Автоматизация бизнес-процессов в компаниях любого масштаба перестала быть чем-то новым и удивительным. Внедрение информационных систем даже микробизнесами отражает стремление к выживанию на высококонкурентных рынках. Секрет успеха прост: предлагать потребителям новые возможности, учитывая даже не столько вкусы, сколько малейшие нюансы потребления.
В части управления процессом закупок большинство российских предприятий предпочитают использовать привычные решения, такие как 1С:Предприятие, 1С:Бухгалтерия или Axelot. Более того, во многих компаниях для формирования данных сотрудники до сих работают в Microsoft Word и Microsoft Excel.
Тем не менее, вместе с развитием рынка растет и количество проблем, с которыми сталкивается бизнес. Это особенно хорошо заметно по процессу организации закупок Разберем на примере производственных компаний. От правильно сформированной закупки, вовремя поставленной продукции и ее качества зависит ритмичность работы всего производства, а, следовательно – своевременная реализация продукции и получение прибыли.
Многокритериальный анализ при выборе поставщиков
Определим самые частые сложности в организации процесса закупочной деятельности.
Почему закупки становятся проблемой
Первая сложность — потери рабочего времени при формировании и проверке сводных отчетов и таблиц. Ручная обработка этой информации, особенно при возрастающих объемах данных, неэффективна.
Но дело не только во времени, затрачиваемом на выполнение большого числа операций, но и пресловутом «человеческом факторе» – когда возникают ошибки при формировании планов и возможная потеря данных.
Третья сложность – это затраты на персонал, которые возрастают из-за расширения штата сотрудников, занятых в закупках и логистике. Действительно, провести не только расчеты, но и проверку данных один человек не способен – а чем больше информации приходится обрабатывать «от руки», тем большее число специалистов потребует эта процедура. Особенно актуален этот вопрос для предприятий, которые ведут свою деятельность по госзакупкам.
Из-за несвоевременной закупки возникает четвертая сложность – потери возможной выгоды, связанные с оттоком клиентов и недополучением прибыли. Все перечисленные случаи могут показаться непреодолимыми, но решение, позволяющее избежать этих фатальных неприятностей, есть.
Что учесть при организации закупок
Комплексная проблема требует комплексного решения. Чтобы сделать процесс закупок действительно эффективным, нужно предпринять несколько мер.
Шаг первый. Использовать методологию, которая охватит все важные этапы закупочной деятельности. Можно автоматизировать каждый из аспектов этого бизнес-процесса, в частности, уделить внимание управлению потребностями компании, процессом поиска и выбора поставщиков, контроля работы с договорными документами, управления поставками и эффективностью работы поставщика. В качестве дополнительной функциональности можно также рассматривать создание портала для работы с поставщиками.
Процессы: виды и составляющие, отличие процессного подхода от структурного
Шаг второй. Теперь переходим к деталям и рассмотрим каждый из перечисленных этапов закупочной деятельности отдельно. Стартом бизнес-процесса можно считать работы по управлению потребностями организации. Правильное формирование списка необходимых для производства ресурсов имеет решающее значение.
Некорректно учтенные количество или список требуемых компонентов может привести к тому, что сборка и реализация продукции будут сорваны. Поэтому управление потребностью нужно четко структурировать и учитывать следующие операции: формирование потребности, создание и согласование заявок на закупку, распределение потребности на закупку по ответственным специалистам, планирование этапов обеспечения потребности и контроль их выполнения с параллельным формированием аналитической отчетности.
Шаг третий. Поиск поставщика. После того, как потребность сформирована, мы переходим к следующему этапу – поиску и отбору поставщиков. Важно автоматизировать следующие операции: формирование перечня незаконтрактованных товарно-материальных ценностей (ТМЦ), составление плана по поиску и выбору поставщика, анкетирование потенциальных поставщиков и присвоение им квалификации, аудит и оценка поставщиков, получение и анализ предложений с последующим выбором поставщика, квотирование объема закупок. Такая широкая функциональность необходима для построения оптимально логичной цепочки закупочного процесса, поскольку от выбора поставщика зависит цена, качество и сроки поставляемой продукции.
Шаг четвертый. Правильная контрактация. На этом этапе предстоит позаботиться о том, чтобы все позиции были верно отражены и законтрактованы. Договорные обязательства и цены регистрируются в системе, при этом все движения договорных документов тоже нужно учитывать. Можно предусмотреть и функцию формирования типового договора по шаблонам.
Это, во-первых, поможет избежать ошибок и опечаток в договорных документах при ручном вводе, а во-вторых, сократить время на их составление.
Шаг пятый. Отслеживание статуса поставок. Чтобы продукция была поставлена правильно и в указанные сроки, важно автоматизировать отражение информации по статусу поставок: фактов формирования заказов поставщику, согласования графика поставок, утверждения сроков получения продукции на склад. Такой трекинг товаров обеспечивает контроль поставки и, что немаловажно, возможность скорректировать маршрут.
Шаг шестой. Проверка качества. Благодаря автоматизации управления качеством можно решить проблему брака – за счет организации прозрачного процесса направления претензий по качеству и отслеживания их поэтапного рассмотрения.
Шаг седьмой. Создание портала для поставщиков, который позволит хранить, передавать и получать данные от партнеров. Эта же подсистема может содержать сведения на электронной торговой площадке и в единой информационной системе, что очень актуально при работе с госзакупками.
Как видим, избавиться от трудностей, связанных с организацией закупочной деятельности, достаточно просто. Когда организационные меры перестают давать результаты, в помощь приходят программные средства и правильно выбранная методология. Одно из решений – собственная разработка компании PROF-IT GROUP – PROF-IT SRM: Управление закупками.
Продукт автоматизирует работу с поставщиками на всех значимых этапах их реализации: от анализа потребностей компании до подготовки отчетности по работе с поставщиками. SRM-система позволяет уменьшить расходы на закупки (за счет консолидации потребностей подразделений), сократить цикл закупок (благодаря автоматизации рутинных операций), гарантировать соответствие поставок заявленным планам, а также уменьшить сроки поиска поставщиков. Решение обеспечивает автоматизацию управления закупками в четком соответствии с требованиями 223-ФЗ и 44-ФЗ.
Николай Волков, Руководитель центра развития отраслевых решений PROF-IT GROUP
Источник: logistics.ru
Типы поставщиков
Одной из основных задач эффективного отдела закупок является выстраивание цепочки взаимовыгодных стратегических отношений с поставщиками. Поставщик и сам всегда заинтересован в долгосрочном и постоянном сотрудничестве с клиентом и совместном принятии маркетинговых решений. Если же рассмотреть более детально, кто же такой поставщик, можно выделить четыре типа этого субъекта торговой деятельности.
1. Типы поставщиков: Поставщик-производитель. Как уже понятно из названия, помимо поставок товара на полки магазина, фирма занимается непосредственным изготовлением продукта, организацией всего производственного процесса, контролем качества, продвижением товара, создаёт имидж торговой марки и пр.
Преимущества работы с поставщиками-производителями:
- Активное участие производителя в совместном продвижении продукции, налаживание коммуникаций с покупателями, проведение собственных рекламных кампаний и др.;
- Как следствие первого пункта, снижение расходов продавца, связанных с подготовкой к реализации продукта;
- Разбавление ассортимента товарами фирм-производителей подчеркивает ценность продуктов собственного производства;
- Сотрудничество с крупными компаниями вызывает доверие в глазах покупателей;
- Формирование ассортиментной матрицы происходит без лишних затрат на исследование рынка: поставщик сам даст необходимые рекомендации;
Недостатки работы с поставщиками-производителями:
- Острая и вынужденная конкуренция со схожими торговыми точками;
- Вследствие того, что все недалеко расположенные друг от друга магазины предлагают одни и те же товарные единицы, это может ослабить покупательскую мотивацию;
- Зачастую крупные игроки рынка пользуются своим монопольным положением и устанавливают свои правила игры. Они могут диктовать, какую ставить цену, как правильно располагать товар на полках магазина, какую униформу следует одевать сотрудником и многое другое;
2. Типы поставщиков: Внутреннее производство. Торговля становится бессмысленной, если в ней нет места свободной конкуренции. И для того чтобы выделиться из толпы, многие продавцы приняли решение организовать производство частных торговых марок. Поначалу частные торговые марки были весьма сомнительного качества, что оправдывалось невысокими ценниками.
Но со временем привередливый покупатель забраковал недостающий показатель и заставил изготовителя задуматься о повышении качества производимой продукции. Сегодня же некоторые товары под частными торговыми марками вышли на один уровень с брендовыми. Стоит заметить, что в России пока ещё цена занимает самое привилегированное положение. Сам процесс организации производства строится двумя путями:
- Вся документация разрабатывается продавцом и далее передается фирме-поставщику для последующего производства;
- Второй способ предполагает организацию производства с нуля;
Преимущества производства частных марок:
- Эксклюзивность товара подкрепляет покупательскую лояльность;
- Отсутствуют какие-либо ограничения в представлении, презентации, способах продвижения и ценообразовании;
- Прибыль с производства выше, чем стандартная торговая наценка;
- Создаёт благовидный имидж в случае соответствия ожидаемого с действительным;
Недостатки производства частных марок:
- Полностью все затраты, связанные с выпуском продукции несёт сам продавец;
- Необходимость создавать дополнительные отделы логистики для распределения товара между всеми торговыми точками;
- Продавец обязан осуществлять комплексный контроль качества;
3. Типы поставщиков: Лицензиары и франчайзеры
Лицензия – это формальное соглашение лицензиара на предоставление прав лицензиату на проведение каких-либо работ, предоставление услуг, выпуск продукции. Под патентной лицензией понимается договор, который предусматривает согласие патентообладателя на пользование своей промышленной моделью лицензиатом.
Скрепляются такие отношения договором, который, как правило, предусматривает денежные отчисления от второго лица. Исключительная лицензия даёт право лицензиату использовать патент в условиях оговоренных ограничений, которые вздумается установить лицензиару. Неисключительная лицензия означает предоставление полных прав лицензиату на пользование патентом.
Франча́йзинг (или франшиза) – это такой вид коммерческих отношений между субъектами рыночной сферы, при котором одна из сторон (франча́йзер) предоставляет другой (франча́йзи) право заниматься определённой коммерческой деятельностью за фиксированную плату (роялти) или ежемесячные (ежегодные) денежные отчисления, предусмотренные договором франшизы. Франчайзер обязан предоставить готовую бизнес-модель ведения бизнеса, право на использование уже известного товарного знака, бренда. Выгоды таких договоров присутствуют у обеих сторон. Для франчайзера (или лицензиара) – это дополнительная ниша в бизнесе, т.к. он будет получать процент с доходов франчази (или лицензиата). Также является отличным рекламным ходом и стартапом для развития бренда в ещё незатронутых регионах.
Преимущества использования лицензий и франшиз:
- Получение уже готового бизнеса с потенциальной прибылью, используя проверенную и эффективную бизнес-модель;
- Меньше рисков и расходов, в отличие от организации бизнеса с нуля;
- Возможность ведения бизнеса под уже известной маркой, брендом;
- Можно более подробно ознакомиться с документацией и бизнесом до инвестирования, в том числе запросить отчет о прибылях и убытках;
- Выгодные условия поставок;
- Нет необходимости в организации масштабной рекламы, достаточно охватить местный рынок;
- Бесплатное обучение и консультации по вопросам ведения бизнеса;
Недостатки работы по лицензиии или франшизе:
- Бизнес можно вести только в соответствии со строгими правиламии инструкциями, даже если эти ограничения препятствуют получению дохода;
- Роялти могут быть выше реальной прибыли;
4. Типы поставщиков: Оптовики
Оптовая торговля – это вид торговой деятельности, при которой закуп товаров и услуг осуществляется для целей другого бизнеса. Сотрудничество с оптовыми фирмами похоже на игру в рулетку. С одной стороны, — это текущий закуп отсутствующего товара без необходимости формирования запасов.
Если прайс-лист оптовой фирмы богат ассортиментом, закупочные цены ничем не отличаются от цен производителей, то и сотрудничать с ней намного удобней и экономически выгодней. С другой стороны, не нужно забывать, что оптовик – это посредник и ценообразование у некоторых из них сформировано на авось. На товары популярных производителей цены могут быть даже ниже, чем у самого производителя (это объясняется скидкой за большую партию), но стоимость сопутствующих или менее известных марок может быть завышена аж на 15 – 50%.
Преимущества работы с оптовиками:
- Имеют собственный отдел логистики;
- Индивидуальные условия сотрудничества и персональный менеджер (не всегда);
- Глубокий номенклатурный ряд;
Недостатки работы с оптовыми организациями:
- Хитрое ценообразование;
- Большинство оптовиков, в отличие от производителей, не берут возвраты;
- Не оказывают рекламной и маркетинговой поддержки;
Источник: www.novybusiness.ru
Что такое цепи поставок: концепция, виды, преимущества
Концепция управления цепочками поставок: основные определения
В середине девяностых параллельно с формированием рыночной экономики в России в общем популярном виде появляется понятие «Логистика». В это же время происходит процесс становления логистики как отдельной дисциплины, адаптированной к рыночным отношениям. В начале нулевых, с выпуском первых специалистов по этому направлению, происходит изменение организационных структур предприятий – логистика выделяется в отдельные самостоятельные подразделения со своими четкими целями, задачами и KPI. С этого момента начинается стремительное развитие подходов к повышению эффективности логистических процессов и управлению цепочками поставок.
В статье мы рассмотрим основные понятия и существующие подходы в концепции управления цепями поставок.
Цепь поставок – система процессов, определяющая формирование информационных, материальных и финансовых потоков от поставщиков до конечных потребителей. Она состоит из множества звеньев – объектов цепи.
Гибкая и эффективная цепь поставок сегодня – это одно из самых основных конкурентных преимуществ компании в любой отрасли и на любом рынке. Цепи поставок тесно связаны с производством, маркетингом, продажами, финансами и другими подразделениями компаний.
Сегодня деятельность, направленная на управление цепями поставок, приобрела не меньшую важность в продвижении продуктов, чем маркетинг. Привлекая покупателя качественно выстроенной маркетинговой кампанией, невозможно увеличить долю рынка продукта без эффективно выстроенных процессов цепи поставок.
Управление цепями поставок – системный подход к организации процессов, входящих в цепочку с целью снижения рисков и достижения измеримых экономических эффектов – снижения операционных затрат и повышения уровня сервиса.
Основные процессы, входящие в управление цепочками поставок: прогнозирование, планирование, закупка сырья и материалов, производство, складирование, доставка, управление ценами на логистические услуги и распределение продукции.
Прогнозирование – это процесс формирования прогнозов, результат которого выражен в количественной или иной форме и представляет собой оценку возможного уровня спроса на продукт или состояния объекта каждого элемента цепи на будущий период времени.
Планирование – это процесс формирования планов по управлению ресурсами цепи поставок, основанных на бизнес-целях и прогнозах.
Закупка сырья и материалов – это процесс снабжения предприятия сырьем и материалами, которые используются для производства продуктов, упаковки или их продвижения.
Управление запасами – это процесс обеспечения запасами, необходимыми для операционной деятельности компании, при достижении определенного баланса между затратами на поддержание запасов и уровнем сервиса.
Складирование – это процесс, заключающийся в комплексе действий, отвечающим всем необходимым требованиям и правилам, связанным с характеристиками обрабатываемого продукта: приемке, сборке и хранении его запасов.
Доставка – это процесс физического перемещения продукта из одной точки в другую, например, перемещение сырья со склада поставщика до склада производителя для поддержания необходимого запаса в цепи поставок.
Управление ценами на логистические услуги – это процесс, оказывающий существенное влияние на ценообразование конечного продукта и его конкурентоспособность. Он заключается в непрерывном анализе и контроле ситуации на рынке логистических услуг и конкурентных предложений, выстраивании долгосрочных партнерских отношений. Цена на рынке логистических услуг может изменяться по разным причинам: регулярные сезонные колебания грузопотоков, правовое регулирование, растущая цена на топливо и электроэнергию, возникновение дефицита вследствие износа парка подвижного состава, повышение стоимости техники и транспортных средств, растущая цена на аренду недвижимости и другое.
Процессы, входящие в управление цепями поставок (Supply chain management, SCM) принято условно разделять на первичное и вторичное распределение товаропотоков (Primary distribution и Secondary transportation).
Первичное распределение включает в себя закупку сырья, полуфабрикатов или готового продукта и их доставку к местам производства, сборки или хранения.
Вторичное распределение товаропотоков – организация доставки готового продукта со склада до розничных магазинов или непосредственно до самих конечных покупателей.
Источник: lamacon.ru