Электронные документы можно создавать, редактировать, подписывать электронной подписью, отправлять и получать, архивировать и хранить — то есть, делать всё то же самое, что и с бумажными документами, но в электронном виде.
Вся совокупность действий с электронными документами и их оборот на предприятии называется электронным документооборотом или ЭДО. Такое управление производят в специальной системе.
Функции ЭДО
Электронный документооборот решает множество задач, которые стоят перед бизнесом. С его помощью управление компанией становится проще.
ЭДО обеспечивает оперативный обмен информацией. Документ формируется в электронном виде и отправляется по интернету или корпоративной локальной сети. Адресат получает его сразу после отправки и получает уведомление о входящем документе. Благодаря ЭДО, сокращается время на обработку, согласование и подписание документов.
ЭДО автоматизирует создание и учёт документов. С помощью сервиса ЭДО можно обмениваться формализованными типами электронных документов, то есть такими, форма которых утверждена законом или оговорена участниками делопроизводства. Также можно создать шаблоны для документов, которые используются чаще всего. Такие шаблоны заполняются вручную или автоматически — если сервис интегрирован, например, с системой бухучёта или базами данных.
ТОП 10 САМЫХ ВОСТРЕБОВАННЫХ УСЛУГ В РОССИИ | БИЗНЕС ИДЕИ НА 2020 ГОД
Созданные, отправленные и полученные документы хранятся в сервисе — в «облаке» на сервере или в памяти компьютера. Их можно найти по различным параметрам: по названию, адресату, дате создания или изменения.
ЭДО обеспечивает прослеживаемость движения документов. Не всегда документ отправляется адресату сразу после создания. Иногда его нужно согласовать и подписать у нескольких ответственных лиц. Системы ЭДО могут отправлять документы по заданным маршрутам и отображать статус движения документа и действия, которые с ним производятся.
ЭДО обеспечивает безопасность обмена информацией. Обмен происходит по зашифрованным каналам связи, поэтому документы надёжно защищены от взлома и перехвата.
Классификация электронного документооборота (ЭДО)
Электронный документооборот, который происходит через оператора ЭДО с использованием средств криптографической защиты, называется юридически значимым. Это значит, что такой документ может быть полноценным аргументом при доказательстве прав компании или ИП, в том числе в суде. Какие бывают ЭДО, зависит от того, кто участвует в обмене документами.
Помимо этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:
- по сфере правовых отношений между участниками;
- по характеру передаваемых документов.
По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие типы ЭДО:
- внутренний ЭДО;
- внешний ЭДО;
- ЭДО с государственными органами.
Делопроизводство любой компании можно разделить на 2 типа: внутренний и внешний электронный документооборот. Каждый из этих типов лучше рассмотреть по отдельности.
Бизнес в E-Commerce $ Что такое электронная коммерция? Преимущества и Недостатки E-Commerce !
Внутренний ЭДО также называют внутрикорпоративным типом. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.
С помощью внутреннего ЭДО можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.
Благодаря различным статусам документа, руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.
Внешний ЭДО, или межкорпоративный тип — это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной системе. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.
Юридически значимый документооборот обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия.
ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные системы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.
По назначению электронных документов выделяются следующие типы ЭДО:
- бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
- управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
- кадровый — личные дела работников, приказы об отпусках;
- складской — накладные, акты;
- производственный — наряды, отчёты, инструкции;
- архивный — каталоги и другие классификаторы документов.
Особенности электронного документооборота
Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:
- оператор ЭДО;
- электронная подпись;
- система ЭДО.
Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.
Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких типов:
- простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
- неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
- квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.
Система электронного документооборота, или СЭД, служит для автоматизации работы с разными типами документов и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к системе, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.
ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько систем для цифровизации документооборота. Оставьте заявку , и наш специалист свяжется с вами.
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами . Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Источник: astral.ru
10 лучших сервисов электронного документооборота (ЭДО)
Сервис электронного документооборота упрощает и ускоряет работу бухгалтерии. Есть виды деятельности, где использование ЭДО обязательно. Это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами с обязательной маркировкой.
Перед вами подборка популярных сервисов, которые подойдут компаниям малого и крупного бизнеса.
Реклама: 2VtzqvbDur1
Что такое электронный документооборот и для чего нужен
ЭДО – это обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами без использования бумажных версий. Нужен, чтобы обрабатывать первичную бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры), дистанционно сдавать отчетность в налоговую, ПФР и т. д.
Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить можно у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, являются юридически значимыми.
Пользователи разных систем могут обмениваться документами. Для этого существует бесплатный роуминг между операторами.
Как выбрать сервис ЭДО:
- Узнайте, чем пользуется большинство контрагентов. Обмен документами внутри одной системы удобнее, потому что не требует настройки роуминга.
- Проверьте роуминговое покрытие оператора. Воспользуйтесь таблицей на сайте Ассоциации РОСЭУ.
- Сравните функционал. У некоторых операторов возможность сдачи отчетности в госорганы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
- Сравните цену. Рассчитайте, во сколько обойдется отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.
ТОП-10 онлайн-сервисов ЭДО
1. Контур Диадок
Комплексный сервис ЭДО от разработчика из ТОП-10 российских IT-компаний. Здесь можно организовать электронный документооборот с партнерами из РФ и иностранными контрагентами.
Основные возможности. Сервис позволяет обмениваться бухгалтерскими документами, сдавать налоговую отчетность, согласовывать договора. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать статус. Интеграция с 1С, SAP и Oracle. Также сервис работает с системой Честный знак.
Если продукция подлежит маркировке, документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Есть модули кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.
Плюсы:
- роуминг с большинством операторов ЭДО;
- веб-версия и мобильное приложение.
Минусы: дополнительные модули платные.
Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.
2. СБИС
Платформа с готовыми отраслевыми решениями. Можно подключить ЭДО для производственного предприятия, общепита, транспортной компании и других видов бизнеса.
Основные возможности. Первичную документацию подписывают пакетами в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО. Документы можно отправить на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если у получателя есть КЭП, он сможет их подписать. Доступна отправка отчетов в ФНС.
Сервис интегрируется с 1С и взаимодействует с системами маркировки Честный знак, Меркурий и ЕГАИС.
Плюсы:
- роуминг с большинством операторов;
- чат для согласования документов;
- мобильное приложение.
Минусы: платный аккаунт.
Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.
3. Калуга Астрал
Группа сервисов ЭДО, сдачи отчетности в ФНС, работы с системами маркировки. Все продукты подключаются отдельно.
Основные возможности. В сервисе Астрал.ЭДО можно обмениваться электронными документами и сверять расчеты. Автоматическая отправка кодов товаров в Честный знак.
Астрал Отчет 4.5 позволяет отправлять отчетность в ФНС, ПФР, Росстат и другие контролирующие органы. Календарь бухгалтера заранее напомнит о дате отчета.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- проверка контрагентов.
Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.
Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.
4. Такском
Сервис работает самостоятельно или в интеграции с учетными системами. Во втором варианте отправлять, получать и подписывать документы можно не выходя из 1С.
Основные возможности. Есть решения для организации ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы. Модули подключаются отдельно.
Такском-Файлер – это программа для обмена бухгалтерскими документами и отправки информации в Честный знак.
Такском-сдача отчетности – позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат. Функция ЭДО здесь тоже есть, но пакеты исходящих документов маленькие.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- интеграция со старыми и измененными версиями 1С;
- мобильное приложение.
Минусы: неудобно переключаться между модулями.
Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.
5. DocSpace
Коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов для крупных предприятий. Реализована концепция Workflow («поток работы»): стандартные процессы с участием большого количества сотрудников разбиты на отдельные шаги. Такой подход помогает не терять документы и вовремя выполнять задачи согласования.
Основные возможности. Сервис позволят учитывать входящие и исходящие документы, согласовывать договора, подавать заявки на оплату счетов. Искать документы в электронном архиве можно по выдержке из текста или индивидуальным реквизитам. Модуль отчетности помогает контролировать качество работы сотрудников с документами.
Плюсы:
- автоматизация типовых действий с документами;
- неограниченный объем архива.
Минусы: не подойдет малому бизнесу.
Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа
6. ЭДО.Поток
Сервис предлагает ЭДО с контрагентами и работу с системой Честный знак. Можно пользоваться в веб-версией или интегрировать программу с 1С.
Основные возможности. Позволяет обмениваться первичной документацией и отправлять коды товаров в систему маркировки. Автоматическая настройка роуминга.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- бесплатный интегратор с 1С и другими учетными системами.
Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.
Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.
7. ЭДО СберБизнес
Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.
Основные возможности. В системе можно организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. Есть сервис проверки контрагентов. Электронная подпись – бесплатно.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- безлимитные исходящие в платных тарифах.
Минусы: нет интеграции с учетными системами.
Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.
8. Е1 Евфрат
Подойдет крупному бизнесу и государственным организациям. Совместная работа с документами по принципу Workflow. Программу можно установить на собственное оборудование или пользоваться облачным сервисом.
Основные возможности. Система позволяет собирать и обрабатывать первичную документацию, управлять контрагентами по аналогии с CRM, автоматизировать бизнес-процессы. Можно создать электронный архив.
Плюсы:
- выезд специалистов для обучения сотрудников;
- мобильная версия.
Минусы:
- для внутреннего документооборота;
- высокая цена.
Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.
9. СЭД «ДЕЛО»
Платформа для создания цифровой инфраструктуры компании. Подойдет крупному бизнесу, государственным и муниципальным организациям. Позволяет автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.
Основные возможности. В сервисе можно организовать внутренний и внешний документооборот, создавать маршруты для документов и отслеживать выполнение задач. Есть функции управления материальными ресурсами, закупками и электронными торгами. Модули для государственных органов: организация электронной очереди, обработка обращений граждан.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами;
- мобильное приложение.
Минусы:
- не подойдет малому бизнесу.
Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.
10. Инфотекс Траст
Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.
Основные возможности. Позволяет организовать документооборот с контрагентами, сдавать отчетность и отправлять коды товаров в Честный знак.
Плюсы:
- роуминг с популярными сервисами ЭДО;
- дистанционная помощь в установке и настройке системы.
Минусы: нет интеграции с 1С.
Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.
Заключение
При выборе сервиса ЭДО ориентируйтесь не только на цену. Оцените, насколько функционал соответствует вашим задачам и масштабу бизнеса. Узнайте, можно ли интегрировать продукт с другим вашим ПО. Поинтересуйтесь качеством техподдержки, изучите отзывы.
Полезные ссылки:
- Как увеличить средний чек
- 20 бизнес-идей производства
- Как стать продавцом на Вайлдберриз
- 10 лучших сервисов для проверки контрагентов
Сравнение онлайн-курсов
Перед тем, как купить любой курс, сравните условия от разных школ — стоимость обучения, скидки, длительность, есть ли программа трудоустройства. Подобрать онлайн-курс >>
Источник: postium.ru
Автоматизация командировок
Цифровые услуги и приложения подходят малому, среднему и крупному бизнесу. И чем больше компания, тем сильнее она нуждается в электронных сервисах. Без них может обойтись только самозанятый, который все делает сам и не нанимает сотрудников.
Для малых предприятий полезна цифровая бухгалтерия, чтобы вовремя и без ошибок сдавать отчеты. Также ИП и ООО важен доступ на маркетплейс ВТБ и международные площадки. Третий популярный цифровой компонент — круглосуточная и полноценная юридическая поддержка.
Средний бизнес, помимо перечисленных услуг, использует облачные платформы, конструкторы документов, ИТ-закупки программного обеспечения.
Крупные клиенты заинтересованы в ускоренном и упрощенном получении патентов на изобретения, регистрации товарных знаков и ПО в Роспатенте.
Для всех видов бизнеса ВТБ предлагает квалифицированную электронную подпись, анкету поставщика услуг, доступ к продуктам 1С.
Источник: www.vtb.ru