С каждым годом все большую популярность набирают проекты по внедрению систем автоматизации бизнес-процессов, а также различных аналитических решений. Компании понимают, что вести бизнес по-старинке уже нельзя, ведь для того, чтобы идти в ногу со временем, теперь необходимы дополнительные усилия. Что необходимо внедрить в первую очередь?
Что важнее для бизнеса: чтобы процессы были автоматизированы или чтобы велась аналитика? Есть ли смысл в автоматизации без аналитики и наоборот? И вообще, зачем все это нужно?
Автоматизация бизнес-процессов без аналитики бесполезна?
Для начала, необходимо понимать, какая цель у автоматизации.
Базовая цель автоматизации — это повышение прозрачности и контроль, то есть распределение обязанностей таким образом, чтобы каждый процесс был регламентирован и велся в понятных границах информационной системы.
В системе есть все необходимые документы, есть определенный порядок их заведения, а также, например, фиксирование каждой позиции товаров, чтобы случайно не продать больше товаров, чем есть на складе — система обязательно уведомит об этом пользователя.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ХАОСА В БИЗНЕСЕ . ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ
Здесь не идет речь о какой-то выгоде, автоматизация, в первую очередь, направлена на повышение прозрачности, контроля и регламентированности, поэтому интересна тем компаниям, которые заинтересованы именно в вопросе наведения порядка.
Сама по себе автоматизация — это инструмент, который, конечно, может дать выгоду, но она не будет такой значительной. Выгода проявляется в том, что улучшаются какие-то качественные метрики: например, обслуживание у клиентов происходит быстрее и качественнее. В добавок к этому можно интегрироваться с системой управления складом, интернет-магазином и многими другими системами, благодаря чему появляется какой-то дополнительный функционал, чего нельзя реализовать самостоятельно в том же Экселе.
Все можно делать намного выгоднее и правильнее, если добавить аналитику
Аналитика — это как катализатор, некое секретное слово, которое позволяет добиться лучших результатов, повысить именно эффективность бизнеса и оптимизировать его. Если при традиционной автоматизации делать все правильно и последовательно, то обязательно появятся мысли об оптимизации бизнеса как бизнес-процесса, появятся критические вопросы: а нужен, например, этот этап или нет, потому что реализация каждого этапа или процесса — это определенные дополнительные трудозатраты, программирование, деньги. Благодаря этим вопросам многое переосмысливается.
Специфика аналитики в том, что это непрерывная оптимизация, за счет чего можно непрерывно улучшать результат и быть все время на чеку. Но говоря про аналитику, важно понимать, что она бывает разной:
- Описательная аналитика — это сводные показатели, представленные в удобном формате, выявленные визуальным образом различные тренды и алерты
- Диагностическая — это то, что визуально выхватить уже невозможно, но это может сделать система: она выявляет какие-то закономерности, аномалии и может помочь правильнее систематизировать бизнес, клиентскую базу, продуктовую базу или предложение. Это все делает диагностическая аналитика и алгоритмы, которые там реализованы.
- Прогнозная аналитика помогает заглянуть в будущее, понять, стоит ли действовать таким образом или иным, в каком объеме нужно купить товар на склад, стоит клиенту отправить такую смс-ку или нет — то есть она оптимизирует шаги в будущем.
- И наконец, если говорить про предписывающую аналитику, то здесь уже речь идет о возможности полностью делегировать решения системе.
Можно ли назвать аналитику вторым этапом, после автоматизации? Например, бизнес сначала внедряет автоматизацию, потом они начинают задаваться вопросами, сами пытаются немного анализировать и понимают, что этого недостаточно и внедряют аналитику?
Не обязательно. Аналитика может быть и автоматизирована, и не автоматизирована. Можно нанять людей, которые будут сидеть в экселе и руками выявлять какие-то закономерности и делать какие-то выводы, а есть современные аналитические решения, которые позволяют автоматизировать аналитику как процесс. Ручная (примитивная) аналитика отличается тем, что она трудоёмка, она не повторяется и не масштабируется, она недостаточно глубока и вы все время зависите от конкретного человека. Если он устал, хочет отдохнуть или что-то не заметил или забыл, то здесь появляется человеческий фактор.
Если говорить, можно ли заниматься аналитикой, не имея хранилищ данных, но если есть учетные системы или какие-то структурированные данные, то конечно можно, почему нет?
Кроме того, может быть такая аналитика, когда вообще нет никаких данных, а есть только гипотезы и собранные данные с рынка и внешних источников. Можно построить какую-то аналитическую модель процесса, которого в принципе не существует — имитационную модель. Благодаря аналитике можно представить, каким будет процесс: при некоторых заданных вводных и допущениях модель прогоняет в компьютерном виде эксперимент, где выявляются какие-то узкие места процесса, то есть сама модель генерирует данные.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию, на которой наши специалисты помогут Вам подобрать оптимальное решение для ваших задач.
Источник: reshape.ru
Все о Process Mining от ProcessMi
Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi
Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами?
Усложняющаяся конъюнктура рынка, ускорение внешних и внутренних процессов подталкивают компании к необходимости использовать автоматизированные методы управления бизнес-процессами.
Повышение эффективности деятельности предприятия – главная цель, ради которой затевается автоматизация бизнеса. Можно выделить 5 основных причин необходимости автоматизации управления бизнес-процессами:
1. Сокращение времени на выполнение однотипных действий
Когда-то таблица Excel тоже была способом автоматизировать расчеты и занесение информации, но с развитием технологий такая форма отображения данных стала устаревшей. Автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам более эффективно использовать рабочее время.
2. Систематизация клиентской базы
Ведение клиентской базы не должно занимать много времени, а лишь способствовать ускорению процессов. Получение в любой момент полной информации по клиенту, своевременная отработка заявок – всё это улучшает сервис и повышает лояльность заказчиков.
3. Нивелирование ошибок
Чем меньше будет влияние человека на процесс, тем меньше будет в нем недочётов, связанных с человеческим фактором. Компьютер не может отвлечься и проявить невнимательность.
4. Быстрый доступ к информации
Автоматизация отчётов позволяет руководителю в любой момент времени сделать срез состояния компании и проанализировать ситуацию. А сотрудникам бухгалтерии и отделу закупок – быстро вывести и напечатать все необходимые документы: счета-фактуры, накладные, счета на оплату.
5. Повышение прозрачности бизнеса
Взаимодействие между подразделениями и отделами становится более понятным за счёт определения ответственных лиц для каждого этапа, описания вариантов исполнения процесса в зависимости от входных данных и полученного результата.
Моделирование бизнес-процессов
Автоматизации бизнес-процессов должно предшествовать описание деятельности предприятия, исполняемых в нем процессов, понимание и отображение в модели процесса его структурных связей и логики взаимодействия между участниками.
Моделирование бизнес-процессов помогает лучше понять их суть и определить в дальнейшем пути повышения эффективности. Эти мероприятия требуют материальных, трудовых и временных ресурсов и поэтому необходимо четко представлять мотивы и причины для развертывания такой кампании. Их может быть несколько:
Пока система свободна от устоявшихся привычек, правил и ограничений, есть хорошая возможность наладить процессы «с чистого листа», смоделировать бизнес-процессы и создать эффективно функционирующее предприятие.
С ростом объёмов производства и увеличением количества персонала наступают перемены в системе управления, распределении зон ответственности. Моделирование бизнес-процессов на данном этапе позволит избежать разрастания кризиса управления.
- Потребность в повышении эффективности
Рано или поздно появляется необходимость увеличения прибыли за счёт внутренних ресурсов компании. Для запуска процесса оптимизации необходимо разобраться, в каком состоянии организация сейчас и какие происходят бизнес-процессы.
Если планируется подготовка предприятия к продаже, надо учитывать, что наличие чётко структурированной модели управления значительно повышает конкурентоспособность фирмы.
Системы автоматизации управления бизнес процессами
Выделяют следующие системы автоматизации управления бизнес-процессами:
1. Использование облачных сервисов. Даже если у компании отсутствует собственный сервер (обычно это свойственно малому бизнесу), благодаря облачным технологиям возможно обеспечить доступ к данным практически из любой точки мира.
2. Автоматизация маркетинговых инструментов. Использование CRM-систем для улучшения качества обслуживания клиентов, автоматизация рекламных кампаний, BI-системы для комплексного анализа эффективности работы.
3. Развитие технологии M2M (Machine2Machine). Там, где человеку сложно анализировать большие объемы информации и комплексные бизнес-процессы, для автоматизации последовательных этапов используют межмашинное взаимодействие.
4. Использование инструментов Big Data. Средства аналитики, которые востребованы крупными компаниями.
5. Real-time аналитика. Потоковая обработка данных в режиме, близком к реальному времени. Внедряются ПО, которые могут обрабатывать десятки тысяч событий или сообщений в секунду. В результате синхронизация процессов и операций повышает эффективность взаимодействия.
6. BPM-системы. Технологии, имеющие обширные функции и гибкие настройки, позволяют производить мониторинг и автоматизацию бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов – важный шаг на пути к повышению эффективности компании, увеличению прибыльности и стабильному росту.
Источник: processmi.com
Как и зачем автоматизировать бизнес-процессы в компании
Бизнес стремится к максимальной прибыли при минимальных затратах. В этом смысле стандартизация и автоматизация всех процессов внутри компании — идеальный способ избавиться от бессмысленных трат. В чем же заключается автоматизация бизнес-процессов? Каковы общие черты и различия подхода в разных сферах бизнеса? Об этом поговорим в статье
Иллюстрация: antonioiacobelli/Gettyimages
Исполнительный директор компании «ЕвроТрансЭкспедиция», эксперт сферы ВЭД
В любой сфере бизнеса автоматизация бизнес-процессов заключает в себе использование технических средств, математических моделей и методов для того, чтобы оптимизировать деятельность отдельных сотрудников, отделов и компании в целом.
Отличие лишь в специфике самих процессов и обрабатываемой информации.
Что позволяет автоматизация? Расскажу на опыте моей компании — международного экспедитора грузов и таможенного представителя:
- Минимизировать рутинный ручной труд.
- Исключить дублирование и копирование информации.
- Получить единое информационное поле для сотрудников отдельного подразделения или компании в целом.
- Стандартизировать документооборот и унифицировать бизнес-процессы.
- Контролировать процесс по реперным точкам и сигнализировать об ошибках.
- Запрограммировать отчеты и автоматизировать создание документов.
Но если, к примеру, складскую логистику достаточно легко стандартизировать и унифицировать, то транспортная логистика, особенно международная, отличается большой вариативностью в зависимости от вида транспорта и маршрута. При этом количество вариантов доставки регулярно увеличивается.
Только грамотно разработанная программа помогает специалистам держать под контролем все многообразие процессов!
Например, работа таможенного представителя связана с обработкой больших массивов данных и подразумевает высокую точность для исключения нарушений таможенного законодательства. Автоматизированная программа помогает исключить ошибки по причине «человеческого фактора».
И такой подход верен по отношению к любой сфере бизнеса с похожими исходными данными.
Когда целесообразно проводить автоматизацию? Необходимо проводить автоматизацию в любом случае или при наличии каких-то условий?
Автоматизация может проходить на разных уровнях: от создания простейших макросов и таблиц в Miscosoft Excel, до создания единого информационного поля для всей компании и замены ручного труда техническими средствами.
На простейшем уровне автоматизация позволяет исключить дублирование информации и незначительно снизить количество ошибок из-за так называемого «человеческого фактора».
Обычно ее начинают проводить сотрудники компании самостоятельно, создавая табличные базы данных. У нас такие служат для контроля движения грузов и ведения количественного учета по ключевым показателям.
Однако реалии современного бизнеса требуют от компании глобального и системного подхода. Вот несколько признаков, которые отчетливо и однозначно сигнализируют о необходимости глобальной автоматизации:
- Неудовлетворительный уровень расходов на выполнение операций.
- Отсутствие должного контроля над расходами.
- Увеличение количества работы при невозможности расширения штата.
- Отсутствие прозрачности управления, включая деловые отношения с контрагентами.
- Компания сталкивается с проблемой контроля и необходимостью работы с большими объемами информации.
Как эффективно проводить автоматизацию в компании?
Прежде всего, необходимо максимально четко определить цели автоматизации и ответить на вопрос — «Что мы планируем автоматизировать: отдельный участок или компанию в целом?»
Наиболее частой ошибкой является точечная автоматизация отдельных процессов с надеждой объединить потом разрозненные участки в единое информационное поле.
Если компания планирует постепенную глобальную автоматизацию, то необходимо изначально нарисовать полную структуру и иерархию проекта. В противном случае, велик риск получить отдельные кусочки паззла, которые в итоге не сложатся в единую картину.
Наиболее общая схема автоматизации выглядит следующим образом:
- Определение конечной цели автоматизации.
- Анализ текущих бизнес-процессов, оценка их эффективности и необходимости изменений.
- Составление карты бизнес-процессов в BPM-редакторе.
- Внедрение изменений в бизнес-процессы.
- Создание технического задания.
- Выбор программного приложения и оборудования для автоматизации.
- Разработка программного продукта: создание собственного продукта или адаптация существующего.
- Внедрение системы автоматизации и перенос баз данных.
- Обучение и адаптация персонала.
Чтобы получить положительный эффект, необходимо не только инвестировать в программное обеспечение и оборудование, но и внести в бизнес-процессы правильные изменения.
Автоматизация и организационные реформы должны проходить параллельно, что позволит сократить сроки внедрения новой системы.
Каковы недостатки автоматизации бизнеса?
Несмотря на огромное количество преимуществ, у данного подхода есть свои слабые стороны. Производственная система значительно усложнится, и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. Кроме того, от оборудования потребуется большая надежность.
Сложности могут появиться при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет.
Важна постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области.
Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.
Даже те, кто смотрел на нововведения с недоверием, осознают их удобство. При наиболее пессимистическом прогнозе экономический эффект заметен через несколько лет. А по среднестатистическим данным — куда раньше.
Есть ли различия между отношением к автоматизации процессов на Западе и у нас? Я бы не проводила деление по такому признаку.
И в России, и на Западе есть компании, которые проводят автоматизацию грамотно и последовательно, как есть и те, кто в попытке сэкономить совершают одинаковые ошибки.
Многие компании доверяют создание технического задания своим сотрудникам или руководителям подразделений. Мне встречались технические задания, напоминающие разноцветное лоскутное одеяло, состоящее из самостоятельных блоков, соединенных нелогичным образом. Программа, созданная по такому принципу, будет работать, но ее эффективность очень сомнительна. Грамотный подход подразумевает привлечение в качестве руководителя проекта бизнес-аналитика, который профессионально разбирается в сфере деятельности компании и программных продуктах. Такой специалист поможет выстроить оптимальную схему автоматизации и выбрать подходящую программную платформу.
Какие функции обязательны для логистической компании и таможенного представителя?
Основа конкурентных преимуществ логистической компании базируется на трех составляющих:
- Цена услуг.
- Сроки обработки и доставки грузов.
- Сервис и информирование клиента.
Следовательно, помимо стандартных функций, автоматизированная система должна обеспечивать:
- Прозрачность учета расходов и доходов.
- Контроль движения груза по реперным точкам при высокой вариативности маршрутов и видов транспорта.
- Ежедневное внесение данных с сохранением полной истории.
Нужно ли во всем полагаться на системы? Что на сегодняшний момент они не могут предоставить, но что нужно нам?
Автоматизированные системы опережают человека по скорости обработки и объему запоминаемой информации. Искусственный интеллект уже сейчас умеет просчитывать множественные варианты развития событий, однако он еще долго не сравнится с человеком в творческих способностях и креативности мышления. Именно такие специалисты и профессионалы еще долгое время будут основными драйверами логистического и любого другого бизнеса.
Источник: delovoymir.biz
