Уведомление об обработке персональных данных в роскомнадзор образец для ИП

«Рекомендации по заполнению формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных» (утв. Роскомнадзором 29.01.2016)

Федеральной службы по надзору

в сфере связи, информационных

технологий и коммуникаций

29 января 2016 г.

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ УВЕДОМЛЕНИЯ ОБ ОБРАБОТКЕ (О НАМЕРЕНИИ

ОСУЩЕСТВЛЯТЬ ОБРАБОТКУ) ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. Настоящие Рекомендации разработаны в целях разъяснения порядка заполнения формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (далее — Уведомление).

2. Оформление Уведомления рекомендуется производить на бланке оператора, осуществляющего обработку персональных данных (далее — Оператор), по форме, определенной Приложением N 2 к Административному регламенту Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее — Роскомнадзор) по предоставлению государственной услуги «Ведение реестра операторов, осуществляющих обработку персональных данных», утвержденному приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 декабря 2011 г. N 346), и направлять в территориальный орган Роскомнадзора (далее — ТУ Роскомнадзора) по месту регистрации Оператора в налоговом органе.

Порядок уведомления Роскомнадзора: Пошаговая инструкция

Электронная форма Уведомления и порядок ее заполнения размещены на «Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru), а также на Портале персональных данных Роскомнадзора (www.pd.rkn.gov.ru).

3. Уведомление направляется в ТУ Роскомнадзора в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом.

4. Под полем «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес Оператора» понимается:

4.1. Для юридических лиц (Операторов):

полное наименование с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;

наименование филиала(ов) (представительства(в)) юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;

Под адресом понимается место нахождения юридического лица в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес юридического лица, контактная информация.

Организациям, учреждениям, имеющим филиалы (представительства), рекомендуется отражать юридический и почтовый адреса (как юридического лица, так и его филиалов и представительств), где осуществляется непосредственная обработка персональных данных (все действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных). При этом рекомендуется обратить внимание — обработка персональных данных осуществляется только юридическим лицом (формирование центральной информационной системы) и (или) филиалами (представительствами).

Уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных с 1 сентября 2022 года

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

4.2. Для физических лиц:

фамилия, имя, отчество физического лица (Оператора);

Под адресом понимается место нахождения физического лица в соответствии со свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе, почтовый адрес физического лица, контактная информация.

данные документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи, наименование органа, выдавшего документ;

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

4.3. Для государственных, муниципальных органов (Операторов):

полное и сокращенное наименование государственного, муниципального органа;

наименование территориального(ых) органа(ов), осуществляющего(их) обработку персональных данных;

Под адресом понимается место нахождения государственного, муниципального органа в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес государственного, муниципального органа, контактная информация.

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

При указании наименования (фамилии, имени, отчества), адреса Оператора, а также направления деятельности рекомендуется использовать также ссылки на код(ы) классификаторов (ОКВЭД, ОКПО, ОКОГУ, ОКОП, ОКФС).

5. Поле «Цель обработки персональных данных» отражает цели обработки персональных данных (а также их соответствие полномочиям Оператора).

«Целью обработки персональных данных» в данном случае являются как цели, указанные в учредительных документах Оператора, так и цели фактически осуществляемой Оператором деятельности по обработке персональных данных.

6. В поле «Категории персональных данных» рекомендуется учитывать все категории персональных данных, подлежащих обработке Оператором:

6.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных).

6.2. Специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни).

6.3. Биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются Оператором для установления личности субъекта персональных данных).

7. В поле «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» предлагается указать категории субъектов (физических лиц) и виды отношений с субъектами (физическими лицами), персональные данные которых обрабатываются (например: работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (Оператором), физические лица (абонент, пассажир, заемщик, вкладчик, страхователь, заказчик и др.) (субъекты), состоящие в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом (Оператором) и др.).

8. В поле «Правовое основание обработки персональных данных» могут быть указаны правовые основания, которые соответствуют полномочиям Оператора, отраженных в уставных документах, Федеральных законах и принятых на их основе нормативных правовых актов в части, касающейся компетенции Оператора, закрепляющий основание и порядок обработки Оператором персональных данных.

Признаются не только соответствующие статьи Федерального закона «О персональных данных», но и статьи иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки персональных данных (например: ст. ст. 85 — 90 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 85.1 Воздушного кодекса Российской Федерации, ст. 12 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» и др.).

(номер, дата выдачи и наименование лицензии на осуществляемый вид деятельности, с указанием лицензионных условий, закрепляющих запрет на передачу персональных данных третьим лицам без согласия в письменной форме субъекта персональных данных).

Номер лицензии и пункт лицензионных условий, закрепляющий запрет на передачу персональных данных (или информации, касающейся физических лиц), допускается при наличии лицензии и (или) соответствующего пункта лицензионных условий.

9. Поле «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных» предусматривает действия, совершаемые Оператором с персональными данными, а также описание используемых Оператором способов обработки персональных данных:

— неавтоматизированная обработка персональных данных;

— исключительно автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой;

— смешанная обработка персональных данных.

При автоматизированной обработке персональных данных либо смешанной обработке желательно указать, передается ли полученная в ходе обработки персональных данных информация по внутренней сети юридического лица (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников юридического лица) либо информация передается с использованием сети общего пользования Интернет либо без передачи полученной информации.

10. Поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных», предполагает:

а) описание мер, предусмотренных ст. ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

б) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;

в) организационные и технические меры, применяемые для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных.

При использовании Оператором, осуществляющим обработку персональных данных, шифровальных (криптографических) средств, признаются следующие сведения:

а) наименование используемых криптографических средств;

б) класс средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Представление данной информации рекомендуется на основании приказа ФСБ России от 10.07.2014 N 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности».

11. В поле «Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных» рекомендуется относить сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки с указанием перечня иностранных государств, на территорию которых осуществляется трансграничная передача персональных данных.

12. В поле «Сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации (далее — База данных)» указываются:

— страна (страны) размещения базы данных;

— конкретный адрес (адреса) местонахождения базы данных.

Детальная градация сведений, которые могут быть включены по Базе данных, приведена на Портале персональных данных в электронной форме Уведомления.

13. В поле «Сведения об обеспечении безопасности персональных данных» рекомендуется указывать сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

14. Поле «Дата начала обработки персональных данных» предусматривает конкретную дату (число, месяц, год) начала любого действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (как правило, это дата начала осуществления Оператором деятельности, закрепленной в уставных документах).

15. В поле «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» рекомендуется отражать конкретную дату (число, месяц, год) или основание (условие), наступление которого повлечет прекращение обработки персональных данных.

Источник: legalacts.ru

Как подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных?

Уведомление об обработке ПД – это документ, который подается в Роскомнадзор и на основании которого юридическое или физическое лицо включается в Реестр операторов, осуществляющих обработку ПД.

Уведомляющий документ подается организацией/предприятием/индивидуальным предпринимателем, подпадающим под определение “оператор ПД” перед началом обработки конфиденциальной информации (Статья 22 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) “О персональных данных”).

Важно. Оператор ПД – объект хозяйственной деятельности, государственное или муниципальное лицо, которое вправе организовывать или осуществлять манипуляции с персональными данными.

Копии паспортов, военных билетов и свидетельств о рождении хранить нельзя

Роскомнадзор по итогам проверки банка выдал ему предписание устранить нарушения при работе с персональными данными сотрудников. А именно – не хранить в личных делах копии:

• паспортов;
• военных билетов;
• свидетельств о рождении детей;
• свидетельств о браке.

Банк обосновал необходимость копий тем, что они нужны ему во исполнение требований действующего законодательства по обеспечению актуализации сведений кадрового и воинского учета.

Кроме того, один из работников представил суду объяснения, что он осознанно и добровольно передал банку на хранение копии паспорта, военного билета, свидетельств о браке и о рождении ребенка.

Однако суд оставил предписание в силе.

Для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом паспорта, в котором содержатся все необходимые сведения.

Хранение копий указанных документов превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника и противоречит федеральному законодательству.

Более того, у банка отсутствуют законные основания для обработки специальной категории персданных – национальности сотрудников, которая указана в свидетельствах о рождении и браке.

Что касается доводов банка, то хранение и дальнейшее использование копий паспортов и военных билетов, полученных от сотрудников банка при трудоустройстве, не только не обеспечивает точность и актуальность персональных данных, а напротив, может привести к использованию недостоверных сведений. Используя в качестве источников информации такие копии документов, банк не учитывает реальное состояние указанных в них сведений, что свидетельствует о признаках нарушения ст. 5 закона № 152-ФЗ.

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 № А53-13327/2013

Примечание редакции:

Другая компания пошла еще дальше – не только хранила копии трудовых книжек, но и выдавала их сотрудникам за плату. В правилах внутреннего трудового распорядка было прямо прописано, что работник вправе получить заверенную копию трудовой книжки. Только один экземпляр – бесплатно, а второй и последующие – за установленную плату.

Трудовая инспекция оштрафовала фирму за это.

Та оспорила штраф, ссылаясь на то, что нарушение если и есть, то малозначительное, ведь плата была невысока и не причинила сотрудника большого ущерба.

Суд решил, что размер платы значения не имеет. Компания в принципе не имела права вводить платную выдачу копий трудовых книжек, что противоречит трудовому законодательству (Постановление Московского городского суда от 29.08.2011 № 4а-1743/11).

Вместе с тем Роструд считает, что с письменного согласия сотрудников компания вправе хранить копии их документов («Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2021 г.»).

Аналогично можно хранить у себя анкеты соискателей, если от них получено согласие (Апелляционные определения Московского городского суда от 12.02.2019 № 33-5265/2019, от 28.09.2016 № 33-38280/2016).

Кем заполняется и кто подает?

Прежде чем отправить в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных, лицу следует разобраться, является ли оно оператором ПД.

Законом предусмотрен ряд исключений, когда уведомлять надзорный орган нет необходимости. Уведомление может быть составлено в форме электронного или бумажного документа. За составление документа отвечает лицо, уполномоченное осуществлять операции в сфере ПД в данной организации (п. 1-4 ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Это может быть сотрудник юридического отдела, отдела кадров или любой представитель администрации.

Если документ составляется в бумажной форме, подавать его можно как письмо, отправив по почте. Альтернативным способом подачи является электронное заполнение на сайте Роскомнадзора.

Заполненную на портале форму придется распечатать и так же отправить по почте, тем самым подтвердив сведения, поданные через онлайн-ресурс.

В обоих случаях бумажный носитель заверяется печатью, подписями генерального директора и уполномоченного за обработку ПД лица. Направлять уведомляющий документ следует в управление по тому субъекту Российской Федерации, где зарегистрировано лицо.

Уведомление в электронной форме можно отправить исключительно через Госуслуги. В этом случае распечатывать его и отправлять в Роскомнадзор нет необходимости.

Кем оформляется?

Документ, как правило, заполняется сотрудником, в профессиональную компетенцию которого включена организация обработки такой информации.

После отправки электронной формы уведомления создайте печатную версию документа. И с подписью руководителя отправьте по почте. Ваше уведомление не добавят в реестр, пока Роскомнадзор не увидит его на бумаге!

Уже через две – три недели на официальном сайте ведомства можно проверить, имеются ли ваши сведения в общем списке.

Последствия неуведомления

РКН регулярно проводит проверки оператор ПД и даже лиц, которые под определение не подпадают. В случае, если объект имеет право не уведомлять Роскомнадзор, необходимо быть готовым аргументированно доказать, что в данном случае это законно. Если же надзирательный орган в ходе проверки столкнется с нарушениями, в частности неуведомлением об обработке ПД, придется нести ответственность.

За неуведомление РКН оператором ПД предусмотрена уплата штрафов. Компании придется заплатить штраф в размере 5000 рублей, а руководству – 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ). Штраф может последовать не только за неуведомление, но и за предоставление недостоверных или устаревших сведений.

В каких случаях можно обойтись без него?

Обработка ПД без уведомления федерального надзорного органа может осуществляться в следующих случаях:

• при получении конфиденциальных сведений в рамках трудовых отношений;
• при осуществлении операций без использования автоматизированных средств – компьютеров и баз данных;
• при оформлении договоров с физическим лицом – в случае, если лицо обязуется не предоставлять данные третьей стороне;
• если данные собираются общественной или религиозной организацией и предполагают исключительно внутреннее пользование;
• при оперировании со сведениями, которые выложены лицом в открытый доступ;
• компаниям, в которых действует пропускная система – где сведения принимаются лишь для оформления одноразового пропуска;
• если обрабатываются данные, содержащиеся в государственных информсистемах ПД;
• если информация собирается транспортными компаниями с целью оформления проездных документов.

Полный перечень случаев, не подлежащих уведомлению РКН, содержат пункты 1-9 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Важно. Юридическим и физическим лицам рекомендуется отслеживать изменения в законодательстве – статус оператора ПД может поменяться, и тогда придется отправлять уведомление в Роскомнадзор.

Обязательства и исключения

Под определение оператора обработки данных подпадают частные хозяйствующие субъекты, а также государственные и муниципальные структуры, которые производят обработку персональных данных в рамках своей основной деятельности.

Обязательства наступают для них автоматически в соответствии с законодательными актами. Но существует и перечень исключений. В него включены ЮЛ и ФЛ, которые:

• получают и обрабатывают данные в рамках трудовых отношений;
• не автоматизировали процесс работы с данными;
• оформляют договора с ФЗ без передачи ПД третьей стороне;
• собирают и производят обработку персональных данных для внутреннего пользования (актуально для религиозных и общественных организаций);
• манипулируют открыто выложенными для всеобщего пользования данными;
• имеют пропускную систему;
• берут данные из государственных инфосистем;
• включают в себя только фамилию, имя и отчество субъекта ПД;
• оформляют проездные документы (что невозможно осуществить без обработки данных).

Перечисленные субъекты могут не беспокоиться об отправке уведомления об обработке данных в надзорный орган. Но списки периодически корректируются и их актуальность рекомендуется проверять один раз в 6 месяцев.

Где взять документ?

Документ должен обязательно содержать следующую информацию:

1. тип и название оператора;
2. адрес оператора с указанием местонахождения;
3. ИНН и ОГРН;
4. сведения о законах, которыми руководствуется оператор;
5. цели работы с ПД;
6. средства обеспечения защиты информации;
7. когда оператор начал обрабатывать ПД;
8. сроки окончания обработки или условия прекращения проведения операций;
9. данные об информационной системе и категории сведений;
10. категории субъектов ПД;
11. список действий и способов обработки ПД;
12. осуществляется ли передача сведений третьим лицам;
13. где находится база данных – страна и адрес;
14. кто отвечает за действия с ПД: физическое лицо (паспортные данные, контакты и должность) или юридическое лицо (наименование, адрес, контакты).

Пошаговая инструкция

Необходимо отнестись со всей ответственностью к процедуре заполнения и подачи уведомления, тщательно проверив исходные документы на достоверность и актуальность сведений и реквизитов.

Как заполнить?

Инструкция по заполнению онлайн-формы по уведомлению выглядит следующим образом:

1. Зайти на сайт Роскомнадзора по ссылке https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/ – здесь размещена онлайн-форма.
2. Скачивать ничего не нужно – сведения вписываются сразу в электронный документ.
3. Тщательно заполнить все поля, отмеченные звездочкой *.
4. Ввести капчу – защитный код.
5. Поставить галочки напротив пунктов об ознакомлении с порядком подачи документа и подтверждения согласия на передачу информации через глобальную сеть.
6. Кликнуть по кнопке “Отправить”.

При наличии выпадающего списка в поле – выбрать из списка подходящий ответ. Если напротив пункта свободного поля нет – отметить галочками актуальные сведения, при необходимости – внести дополнительные данные. При заполнении адресов можно ввести информацию вручную, а можно воспользоваться встроенным онлайн-справочником.

Как отправить?

После заполнения электронного уведомления информация поступает на обработку в РКН, а система подготавливает заполненную форму к распечатке. Дальнейшие действия:

1. Сохранить подготовленный документ на свой компьютер и распечатать либо отправить на распечатку непосредственно с сайта.
2. Подписать бумажный вариант документа у лица, которое несет ответственность за обработку ПД, поставить печать.
3. Отправить по почте подписанный документ в территориальный орган РКМ по месту регистрации оператора.

Роскомнадзор обязан рассмотреть уведомление в течение 30 дней и внести сведения в общий реестр (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как внести изменения?

Если первоначальные сведения, внесенные в форму-уведомление устарели, в РКН в течение 10 дней следует подать информационное письмо (п.7 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

План действий внесения изменений в уведомление:

1. Пройти по ссылке https://rkn.gov.ru/personal-data/forms/p333/.
2. Заполнить письмо онлайн – внести измененные данные.
3. Распечатать информационное письмо и после подписания уполномоченным лицом отправить почтой в территориальный филиал РКН.

Роскомнадзор внесет изменения в реестр в течение 15 дней.

Как посмотреть статус?

На сайте РКН оператор ПД получает уникальный номер документа и секретный ключ. Посмотреть статус уведомления можно на сайте Роскомнадзора по ссылке: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification_check/. Для этого достаточно ввести номер и ключ, ввести защитный код-капчу и дождаться загрузки страницы с ответом. Делать это рекомендуется не ранее двух недель с даты подачи заявки.

Подать уведомление об обработке и внесении изменений в персональные данные лучше в срок – это поможет обезопасить компанию от проблем с законом и дополнительных финансовых затрат.

Источник: liga-lift.ru