музыку и проч.), все это отнимает время. Важно научиться отдаваться работе полностью, сосредоточиться на ней, не обращая внимания на внешние раздражители. Этому и учит тайм-менеджмент.

Литература:

1. Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией. М., 2005.
2. Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. М., 2014.
3. Литвак Д. Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать / Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. — 2015. URL:http://www.gd.ru/articles/4011-upravlenie-rabochim-vremenem
4. Потапов С. Как управлять временем (Тайм-менеджмент). М., 2006.
5. Д. Шапошников. Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем, реальные примеры из жизни (мой опыт). URL: http://infobiznesblog.ru/

Основные термины (генерируются автоматически): рабочее время, время, управление временем, правило построения.

Источник: moluch.ru