Управление онлайн-бизнесом отличается от традиционного: используются другие форматы, инструменты и способы общения. Задача — подобрать программы для управления сотрудниками и настроить всё так, чтобы не ощущать дискомфорта.
Использование инструментов для удаленной работы — один из критериев, который мы в ITBB используем для принятия решения: брать или нет бизнес в продажу. Инструменты — это часть бизнес-процессов, и их оценка помогает понять, действительно ли проектом получится управлять удаленно.
В чем сложность удаленного управления
Онлайн-бизнес часто выбирают, потому что он дает возможность жить и работать в путешествиях . Но, если не выстроить управление процессами, бизнес будет отнимать слишком много времени и вряд ли позволит путешествовать.
Сложность удаленного управления бизнесом — в дистанционности. Владелец не приходит в соседний кабинет, чтобы проконтролировать работу сотрудников, раздать указания или провести планерку.
Из-за того, что руководитель живет в другом городе, некоторые сотрудники отлынивают, срывают сроки и относятся к задачам несерьезно. Плюс возникают проблемы с планированием, постановкой и контролем задач. Но есть инструменты, которые помогают контролировать сотрудников удаленно, создают эффект присутствия и дают команде общаться друг с другом.
Удаленное управление бизнесом. Как провести удаленное собрание?
Инструменты управления бизнесом
Инструментов управления онлайн-бизнесом очень много. Охватить все в одной статье невозможно. Выбор инструментов часто зависит от принципов компании. Например, кто-то работает по принципу ресурса — когда неважно, сколько времени тратит сотрудник на задачу, а имеет значение лишь ее выполнение. В этом случае не понадобятся инструменты для отслеживания рабочих часов.
Кто-то выбирает платить за часы, а не за решение задач, тогда нужно будет использовать программу для учета времени.
Удаленное управление бизнес процессами в организации
Недавно с товарищем говорили о том, что такое удаленное управление бизнес процессами в организации и что лежит в основе успешного удаленного управления в принципе.
Так уж получилось, что бОльшая часть моей деятельности была связана с удаленным управлением. Начиная от координации небольших команд и заканчивая управлением десятком филиалов по всей России. И если особенности дистанционного управления более-менее понятны, о них не писал только ленивый, то составляющие эффективности остаются нераскрытыми. Устраняю этот пробел.
Дистанционное управление бизнес-процессами в организации — основы эффективности
Вероятно, вы уже задумывались об удаленном управлении, если:
- Ваши сотрудники находятся в разных местах + вы не можете просто прогуляться до любого из них
- Вы планируете расширяться (новые офисы, магазины, филиалы и т.д.)
- Вы работаете в команде, которая разбросана по всему миру (стране, городу и т.п.)
Как управлять бизнесом онлайн. Удаленное управление онлайн
Удаленное управление бизнес процессами в организации опирается на 7 составляющих:
Текущее состояние бизнес-процессов
Состояние процессов с точки зрения управления, а также состояние управленческих бизнес процессов. Нас интересует то, насколько бизнес процессы автономны, могут адаптироваться и зависят от прямого управления. Это основа нормального управления в принципе.
- Автономность бизнес процессов — независимость процесса от личностей, специфических условий или процессов. Чем выше зависимость процесса от конкретных людей и/или условий, тем ниже автономность. Например, если процесс продаж эффективен только потому, что его реализует классный продажник, то автономность процесса низкая, т.к. если этот человек уйдет, то эффективность снизится.
- Гибкость бизнес процессов — способность процесса меняться под определенные условия. Например, если в процессе меняется алгоритм обслуживания по причине смены местоположения, то процесс можно считать гибким в том случае, если замена происходит безболезненно и быстро.
- Зависимость от прямого управления — тут все просто. Если ваши процессы зависят от прямого управления, то это снижает эффективность управления прямого. Объясню. Если вы как руководитель привыкли держать все под контролем, самостоятельно утверждать многие действия и принимать решения в одиночку, то вы занимаетесь ручным (прямым) управлением. Если в процессах многое зависит от вашего мнения, прямого распоряжения , то процесс фактически не управляется.
Описание бизнес-процессов
Дистанционное управление компанией требует, чтобы все работало на удаленном месте так же, как и у вас. А для этого необходимо иметь полное и подробное описание. всего.
Как написал один мой знакомый, нужно уметь отделить себя. от себя. Иными словами, бизнес процессы, методики, принципы, философия и т.д. должны быть тщательнейшим образом описаны. Нужно «скопировать» всю суть для того, чтобы можно было «развернуть» ее в новом теле, на новом месте. Описание должно быть таким, чтобы его могли понять все, кому оно предназначено.
Чем проще и доступнее, тем лучше. Это, наверное, основополагающий принцип для успешного переноса и масштабирования деятельности.
Тот же принцип работает при подготовке франшизы. По сути, это просто принципы нормального масштабирования. Это особенности дистанционного управления.
Позаботьтесь о хорошем описании. Управление бизнес процессами в организации без него затруднительно.
Бизнес-процессы
Описание бизнес-процессов
Комплексное и детальное описание процессов представляет собой совокупность графических моделей, сопутствующих описаний и ряда документов. Описание покрывает потребности в управлении и выполнении процессов всех участников и заинтересованных сторон.
Система принятия решений
Система принятия решений должна быть основана на KPI. Ключевые показатели эффективности — это НЕ показатели, которые связаны с мотивацией персонала. Да, они могут быть связаны, а могут и не быть. Суть KPI в том, что это система взаимосвязанных показателей, которые отражают реальную «жизнь» системы.
С помощью нее вы должны иметь возможность в любое время понять, что происходит и если что-то идет не так, то найти причину. Система KPI — это приборная панель всех бизнес процессов и бизнеса как такового.
Коммуникации
Коммуникации — это клей, который держит бизнес процессы вместе. Оттого, насколько система коммуникаций удобна, быстра, какими правилами коммуникации пользуются в компании, зависит их эффективность. Эффективность коммуникаций заключается в поступлении актуальной и полной информации в нужное время. Ну и естественно в реакции и принятых решениях, о которых, кстати, очень важно информировать источник. В общем, оттого, как быстро и свободно перемещается информация между процессами, зависит их эффективность и эффективность удаленного управления.
Управление бизнес процессами в организации зависит от скорости и качества коммуникаций. Особенности дистанционного управления очень часто упираются в коммуникации.
Принципы, правила и культура компании
Просто пример — если в компании принято ждать пинка начальства, то такова культура. И да, такой вариант губителен. Если процессы определяют «как делать», то принципы и культура определяет, «зачем делать». А ответ на вопрос «зачем?» дает эффективное решение вопросов, когда они выходят за рамки привычного. Это как в жизни, если человек нашел кошелек на улице, то только от его принципов и культуры зависит, вернет он его владельцу или нет.
Приверженцы
Наличие хотя бы одного приверженца «на земле». На месте всегда должен быть хотя бы один надежный человек. Это страховка при рисках. Именно поэтому, к примеру, в ДоДо Пицца франчайзи приезжают на обучение в Сыктывкар. Они не только учатся, но и перенимают культуру компании.
Это вложение принципов, культуры и мотивации в головы и создание приверженцев «на земле». Дистанционное управление компанией требует наличия не только голов, но надежных рук на месте.
Скорость реакции
Отсутствие разрыва в связке «задача — выполнение». Отчасти это касается коммуникаций, но хочу акцентировать внимание. Если из центра пришла задача, то на нее должна быть соответствующая реакция. Лаг в реакции — это индикатор разрыва удаленного места от всей компании.
Обратите внимание, я нигде не сказал о контроле и информационных системах. Контроль не нужен, если отлажена система показателей и ее мониторинг. ИТ-системы — если процесс не завязан на выполнение операций с помощью ПО, т.е. не происходит машинный контроль показателей процессов, то весь вопрос заключается только в предпочтениях и бюджете. Если процесс в любом случае предполагает ручной ввод данных, например, количество неликвида по итогам дня, то совершенно без разницы куда эти данные вводить — в свою БД или супер мега навороченную SAP.
Удаленное управление бизнес процессами в организации зависит от того, насколько реализованы все семь пунктов.
Источник: deep-vision.one
Как перейти на удалённое управление компанией?
Иногда предприниматели, успешно ведущие бизнес в течение долгого времени, приходят к выводу о том, что неплохо было бы делегировать часть своих полномочий другому человеку и перейти в формат удалённого управления компанией. По сути дела, это отличная идея: человек освобождает себе массу времени для семьи, путешествий и воплощения в жизнь любимых хобби.
Выход из режима реального управления вполне возможен, если вы уже вышли на определённый профессиональный уровень, а рядом есть надёжные сотрудники, которым можно доверить серьёзные дела. Это поможет вам не тонуть в рутинных обязанностях. Есть несколько полезных советов, которые помогут последовательно передать дела и разработать дальнейшую стратегию действий.
Постепенный выход из «ручного управления»
Первым делом, следует проанализировать ситуацию в компании и «наметить» работников, готовых взять ответственность за управление организацией в режиме реального пространства. Оцените профессионализм коллег и сделайте выводы о том, будет ли его достаточно для выполнения поставленных целей.
Далее рекомендуется проработать те показатели продуктивности, согласно которым вы станете оценивать работу персонала на расстоянии. Каждый бизнес имеет свою шкалу оценок. Составьте свои критерии и следуйте им.
Перед передачей дел сотрудники должны получить от вас подробные инструкции о том, как им следует принимать решения при форс-мажорных и иных обстоятельствах. От того, насколько подробно вы проинструктируете людей, будет зависеть эффективность их работы и, безусловно, самостоятельность, без необходимости постоянно «дёргать» вас телефонными звонками и срывать с места. Помните о том, что чем выше профессионализм коллег, тем быстрее они смогут принимать самостоятельные и верные решения при условии вашего отсутствия.
Во избежание недоразумений заранее оговорите с сотрудниками, какие конкретные полномочия вы делегируете каждому из них. Зафиксируйте поручения в документальном порядке, вписав их в должностные инструкции.
Смотрите также: Как оформить ИП — пошаговая инструкция для 2019 года
Учёт человеческого фактора
Безусловно, прежде чем переходить на удалённый формат управления компанией, важно заручиться поддержкой людей высокого уровня, в любое время готовых заменить тех, кто по тем или иным причинам уходит из компании. Главное — создать систему чёткого распределения поручений (например, кому-то можно передать функции менеджера по персоналу, если возникнет необходимость пригласить на работу нового коллегу). Для новичков должны быть разработаны ясные и чёткие профессиональные стандарты, а также оговорено, под чьим руководством он находится.
Разработка стратегии компании
Подробное описание стратегии компании делают один раз в год. Её начинают с того, что ставят основные цели, которых необходимо достичь. Составлять план нужно вместе с командой, остающейся работать после вашего отъезда. Таким образом вы получаете возможность поставить цели с согласия каждого сотрудника — после предварительного их обсуждения. Далее следует определить задачи со сроком их выполнения и определить, кто отвечает за тот или иной сегмент.
В течение ближайшего года необходимо регулярно созваниваться по скайпу или другой удобной форме связи с руководителями, оставленными на местах. Так вы сможете понять, какие цели были достигнуты, а над какими ещё следует поработать. Если в процессе обсуждения возникает необходимость что-то корректировать или кардинально менять, этого не стоит бояться. Все изменения обсуждайте с коллегами удалённо, а решения принимайте совместно.
Распределение годового бюджета
Главное — подробно расписать все расходы, предстоящие организации. Это обеспечит слаженную и эффективную работу во всех направлениях. При расширении компании придётся увеличить текущие расходы (новый офис, зарплата вновь поступившим на работу сотрудникам).
Если развитие идёт слишком быстро, её расходы автоматически тоже возрастают, следовательно, может появиться проблема в виде кассового разрыва. Заранее продумайте «запасной вариант»: откуда вам и сотрудникам брать финансовые средства для того, чтобы его покрыть. Всё это обязательно должно быть заранее прописано в годовом бюджете.
Смотрите также: Ошибки предпринимателей в сфере развлечений
Выбор надёжного заместителя
Иногда предприниматели спешат «покончить с рутиной» как можно скорее, спешно передавая коллегам все дела. Если информацию получает человек, не имеющий должной подготовки, на практике он легко может растеряться, оказавшись с проблемами один на один. Избежать подобных ошибок поможет предварительное посвящение будущего заместителя во все практические вопросы организации с регулярным отслеживанием ключевых моментов и показателей.
Находясь на удалёнке, не теряйте связи с сотрудниками. Принимайте участие в онлайн-конференциях, созванивайтесь с коллегами, участвуйте в обсуждении дальнейших действий, будьте готовы оказать помощь, если это потребуется.
Сколько времени понадобится на то, чтобы пройти все эти этапы — сказать сложно. Всё зависит от ситуации в компании, вашей решительности и подготовки сотрудников. Если вы поставите перед собой конкретную цель и серьёзно займётесь стратегией, есть шанс, что большинством процессов станет возможно управлять без необходимости постоянного присутствия в офисе.
Источник: uvolsya.ru