Часто компания принимает решение об использовании личного автомобиля директора или другого сотрудника в служебных целях. Согласно статьи 188 Трудового Кодекса использовать имущество работника можно только с согласия самого работника. Компания обязана выплатить работнику компенсацию за использование личного авто в служебных целях.
Рассмотрим, какие необходимые документы должна оформить компания, чтобы расходы на использование личного авто в служебных целях учесть в целях налогообложения прибыли или единого налога по УСН.
Такая возможность установлена Налоговым Кодексом:
- для компаний, применяющих ОСН — пп. 11 п.1 Ст. 264 НК РФ,
- для компаний, применяющих УСН — пп. 12 п. 2 Ст. 346.16 НК РФ.
Все расходы, в том числе и расходы на использование автомобиля, должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. Автомобиль должен использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.
Возможны два способа документального оформления расходов на использование личного автомобиля в служебных целях:
Какой налог должен платить ИП на УСН при продаже личного авто? #штрафы #ип #усн #налоговыйконтроль
- Приказом директора установить ежемесячную фиксированную сумму.
- Заключить договор аренды автомобиля без экипажа.
Издаем Приказ о ежемесячной оплате расходов за использование личного автотранспорта в служебных целях согласно нормам, подписываем приказ у директора.
Нормы расхода определены Постановлением Правительства № 92 и составляют:
- 1200 рублей в месяц для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см,
- 1500 рублей в месяц для автомобилей с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см.
Эта сумма уже включает в себя расходы на гсм, текущий ремонт, техническое обслуживание и мойку автомобиля.
В случаях, если Приказом будет установлена выплата более высокой суммы, в целях налогообложения принимается именно норматив, установленный Постановлением Правительством.
Важно:
- данная выплата работнику в пределах установленных норм не будет облагаться НДФЛ, так как не относится к оплате за труд,
- данная выплата не производится за те дни, в которые работник находился в отпуске, служебной командировке или болел.
Заключаем договор аренды автомобиля без экипажа.
В этом случае сумма компенсаций за использование личного авто в служебных целях может быть значительно выше. Сумма, установленная сторонами по договору, может включать в себя амортизацию автомобиля, расход на гсм, расходы на техническое обслуживание автомобиля, ремонт, мойку.
Сумму арендной платы компания полностью может учесть в расходах. При выплате сотруднику дохода по этому договору, компании необходимо будет выполнить функцию налогового агента и удержать НДФЛ у источника выплаты.
Независимо от того, каким документом будет оформлено использование личного авто в служебных целях, необходимо помнить следующее:
- автомобиль должен принадлежать сотруднику на правах собственности,
- копию техпаспорта нужно приложить к приказу или договору,
- один раз в месяц необходимо оформлять путевой лист.
По вопросам ведения бухгалтерского учета и составлению отчетности просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.
Нормы компенсации за использование личного автомобиля
Источник: saldoconsult.ru
Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине
Менеджер едет к клиенту на личном автомобиле. Работодатель компенсирует ему затраты на бензин и машину — 3000 рублей в месяц. А по закону может учесть в расходах по налогу на прибыль только 1200 рублей.
Курьер развозит пиццу на личной машине. Говорит, что проехал 100 км, а фактически только 50. Работодатель вынужден оплатить ему за 100 км.
Разбираем, как не тратить деньги и время на оформление бумажек и соблюсти закон.
В статье расскажем
- Расходы при разных схемах
- Способ 1. Черный нал
- Способ 2. Компенсация
- Способ 3. Аренда автомобиля
- Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем
Расходы при разных схемах
- Черный нал. Некоторые работодатели платят работникам наличкой. Может быть, это и удобнее для расчетов, но наличные средства нужно где-то брать и на выплаты нельзя уменьшить налоги.
- Компенсация по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать. Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1200 рублей.
- Аренда автомобиля у сотрудника. По договору аренды затраты на бензин арендованного автомобиля можно полностью принять в расходы по налогу на прибыль. Но если автомобиль украдут, возмещать его стоимость придется работодателю.
- Аренда с экипажем. По договору аренды авто с экипажем за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.
Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных способах оформления. Во всех случаях работник получит на руки 3500 рублей. При аренде с экипажем 575 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.
| ГСМ (компенсация работнику по чекам) | 3500 | 3000 | 3000 | 3000 |
| Допвыплаты сотруднику | 0 | 500 | 575 | 575 |
| Страховые взносы | 0 | 0 | 0 | 86 |
| НДФЛ | 0 | 0 | 75 | 75 |
| Возьмем в расходы | 0 | 1200 | 3575 | 3661 |
| Экономия по налогу на прибыль | -240 | -715 | -732 | |
| Заплатили государству налоги и СВ | -240 | -640 | -571 | |
| Всего затраты* | 3500 | 3260 | 2935 | 3004 |
* Здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т. к. работник получает на руки 3500 рублей независимо от выбранного способа.
Способ 1. Черный нал
Компенсировать затраты работника можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.
Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ и страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15% налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »
При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.
Способ 2. Компенсация
Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.
Как оформить. Потребуются документы:
- Соглашение с работником.
По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде соглашения к трудовому договору, но и сделать в формате приказа руководителя.
Минфин формат приказа признает.
— Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы). Письмо Минфина РФ № 03-03-01-02/140 от 16.05.05.
Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте проверку в СБИС.
Как это работает? Сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.
Источник: sbis.ru
Компенсация за использование личного автомобиля при УСН
Компенсация за использование личного автомобиля при УСН
ООО на УСН (доходы). Планируем выплачивать директору компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 5 000 руб. Возмещать расходы (ГСМ, ремонт) по факту не будем. Облагается ли компенсация НДФЛ, взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС? Для документального оформления будут: допсоглашение к трудовому договору, приказ руководителя, копия техпаспорта, путевые листы.
Надо ли в путевых листах кроме маршрута расписывать пробег, расход, норматив бензина, прикладывать чеки с АЗС, если работнику установлена твердая сумма компенсации? Если фактические расходы меньше компенсации, не возникнут ли вопросы от налоговых инспекторов?
Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях
установлены письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».
При выплате компенсаций необходимо учитывать следующее:
– выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами
в соответствии с должностными обязанностями;
для произведения компенсационных выплат является
приказ руководителя
предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также
документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля
, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности – соответствующие документы);
– компенсации выплачиваются один раз в месяц
и не зависят от количества календарных дней в месяце
;
– за время отсутствия работника
на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется,
компенсация не выплачивается
.
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ
при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора
, выраженным в письменной форме.
В письме от 15.10.2008 г. № 03-03-07/24 Минфин РФ указал, что нормирование
расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется
не при выплате такой компенсации
работнику, а
в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль
организации-работодателя.
Налогоплательщики налога при УСН, применяющие объект налогообложения «доходы», в целях исчисления налоговой базы не учитывают произведенные расходы
Поэтому Вы можете установить любой размер компенсации
, в которой предусмотреть в том числе расходы на ГСМ, ремонт и страхование автомобиля.
Нормы компенсаций
, предусмотренные постановлением № 92, согласно разъяснениям Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57
включают
нормативные суммы затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумму износа,
затрат на горюче-смазочные материалы
, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Тем не менее чиновники из Минфина в неофициальных разъяснениях указывают, что возмещаемые работнику
в связи с использованием автомобиля в служебных целях
расходы на ГСМ не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих сумму расходов на ГСМ
.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ
компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм,
установленных в соответствии с законодательством РФ.
Минфин РФ в письме от 28.06.2012 г. № 03-03-06/1/326 сообщил, что поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций
при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления,
для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ
.
Таким образом, освобождению от налогообложения НДФЛ
в соответствии с
п. 3 ст. 217 НК РФподлежат суммы компенсационных выплат
, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей
в соответствии с соглашением сторон трудового договора
.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества
налогоплательщику, а также
расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества
в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также
документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов
.
Обратите внимание!
Минфин РФ уверен, что для документального подтверждения расходов
на выплаты компенсаций для целей НДФЛ обязательно
оформлятьпутевые листы
(письмо от 13.04.2007 г. № 14-05-07/6).
Поэтому во избежание претензий проверяющих безопаснее вести путевые листы
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78.
Чиновники Минфина РФ в письме от 20.09.2005 г. № 03-03-04/1/214 указали, что оформлять путевые листы именно по унифицированной форме № 3 обязаны только автотранспортные организации.
В Вашем случае автомобиль принадлежит не организации, а ее работнику, зарплату как водителю организация работнику начислять не будет.
Поэтому в Вашем случае оформление путевых листов по унифицированной форме № 3
не обязательно
.
В таких случаях, как разъяснил Минфин РФ, организация вправе разработать свою форму путевого листа
, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете»
.
Первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Для документального подтверждения обоснованности выплаты работнику компенсации за использование личного автотранспорта путевой лист может составляться раз в месяц
(письмо Минфина РФ от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129).
П.п. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами
всех видов установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления
компенсационных выплат
(в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Следовательно, сумма компенсации
, выплачиваемая работнику
за использование личного имущества
, в том числе автомобиля,
не подлежит обложению страховыми взносами
, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей,
служебные цели
)
в размере, определяемом соглашением
между организацией и таким сотрудником.
Это подтверждает и Минздравсоцразвития РФ
(письмо от 06.08.2010 г. № 2538-19) и
ПФР
(письмо от 29.09.2010 г. № 30-21/10260).
Чиновники отметили также, что при этом размер возмещения
указанных расходов
должен соответствовать экономически обоснованным затратам
, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.
То есть организация должна располагать копиями документов
как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и
подтверждающими расходы
, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.
Кроме того, оба ведомства настаивают на том, что при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества
работника, а также
срок его полезного использования
, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.
Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов
, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях,
не подлежит обложению страховыми взносами
в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС
в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ
.
По такому же основанию на сумму компенсации не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Таким образом, сумма компенсации не имеет значения для налога при УСН
А в отношении НДФЛ и страховых взносов
у налоговиков и работников внебюджетных фондов
могут возникнуть вопросы
по правомерности неудержания НДФЛ с суммы компенсации и неначисления страховых взносов.
Избежать таких сложностей поможет заключение договора аренды автомобиля организацией у работника.
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем
арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и
оказывает своими силами услуги по управлению
им и по его технической эксплуатации.
При определении налоговой базы по НДФЛ
учитываются все доходы
налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (
п. 1 ст. 210 НК РФ
), в том числе
доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду
или иного использования имущества, находящегося в РФ (
п.п. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ
).
Исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ с арендной платы
обязана организация, поскольку в данном случае она признается
налоговым агентом
в соответствии со
ст. 226 НК РФ
.
На суммы арендной платы не начисляются
страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ (п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
Арендная плата не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве
и профессиональных заболеваний.
Здесь, правда, также не все просто.
Минфин РФ считает, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей
, а именно из
платы за аренду
транспортного средства и
платы за услуги по управлению
этим транспортным средством.
При этом для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику.
Таким документом может быть, например, акт приема-передачи
услуг (письмо от 01.12.2009 г. № 03-03-06/1/780).
Поскольку объектом обложения страховыми взносами
признаются
выплаты
и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц
в рамках в том числе гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг
, то специалисты ПФР в частных разъяснениях настаивают на том, что
вознаграждение
, выплачиваемое организацией физическому лицу по заключенному с ним договору аренды автотранспортного средства с экипажем,
за услуги по управлению транспортным средством
и по его технической эксплуатации
является объектом обложения страховыми взносами
.
В базу для начисления страховых взносов в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащих уплате в ФСС РФ, не включаются любые вознаграждения
, выплачиваемые физическим лицам
по договорам гражданско-правового характера
(п.п. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Ведь обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством подлежат граждане РФ, а также постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства, работающие только по трудовым договорам
(п.п. 1.1 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).
То есть на сумму вознаграждение за услуги по управлению автомобилем начисляются страховые взносы только в ПФР и ФФОМС
П. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
установлено, что
физические лица, выполняющие работу на основании гражданско-правового договора, подлежат
обязательному социальному
страхованию
от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний,
если в соответствии с указанным договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы
.
Следовательно, если
в договоре аренды транспортного средства с экипажем
не будет указано
, что арендатор обязуется уплачивать с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем взносы «на травматизм»,
то обязанность по уплате взносов не возникнет
.
Какие расходы подлежат возмещению
Обязательной оплате подлежат:
- текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
- плановое и внеплановое техническое обслуживание;
- амортизация ТС;
- стоимость парковочных мест;
- приобретение топлива, смазки, незамерзающей жидкости и других расходных материалов (ГСМ).
Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:
ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.
Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.
Источник: liga-lift.ru
