Любой бизнес – ненормированный рабочий день с нескончаемым потоком дел. Жизнь многих предпринимателей напоминает изнурительный марафон с редкими передышками, что в конечном итоге приводят к снижению продуктивности, стрессам, эмоциональному выгоранию.
Поэтому очень важно научиться правильно распоряжаться своим временем. В современных реалиях навыки тайм-менеджмента – не просто преимущество. Это одно из ключевых условий успеха, как в бизнесе, так и в жизни.
Что такое тайм-менеджмент
В дословном переводе тайм-менеджмент означает “управление временем”. Разумеется, временем управлять нельзя. Речь идет о технологии, помогающей повысить свою эффективность. То есть способность быстрее достигать намеченных целей благодаря более высокой продуктивности (получения больших результатов на единицу времени).
Проще говоря, чем рациональнее вы используете свое время, тем больше успеваете и, как следствие, большего добиваетесь.
Пик популярности тайм-менеджмента наблюдался лет 10 назад. Технология, разработанная исключительно для трудовой деятельности, постепенно превратилась в самостоятельное направление, охватывающее самые разные аспекты жизни человека.
ШВЕЙНЫЙ БИЗНЕС. ТАЙМИНГ СБОРКИ И НОРМОВЫРАБОТКА.
На сегодняшний день существует множество систем тайм-менеджмента, разработанных гуру саморазвития и личной эффективности. Одни уже успели устареть, другие слишком сложны для использования или подходят только для определенного круга лиц. Однако есть несколько проверенных техник, которые помогут “прокачать” личные качества, забыть об усталости и добиться максимальных результатов в бизнесе.
Как подружиться со временем
Если вы серьезно решили стать на путь грамотного распределения времени, в первую очередь необходимо овладеть базовыми навыками самоорганизации и культивировать полезные привычки.
Правильно формулируйте свои цели. Так называемое целеполагание – один из “”китов”, на которых базируется тайм-менеджмент. Специалисты рекомендуют ставить перед собой реалистичные, но труднодостижимые “высокие” цели, которые требуют больших усилий и мотивации. При этом они должны быть конкретными, четкими и измеримыми, а их выполнение ограничивалось жесткими сроками.
Чем конкретнее сформулированы цели, тем проще осуществлять контроль за их реальным достижением.
Один из самых популярных инструментов, используемых для целеполагания, является технология SMART. Она позволяет оценить цель/задачу на соответствие определенным критериям:
- Specific (конкретность). Этот параметр описывает результат, который должен быть получен, и отвечает на вопрос “ Что нужно сделать?”.
- Measurable (Измеримость). Указывает, в чем будет измеряться конечный результат (количественный или качественный показатель).
- Achievable (Достижимость). Важный критерий, который влияет на мотивацию исполнителя. Определяет, какие ресурсы будут задействованы и за счет чего планируется выполнение задачи.
- Relevant (Уместность). Проясняет какие выгоды и реальный результат принесет достижение цели.
- Time bound (Определенность по времени). Ключевой критерий, устанавливающий временные рамки выполнения задачи. Четкое ограничение по времени делает процесс предсказуемым и побуждает к работе в более быстром темпе.
Важно, чтобы как можно больше людей узнали о ваших целях. Публичные обязательства повышают личную ответственность и усилия по ее достижению.
Чтобы главная задача не затерялась среди рутинных дел и всегда была на глазах в буквальном смысле, визуализируйте ее в виде большого плаката над столом, фотоколлажа, обоев на рабочем столе компьютера и т.д.
Ведите учет времени. Настройтесь на интенсивную неделю и каждый день с периодичностью в 20 минут фиксируйте свою занятость. Записывайте абсолютно все, что делаете, включая прием пищи, душ, поход в магазин или общение с семьей. По завершении эксперимента вы получите подробную хронику своего дня.
Проведя ее анализ, вы будете знать, на что уходит больше всего времени, а на что не хватает. Какие задачи требуют вашего непосредственного участия и внимания, а какие мешают достижению цели и чем можно пожертвовать для реализации более масштабных планов.
Стройте долгосрочные и краткосрочные планы. Регулярное составление списка дел на день, неделю, месяц, год – отличная привычка, которая увеличивает продуктивность минимум на 25%. Заведите ежедневник и начните со списка на день, который лучше готовить с вечера.
Помните, если вашей задачи нет на бумаге или в электронном виде, значит ее не существует.
В одной колонке напишите важные задачи с жесткой привязкой ко времени. Для каждого события предусмотрите небольшой временной резерв на случай непредвиденных ситуаций. В другую колонку внесите дела, которые могут быть выполнены в любое время.
Объемные задачи обязательно делите на несколько мелких подзадач. Фрагментарный подход особенно актуален в бизнесе, когда большая цель разбивается до уровня мелких каждодневных действий.
В течение дня продолжайте работать со списком, добавляя новые дела с учетом приоритетности. И обязательно вычеркивайте задачи, с которыми успешно справились. Это даст вам ощущение удовлетворенности, зарядит энергией и энтузиазмом. Вечером не забудьте “пробежаться” по своему списку, чтобы подвести итоги и приступить к планированию следующего дня с учетом полученных результатов.
Не переживайте, планирование не превратит вас в робота. Наоборот. Точно зная, что нужно сделать, вы будете меньше потворствовать своим плохим привычкам, быстрее справляться с рутинными делами, освобождая время для генерации новых идей.
Расставляйте приоритеты. Суть тайм-менеджмента – в концентрации на главном. Хаотично переходя от одной задачи к другой, вы снижаете свою продуктивность в 5 раз. Поэтому начинайте день с первостепенных дел, пока вы максимально сосредоточены и полны энергии.
Один из эффективных способов правильного ранжирования задач – матрица Эйзенхауэра, разработанная президентом США. Суть метода заключается в распределении дел по 4 категориям:
- Важные и срочные – первостепенные задачи, невыполнение которых здесь и сейчас ставит под угрозу достижение цели и влечет за собой негативные последствия.
- Важные, но менее срочные – относятся к основной деятельности. Это задачи, которым нужно уделить максимум внимания, но вы можете спокойно планировать, обдумывать и принимать решения.
- Срочные, но неважные – рутинная работа (например, операционная деятельность), которую необходимо выполнить, но она мешает сосредоточиться на главном, выматывает и снижает продуктивность. Если есть возможность, такие задачи лучше автоматизировать или делегировать.
- Неважные и несрочные – не несут никакой пользы. Их можно смело вычеркивать из списка.
Не пытайтесь делать все и сразу. Выберите самую важную и трудоемкую задачу, выполните ее до конца, а затем переходите к менее значимым делам.
Минимизируйте отвлекающие факторы. Если хотите преуспеть в бизнесе, научитесь не отвлекаться по мелочам и фокусироваться на рабочем процессе. Бесконечная проверка почты, бесцельный серфинг в соцсетях, просмотр видео в YouTube, переписка в мессенджерах и разговоры по телефону ни о чем, “перекуры” и перерывы на кофе – основные поглотители времени.
Запланируйте несколько перерывов на день, в течение которых вы сможете расслабиться. В остальное время используйте для продуктивной работы. Приучите окружающих не отвлекать вас чтобы ни случилось. Выделите полчаса утром или вечером на проверку всех сообщений и общение. При выполнении неотложных задач отключите уведомления мессенджеров и звук телефона.
Еще одной серьезной проблемой для многих является прокрастинация – привычка не доводить начатое до конца, откладывание важных и неприятных дел в “дальний ящик”, нежелание идти на риск. Обычно причина кроется в неуверенности в себе, природной рассеянности, отсутствии конкретных целей и мотивации, неумении организовать свою работу. Победить инерцию поможет правило двух минут:
Если какое-то дело можно выполнить в течение 2 минут, сделайте это, не внося задачу в список и не откладывая.
Если для выполнения задачи требуется больше времени, заставьте себя уделить ей внимание две минуты. Велика вероятность, что вы уже не сможете бросить начатое.
Работайте в соответствии с личными биоритмами. С детства из нас делают “жаворонков”, и многие успешные люди начинают свой день очень рано.
“Хочешь, чтобы грезы превратились в жизнь, просто проснись”, — говорит Анна Винтур (главред Vogue), которая встает в 5 утра.
Хотя это хорошая привычка, позволяющая “увеличить” количество часов в сутках, у каждого человека свои пики активности, плато и периоды упадка сил. Вы, как владелец собственного бизнеса, можете себе позволить жить в гармонии со своим телом. Планируйте свой день таким образом, чтобы самая сложная и ответственная работа приходилась на время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии. Оставшиеся часы можно использовать для выполнения более простых и незначительных задач.
Автоматизируйте свою работу. Современные технологии значительно расширили возможности ведения и продвижения бизнеса. Если говорить об МЛМ, то в арсенале современных сетевиков множество онлайн-инструментов, которые позволяют:
- создавать шаблоны писем и использовать сервисы рассылки для взаимодействия с потенциальным партнерам и клиентам;
- легко управлять аккаунтами в социальных сетях с помощью функции кросс-постинга;
- настраивать автоматическую оплату через сервис мобильного банкинга;
- использовать чат-боты, мессенджеры для общения и получения обратной связи и многое другое.
Отличным подспорьем в работе могут стать автоматизированные системы. Это полноценные платформы с необходимым функционалом для построения и управления партнерскими структурами любого масштаба.
Не забывайте об отдыхе. Тайм-менеджмент – это в первую очередь баланс между личной жизнью и работой. Он направлен на то, чтобы успевать делать самое важное и при этом получать удовольствие от каждого дня.
Поэтому важно следить за своим здоровьем, поддерживать хорошую физическую форму и выделять время на полноценный отдых для восстановления сил.
Хотя бы один день в неделю позволяйте себе расслабиться. Подумайте, что вам поможет быстро “подзарядиться”. Возможно это спорт, прогулка на свежем воздухе, путешествие, хобби. А может вам достаточно уединиться с любимой книгой на диване или провести время в кругу друзей и семьи. Зачастую простое общение может стать лучшим лекарством от усталости, депрессии и неудач.
Главное в такие дни полностью отключиться от работы, забыть о телефоне и компьютере.
Тайм-менеджмент, конечно, не панацея, и универсальных методик, которые подходят всем, не существует. Экспериментируйте с различными техниками и приемами, адаптируйте их под свой ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. Со временем вы сможете создать собственную уникальную систему организации времени, которая поможет стать более продуктивным и ускорить продвижение к успеху.
Источник: vc.ru
Тайм менеджмент на работе. Зачем, кому и как?
Сколько статей написано на эту тему и сколько набито профессиональных шишек первопроходцами. Тайм менеджмент — наука. Без преувеличения. А потому у нее есть свои законы и правила. Освоить предмет не трудно, главное четко понимать цели. Если перед вами задача — повысить показатели эффективности, уделите время прочтению.
Будет интересно.
Кому нужен тайм менеджмент?
Сразу ответим на этот вопрос — всем. Не имеет значение фрилансер вы, индивидуальный предприниматель с двумя подчиненными или руководитель крупной компании. А все для того, чтобы:
- разграничить рабочее и личное время;
- опережать конкурентов;
- делать больше за короткий срок;
- контролировать и своевременно исправлять ошибки;
- избавить себя от стресса;
- увеличить прибыль.
Последний, шестой пункт — есть главная цель любого бизнеса. Еще в прошлом веке люди озадачились, как усовершенствовать процессы. Тайм-менеджмент — стал одним из инструментов достижения эффективности.
Зачем нужен тайм менеджмент?
Затем, чтобы грамотно распоряжаться рабочими часами, при этом оставляя личное — личным. Если обратить внимание на цифры, даже менеджеры порою неграмотны в вопросах организации дня. Представим: крупный автосалон и специалиста по продажам, который тратит:
30 минут на заполнение ежедневных отчетов, от сорока до пятидесяти — на еженедельные. Дальше больше — полтора часа, чтобы отчитаться за месяц работы и три часа на ежеквартальный. Не менее отрицательно сказываются на показателях потери при выполнении обыденных функций. 34% опрошенных сотрудников уделяют порядка часа на проверку почты, 22% и вовсе пропадают в мире социальных сетей, игнорируя выполнения обязанностей. Страдают при этом качественные показатели и тогда возникает вопрос о необходимости регулировать процессы.
Правила тайм менеджмента.
Это не теория, практикум на тему.
- Определите цель. Не расплывчатый образ грядущего светлого будущего, а четкую картину. Не надо строить наполеоновские планы, надо понимать хватит ли знаний и возможностей сделать запланированное. Больше конкретики, меньше риторики. Как это сделать: а) разработать систему ценностей.
Иначе можно “расплескать” результат. Надо четко следовать постулатам и не изменять принципам компани; б) учесть возможные ошибки. Это обезопасит процесс. Уезжая в отпуск за границу, вы оформляете медицинскую страховку, чтобы не рисковать здоровьем? Так зачем рисковать бизнесом?
Продумайте пути обхода критичных ситуаций; в) определите последствия достижения цели. Какой будет радиус положительного действия при достижении цели? Узнаваемость бренда? Лояльность клиентов? Рост прибыли? Вас должны стимулировать дополнительные бонусы.
А теперь о том, как организовать тайм-менеджмент. Можно пойти по пути наибольшего сопротивления, используя сложные практики, а можно обратиться к IT-решениям. Программы учета рабочего времени значительно облегчат процесс, например, CrocoTime. Распределение работы с использованием этой программы поможет успевать сделать все, что намечено в рамках реальных планов, за счет продуманных механизмов.
В плюсы использования программы учета рабочего времени отнесем:
- возможность анализа — сколько разные сотрудники тратят сил и времени на выполнение одинаковых функций;
- на решение каких задач уходит больше всего времени;
- оценка актуальности графика;
- определение бесполезных сотрудников. (Вшить ссылку на статью — кого уволить).
Рори Ваден провел уникальное исследование, пока писал книгу “Вверх по ступеням: семь шагов на пути к настоящему успеху”. Результат оказался предсказуемо обидным — мы привыкли все откладывать на последний момент:
“Сотрудникам необходимо четко понимать, что своевременное выполнение работы упростит им жизнь и поможет быстрее добиться поставленных целей. Если они осознают всю важность решения своих задач с точки зрения достижения стоящих перед ними целей, они и вести себя будут совсем по-другому. Особенно актуально это для менеджеров, контролирующих работу подчиненных”.
Тайм менеджмент придуман не просто так, не забавы ради ведущие мировые компании внедряют практики способные повышать эффективность, используя мудрое распределение работы и контроль. Жесткая экономическая политика не оставляет времени на долгие решения, а IT-решения могут помочь сократить путь от идеи до момента ее реализации, снизив потери.
Прочитайте другие статьи в нашем блоге
Сокращение численности штата. Кого уволить?
Как контролировать сотрудников?
Статистика Всемирной организации труда говорит о том, что количество сотрудников, которые работают вне офиса с каждым годом растет. Например, в Японии 40% персонала трудятся удаленно. В России, опираясь на нынешнюю ситуацию в бизнесе, специалисты прогнозируют резкий рост числа фрилансеров к 2020 году.
Источник: crocotime.com
Тайминг
Тайминг – это понятие, отражающее точное расписание и планирование времени, подразумевающее указание дат и часов, а также сроков выполнения. Значение слова тайминг довольно обширно и может применяться относительно рабочей обстановки, где спланирована деятельность сотрудников, а также их перерывы, а также к торжествам личного характера или свободного времени. Помимо расписания сейчас существуют специальные приложения для мобильных, позволяющие осуществлять функции контроля и планирования времени, также называемые таймингами.
Что это такое
Являясь англоязычным термином, таймингу тяжело подобрать синоним в других языках, но данное понятие можно раскрыть через другие категории. Так он обязательно включает в себя сроки начала и длительности выполнения, а также предопределенность (спланированность) происходящего. Расписание – неотъемлемая часть тайминга, а соответственно подключается категория синхронизации задач с остальными действиями и планами жизни. Это категории практичной, материалистичной стороны, которую есть возможность измерить или зафиксировать, но кроме такого подхода тайминг включает и внутренние процессы.
С внутренней личностной позиции тайминг подразумевает сознательное управление временем для реализации своих возможностей, потенциалов и желаний. Например, тайминг свадебного дня поможет избежать неприятных моментов, получить массу эмоций и успеть реализовать насыщенную программу, не потеряв романтической нотки. Осознанное управление временем подразумевает принципы планирования, но при этом опирается на умение чувствовать настоящий момент. То есть самый лучший планировщик не тот, кто постоянно живет в мечтах о будущих свершениях, а тот, кто может замечать все мелочи настоящего момента.
Умение считывать потребности реальности формирует у человека помимо стратегического, ситуативное мышление, помогающее перестраивать свои планы и идеи.
Успешный тайминг не в скрупулезном следовании расписанию или списку задач, а в умении использовать благоприятные моменты. Например, если удается сидя ехать с работы, то в это время можно прочитать главу или ответить на несколько писем, а не ждать отведенного для этого времени дома.
Для того чтобы реализовывалась ситуативность, необходимо чувствование периодов динамики и статики, то есть тех моментов, когда бесполезно прилагать усилия или наоборот, когда можно одновременно жонглировать множеством проектов.
У всех бывают периоды, когда никакое прикладывание усилий, как бы они не были структурированы и вписаны в общий дневной порядок, не приносят усилий. Бесполезно сажать растения зимой, торопить размышления других или пытаться влиять не категории, не подвластные в силу своей специфики или сложившихся ситуационных моментов.
К таким факторам, останавливающим деятельность, относятся также и внутренние состояния личности, необходимость учета которых может являться первостепенной – апатии и депрессии делают любую деятельность непродуктивной, а значит, и нет смысла заставлять себя. В то же время существуют динамические периода подъема внутренней активности, совпадения многих факторов и удачных предложений – в эти моменты стоит двигаться динамичнее, выискивая новые лазейки, совершая управление на расстоянии, проводя совещания по скайпу из поезда и прочие вещи.
Важно понимать цикличность подобных проявлений и планировать запасные варианты, если вдруг одно состояние сменит другое неожиданно. Это может зависеть от сезонности выполняемых задач или личных биоритмов человека.
Тайминг подразумевает распределение психических ресурсов личности в логичном и экономном ключе. Так если человек уже приходит с работы уставший, а потом погружается в подобную деятельность (например, программист садится играть в приставку или психолог идет общаться с подругами), то происходит перерасход ресурсов и возникает ощущение нехватки времени. На самом деле времени ровно столько же в сутках и осталось, исчерпались силы, и отсутствует ощущение наполненности.
Тайминг рабочего времени
Несмотря на потребность в различных жизненных сферах, тайминг наиболее активно используется в профессиональной среде. Свое развитие, хобби и отдых, свободное время люди все больше привыкли отдавать хаосу, за что конечно имеют соответствующие результаты, а вот рабочее время принято планировать и регулировать.
Рабочий тайминг позволяет со временем провести анализ и выявить резервные временные пространства, которые можно успешно использовать для рационализации деятельности или развития новых навыков. За годы попыток людей организовать свое рабочее время, было выделено несколько успешных приемов, позволяющих сделать тайминг максимально эффективным.
Начинать нужно с составления плана, где события необходимо записывать не по мере того, как они приходят в голову, а по мере их важности, уделяя достаточные временные блоки важным и длительным делам. Мелочи не стоит оставлять без внимания, но их стоит распределять в маленькие промежутки, например, несколько телефонных звонков можно совершить в перерыв между встречами и нет необходимости вносить их в отдельный пункт и тратить пятнадцать минут в никуда.
Кроме того ищите, как можно оптимизировать выполнение – что можно сделать по пути, а что перепоручить, какие дела вполне можно решить удаленно, а для каких необходимо личное присутствие.
Второй вариант компоновки деятельности не по количеству требуемого времени, а по тематике выполнения – так в один блок можно сгруппировать звонки и ответы на корреспонденцию, в другой совещания и личные приемы, в третий деловые обеды и совещания. Однако помните, что некоторым людям тяжело длительное время выполнять одну и ту же деятельность, ведь отдых нервной системы заключается в смене активности.
Какой бы вариант не был выбран, всегда первоочередным должно выполняться наиболее важное дело. Часто бывает так, что пока вы решаете главную задачу, остальные отпадают сами собой, зато заниматься заправкой картриджей, поливом цветов и решением разногласий в коллективе можно вечно, пока не будут пройдены все сроки сдачи готового построенного проекта. Обязательно делегируйте часть своих задач, причем как своим подчиненным, так и людям, идущим мимо (занести по пути в архив журнал). Чтобы избежать отвлекающих соблазнов и вложиться в установленные сроки, стоит самые важные дела выполнять с утра, если конечно ситуация позволяет это сделать. Это не только гарантирует выполнение важного, но и зарядит мотивацией на оставшийся день.
Чтобы вторая половина дня не проходила впустую, всегда ставьте сроки выполнения запланированных дел. Когда задачи просто записаны списком, нет внутреннего таймера, отсчитывающего оставшиеся минуты, чем ускоряется работа.
Активно используйте платные услуги по экономии вашего времени и оплачивайте их – в итоге получите больше. Например, не обязательно самостоятельно привозить готовую продукцию, можно нанять курьера, как и нет необходимости следить за наличием воды, когда можно составить договор с компанией. Этот совет оптимален как для личного использования, так и на уровне компаний – не всегда целесообразно нанимать отдельного сотрудника для выполнения обязанностей или подключаться самому, когда существует множество предложений по реализации необходимой функции.
Обязательно обозначьте в графике «мертвые» часы, когда вы недоступны – это позволит сконцентрироваться на необходимых задачах. Так, когда врача постоянно дергают родственники пациентов, он не может сосредоточиться на разработке правильной схемы лечения, когда заказчики архитектора часто ему звонят, то отвлекают от проектирования и так далее за пару часов, пока вы вне зоны доступа мир не рухнет, а продуктивность повысится.
Весь план, как и часы своей недоступности необходимо составлять с учетом собственных особенностей и рабочей ситуации. Если человек сова по биоритмам, то нет смысла ставить задачи, требующие высокой концентрации на утро – лучше их перенести на обед. Так же бесполезно хирургу устанавливать жесткий график отдыха и работы, ведь длительность операции не всегда предсказуема. Индивидуальный учет является основным залогом успеха – человек в депрессивном состоянии может переструктурировать деятельность, отдав активную роль на время другому, а себе, взяв творческие и вдохновляющие задачи. Тому, у кого период активности наоборот рекомендуется участвовать во всех процессах, вносить новые идеи или заниматься саморазвитием – пользоваться ситуацией.
Автор: Практический психолог Ведмеш Н.А.
Спикер Медико-психологического центра «ПсихоМед»
Источник: psihomed.com
