Учет и контроль в управлении бизнесом это

Когда разговариваешь с руководителями российских фирм, то выясняется, что управленческий учет у них в первую очередь ассоциируется с неофициальной бухгалтерией. И это отчасти верно.

Верно в том смысле, что управленческий учет должен давать руководителю ответы на вопросы о реальных доходах и реальных расходах его фирмы, о сумме реально заработанной прибыли, об общей сумме имущества компании, составе этого имущества, собственном капитале, которым владеют собственники фирмы, в каждый конкретный момент времени. Всего этого не может «сказать» «белая» бухгалтерская отчетность — куча бумаг, которые ежеквартально развозит ваш главный бухгалтер по разным фондам и инспекциям.

Заметим, что это не только российская особенность. И на Западе отчетность для налогового ведомства не совпадает с тем, что видят акционеры, и уж тем более с тем, что предъявляют высшие менеджеры фирмы.

Просто государству — в меньшей степени на Западе и в большей степени в России — важна информация, по которой можно проверить правильность начисления сумм налогов. Ведь для государства налоги предприятий — это основные средства для существования.

Стоит ли вести учёт контроль своего бизнеса? Ответ от Саидмурода Давлатова

Акционеру же важно понять, чем он владеет, сможет ли компания выплатить ему объявленные дивиденды и на что еще можно надеяться в ближайшем будущем.

Ну а менеджеру нужно знать, как работает управляемая им «машина по производству денег»: каков расход каждого ресурса на получение одного рубля прибыли, какой минимальный объем продаж нужен для работы в «ноль» и т.д. Итак, у каждого потребителя финансовой информации — свои цели.

Для обеспечения потребностей в финансовой информации о предприятии государство в лице Министерства финансов разработало бухгалтерский учет. А управляющие и собственники каждой компании разрабатывают и ведут для себя управленческий учет. Итак, первая задача управленческого учета — сбор финансовой информации и подготовка отчетности для менеджеров и собственников.

Первая, но не единственная. Руководители часто говорят: «Со сбором информации у нас дела обстоят неплохо. Нам бы теперь аналитику наладить». Конечно, пока еще часто за этим скрывается недостаток экономического образования менеджеров.

Курс бухгалтерского учета и экономики предприятия наряду с коммерческим правом, маркетингом и психологией управления входят в «джентльменский набор» любого «западного» учебного заведения, готовящего управленцев. У нас же чаще всего высшими менеджерами являются собственники, которые не имеют базового управленческого образования, а потому по всем этим предметам вместо знаний у них есть интуитивные ощущения.

Экономический и финансовый анализ результатов деятельности предприятия — наука, а не интуитивные прозрения, и заниматься им должны профессионалы. И анализ финансовой информации, перевод ее с «птичьего» экономического языка на язык, понятный высшим менеджерам, — вторая задача системы управленческого учета.

Учет и контроль в управлении бизнесом

Третьей задачей управленческого учета (про которую наши руководители говорят чаще, чем про анализ)является финансовое планирование. На повседневном языке менеджеров это звучит, как «постановка системы бюджетирования». Действительно, устав от того, что денег в кассе «то пусто, то густо» (последнее — реже), менеджеры быстро приходят к необходимости «планового ведения хозяйства».

Отрадно, что многие руководители, рассказывая о том, для чего им нужна система бюджетирования, быстро переходят к четвертой задаче управленческого учета — контролю. Именно в финансах лучше всего проявляется сущность управленческой функции контроля. Ведь контроль — это не только наблюдение за тем, как быстро и точно выполняет свою задачу подчиненный.

Контроль — это сравнение полученных результатов с тем, что планировалось получить для последующего поиска резервов улучшения результатов. Бюджетирование дает основной продукт, необходимый для настоящего контроля.

Бюджетирование предоставляет план — цифры, которые должны быть получены к определенному времени. Благодаря — нему есть база для контроля. Когда наступит плановый срок, мы можем сравнить реальную прибыль с плановыми цифрами, рассчитать разницу и, если разница достаточно велика, попытаться понять, за счет чего произошло отклонение. Выяснив основные причины «неточности прогноза», менеджеры могут попытаться учесть их на будущее или изменить что-то в своей работе, чтобы уменьшить влияние этих причин.

Этапы создания системы управленческого учета

Как алгебра не может быть раньше арифметики, так же и сложные функции управленческого учета могут выполняться на должном уровне только после того, как реализованы более простые.

Необходимость поэтапного внедрения даже «арифметики» управленческого учета в первую очередь связана с недостаточной квалификацией в финансовых вопросах руководителей всех уровней в обычной российской компании. Если на человека обрушить сразу большое число не понятных ему задач, связанных с управленческим учетом, он скорее всего не только не сможет их выполнять вовремя, но еще и станет допускать «проколы» по своим основным функциям.

Поэтому мы советуем руководителям принять тот факт, что создание нормально функционирующей системы управленческого учета требует от года до полутора лет и должно проводиться в 4 этапа. (Перечень основных задач каждого этапа приведен в таблице).

Логика действий проста. Прежде чем планировать будущее, надо уметь анализировать текущее состояние, оценивать имеющиеся возможности и ограничения. Для полноценного анализа нужна полная и достоверная информация.

Поэтому первый этап — это постановка системы сбора полной и достоверной финансовой информации по компании в целом.

Иногда от генерального директора слышишь, что в его компании сбор реальной финансовой информации уже поставлен. Как удостовериться в том, правда это или руководитель искренне заблуждается? Попросите у него три старых «добрых» документа:

1. баланс;
2. отчет о прибылях и убытках;
3. отчет о движении денежных средств за какой-нибудь период.

Только пусть они будут не из официальной отчетности, а реальные, сделанные по данным его управленческого учета. Если хотя бы одного документа он вам представить не смог, есть основания сомневаться, что управленческий учет в его компании собирает всю финансовую информацию.

Ну а если все запрошенные документы в наличии, то сравните прибыль, указанную в балансе, с прибылью, посчитанной в отчете о прибылях и убытках. И еще: сравните общую сумму денежных средств в балансе с остатком денежных средств, отраженным в отчете о движении денежных средств.

Если что-то не сходится, то за прохождение первого этапа построения управленческого учета «пятерку» компания не заслужила. Предстоит «переэкзаменовка».

К сожалению, и если все цифры в порядке, то радоваться рано. Имеет смысл еще покопаться в методиках и контрольных процедурах. Но в этом случае твердую «четверку» за первый этап можно гарантировать.

Второй этап. У вас есть достоверная информация по компании в целом. Вы уже готовы к проведению анализа. Правда, хорошо бы иметь статистику месяца за три.

О методиках анализа можете не очень беспокоиться. Довольно давно было создано множество компьютерных программ, которые считают все известные экономической науке коэффициенты и даже автоматически дают оценку результатов.

Беда этих программ была в том, что для того чтобы читать окончательные выводы, в них изначально надо было «заправить» реальные данные. Теперь они у вас есть, и вы смело можете брать готовые программы, считающие коэффициенты. Но вот для объяснения получившихся значений иногда лучше позвать хорошего экономиста.

Итак, вы прошли второй этап. У вас есть полная подробная достоверная информация, вы понимаете, каковы состояние финансов и финансовые возможности вашей компании. Руководители ключевых подразделений вот уже 3-4 месяца регулярно получают необходимую финансовую информацию и понимают, что означают эти цифры. (Попутно заметим, что уже прошло 7-9 месяцев с начала построения системы управленческого учета).

Теперь можно начинать планировать на месяц, квартал, может быть, даже на год.

Третий этап — это создание системы бюджетирования в компании. Этот этап можно считать законченным, когда вы будете планировать бюджет на квартал с отклонением по прибыли в пределах 20 — 25 процентов. Это займет у вас не меньше 6-9 месяцев.

На этом этапе очень важно эффективно организовать подведение итогов исполнения бюджета. Оно не должно в качестве основной задачи иметь наказание не выполнивших установленные нормативы.

Пусть каждый, у кого план от факта по какой-либо статье бюджета отличается больше, чем на 50 процентов, напишет, почему произошло такое отклонение. После этого совместно с финансовым директором, главным экономистом, маркетологом фирмы разработайте мероприятия, которые позволят снизить влияние этих неблагоприятных факторов.

На третьем этапе продолжают развиваться подготовка отчетности и анализ. На этом этапе управленческий учет уже должен оперативно предоставлять всю информацию, необходимую для оценки основных решений, принимаемых вами и вашими менеджерами в повседневной работе: о ценах закупки и продажи, об ассортименте продаваемых товаров и услуг, о складских запасах, о рекламе и т.п.

В анализ включается не только внутренняя финансовая информация, но и внешние показатели: данные по основным конкурентам и в целом по отрасли, инфляция, прогноз курсов валют, с которыми вы работаете, банковские процентные ставки и т.п. Создается система внутренних финансовых нормативов: скорость оборота запасов на складе, средний период товарного кредитования клиентов, минимальная рентабельность, доходность активов и др. Финансовое планирование строится так, чтобы соблюдались эти нормативы.

Четвертый этап — это уже переход от финансовой «арифметики» к «началам алгебры». Ваши менеджеры уже свободно себя чувствуют в основных финансовых терминах, они умеют читать отчеты, анализировать их, планировать экономику своих служб и движение денег, связанное с их функционированием. Такой команде по плечу перейти к разработке долгосрочной финансовой стратегии, оценке долгосрочных инвестиционных решений, бизнес-планированию.

Этапы развития управленческого учета в компании

I этап II этап III этап IV этап

Учет и контроль	Регулярно получать достоверную информацию о

• остатках товара на складе,
• дебиторской задолженности,
• кредиторской задолженности,
• размере основных статей затрат,
• финансовом результате компании в целом,
• движении денежных средств.

• финансовом результате компании в разрезе подразделений и групп товаров.

• Разработать систему ключевых финансовых нормативов,
• Регулярно получать информацию о значениях внешних финансовых показателей.

• величине отклонения фактических значений показателей от нормативов,
• причинах отклонений, превышающих критические значения.

• динамики абсолютных показателей,
• оборачиваемости запасов,
• рентабельности оборота,
• изменении структуры затрат.

• финансового состояния компании.
• вариантов оперативных управленческих решений,
• вариантов решений по краткосрочному инвестированию

• вариантов долгосрочных инвестиционных решений.

• Регулярно подготавливать Генеральный бюджет компании,
• Внедрить систему бизнес-планирования.

Всеохватная система

Система управленческого учета не должна быть замкнута внутри финансового блока вашей организации. Она должна охватывать все подразделения. В нее включены сотрудники и менеджеры разных служб: они вносят свою часть информации в систему управленческого учета и получают из нее то, что нужно им для работы.

В силу этого развитие управленческого учета может происходить только вместе с развитием остальных частей компании. Достаточно сказать, что уже на первом из описанных этапов в компании должна существовать хорошо построенная организационная структура с распределенными функциями и закрепленной за должностями ответственностью за их выполнение. А переход к бюджетированию потребует наличия в компании развитой системы маркетинга.

Поэтому, решая создавать у себя систему управленческого учета, будьте готовы к одновременному или постепенному созданию и развитию остальных частей системы управления вашей компанией.

И если вы выбрали последовательное развитие, то добавьте это время к полутора годам, которые отведены на развитие управленческого учета.

Издательство: Журнал «Босс» 10 ноября 2000

Источник: stepconsulting.ru

Управленческий учет – что это и зачем он нужен?

Отвечая на вопрос «что такое управленческий учет» не хочется приводить «книжные» определения, которые всегда можно найти в любом источнике по финансовому менеджменту. Как правило, эти определения не находят понимания у читающего. Попробуем объяснить своими словами.

Отвечая на вопрос «что такое управленческий учет» не хочется приводить «книжные» определения, которые всегда можно найти в любом источнике по финансовому менеджменту. Как правило, эти определения не находят понимания у читающего.

В чем же заключается суть управленческого учета своими словами?

• наличие необходимого уровня выручки,
• наличие денежных средств на счетах компании,
• степень удовлетворенности сотрудников,
• динамика развития компании,
• преимущества компании перед конкурентами.

Понимание предпринимателем своих финансовых целей является основой стратегии развития бизнеса.

Управленческий учет – это «внутренний» учет организации, который включает в себя всю бизнес-аналитику, необходимую руководству для принятия решений и формирования стратегии развития бизнеса, а также является поставщиком информации для осуществления эффективного управления бизнесом. Он играет одну из ключевых ролей в управлении, так как представляет наиболее полную информацию о деятельности и финансовом состоянии компании.

Данные управленческого учета являются одним из главных источников экономической и неэкономической информации, характеризующих фактическое положение дел на предприятии и охватывает все бизнес-процессы компании (продажи, производство, логистика, маркетинг, финансы, персонал и пр.).

Правильно организованный и функционирующий управленческий учет позволяет получать информацию, составляющую основу для планирования, нормирования ресурсов, анализа и контроля деятельности предприятия. Информация, полученная из данных управленческого учета, является основным инструментом, позволяющим топ-менеджерам компании эффективно управлять и координировать те ее бизнес-процессы, за работу которых они несут ответственность. Таким образом, управленческий учет позволяет не только осуществлять контроль над центрами финансовой ответственности компании, но и строить эффективную систему мотивации персонала на достижение целей компании.

Основная цель управленческого учета

Основная цель управленческого учета заключается в предоставлении руководству компании наиболее полезной структурированной информации, которая собирается и анализируется в оперативном режиме и должна содержать весь комплекс фактических, плановых и прогнозных данных о деятельности предприятия и всех его структурных единиц.

Еще одним преимуществом управленческого учета является то, что он в хорошем смысле слова «развязывает» руки у компании и в отличии от бухгалтерского и налогового учета, может быть выстроен по принципу «КАК НАДО МНЕ», а не контролирующим органам в лице налоговой службы, банка или Минфина.

Управленческий учет не может быть самоцелью, он служит лишь средством для достижения успеха в бизнесе.

Основой финансового управления являются три главных финансовых отчета управленческой отчетности:

• Отчет о доходах и расходах — показывает сколько прибыли было получено. На основании данных отчета можно сделать выводы об эффективности бизнеса.
  пример отчета о доходах и расходах в программе 1С:УНФ
• Отчет о движении денежных средств – показывает сколько было получено денежных средств и из каких источников, а также на какие цели и в каком объеме они были потрачены. Позволяет оценить резерв денежных средств.

пример отчета о движении денежных средств в программе 1С:УНФ

Управленческий баланс – показывает состояние активов и пассивов компании, куда была потрачена полученная прибыль. Является стратегической картой компании и позволяет оценить насколько эффективны вложения в бизнес.

Более подробно мы расскажем об основных отчетах в следующих статьях.

Источник: asp-edu.ru

Что такое управленческий учет

Иногда руководители принимают решение «на глазок», ведь точных данных часто просто нет или их приходится долго ждать. Работа «наощупь» не всегда удается, из-за нехватки данных появляются ошибки. Для управления нужно знать: какая продукция из ассортимента рентабельнее, как формируется себестоимость, как движутся денежные средства по счетам фирмы. Для этого и организуют управленческий учет.

Чем управленческий учет помогает руководителю

• нужно ли увеличивать объем производства;
• как изменить ассортимент;
• какие цены установить;
• закупать или самостоятельно производить комплектующие;
• принимать ли заказ, который на первый взгляд невыгоден;
• приобрести или арендовать основные средства;
• ремонтировать старый станок или купить новый;
• инвестировать ли свободные средства.

С появлением управленческого учета вы сможете быстрее принимать решения. Ведь определиться с ассортиментом проще, если есть информация: насколько выручка от товара превосходит издержки, как охотно покупатели приобретают продукт, как изменяются продажи в зависимости от времени года.

За чем следит управленческий учет

Управленческий учет собирает информацию обо всей организации в целом, со всеми подразделениями и филиалами. В то же время его интересуют конкретные отделы, сотрудники, товары. Данные детализируются и становятся глубже. Так вы будете знать не только о состоянии всей фирмы, но и о том, что происходит на каждом этапе продаж и производства.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

• результатами бизнеса по всем подразделениям;
• результатами работы отделов, цехов, юридических лиц;
• результатами работы по отдельным товарам или видам деятельности;
• издержками производства и реализации;
• динамикой доходов и расходов и основными тенденциями;
• показателями рентабельности продаж и производства;
• соблюдением плана бюджета по бизнесу и подразделениям, которые не приносят выручки;
• отклонениями фактических показателей от запланированных или нормативных значений.

Так вы в любое время знаете, сколько у вас заемных средств, которые пока лучше не тратить, и сколько денег от покупателей должно вернуться к концу месяца. Детализация помогает видеть, что именно влияет на доходность бизнеса. Вы не просто заметите рост прибыли, а поймете, какая позиция приносит стабильные поступления и какие товары лучше перестать производить.

Пример. Георгий — директор ресторана. Он проанализировал заказы клиентов за прошлое лето и заметил, что большой популярностью пользуется окрошка, а борщ летом никто не покупает. Чтобы привлечь больше посетителей, он решил разнообразить меню и делать окрошку с колбасой, копченой курицей и крабами, а также добавил другие холодные супы и перестал делать борщ. Это позволило сократить издержки, освободить место на складах и увеличить прибыль.

За счет планирования деятельности вы поймете, когда появится возможность вывести деньги из оборота, чтобы купить новые компьютеры в офис без последствий для бизнеса. Также планирование поможет увидеть, когда кончатся деньги и заранее к этому подготовиться или предотвратить.

Как вести управленческий учет

Закон не регламентирует управленческий учет, его можно вести в той форме, которая вам удобна. Отчеты составляются в нужные вам сроки — за неделю, месяц, квартал или даже год. Как и в бухгалтерском учете, в управленческом есть отчетность. Она включает три базовые формы.

• Отчет о движении денежных средств помогает знать, сколько денег и в какой момент у вас есть, какие средства сейчас можно потратить. Он помогает заранее увидеть кассовый разрыв — момент, когда деньги нужны, а их нет. Например, когда надо оплатить аренду, а покупатель перечислит деньги за товар только через неделю.
• Отчет о прибыли и убытках похож на выписку по карте, где показаны поступления и списания. Единственное отличие в том, что речь идет не о деньгах, а об обязательствах. Отчет нужен, чтобы подвести итоги работы и проверить, соответствуют ли активы обязательствам.
• Управленческий баланс похож на бухгалтерский — строится по принципу равенства активов и пассивов, только составляется на основе данных управленческого учета. Любой показатель детализируется, поэтому данные легче проверить. На основе баланса можно выявлять хищения и ошибки в учете.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Есть и другие виды отчетов. Они зависят от особенностей компании и целей составления. Например, отдел продаж составляет отчеты о задолженности покупателей, о задолженности перед кредиторами, о продажах и закупках.

Чтобы управленческий учет имел смысл, нужно соблюдать принципы, которые отличают его от других видов:

• краткая информация: большие объемы затрудняют восприятие и отвлекают от важных фактов, поэтому отчеты должны содержать только данные, нужные для принятия решения;
• оперативность важнее точности: чем быстрее вы получите информацию, тем выше ее ценность, и неважно, увеличился объем продаж на 10% или 10,1%;
• непредвзятая, безошибочная и не содержащая пропусков информация;
• данные фиксируются отдельно по направлениям бизнеса и по процессам внутри деятельности;
• непрерывный учет собирает статистику и отслеживает динамику;
• учет денежных, натуральных и даже словесных показателей, таких как количество брака, текучесть кадров, средний чек, отзывы покупателей, условия труда.

Пример. Директор фабрики заметил, что себестоимость продукции в прошлом месяце выросла в 2 раза. По данным управленческого учета, он смог определить, что проблема кроется в цехе сборки. Обратившись к отчету руководителя цеха, он увидел, что показатель брака превышает норму.

Как выяснилось, проблема оказалась в новом поставщике, который делал детали из некачественного пластика.

Благодаря управленческому учету, Директор смог вовремя выявить проблему и расторгнуть договор с недобросовестным поставщиком.

Где взять материалы для управленческого учета

Управленческий учет использует как учетную, так и внеучетную информацию.

• Данные бухгалтерского учета отражают и обобщают имущество организации и хозяйственные операции. Это бухгалтерские документы: счета-фактуры, акты, накладные и отчетность.
• Данные статистического учета отслеживают происходящее в организации и позволяют выявлять закономерности и анализировать динамику.
• Данные оперативного учета применяются на отдельных этапах деятельности и поступают быстрее. Такую отчетность самостоятельно ведут руководители подразделений, чтобы следить за происходящим и вовремя принимать меры. Например, управляя сбытом, нельзя обойтись без данных о выручке от продаж.

Внеучетная информация — это натуральные, числовые и словесные показатели, которые не отражаются в отчетности:

• материалы ревизий, проверок налоговой, внешнего и внутреннего аудита;
• материалы лабораторного контроля;
• материалы по совещаниям и собраниям;
• данные по нормативам из производственных паспортов и справочников;
• данные производственного и торгового плана;
• техническая информация и документация — паспорта машин, чертежи, спецификация;
• объяснительные и докладные записки;
• переписка с кредиторами, поставщиками, партнерами и клиентами.

У контролирующих органов, кредиторов, бизнес-партнеров и других внешних пользователей нет доступа к данным управленческого учета, и вести его никто не заставляет. Учетные данные составляют коммерческую тайну и даже внутри организации не все сотрудники имеют к ним доступ. Поэтому можно не бояться, что ценные сведения утекут к конкурентам, и использовать только реальные данные.

Как начать вести управленческий учет

Для ИП и малого бизнеса есть сервисы, которые помогают вести бухгалтерский и управленческий учет. Такие программы экономят время и помогают обойтись без дорогих специалистов и долгой работы по настройке таблиц. При этом они оперативно собирают информацию и отражают финансовое состояние организации. Веб-сервис Контур.Бухгалтерия строит пять управленческих отчетов на основе данных бухучета. Здесь вы можете вести бухгалтерский и налоговый учет, платить зарплату, отчитываться через интернет, а еще — более эффективно управлять компанией.

Источник: www.b-kontur.ru