В каком бизнесе нет остатков

Отчет позволяет посмотреть, какие товары хранятся на каждом складе вашей организации и в каком количестве.

Сформировать отчет

В разделе «Бизнес» выберите отчет «Остатки по складам».

Как еще можно открыть отчет?
Какие фильтры есть в отчете?

Оптимизировать остатки на складах

Укажите два или несколько складов. Чтобы отобразить сумму остатка по себестоимости на складе, в фильтре выберите «кол-во и сумму».

В отчете нажмите «Кол-во» в колонке первого склада — нулевые остатки по нему окажутся вверху списка.

Оцените возможность перемещения отсутствующих товаров со второго склада и оформите документ «Перемещение» с помощью корзины. Если товары принадлежат разным организациям, оформите документ «Реализация».

БИЗНЕС НА ОТХОДАХ ДЕРЕВООБРАБОТКИ/КАК ЗАРАБАТЫВАТЬ НА ОТХОДАХ КРУГЛЫЙ ГОД.

Обновите отчет кнопкой и повторите операцию для других складов.

Посмотреть, какие товары отсутствуют на складах

В фильтре выберите «Остатки/Включая нулевые» и в отчете кликните колонку «Кол-во».

Товары, которых нет на складе, отобразятся вверху списка.

Исключенные из ассортимента товары перенесите в архив, а для дефицитных подберите аналоги или найдите новых поставщиков.

Источник: sbis.ru

Деньги лишними не бывают — что можно сделать с остатками на счетах

У всех юридических лиц, будь то ИП или группа компаний, есть расчетные счета в банках. Средства на этих счетах циркулируют в режиме нон-стоп, но какая-то сумма должна оставаться в любой момент. Какая? Какими способами ее можно регулировать? Как используются излишки на счетах?

И главное, кто за это должен отвечать — представители банка или финансовое руководство компании — владельца счета?

Не ниже минимума

«Компании стоит поддерживать на расчетном счете столько денежных средств, сколько нужно для исполнения текущих обязательств, — это аксиома, — подчеркивает старший вице-президент, управляющий филиалом «Сибирский» банка «Открытие» Ирина Демчук. — Это зависит от финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Если говорить о дополнительном доходе, то в банках существуют продукты по начислению процентов за неснижаемые остатки. Процентная ставка по продукту зависит от суммы и срока, указанного в соглашении». При этом предусматривается несколько границ сумм неснижаемого остатка.

Нет прибыли — нет бизнеса #бизнес

Похожие рекомендации дает заместитель председателя правления VestaBank Алексей Федоров. «На счетах стоит оставлять средства в размере, необходимом для осуществления расчетов с контрагентами, уплаты налогов, проведения хозяйственных платежей, — поясняет Федоров. — Каждой компании необходимо определить свой cash flow и исходя из него спрогнозировать, сколько средств должно постоянно находиться на счете, чтобы обеспечивать текущую деятельность».

Чем грозит уменьшение остатков на счетах ниже «текущих обязательств»? В числе «антиотмывочных» рекомендаций Центробанка есть и такие. К примеру, методические рекомендации Банка России от 21.07.2017 № 18-МР обязуют банки контролировать размер остатков на счетах своих клиентов. И если они приближаются к нулевой отметке или к незначительным по сравнению с объемом платежей величинам, банк может это счесть «подозрительным» и заблокировать счет. При этом ЦБ не уточняет, какое отношение между оборотом и остатками следует считать «безопасным», — это определяет исключительно банк, поэтому клиенту заранее стоит прояснить этот вопрос.

В то же время, по словам заместителя генерального директора Банка «Левобережный» Людмилы Глушковой, банки, естественно, не заинтересованы в том, чтобы блокировать всех подряд. «Если на расчетном счете окажется недостаточно средств, можно воспользоваться овердрафтом, тогда вместо остатка появится временная задолженность по кредиту, которая погашается со следующего поступления денежных средств на расчетный счет. Лимит по овердрафту, в том числе авансовому — когда счет находится в другом банке, — в пределах которого можно проводить дополнительные платежи, устанавливает сама компания».

Кто за что отвечает и куда девать излишки?

И все же окончательное решение вопросов «Сколько оставлять на расчетном счете?» и «Что делать с остатками?» лежит на владельце счета, а не на держателе. Наиболее эффективный и быстрый, по мнению экспертов, вариант использования свободных средств — воспользоваться предложениями банков, в которых у компании открыты счета. Это позволяет, с одной стороны, оперативно «убрать» временно свободную сумму средств из операционного остатка, с другой — получить на этом пусть и небольшой, но все же доход.

В то же время банки отслеживают, куда именно компания перечисляет деньги — это требование регулятора. Перевод всех свободных средств сторонних контрагентов банковские работники могут счесть подозрительным. Перечисление излишков на депозитные и другие счета, принадлежащие той же компании и, соответственно, приносящие ей выгоду, подозрительными не считаются.

«Управление остатками и ликвидностью — одна из ключевых областей казначейства компании, поэтому казначейство стремится найти самые эффективные варианты использования средств через сотрудничество с банками-партнерами и теми инструментами, которые есть в арсенале банков, — говорит директор по работе с корпоративными клиентами Росбанка в Западной Сибири Леонид Навицкий. — Это могут быть как схемы физического кэш-пулинга (внутригрупповой заем между компаниями), которые позволяют консолидировать остатки на одном счете для последующего размещения в депозит или овернайт (краткосрочный заем или вклад), так и виртуальный кэш-пулинг, целью которого является оптимизация процентного дохода. То есть в распоряжении банков имеются инструменты, которые управляют ликвидностью и остатками автоматически».

«Выбор стратегии управления остатками на счете относится к сфере управления компании, а не к банку, — подчеркивает Ирина Демчук. — Если посмотреть со стороны банка, то мы бы рекомендовали оставлять на счете денежные средства в размере комиссии за банковские услуги, так как при несвоевременной оплате банковских услуг РКО дистанционно-банковское обслуживание компании будет заблокировано, что не позволит оперативно осуществлять платежи».

Краткосрочные депозиты не дают большого дохода, но если посмотреть в годовом интервале, то даже овернайт на выходные дни — это хорошая прибавка к доходу. Из 365 дней в году порядка 130 — выходные, в которые финансовых движений на расчетном счету, как правило, не ведется. Если взять среднюю ставку размещения в российских банках в размере 6% годовых, это даст существенную прибавку к финансам компании.

«У клиентов очень востребованы такие гибкие и простые сервисы, — резюмирует руководитель по развитию накопительных продуктов для корпоративного бизнеса Альфа-банка Екатерина Рогачева. — Могу привести пример: в 2016 году Альфа-банк перевел депозитные сделки корпоративных клиентов из «бумаги» в онлайн, после чего у нас более чем двукратно выросли объемы привлечения срочных средств юрлиц, а число заключаемых депозитных сделок выросло в десятки раз. При этом благодаря запуску онлайн-депозитов у нас значительно выросло привлечение в Сибири и на Дальнем Востоке, поскольку для клиентов из этих регионов условия даже выгоднее, — к примеру, клиент из Владивостока может заключить депозитную сделку текущим операционным днем до 16:59 по московскому времени или до 23:59 по местному, и получить дополнительный доход за счет «выигранного» дня».

Кроме депозитов, многие банки предлагают более доходные и одновременно рискованные средства. «Если вы умеете предсказывать поведение рынка, временно свободные средства можно направить в инструменты фондового рынка, — продолжает Ирина Демчук. — Тогда как депозиты и овернайт позволяют не столько заработать, сколько оправдать инфляцию».

Примеры таких продуктов «следующего уровня» приводит заместитель председателя Сибирского банка ПАО «Сбербанк» Сергей Кузнецов: « В первую очередь, это и нвестиционные облигации, которые позволяют бизнесменам взвешено подойти к управлению своими остатками и размещать их не общей суммой в классические депозиты, а диверсифицировать портфель вложений по срокам, способам получения дохода и, что немаловажно, по доходности. По сути, речь идет об инвестициях, но если ранее это направление было доступно единицам и несло в себе риск получения убытка, то современные инвестиционные инструменты на 100% защищают вложенный клиентом капитал и, с учетом сопровождения командой банка, не требуют глубоких или специфичных знаний для получения более высокого дохода. Сроки размещения могут составлять от 1 до 6 месяцев, потенциальный доход — порядка 8-10% годовых, в зависимости от выбранной клиентом инвестиционной стратегии».

«Помимо инвестиционных облигаций, клиентам-юрлицам доступны и операции РЕПО, — продолжает он. — РЕПО позволяет полностью заменить классический депозит и получать фиксированную процентную ставку, которая, благодаря своей биржевой природе, всегда выше, чем ставка по депозитам. Это «одна сторона медали» операций РЕПО. Любое юридическое лицо также может разместить средства в классические облигации банка с фиксированным доходом порядка 8% годовых и в любой момент получить кредит по залог этих ценных бумаг. Ф инансирование предоставляется без оформления каких-либо документов и по ставке ниже банковской. Совершил звонок — получил деньги».

Еще вариант — можно прибегнуть к так называемому договору бронирования, когда клиент договаривается с банком, что определенный остаток средств на счете будет храниться там в течение какого-то периода времени. «По его окончании клиенту выплачивается некий процент от размещенной суммы, — предлагает Алексей Федоров. — Если же клиент потратит средства раньше, вознаграждение не будет начислено. Ставки дифференцированы и зависят от срока размещения и суммы. Максимальная ставка в данном случае составит порядка 5% годовых».

Другой вариант использования свободных средств — синтетический депозит. Такой продукт, по словам банкиров, дает возможность повторить валютный депозит, купив валюту и разместив ее по соответствующей ставке, а в конце срока продать всю сумму (тело депозита и начисленные проценты) по форвардному курсу. Синтетические депозиты дают большую доходность по сравнению со стандартными и при этом сохраняют все их плюсы в области рисков. По условиям они полностью соответствуют стандартным депозитам без права досрочного изъятия.

Часто совершаемые ошибки

Если не принимать во внимание такие распространенные проблемы, как воровство и срывы поставок финансовых контрагентов, больше всего проблем в работе с остатками на счетах приносит самая обычная халатность. «С точки зрения безопасности управления расчетным счетом, самая главная ошибка — это передача электронной подписи финансовых и расчетных документов третьим лицам, не заявленным в карточке с образцами подписей и не имеющим права распоряжаться денежными средствами компании, — делает вывод Ирина Демчук. — С точки зрения финансов — это упущенные выгоды для компании. Зачастую финансовые директора не задумываются о размещении временно свободных денежных средств в банке, так как не видят смысла в небольших доходах для компании».

Алексей Федоров называет еще одну типовую ошибку, характерную для среднего бизнеса, — многие его владельцы считают финансового директора «лишним звеном». «Если компания небольшая, то, как правило, собственники управляют средствами самостоятельно. Нанимать финансового директора — достаточно дорогое удовольствие, — комментирует он. — При этом чем больше компания, тем важнее для нее иметь отдельного сотрудника, который будет управлять финансовыми потоками. Очень важно правильно понимать денежные потоки компании, ее долги и уметь ими управлять. Зачастую сталкиваешься с ситуацией, когда компании искренне считают выручку своей прибылью».

Работа с документами

Помимо уже названной методологии Центробанка, стоит упомянуть два основных документа, регулирующих работу с расчетными счетами.

Первый — инструкция Банка России № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов». Этот документ находится в открытом доступе и им руководствуются как банки, так и клиенты. Обычно положения этой инструкции включаются в договор банка с клиентом.

Второй — Положение Банка России № 383-П «Положение о правилах осуществления перевода денежных средств». Этот документ регламентирует ведение счетов и говорит о видах платежных документов, распоряжений и т. д. Именно в нем приведена форма платежного поручения и правила его заполнения.

Бизнес умер, но счета его живы — что делать?

Нередко банки сталкиваются с такой ситуацией, когда клиент-юрлицо «пропадает с радаров», не идет на контакт, но счет его продолжает функционировать, и средства на нем есть. Как в таких случаях должны поступать банки?

«При отсутствии на счетах юридических лиц ограничений налоговых органов, арестов Службы судебных приставов со счета, на котором есть остаток, списывается комиссия за ведение счета в соответствии с тарифами банка, — говорит Ирина Демчук. — Затем в случае отсутствия в течение срока, указанного в договоре, денежных средств и операций по счету клиента банк вправе в одностороннем порядке расторгнуть договор, предварительно письменно уведомив об этом клиента. Если же юридическое лицо ликвидировано или исключено из Единого государственного реестра, то его банковские счета подлежат закрытию при отсутствии ограничений по счету. Остаток денежных средств на счету банк вправе списать на доходы при отсутствии ограничений по счету. При обращении учредителей юридического лица невостребованный остаток может быть выдан учредителям при подтверждении их полномочий».

По словам Алексея Федорова, обычно если на таких счетах что-то и остается, то очень несущественные суммы. «Через определенный договором срок банки закрывают «мертвые» счета, при этом остатки на них обнуляются за счет комиссии при неиспользовании счета. Банки вынуждены это делать, так как для них операционно тяжело поддерживать груз неиспользуемых счетов, ведь каждый из них все равно требует сопровождения. Если на счете все-таки осталась существенная сумма, она будет храниться в банке, и при возможности ее вернут владельцу», — поясняет собеседник издания.

Как резюмирует Людмила Глушкова, при отсутствии в течение двух лет денежных средств на счете клиента или операций по этому счету банк вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора банковского счета. Между тем статья 859 ГК РФ «О расторжении банковского счета» предусматривает именно такое время сохранения неактивного расчетного счета. Впрочем, банки могут указать в договоре и другие сроки.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту [email protected] или через нашу группу в социальной сети «ВКонтакте».

Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.

Источник: ksonline.ru

Работа с остатками в общепите — как управлять и считать

Представьте: вы зашли в кафе и заказали салат «Цезарь» навынос. Официант принял заказ и передал его на кухню. Повар обнаружил, что заготовленный сыр просрочен или упаковка закончилась. Официант извиняется, вы с раздражением ищете замену, а впоследствии кафе теряет лояльного гостя. Если бы в заведении был налажен учет остатков, ничего этого бы не случилось.

Остатки в общепите — это ингредиенты, полуфабрикаты, заготовки, блюда и расходные материалы, которые есть в наличии на складе, на кухне или в баре.

Отслеживание остатков позволяет прогнозировать расход ингредиентов, вовремя заказывать новые поставки, готовить из свежих продуктов, уменьшить количество списаний из-за просрочки и обходиться без стоп-листов блюд. А чем меньше сбоев в работе заведении общепита, тем больше выручка.

Если кафе знает, сколько продуктов ушло на приготовление блюд, сколько осталось в запасе и какие закончатся быстрее — оно сможет выполнить все заказы гостей, сохранит их лояльность и, как следствие, увеличит показатели прибыли.

Если же данные учетной системы отличаются от фактических остатков, то основные процессы в заведении ломаются: стоп-лист блюд растет, гости уходят неудовлетворенными, в интернете появляются плохие отзывы. А еще сотрудники могут использовать несовершенство системы учета в корыстных целях. В результате кафе, ресторан, столовая или пекарня несут убытки.

Как отслеживать остатки

Чтобы навести порядок с остатками, заведению нужно решить две задачи: оптимизировать учет и регулярно инвентаризировать продукты.

Оптимизируем учет

От уровня автоматизации общепита зависит скорость обслуживания клиентов, контроль над сотрудниками и время, которое заведение тратит на рутину, например на приемку продуктов или алкоголя.

Оптимальная система учета для общепита позволяет вести товароучет от поставки ингредиентов до продажи готовых блюд и напитков. Но чтобы этот автоматизированный учет работал как надо, вам нужно своевременно заносить документы в сервис. С Контур.Маркетом вы можете:

принимать товар через электронный документооборот (ЭДО), или загружать в учетную систему сканы бумажных накладных, или создавать накладную через чек;
назначать правила ценообразования, печатать ценники или меню;
передавать данные на кассу, чтобы формировать чеки по требованию Закона № 54-ФЗ;
моментально получать с кассы данные о новой продаже, после чего Маркет обновляет остатки и отчеты;
поставлять блюда на заказ — например, если ваше кафе производит торты и поставляет их другим юрлицам.

А еще учетная система позволяет указать, в каких единицах списывать ингредиенты и какой остаток считается минимальным для того или иного продукта.

Минимальный остаток — это то количество ингредиентов, при котором пора заказать новую поставку. Такие напоминания помогают отслеживать, какие позиции на исходе, и не пропустить день отправки нового заказа контрагенту. Останется только сформировать заказ с помощью выгрузки в Excel. Это поможет быстро отправлять заказ поставщику и вовремя получать поставки, продолжать готовить ходовые блюда и сохранить доход.

Как указать минимальный остаток в Контур.Маркете, смотрите в короткой инструкции

Проводим инвентаризацию

Представьте, что сегодня кафе приняло партию из 10 пакетов молока для приготовления напитков. Обычно в день расходуется два пакета. На следующий день учетная система показывает остаток 8 пакетов — молока должно хватить еще на четыре дня, до следующей поставки. Но по факту оказалось, что целых пакетов молока только 7, а у одного пакета вышел срок годности. А значит, поставку нужно заказать на день раньше, или бариста ждет неприятный разговор с недовольным гостем.

Что делать? Менеджер кафе может быстро докупить нужное молоко по розничной цене в соседнем магазине, и заведение недосчитается какой-то части маржи. Чем чаще такие ситуации возникают, тем большими потерями это оборачивается.

Выявить расхождения между фактом и учтенными в системе остатками помогает инвентаризация.

Что помогает обнаружить инвентаризация:

Продуктов или расходников в реальности меньше, чем числится в товароучетной системе, — это недостача, наиболее часто встречающаяся проблема.
Остатков в реальности больше, чем указано в системе, — это излишек.
Излишек одного продукта покрывает недостачу похожего. Например в учетной системе подсолнечного масла марки А больше, чем подсолнечного масла марки Б, а по факту наоборот, — это пересортица.

Чаще всего инвентаризация выявляет именно недостачу, которая мешает заведению работать на полную мощность. Также ревизия остатков позволяет проверить добросовестность сотрудников и сократить издержки: верно ли повара расходуют ингредиенты на приготовление блюд, как точно бармены отмеряют крепкий алкоголь при подаче гостям или создании коктейлей, как техперсонал расходует моющие средства и так далее.

Руководители заведений рассказали, как делают инвентаризацию в общепите Кроме того, инвентаризация помогает выявить проблемы, связанные с неправильным хранением. Если на складе или кухне есть продукты с истекшим сроком годности или испорченные из-за неподходящих условий, то следует обновить оборудование для хранения и договориться с ответственными сотрудниками о соблюдении норм.

Почему появляются расхождения

Причин много — от обычной человеческой невнимательности до намеренного хищения сотрудниками. Если в заведении есть система для автоматизации учета, то инвентаризация поможет выявить не только расхождения цифр с фактическими остатками, но и понять причину: когда, почему и во время чьей смены ушел продукт.

Вот некоторые примеры причин недостачи:

в день приемки сотрудник принял партию продуктов и по ошибке оприходовал в учетной системе больше, чем прислал поставщик;
повар выбросил испорченные продукты, бармен разбил бутылку алкоголя, уборщица взяла новую упаковку средства для мытья посуды, но ответственный за учет не зафиксировал всё это в системе;
технологические карты составлены с погрешностями, из-за чего в учетной системе списывается меньше ингредиентов, чем требуется на приготовление блюда;
кондитер сжег партию круассанов и скрыл это;
новый бармен не знает о регулярных проверках и пользуется своим положением, чтобы угощать друзей «мимо кассы».

При наличии системы учета инвентаризация позволяет понять, в какой день произошла ошибка и после действий какого сотрудника началось расхождение с фактическим количеством позиций на кухне, в баре и на складе.

Закон не обязывает заведения общепита регулярно проводить инвентаризации. Но если контролирующие органы обнаружат недостоверные данные в бухгалтерской отчетности, то могут наложить штраф (ст. 120 Налогового кодекса и ст. 15.11 КоАП РФ).

Когда проводить инвентаризацию

плановые;
внеплановые;
перед закупкой;
перед сменой сотрудников, отвечающих за закупку и сохранность продуктов.

Плановая инвентаризация в общепите проводится чаще, чем в других отраслях хозяйственной деятельности — минимум раз в месяц. Это необходимо делать по двум причинам. Во-первых, большинство продуктов, с которыми работает общепит, скоропортящиеся, а значит необходимо регулярно проверять сроки годности, условия хранения, исправность оборудования. Во-вторых, общепит производит и промежуточный продукт — полуфабрикаты, наличие и расход которых тоже нужно отслеживать.

Внеплановые инвентаризации проводят без предупреждения, если собственник заведения подозревает сотрудников в каких-то нарушениях. Сотрудники при этом не могут подготовиться к проверке и скрыть ошибки или хищения. Частота внеплановых проверок зависит от этапа развития предприятия и уровня текучки кадров. Например, если штат сотрудников постоянно обновляется, то внезапные проверки способны остановить и предупредить хищения.

Дополнительно перед закупкой можно проводить подсчет отдельных позиций. Можно назвать это частичной инвентаризацией.

Также инвентаризацию проводят при смене сотрудников, ответственных за сохранность продуктов и расходных материалов, чтобы зафиксировать фактические остатки на день приемки — при передаче дел.

Любую инвентаризацию нужно проводить тогда, когда заведение не обслуживает гостей. Обычно — после закрытия. Все поставки должны быть приняты и оприходованы, списания не происходят, касса закрыта. Если соблюсти эти условия можно только ночью, владельцу следует предусмотреть дополнительные затраты на оплату сверхурочных. Если заведение круглосуточное, то инвентаризацию можно провести рано утром, когда поток гостей наименьший.

Как проводить инвентаризацию

Инвентаризация в общепите проходит в четыре этапа:

подготовка;
подсчет остатков;
сверка цифр подсчета с данными учетной системы;
корректировка внутренних процессов с учетом выявленных расхождений.

Но сначала о том, кто имеет право проводить инвентаризацию.

Кто инвентаризирует

По правилам, описанным в методических указаниях Минфина РФ, заведение должно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию.

Материально-ответственные лица не могут входить в эту рабочую группу, но обязательно должны присутствовать при инвентаризации. Также можно приглашать независимых экспертов, которые обеспечат достоверность подсчетов.

Если заведений несколько, есть два варианта:

создать рабочую группу, которая будет проверять все точки;
отправить сотрудников одной точки проверять другую точку, чтобы никто не считал свой склад.

Все эти условия нужно соблюсти, чтобы в дальнейшем использовать результаты инвентаризации для возмещения убытков от хищений через суд или для составления бухгалтерской отчетности. Но часто ежемесячные инвентаризации проводят, не соблюдая формальности. Подсчет может провести и один сотрудник, например бухгалтер-калькулятор или шеф-повар.

Главное — считать по правилам, о которых расскажем ниже, иначе проверка не покажет реальные остатки.

Подготовка к инвентаризации

Перед подсчетом фактических остатков важно навести порядок в учетной системе:

списать продукты и расходники, которые подлежат списанию;
внести все приходные и расходные накладные;
если точек или складов несколько, отразить все перемещения продуктов между ними;
проверить, списаны ли продукты, из которых готовят еду для персонала.

Еще для инвентаризации нужно подготовить три документа.

Приказ о проведении инвентаризации. Его выпускает и подписывает директор предприятия. Скачайте бланк постановления об инвентаризации в RTF или Excel.

Бланк инвентаризационной описи, который понадобится в процессе подсчета остатков. Его можно составить в свободной форме — главное, чтобы в нем было указано полное наименование ингредиента, полуфабриката, заготовки, блюда и расходного материала, чтобы при оценке результатов учета избежать путаницы. Скачайте бланк описи в Excel.

Ведомость учета результатов инвентаризации. Составляют ее после завершения подсчета. Скачайте бланк ведомости в Excel.

Подсчет остатков

Есть несколько простых правил, которые помогут не запутаться и сделают подсчет остатков максимально прозрачным.

Приступайте к подсчету после завершения рабочей смены, иначе отдельные продукты и напитки могут посчитаться с ошибками.
Разные места хранения проверяйте отдельно: на кухне — основные продукты, в баре — безалкогольные и алкогольные напитки, на складе — расходные материалы и бытовую химию.
Заходите в помещение и перемещайтесь последовательно слева направо или справа налево, ничего не пропуская и фиксируя каждую единицу в описи.
Тот же принцип важен при подсчете продуктов в холодильниках и шкафах для хранения: каждая полка сверху вниз, слева направо.
Во время инвентаризации не перемещайте продукты и расходные материалы между складами и местами хранения, иначе что-то посчитаете дважды, а что-то пропустите.
Необработанные ингредиенты, полуфабрикаты, заготовки и готовые блюда также считайте отдельно, так как это разные позиции в учетной системе.
Ведите подсчет в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материалы заведены в учетной системе. Например то, что в программе считается в килограммах, нельзя в описи указывать в граммах.
Обратите внимание, как в учетной системе подсчитывается алкоголь — в литрах или штуках. Если учет в литрах, то содержимое открытых бутылок нужно измерить с помощью мерников, чтобы установить точные остатки.
В конце подсчета руководитель подписывает описи у всех членов рабочей группы.

Сверка цифр и корректировка данных в системе

Выгрузите отчет по остаткам и сравните с данными описей. Если выявлены излишки, недостачи или пересортица, заполните ведомость учета результатов инвентаризации и перенесите новые данные в учетную систему.

Недостачи продуктов и расходных материалов спишите. Удобно, если учетная система позволяет быстро провести списание заготовок и готовых блюд. В Контур.Маркете не нужно продавать блюдо за 0 рублей или списывать каждый его ингредиент. Просто составьте акт списания на блюдо или заготовку целиком. Остатки всего, что включено в списанное блюдо, Маркет автоматически пересчитает в ингредиентах, заготовках и расходниках.

Если недостача случилась из-за хищения и виновный найден, руководитель вправе потребовать возместить убытки. Поэтому важно проводить инвентаризацию по всем правилам: в таком случае виновный не сможет оспорить законность претензий. Хотя на практике ненадежного сотрудника чаще увольняют.

Излишки оприходуйте в учетной системе. Важно помнить, что излишки могут быть следствием не только ошибок, но и хищений. Например, когда сотрудники готовят из своих более дешевых продуктов или не пробивают напитки через кассу и забирают себе выручку.

В случае пересортицы проведите зачет расхождений: одинаковое количество спишите с избыточной позиции и добавьте в недостающую. Зачет можно сделать только по тем позициям, за которые отвечает одно и то же материально-ответственное лицо.

Если во время проверки вы обнаружили дубликаты позиций — например, вода газированная и газированная вода, необходимо их удалить. Для этого:

перенесите все количество продукта в одну позицию;
найдите, в какие техкарты входит дубликат, и укажите в них правильную позицию;
удалите дубликат из учетной системы.

А теперь — о самом главном.

Как трактовать результаты

В общепите небольшие расхождения — недостача или излишки в пределах до 3 % — считаются нормой, особенно в первые месяцы работы заведения. Это указывает на то, что расход продуктов в технологических картах несколько занижен или завышен в сравнении с фактическим.

Если расхождения превышают 3 %, заведению необходим аудит, пересмотр техкарт и корректировка внутренних процессов.

Но даже если расхождения небольшие, полезно понять их причину и устранить ее. Вот что можно сделать.

Сопоставьте в учетной системе цифры по приходным и расходным товарным накладным за последний месяц — возможно, вы увидите, в какой момент началось расхождение по тем или иным позициям.

Проверьте техкарты, в которых указаны недостающие или «лишние» продукты. Понаблюдайте за тем, как повара готовят блюда, а бармены — напитки. Возможно, сотрудники не соблюдают рецепт или техкарты составлены неправильно.

Понаблюдайте за новичками. Если в заведении есть сотрудники, которые приступили к работе недавно, обратите на них особое внимание. Они могут допускать ошибки, которые приводят к расхождениям.

Помогите персоналу допускать меньше ошибок: составьте чек-листы для приемки, перемещения и списания продуктов и расходников. Расскажите сотрудникам о результатах инвентаризации и о том, что ни заведению, ни самим работникам не выгодны расхождения.

Источник: kontur.ru