Цифровизацией называют внедрение цифровых технологий в разные сферы жизни человечества: от повседневного быта до производства, бизнеса и государственного управления. Применительно к организациям часто говорят об автоматизации бизнес-процессов. Но это понятие гораздо уже цифровизации — оно подразумевает «прямой» перевод в электронный вид всех этапов существующего процесса без серьезного пересмотра его логики. В то время как цифровизация вносит существенные изменения в саму модель процесса и даже может становиться центром корпоративной культуры.
Самый очевидный пример цифровизации в бизнес-процессах — отказ от привычного визуального образа бумажного документа в электронном виде и его трансформация в некий новый формат (сообщение в системе, запись в справочнике и пр.). Другой пример — встраивание в бизнес-процессы новых технологий, например, механизмов искусственного интеллекта для обработки и анализа данных. В этом случае полностью меняется схема взаимодействия человека с информацией.
Process Mining Цифровизация бизнес-процессов компании цифровая трансформация
Почему не автоматизация?
Разницу можно увидеть на простом примере с договором:
Все вручную и на бумаге
инициатор создает документ, распечатывает и лично относит на согласование юристу в соседний кабинет, по итогам согласования его подписывают, регистрируют в бумажном журнале в юридическом отделе.
Есть общий сервер и диск для всей компании
юристы хранят в общем доступе шаблоны договоров, а делопроизводители ведут журнал регистрации в Excel. Инициатору становится проще создать договор — достаточно заменить данные о контрагенте и условия в шаблоне, уже начинается автоматизация.
Согласование по электронной почте
договор создается из общего шаблона, а на согласование отправляется по электронной почте — можно сказать, что процессы переведены в электронный вид. Правда в этом случае, как и во всех вышеперечисленных, соблюдение контрактной политики, сроков и порядка согласования — остаются на ответственности сотрудников.
Цифровизация — это не просто отказ от бумаги и автоматизация процессов, это комплексный подход к их улучшению с помощью самых современных технологий, в том числе искусственного интеллекта.
Например, для того же процесса с договорами можно использовать более удобные механизмы для рутинных действий:
- контроля соответствия процесса регламентам компании и его ускорения на всех этапах, своевременного подключения необходимых согласующих;
- быстрого сравнения версий, выделения изменений;
- автоматической регистрации и отправки контрагенту после подписания;
- напоминания о сроках возврата исполнения обязательств.
Какие процессы цифровизировать сегодня?
Самые популярные для цифровизации процессы — делопроизводство и договорная работа. Решений на ИТ-рынке представлено много, методики внедрения опробованы, и компании довольно быстро получают измеримый эффект. Настало время обратить внимание на другие области.
Кадровые процессы
Традиционно это трудоемкая сфера, наполненная рутинными процедурами, с низким уровнем доверия к цифровизации. HR-процессы включают большой блок задач:
Что такое цифровизация бизнеса?
- рекрутинг и прием сотрудников;
- планирование и оформление отпусков;
- оформление и организация командировок;
- перемещение и увольнение сотрудников;
- ознакомление с приказами и локальными нормативными актами (ЛНА);
- оценка и обучение персонала.
Интеллектуальные решения для управления кадровыми процессами могут помочь с подбором резюме, составлением индивидуального плана обучения, подготовкой авансовых отчетов в командировках и даже прогнозированием увольнения.
Примеры использования таких технологий уже есть в России. Так цифровизация кадровых процессов в НПФ «Сургутнефтегаз» позволила снизить трудоемкость инспекторов по кадрам в 4-6 раз. В организации цифровизованы учет рабочего времени, составление графика отпусков и формирование приказов, проведение обучения и командировки.
Цифровая бухгалтерия
Наступает новый виток цифровизации процессов в бухгалтерии. Учетные системы уже несколько десятилетий помогают отслеживать перемещение денежных средств по счетам. Но документы поступают из разных источников: электронная почта, сервисы обмена юридически значимыми электронными документами, курьерская доставка или экспресс-почта. И если электронные оригиналы без особых усилий попадают в систему, иногда даже автоматически, то бумажные экземпляры заносятся вручную — в виде скан-копий. В таких условиях сложно поддерживать упорядоченное хранение документов, а налоговые проверки становятся серьезной головной болью, которая парализует всю работу отдела.
Сегодня работу бухгалтера можно сделать удобнее. Благодаря применению интеллектуальных механизмов первичные учетные документы могут обрабатываться без участия сотрудников. Специальные сервисы обеспечивают полный охват всех источников поступления документов, обработку сканов и отражение в учетной системе. А хранение документов в едином финансовом архиве позволяет легко подготовиться к финансовым и налоговым проверкам.
Интеллектуальные решения для обработки документов уже применяются для разных задач. Например, в ходе цифровизации бухгалтерии в КАО «Азот», одном из крупнейших предприятий химической отрасли России, обработка первичных документов по учету движения ТМЦ и платежных поручений организована с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario.
Создание общих центров обслуживания
Для сокращения затрат многие крупные компании передают часть функций (юридические и кадровые процессы, бухгалтерский учет, сервисные центры) в выделенные подразделения — общие центры обслуживания (ОЦО). Такие обособленные подразделения могут работать действительно эффективно только при наличии каналов быстрого взаимодействия с другими учреждениями и удобного доступа к документами организации.
Для цифровизации ОЦО предлагаются комплексы решений:
- централизованная бухгалтерия: организация единого финансового архива, интеграция с учетными системами и интеллектуальная обработка первичных учетных документов, юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами;
- HR-служба: полный цикл кадрового делопроизводства в цифровом виде — от рассмотрения и утверждения кандидатов до планирования и оформления отпусков, организация долговременного юридически значимого электронного архива документов и подключение к процессам неавтоматизированных сотрудников через чат-боты в мессенджерах;
- юридический отдел: подготовка и регламентированное согласование договорных документов, упорядоченная работа с доверенностями и контроль их сроков действия, интеллектуальные сервисы для сравнения версий документов и контроля наличия обязательных реквизитов;
Единое окно поможет сотрудникам быстро оформить любой запрос — от заказа справок до оформления заявки на ремонт или получениевыдачу оборудование. Интеллектуальные механизмы ускорят формальные процедуры, помогут в классификации запросов и извлечении данных из обращения, заполнении карточки. А благодаря чат-ботам услуги доступны даже вдали от офиса всем сотрудникам. Они всегда могут получить актуальную информацию об этапах и результате работ по обращению.
Применение ИИ в управлении бизнес-процессами
Концепция непрерывных улучшений применима не только в производстве. Если вы давно используете информационные системы для основных бизнес-процессов, то всегда можно сосредоточиться на интенсивном развитии. То есть обратиться к действующим цифровым процессам и сделать их лучше: работать над сокращением ошибок и уменьшением рутинных операций. Здесь на помощь приходят интеллектуальные сервисы, такие как Directum Ario, которые способны:
- разделить входящий поток на документы и классифицировать их, извлечь информацию и заполнить реквизиты в регистрационных карточках в системе;
- определить ответственного сотрудника и направить документ ему на проверку;
- готовить проекты резолюций и предлагать руководителю исполнителей по документу;
- сравнить согласованный внутри компании договор с подписанной бумажной версией, полученной от контрагента, и выделить все расхождения;
- упростить и ускорить поиск документов за счет обработки запросов на естественном языке без указания точных критериев.
Перевести взаимодействие в полностью цифровой вид невозможно без создания условий для длительного хранения электронных юридически значимых документов с соблюдением требований законодательства.
Только планомерная оптимизация всех процессов предприятия позволит выйти на путь к полностью цифровому взаимодействию как внутри компании, так и с контрагентами, минимальным издержкам и высокой конкурентоспособности.
Поделитесь новостью
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
Источник: www.directum.ru
Насколько глубоко нужно оцифроваться компаниям, чтобы выжить в новых условиях
Пандемия коронавируса вскрыла интересное явление, которое могло еще годами существовать и медленно убивать бизнес – конфликт опыта и компетенций при внедрении цифровых технологий. IT-специалисты часто не могут ответить руководству, сколько денег и прочих выгод принесет диджитализация компании, а руководство не видит дополнительной ценности в этом.
Цифровизация – одна из составляющих многогранного процесса цифровой трансформации, в который входит также автоматизация и диджитализация компании. Это перевод рутинных операций в онлайн ради повышения скорости и продуктивности работы. Он является начальным этапом длинного пути перемен, который предстоит пройти современным компаниям.
Суть цифровой трансформации сводится к внедрению цифровых технологий во все аспекты бизнеса. По данным опроса компании Amrop, 69% руководителей компаний считают тему цифровизации приоритетной. Но только 28% понимают суть будущих изменений в своей организации после презентации проектов экспертами.
Чтобы больше людей из бизнеса научилось видеть истинную ценность цифровизации, а эксперты сферы смогли доступно объяснять ее на живых примерах, мы в Финансовой Академии Актив создали «PRO Digital: Клуб цифровых инноваций». На его встречах и площадках владельцы, руководители и сотрудники компаний обмениваются опытом, обсуждают насущные проблемы функционирования компаний, а эксперты по трансформации и диджитализации бизнеса — делятся собственными успешными кейсами и цифровыми инструментами. Неопределенность, которую создал коронавирус, бросила компании в равные условия неизвестности и поставила перед выбором: действовать или выжидать. Те, кто выбрал действовать, активно знакомятся с преимуществами цифры и пожинают плоды. Те, что выжидают, теряют шансы на экспресс-расширение бизнес-возможностей.
Цифровизация бизнес-процессов
Про цифровизацию бизнес-процессов и направления по совершенствованию бизнес-экосистемы рассказывает Людмила Гонтарь, эксперт International Cyber-Terrorism Regulation Project (ICTRP).
В настоящее время актуальными являются проблемы развития бизнеса в условиях цифровой глобализации и повсевместным внедрением различных цифровых решений. Дело в том, что бизнес-процессы в тех или иных секторах, которые развивает предприятие также претерпевают значительные изменения. Это касается не только IT-отдела, но и отдела по продажам, маркетинга и даже юридического отдела. В данной статье не ставится цель выяснить почему это произошло, как известно бороться с уже случившимся невозможно, но возможно изучить следствие из этих процессов и предложить цифровые методики развития бизнес-направлений в новой реальности.
Следует отметить, что крупные интернет-игроки все больше внедряют цифровые платформы и бизнес-решения в сфере цифры, следовательно остальная бизнес-среда должна изыскивать возможности для поддержания конкурентных преимуществ. Большинство бизнес-решений опирается на процесс автоматизации либо сильных айтишников, в надежде на скорый рост. Однако это лишь вершина айсберга.
«Три всадника цифро-бизнес идей»
Как верно отмечает, Т. Сибел существует несколько процессов цифровой трансформации (я бы их назвала «три всадника цифро-бизнес идей»):
— Облачные решения;
— Big data;
— Искусственный интеллект.
Однако моментальное внедрение бизнесом данных «заголовков» не поможет стать одной из крупных компаний, наоборот принесет большие траты и скорое банкротство. Задача состоит не в том, чтобы осуществлять поиск IT-специалистов, которые это все быстрыми темпами «нарисуют» в вашей компании. Это скорее промежуточный результат и то не первостепенный, хотя является важной ступенью к развитию бизнес-экосистемы.
Важно понимать, что развитие данных направлений должно обеспечиваться не только IT-отделом, но и всей бизнес-экосистемой вашего предприятия. IT-отдел безусловно выступает своего рода «нексусом» всех остальных процессов, но не панацеей. Отделы маркетинга, отделы безопасности, отделы продаж, юридический отдел, отдел аудита (какие-то элементы либо отсутствуют, либо интегрированы между собой), должны напрямую взаимодействовать с IT, а руководители должны задавать вектор внедрения решений цифровой трансформации.
В действительности это не должно выглядеть так, что руководитель IT-отдела и сам отдел, задают идею, а она в итоге не востребована. Как раз наоборот! При отлаженном взаимодействии всех структурных элементов бизнес-экосистемы получится сильная система, способная развивать и продавать готовые решения.
Какие задачи/вопросы важно решить при цифровизации компании нового формата?
Я позволю себе вычленить несколько важных вопросов, которые требуют решения, с точки зрения, цифровой трансформации в бизнес-экосистеме:
— Организационные, которые основываются на выборе той или иной методики управления проектом. Это либо agile-метод, либо DevOps-метод, либо их комбинирование. Данные методы важны для построения отлаженного взаимодействия и четкого формирования процедуры работы, для новых работников. Кроме того, это укрепляет цифровую экосистему (данные методы пришли к нам из IT-сферы);
— Политические, которые основываются на теории игры. Никто не говорил, что у Вас не будет существовать конкуренции между руководящими составом. Теория игры поможет устранить излишнюю конкуренцию между руководителями подразделений и направит на «выигрыш для всех». Подобный алгоритм не является идеальным, так как вопросы финансирования актуальны для всех, если даже существует видимая перспектива получить больше финансирования тому или иному подразделению и упразднению другого подразделения, то в итоге получится замкнутый круг. Обе стороны будут проигравшими, а если существует принцип «выгода для всех», даже это не 30 млн долларов на каждого начальника отдела, это безусловно позволяет компании расширяться и продвигаться в новых бизнес-направлениях. Расширение бизнес-направлений создаст большую выручку и следовательно внутренний бюджет компаний;
— Экономические, которые относятся к сложной задаче маркетинга и продаже продукта. Совершенно неверно полагать, что вы должны выдать всю картину вашим менеджерам и писать за них коммерческое предложение. На моем опыте это приводило лишь к излишней загруженности юридического отдела и создание фигур-незаменимых людей. Незаменимые люди, несмотря на их активность, создают сложности для системы обучения новичков и внедрения процедур работы. Здесь важно, подобно опыту крупных интернет-игроков, внедрять систему коммуникации отдела продаж и маркетинга. Менеджеры должны знать базовые характеристики ваших продуктов и решений;
— Цифровые, которые дорого окупаются любой компании. Написать код быть может не столь сложно, а вот разработать приложение, особенно с финансовой функцией – сложная задача. Это объясняется не только тем, что приложения, это трудоемкая работа и есть отдельное звено разработчиков. Есть вопросы безопасности финансовой информации, персональных данных на кредитных карточках и т.д. Это делает процесс более трудозатратным и диктует условия взаимодействия с различными отделами.
Безусловно данные задачи решаются не одним днем, они должны прорабатываться постепенно. При этом процесс согласования тех или иных вопросов не должен превращаться в «бумажный футбол», который представляет собой формальное согласование проектов и выверку юридическим отделом текстовых неточностей. Необходима единая проектная команда, которая учитывает замечания структурных подразделений и предлагает улучшений той или иной идеи.
Немаловажным является учет не только структурных изменений бизнес-экосистемы, но и рисковых показателей. При этом риски могут быть не только финансовые, но и цифровые, организационные, юридические. Риск-факторы должны определяться постоянным мониторингом бизнес-процессов на предприятии и активности конкурентов. Цифровые риск-факторы не оцениваются по одному риск-фактору, обособленно от других риск-факторов. Необходима оценка цифровых риск-факторов в совокупности и единый гайд, в котором (в заключительной части) будет описано кратко и доступно «если внедрено это….,то….», «если не внедрено……, то……» и наконец «в общем сложности показатели……, следовательно изменения………» и т.д.
Огромные затраты на цифровые проекты. Аутсорсинг в условиях цифровизации предприятия
Чаще всего большинство компаний, полагают, что необходимо отдать некоторые отделы на аутсорсинг (например, юридический или весь IT-отдел). Однако, сам по себе процесс аутсорсинга губителен для компании по двум причинам. Во-первых, Вам придется каждый раз погружать коллег в ваши проекты, что занимает огромное количество времени, в то время как Ваши конкуренты создают идеальный продукт. Во-вторых, необходимо посмотреть на это более конкретно, так как современные соглашения в отношении неразглашения коммерческой тайны и «ноу-хау», действуют слабо и прописать договор и плюс внедрить положение о конфиденциальности информации практически сведет Ваше малое предприятие в нулевую перспективу или шанс на успех.
Большинство компаний в надежде на высокую производительность аутсорсинга полагают, что это увеличит прибыль в разы. Кроме того, не придется нанимать людей, заключать с ними договоры, оформлять и т.д. Однако аутсорсинг только с первого описания в интернет-ресурсах является привлекательным и если Вы не крупная корпорация, то Вам следует внимательно взглянуть на рисковые-показатели:
1) передача внутрикорпоративной информации;
2) передача сведений ноу-хау;
3) подготовка документированной базы для правильного оформления договоров;
4) интеллектуальная собственность на приложения подготавливаемые аутсорсинговой компанией.
Всем известны времена, когда благодаря инсайду информации обвалилось не мало финансовых рынков, а за ними и банковских холдингов и компаний. Потому важно просчитывать, насколько вы готовы идти на риск при использовании аутсорсинга.
Исключить мифы о «Трех всадниках цифро-бизнес идей»
В условиях огромного количества информации большинство бизнес-проектов стремятся повторить ошибку, которая была совершенна в 50-60-х года, а именно использовать «символические подходы» к искусственному интеллекту. Символический подход предполагает проведение исследований искусственного интеллекта на правилах, ему же противоположный метод, предполагает исследование и построение систем статистического распознавания.
Следует анализировать не только технические возможности направлений цифровизации, но и сопоставлять их с существующими потребностями социальной и экономических сфер. В противном случае ваш результат будет включать «исследование ради исследования» и если у вас нет научного сектора, то вероятно Вас не удовлетворит данный результат.
Приведем кейс об успешном внедрении облачных технологий. Компания «Z» проанализировала внедрение облачных технологий на предмет использования в качестве вспомогательного сервиса по увеличению продаж услуги. Далее, Центру речевых технологий был делегирован переход в облако из-за широких возможностей обслуживания большого количества пользователей без задержек. Одним из продуктов также стал облачный сервис синтеза речи, который синтезировал речь прямо с веб-сайта или при помощи API ключа. Таким образом, компания получила не только высокий поток клиентов ввиду спроса на услугу, но предприняла попытки внедрения новой услуги исходя из обратной связи клиентов.
Подобный кейс применим не только к социальной сфере, облачные хранилища также применяются в сфере курьерских доставок, в сервисной разработке продукта и, кроме того, в оптимизации процесса внутри компании. Особенно важно подчеркнуть оптимизацию внутри компании, так как вам совершенно не обязательно отягощать свой процесс внутренними информационными приложениям, для связи 15 человек, вам достаточно облачного обмена данными. Подобное решение позволит вам гораздо быстрее проводить работу над документами и осуществлять общение в реальном времени. Также полный отказ от облачного хранилища как внутренней оптимизации процессов, даже при внедрении внутреннего приложения для компании, является опрометчивым решением. Это объясняется повсеместной виртуализацией процессов, которая будет полезна как для хранения данных, так и построения бизнес-процессов.
Юридические риск-факторы не прикладной материал, а реальный движок к ресурсам предприятия (в особенности малого и среднего бизнеса).
С цифровизации бизнес-процессов и внедрения новшеств в бизнес-экосистему, приходят новые юридические алгоритмы. Юридические алгоритмы – положения, регламенты взаимодействия отделов, регламент функционирования цифровых платформ или технологических решений, инструкции к продуктам и т.д. Эти алгоритмы необходимы для устойчивого развития бизнес-системы и исключения воздействий со стороны органов контроля. Мы приведем кейс, чтобы продемонстрировать взаимосвязь юридических вопросов с IT и заметим, что в кейсе приведена достаточно крупная компания с сильным штатом юристов.
Кейс о защите персональных данных пользователей
Жители Иллинойса подали коллективный иск к Facebook в 2015 г. Предметом иска стало нарушение прав на защиту персональных данных в связи с внедрением технологии распознавания лиц. В соответствии с законодательством штата Иллинойс о конфиденциальности биометрической системы, любая организация, осуществляющая сбор биометрических данных, включая отпечатки пальцев, образцы голоса, а также сканирование сетчатки или радужной оболочки глаза, должна получать прямое согласие человека. В частности, в иске упоминается, что компания предложила теги, не получив предварительного согласия пользователя. В июне 2020 г. Facebook согласился подписать мировое соглашение с условием возмещения ущерба в размере 550 млн долларов, однако условие было скорректировано и в итоге компания выплатила 650 млн долларов.
К данному кейсу не стоит относится как к абстракции, так как в законодательстве большинства стран (в т.ч. России) достаточно требовательные условия по обработке персональных данных, их хранению и получении согласия субъекта персональных данных. Данные процессы необходимо регламентировать и относиться с должным вниманием при разработке продукта и его внедрения. Потому как риски, связанные с внедрением цифровых продуктов, зачастую носят юридические последствия.
Таким образом, цифровизация бизнес-процессов является многогранным явлением, которое нуждается в анализе и тщательной проработке вопросов взаимодействия бизнес-процессов для формирования единой цифровой бизнес-экосистемы.
Людмила Гонтарь,
эксперт International Cyber-Terrorism Regulation Project (ICTRP), руководитель Цифрового образовательного проекта «knowledge+», член ТРГ «Сколково»,
член Комиссии по высшему юридическому образованию МО АЮР,
аналитик-эксперт цифровых платформ,
советник государственной гражданской службы 3-го класса
Источник: bi-school.ru