Управление бизнес проектом и показатели его эффективности

Проект – это система усилий, направленных на получение конкретных результатов в определенных временных рамках и в пределах бюджета, в который заложена оплата ресурсов, необходимых для осуществления проекта.

Управление проектами позволяет компании обдуманно формулировать цели и оптимально определять стратегию компании, а также учитывать риски, оптимизировать затрату ресурсов и контролировать соответствие действительности утвержденному плану. Кроме того, различные методы управления проектами помогают в анализе фактических показателей и в своевременной корректировке хода процессов.

По причине острой конкуренции, изменения социальной и экономической внешней среды компании, постоянного роста новых технологий, компаниям следует применять различные методы управления проектами. Это повлияет на эффективность деятельности организации и на достижение стратегических целей.

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Определение 2

Управление веб-проектом. Основные показатели эффективности проекта #kpi #pm #project #product

Проектное управление – это решение, направленное на определение и достижение поставленных целей при одновременном сбалансировании объема работ, ресурсов, качества работ, временем и рисками.

Следует перечислить основные преимущества управления проектами в компании:

• Использование максимума ресурсов и повышение эффективности управления
• Уменьшение времени на работу, её трудоемкости
• Улучшение качества продукции и услуг
• Увеличение скорости анализа и оценки состояния компании вследствие контроля выполнения работ
• Увеличение гибкости компании
• Четкий контроль сроков, а также согласованности бюджета организации
• Появление возможности лучшего управления рисками
• Централизованность информации, улучшение оперативности получение необходимых данных.

Для оценки эффективности управления проектами следует принимать во внимание систему критериев. Оценка эффективности включает определение, выбор данных критериев для оценки системы по определенным качествам. Набор таких критериев напрямую зависит от рынка деятельности компании, и её индивидуальных характеристик.

«Оценка эффективности управления проектом»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Критерии можно разделить на две основные группы: качественные и количественные. Следует рассмотреть обе группы оценки эффективности управления проектами детально.

Качественная оценка эффективности управления проектом

Основным методом качественной оценки эффективности управления проектами является экспертная оценка Критических факторов успеха. Выполнение таких факторов необходимо для достижения целей проекта.

Критерии оценки эффективности по проектам разделяются на три основные группы:

1. Первая группа. Увеличение эффективности работы по утвержденным параметрам (улучшение качества произведенного товара, достижение задач проекта и т.д.)
2. Вторая группа. Количественные показатели, которые позволяют косвенно дать оценку работе (наличие ошибок в работе сотрудников, количество обработанных ими запросов и т.д.)
3. Третья группа. Выполнение определенных целей (интерпретация отчетной информации, консультационная поддержка, организация анализа собранной информации и прочее).

Количественная оценка эффективности управления проектом

Такая оценка может быть осуществлена посредством сравнительного анализа изменения каких-либо характеристик:

Управление проектами для чайников. Введение

• Отклонения в бюджете, утвержденном на определенный проект
• Отклонение в выполнении работ или в расписании
• Число неразрешенных трудностей и проблем
• Избавление от недостатков, которые были обнаружены во время проверки качества проекта
• Полная укомплектованность проектной группы

Целям количественному анализу эффективности служит метод Системы Сбалансированных Показателей или Balanced Scorecard.

В соответствии с данным методом компанию следует рассматривать с четырех точек зрения:

• С её финансового состояния (финансовые показатели компании)
• С точки зрения её занимаемой позиции на рынке (доля, занимаемая на рынке, общее количество клиентов и прочее)
• С точки зрения бизнес-процессов внутри компании (их эффективности и т.д.)
• С точки зрения управления персоналом (их развития, обучение и прочее).

Замечание 1

Для каждой цели, установленной компанией, определяются Ключевые Показатели Эффективности (КПД) или Key Performance Indicators (KPI). Такие показатели являются измерением достижения цели.

Источник: spravochnick.ru

10.9. Эффективность управления проектами

При оценке эффективности управления проектами необходимо рассматривать обширный набор аспектов-критериев. Существуют различные подходы к оценке эффективности управления проектами (Project Management Value), основывающиеся на методиках различных организаций (как коммерческих, так и независимых научных), оптимизированных для использования в разных областях хозяйственной деятельности.

Оценка эффективности основывается на определении, выборе критериев для рассмотрения и оценки системы по этим качествам. Набор критериев может зависеть от сферы деятельности организации, характеристики проектов и состава системы.

Критерии, показатели и оценки можно условно разделить на две группы: качественные и количественные. Количественные оценки дают легко осязаемый, наглядный показатель эффективности, однако не всегда дают полное представление о всех преимуществах использования системы управления проектами. При оценке эффективности необходимо рассматривать набор показателей по различным аспектам проектной деятельности, таким как финансовые, временные, методологические, организационные и др.

Одна из методологий качественной оценки эффективности основана на экспертной оценке Критических факторов успеха (КФУ), выполнение которых необходимо для успешной реализации проекта.

Критерии оценки эффективности работы сотрудников отдела по проектам:

1 группа. Повышение эффективности работы по проекту по определенным параметрам (например, достижение целей по проекту, улучшение качества продукции, увеличение числа вовлеченных в проект).

2 группа. Количественные показатели, косвенно позволяющие оценить работу сотрудников (например, количество запросов, обработанных персоналом, наличие ошибок и неточностей в расчетах).

3 группа. Выполнение поставленных перед специалистами задач (например, консультационная поддержка, организация сбора, измерения, анализа данных, интерпретация плановых и отчетных сведений, координация).

Можно определить прогнозные экономические результаты предлагаемого проекта (табл. 25).

Показатели определения экономических результатов проекта

Снижение затрат на осу­ществление функции

Количество видов функций; уровень дублирования функций, уровень регламентации функций, затраты на осуществление функций управления

Кадры управления проектом

Повышение производи­тельности труда, повыше­ние культуры управления, повышение профессио­нального мастерства

Численность управленческих кадров по проекту, удельный вес сотрудников отдела по проектам, профессиональный, квалификационный, возрастной состав, структура по стаж работы, уровень состояния трудовой дисциплины

Технические средства управления проектом

Улучшение использования ЭВМ, улучшение исполь­зования оргтехники

Количество и вид технических средств, уровень использования технических средств, уровень механизации и автоматизации управленческих процессов

Снижение трудоемкости обработки информации, удешевление разработки документации, уменьше­ние ошибок в докумен­тации

Объем и вид информации, уровень инфор­мационного обеспечения, количество информации, количество документов, приходящееся на одного сотрудника отдела по проектам, затраты на создание, передачу, обработку информации

Методы организации управления проектом

Снижение затрат на плани­рование, контроль, мони­торинг

Уровень обеспеченности системы управления проектом регламентирующей методической документацией, система стимулирования труда сотрудников отдела по проектам, уровень социально-психологической обстановки, наличие распорядка рабочего дня менеджера и специалиста по проектам, уровень правового обеспечения

Технология управления проектом

Снижение трудоемкости осуществления процессов по проекту, снижение сто­имости разработки техно­логических процессов уп­равления проектом, повы­шение уровня регламен­тации труда

Состав и последовательность выполнения процессов управления, удельный вес процедур творческого и рутинного характера, уровень регламентации процессов управления проектом, уровень применения прогрессивных технологических процессов обработки информации, уровень качества выполнения управленческих процессов, затраты на их выполнение.

Сокращение цикла обос­нования, выработки, при­нятия, реализации управ­ленческих решений

Количество принимаемых решений, своев­ременность принятия решений, уровень рег­ламентации решений, степень выполнения решений, качество принимаемых решений, затраты на выработку, обоснование, принятие и реализацию решений.

Весьма важным показателем, позволяющим измерить эффективность системы управления проектом, является производи­тельность труда, которая определяется как отношение стоимости выполненных работ к численности работников, выполнявших эти работы:

Атр = VВР / ЧР, (50)

где Атр – производи­тельность труда; VВР – объем выполненных работ; ЧР – численность работников, выполнявших данные работы.

Помимо экономических показателей, оценка эффективности проекта предполагает определение социальных последствий его реализации.

Социальная эффективность проекта может проявляться в возможности достижения позитивных, а также избежания отрицательных с социальной точки зрения изменений.

К числу позитивных изменений в результате реализации предлагаемого проекта можно отнести:

— обеспечение сотрудникам организации благоприятных условий труда, достойная заработная плата;

— реализация и развитие индивидуальных способностей работников предприятия;

— определенная степень свободы и самостоятельности персонала (возможность принимать решения, определять методику выполнения заданий, интенсивность работы);

— благоприятный социально-психологический климат (возможности для коммуникации, информированность, относительная бесконфликтность отношений с руководством и коллегами).

К числу предотвращенных отрицательных моментов можно отнести ущерб, наносимый здоровью персонала (несчастные случаи на работе), и ущерб, наносимый личности (интеллектуальные и физические перегрузки, стрессовые ситуации).

Количественная оценка эффективности проектной деятельности компании может проводиться методом сравнительного анализа тенденций изменения определённых характеристик:

• отклонения по стоимости проекта – отклонения бюджета проекта, вызванные его перерасходом или недорасходом;
• отклонения в расписании – сдвиги в расписании проекта, вызванные отставанием или опережением работ;
• устранение недостатков, найденных при проверке и оценке качества – оценка эффективности работы команды проекта по устранению недостатков, выявленных в ходе выполнения проекта;
• количество неразрешенных проблем – эффективность реагирования команды проекта на возникающие трудности;
• укомплектованность команды проекта – определение всех участников проекта, а также команды управления проектом.

Потребностям в количественных оценочных механизмах деятельности компании, а также механизмах опережающего, повседневно-стратегического управления полностью соответствует методология стратегического управления Balanced Scorecard – Система Сбалансированных Показателей (ССП).

В рамках ССП организация рассматривается и оценивается в четырех перспективах:

• в перспективе, связанной с финансовым состоянием (общепринятые финансовые показатели);
• в перспективе, связанной с позицией компании на рынке (число клиентов, доля рынка и т.д.);
• в перспективе, связанной с внутренними бизнес процессами (насколько они настроены и эффективны);
• в перспективе, связанной с развитием и обучением персонала.

Для каждой определённой цели компании вырабатываются ключевые показатели деятельности (КПД, Key Performance Indicator — KPI). С помощью подбора ключевых показателей деятельности, которые являются, по сути, измерителями достижимости целей, компания получает хорошо сбалансированную картину кратко- и среднесрочных целей, финансовых и нефинансовых показателей деятельности.

Методика КПЭ – инструмент, облегчающий процесс принятия управленческих решений за счет обеспечения руководства полноценной информацией.

Примером обобщённого КПЭ проектной деятельности компании может служить показатель «Проектное отклонение»:

Главной особенностью процессов проектно-ориентированной организации является их стандартная структура и стандартные ограничения. Именно эти стандартные ограничения по времени, стоимости реализации проектов и по качеству результатов и могут быть использованы для построения обобщенного показателя, характеризующего деловые процессы проекта через оценку возникающих отклонений.

Значения отклонений рассчитываются на основании специальной шкалы, позволяющей классифицировать отклонения с точки зрения тяжести их последствий

Для количественной оценки эффективности внедрения проекта можно также использовать метод функционально-стоимостного анализа (ABC).

Алгоритм проведения функционально-стоимостного анализа включает определённую последовательность шагов:

• необходимо составить перечень всех возможных действий (работ), выполняемых в компании;
• необходимо посчитать количество этих действий за определённый интервал времени;
• необходимо составить определённую базовую стоимостную величину каждого действия;
• необходимо разложить косвенные затраты согласно базовой стоимости на действия.

Результаты данного вида анализа позволяют выявить «узкие» места в деятельности компании, определить КПД сотрудников (работа сотрудника будет эффективной тогда, когда она будет «удобной») и, главное, выявить потенциальные возможности для повышения эффективности деятельности компании. Рекомендуется проводить сравнительный анализ полученных показателей до, и после внедрения проекта.

Управление стоимостью в проекте начинается с планирования его бюджета.

Стоимостная оценка — это оценка вероятной стоимости тех ресурсов, которые потребуются для выполнения работ, предусмотренных проектом.

Стоимостные оценки рассчитываются в течение всего проекта. Для того чтобы дать проекту разрешение на старт, необходимо вначале проверить концептуальные (предпроектные) оценки его стоимости. На этом этапе используется предварительная оценка, так называемая оценка «порядка величины», отличие которой от реальной стоимости лежит в интервале от -25% до + 75%.

По ходу реализации проекта требуются более точные оценки. При этом определение сметной стоимости производится с точностью от -10% до +25%. И наконец, к моменту выработки согласованной базовой цены проекта необходимо провести окончательную стоимостную оценку, значение которой не должно быть меньше реальной более чем на 5% и превышать ее более чем на 10%.

На ранних стадиях проекта неопределенность в понимании реального объема работ проекта еще слишком велика, и нет никакого смысла в затратах усилий на то, чтобы на каждой стадии проекта делать более точные стоимостные оценки, чем это необходимо на текущий момент.

Существует несколько общепринятых методов расчета стоимостных оценок. Каждый может выбрать метод, обеспечивающий требуемую точность оценки и соответствующий его возможностям по денежным и трудовым затратам на проведение самой стоимостной оценки.

Метод оценки «сверху вниз»

Метод оценки стоимости «сверху вниз» (top down estimate) используется для оценки затрат на ранних стадиях проекта, когда информация о проекте еще очень ограниченна. Смысл такой укрупненной экспертной оценки в том, что она производится обобщенно и проект оценивается в целом по одному показателю. Оценка удобна тем, что не требует больших усилий и времени. Недостатком же является не такая высокая точность, какая могла бы быть при более детальной оценке.

Метод оценки «снизу вверх»

Метод оценки «снизу вверх» нужен для выработки согласованной базовой цены проекта или окончательной стоимостной оценки проекта. Название метода отражает способ расчета стоимостной оценки — метод предусматривает оценку затрат на детальных уровнях проекта, а затем суммирование затрат на более высоких уровнях обобщения для получения оценки стоимости (сметы) всего проекта. Для осуществления такой «свертки» затрат можно использовать структуру декомпозиции работ (СДР или WBS) проекта. Преимущество этого метода состоит в точности получаемых результатов, которая в свою очередь зависит от уровня детализации при оценке затрат на нижних уровнях рассмотрения. Из математической статистики известно, что чем больше деталей добавляется в рассмотрение, тем выше точность оценки.

Недостатком же этого метода является то, что затраты средств и времени на выполнение детальной оценки значительно выше.

Метод оценки «по аналогу»

Метод оценки «по аналогу» является одной из разновидностей метода оценки «сверху вниз». Суть его заключается в том, что для предсказания стоимости оцениваемого проекта используются фактические данные о стоимости прежде выполненных проектов. В основе этого метода лежит идея, что все проекты в чем-то схожи между собой.

Если сходство между проектом-аналогом и оцениваемым проектом велико, то результаты оценки могут быть очень точными, в противном случае оценка будет произведена неверно.

Пусть, например, требуется разработать новый программный продукт, и его модули аналогичны модулям другого, уже разработанного продукта, но должны содержать большее количество команд. По характеру работы предыдущий и предстоящий проекты очень схожи. Если объем работ в новом проекте на 30% больше, чем в предыдущем, то метод оценки «по аналогу» позволяет предположить, что и стоимость нового проекта будет на 30% больше стоимости предыдущего (разумеется, при неизменной стоимости ресурсов. — Прим. ред.).

Методы параметрических оценок

Методы параметрических оценок похожи на метод оценки «по аналогу» и также являются разновидностью метода «сверху вниз». Присущая им точность не лучше и не хуже точности метода оценок «по аналогу».

Процесс оценки по параметру состоит в нахождении такого параметра проекта, изменение которого влечет пропорциональное изменение стоимости проекта. Математически параметрическая модель строится на основе одного или нескольких параметров. После ввода в модель значений параметров в результате расчетов получают оценку стоимости проекта.

Если параметрические модели различных проектов схожи и величину затрат и значения самих параметров легко подсчитать, то точность параметрической оценки предстоящего проекта можно повысить. Если, например, есть два выполненных проекта, причем стоимость одного из них больше стоимости оцениваемого проекта, а стоимость другого — меньше, и параметрическая модель справедлива для обоих выполненных проектов, то точность параметрической оценки стоимости предстоящего проекта и надежность использования параметра будут достаточно высоки.

Оценивание можно производить также с использованием множества параметров. В этом случае каждому параметру в зависимости от его значимости приписывается весовой коэффициент, и оценка стоимости осуществляется согласно многопараметрической модели.

Источник: studfile.net

Представление о показателях эффективности управления проектом

Каждый проект, над которым работает ваша команда, направлен на достижение определенной цели. Выполняется ли он в интересах отдельного клиента или международной организации, вы всегда можете оценить успех конкретного проекта в сравнении с намеченными результатами.

При этом каждый проект дает вам уникальную возможность усовершенствовать рабочие процессы вашей команды и повысить эффективность будущих проектов. Каким образом? Благодаря оценке и анализу показателей эффективности управления проектом.

В этой статье мы рассмотрим самые распространенные способы оценки эффективности и обсудим целевые показатели, которые помогут вам максимально повысить результативность каждого проекта.

Зачем измерять эффективность проекта?

Прежде всего, отслеживая и анализируя соответствующие показатели, вы получите ценную информацию об эффективности команды в целом и на уровне отдельного участника. Вы сможете выявлять возможные проблемы в рабочих процессах и прочие факторы, снижающие эффективность. Устранение таких проблем и факторов поможет вам улучшить эффективность и результативность будущих проектов.

Кроме того, мониторинг и сбор такого рода информации может оказаться полезным, когда наступит время вашей профессиональной аттестации. Подумайте вот о чем: чем больше вы собрали данных, тем проще вам будет продемонстрировать руководству достижения вашей команды и возможные пути дальнейшего развития. К тому же, взяв на себя ответственность за работу команды, анализируя результаты каждого проекта, выявляя недостатки и подготавливая планы улучшения, вы подаете руководству четкие сигналы о том, что вы — настоящий лидер, стремящийся к успеху и болеющий душой за свою компанию.

Какие показатели можно использовать для изучения эффективности?

Ну а теперь давайте рассмотрим некоторые методы, позволяющие измерить эффективность управления проектом.

• График. Конечно же, один из главных показателей эффективного управления проектом — это график или календарный план. Были ли выполнены задачи и вехи проекта вовремя и в соответствии с планом? А как насчет сдачи проекта — не был ли нарушен срок? Если у вас внедрено эффективное решение для управления задачами, вы сможете легко отслеживать все сроки на протяжении жизненного цикла проекта и успешно их анализировать по завершении, чтобы находить причины сбоев.
• Смета. Превышение сметы часто возникает из-за неудачного планирования. Возможно, вы забыли включить в смету какие-то важные элементы или этапы работ, например дизайн, стоимость материалов или тестирование. В любом случае сдача проекта без превышения сметы — это важный показатель успеха.
• Объем. Объем работ по проекту включает в себя достижение заявленных целей, создание отчетных материалов, а также выполнение отдельных задач, необходимых для достижения этих целей. В процессе выполнения проекта часто происходит бесконтрольное расширение его объема, ведущее к нарушению сметы и сроков. Поэтому так важно правильно определить объем проекта с самого начала и убедиться, что цели проекта известны каждому участнику команды и каждому представителю заинтересованной стороны.
• Продуктивность. Хотя этот показатель особенно полезен на уровне организации, он также может использоваться для сравнительной оценки выполняемых проектов, чтобы получить четкое представление об эффективности команды. Продуктивность представляет собой отношение между вложениями в проект и финальными результатами. Смысл в том, чтобы добиться максимальных результатов с наименьшими затратами ресурсов.
• Рентабельность инвестиций (ROI). Этот показатель оценивает результаты проекта в денежном выражении относительно суммы, затраченной на его выполнение. Рентабельность можно легко представить в виде математической формулы, но для ее вычисления придется перевести в денежную форму все преимущества, полученные в результате выполнения проекта. Обычно такие преимущества включают в себя экономию средств, повышение качества и результативности выполняемых работ или вклад в прибыль. Как только вы представите эти преимущества в денежном выражении, используйте формулу: ROI = (чистая выгода/затраты) x 100, и вы получите значение рентабельности проекта в процентах.

Как оценить показатели эффективности управления проектом в Wrike

К каждому проекту, за выполнением которого вы следите, необходимо привязать не только четко определенные цели и конечные результаты, но и целевой показатель эффективности управления проектом. Мы уже видели, как определенные показатели помогают получить более четкое представление о результатах проекта и организационной эффективности, а с помощью Wrike вы сможете легко отслеживать эти показатели и делать многое другое благодаря набору мощных аналитических инструментов.

Например, Wrike позволяет создавать настраиваемые панели задач для более успешного выявления возможных затруднений. Это значит, что вы сможете быстрее реагировать на проблемы, которые могли бы привести к нарушению сроков. Кроме того, Wrike дает возможность легко формировать персонализированные отчеты для получения более глубоких и ценных данных.

Благодаря аналитическим инструментам Wrike вы сможете получать ценную информацию, которая нужна вашей команде для успешной работы. Хотите сами в этом убедиться? Заполните приведенную ниже форму и получите бесплатную двухнедельную версию!

Источник: www.wrike.com