Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия
информационный база запас учет
Миссия предприятия — определенный смысл его существования, который оказывает решающее воздействие на результаты деятельности. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам предприятия проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности предприятия при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.
Определим миссию предприятия ТОО «Мебель-Комп» — производство и продажа высококачественных ортопедических матрасов, которые были бы доступны всем слоям населения, удовлетворяли бы все запросы и создавали комфорт потребителю.
Критические факторы успеха
После определения миссии предприятия необходимо произвести ее декомпозицию на стратегические цели. Из всех сформулированных целей нужно выбрать несколько наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха.
Т.е., критические факторы успеха — это те мероприятия по реализации стратегии, конкурентные возможности, результаты деятельности, которые каждая компания должна обеспечивать (или стремиться к этому), чтобы быть конкурентоспособной.
Критические факторы — это те движущие силы, которым фирма должна уделять особое внимание, так как они определяют успех (или провал) компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно влияющие на ее прибыльность [19].
При определении КФУ нужно соблюдать правило необходимости и достаточности, согласно которому каждый критический фактор успеха необходим для достижения миссии предприятия, а все вместе факторы должны быть достаточны для ее достижения.
Определим критические факторы успеха ТОО «Мебель-Комп»:
высокое качество продукции — снижение числа дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т.д.;
удобство обслуживания — простота оформления и быстрота выполнения заказов, гарантийное обслуживание;
скорость обработки информации — для эффективной работы важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.
расширение ассортимента — разработка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию предприятия у потребителя;
Структурные проблемы предприятия.
Структурные проблемы предприятия — это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия [20]. На данный момент, на наш взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:
Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию.
Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.
Не электронного каталога продукции, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.
Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа. Как следствие — неэффективное использование труда мастеров.
Цели информационной системы.
Цели, стоящие перед информационной системой (ИС), должны соответствовать миссии и списку критических факторов успеха предприятия и, как правило, следуют из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить те проблемы, которые можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности предприятия.
Для осуществления миссии предприятия и устранений назревших проблем принято решение разработать и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы ТОО «Мебель-Комп». Для этого нужно провести комплексную автоматизацию всего производственного процесса.
Список задач информационной системы.
Список задач, стоящих перед ИС, должен показать, как (или с помощью чего) достичь поставленных целей. Соотношение целей и задач ИС аналогично соотношению миссии и списка КФУ предприятия [21].
В идеале, на предприятии должен работать единый программный комплекс, связывающий работу разных специалистов на различных рабочих местах в единую технологическую и информационную цепочку. Для этого мы составили список первоначальных целей, стоящих перед ИС:
Проанализировать обмен информацией между отделами цеха и директором. По возможности упростить передачу, сделать ее более эффективной, устранить дублирование информации. Автоматизировать документооборот внутри предприятия. Это позволит сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета и, самое главное, сократить время обработки заказов. Руководство предприятия в любой момент времени будет иметь необходимую оперативную информацию.
Немаловажным фактором повышения эффективности работы предприятия является организация строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих, обеспечение бесперебойного снабжения производства всем необходимым, наличие оптимальных запасов на складе, то есть, по сути, внедрение автоматизированной системы складского учета.
Создать электронный каталог моделей ортопедических матрасов, производимых в цехе, а также связать этот каталог с прайс-листом. По каталогу можно будет сразу получить ведомость комплектации, стоимостной расчет, и спецификаций для изготовления.
Произвести разделение труда в мастерской.
Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. Бизнес-процессы делят на основные, производящие основные выходы, получаемые клиентами организации, и вспомогательные, выход которых используется другими подразделениями организации. Бизнес-процесс должен иметь поставщика и потребителя (внешний объект или другой бизнес-процесс).
Способы описания бизнес-процессов
Существует два вида инструментов, применяемых при описании бизнес-процессов — вертикальное и горизонтальное описание.
При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами (рисунок 9 а). При горизонтальном описании так же показывается, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют (рисунок 4 б).
Специалисты по организационному проектированию используют различную терминологию при описании бизнес-процессов. Например, вертикальное описание называют функциональным описанием, горизонтальное — процессным описанием или просто описанием бизнес-процессов.
Рисунок 9. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов
Горизонтальное описание бизнес-процессов.
В настоящее время существуют три основных способа горизонтального описания бизнес-процессов: текстовый, табличный, графический [23]:
Этот способ есть не что иное, как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Многие казахстанские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов. Приведем в качестве примера текстовое описание одного из бизнес-процессов нашего мебельного цеха:
Бизнес процесс: «Оформление заказа» — Продавец принимает заказ от покупателя, оформляет договор, принимает предоплату. Предоплата передается в бухгалтерию. Информация о заказе поступает директору, и запускается следующий бизнес-процесс «Выполнение заказа».
Для целей анализа и оптимизации деятельности компании текстовое описание бизнес-процессов не оптимально. Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно.
Например, когда человек читает регламент и доходит до его конца, он практически всегда забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса заключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно может работать эффективно только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.
В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать проще, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и, соответственно, бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам их автоматизации.
Табличное описание бизнес-процесса «Оформление заказа»
Источник: studbooks.net
Описание бизнес-процессов
Описание бизнес-процессов можно трактовать как описание поведенческой основы информационной системы. Модель бизнес-процессов основывается на функциональной и информационной моделях ИС.
При проектировании ИС набор моделируемых бизнес-процессов определяется, как правило, функциями или процессами, которые отображаются на последних уровнях диаграмм IDEF0 или DFD. Тем не менее в ряде случаев может оказаться полезным построение более широкого спектра бизнес-процессов органиации с целью их дальнейшей оптимизации.
Традиционно описание бизнес-процессов происходило на основе блок- схемы алгоритмов. Сегодня эта нотация во многом считается устаревшей, и для описания бизнес-процессов используют нотации ЕРС и BPMN.
Бизнес-процессы в анализе и проектировании ИС
Анализ на основе бизнсс-процсссов используется как для описания деятельности организации, так и для формирования требований к системе. Ситуация такова, что формирование требований к ИС — задача, которую очень тяжело формализовать. При этом цена ошибки очень высока — вплоть до того, что заказчик получит ИС, которая не удовлетворяет его потребности. Кроме того, ошибки, допущенные на этапе формулирования требований, практически невозможно исправить. Поэтому очень высоко значение начальных этапов, на которых формируются требования и на которых требования еще можно изменить.
Процессный подход позволяет объективно описать все виды деятельности организации в контексте ее целей и задач. Поскольку бизнес-процессы направлены на реализацию целей и задач компании, деятельность организации описывается как процесс создания и развития согласованных моделей. Детализация и интеграция использованных моделей предполагает полное сохранение их свойств.
Применение процессного подхода к деятельности организации позволяет сформировать три системы моделей компании:
- • стратегическую;
- • укрупненную;
- • детальную.
Стратегическая система моделей, создаваемых на основе бизнес-процессов, описывает ключевые особенности организации и виды ее деятельности. Кроме этого, стратегическая система моделей включает в себя элементы, которые не относятся напрямую к организации и ее бизнес-процессам, однако имеют значение при создании ИС. Создание стратегической системы моделей — это первый шаг, с которого начинается описание деятельности организации.
Задачи стратегической системы моделей:
- • определить цели и задачи организации;
- • сформировать модели бизнес-процессов.
При создании стратегической системы моделей «вертикальная» структура организации не рассматривается. Вместо этого рассматриваются потоки работ, которые происходят независимо от внутренней структуры компании, отделов, полномочий, иерархии и т.и. Процессный подход рассматривает поток работ в целом, включая внутренние и внешние бизнес- процессы.
Модели, относящиеся к стратегической системе, строятся после обследования организации. Для этого разработчики опрашивают экспертов из числа гоп-менеджеров компании, которые определяют стратегию организации. Кроме того, для разработки стратегической системы моделей используются документы компании. Созданные модели сохраняются в специальном репозитории проекта.
После создания стратегической системы моделей строятся другие модели. На этот раз их построение производится на основе обследования деятельности организации, которая теперь рассматривается на уровне подразделений. Эти модели также сохраняются в репозитории проекта, а их построение может происходить параллельно.
Детальная система моделей организации используется для построения концептуальной модели данных и функциональной модели организации. Для этого производится детальное описание деятельности организации: сначала на уровне описания и реализации общих бизнес-процессов в организации, а затем уровень абстракции уменьшается вплоть до уровня детальных моделей каждого подразделения. В результате выделяются функции каждого подразделения, основные данные, документы, регламенты работ, описывается работа персонала и пр.
В общем и целом процессный подход позволяет сказать, где, кем и когда выполняется каждая функция компании, а также какие данные для этого требуются и откуда они берутся. Система моделей организации может использоваться в следующих целях:
- • формирование требований к ИС;
- • анализ деятельности организации для ее оптимизации (за счет инжиниринга или реинжиниринга);
- • формирование стратегического плана, включающего все этапы ЖЦ информационной системы.
Процессный подход также предполагает создание системы моделей описания требований к ИС. Цель создания этой системы — переход от модели описания организации к модели описания информационной системы, которая будет описывать конкретные элементы проекта (БД, приложения, ПО, аппаратные средства и др.). Описание ИС должно также отражать цели и задачи организации.
Для совершения подобного перехода нужно сформировать систему моделей, которая будет описывать требования к ИС, а затем связать эти требования с проектируемыми компонентами. Проводится дополнительная итерация, в ходе которой формируются основные требования к архитектуре ИС, данным, интерфейсу, регламенту работы пользователей, функциям и к управлению системой.
Система моделей требований к ИС включает в себя требования интеграции существующих ИС и БД в новую систему. Итогом создания системы моделей должен стать план создания, развертывания, сопровождения и развития И С, которая соответствовала бы целям, задачам и стратегии развития организации.
Источник: studme.org
Технология описания бизнес-процессов при проектировании информационных систем
Технология описания бизнес-процессов реализуется через процесс подробного описания всех бизнес-процессов компании в виде графических моделей с обозначением всех взаимных связей. Для максимальной эффективности этой технологии необходимо иметь утвержденную методологию, квалифицированный персонал и средство описания бизнес-процессов.
Моделирование и анализ бизнес-процессов параллельно может быть необходимо и для решения других задач компании, а не только в процессе модернизации ин-формационныой системы. Например, таких как:
для сертификации системы менеджмента качества по стандартам ИСО серии 9000;
для оптимизации структуры компании и ее численности;
для формирования корпоративных регламентов;
для разработки должностных инструкций;
для модернизации производства и реинжиниринге компании;
для минимизации затрат и повышения эффективности компании.
Технология описания бизнес-процессов включает в себя определенную методологию, которая включает в себя:
- 1. Описание организационной структуры компании. Строится иерархическая модель или модели компании по принципу подчиненности и взаимосвязанности.
- 2. Описание информационной системы компании. Разрабатывается модель информационной системы, обозначающая все модули и применяемое программное обеспечение.
- 3. Описание функций подразделений компании. Разрабатывается функциональная модель компании с подробным описанием всех функций структурных подразделений.
- 4. Описание выбранных бизнес-процессов компании. Разрабатываются модели всех бизнес-процессов компании.
- 5. Описание продуктов и услуг компании. Строится модель продуктов и услуг, которые производятся или реализуются компанией как на внешнем, так внутреннем рынке.
- 6. Определение и построение дерева бизнес-процессов компании. Осуществляется классификация всех бизнес-процессов на основные, обеспечивающие и управления с последующим построение модели бизнес-процессов компании.
- 7. Описание информационных потоков всех бизнес-процессов. Происходит процесс идентификации информационных потоков выявленных бизнес-процессов с последующим построением модели информационных потоков.
Перечень средств описания бизнес-процессов достаточно широк и хорошо представлен на россий ском рынке. От самых простых программ типа MS Visio, до специализированных типа ARIS и CaseWise. При этом существуют как дорогостоящие профессиональные программные средства, так и бесплатные или учебные версии известных продуктов. Выбор средств описания бизнес-процессов чаще всего определяется их сложностью, глубиной и требованиями заказчика к качеству описания и моделирования бизнес-процессов компании.
Опыт успешных компаний показывает необходимость постоянного совершенствования информационных систем, а значит и бизнес-процессов. Это позволяет им находиться в состоянии постоянного поиска наиболее оптимальных технологий, сокращать издержки, добиваться высокой эффективности производства и всей компании, принимать взвешенные и продуманные решения на основе фактов и знания реальной обстановки.
Источник: ozlib.com