Виды аутсорсинга в бизнесе

Аутсорсинг: как его организовывать и что нужно знать менеджеру и руководителю?

Аутсорсинг — популярный метод оптимизировать работу компании, который позволяет решить сразу три задачи:

• снизить расходы на сотрудников;
• улучшить качество работы с увеличением прибыли;
• избежать первичных проблем, возникающих при найме персонала в штат.

Аутсорсинговые компании могут предоставлять другим организациям сотрудников определенных профессий, которых невыгодно держать в основном штате. Зачем набирать сотрудников ради кратковременной задачи, если можно на некоторое время найти команду специалистов, которые могут сделать всё быстро и качественно.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг (outsourcing ― внешний источник в переводе с английского) — передача части функций, непрофильных операций или бизнес-процессов представителям другой компании на основе договора. Например, когда фирмам невыгодно держать в штате собственную кадровую службу, то они обращаются провайдеру, таким образом, экономя на подборе, оформлении, обучении, замене персонала или к поставщику услуг, передавая ответственность за их качество.

Аутсорсинг продаж: что это такое и какие виды услуг бывают для бизнеса

Аутсорсинг появился в США в 1930-х годах во время противостояния Ford и General Motors.

Его идея для России тоже не новая. Причем, еще в СССР существовали тресты столовых — объединения отдельных компаний, которые обеспечивали питание на советских предприятиях.

Виды аутсорсинга

В аутсорсинге выделяют несколько направлений:

Бухгалтерский аутсорсинг — обработка документов бухгалтерского учета и налогообложения, оформления отпусков, больничных, документов отчетности командировочных, услуги сторонних бухгалтеров для составления авансовых отчетов. Именно такие услуги нужны постоянно небольшим компаниям, поскольку у них не так много отчётных документов, чтобы тратить средства на штатного бухгалтера. Это выгодный способ трудовой деятельности, как правило, и для стороннего работника, который одновременно сотрудничает с несколькими компаниями, а его заработок зависит только от навыков и работоспособности.

Производственный аутсорсинг — передача провайдеру одного или нескольких этапов производственной цепочки. Этим видом часто пользуются компании по производству автомобилей, станков, самолётов, которым удобнее заказывать отдельные детали у сторонних организаций. Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Транспортные и производственные полномочия компания практически полностью возложила на сторонних подрядчиков, а сама занимается только розничными продажами через собственную сеть магазинов.

Аутсорсингом производственных процессов пользуются также рекламные агентства, когда им требуются услуги типографии.

ИТ-аутсорсинг — передача обязанности опытному специалисту (программисту, к примеру) сторонней компании для решения IT-задач по поддержке и модернизации структуры, а также разработки программного обеспечения по техническому заданию.

Kodak, например, с 1989 года делегировала ИТ-задачи компании IBM. Их договор самый давний и считается отправной точкой в истории ИТ-аутсорсинга, после которой прочие корпорации стали применять на практике исключительно этот вид взаимодействия с подрядными организациями.

Что такое аутсорсинг и как это работает?

Кадровый аутсорсинг — передается ведение кадрового делопроизводства, учёта трудовых книжек, решения вопросов трудоустройства, оформления массовых приёма или увольнения персонала, администрирования командировок и отпусков, подготовки справок и копий документов всё больше. Сейчас для слаженного рабочего производства организации важно наличие не только профессиональных, но и личностных качеств, поэтому поиск новых сотрудников становится значительно сложнее. Кадровый аутсорс набирает популярность в последние годы, его использование есть не только у компаний, которые хотят сэкономить на штатном HR-специалисте, но и у крупных организаций, которые ищут специалистов для высоких должностей и узких специальностей. Специалист, который переманивает в фирму заказчика редких профессионалов называется хедхантер (с англ. head hunter ― охотник за головами).

Аутсорсинг юридических услуг — передаются решения сложных юридических вопросов сторонним юристам, специализирующимся на определённых проблемах в конкретной области юриспруденции.

Юридический аутсорсинг помогает международной фирме, разобраться в бухгалтерском учёте, налогообложении, компетентности юриста и многих других тонкостях закона по регистрации дочернего предприятия.

Аутсорсинг административных функций — передача полномочий ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга; Складской аутсорсинг — передаются функции хранения, выдачи и обслуживания товара.

Это не полный список, поскольку компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.

Оплата аутсорсинга

Расчет оплаты труда для аутсорсера выполняется тремя способами:

• За объем выполненных работ. Сначала устанавливается их объем и сумма денег. По факту получение заработной платы происходит после того, как работа будет сделана.
• Почасовая система оплаты. Обычно, этот способ подходит при найме не связанного с бизнесом человека для небольших задач. Например, нужно начать обслуживать сервер для сайта, но для одного сотрудника в штате задач мало. По сути, половину дня он будет сидеть без дела. Для такой работы можно нанять аутсорсера, который будет выполнять ее и получать зарплату в зависимости от потраченного времени.
• Плата за отработанный период. Точно определить количество времени, которое нужно потратить на выполнение работ можно не всегда. В этом случае изначально устанавливается стоимость часа, а итоговая стоимость оказываемых услуг рассчитывается после выполнения работ – когда станет известно, сколько часов было потрачено на внедрение функционала.

Аутсорсинг информационных технологий (ИТ): мифы работы

При знакомстве покажут квалифицированных разработчиков компании, а потом рабочий процесс будут выполнять новички. Ответственная организация никогда на такое не пойдет, чтобы не переживать за такой исход, в договоре конкретно нужно прописать состав команды и должностные инструкции.

Сторонняя организация будет потакать во всём, из-за чего можно упустить отличные возможности. Настоящий специалист, связанный договорными обязательствами будет всеми силами стараться показать правильный путь действий, потому что для компании-аутсорсера важен лучший результат.

IT-проекты на аутсорсе стоят дорого, так как исполнители тянут время, чтобы работать не торопясь, а получать больше денег. Конечно, непутёвые сотрудники есть везде, однако отслеживать этапы их работы можно, контактируя с исполнителем.

Айтишники часто работают из дома, поэтому могут быть непродуктивными и недостаточно компетентными. На самом деле, место трудовой деятельности не связано с продуктивностью сотрудника. Главное, чтобы было комфортно выполнять задачи. Работников на аутсорсе обязательно выбирает и проверяет профпригодность сторонняя компания, поэтому остается рассчитывать только на добросовестность аутсорсеров.

В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом

Фриланс — это возможность привлечь самостоятельного частного специалиста без оформления в штат компании. Аутстаффинг отличается от фриланса тем, что внештатных рабочих нанимают из состава профильной организации. Отличия между этими формами трудовых отношений заключаются в объеме работы, времени сотрудничества и распределении ответственности.

Разовые фрилансеры решают конкретную задачу. Например, дизайнеры за определенный проект получают оплату за оговоренное количество изображений. С такими специалистами заключают соглашение и договор подряда, оказания услуг или авторского заказа.

Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные, поскольку это долгосрочные отношения. В первом случае оплата по заключенному договору об оказании определенного объема работ. А при аутстаффинге заключается договор о предоставлении штата, поэтому наниматель платит за конкретных лиц под определенное рабочее место в рамках предоставленного договора, в этом случае особенно важно, сколько часов и дней в неделю они будут работать.

Чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников

В этом вопросе передачи непрофильных функций принимают участие две стороны: компания-заказчик и провайдер — аутсорсинговая компания. Первый передает управление бизнес-процессами подрядчику, который несёт полную либо частичную ответственность за результат.

Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда, но это разные понятия. Предоставление труда — это привлечение заказчиком работников, которые официально трудоустроены в компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от их официального работодателя — компании-исполнителя, выполняющей функции отдела кадров.

При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:

1. между заказчиком и исполнителем гражданско-правовой договор о предоставлении рынка труда;
2. между исполнителем и временными сотрудниками трудовые договоры.

С 2016 года предоставлять труд работников в России внутри страны могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Помимо того, что сокращаются расходы на неключевые функции, для которых менеджмент фирмы требует время и ресурсы, теперь удается привлекать лучшие кадры и избежать проблем, связанных с наймом.

Аутсорсинг — эта форма рабочих отношений, которая имеет ещё три преимущества:

1. На аутсорсинговой фирме лежит ответственность за рабочие процессы, поэтому компания-заказчик получит результат в любой ситуации, даже если некоторый персонал заболеет или уйдет в отпуск.
2. Уровень непрофильных бизнес процессов у заказываемой фирмы растет, поскольку провайдер имеет большой опыт и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование. Не надо тратиться, например, на поддержку мотивации, премии и бонусы.
3. Избавление от социальных обязательств. Штатным сотрудникам нужно оплачивать больничные и отпуска, переводить отчисления в налоговую, пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Когда заказчик пользуется услугами аутсорсинга, то всё это его не касается. Он платит непосредственно за качественную работу и направляет свои силы только на ключевые задачи, не отвлекаясь на второстепенные.

Однако, у аутсорсинга есть некоторые минусы и недостатки:

• Риск столкнуться с недобросовестным провайдером, который делает ошибки и может задерживать зарплаты, что сказывается на качестве их работы. В отсутствие конкурентов аутсорсер возможно будет снижать эффективность услуг.
• Угроза разглашения конфиденциальной информации индивидуальных предпринимателей (ИП), поскольку они передают третьему лицу персональные сведения. Этого можно избежать, включив в договор соответствующие пункты.
• Риск утечки корпоративной информации. Чтобы избежать утечки данных корпорации, всегда прописывайте пункт о неразглашении информации в договоре с исполнителем. Так легче получить компенсацию в суде.

Какие компании пользуются аутсорсингом и для чего

Компании различного масштаба могут быть заказчиком аутсорса, к которому обращаются, чтобы:

• сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
• увеличить производительность бизнеса;
• повысить качество сервиса;
• получить профессиональную первичную помощь партнеров.

Бывает, что в малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для небольших бизнес процессов. Например, иногда выгоднее передать компании-аутсорсерам наем, который влечет затраты на подбор, оформление и его дальнейшее обучение.

Крупные производственные предприятия обращаются в аутсорсинговое агенство для подбора, обучения, повышения квалификации, администрирования, замены на период отпусков и контроля персонала в службу ресепшн, техническую поддержку и секретариат.

Какие функции можно, а какие нельзя передавать на аутсорс?

Для реализации на аутсорсинг можно передать любой функционал, программы и предложения: PR, маркетинг, информационные технологии, HR, дизайн бухгалтерия, клининг, реклама, поддержка клиентов, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои полномочия. Не рекомендуется передавать ключевые бизнес процессы или уникальные возможности организации. Например, если компания выпекает пироги по собственным рецептам, то достаточно нанять подрядчиков для доставки продукции и развития клиентской базы, но передавать аутсорсерам разработку интересной рецептуры на продукты и их изготовление не стоит.

Как работает аутсорсинг

Организация аутсорсинга включает два основных этапа.

1. Подготовка договора и передача бизнес-процессов аутсорсеру. Заказчик должен скорее заранее выбрать, что необходимо передать, чтобы получить высокий результат в нужные сроки. Затем заказчику придется составить план или техническое задание, в котором наиболее подробно и четко необходимо указать весь порядок процесса, в том числе требования качества и допустимые отклонения. Это необходимо, чтобы между владельцем компании и исполнителем было эффективное сотрудничество. Перед заключением договора также посетите офис аутсорсинговой фирмы и оцените в каких условиях работают сотрудники. Заключая контракт, договор тщательно обратите внимание на права, обязанности и ответственность, которые берет сторона. Предусмотрительно будет обозначить в договоре конкретные штрафы за нарушение сроков и снижение качества, помогут пункты, прописанные в договоре о неразглашении конфиденциальной информации и ответственность за их нарушения.
2. Выбор аутсорсера — это важный этап, от которого зависит уровень бизнеса. Поэтому нужно обращать внимание на опыт провайдера и его экспертность, от которого зависит, сможет ли максимально эффективно выполнить подрядчик поставленную задачу.

Дальнейшие действия происходят по схеме:

Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию, которая назначает менеджера проекта.

Он, в свою очередь, помимо анализа и контроля за работой, а также общением, выполняет следующее:

• отвечает на запросы и обращения;
• формирует команду, которую обучает, организует их бесперебойную работу и необходимые замены;
• ставит задачи и контролирует их выполнение, своевременно устраняет варианты проблем;
• повышает эффективность выполнения работы;
• готовит отчеты о ходе выполнения цели работ заказчика;
• обеспечивает необходимыми ресурсами для выполнения работ, а также безопасные условия и охрану труда;
• отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
• расследует несчастные случаи.

В итоге, аутсорсинг, простыми словами, — это передача надежному опытному исполнителю некоторых функций бизнеса, а также операций компании. Просто при правильном планировании средств и задач можно делать все эффективнее и значительно сэкономить ресурсы, передав выполнение часть функций сторонним компаниям. Чтобы минимизировать все риски, необходимо уделить особое внимание подготовке технического задания и договора сотрудничества. По прогнозам в сфере ИТ-аутсорсинга будет меняться стратегия взаимодействия. Теперь предприятия за помощью в цифровой трансформации бизнеса станут обращаться к провайдерам высокотехнологичных услуг.

Статья проверена:

Руководитель отдела кадров

Источник: sc-msk.ru

Виды и формы аутсорсинга

Понятие «аутсорсинг» определяет процесс передачи компанией некоторой части рабочих функций сторонней организации, являющейся специалистом в требуемом направлении.

В переводе с английского термин «аутсорсинг» обозначает «внешний источник», что довольно четко определяет суть этого бизнес-процесса.

Ответ на вопрос, почему компании прибегают к аутсорсингу, очень прост: руководство не считает целесообразным тратить время и силы на организацию функционирования сопровождающих основную деятельность процессов и предпочитает перепоручить их экспертам, сконцентрировавшись на решении главных производственных задач.

Виды аутсорсинга

Способы взаимодействия зависят от вида деятельности компании. Основными видами аутсорсинга являются:

• производственный-хозяйственный – предполагает передачу части производственных функций и вопросов, связанных с их организацией, другой фирме;
• аутсорсинг бизнес-процессов – выведение на сторону таких специфических областей, как финансы и бухгалтерия, снабжение, внутренний аудит, трудовые ресурсы и т. п.;
• IT-аутсорсинг – предусматривает передачу обслуживания информационных систем в руки профессионалов, речь идет о создании ПО и сайтов, закупке и поддержании в рабочем состоянии компьютерной техники и сопутствующих услугах.

Полномочия по конкретному направлению деятельности могут передаваться как полностью, так и частично.

Формы аутсорсинга:

• полный – максимальная передача всех активов, информационных технологий, финансов и штата работников компании, принимающей на себя управление бизнесом;
• частичный – передача поставщику услуг конкретного пакета функций;
• совместный – предполагает заключение партнерского соглашения между сторонами или привлечение нескольких сторонних организаций;
• промежуточный – осуществляется с целью освободить от некоторых работ собственных специалистов, занятых в новых разработках и создании программ развития предприятия;
• трансформационный – предполагает полную реорганизацию конкретного подразделения поставщиком услуги с последующей передачей новой системы клиенту;
  аутсорсинг совместных предприятий – предусматривает образование с помощью сторонней организации новой компании на базе активов и штата клиента и последующее совместное участие в разделе прибыли, полученной от деятельности вновь образованного предприятия.

Делегируя аутсорсеру процессы, которые не относятся к основному производству, руководство компании совершает взаимовыгодный обмен: платит за эффективное ведение дел без необходимости распыляться самолично, отвлекаясь от стратегических целей.

Основные преимущества аутсорсинга:

• Снижение затрат. Компания избавляет себя от расходов, связанных с необходимостью содержания дополнительного подразделения и штата сотрудников.
• Концентрация на основном производстве. Передав часть функций надежному аутсорсеру, можно сконцентрироваться на решении главных вопросов. Недаром одно из основных правил менеджмента гласит, что грамотное руководство – это умение эффективно делегировать полномочия.
• Аутсорсинг позволяет улучшить качество работы за счет привлечения экспертом высоких технологий.

Обратной стороной медали являются расходы, связанные с оплатой услуг аутсорсера, но они не бывают выше затрат по организации собственного подразделения, поэтому привлечение помощников экономически оправдано.

Некоторые компании опасаются передачи бизнес-процессов сторонним организациям из-за возможной утечки информации, но этот риск можно минимизировать, доверившись надежной фирме с хорошей репутацией и составив юридически правильный договор о сотрудничестве.

Источник: lexintel.ru

Аутсорсинг для ведения бизнеса: несуществующий для законодательства, реальный для рынка

Аутсорсинг может принести большую пользу вашему бизнесу, но существуют значительные риски и проблемы при ведении переговоров и управлении отношениями с аутсорсингом.

Аутсорсинг (англ. outsourcing) — это отказ компании от самостоятельного выполнения ряда некритичных для бизнеса функций и частей бизнес-процессов и передача их стороннему подрядчику, профессионально специализирующемуся на оказании таких услуг, на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Впервые аутсорсинг был признан бизнес-стратегией в 1989 году.

Аутсорсинг, его виды и причины

Аутсорсинг можно описать как бизнес-практику, при которой услуги или должностные обязанности передаются третьей стороне.

Краткое обоснование, почему компании используют аутсорсинг, звучит так: для сокращения затрат на рабочую силу и бизнес-расходы, а также для того, чтобы они могли сосредоточиться на основных аспектах бизнеса.

К примеру: небольшая компания может передать бухгалтерские обязанности на аутсорсинг бухгалтерской фирме, поскольку это может быть дешевле, чем нанимать штатного бухгалтера. Небольшие компании нанимают фирмы для администрирования заработной платы, уплаты налогов и управления рисками.

Крупные компании могут «выносить» промышленные процессы. Например, благодаря этому Nike выигрывает 47% рыночной доли у конкурентов. Во всём мире аутсорсинг стали применять и большие государственные структуры.

Какие отрасли компании передают на аутсорсинг (виды аутсорсинга по сферам деятельности):

• производство и бизнес-процессы — 31%;
• IT-услуги — 25%
• НИОКР — 22%;
• диcтрибуцию — 15%;
• колл-центры — 7%.

Какие ещё дополнительные виды можно выделить:

• бухгалтерский аутсорсинг;
• производственно-хозяйственный аутсорсинг;
• аутстаффинг;
• аутсорсинг маркетинга и другие.

Итак, почему компании используют аутсорсинг? Потому что это снижает их накладные расходы на производство продукта, тем самым увеличивая их маржу прибыли. Это чисто деловое решение, потому что мы живём в мире, где одинаковый объём работы оплачивается по-разному.

Основные причины, по которым компании обращаются к другим исполнителям:

1. Снижение или контроль затрат — 44%.
2. Доступ к ИТ-ресурсам, которых нет, к инновациям — 34%.
3. Освобождение своих внутренних ресурсов — 31%.
4. Повышение внимания к своей стратегии (бизнесу или потребителю) — 28%.
5. Реорганизация/трансформация компании — 22%.
6. Ускорение проекта —15%.
7. Сокращение времени выхода на рынок — 9%.

Риски аутсорсинга

Но, помимо плюсов, бизнес сталкивается и с минусами при внедрении новых способов ведения бизнеса.

Vantage Partners однажды назвали переходный период аутсорсинга, в течение которого группа поставщиков услуг знакомиться с вашим бизнесом, «долиной отчаяния». В этот период новая команда пытается интегрировать всех сотрудников, и в течение от нескольких месяцев до пары лет производительность может начать падать.

Какие риски можно включить:

• более медленное время выполнения работ;
• отсутствие знаний и бизнесе или предметной области;
• языковые и культурные барьеры;
• разница в часовых поясах;
• недостаток контроля,
• угроза безопасности при работе с конфиденциальной информацией.

Почему это происходит: последние тенденции во многих компаниях показывают, что делегирование процессов происходит с учётом такого определяющего фактора как географическое расположение.

Виды аутсорсинга по тому, в какой стране располагается бизнес-партнёр: оффшоринг (offshoring), оншоринг (onshoring), ниаршоринг (nearshoring), фаршоринг (farshorin).

Оффшоринг — при офшоринге бизнес-процессы переносятся в другую страну. Его можно разделить на ниаршоринг — перенос в соседние страны, часто граничащие, и фаршоринг — сотрудничество с отдалёнными странами, например, Восточной Азии.

В противоположность оффшорингу, оншоринг — перемещение бизнес-процессов в более дешевое место внутри национальных границ. Оншоринг значительно улучшает структуру затрат и обеспечивает большую гибкость внутри организаций.

Следует учесть и скрытые затраты на аутсорсинг: общая сумма контракта неточно отражает затраты в деньгах и других ресурсах, минимум будет на 10% больше. Это те затраты, необходимые как минимум на заключение сделки и управления ею на протяжении длительного времени.

К наиболее значимым дополнительным расходам можно отнести:

• стоимость анализа, является ли выбор правильным и кого выбрать;
• стоимость передачи работы и знаний аутсорсеру;
• расходы на управление отношениями аутсорсинга.

Что говорит по этому поводу законодательство

Виды экономической деятельности в РФ перечислены в ОКВЭД, такой вид как «аутсорсинг» российским законодательством не упоминается, но фактически такая деятельность на территории РФ осуществляется.

Аутсорсинг, который не запрещён, не следует путать с аутстаффингом (заёмным трудом), который запрещён в РФ согласно ст. 56.1 ТК РФ З. Чем они отличаются: первый — предоставление услуг исполнителем по договору возмездного оказания услуг, второй — передача исполнителем труда своих работников заказчику.

Возможность использовать аутсорсинговые схемы вытекают из правил ст. 421 ГК РФ, которые устанавливают, что граждане и юридические лица свободны в возможности заключать договоры предусмотренные и не предусмотренные законодательством.

Как минимизировать риск переквалификации договора аутсорсинга в «заемный труд»:

1. Договор должен заключаться именно на предоставление услуги.
2. Оказание услуги должно быть экономически и практически обосновано.
3. Оплата производится в соответствии с объёмом и качеством услуг.
4. Должна быть постановка задач на периоды и отчётность о проделанной работе.
5. Работники не должен подчиняться правилам внутреннего распорядка компании, которая отправляет на аутсорс часть своих процессов.
6. Обратит внимание также получение постоянных поощрений работниками сторонней организации так же, как «своим».

Ответственность за нарушение трудового законодательства — штрафы.

Предупреждаем, что с 25.11.2020 году действуют новые формы.

Очевидно, что у каждого из этих вариантов аутсорсинга есть свои преимущества и недостатки. Следовательно, универсальная рекомендация невозможна. Это всегда зависит от разных факторов, таких как поставленные цели, доступные ресурсы или некоторые другие требования.

Перейдите по ссылке и узнайте про:

• Бухгалтерия для ИП.
• Договор ГПХ
• Открытие филиала
• Валютные операции
• Агентский договор
• Налоги и дачи
• Наследство
• Аффилированные лица
• Деньги с карты на карту
• Религиозные организации
• Иностранный учредитель
• Защита ИП
• Реэкспорт
• Чистые активы
• Реорганизация
• Регистрация ООО
• Как выставляют счет фактуру агенты

Источник: feniks7.ru