Цели и задачи бизнес форума

От успешного проведения форума зависит имидж вашей компании.

Вы планируете наладить деловые связи и найти новых партнёров?
Вы хотите задавать тенденции, а не следовать им?
Для вас важно зарекомендовать себя как экспертов и завоевать доверие широкой аудитории?

Тогда проведите форум в Москве или другом крупном городе. А команда агентства «Мовенс» поможет организовать мероприятие на высшем уровне. Мы знаем, как впечатлить участников и гостей.

Форум – это площадка для знакомства и общения предпринимателей. Здесь заключаются крупные сделки и формируются гениальные идеи. Когда вы становитесь организатором подобного мероприятия, получаете редкую возможность многократно расширить свою аудиторию. Вы выйдете на новый уровень и займёте лидирующую позицию на рынке.

Однако, чтобы достичь желаемого результата, важно оставаться хозяином положения, вдохновлять и удивлять людей. У форума сложная структура, он объединяет в себе несколько форматов. Например, конференцию или семинар, презентацию, фуршет и развлекательную программу.

Виды форумов

У нас внушительный опыт в организации деловых мероприятий. Вы можете доверить нашей компании подготовку форума любого масштаба.

Организация международных форумов предполагает приглашение делегаций, спикеров и гостей из других государств.
Организация образовательного форума рассчитана на специалистов конкретной отрасли или привлечение молодой аудитории.
Молодёжный форум стимулирует активность молодёжи для реализации свежих идей и творческих проектов.
Бизнес-форум рассчитан на предпринимателей, заинтересованных в развитии и поиске надёжных партнёров.

Мы знаем, как спланировать мероприятие, чтобы его магия подействовала на каждого гостя.

План организации форума: мероприятие под ключ.

Форум – многогранное и массовое мероприятие. Поэтому очень важно создать комфортные условия для каждого гостя. Нельзя допускать, чтобы хоть один человек заскучал. Поэтому наша команда разрабатывает грандиозный сценарий, ориентируясь на предпочтения и ожижения аудитории, специфику форума и цели наших клиентов.

В результате гости получат новые знания, смогут обменяться опытом, найдут единомышленников и отлично проведут время. Они будут в восторге и с радостью расскажут о вас своим друзьям, знакомым и подписчикам в социальных сетях.

Мы рекомендуем начать подготовку заранее, в идеале за 4-5 месяцев, чтобы уделить максимум внимания каждому этапу.

Поиск площадки

Ищем подходящую площадку для форума. Это может быть выставочный центр, конференц-зал, концертный зал и другие многофункциональные помещения.

Оформление зоны

Оформляем зал, продумываем зонирование и рассадку. Устанавливаем баннеры, рекламные конструкции, декор, расставляем мебель.

Размещение участников

Бронируем номера в отеле для участников и спикеров. Рассчитываем точное количество иногородних гостей и учитываем их пожелания.

Организация перевозок

Не переживайте и транспортировке участников мероприятия до места его проведения! Мы организуем для них быстрое и комфортное перемещение.

Организация питания

Организуем встречу и питание гостей, в том числе кейтринг и кофе-брейки. Мы понимаем, что необходимо делать перерывы для отдыха и неформального общения.

Сценарии мероприятия

Разрабатываем развлекательную программу. Это может быть шоу, конкурсы и викторины, интерактив, живые выступления, мастер-классы и другие способы вовлечения аудитории.

PR кампания

Продумываем рекламную кампанию для расширения аудитории: создаём сайт, рассылаем приглашения, запускаем партнёрские программы.

Профессиональная сьемка

Проводим фото и видеосъёмку с предоставлением фотоотчёта. Яркие кадры вы можете использовать на сайте и социальных сетях.

Профессиональное оборудование

Предоставляем техническое оборудование: проектор, кликер, аудиосистему с микрофонами и т.д. Обеспечим современный формат мероприятия.

Персонал и артисты

Привлекаем переводчиков, промоутеров, барменов и бариста, а также другой персонал. У нас широкая база подрядчиков, и вам не придётся тратить время на поиск.

обратиться к профессионалам для организации форума

Пять причин

Обращаясь к профессионалам в организации мероприятий любых форматов, вы всегда можете быть уверенны что ничего не ускользнет от их внимания и все запланированное будет реализовано точно в срок и согласно всем требованиям.

Экономия времени

Мы действуем уверенно и быстро, ведь уже многократно принимали участие в проведении крупных форумов.

Всё включено

Не придётся самостоятельно искать персонал для работы на площадке. Возьмем на себя все организационные задачи.

Источник: movens.ru

Организация форумов и особенности их проведения

Организация форумов — одно из наиболее эффективных решений, направленных на коммуникацию в современных реалиях. Универсальным инструментом взаимодействия в рамках таких мероприятий становится общение.

Правила проведения

Правила организации и проведения форумов зависят от выбранной тематики, масштабов мероприятия, численности аудитории, требований, предъявляемых к специальному оборудованию и информационной поддержке. Основная цель подобных конференций — обсуждение узкоспециализированных тем. Требованием к выступлениям участников становится максимальная предметность, ввиду чего их подкрепляют авторскими докладами, презентациями и видеосвидетельствами.

Организация международных форумов строится по перечисленным правилам. Основной аудиторией встреч образовательного характера становятся педагоги и руководители образовательных учреждений, чья задача — изучение новых программ обучения и презентация курсов и семинаров. Организаторы чаще всего ставят перед собой конкретные цели:

Презентация черт образовательного мирового пространства и возможность интеграции.
Демонстрация достижений международной образовательной системы.
Представление конкретного города в качестве открытой площадки для обмена опытом.
Популяризация современных технологий в образовании в контексте международного обмена информацией.

Проведение молодежных форумов

Подобная инициатива, идущая от талантливой молодежи, требует правильной организации форума. Предварительный этап требует:

Определения целей и задач грядущего мероприятия.
Формирование документации о проведении форума.
Составление оргкомитета.
Выбор учредителей форума.

Организация форумов в описанном порядке гарантирует, что инициатива молодежи найдет поддержку, а для реализации творческих проектов будут созданы комфортные условия.

Проведение

Организации деловых форумов и экономических сообществ отводится отдельное место среди ежегодных деловых мероприятий. Их основная цель — становление практических инструментов, повышающих эффективность бизнеса. Особенности организации таких форумов следующие:

Набор организационного комитета.
Выбор площадки для проведения.
Обеспечение транспортом.
Разработка культурно-развлекательной программы.

Всеми пунктами занимаются организаторы мероприятия.

Основные цели

Организация бизнес-форумов и прочих конференций преследует такие цели:

Предоставление специалистам конкретной отрасли возможности общения друг с другом, обмена опытом, формирования новых деловых контактов и социальных связей.
Получение эксклюзивной информации о состоянии дел в отрасли.
Изучение новых материалов и прослушивание докладчиков.

Залог успеха проводимого мероприятия кроется в продуманной и тщательной подготовке, начинающейся задолго до события.

Подготовка к проекту

Процесс подготовки к организации форумов делится на несколько составляющих:

Разработка концепции и набор аудитории. На данном этапе определяются аргументы в пользу и против выбранной тематики. Рассматриваемые вопросы должны быть интересны читателям, вызывать бурные обсуждения и подразумевать неоднозначную трактовку. Такой подход может привлечь большее количество гостей.
Составление программы мероприятия по пунктам. Устанавливается очередность выступлений выбранных спикеров. Желательно чтобы информация в их докладах подавалась от общего к частному.
Выбор способа информирования аудитории о предстоящем форуме. В целях рекламы могут использоваться радиостанции, телевизионные каналы. Основной упор необходимо сделать на различные интернет-площадки, особенно если организуется IT-конференция.
После определения конкретных даты и времени проведения форума начинаются поиски подходящего помещения.

Проведение IT-конференций требует обеспечения трансляции мероприятия в прямом эфире. Комфорт участников и докладчиков не менее важен: необходимо организовать зоны отдыха и общения без участия прессы.

Организационные моменты

При организации форума требуется грамотный подход, точное определение темы и правильная расстановка акцентов. Участники мероприятия должны быть оповещены заранее, что дает гостям время на принятие решения об участии и подготовку. В случае необходимости создается пресс-релиз события.

Организаторы продумывают кейтеринг и подбирают обслуживающий персонал для проведения банкета. Поиск квалифицированных кадров перед мероприятием может значительно усложниться из-за высокой занятости последних. Меню также требует тщательной проработки.

На случай непредвиденных обстоятельств необходимо формирование временного резерва, что необходимо учитывать при тайминге. Это позволяет организаторам скорректировать действия в случае, если что-то пойдет не так.

Трибуна для выступлений должна быть правильно оборудована. На ней обязательно должна быть чистая вода. Форум требует присутствия технического специалиста, способного обеспечить работу оборудования и быстро устранить неполадки.

Трансфер и проживание гостей организуются в соответствии с их статусом. Транспорт должен быть представлен комфортабельными микроавтобусами с водителями и автомобилями класса люкс.

Площадка для организации форума выбирается с учетом определенных параметров:

Расположение. Площадка должна находиться в доступном месте, до которого легко добраться.
Наличие парковки. Обязательное условие для участников и гостей, прибывающих на собственном транспорте.

Дата и время проведения форума согласовываются с выбранными ведущими. Необходимо подбирать профессиональных специалистов, способных провести узкоспециализированное мероприятие с большим количеством участников.

Организация и проведение форумов — задача, требующая больших финансовых и временных затрат. Ответственный за проведение мероприятия, ведущий и их ассистенты должны учитывать большое количество информации и уметь ею грамотно пользоваться, дабы не допустить ошибок и избежать проблемных ситуаций.

Источник: fb.ru