Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.
Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.
Основные виды деловых писем, их цели
Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?
Enquiry letter
Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.
Complaint letter
В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.
Как писать деловое письмо Email на английском языке + готовые фразы
Reply letter
Или по-другому называемое reply quotation . Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.
Application letter
Или statement letter . Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.
Статья в тему: “Собеседование на английском языке“.
Acceptance letter
Форма делового письма на английском
В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные. Разберемся как правильно написать деловое письмо на английском языке.
Business letter – деловое письмо
Основные типы деловых писем
- Поздравление – Congratulation Letter
- Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
- О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
- Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
- Отказ- Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
- Жалоба –Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
- Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
- Письмо-запрос– Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
- Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
- Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.
Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.
Правила составления делового письма
Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось. Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.
Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.
Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:
- тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
- красная строка отсутствует;
- весь текст выравнивается по левому краю.
Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.
Составные части делового письма
А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:
Образец письма
Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121
Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA
I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose you cooperation with our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint. The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes. Weoffer considerable discounts for our regular customers.
You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy to have an opportunity to do business with your company.
Mikhail Smirnov
Senior Manager
Перевод письма
Уважаемая миссис Росс,
Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.
С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер
Стандартные Выражения в деловой переписке
Обращение к партнеру по переписке
Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.
- Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:
Dear Sir/Madam, или Dear Sirs, - Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:
Dear Mr./Ms. [фамилия],
(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант – Ms.). - При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:
Dear [имя],
Тело делового письма
В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:
- I am writing to inquire about… – Я хочу запросить/спросить…
- I want to apologize for… – Я хочу извиниться за…
- I am writing to confirm… – Я хочу подтвердить…
- I want to comment on… – Я хочу прокомментировать…
- After having received your address from…, I… – Получив ваш адрес от/из…, я…
- With reference to your letter of [дата]… – Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
- I recently wrote to you about… – Недавно я писал вам о…
- Thank you for your letter of [дата]… – Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
- Thank you for your letter regarding… – Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
- In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… – В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
- Thank you for contacting us. – Спасибо, что связались с нами.
- In reply to your request, … – В ответ на Ваш запрос, …
- Could you possibly… – Не могли бы Вы…
- I would be grateful if you could… – Я был бы благодарен, если бы Вы…
- With reference to our telephone conversation… – По результатам нашего телефонного разговора…
Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:
- Could you please send/tell us/let us know… – Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
- I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… – Я был бы признателен, если бы Вы…
- I am interested in receiving/obtaining… – Я заинтересован в получении…
Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:
- I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… – Рад сообщить Вам, что…
- You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…
- We have some good news for you: … – У нас для Вас хорошие новости: …
Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:
- Unfortunately, … – К сожалению, …
- We regret to inform you that… – С сожалением сообщаем Вам, что…
- I’m afraid it is not possible to… – Боюсь, оказалось невозможным…
Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:
- Would you like me to… ? – Если Вы хотите, я мог бы…
- I would be happy to… – Я с радостью…
- I could help you to… – Я мог бы помочь Вам…
Заключительные фразы делового письма
- Thank you for your help. – Спасибо за Вашу помощь.
- Please contact us if we can help. – Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
- Feel free to contact us if there are any problems. – Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
- I look forward to hear from you. – С нетерпением ожидаю от Вас известий.
- Hope to hear from you soon. – Надеюсь на скорейший ответ.
Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:
- I am enclosing… – Я прикладываю…
- Please find enclosed… – Пожалуйста, посмотрите в приложении…
- Enclosed you will find… – В приложении вы найдёте…
Окончание делового письма
Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.
- Yours faithfully, [имя]
- Yours sincerely, [имя]
- Best wishes, [имя]
- Best regards, [имя].
Аббревиатуры при написании писем
В английском языке существует много сокращений и аббревиатур, деловой стиль не стал исключением.
- asap = as soon as possible – как можно скорее
- enc. = enclosure – вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)
- ps = postscript – поскриптум – (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)
- pto (informal) = please turn over – пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)
- RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît, пожалуйста, ответь.
Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время. А если сейчас в этом нет необходимости, тогда напишите письмо другу, ему будет приятно.
Видео – Деловое письмо на английском.
Источник: englandlearn.com
Деловое письмо на английском
В современном мире каждый человек должен иметь азы знаний по иностранному языку. Это не только расширяет общий кругозор, но и дает новые возможности для ведения бизнеса. Чтобы грамотно общаться с деловыми партнерами из разных стран, необходимо понимать, какие виды официальных документов есть в английском, и какие особенности их оформления нужно учитывать.
Разновидности официальных документов
Бизнес письмо на английском предназначено для общения и поддержания связи с деловыми партнерами. В зависимости от назначения, они делятся на виды:
1. Это официальное письмо, предназначенное для поздравления делового партнера со знаковым событием, например, продвижением по карьерной лестнице, с выигрышем в тендере, и т.д.
2. Отправляется, чтобы поблагодарить партнера за долгосрочное и плодотворное сотрудничество, и т.д.
3. Оформляется с целью предложить сотрудничество компаниям, которые рассматриваются в качестве потенциальных партнеров.
4. Вид делового письма, который предназначен для согласия на поступившее предложение.
5. Имеет разный характер и стиль оформления в зависимости от содержания. Может использоваться для предложения услуг компании или себя в качестве сотрудника на предложенную вакансию.
6. Оформляется в адрес компании, юридического лица, услуги или товары которых не соответствуют заявленным, или имеют плохое качество.
7. Отправляется для получения информации о продукции, деятельности и услугах фирмы.
8. Официальное уведомление партнера об отказе от сотрудничества.
Основные аспекты составления
Деловой стиль обращения имеет общие критерии и нормы в разных странах мира. При составлении письма и на русском и на английском нужно
придерживаться следующих правил:
1. Текст пишется кратко и по существу.
2. Грамотность, отсутствие ошибок.
3. Вежливость, соблюдение субординации.
Если потребуется составить ответ на обращение, нужно обратить внимание на стиль составления обращения. Ответ должен быть составлен в аналогичном стиле.
Деловой стиль обращения
При ведении деловой переписки недопустимо применение сленга, свободного стиля общения, слов, выражающих слишком яркие эмоции. Деловое письмо на английском должно быть составлено с уважением к адресату в деловом стиле. При составлении таких обращений часто прибегают к модальным глагольным формам. Они являются признаком делового стиля.
Письмо нужно составлять простым и доступным языком, избегать слишком длинных и сложных предложений.
Структура делового обращения в английском
В английском есть нормы, которые соблюдаются при оформлении делового обращения. Если письмо составляется от имени организации, оно пишется на фирменном бланке с наличием логотипа и реквизитов.
Координаты
Письмо начинается с адреса отправителя, который пишется справа вверху.
Дата
Строгих требований нет. Может ставиться над или под адресом.
Чтобы не произошло недоразумений, лучше написать число прописью. Если обращение секретное, или адресовано определенному лицу, дата ставится над адресом.
Обращение
Если составитель письма владеет информацией об имени и фамилии, а также занимаемой должности, нужно использовать эту информацию в обращении.
Если составитель обращается от себя лично, он использует местоимение «я — I», если от лица всей компании – «мы — We». Перед тем, как отправить составленное письмо, нужно проверить его на наличие орфографических ошибок, а также убедиться в правильности написания личных данных адресата.
Суть письма
Составленный текст должен быть коротким, емким, и понятным к восприятию. В первой части текста сразу указывается тип обращения — поздравление, жалоба, предложение, и т.д. Начинается текст с общей фразы.
Вторая часть коротко и ясно раскрывает суть делового обращения подробно. Завершающая часть – это указание ожидаемых результатов. Это может быть предположение об удачном сотрудничестве, встрече, получение дополнительных сведений, и т.д.
В заключение стоит поблагодарить адресата и выразить надежду на скорый ответ.
Нужные высказывания для составления письма
Примеры деловых писем на английском языке указывают на то, что это не обычная беседа. Есть ряд высказываний, которые нужно использовать при составлении письма.
Образцы обращений в деловом стиле с переводом
Каждый вид делового письма имеет особенности составления и перевода.
Источник: tutskill.ru