Управление закупками это бизнес процесс

Управление закупками – сложный сквозной процесс. Автоматизация одних этапов более актуальна для заказчика, других – менее. Как показывает практика, чаще всего в электронный вид переводят подготовку и согласование конкурсной документации, планирование закупок, сбор и согласование заявок на закупки. Для тех, кто работает по 223-ФЗ и 44-ФЗ имеет смысл автоматизировать процесс публикации информации на портале госзакупок, ЭТП и других порталах.

DIRECTUM: Управление закупками

Закупки и тендеры без проволочек и с соблюдением 223-ФЗ.

Нормативно-правовое регулирование

При заключении крупных сделок организациями давно и успешно применяется тендерная система. Тендер, по сути, является конкурентной формой отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ. Базируется такой отбор на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

В действующих российских правовых актах термин «тендер» и его различные производные (тендерная документация, тендерная комиссия) не определены, вместо него используются такие понятия как «конкурс» и «аукцион». В рамках конкурса предложения поставщиков отбираются по критериям и условиям, на аукционах – по цене.

1С:Управление холдингом. Бизнес-процесс управление закупками. Подготовка плана потребностей

Так или иначе, все это конкурентные формы отбора предложений, которые регулируются нормативно 223-ФЗ и 44-ФЗ. Законами также определяются другие конкурентные процедуры, например запрос котировок, которые формально не являются торгами, закупки у единого поставщика, предварительный отбор. По форме проведения закупка может осуществляться в электронном виде на ЭТП (электронные торговые площадки) или традиционным способом. Кроме того, вышеописанные конкурсы и аукционы могут проводиться открыто или закрыто.

223-ФЗ содержит правила проведения закупок организациями, которые находятся на самофинансировании, к ним относятся: государственные корпорации, субъекты естественных монополий, ЖКХ, организации с государственным участием (более 50% активов), государственные и муниципальные унитарные предприятия, а также ряд организаций, вид деятельности которых тесно связан с ведением коммунального хозяйства. Основное требование закона – размещение информации о закупках, в том числе отчетов, на портале госзакупок. Заказчик не ограничивается в плане возможностей закупки товаров и услуг у единственного поставщика, нужно лишь отразить в положении перечень, случаи и основания закупок. В положении должны быть также прописаны процедуры проведения конкурсов и аукционов.

44-ФЗ определяет закупочную деятельность государственных бюджетных учреждений и накладывает серьезные ограничения: регулирует суммы и объемы закупок, обязывает обосновывать начальную стоимость контракта, указывать функциональные характеристики услуг и товаров.

Коммерческие организации, которые не попадают под действие вышеописанных законов, могут осуществлять закупки на свое усмотрение. Хотя тот уровень, который задается 223-ФЗ и 44-ФЗ, постепенно приходит и в сектор коммерческих предприятий.

Управление закупками — С чего начать и чем закончить…

Очевидно, что закупки – деятельность всеобъемлющая, которая оказывает существенное влияние на финансовые показатели организации, так как себестоимость выпускаемой продукции напрямую зависит от закупаемого у поставщика сырья или услуг.

Основные этапы процесса управления закупками

Рассмотрим закупочную деятельность в разрезе процессов. Управление закупками включает в себя большой перечень работ:

1. Планирование. На этом этапе собираются и сводятся в единый документ заявки на закупку, причем согласно 223-ФЗ/44-ФЗ ряд организаций должны планировать свои закупки как минимум на 1 год вперед, а по отдельным видами деятельности на 5-7 лет вперед.
   Составленный план подлежит утверждению внутри организации и публикации на портале госзакупок. Фактически, этап включает в себя анализ потребностей, сведение всех заявок в позиции плана, их группировку. Одной закупкой можно закрыть несколько заявок, и наоборот – одна заявка может закрываться несколькими закупками.
2. Согласование заявок. Еще на этапе сбора заявок возникает задача по их согласованию, утверждению и контролю соблюдения лимитов бюджета. То есть этап согласования тесно перекликается с финансовым планированием и бюджетированием.
3. Подготовка конкурсной документации. По каждой закупке готовится целый пакет документов – это и извещения о проведения торгов, и условия проведения конкурса, и проектная документация, разъяснения, проекты договоров. Одним словом, объем документов, которые нужно согласовывать, впечатляют.
4. Инициация проведения конкурентной процедуры. Всю информацию о предстоящей закупке нужно своевременно разместить на сайте госзакупок и/или на сайте самой организации в зависимости от вида деятельности. Важно соблюдать регламентированные сроки, если деятельность организации регулируется 223-ФЗ и 44-ФЗ. В законах четко прописано, за какой срок должно быть поданы извещение, документация, информированы поставщики.
5. Проведение конкурентной процедуры. В первую очередь это сбор предложений и допуск участников – анализ предложений, уставной документации, то есть соответствие предложений заявленным критериям. Все действия фиксируются в виде протоколов конкурсной (или аукционной) комиссии, которые также согласовываются и публикуются в регламентированные сроки на порталах.
6. Подведение итогов. После того как конкурентная процедура состоялась нужно опять же оформить протокол, разместить его на портале госзакупок и заключить договор с победителем.
7. Контроль исполнения условий договора. 223-ФЗ и 44-ФЗ, как уже говорилось выше, регулируют отчетность по проведенным закупкам, заключенным договорам и их исполнению – вся информация также размещается на портале госзакупок.

Управление закупками – сложный сквозной процесс. Да, автоматизация одних этапов более актуальна для заказчика, других – менее. Чаще всего требуется перевести в электронный вид подготовку и согласование конкурсной документации, планирование закупок, сбор и согласование заявок на закупки. Для тех, кто работает по 223-ФЗ и 44-ФЗ имеет смысл автоматизировать процесс публикации информации на портале госзакупок, ЭТП и других порталах. Менее актуальными остаются задачи по переводу в электронный вид торгов, контроля соблюдения сроков и лимитов бюджетов.

Решения для автоматизации управления закупками

Теперь, когда выявлены потребности, можно перейти к решениям, которые предлагает рынок.

Для проведения торгов или другой конкурентной процедуры в электронном виде существуют ЭТП, которые помимо прочего закрывают задачи размещения планов закупок, извещений, протоколов на порталах, сбор предложений от поставщиков. Многие ЭТП обеспечивают синхронизацию сведений с порталом госзакупок. Если будет налажена интеграция с информационными системами, то можно будет автоматизировать сбор и согласование заявок, подготовку и согласование документации.

На другом полюсе от ЭТП находятся системы класса ERP, которые обеспечивают планирование и ведение реестров заявок (потребностей) и закупок, контроль лимитов бюджетов. Однако эти системы плохо закрывают те задачи, что касаются ведения документации, обеспечения архивного хранения, и, конечно, публикацию сведений на порталы.

Управление контентом – традиционно сильная сторона ECM-систем. Какую роль могут сыграть эти системы в автоматизации закупок? В первую очередь ECM-системы позволят оптимизировать договорную деятельность, подготовку и согласование заявок, всей закупочной документации, протоколов. При этом процессы могут охватывать большое число пользователей. Таким образом возможно автоматизировать все активности, возникающие в рамках закупочной деятельности и сделать процесс максимально прозрачным и управляемым, тем самым существенно снизив издержки.

Максимально эффективно перевести управление закупками в электронный вид позволяет интеграция решений.

Интеграция ECM-системы и ERP уже дает автоматизацию части этапов. В ERP ведется реестр заявок и план закупок, в ECM проходит их согласование, готовится и утверждается вся закупочная документация, протоколы и извещения, договорные документы. Если дополнительно автоматизировать публикацию информации на сайте компании, на ЭТП и портале госзакупок, то будет обеспечено сквозное взаимодействие с поставщиками – сбор предложений, заключение договоров в электронном виде и т.д.

Таким образом, управление закупками на основе ECM-систем, в отличие от ERP-систем и ЭТП, способно объединить разрозненные операции в единый прозрачный сквозной процесс и максимально охватить автоматизацией всех лиц, задействованных в процессе.

Источник: www.directum.ru

Описание процесса автоматизации закупок

В данной статье рассмотрены задачи, возможные средства, модули автоматизации и описание процесса автоматизации закупочной деятельности.

Ключевые слова

БИЗНЕС–ПРОЦЕСС, АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИ, ПРОЦЕСС ЗАКУПКИ, УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

Текст научной работы

Любая развивающаяся компания в своем роде индивидуальна. Индивидуальность организации проявляется в ее деятельности. В любой компании возникает вопрос автоматизации бизнеса. В связи с этим на ранке ИТ существует множество ИС позволяющих автоматизировать любой бизнес.

В наше время становится все более популярным направление по автоматизации процесса закупок. Данный процесс обеспечивает такие важные функции как, сбор и обработку информации по закупке необходимых ресурсов. Позволяет создавать оптимальный план закупок, документальную поддержку (подготовка тендерных документов и договоров), а также согласование объемов партий и сроки ее поставок.

Автоматизация процесса закупок — деятельность по повышению эффективности работы закупщиков и руководителей департамента закупок, маркетинговых и сервисных подразделений с использованием специальной программы позволяет собственнику или руководителю своевременно и качественно анализировать продажи, планировать закупочную деятельность и контролировать выполнение плановых показателей [1, 4].

Прежде чем внедрить автоматизированную систему необходимо убедиться, что данная система полностью соответствует организационному учету в данной организации.

Со стороны информационной логистики важную роль играет автоматизация управления закупочной деятельности на предприятии. Для эффективного управления закупочной деятельности необходимо бесперебойное поступление, своевременность и корректность информации.

Процесс автоматизации закупок решает следующие задачи:

1. Проверка остатка товара на складе. При наличии на складе малого объема товара автоматически формируется заявка на покупку необходимых материалов;
2. Составление оптимального плана закупок товаров у поставщиков. Проводить анализ необходимого товара по всем критериям;
3. Формализация процесса закупок;
4. Снижение вероятности ошибок, совершаемые сотрудниками;
5. Снижение затрат и времени на закупку необходимых товаров.

Автоматизировать процесс закупки возможно с использованием:

1. Электронных форм заявок, которые состоят из различных подсказок, сокращающих вероятность ошибки на этапе заказа товаров;
2. Формализации движения заявки, ее утверждение и оповещение;
3. Создания отчетности.

В систему автоматизированного процесса закупок должны входить следующие компоненты:

1. Управления закупками позволяет собирать заявки на закупки необходимых товаров, автоматически создавать заявку в зависимости от остатков на складе и отдавая приоритет важным заявкам. Данный модуль позволяет проверять денежные средства и бюджетные лимиты, создавать графики закупок, выбрать оптимального поставщика, и предоставляет возможность контролировать и просматривать процесс закупок [2];
2. Управления тендерными закупками позволяет размещать информацию о проведении тендера в интернете или оповещать поставщиков о проведении тендера по электронной почте.[3]. Он дает возможность собирать необходимые документы от поставщиков и статистические данные по проведенным тендерам, а также анализировать их;
3. Отчетный блок может создавать отчеты: по запросу, в ручном режиме, автоматическом и по расписанию. Информация в отчетно-аналитическом блоке может быть представлена по любому спектру и в любом формате: списочных форм, календарно-сетевых диаграмм;
4. Наблюдательный блок включает в себя: сбор информации из разных источников, ввод данных в ИС, проверка стандартам, расчет затрат и отслеживание различных изменений.

Ниже описан автоматизированный процесс закупки товара.

1. Заявка на приобретение необходимого товара формируется в автоматическом режиме. Информация из БД попадает в ИС. В свою очередь ИС анализирует наличие товара на складе, при обнаружении малых объёмов автоматически формирует заявку на приобретение товара по наилучшему соотношению цены, качества и срока годности товара;
2. При необходимости можно сформировать заявку в ручном режиме в ИС;
3. Начальник отдела закупок проверяет заявку и отправляет ее поставщику;
4. Поставщик отправляет счет в бухгалтерию на оплату товара;
5. Бухгалтерия переводит денежные средства поставщику;
6. Поставщик отправляет товар покупателю;
7. Товар попадает на склад. Со слада информация отправляется в БД и в отдел закупок.

Автоматизация процессов закупок на любом современном предприятии важный этап развития. Данный этап позволяет предприятию оптимизировать свою деятельность, а в итоге сэкономить денежные средства и время. Для современного и мотивированного в своем развитии предприятия, использование системы описанной выше, является неизбежным фактором.

Бухгалтерский учет и его место в рыночной экономике

1. Негода Т.Ю.

Алгоритмы обработки знаний в экспертных системах для экономических процессов

1. Хрипунов Н.В.

Система информационного обеспечения в финансовом менеджменте

1. Гилемханова Л.Ф.

Корпоративные информационные системы как методы успешного руководства предприятием

1. Курбанова Э.Р.

Роль информационных ресурсов на современном этапе развития экономики

1. Якупова А.В.

Список литературы

1. Деминг У.Э. Новая экономика. — М.: Эксмо, 2012. — С. 303—400.
2. Малявко К.В. Совершенствование бизнес-процессов малых и средних предприятий с помощью ERP-систем // Вестник Северо-Кавказского государственного технического университета. Серия «Экономика». — 2010. — № 1 (22). — С. 157—161.
3. Нив Г.Р. Принципы построения устойчивого бизнеса. — М.: Бизнес Букс, 2011. — С. 59—187.
4. Кукарцев В. В., Шеенок Д. А. Оценка затрат на модернизацию программного обеспе-чения критических по надежности систем. / Вестник Сибирского государственного Аэрокосмического Университета им. акад. М. Ф. Решетнева (Красноярск) 2012 г. – С 2-3.

Цитировать

Дядечкин, С.Н. Описание процесса автоматизации закупок / С.Н. Дядечкин. — Текст : электронный // NovaInfo, 2015. — № 33. — URL: https://novainfo.ru/article/3440 (дата обращения: 29.05.2023).

Поделиться

Настоящий ресурс содержит материалы 16+

Источник: novainfo.ru

Система управления закупками (SRM)

Набор современных инструментов, позволяющий автоматизировать полный комплекс процессов закупки товаров, работ и услуг, включая проведение закупочных процедур в электронной форме, а также сопутствующий документооборот. Внедрение SRM дает возможность эффективно управлять взаимоотношениями с поставщиками и контролировать бюджет.

Система управления закупками

Быстрый переход

Low-code платформа Eftech.Factory
Электронная торговая площадка
Система управления закупками

Автоматизированная система управления закупками – SRM

Планирование и контроль закупок

• централизованное формирование планов закупок
• искусственный интеллект по историческим данным и сезонности
• оперативное согласование и контроль заявок на закупку
• интеграция с системами финансового планирования и учета

Интеграция с внешними ЭТП и сервисами

• возможность прозрачного обмена с внешними ЭТП
• бесшовная интеграция с ЕИС
• автоматизированная проверка контрагента на государственных ИС
• подключение к сервисам НСИ

Проведение закупочных процедур

• собственная электронная торговая площадка
• подготовка и ведение закупочных процедур по 44-ФЗ и 223-ФЗ
• реализация внутренних правил согласно положению о закупках
• управление эффективностью закупочной деятельности

Юридически значимый документооборот

• автоматизированное создание проектов договоров
• согласование и подписание договоров в электронной форме
• контроль исполнения сроков и условий договоров
• аналитика по заключенным договорам

Экспертиза Effective Technologies в области разработки SRM позволит обеспечить соответствие бизнес-логики системы требованиям вашей компании.

8 (800) 555-58-59
получить презентацию системы

Возможности при проведении закупок

Собственная электронная торговая площадка

Реализовать максимальное соответствие внутренним регламентам и защитить конфиденциальную информацию вы сможете на собственной ЭТП. При этом вы сами будете определять правила отбора поставщика и сможете автоматизировать выбор поставщика по своим критериям.
Секция «Продажи собственных активов» позволит быстро превратить в ликвидность то, что вашему бизнесу уже не нужно.

Корпоративный электронный магазин

Собственный портал закупок малого объема обеспечит существенное снижение затрат на оформление заказов и приобретение товаров оперативного потребления. Для регулярных закупок может быть настроен автоматический заказ в рамках бюджетов подразделений.
Консолидация потребностей в единый заказ даст возможность для получения лучшей цены и условий поставки.

Реестр поставщиков

Проведение предквалификационного отбора поставщиков можно проводить гораздо эффективнее, используя интеграцию с внешними сервисами (например, РНП) и учитывая консолидированную историю отношений вашей компании и компании кандидата.
Рейтинг поставщиков, настроенный по вашим критериям, может ускорить принятие решений.

Безопасная работа из любой точки мира

Для вашего удобства и безопасности мы применяем передовые технологии Web-разработки. Благодаря этому, вы получаете доступ к системе с мобильных устройств там, где есть интернет. Мы применяем безопасное сетевое соединение для защиты ваших данных и ведем персонализированный доступ к системе с журналированием операций.

Эффективность процессов управления закупками значительно влияет на финансовое состояние бизнеса.

Именно поэтому функциональность SRM должна обеспечивать ключевые функции по организации закупок, а также сделать процесс закупок прозрачным, быстрым и результативным.

Прозрачный обмен данными

С внешними системами и сервисами

• единая информационная система закупок и федеральные ЭТП
• системы межведомственного электронного взаимодействия
• сервисы проверки контрагентов
• обмен документами через внешние системы документооборота

С внутренними системами заказчика

• бухгалтерские и финансовые системы
• системы электронного документооборота
• производственные и логистические системы
• системы управления взаимоотношениями с покупателями

Сегодня, в огромном количестве информационных потоков, важно иметь возможность видеть нужные данные в «одном окне». Использование единой шины данных (ESB) объединяет SRM и внешние системы в общую информационную среду.

Централизованный сбор потребностей

Планирование закупок на крупном предприятии становится комфортным и быстрым процессом с централизованным сбором потребностей от подразделений.

Подготовить и согласовать план-график закупок помогут следующие возможности:

• единая система сбора и учета заказов от подразделений
• учет истории заказов, производственного плана и текущих заявок
• автоматический заказ по расписанию
• настраиваемые маршруты согласования заказов

Интеграция с производственной системой

Закупки на производственных предприятиях являются критическим процессом, требующим автоматизации и контроля. Возможность интеграции с производственной системой существенно снижает нагрузку на персонал и обеспечивает прозрачность процесса:

• автоматический заказ при достижении критического уровня остатков
• прогнозы сроков поступления МТР
• автоматизация процессов инвентаризации остатков
• формирование отчетности о запасах и движениях партий МТР
• контроль отпуска МТР на производственные участки
• автоматизация входного контроля МТР

Контроль отношений с поставщиками

Надежные поставки обеспечивают надежные компании. Следующие возможности помогут вам в задачах управления отношениями и обеспечат превентивный контроль:

• единая база контактов и истории отношений
• автоматизированный сбор данных по участию в закупках
• проверка на наличие исков и арбитражных дел
• реестр официальной переписки

Автоматизация договорной работы

Экономьте время и деньги, снижая долю ручного труда в подготовке документов и отслеживании договорных отношений со следующими возможностями:

• подготовка договора и приложений на основе данных о закупке
• настраиваемые маршруты согласования
• отслеживание и уведомления о сроках отгрузки и оплаты
• реестр договоров и первичной документации с гибкими фильтрами

Удобная система отчетов

Как рассказать о своих успехах или вовремя увидеть отклонения? Удобная визуализация в совокупности со следующими возможностями поддержат вас на пути к результатам:

• анализ результатов и эффективности закупок
• управленческий контроль закупок подразделений
• прогноз объемов на основе заявок и сезонности
• визуализация фактов нарушения процедур и условий

Работа на собственной ЭТП по вашим правилам

У компаний много общего, но каждая компания уникальна. Интеграция с собственной электронной торговой площадкой предоставит и традиционные функции, и возможности, которые нужны именно вам:

• полное соответствие 223-ФЗ и требованиям ФАС
• создание уникальных торговых процедур по требованиям бизнеса
• возможность получения дохода

В зависимости от требований к вашему бизнесу, вы определяете правила работы вашей ЭТП.

Календарь закупок

В то время как визуализация в отчетах помогает увидеть прошлое или прогнозировать будущее, календарь поможет сориентироваться в настоящем:

• визуальное представление плана закупок и важных событий
• контроль сроков и этапов проведения закупки

Корпоративный электронный магазин

Автоматизация закупок малого объема позволит значительно сократить транзакционные издержки и стоимость партий:

• единая витрина для подразделений
• централизованное оформление заказов и логистики
• единая, упрощенная процедура проведения закупки
• открытые и прозрачные отношения с поставщиками

Автоматизированная система закупок позволит

Сократить расходы

Сокращайте транзакционные издержки на подготовку, оформление, проведение и контроль закупок.

Гарантируйте лучшую цену за счет открытой и конкуренции и удобных коммуникаций.

Снизить риски

Применяйте централизованный, оперативный контроль заявок и исполнения заказов.

Сохраняйте подробную историю взаимоотношений и предоставляя аналитику на начальных этапах работы.

Расширить возможности

Организуйте конкурентные процедуры на собственной ЭТП с единым модулем управления.

Реализуйте закупки малого объема на собственной платформе электронного магазина.

Наша команда разработчиков создала программное обеспечение для лидеров отрасли, помогая им превзойти конкурентов, увеличить доходы, а также автоматизировать критически важные рабочие процессы.

Отправьте заявку на разработку автоматизированной системы управления закупками, мы подготовим для вас коммерческое предложение.

8 (800) 555-58-59
оставить заявку

Наши технологии

Low-code платформа

Cоздавайте приложения и автоматизируйте процессы за счет использования встроенной системы конфигурации бизнес-процессов в нотации BPMN и визуального редактора интерфейсов для экранных форм любой сложности.

WEB и Mobile

Платформа предоставляет гибкость в выборе устройства для работы – компьютер, планшет и смартфон.

ESB

Единая шина данных объединяет SRM и внешние системы в общую информационную среду.

Open-source

Современная архитектура приложений без санкционных рисков.

Вы получаете современную систему, полностью отвечающую вашим требованиям и передовым технологиям.

Источник: www.effective-group.ru