Последовательность действий, которые выполняют сотрудники для достижения результата. Например, бизнес-процесс «Оформление заказа» включает в себя оформление договора, выставление счета, оказание услуги.
Бизнес-процессы могут быть:
- внутренними — выполняются в одной компании. Например, перевод сотрудника на другую должность;
- внешними — выполняются разными организациями. Например, закупка сырья
Операция, регламент
То, как бизнес-процесс будет проходить в СБИС:
- кто из сотрудников участвует в документообороте;
- в какой последовательности документ проходит этапы;
- как участники могут обработать документ, какой статус он получит
Переход
Условие для перехода документа с одного этапа на другой. Например, если сумма документа больше 10 000 ₽, то он попадет на согласование руководителю
Функциональная роль
Полномочия сотрудника в рамках операции. Например, «Руководитель подразделения» имеет право утверждать договор, а «Бухгалтер» — проводить оплату по счету.
Функциональные роли позволяют автоматически назначать исполнителя
Этап
Одна из стадий операции, например «Выполнение», «Проверка», «Согласование». Для каждого этапа можно выбрать исполнителя и настроить переходы на другие этапы
Источник: sbis.ru
Настройка инфоблоков на работу с бизнес-процессами
Для настройки работы Один и тот же информационный блок не может работать и в режиме Документооборота и в режиме Бизнес-процессов. бизнес-процессов с инфоблоками необходимо выполнить ряд действий.
Настройка инфоблоков
Для участия инфоблока в Бизнес-процессах:
- Перейдем на страницу настройки свойств инфоблока ( Контент > Информ. блоки > Типы информ. блоков > [Нужный_тип_инфоблока] ).
- На закладке Инфоблок в поле Участвует в документообороте или бизнес процессах выбираем Бизнес-процессы
Если в системе не установлен модуль Документооборот, то поддержка бизнес-процессов включается с помощью опции Участвует в бизнес процессах. .
Настройка прав доступа
Для работы с бизнес-процессами необходимо дать права для групп пользователей. Перейдем на закладку Доступ настраиваемого инфоблока и назначим для соответствующих групп уровень доступа не ниже Бизнес-процессы .
Внимание! Уровень доступа Бизнес-процессы позволяет указанным группам пользователей только участвовать в бизнес-процессах. Для того чтобы пользователи смогли сами запускать бизнес-процессы, необходимо выставить более высокий уровень прав доступа для инфоблока, например Изменение.
Настройка автозапуска бизнес-процесса при создании/изменении элемента инфоблока
Модуль Бизнес-процессы позволяет автоматически запускать Примечание: Автоматический запуск процесса рекомендуется для часто повторяющихся процессов, для которых не требуется смена настроек. выбранные бизнес-процессы при создании/изменении элемента инфоблока.
- Перейдем на закладку Шаблоны бизнес-процессов настраиваемого инфоблока.
- В строке с названием нужного бизнес-процесса установим флаг Примечание: Если снять оба флажка, то запуск процесса возможен только вручную. в поле Автозапуск: Создание и Изменение Внимание! Не используйте режим Изменение для процессов, которые могут вызывать сами себя. Это приведет к цикличности. .
Примечание: Если у вас установлена старшая редакция продукта (модуль Дизайнер бизнес-процессов), то вы имеете возможность редактировать шаблоны типовых бизнес-процессов и создавать собственные, поэтому вам названия шаблонов типовых процессов отображаются в виде ссылок и доступна ссылка Список шаблонов бизнес-процессов .
Для запуска бизнес-процесса вручную используйте пункт меню действий Запустить бизнес-процесс желаемого элемента инфоблока.
Настройка формы создания/изменения элемента инфоблока
При создании/изменении элемента инфоблока пользователь указывает не только название и другие параметры, относящиеся к контенту, но и все параметры запускаемого бизнес-процесса. Для этого настроим саму форму редактирования элемента инфоблока. Перейдем на страницу со списком элементов инфоблока, а затем к форме редактирования некоторого элемента. По умолчанию закладка Бизнес процессы, на которой производится управление бизнес-процессами, отключена. Для её включения есть два способа :
- Выбираем команду Отменить настройки формы и все доступные закладки появятся перед вами. Этот способ не удобен тем, что из всего, что появится, требуется только одна закладка, остальные мешаются;
- Выберите команду Настройки. Откроется окно Настройка формы редактирования. В секции Доступные вкладки выберите Бизнес-процессы и нажмите кнопку , чтобы в форме создания/редактирования элемента была доступна вкладка Бизнес-процессы с соответствующими полями.
Теперь, например, в форме добавления новости в публичной части сайта будет доступна вкладка Бизнес-процессы .
Источник: www.acrit-studio.ru
1С: Документооборот как помощник в решении проблем управления бизнес-процессами
Часто компании теряют ресурсы и время сотрудников на избыточных и повторяющихся действиях, которых можно было бы избежать, если автоматизировать главные бизнес-процессы компании. Потеря информации, дублирование функций и лишние затраты – приводят к снижению качества продукции или услуг, и в результате, приводят к потере лояльности потребителей и сокращению доходов.
Формализация бизнес-процессов показывает «узкие места» бизнеса: на каких этапах чаще возникают задержки и трудности, по чьей вине, каковы причины таких проблем. Иногда, чтобы устранить проблему в процессе, достаточно повторно обучить пару сотрудников.
Разберем 5 самых распространенных проблем в управлении бизнес-процессами и варианты их решения.
1.Длительное согласование документов.
Головная боль номер один каждой второй организации. Договоры или соглашения совершают длинный «путь» по компании, при этом в согласовании участвует избыточное количество сотрудников, или, наоборот, не привлекаются нужные. В результате вместо 3-х дней согласования по регламенту договор согласовывается две недели, что приводит к финансовым рискам.
В 1С: Документооборот проблема решается с помощью типового функционала. Бизнес-процессы компании превращаются в настроенные шаблоны бизнес-процессов в программе. В шаблоне уже заданы исполнители, сроки, условия, в соответствии с которыми программа сама корректирует маршрут по ходу исполнения процесса.
Например, в положении о договорной деятельности нашей компании прописано, что если сумма договора больше 1 млн.руб., требуется привлечь на согласование Финансового директора. При создании договора в 1С: Документооборот менеджер при заполнении карточки договора указывает сумму, а программа понимает требуется поставить задачу на согласование Финансовому директору или нет. Это упрощает работу сотрудников, т.к. им не нужно помнить маршруты наизусть, достаточно выбрать подходящий шаблон и запустить процесс.
Рисунок 1 Пример шаблона комплексного бизнес-процесса «Обработка договора»
2. Отсутствие действующих регламентов.
Отсутствие регламентов в компании не редкость. А наличие тех, что соответствуют действительности и подавно. При автоматизации в ходе обследования выясняется, что регламенты разработаны несколько лет назад и людьми, которые в компании уже не работают. Актуализировать их не доходят руки, т.к. руководство считает, что это задача не приоритетна. А зря.
В таких случаях увольнение сотрудника и передача дел новому становится проблемой, так как информация хранится в голове, а не на бумаге. Передача дел из уст в уста больше похожа на игру в испорченный телефон.
Регламентация бизнес-процессов необходима каждой компании, не только корпорациям и холдингам. Регламенты создают порядок внутри компании и дают хорошую базу для автоматизации.
Процесс разработки регламентов и коллективная работа участников бизнес-процесса помогает найти узкие места и оптимизировать процессы. В описании бизнес-процессов важны: последовательность, краткое описание действий, сроки, ответственные. Для более подробных схем — документы которые формируются на каждом этапе. Чем проще будет использован инструмент для описания, тем лучше. Схема должна быть читабельной и понятной не только автору.
Для бизнес-моделирования могут быть использованы: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Microsoft Visio. У каждого из них есть свои функциональные особенности, ограничения и преимущества.
Рисунок 2 «Пример описания бизнес-процесса в MS Visio»
3. Ручной труд и дублирование функций
Наглядный пример сокращения ручного труда автоматизацией – отчеты. Как правило, чем сложнее отчет, тем больше сотрудников в его подготовке участвует. Каждый отвечает за свой блок огромной таблицы, а проверяющих может быть даже больше чем тех, кто его готовит. После автоматизации аналитика собирается автоматически, отчеты формируются с помощью нескольких кликов мыши, а потребность в некоторых сотрудниках и вовсе отпадает.
Дублирование функций возникает из-за хаоса и незнания всего цикла бизнес-процесса. Разработка регламентов и автоматизация бизнес-процессов устраняет эту проблему в два счета. Процессы становятся прозрачными, четко распределяется зона ответственности.
4. Отсутствие инструмента контроля
В бизнесе действует негласный принцип: «Выполняются только те задачи, которые контролируются». Сложно понять загрузку сотрудников и текущее состояние поставленных задач, если они ставятся устно или по электронной почте. Поэтому если руководитель хочет держать под контролем работу компании и оперативно принимать управленческие решения — инструмент контроля необходим.
Держать руку на пульсе в 1С: Документооборот помогают гибкие отчеты по исполнительской дисциплине и текущему состоянию задач в подразделениях. Актуальный отчет руководитель может сформировать в пару кликов.
Рисунок 3 «Пример отчета по исполнительской дисциплине»
Рисунок 4 «Варианты отчетов о просроченных задачах»
В форме «Задачи отдела» руководитель может увидеть перечень задач в целом по подразделению или по конкретным сотрудникам.
Рисунок 5 «Задачи отдела»
5. Нехватка мобильности
Любимый критерий выбора программного продукта руководителей – мобильность. Быть на связи вне офиса, в командировке, отпуске или на больничном для руководителей сейчас необходимость.
1С: Документооборот позволяет работать локально на своем рабочем месте, а также через браузер или мобильное приложение.
Мобильное приложение входит в поставку программного продукта и дает возможность оперативно ставить или выполнять задачи, писать письма или делать новые записи в календаре.
Рисунок 6 «Рабочий стол руководителя в 1С:Документооборот»
Напоследок хочется еще раз заострить внимание на том, что не стоит недооценивать важность автоматизации бизнес-процессов компании. Система электронного документооборота не менее важна чем любая другая учетная система, поскольку помогает сократить временные и денежные риски. Так, некорректно согласованные договоры могут довести до судебных разбирательств — а это уже и деньги, и время, и репутация компании.
У Вас есть задача по 1С:Документооборот 8? Обращайтесь!
Мы предоставляем консультационные услуги.
В своей сфере — мы лучшие, благодаря богатому опыту.
Источник: www.erp2b.ru
