Цели и задачи анализа бизнес процессов

Что это? Бизнес-анализ – использование методов и инструментов для выявления проблемных мест в коммерческой деятельности компании. Полученные результаты подскажут, как повысить эффективность бизнес-процессов, увеличить прибыль, исключить репутационные потери и т. д.

Как работает? Для проведения бизнес-анализа используются различные подходы и методологии. Одним из наиболее известных является мозговой штурм – групповые интеллектуальные усилия, направленные на поиск корня проблемы. Больше о сути и методах бизнес-анализа читайте в нашем материале.

1. Что такое бизнес-анализ
2. Примеры бизнес-анализа
3. Цели и задачи бизнес-анализа компании
4. Основы бизнес-анализа
5. 10 методов бизнес-анализа
6. 5 типичных ошибок бизнес-анализа

Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.
Бесплатно от Geekbrains

Что такое бизнес-анализ

Бизнес-анализ компании – это тщательное изучение всех направлений ее деятельности. После аналитической обработки полученных показателей можно выяснить, отклоняются ли фактические данные от плановых или средних по отрасли. На основе этого анализа руководство предприятия принимает конкретные решения, чтобы повысить эффективность производства.

Бизнес-анализ помогает выявить скрытые недостатки, закравшиеся в финансово-хозяйственную деятельность фирмы, равно как и обнаружить резервы для увеличения прибыльности предприятия. С его помощью легко планировать финансовые результаты в будущем.

Существует несколько видов бизнес-анализа:

• ресурсный анализ;
• анализ финансов;
• анализ инвестиций;
• анализ маркетинга;
• маржинальный анализ;
• анализ персонала.

Другими словами, все эти задачи и методы служат своего рода посредниками между теми, кому интересны полученные результаты. Они помогают разобраться в структуре, политике и деятельности предприятия, подсказывают решения, ведущие к достижению целей.

Понятие «бизнес-анализ» в научных кругах и в различных отраслях трактуется по-разному. Наиболее широкое распространение получили две интерпретации этого термина:

Бизнес-анализ в сфере экономики

В теории экономических дисциплин и менеджмента бизнес-анализ описывается как совокупность неких механизмов, помогающих определить точки роста компаний, выявить сложности в их работе и найти решение проблем, изменяя в дальнейшем некоторые процессы. По мнению специалистов подобная методика сближает понятия бизнес-анализа и консалтинга.

В такой интерпретации бизнес использует анализ для:

• понимания всей картины состояния бизнес-процессов в организации;
• поиска и привлечения соответствующих специалистов, способных найти выход из сложившихся проблемных ситуаций;
• перестройки бизнес-процессов с целью повышения эффективности предприятия;
• разработки универсальных принципов решения определенных задач в компании;
• оценки эффективности и других показателей поиска решения взаимосвязанных задач;
• применения инновационных технологий, внедрения современного программного обеспечения и прочего.

Для вас подарок! В свободном доступе до 28.05 —>
Скачайте ТОП-10
бесплатных нейросетей
для эффективного менеджмента
Помогут оптимизировать время на аналитику на 30%
Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

Бизнес-анализ объединяет в себе:

• состояние рынка;
• материально-производственную базу;
• инновационные производственные, компьютерные, рекламные и другие методы;
• используемые основные и оборотные средства, финансовую поддержку и риски;
• занимаемую компанией рыночную нишу и возможные действия конкурентов;
• общественное, финансовое и политическое окружение фирмы.

В результате проведенного бизнес-анализа на свет должна появиться эффективная стратегия, с помощью которой можно будет добиться увеличения прибыли в данный момент и в долгосрочной перспективе. В конечном итоге миссия организации будет исполнена.

Бизнес-анализ в сфере информационных технологий

В области знаний по IT-технологиям и автоматизации бизнеса понятие бизнес-анализа интерпретируется как поиск «плохих» бизнес-процессов для последующего реинжиниринга. В этой сфере термины анализа бизнес-процессов и бизнес-анализа означают одно и то же.

При запуске бизнес-анализа на данном направлении деятельности происходит глубокое изучение проводимых в компании работ с точки зрения их системной взаимосвязи, в результате определяется проблемный участок, его возможные перспективы и исправление.

Чтобы объективно оценить внесенные изменения, необходимо тщательно изучить полученный процесс и замерить эффективность выполняемых работ на этом же участке после завершения реинжиниринга.

Прежде, чем внедрять инновационные технологии и вносить любые изменения в существующий рабочий процесс, директор компании должен обязательно провести бизнес-анализ деятельности своего предприятия. Особенно, когда речь идет о внедрении компьютерных технологий. Стоимость программного обеспечения может быть достаточно высокой, а некорректно проведенная установка способна нивелировать весь экономический эффект от его использования.

Примеры бизнес-анализа

Бизнес-анализ компании поможет вам получить более четкое представление о ее текущем состоянии или определить потребности вашего бизнеса. Обычно такой анализ проводится, когда надо озвучить и подтвердить те решения, которые направлены на достижение целей.

Приведем пример бизнес-анализа. Поставлена задача: на условном заводе возросло время производства продукции и на складе начали скапливаться материалы.

Бизнес-аналитик проходит по всем этапам производства с замерами времени и выясняет, что один из станков часто выходит из строя. Возникает два альтернативных решения: купить и заменить детали или приобрести новый станок. Анализ финансовой составляющей показывает, что купить новый станок будет дешевле. После замены станка скорость производства возвращается к норме.

Это типичный пример проведения бизнес-анализа, который привел к выявлению проблемы и выбору решения, в результате применения которого завод получил конкретную пользу.

Воспользоваться бизнес-анализом можно в любой компании – и выпускающей какую-то продукцию, и оказывающей разного рода услуги. Например, вы организовали посадочную страницу вашего продукта, но заметили, что продажи при этом не возросли.

При поиске проблем выяснилось, что потребители заполняют форму обратной связи – вносят номер телефона, e-mail, но не нажимают кнопку «купить». Отследили 300 человек, которые оставили свои контакты, но ни одной продажи не произошло. Запустили анализ бизнес-процессов.

Во время обсуждения ситуации рабочей группой в составе IT- специалиста, верстальщика, провайдера банка выяснилось, что кнопка «купить» не работает на устройствах Samsung и на конкретном браузере. Посадочную страницу пришлось перенастраивать под все устройства и верстать заново.

После исправления ошибок рабочая группа собирается снова, чтобы выяснить, как выполняется KPI. Но бизнес-анализ не только помогает найти и устранить ошибки, с его помощью можно изменить курс компании. Например, продукт, явно уступающий по качеству продукции конкурентов, имеет такую же цену. Тогда придется изменить ценовую политику.

Бизнес-анализ деятельности предприятия – это достаточно сложный процесс, включающий в себя проектную часть. Его задача – поставить диагноз и назначить лечение. В чем-то этот процесс схож с аудиторской проверкой организации с целью выявления ее сильных и слабых сторон, а также с оценкой рисков вероятности того, что начнется процесс постоянных изменений.

К примеру, была поставлена задача: определить стратегию развития бренда в условиях рыночной неопределенности и высокой конкуренции. Решение придет только после полного бизнес-анализа деятельности компании и ее подрядчиков.

Цели и задачи бизнес-анализа компании

Бизнес-аналитики, изучающие процессы внутри компании, пытаются добиться следующих результатов:

• сократить расходы компании;
• разрешить все проблемные ситуации в компании;
• соблюдать сроки сдачи всех проектов;
• поднять результативность всех процессов компании;
• письменно задокументировать все верные критерии.

Стоимость проекта — если выполнение проекта по каким-то причинам задерживается, то затраты на продолжение работ могут спровоцировать повышение его стоимости. В том случае, когда в контракте на проведение разработки была прописана повременная оплата труда, его стоимость однозначно вырастет. Если же в договоре цена была жестко зафиксирована, то риск удорожания работ заметно снижается.

Для собственных средств предприятия подобная задержка не так важна, поскольку оплата рабочего времени имеет фиксированное значение. Проблема появится, если придется пересчитывать ресурсы, потраченные за этот период на выполнение данного проекта.

Стоимость возможностей бывает двух видов – утерянная прибыль и нереализованное сжатие финансовых расходов. Некоторые бизнес-проекты запускают специально для привлечения новых или дополнительных инвестиций. Когда же сроки выходят, компания перестает получать эти доходы. Другие бизнес-проекты решают задачу роста результативности рабочего процесса с обязательным сокращением финансовых вложений.

Каждый месяц просрочки приводит не к снижению, а росту затрат. Подобные финансовые ситуации никем и нигде не анализируются, что нарушает точность расчета окупаемости всего проекта. И самым печальным в этом случае становится снижение прибыли.

В крупных компаниях ответственность за своевременное завершение проектных работ лежит на менеджере этого бизнес-проекта. В этом случае бизнес-аналитик после проведенных им исследований должен гарантировать, что все требования будут выполнены в заданные сроки, даже если сам проект не будет до конца завершен.

Узнай, какие
ИТ-профессии входят
в ТОП-30 с доходом от 200 000 ₽/мес

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Источник: gb.ru

Зачем нужен и как проводится анализ бизнес-процессов компании?

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.

Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Сущность и цели

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения.

Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.

Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:

• высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
• существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
• низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
• длительное время поставки товара;
• чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
• проблемы со сроками выполнения договоров.

Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.

Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

• аудит бухгалтерской отчётности;
• изучается производственная документация;
• описывается алгоритм производства;
• изучается процесс в действии.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

• определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
• исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
• оценка выполнения установленного плана;
• анализ использованных возможностей предприятия;
• разработка плана оптимизации процессов.

Как осуществляется управление бизнес-процессами в организации – читайте в этой статье.

Все возможные виды бизнеса и их краткую характеристику вы можете найти здесь.

Методы анализа

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

1. Опрос руководства и работников предприятия.
2. Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
3. Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.

Алгоритм процедуры исследования следующий:

1. Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
2. Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
3. Установление проблемных участков.

Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.

Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:

1. Составляется перечень основных этапов цикла.
2. Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.

Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.

Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.

Визуальный анализ графических схем

Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

• подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
• любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
• выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.

По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.

Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.

Используемые показатели

Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.

Существует три их вида:

1. Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например:
2. Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции:
3. Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения. Например:

Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:

Анализ на примере конкретной компании

В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:

• Исследование проблем. В ходе работы выявлены слабые места:

• неравномерная загрузка сотрудников;
• не используются системы автоматизации;
• отсутствие комфортных условий работы.

• мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
• установить причины неравномерной поставки продукции;
• интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
• внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
• реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
• систематизировать стеллажи для облегчения доступа.

Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.

Источник: znaydelo.ru

Анализ бизнес-процессов

В компаниях анализ бизнес-процессов (АБП) выполняют чаще всего для того, чтобы оптимизировать те впоследствии, то есть упорядочить, упростить, соответственно, снизив задержки при их осуществлении и уменьшив издержки. Рассказываем, что собой представляет процедура, какой бывает и как выполняется.

Понятие анализа бизнес-процессов

Под АБП подразумевается сбор данных, по которым можно охарактеризовать структуру бизнес-процесса, собрать ключевые показатели. К примеру:

• Стоимость как самого процесса, так и отдельных его элементов (оплата труда задействованных сотрудников, оплата связи, амортизация и пр.).
• Качество. Если это внешний потребитель БП, например, клиент компании, этот показатель можно оценить по наличию и количеству жалоб, количеству брака, нештатных ситуаций, когда не выдерживались сроки или не удовлетворялись требования.
• Инструменты для управления. Их анализируют, чтобы убедиться в необходимости автоматизации операций и т. д.

Выполняя анализ бизнес-процессов на предприятии прежде всего непосредственно описывают их, после чего перечисляют исполнителей, указывают относящиеся к БП документы. Благодаря этому удаётся выявить проблемные места, из-за которых страдает качество предоставляемых компанией услуг и теряется прибыль. Также процедура позволяет найти возможности исправить ситуацию или упростить, оптимизировать, автоматизировать операцию, чтобы предприятие получало от неё больше выгод.

Выполнять анализ бизнес-процессов в организации рекомендуется регулярно, причём особенно в моменты, когда начинаются неприятности с клиентами, когда растут расходы и появляется кассовый разрыв, когда компания становится менее конкурентоспособной. Другие случаи — проведение реструктуризации (когда надо построить более эффективную оргструктуру), реинжиниринга БП, а также масштабирование, выход на новые рынки.

Виды анализа БП

Чаще всего, инициируя процедуру, в компаниях собирают нужные данные по стоимости, качеству, производительности, другим важным для неё показателям и анализируют их в динамике. Однако этого может быть недостаточно, из-за того что при таком изучении упускаются многие важные детали.

Гораздо разумнее применять два вида анализа бизнес-процесса, позволяющих получить более детальную картину.

Качественный анализ

По сути, это аналитическая деятельность, при которой изучаются субъективные оценки: как выполняется работа, соответствует ли она требованиям и пр.

• SWOT-анализ. Он сводится к выявлению сильных и слабых сторон процесса, а также моментов, которые можно улучшить, и имеющихся угроз. При применении этого метода анализа бизнес-процессов обычно составляется таблица, куда и вносятся перечисленные данные. К примеру, сильные стороны — процесс автоматизированный), слабые — регулярно срываются сроки поставки. Соответственно, что можно улучшить: подумать, как сократить сроки, иначе это будет угрожать компании потерей клиентов, прибыли либо ухудшением качества, если сотрудники поспешат и уложатся в сроки в ущерб ему. Чтобы получить данные для SWOT-анализа, проводят опрос руководителей, сотрудников.
• Выделение проблемных областей. При применении этого метода составляют схему процесса с указанием функций, исполнителей, после чего отмечают на ней зоны, где есть проблемы. Например, если не выдерживаются сроки поставки, то проблема может быть в несвоевременной закупке сырья или нехватке рабочих рук. Другой вариант — когда не прописаны должностные инструкции, и сотрудники не выполняют свою работу в полной мере, из-за чего производство простаивает. Когда проблемы найдены, обсуждают наиболее эффективные пути их решения и решают их.
• Ранжирование БП. Это метод анализа, при котором разбираются все операции организации, находящиеся в фокусе, после чего оценивается важность и эффективность каждого из них. По итогам выбирают те, что незамедлительно нуждаются в оптимизации. Как правило, проводится всё очень оперативно, во время мозгового штурма. Но полностью полагаться на такие результаты не стоит (особенно для долгосрочных проектов) из-за высокой субъективности метода.

Также может применяться ещё один способ — исследование процесса по отношению к конкретным требованиям, применяемым для БП в тех или иных отраслях. То есть в этом случае анализируют деятельность на соответствие принятым стандартам. При этом также собирают всю информацию, изучают её и ищут пути улучшения, оптимизации операции.

В любом случае опираться только на данные субъективных оценок не рекомендуется, если только их не собирает специалист с большим опытом, подходящий здраво к процедуре.

Количественный метод анализа бизнес-процессов

Он предполагает изучение ключевых показателей:

• Процесса. Имеются в виду данные, которые характеризуют его течение и описывают затраты на него. К примеру, сколько времени тратится, денег, сырья, сколько сотрудников задействовано. При этом важно учитывать факторы, влияющие на цифры (сезонные колебания, например).
• Продукта (товара или услуги). Прежде всего это объём произведённой продукции (и соответствует ли он плану), наличие брака и т. д.
• Степень удовлетворённости потребителей (внутренних и внешних). То есть довольны ли они продуктом, качеством сервиса, сроками поставки и пр.

В рамках такого анализа можно изучать бизнес-процесс в сравнении с аналогичными процессами предприятий-конкурентов, например, сколько функций он предполагает, сколько персонала задействовано, есть ли автоматизация. По итогам легче судить об эффективности бизнеса и выявлять пути её повышения.

Показатели эффективности бизнес-процессов

Выделяют ряд количественных показателей БП, указывающих на их эффективность и рассчитывающихся по формулам:

• Сложность. Параметр показывает, насколько сложна структура БП. Для расчёта количество уровней декомпозиции модели БП делят на сумму экземпляров.
• Процессность. Параметр указывает, процессный ли БП или проблемный. В последнем случае отсутствуют причинно-следственные связи между экземплярами модели БП. Для расчёта количество таких «разрывов» делят на сумму классов БП.
• Контролируемость. БП контролируемый, если количество его собственников равно сумме их классов. От этого параметра зависит эффективность управления.
• Ресурсоёмкость. По этому показателю судят об эффективности использования ресурсов. Для расчёта их количество делят на количество результатов БП.
• Регулируемость. Это параметр, указывающий на уровень регламентации БП (регулируется ли он нормативными документами). Для расчёта их количество делят на количество классов БП.

Технология Process mining для анализа

Process mining — это процессная аналитика. По сути, это совокупность методов и подходов для визуализации и анализа бизнес-процессов. При применении технологии изучается журнал событий, который есть в современных информационных системах, и по результатам строится модель исследуемого процесса.

Благодаря этому можно выявить:

• ненужные циклы согласования;
• ненужные функции;
• неэффективных исполнителей;
• действия сотрудников, из-за которых ухудшились показатели, и пр.

Также технология позволяет наглядно увидеть, как развивается процесс и как изменится после оптимизации. Правда, из-за того что анализ возможен лишь при наличии событий в журнале, применять технологию можно только там, где эти журналы есть. Речь идёт о BPM-системах, ERP и других ПО.

Управление бизнес-процессами как путь к повышению эффективности работы

Любая компания — это последовательность функций. В то же время в ней будут выделяться повторяющиеся действия, операции, которые определяют всю её деятельность и напрямую влияют на прибыль и успех в бизнесе. Соответственно, чтобы управлять прибылью, важно научиться управлять бизнес-процессами и регулярно оптимизировать их.

Это сложный поэтапный процесс, включающий:

• Инвентаризацию. Для этого надо выявить все выполняемые бизнес-процессы, хоть это и непросто, поскольку их не всегда можно «увидеть». Чтобы лучше справиться с задачей, рекомендуется опрашивать сотрудников, руководителей подразделений, анализировать типовые отраслевые классификации бизнес-процессов. Это можно делать самостоятельно или с помощью приглашённого консультанта.
• Описание БП. На этом этапе изучают последовательность действий сотрудников при выполнении тех или иных операций. Потом описания анализируют на предмет наличия проблемных зон. Позже по ним составляют регламенты для сотрудников.
• Организацию. Этап предполагает построение внутренней структуры БП — описание хода, используемых ресурсов, руководства, документов, регламентирующих его.
• Контроль БП. На этом этапе анализируется структура процесса, отслеживаются показатели, по результатам которых также можно говорить о его совершенствовании.
• Контроль загрузки сотрудников. Для его осуществления устанавливаются стандарты затрачиваемого времени, на которые нужно ориентироваться, и оцениваются показатели сотрудников. Если цифры не совпадают, разбираются почему и корректируют их.
• Учёт расходов. Имеются в виду затраты по бизнес-процессам. Особенно этап актуален, когда падает прибыль организации, поскольку он позволяет понять, что стало причиной: рост стоимости сырья, обслуживания оборудования и т. д. Исходя из этого, решают проблему.
• Анализ сбоев. Выявляются проблемные места в БП, из-за которых теряется прибыль.
• Оптимизацию процессов. По сути, это их совершенствование, реорганизация, проведённые по результатам анализа.

Выводы

Анализ бизнес-процессов — одна из важнейших процедур, позволяющая предприятиям успешно расти и развиваться. Проводиться она должна регулярно и особенно в моменты, когда ухудшается контролируемость, финансовое положение либо когда компания просто осваивает новые направления в бизнесе.

Важно отметить, что универсальных методик, способов для проведения анализа бизнес-процессов нет. Желательно изучить все инструменты, а затем выбрать наиболее подходящие для вашего бизнеса.

Источник: bbooster.online