Хотите внедрить в компании CRM и автоматизировать отдел продаж? Разработка технического задания — это первое, с чего нужно начать. Но большинство руководителей не знают порядок разработки технического задания и считают, что для них это непосильная задача. Прольем свет на составление ТЗ и покажем на примере, что в разработке фундамента для вашего проекта нет ничего сложного!
Для грамотной и прозрачной автоматизации CRM-системы необходимо предоставить исполнителю четкое и детальное техническое задание. Этот документ прописывает, какие данные для реализации проекта должна получить компания-интегратор и что вы, как заказчик проекта, должны получить в итоге работы.
Мы в Пинол практически ежедневно сталкиваемся с ТЗ и прекрасно знаем, как его правильно составить. В данной статье делимся опытом порядка разработки техзадания на примере подготовки ТЗ для нашего заказчика. Берите этот образец, подставляйте ваши данные и пусть процесс составления ТЗ вас не пугает! Если же у вас нет времени или желания вникать в тонкости разработки технического задания, то оставьте заявку, и мы проанализируем существующую инфраструктуру вашей компании, сформулируем задачи, цели и требования к системе или продукту, которую необходимо разработать. Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:
Техническое задание #2 — Видение и бизнес-процесс
Алексей Окара,
учредитель Пинол
Постановка задачи
- Новая заявка
- Заявка в работе
- Выставление коммерческого предложения (КП)
- КП отправлено
- Составление договора
- Договор отправлен
Рассмотрим, что происходит на каждом из этапов согласно внутреннему регламенту компании.
Регламент работы отдела продаж
1 этап: «Новая заявка»
В течение 5 минут после поступления нового лида (новой заявки) менеджеру отдела продаж необходимо взять в работу данный лид (заявку).
Если он этого не сделал, то руководителю отдела продаж отправляется уведомление о том, что новая заявка не обрабатывается менеджером.
Если менеджер взял в работу данный лид, сделка переходит на этап «В работе».
2 этап: «В работе»
В течении 30 минут после принятия лида в работу, менеджеру необходимо сделать звонок по новому лиду (заявке). Менеджер должен определить — действительно ли данный контакт является потенциальным покупателем.
Если интерес у лида не выявлен (возможно, это был спам или по какой-то другой причине лид является не качественным), то менеджер бракует лид и процесс его обработки завершается.
Если лид является потенциальным покупателем, то менеджер принимает заявку в работу и процесс переходит на этап выставления коммерческого предложения.
Если по истечению 30 минут от момента принятия лида в работу заявка так и осталась на данном этапе, то отправляется уведомление руководителю отдела продаж.
3 этап: «Выставление КП»
На данном этапе менеджеру необходимо подготовить коммерческое предложение и согласовать его с руководителем отдела продаж.
Как написать понятное ТЗ, разделы. Советы от экспертной группы Бизнес-аналитика SDC
Если руководитель отдела продаж отклоняет КП, то менеджер должен внести правки, которые указал руководитель. После внесения правок менеджер снова отправляет КП на согласование.
Если подготовленное предложение руководитель согласовал, то работа переходит на этап «КП отправлено».
4 этап: «КП отправлено»
Менеджеру необходимо отправить согласованное предложение клиенту.
Через 3 дня после отправки КП, менеджер должен перезвонить клиенту и уточнить его решение по коммерческому предложению.
Если клиента не заинтересовало КП и он отказался от сделки, то менеджер переводит сделку в статус «Отказ от услуг» с указанием причины отказа клиента.
Если решение положительное, то работа переходит на следующий этап: «Составление договора».
5 этап: «Составление договора»
На данном этапе менеджер должен составить договор и согласовать его с руководителем отдела продаж.
Если договор составлен корректно и руководитель отдела продаж согласовывает договор, то менеджер получает соответствующее уведомление и работа переходит на этап: «Договор отправлен».
Если необходимо внести какие-либо правки, то договор возвращается менеджеру для редактирования. Менеджер вносит правки и снова отправляет на согласование руководителю отдела продаж.
Сделка на данном этапе должна находится не более 1 дня. Если она находится более одного дня, руководителю отдела продаж поступает уведомление о том что, составление договора затягивается.
6 этап: «Договор отправлен»
На данном этапе менеджеру необходимо отправить договор клиенту на подпись.
Через 2 дня после отправки менеджер должен созвониться с клиентом и уточнить процесс подписания договора.
Если договор подписан, то сделка считается заключенной и процесс завершается.
Если клиент отказывается от подписания договора, то сделка считается нереализованной. Менеджеру необходимо перевести сделку в соответствующий статус и указать причину отклонения договора клиентом.
Только что мы рассмотрели регламент работы отдела продаж по сделке. Чтобы разработать техническое задание на автоматизацию работы отдела продаж данной компании, необходимо перенести этот регламент в таблицу.
Важно в ТЗ указать все детали регламента. Например, такая незначительная с точки зрения регламента деталь, как формат коммерческого предложения, очень важна с точки зрения ТЗ.
Переходим к разработке технического задания.
Техническое задание (образец)
Составляем техническое задание на основании вышеуказанного регламента.
Какие действия происходят на данном этапе
Какой итог должен получится на данном этапе
«Новая заявка»
При поступление нового лида (новой заявки), менеджеру отдела продаж необходимо взять в работу данный лид (заявку) в течение 5 минут. Если он этого не делает, то руководителю отдела продаж отправляется уведомление о том, что новая заявка не обрабатывается менеджером. Если менеджер взял в работу данный лид, процесс переходит на стадию «В работе».
Менеджером назначается тот сотрудник, который занес лид в базу CRM.
Руководителем отдела продаж является сотрудник, который стоит во главе отдела продаж компании (известен заранее).
Менеджер должен взять в обработку новую заявку.
Менеджеру необходимо сделать звонок по новому лиду (заявке) и определить, действительно ли данный контакт является потенциальным покупателем.
Если нет, то менеджер нажимает на кнопку «Некачественный лид», и процесс завершается.
Если лид является потенциальным покупателем, то менеджер нажимает кнопку «Качественная заявка» и процесс переходит на этап выставления коммерческого предложения.
Важно: на данном этапе новая заявка должна находится не более 30 минут. Если в течение этого времени заявка так и осталась на данном этапе, то отправляется соответствующее уведомление руководителю отдела продаж.
Ставится задача менеджеру о том, что он должен сделать звонок по новому заказу.
«Выставление КП»
Менеджеру необходимо подготовить коммерческое предложение и согласовать его с руководителем отдела продаж. Если руководитель отдела продаж отклоняет подготовленное КП, то менеджер должен внести в него соответствующие корректировки и снова отправить на согласование. Когда КП согласовано руководителем отдела продаж, процесс переводится на следующий этап «КП отправлено».
Менеджер прикрепляет коммерческое предложение в формате PDF.
Утвержденное коммерческое предложение.
«КП отправлено»
Менеджер отправляет КП клиенту.
Через 3 дня после отправки менеджеру необходимо совершить звонок клиенту и уточнить его решение по КП.
Если решение отрицательное, то сделка переводится в статус «Отказ от услуг». Также менеджеру необходимо указать причину отказа. Почта менеджера должна быть интегрирована с CRM-системой.
Если решение положительное, то процесс переходит на этап «Составление договора».
Отправка коммерческого предложения.
Результат ответа клиента по коммерческому предложению.
«Составление договора»
Менеджер составляет договор и согласовывает его с руководителем отдела продаж.
Если необходимо внести какие-то правки, то руководитель возвращает договор на доработку. Менеджер вносит правки и заново отправляет на согласование руководителю.
Сделка на данном этапе не должна находится более 1 дня. Если она находится более одного дня, руководителю отдела продаж поступает уведомление о том что, составление договора затягивается.
Если договор составлен корректно, руководитель отдела продаж согласовывает данный договор о чём менеджер получает уведомление.
Менеджер прикрепляет договор в формате PDF.
Утверждение договора у руководителя отдела продаж.
«Договор отправлен»
Менеджер отправляет договор клиенту на подпись.
Через 2 дня менеджеру нужно созвониться с клиентом и уточнить процесс подписания договора. Если договор подписан, значит сделка считается заключенной и процесс завершается.
Если клиент отказывается от подписания договора, то сделка считается не реализованной. Менеджеру необходимо указать причину отклонения договора клиентом.
Ответ от клиента по ранее отправленному договору.
Вот, в принципе, и все техническое задание. Такой таблицы будет вполне достаточно, чтобы компания-интегратор могла оценить фронт работ и приступить к реализации проекта. Как видите, ничего сложного здесь нет.
Из чего состоит техническое задание?
При разработке технического задания важно выделить следующее:
- Этапы. Любая работа последовательна и выполняется поэтапно.
- Описание этапа. Нужно прописать, кто и что выполняет на каждом этапе.
- Результат каждого этапа. Что должно получится на определенном этапе.
В техническом задании необходимо указать детали, такие как:
- как именно задается ответственный сотрудник;
- кто является руководителем отдела продаж и как он выбирается;
- как именно отправляется письмо заказчику (почта связана с CRM);
- в каком формате прикрепляются файлы.
Схема работы бизнес-процесса
Кроме детального описания каждого этапа работы, в техническом задании необходимо представить компании-интегратору «дорожную карту» — блок-схему процесса. Если ваш бизнес-процесс большой (состоит из множества этапов, и имеет циклическое выполнение действий), то блок-схема является неотъемлемой частью технического задания.
На основе вышеописанного регламента работы компании, разработаем блок-схему процесса. Она должна отображать этапы и их последовательность, а также наглядно показать, в каких направлениях может двигаться бизнес-процесс в зависимости от условий.
Вывод
Итак, для того чтобы разработать техническое задание, необходимо просто описать каждый этап работы и указать, что и кем выполняется. Но если порядок разработки технического задания вам все еще кажется сложным и непонятным, то напоминаем, что компания Пинол предоставляет услуги по разработке технического задания.
Чтобы в вашем Битрикс24 появились расширенные возможности с различными интеграциями, нужно установить приложение Пинкит:
в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA
Для этого выбираем нужный регион и устанавливаем Пинкит на свой Битрикс24:
- Как сделать связку Пинкит и Битрикс24.
- Плейлист по работе платформы Пинкит.
- Как сделать связку Пинкит 2.0 и amoCRM .
- Инструкция по установке приложений.
- Найти готовый ответ на вопрос.
☞ Отправьте нам заявку, чтобы получить помощь в разработке технического задания для вашего проекта:
Задавайте ваши вопросы и специалисты с радостью ответят на них в кратчайшее время.
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Источник: pinall.ru
Как составить ТЗ?
Техническое задание (сокращенно – ТЗ или техзадание) представляет собой документ, детально описывающий цели и задачи, которые поставлены заказчиком перед исполнителем. Его оформление позволяет упростить как производство работ, так и контроль над их выполнением. Грамотно составленное ТЗ – это первый и очень важный шаг на пути к взаимовыгодному сотрудничеству между заказчиком и подрядчиком, позволяющий исключить или минимизировать спорные ситуации в ходе дальнейшей работы. Учитывая актуальность технического задания для успешной деятельности обеих заинтересованных сторон, имеет смысл рассмотреть основные вопросы, связанные с оформлением и исполнением документа более внимательно.
Что такое ТЗ?
Для чего требуется ТЗ?
Кто должен составлять ТЗ?
Стоимость ТЗ
Как составить ТЗ?
О стандартах
Порядок документирования требований
В каком случае ТЗ не нужно?
Шаблоны для скачивания и примеры
Подведем итоги
Что такое ТЗ?
Под техническим заданием понимается четко сформулированный и детальный перечень требований к конечному продукту, заявленный заказчиком и направляемый исполнителю. Несмотря на краткость приведенной формулировки, объем ТЗ может быть очень значительным и достигать нескольких десятков страниц. Например, если речь идет о реализации масштабного проекта или разработке и изготовлении сложного технологического оборудования.
Характерной особенностью технических заданий выступает сильная зависимость – как содержимого, так и оформления документа – от специфики конечного продукта. Отдельного упоминания заслуживают ТЗ на различное программное обеспечение, включая веб-сайты, онлайн-сервисы, интернет-магазины и различные приложения. Их актуальность особенно велика, что легко и вполне логично объясняется важностью и стремительным развитием IT-индустрии.
Для чего требуется ТЗ?
Необходимость составления технического задания не вызывает сомнений. Наличие документа позволяет решить сразу несколько принципиально важных задач:
- озвучить основные причины реализации объекта;
- сформулировать четкие требования к итоговому продукту;
- проверить, насколько компетентен исполнитель;
- перечислить его необходимые характеристики, свойства, составные элементы и т.д. (перечень качеств зависит от специфики товара или услуги);
- детально описать обязанности каждой из заинтересованных сторон – исполнителя и заказчика;
- установить основные этапы и сроки выполнения поставленных задач – как по отдельности, так и для проекта в целом;
- определить критерии оценки характеристик конечного продукта и установления соответствия заданным параметрам.
Не менее важной задачей технического задания становится исключение или минимизация возможных разногласий между заказчиком и исполнителем. Они могут касаться как отдельных свойств или качеств товара/услуги, так и путей достижения поставленных целей. В результате наличие ТЗ становится ключевым фактором успешного сотрудничества заинтересованных сторон – без конфликтов и спорных ситуаций.
Кто должен составлять ТЗ?
Несмотря на кажущуюся простоту вынесенного в подзаголовок вопроса, ответ на него не так очевиден, каким видится на первый взгляд. Рассмотрим три возможных варианта.
Заказчик
Что такое ТЗ?
Техническое задание, или ТЗ — это документ, фиксирующий требования к проекту. Главное условия хорошего технического задания — четко прописанные характеристики итогового результата.
В документе должны быть четко описаны функции и требования к системе. На основании этого документа подрядчик выстроит план работ и оценит их стоимость.
Зачем писать техническое задание на внедрение CRM?
Допустим, вы прекрасно знаете, какие функции вам нужны, и можете рассказать обо всех характеристиках будущей системы. Не поленитесь их записать!
Устные формулировки могут трактоваться по-разному, а в ходе длительной работы, могут еще и меняться.
На первый взгляд кажется, что составление технического задания тормозит процесс и оттягивает момент начала работы. На самом деле ТЗ позволяет:
- Отказаться от лишних функций системы и сэкономить деньги
- Контролировать работу подрядчика
- Рассчитать бюджет и управлять им.
- Управлять сроками внедрения.
Главная цель ТЗ, сделать это внедрение CRM управляемым, а результат предсказуемым.
Кто должен писать техническое задание на внедрение CRM?
Единственно верного ответа нет. Никто не знает лучше заказчика, какие именно функции ему нужны. Однако заказчик редко может переложить свои задачи на язык технических специалистов.