Управление бизнесом и проектами что это такое

Что мы делаем, когда нужно заплатить за телефон? Правильно. Просто идем, оплачиваем. И делаем это почти автоматически. А как мы ведем себя, когда хотим совершить крупную покупку — машину, например, или квартиру?

Правильно. Готовимся. Собираем информацию, консультируемся, оцениваем ресурсы, находим продавца и т. д.

Обе ситуации схожи тем, что мы идем на траты для удовлетворения своих потребностей. Но они имеют и принципиальные отличия — в одном случае мы автоматически платим деньги, во втором — проводим большую работу прежде, чем тратить деньги. И это естественно и объяснимо. В первом случае мы выполняем привычную, повторяющуюся, чуть ли не рутинную операцию — оплата услуг телефонной компании. Во втором — имеем дело с редким, возможно для кого-то уникальным, случаем траты значительной суммы денег за крупное приобретение.

Если эти ситуации рассмотреть с точки зрения управленческой деятельности, то первый случай следует отнести к операционной деятельности, а второй — к проектной. Очевидно, что второе мероприятие имеет оригинальную цель, для достижения которой требуется нестандартная деятельность в пределах определенного периода времени. Подобные мероприятия обычно называют проектами. А действия по реализации проекта, то есть по достижению целей проекта, в большинстве случаев называют проектной деятельностью.

Управление проектами в бизнесе: принципы эффективного управления и их реализация. Бизнес Конструктор

В целях успешного решения задач такой деятельности в настоящее время сформировалась новая концепция (технология) — Проектное управление.

1. Практический смысл Проектного управления.

Так что же такое Проектное управление (ПУ)? Что его породило? Что является предметом его деятельности? Что оно нам дает? Ответы на сформулированные вопросы есть и они не сложные.

Но они очень важны для потребителя с точки зрения утилитарности — когда необходимо и насколько оправдано применение проектного управления?

Давайте сначала дадим определимся с понятием проект.

Проект (от лат. projectus — брошенный вперед, выступающий, выдающийся вперёд, торчащий) — это уникальная (в отличие от операций) деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Это определение наиболее распространенное в литературе. Привожу и свое, которое достаточно универсально в рамках нашей темы и нашей деятельности,:

Проект — интеграционная деятельность по достижению заданной оригинальной цели, осуществляемая под единым управлением. (Целью может быть и реализация идеи, так что вместо выражения «достижения цели» мы можем смело употребить выражение «материализация идеи»).

Примерами проекта могут служить многие виды деятельности. Но надо учесть следующее: то, что считается проектом в одних случаях, не будет проектом в остальных, то, что является проектом для одних, не будет проектом для других и т. п.

Что такое управление бизнес-процессами | Анатолий Белайчук

Приготовление еды — это что? Понятно, что приготовление чего-либо «пожрать» вряд ли станет проектом, а будет рутинной технологической операцией. Приготовление обеда с целью порадовать и удивить близких несомненно будет проектом. Приготовление праздничного обеда для большого числа приглашенных — это проект, тем более проект другого уровня, масштаба и объема, требующий больших ресурсов, большей команды и большего срока реализации. Однако для повара ресторана приготовление большого или малого обеда есть обычная повторяющаяся деятельность, но не проект.

Примеры проектов: подготовка и организация выставки, разработка нового продукта (или новой услуги), разбивка парка, организация собственного дела, внедрение новой технологии на предприятии (например, внедрение проектного управления — это проект!).

Ну, а теперь продолжим о проектной деятельности.

Когда возникла проектная деятельность? Как это ни удивительно — с возникновением человечества. Нередко возникает спор между сторонниками инновационности или традиционности проектной деятельности. Для меня инновационность или традиционность проектной деятельности не является предметом спора. Оба взгляда справедливы..

Очевидно, что Проектное управление, как технология, на сегодняшний день представляется инновационной. Одновременно Проектная деятельность как опыт продолжительной человеческой деятельности является традиционной и древней.

Инновационность ПУ проявляется в растущем стремлении к ее изучению как прикладной области управления и к ее применению как современной технологии управления для решения практических задач..

Традиционность ПУ проявляется в ее применении с древних времен — со времени возникновения социальных отношений. Ведь охота на мамонта была целенаправленной, сознательной, организованой, централизованной деятельностью, то есть прообразом проектной деятельности.

А сотворение мира? Вселенский проект! Правда, проект реализованный(?) с не ясными для нас целями и осуществленный посредством не понятных нам методов . Открытие Америки — успешный результат проекта Колумба. Непобедимая армада — неудачный испанский проект. Раскопки Трои — успешный проект Г. Шлимана. Появление Российской империи — интуитивный проект Петра Первого.

Развитие человечества всегда сопровождалось реализацией тех или иных проектов. По мере ускорения развития росло и число проектов. Раньше проекты реализовывались и достигали успеха благодаря природной одаренности и одержимости отдельных личностей. Сегодня успех проектов достигается , прежде всего, в результате деятельности профессиональных руководителей и команд проектов.

В процессе проектной деятельности люди объединяют (интегрируют) усилия, ресурсы, знания из различных областей, опыт практической деятельности, методы и инструменты управления, и многое другое, необходимое для достижения определенных целей. И такая интеграция осуществляется и может эффективно осуществляться только под объдиненным, целостным, т. е. интегральным управлением.

Таким образом, Проектное управление — это объединенное (интегральное) управление интеграционной деятельностью, направленной на достижение заданных результатов — целей.

Р.Бикмурзин, тренер-консультант по проектному управлению ПроекКонсалт

Ключевые слова:

• Менеджмент
• Инновационный менеджмент
• Управление проектами

Источник: hr-portal.ru

Что такое управление проектами: как осуществляется и что в себя включает?

Менеджмент в любой сфере — сложная и неоднородная деятельность, но как показывает практика, на 30-70% процентов она связана с участием в проектах.

Действительно, достаточно большая часть современного бизнеса в Украине, Европе и во всем мире проектно-ориентирована. В Украине эта часть близится к отметке в 50% и аграрная сфера — не исключение. Это связано с тем, что все больше компаний ориентируются на создание принципиально новых продуктов или услуг, на достижение новых результатов в известных сферах. Проектами называют уже не набор технической документации и смет (как это было раньше), а серьезные мероприятия, которые нацелены на реализацию отдельных целей компании.

Словом, от умения реализовать проект в компании и зависит успех всего предприятия. А в связи с этим и управление проектами становится актуальной и важной темой для менеджеров любого звена. Поговорим и мы об этом: разберемся, что такое проект, как и с помощью чего им управляют.

Что такое проект и управление проектами

Проект — это некое мероприятие (или процесс) с четко обозначенными сроками, цель которого — создать уникальный продукт или получить некие инновационные результаты. В бизнесе целью проекта зачастую называют решение конкретных задач. Соответственно, управление проектами (или, как принято это называть, Project Management) — это конкретная деятельность, цель которой — реализовать все поставленные проектом задачи. Для этого прикладывается максимальное количество усилий, знаний, опыта, методик и инструментария.

Сами по себе проекты — неотъемлемая часть из реальной жизни любой организации. В каждой компании есть своя стратегия развития и порождаемые ею цели, которые и формируются в отдельные проекты. Важно понимать, чем они отличаются от повседневных действий в организации. Во-первых, тем, что у каждого проекта есть своя уникальная цель и временные ограничения на ее достижение.

В повседневных действиях цель повторяющаяся, дедлайны также. Во-вторых, проект имеет свойство завершаться, достигнув заданной цели. Повседневные же действия имеют нескончаемый характер и их цель — поддержание нормального движения бизнеса.

Управление проектами (или проектный менеджмент) как раз и помогает быстро и эффективно достигать заданных целей. Кроме того, в процессе этого формируется целая система комплексов, которые могут быть задействованы для общих целей компании, и разрабатывается схема грамотного распределения ресурсов.

На данный момент управление проектами — эта целая наука, которая обросла сводами знаний, правил и стандартов. Наиболее известный ресурс — PMBOK. Это некая «книга знаний» в сфере проектного менеджмента, в которой описаны лучшие практические советы и знаний в этой сфере.

Что включает в себя управление проектами

В сложную на первый взгляд систему управления проектами входит ряд последовательных действий:

• определение и формирование требований к проекту;
• постановка максимально четких и понятных целей;
• установка и реализация коммуникации между задействованными в проекте сторонами;
• уравновешивание проектных ограничений: в частности бюджета, ресурсов, рисков, дедлайнов, качества;
• общение с командой, учет их потребностей/пожеланий/ожиданий и коррекция существующих планов в соответствии с полученным материалом.

Инициация (то есть старт проекта) представляет собой некое знакомство с проектом. Определяется его суть и цели, формируется подходящая под него команда.

Система управления проектами: что это и зачем она нужна

При реализации каждой из методик управления проектами обычно не обойтись без определенного комплекса технологического и организационного инструментария. То есть, без системы управления проектами. В общем понимании это некая совокупность методов, которые могут влиять на объект управления с целью реализации всех поставленных задач. Но чаще всего это понятие используется в более узком смысле — в качестве обозначения конкретной программы. В Украине лучше всего себя зарекомендовали такие сервисы для управления проектами:

• Worksection;
• Битрикс24;
• Мегаплан;
• Wrike;
• Basecamp;
• Trello.

Системы управления проектами уместны в том случае, когда сами проекты более или менее одного плана. Они позволяют формировать единую картину профиля проекта, отслеживать этапы его выполнения на разных уровнях, контролировать бюджет и дедлайны.

Системы управления проектами — это некий инструмент в руках руководителя и команды, позволяющий делать всю деятельности компании максимально прозрачной. Каждый может увидеть временные и финансовые затраты на определенные проекты, свою нагрузку и нагрузку коллег.

В итоге использование таких систем и последующая за ними прозрачность работы позволяют легко определять причины перерасходов или ошибок, оптимизировать затраты и эффективно сокращать расходы (временные, финансовые и трудовые).

Где учиться проектному менеджменту и стоит ли

В этой статье мы рассмотрели основы достаточно сложного понятия «управление проектами», где учиться которому — вопрос, возникающий в свое время практически у каждого руководителя. Есть несколько вариантов.

Во-первых , если вы серьезно нацелены на глубокое изучение этой науки и планируете свое карьерное становление в качества проектного менеджера, есть смысл отправиться на специализированные курсы. Обычно такие проводят различные школы маркетинга и IT-школы.

Во-вторых , если управление проектами — лишь часть вашей деятельности, как менеджера, можно получить образование менеджера в той или иной сфере при ВУЗе. Как правило, учебные программы на таких специализациях включают в себя и изучение процесса управления проектами. Например, проектный менеджмент изучается и на магистерской программе «Агрокебетов». И, в-третьих , если вы — уже практикующий специалист, есть возможность учиться этому непосредственно на практике и на примере ответственных за это колег.

В любом случае, управление проектами — достаточно эффективный инструмент в руках каждого руководителя. Как показывают данные последних лет Международной ассоциации управления проектами, при задействовании современных методик и программ такой подход способен сэкономить компании до 30% времени и 20% средств, затраченных на реализацию всех проектов.

При этом важно понимать, что проектный менеджмент — это не ситуационный комплекс мероприятий, а процессуальное внедрение и реализация целого механизма. Не пугайтесь, если сейчас эта тема кажется вам слишком сложной и туманной. Современный проектный менеджмент — это грамотная и сбалансированная система, к изучению которой нужно подойти с готовностью и серьезностью. Тогда и получится все понять и удачно применить в своей компании.

Напомним, что в января 2019 года на базе факультета аграрного менеджмента НУБиП Украины ассоциация «Украинский клуб аграрного бизнеса» основала магистерскую программу «Агрокебеты» по подготовке Farm Managers нового поколения.

Идею создания проекта поддержали ведущие аграрные компании Украины: Corteva Agriscience™, МХП, New Holland, IMMER Group, Agroprosperis, ИМК, Bayer, Cygnet, «Галс Агро», Kernel, LNZ Group, «Агрейн», «Лимагрейн Украина», HORSCH, AgroHub, SmartFarming, Arzinger и PwC.

Источник: blog.agrokebety.com

Что такое управление проектами

В условиях нестабильной экономики и законодательства компаниям нужно развивать гибкость и устойчивость. Иногда для этого требуется новый подход к управлению. В статье расскажем о проектном менеджменте — эффективном инструменте для ведения бизнеса.

Что такое проектный менеджмент и какие функции он выполняет

Проект — временное мероприятие, направленное на создание нового продукта, услуги или результата. Например, строительство здания, разработка приложения или создание обучающего курса для сотрудников.

Проектный менеджмент — это комплекс действий для реализации проекта. Он всегда ограничен дедлайнами, бюджетом и краткосрочными целями.

Функции управления проектами:

• постановка целей и разработка концепции их достижения;
• планирование стратегии, распределение ресурсов, определение бюджета;
• реализация плана, формирование команды и налаживание коммуникации;
• внедрение системы мотивации каждого участника команды для достижения целей;
• контроль выполняемых работ и подготовка отчетов.

Управление проектами внедряют в малом, крупном и среднем бизнесе, на федеральных предприятиях и в органах власти. Любое изменение или новую задачу в компании можно считать проектом. Внедрение принципов такого подхода позволит лучше контролировать ресурсы компании и быстрее достигать целей.

Преимущества и недостатки проектного управления

Плюсы управления проектами:

• ориентация на конкретные цели и задачи в рамках общей стратегии компании;
• возможность быстро обнаруживать перерасход и неоптимальное использование ресурсов;
• прозрачность документации и контроль работы на всех стадиях;
• синхронизация участников и принятие решений без бюрократии;
• четкое разграничение ответственности между командами;
• своевременное обнаружение рисков благодаря постоянному контролю;
• наличие четких критериев для оценки эффективности командной работы.

• у небольших компаний не всегда хватает финансирования и кадров;
• сложности перехода с традиционной системы управления;
• потребуется время на формирование слаженной команды, поиск новых способов мотивации;
• неравномерная загрузка специалистов после закрытия проекта.

Стандарты управления проектами

Это рекомендации, которые помогают определиться с терминологией, обобщают требования к содержанию работ и качеству выполненных задач.

Есть пять видов стандартов:

• частные — размещают для конкретного проекта;
• национальные — применяют в одной стране;
• общественные — создают для сообщества специалистов;
• корпоративные — разрабатывают для одной компании;
• международные — используют в разных странах.

Один из самых популярных стандартов — PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Его создал Институт управления проектами в 1996 году. Стандарт обновляют примерно раз в четыре года. Актуальная версия — PMBOK 7 2017 года. В руководстве описаны терминология и правила ведения проектов.

Распределение ролей в проектной команде

В проектных командах выделяют три ключевых роли:

• Заказчик. Использует реализованный продукт, утверждает требования к проекту и принимает результаты.
• Спонсор. Выделяет ресурсы, согласовывает бюджет, цели и сроки.
• Руководитель (проект-менеджер). Распределяет ресурсы и задачи, контролирует проект, выстраивает коммуникацию.

Чтобы организовать эффективную команду, руководитель распределяет роли среди участников с учетом их профессиональных и личных качеств.

Реймонд Мередит Белбин, исследователь и консультант по менеджменту, выделил командные роли:

• Исполнитель. Дисциплинированный сотрудник для выполнения рутинных задач.
• Генератор идей. Придумывает новые решения, умеет справляться с нестандартными ситуациями.
• Аналитик-стратег. Оценивает новые идеи, мониторит промежуточные результаты и ход проекта.
• Контрактор. Выступает связующим звеном между командой исполнителей, заказчиком и спонсором.
• Дипломат. Решает конфликтные ситуации, способствует эффективному решению спорных вопросов.
• Координатор. Регулирует процесс работы, подталкивает команду в нужном направлении.
• Формирователь. Способен эффективно работать в любых условиях, готов на все ради достижения цели.
• Доводчик. Ищет недочеты проекта, сообщает о них команде. Контролирует сроки.

Количество людей в команде зависит от специфики и целей проекта: можно использовать все перечисленные роли или исключать ненужные. Некоторые из них объединяет в себе один человек — менеджер проекта.

Кто такой проект-менеджер и какие у него компетенции

Этот человек отвечает за весь рабочий процесс от планирования до презентации результатов заказчику.

• стратегическое мышление, умение прогнозировать результаты;
• наличие успешных кейсов;
• техническая подготовка и знание специфики проекта;
• высокий уровень коммуникативных способностей;
• ответственность, педантичность, стрессоустойчивость, многозадачность.

Последовательность действий в управлении проектом

Любой проект проходит шесть этапов жизненного цикла. В компаниях они отличаются уровнем гибкости, количеством задач и способом достижения результата внутри каждого этапа. Такой подход помогает выстроить четкую стратегию действий, своевременно отслеживать и предотвращать риски.

Инициирование

Рассмотрим на примере онбординга персонала:

• Проблематика. Из компании часто уходят новые сотрудники. Разработка новых стандартов поможет удержать людей.
• Бизнес-задача, которую решит проект. Снижение текучки кадров и ускорение адаптации новичков.
• Предполагаемые результаты. Обновленная процедура приема на работу и вводное обучение.
• Критерии успешности. Количественный показатель по удержанию сотрудников к заранее определенному сроку.

Когда проект обретает черты, формируют предварительный бюджет. Если цифры и цели осуществимые, проект утверждают с заказчиком и переходят к следующему этапу.

Планирование

На этой стадии разрабатывают точный или примерный план действий. Продуманность плана зависит от специфики продукта и поставленных задач.

Что нужно сделать:

Реализация и мониторинг

Сначала руководитель знакомит участников команды, распределяет задачи и рассказывает, как происходит коммуникация на проекте. Убеждается, что каждый сотрудник понимает план работ и согласен с ним.

В процессе работы начинается фаза мониторинга — анализ каждого шага в назначенных контрольных точках.

Это помогает вовремя заметить проблему или убедиться, что все идет по плану:

• сроки соблюдены;
• риски предотвращены;
• загрузка команды равномерная;
• расходы не превышают бюджет;
• промежуточные результаты соответствуют критериям оценки.

Закрытие

На этапе завершения проекта руководитель презентует результаты заказчику. Для этого готовят итоговый отчет с оценкой фактических результатов, потраченного времени и финансовых затрат. Также на стадии закрытия проводят ретроспективы, чтобы обсудить с командой выполненные задачи и сделать выводы на будущее.

Пост-проект

После презентации итоговой отчетности и ретроспективы остается четыре задачи:

• роспуск команды или перевод на другие мероприятия;
• работа над ошибками и решение спорных вопросов;
• мониторинг эффективности реализованного проекта;
• размещение документации по проекту в централизованном хранилище.

Модели управления жизненным циклом проекта

Модель управления жизненным циклом зависит от специфики компании и самого проекта. Выделяют три варианта.

Предиктивная

Отличается тщательным планированием задач, результатов, сроков и бюджета. План фиксируют на первой стадии и больше не изменяют. Подходит для проектов с хорошо изученным продуктом и ограничениями по времени. Пример — инженерные и строительные мероприятия.

Итеративная

Подразумевает получение обратной связи от заказчика на промежуточных фазах проекта. На основе обратной связи план модифицируют, повторяют каждый этап до достижения желаемого результата. Подходит для разработки крупных или инновационных продуктов, когда заранее спланировать финальный результат не получится.

Инкрементальная

Эта модель похожа на итеративную с той разницей, что готовые части продукта после итерации внедряют. Например, при обновлении фирменного стиля компании можно использовать логотип до того как будут готовы другие элементы. Подходит для проектов, в которых важны быстрые достижения.

Гибридная

Сочетание инкрементальной и итеративной моделей. Применяют в проектах, где нужно быстро реагировать на изменения и поставлять готовые части продукта.

Основные методологии проектного менеджмента

Все методологии можно разделить на традиционные и гибкие.

Традиционный последовательный менеджмент

Представим строительный проект. Исполнители не смогут перейти к заливке фундамента, если не готовы чертежи и разрешительные документы на строительство. Поэтому фазы возведения здания будут следовать строго друг за другом.

CPM (Critical Path Method)

Отличается от водопадного метода разделением проекта на критически важные и периферийные этапы. К первым относят фазы с несдвигаемыми дедлайнами. Ко вторым — те, которые можно отодвинуть по времени и нельзя сделать до завершения первых.

Подход подразумевает, что на выполнение приоритетных этапов ориентирована основная часть ресурсов команды. Методология CPM подходит для краткосрочных проектов.

Представим проект светового оформления торгового центра:

• замеры здания, составление технического задания;
• разработка эскизов;
• составление сметы;
• украшение и подключение гирлянд.

Вторую половину задач невозможно начать до успешного завершения первой. Значит, первая и вторая фазы — критически важный путь проекта. На нем будут сконцентрированы силы команды.

Ставьте задачи в Битрикс24

Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск-трекере.

Гибкий менеджмент

Проект инициируют, составляют примерный план и дробят на небольшие подпроекты из последовательных фаз. Когда все мини-этапы завершены и согласованы, собирают готовый продукт. При этом работы по разным подпроектам можно выполнять одновременно. Agile часто используют в IT-компаниях и мероприятиях с небольшой командой.

Подходит для инкрементальных жизненных циклов. Задачи разделены на спринты — короткие отрезки времени. За один спринт создают один элемент продукта. В промежуточных точках заказчик принимает или не принимает результат. В первом случае готовый элемент сразу внедряют в работу.

Во втором — начинается фаза доработки.

Разделение работы на три этапа: запланировано, в процессе, сделано. Задачи распределяют в карточках на онлайн-доске по этапам. Если статус задачи изменился, карточку переносят в следующий столбец. Kanban не ограничивает время спринтов и количество ролей у одного участника команды. Также нет регламентации встреч по проекту.

Какие инструменты применяют в проектном менеджменте

Синхронизировать и контролировать команду удобнее в CRM-системе Битрикс24. Создавайте и редактируйте задачи в режиме Канбан.

Стройте диаграммы Ганта, чтобы видеть план проекта, сроки, прогресс. Инструмент позволяет работать в гибком графике. Вы можете увеличивать сроки, если команда не успевает завершить этап. Также есть возможность сокращать время в случае изменения дедлайна.

Информация о проекте доступна каждому участнику команды. Чтобы узнать статус работы, не нужно звонить или писать в чате коллегам. Это экономит время.

Созванивайтесь с сотрудниками, обменивайтесь документами в любое время и из любой точки мира. Автоматизация таких рутинных задач, как рассылка электронных писем или отправка счетов поможет увеличить продуктивность менеджеров.

Что в итоге

• Проектное управление — это комплекс действий для реализации отдельного предприятия или получения быстрого результата.
• Проектное управление подходит компаниям с инновационными продуктами и всем, кому важно развивать гибкость в изменчивых условиях и контролировать ресурсы.
• Идеальный проджект-менеджер обладает стратегическим мышлением, коммуникабельностью, ответственностью и знанием продукта.
• Методики управления условно разделяют на гибкие и традиционные — для сфер со стабильными продуктами и для инноваций, IT.

Источник: www.bitrix24.ru