Виды специальных мероприятий в бизнесе

«Специальные события в книге Алешиной И.В. классифицируются следующим образом:

• · информативные, имеющие точно определенную задачу передачи информации, которая «упакована» в развлекательную программу, для достижения более высокой активности и восприимчивости целевой аудитории. Например: день рождения компании, презентация нового товара, услуги, идеи, открытие нового места продаж, премьера, корпоративный праздник, награждение миллионного покупателя, дни открытых дверей и т.п.;
• · рабочие (или образовательные), где происходит обмен информацией, опытом, обсуждаются актуальные проблемы современности. Это выставки, конференции научные и практические, семинары, круглые столы и т.п.;
• · инсценированные, символические, созданные исключительно для привлечения внимания массмедиа и широкой публики в целях создания паблисити. К ним относятся посвящения, посадка деревьев и т.п.;
• · досуговые, ориентированные на организацию свободного времени, направленные на общение и развлечение целевой аудитории, что предполагает сильное эмоциональное воздействие. Это могут быть соревнования, конкурсы, концерты, фестивали, поездки и т.д.». Алешина И. В. PR для менеджеров. — М., 2013. С.86.

Таким образом, можно сделать вывод, что все событийные мероприятия делятся на несколько основных типов для того, чтобы легче было определится с тем какое мероприятие необходимо в определенной ситуации.

Корпоративные мероприятия: идеи, виды, форматы [НОВОЕ]

«PR-мероприятия делятся на три группы:

• · презентационно-событийные;
• · информационно-образовательные;
• · благотворительные.
• 1. К презентационно-событийным мероприятиям относятся презентации, юбилеи, церемонии, награждения и т.д. Преимущество таких мероприятий состоит в прямом обращении к целевым группам общественности. Они позволяют последовательно решать ряд задач: оповещение о событии, достойном внимания целевой аудитории; приобщение к деятельности, программе, целям и задачам организации; содействие целям и задачам PR-объекта; развлечение участников мероприятия; вызов положительных эмоций, симпатий аудитории; удивление аудитории.

При подготовке презентации сначала определяют задачи мероприятия, затем — его место и время, а также круг приглашенных и участников. Подходящее место для презентации — ресторан, клуб, зал гостиницы. Заранее следует выбрать представителей СМИ, сформировать список выступающих. От организации выбирают специалистов, разбирающихся в освещаемом вопросе и умеющих выступать публично. Они должны знать темы других докладов и возможности привлечения демонстрационных материалов.

Для презентации необходимо также подготовить представительскую и сувенирную продукцию. Оформление помещения и внешний вид презентационной команды должны соответствовать целям и тематическому содержанию мероприятия. Для того чтобы направить течение мероприятия в нужное русло, проводится небольшое динамичное вступление. В ходе презентации можно использовать подходящее шоу или выступление, а в завершение лучше подводить итоги, резюмируя предложения и пожелания.

Event агентство. Бизнес. Организация и проведение мероприятий

2. Информационно-образовательные мероприятия — это конференции, семинары, круглые столы, форумы и т.д. Цель проведения подобных мероприятий — обсуждение актуальной проблемы и представление позиции организации в нужном свете, когда идеи доносятся до аудитории не прямо, а опосредованно. Такие мероприятия проводятся, как правило, для обсуждения действий или вопросов, представляющих взаимный интерес. Однако их основная ценность заключается в том, что они дают людям возможность встретиться и познакомиться друг с другом.

К благотворительным мероприятиям можно отнести спонсирование социально значимых проектов, стипендии, премии и т.д. Благотворительной деятельностью занимаются многие коммерческие и некоммерческие организации, однако их цели, технологии и методы заметно различаются. Для некоммерческой организации благотворительность может стать основным видом деятельности: строится программа PR-деятельности, направленная либо на активизацию сбора средств на благотворительные цели, либо на повышение известности организации в местном сообществе, либо на привлечение внимания к финансируемым направлениям.» Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшенз: от бизнеса до политики. — М., 2000. С. 125

Итак, специальные события /мероприятия наряду с PR-текстами — это важнейшие средства, инструменты PR. Когда повседневная жизнь организации не создает достаточного количества новой информации, не дает информационных поводов, их генерируют путем организацией специальных мероприятий или событий. К наиболее популярным из них можно отнести:

• · презентации;
• · церемонии;
• · открытия;
• · представительские приемы;
• · фестивали;
• · выставки;
• · торговые шоу;
• · встречи;
• · круглые столы;
• · конференции;
• · симпозиумы;
• · годовщины;
• · юбилеи;
• · дни открытых дверей;
• · экскурсии по предприятию;
• · флэш-мобы и т.п.

Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку. В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:

• · проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места: площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.;
• · проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.;
• · составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две — три недели) приглашений;
• · заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков;
• · проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции».1

Объединение всех этих характеристик способствует образованию точного порядка действий, помогающих точно определить план действий помогающих специалисту в организации мероприятий.

«Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:

• · составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события;
• · приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие;
• · работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов». Тимофеев М. Связи с общественностью (паблик рилейшнз): Учебное пособие — М., 2005. С. 126.

«Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете». Федотова Л. Паблик Рилейшнз и общественное мнение — СПб., 2003. С. 226.

Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы.

«Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.» Шомели Ж., Уисман Д. Связи с общественностью — СПб.,2003. С. 99-100

При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ — обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ, в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы.

«Организаторы «круглого стола» придерживаются определенного регламента его проведения. Например, сначала ведущий представляет присутствующих участников друг другу, объявляет повестку дня, определяет очередность выступлений и т.д., затем обсуждение проблемы проходит в форме дискуссии. Важно оставить время для вопросов представителей СМИ и ответов на них. Для того чтобы все присутствующие на «круглом столе» были в курсе обсуждаемых проблем, следует заранее подготовить комплект документов и разослать его участникам мероприятия. Для представителей СМИ необходимо подготовить пресс-кит, содержащий информацию об актуальности и важности проблемы, список приглашенных участников и докладчиков, официальную позицию компании по проблеме и другие материалы, например комментарии авторитетных людей, которые когда-то высказывались по данной проблеме.» Горкина М.Б., Мамонтов А. А., PR на 100%: как стать хорошим менеджером по PR. — М., 2004. С.78-79

«По итогам «круглого стола» принимается резолюция, в которой указываются выработанные в его ходе решения, рекомендации отдельным участникам и т.д. Резолюция подписывается участниками «круглого стола». Важно, чтобы резолюция была сформулирована и подписана в максимально короткие сроки, лучше всего в тот же день, так как в этом случае она будет иметь новостную ценность для журналистов. Соответственно, вероятность освещения данного мероприятия в СМИ значительно возрастет». Соколов И. Б. Технология популярности или Паблик Рилейшнз. — М., 1999. С. 103

Подводя предварительные итоги характеристики такого специального мероприятия как круглый стол, можно сказать, что данное мероприятие можно использовать в сфере бизнеса.

«Выставки. Процесс подготовки к участию в выставке состоит из нескольких блоков:

• · планирование участия;
• · организация и координация подготовительных работ;
• · обеспечение необходимых ресурсов для эффективного участия.

На первом этапе компания принимает решение об участии в выставке, определяет, как будет выглядеть стенд, что необходимо экспонировать и в каких объемах, выбирает подходящую площадь и наиболее удобное место в выставочном зале, назначает ответственных за подготовку и планирует бюджет.

Подготовкой компаний к выставкам занимаются различные специализированные фирмы, которые предлагают услуги по производству и монтажу стендов, оформлению выставочных площадок, подготовке полиграфической и сувенирной продукции и т.д. Их работу необходимо тщательно контролировать по срокам и качеству исполнения». Михайлов А.П., Романов Ю.В. Обитатели миража.

PR специального назначения. — М, 2002. С. 132.

Очень важно предусмотреть хорошее освещение стенда, наличие места для проведения переговоров; если есть возможность, то и комнаты для гостей, а также для хранения верхней одежды.

«К началу работы выставки у компании должна иметься необходимая полиграфическая продукция: брошюры, листовки, календари. Как правило, готовится определенный набор информационных материалов и небольших сувениров, который распространяется среди посетителей выставки. Иногда организаторы выставки готовят тематический каталог, в котором компания-участник представляет свою информацию. Контроль над этим процессом ложится на специалиста по PR». Шомели Ж., Уисман Д. Связи с общественностью. — СПб., 2003. С. 39

«Подготовка и распространение приглашений на выставку проводится ее организаторами. Однако можно подготовить собственные приглашения или договориться с организаторами об адресной рассылке, чтобы пригласить нужных компании людей. Важным моментом организации участия в выставке является подготовка сотрудников, которые будут на ней работать.

Персонал должен уметь показать новый продукт, рассказать о его свойствах, преимуществах и т.д. На открытии выставки, как правило, присутствуют представители СМИ, которые получают информацию об участниках для своих репортажей у организаторов, например в пресс-центре. В пресс-центре необходимо распространить пресс-релиз и другие информационные материалы об организации, с тем, чтобы название компании прозвучало в материалах, посвященных работе выставки». 1 Райс Э.,Райс Л. Расцвет пиара и упадок рекламы: Как лучше всего представить фирму. — М., 2004. С. 124.

2 Кузнецов М.И. Практическая психология PR и журналистики. — Спб., 2002. С.196.

«Презентации при подготовке важно тщательно проработать сценарий мероприятия: определить ведущего, очередность выступающих, время для вопросов присутствующих и комментарии гостей, фуршета и т.п. Во время презентации среди гостей и представителей СМИ помимо других информационных материалов необходимо распространить список выступающих на мероприятии и сценарий вечера. Это позволит журналистам найти удобный момент для того, чтобы получить комментарий от представителя компании или взять интервью».

Церемония открытия. Специалист по связям с общественностью должен написать сценарий церемонии, чтобы ее участники точно знали свои роли, например, когда ведущий должен объявить об официальном открытии объекта, кто должен перерезать ленточку и т.д.

Необходимо подготовить пресс-кит для представителей СМИ, где будет описан объект, цели и история его создания, а также его преимущества, ожидания компании в связи с его открытием и т.п. На церемонии открытия необходимо выделить отдельные места для журналистов, обеспечить условия для их работы. Кроме того, следует позаботиться о наиболее выигрышных местах для фоторепортеров, чтобы фоторепортажи получились максимально качественными. Исходя из информации о данных мероприятиях, можно сделать вывод, о том, что данные мероприятия можно проводить в сфере бизнеса, точно установив целевую аудиторию. К таким мероприятиям можно отнести и пресс-конфкренцию.

«Пресс-конференция. Основные этапы организации пресс-конференции:

• 1. Определение целей и задач пресс-конференции;
• 2. Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы;
• 3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.);
• 4. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конференции.

Факторы, которые важны:

• · место проведения мероприятия;
• · продолжительность пресс-конференции;
• · спикеры, время и темы их выступлений;
• · наличие информационных материалов и сувенирной продукции;
• · привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);
• · привлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства;
• · оформление зала;
• · обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;
• · ведущий пресс-конференции.
• 5. Составление списков СМИ и их утверждение.
• 6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.
• 7. Пишется текст приглашения, который должен содержать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;
• · логотип компании;
• · дату, время и место проведения пресс-конференции;
• · темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;
• · краткое описание освещаемой темы;
• · краткую информацию о компании (бэкграундер);
• · для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.
• 8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме пресс-конференции (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий: специальный мероприятие связь общественность
• а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;
• б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:

• · наводящего вопроса первому журналисту;
• · беседы с главным редактором или редактором отдела;
• · установления отношений с другим журналистом из данного СМИ.
• 9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении пресс-конференции». Честара Дж. Деловой этикет: Паблик Рилейшнз для всех и каждого. — М, 2001. С. 192.

Задачи специальных PR-акций сводятся к двум важным моментам: обеспечение постоянного присутствия коммерческой структуры в информационном поле и дополнительное привлечение внимания журналистов и широких целевых аудиторий к компании, ее продукции или услугам.

В PR деятельности ресторана есть несколько направлений: ресторанная критика, создание новостей, специальные PR-мероприятия, кризисных ситуаций, публичные выступления рестораторов являют собой кульминацию многих PR-мероприятий, работа с клиентами. PR в ресторанном деле — это функция управления, способствующая установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и общественностью.

Источник: studwood.net

Специальные мероприятия и события

Специальные события, являясь проектами, широко используемыми в практике современных социальных коммуникациях, имеют особое значение для общества, а проекты в событийной сфере по уровню своей сложности требуют определенного и весьма специфического профессионализма со стороны их организаторов.

Специальные события в рамках событийного менеджмента представляют собой особым образом организованное и проведенное мероприятие, которое проводится в рамках обособленного комплекса отдельных мер, направленных на достижение конкретной цели, которая обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер.

Специальные события, являясь формой непрямой коммуникации, составляют особую сферу деятельности.

Специальные события – это особого рода мероприятия, имеющие субъективную значимость для целевой аудитории и используемые для привлечения общественного внимания к данному событию.

Такой подход отражает сущностную природу специальных событий. В то же время, необходимо учитывать и предметно-ориентированный характер специальных мероприятий, поскольку это

Уникальный временной промежуток, проводимый с помощью особого рода мероприятий и использованием различных церемоний для удовлетворения особых потребностей общества в зрелищных событиях.

Управление специальными мероприятиями и событиями приобретает ряд специфических особенностей, обусловленных характером event-менеджмента.

По определению М. Сондера, событийный менеджмент – это «комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий, задача которых заключается в том, чтобы сделать из обычного мероприятия уникальное событие, которое запомнится целевой аудитории» [1].

Применение методологии управления проектами в событийной сфере обусловлено необходимостью комплексного подхода к организации и проведению специальных событий таким образом, чтобы поставленные цели были достигнуты, а задачи решены согласно запланированной совокупности действий, которые необходимо выполнить в рамках данного мероприятия.

Вместе с тем необходимо отметить и важную сторону специальных событий, согласно которой каждое событие опирается на коммуникативное взаимодействие с целевыми аудиториями и социально-общественными группами.

Специальные события – это форма непрямой коммуникации с целевыми аудиториями в отношении конкретных товаров, компаний, социально-общественных явлений, политиков, артистов и т.п.

Учитывая, что специальные события могут различаться по своим целям, можно выделить три основных направления их организации, когда акцент делается на конкретный результат от реализации события:

1. Продвижение товара, услуги или конкретной организации;
2. Осуществление связей с прессой, политическими партиями, социально-экономическими или общественными объединениями, осуществляющих определенную деятельность, в результатах которой заинтересованы организаторы события;
3. Интеграция той или иной социальной общности [1].

Большинство массовых мероприятий, а также празднования и социально-культурные мероприятия относятся к третьему типу событий. Специальные события различаются по характеру организационной деятельности, т.е. по применению универсальных организационных процедур, стандартов, знаний и навыков, необходимых для достижения достаточно разных целей, что позволяет говорить об организации специальных событий как особом роде организационной деятельности.

В рамках ивент-менеджмента концепция управления специальными событиями и мероприятиями в современных условиях во многом основана на взаимодействии с внешней средой, поэтому подготовка и организация специальных событий осуществляется в условиях, когда проект не возникает самостоятельно, а является следствием процессов, протекающих во внешней среде. Условия среды, в которой реализуется проект по организации специального события, предполагают обязательное наличие конкретных целей у данного события, достигнуть которые входит в первостепенную задачу организаторов и заказчиков события.

Управленческая деятельность в рамках проекта организации специального события и мероприятия осуществляется в условиях комплексной реализации функций управления, что предполагает комбинаторный характер согласования целей и задач специального события.

Организация специальных мероприятий и событий

Специальные мероприятия часто планируются и организовываются в форме проектов. В этой связи, применительно к организации специальных мероприятий отметим следующие моменты:

Управление проектами представляет собой область практической деятельности, в ходе которой заранее определенные цели проекта достигаются за отведенное время за счет использования имеющихся финансовых, материальных, территориальных и трудовых ресурсов в условиях их ограниченности и возможных рисков.

Согласно организационно-управленческому подходу, «управление проектами – это совокупность принципов, методов, средств и форм управления организационным взаимодействием и организационными взаимоотношениями людей при решении специфических задач проекта» [2].

Таким образом, можно судить о целевой ориентации организации специальных мероприятий, согласно которой необходимо в условиях планомерного изменения конкретного объекта управления добиться таких результатов, которые заранее установлены и определены объемом расходования имеющихся финансовых средств и материальных ресурсов. Вместе с тем комплексность организации специальных мероприятий предполагает необходимость реализации связанных между собой мероприятий, которые преследуют одну стратегически важную цель, которая должна быть достигнута в течение заданного промежутка времени.

Следовательно, организация специальных мероприятий соответствует концептуальной схеме задач управления проектами.

Таким образом, специальное мероприятий и событие должно проводиться с помощью ряда методов и приемов. Сущность каждого события выражается через комплекс сюжетно-художественных мероприятий, реализованных с помощью специального технического оборудования, включая светотехнику, музыкально-звуковое сопровождение, компьютерные и спецэффекты, а также задействованных артистов, ведущих и технического персонала. Следует отметить, что специальные события отличаются неповторимым и уникальным для каждого из них сценарием, по которому проводятся мероприятия в рамках события с учетом взаимодействия с окружающей обстановкой, контакта со зрителями и участниками события, а также согласно запланированной программе мероприятия.

Следует отметить, что программы специальных событий и мероприятий формируются для достижения конкретной цели, поставленной перед организаторами, поэтому очевиден уклон в сторону прикладных аспектов событийного менеджмента. В связи с этим, объективным представляется использование проектного подхода к организации и проведению специальных событий.

Специфика управления проектами в event-индустрии обуславливается конкретными целями организации и проведения событий, что предполагает процессно-ориентированный подход к управлению планированием, проведением и реализацией специальных мероприятий.

Виды специальных мероприятий

Событийный менеджмент заключается в подготовке, организации и проведении таких мероприятий, поэтому управление проектами в событийной сфере направлено на обеспечение комплексного характера проведения специальных мероприятий. Ключевым аспектом для управления в событийной сфере выступает определение характера специального события, уточнение формального и фактического повода проведения события, а также обозначение функциональных особенностей планируемого события. В соответствии с проектным подходом к управлению подготовкой и проведению специальных событий цели и задачи организации таких событий должны соответствовать сути события, его характеру и поводу, по которому планируются конкретные мероприятия.

Типы специальных событий

В зависимости от характера мероприятия, можно выделить следующие типы событий, которые представлены в таблице.

Типы специальных событий

спортивные мероприятия и соревнования, праздники, пропаганда, массовые гуляния, музыкальные выступления, концерты;

семинары, выставки, конференции;

сбор средств, открытие фондов;

годовщины, церемонии, поздравления, открытия социальных объектов, торжества;

рекламные и маркетинговые события:

акции, распродажи, открытие новых торговых точек и т.п.

Управление специальными событиями и мероприятиями

Схематично, ключевые аспекты event-менеджмента представлены на рисунке.

Особенности управления в event-индустрии во многом предопределяются необходимостью вложения значительных средств в организацию и проведение любого мероприятия, при этом помимо финансовых затрат следует учитывать потребность в интеллектуальных, материальных и человеческих ресурсах для проведения специального мероприятия. Также нужно принимать во внимание ограниченный промежуток времени, в течение которого нужно подготовить и провести специальное мероприятие. Следовательно, процедуры управления в событийной сфере требуют проектно-ориентированного подхода, в соответствии с которым определяется конечная цель проведения специальных событий, формулируются задачи проведения проекта, а также планируются методы и способы достижения запланированного восприятия события обществом и целевой аудиторией.

Поскольку событийный менеджмент предполагает получение конкретного эффекта от проведения мероприятий, то очевидна необходимость обеспечения должного влияния на целевую аудиторию специального события. Влияние на аудиторию достигается через учет потребностей и интересов заинтересованных общественных групп. Следует отметить, что случайные или внезапные мероприятия не относятся к событийному менеджменту, так как происходят без должной подготовки и организационных мер по их обеспечению.

Управление специальными событиями подразумевает только специальным образом подготовленные и проведенные мероприятия, которые были организованы по конкретному поводу, в связи со общественно-значимым событием или по случаю памятной даты.

По своей сути, событийный менеджмент основан на планировании, организации, контроле и управлении комплексом мер, связанных с проведением специального события.

Целью управления специальным мероприятием изначально выступает обеспечение исключительного и неповторимого характера данного события и связанных с ним мероприятий.

Интерпретация данной цели предполагает получение от общества и целевой аудитории ожидаемого отклика и общественного резонанса, который планируется в ходе подготовки мероприятий.

Достижение целей и решение задач, стоящих перед организаторами специального события, в рамках управления проектом в событийной сфере обеспечивается оригинальной подачей идеи события целевой аудитории, концептуальным представлением события, а также за счет донесения информационного сообщения общественным группам, в интересах которых проводится событие. Кроме того, необходимо учитывать, что разные способы подачи и представления ключевой идеи события должны соответствовать сути события и не противоречить концепции события или отдельных мероприятий в рамках такого события.

Концептуальное представление события зависит от масштабов планируемых мероприятий, однако, непосредственная подготовка и организация события производится в зависимости от выбранного варианта разработки концепции события и относящихся к нему мероприятий. В целом, событийный менеджмент предполагает три варианта разработки события и мероприятий:

1. Концепция планируемого события разрабатывается специалистами-организаторами, которые исходят из какой-либо креативной идеи.
2. Концепция планируемого события формируется под конкретного заказчика, который путем проведения данного мероприятия планирует достичь и реализовать какие-либо собственные цели, стоящие перед ним в данный момент времени.
3. Концепция специального мероприятия изначально была проработана его непосредственным организатором и главным спонсором, который затем ищет подрядчиков для его проведения.

Первый вариант предполагает, что организаторы события отталкиваются от конкретной идеи события, под которую ищут спонсоров для финансирования проекта, нанимают артистов, технический персонал и осуществляют технологическую подготовку проекта. Второй вариант соответствует обратному процессу, когда основной спонсор мероприятия выступает заказчиком события и финансирует организацию события полностью или в значительной степени. Следует отметить, что первый вариант в большей степени отвечает потребностям небольших по масштабам событий, тогда как второй вариант соответствует крупным мероприятиям, связанным с наиболее общественно-значимыми проектами. Третий вариант характерен для крупных компаний.

Выводы

Особенности управления проектами в event-индустрии обусловлены изначально проектным характером специальных событий, поэтому такой подход оправдывает себя в достаточной степени, чтобы являться эффективным в современных условиях. Комплексный подход к организации и проведению специальных событий предполагает использование проектного механизма и целевой ориентации при подготовке и проведении события, что отражается в строгом ограничении начала и завершения проекта. В соответствии с этим, управление проектом по организации события должно начинаться с формулирования ключевых целей и задач, которые должно решить предстоящее событие. Согласно стоящим перед событием целям определяется сложность мероприятий, сценография, обеспечение и финансирование. Успешность события оценивается по итоговым результатам и зависит от того, был ли достигнут планируемый результат, поставленные цели или нет.

Характер управления проектами в рамках организации и проведения специальных событий в социально-культурной сфере предполагает невозможность обособленного существования проектов, так как очевидна необходимость постоянного управленческого воздействия, которое должно быть тесно связано с внутренней структурой планируемого события и выделенными на его реализацию ресурсами. Концепция управления специальными событиями и мероприятиями в современных условиях во многом основана на взаимодействии с внешней средой, поэтому подготовка и организация специальных событий осуществляется в условиях, когда проект не возникает самостоятельно, а является следствием процессов, протекающих во внешней среде. Условия среды, в которой реализуется проект по организации специального события, предполагают обязательное наличие конкретных целей у данного события, достигнуть которые входит в первостепенную задачу организаторов и заказчиков события. Управленческая деятельность в рамках проекта организации специального события осуществляется в условиях комплексной реализации функций управления, что предполагает комбинаторный характер согласования целей и задач специального события.

1. Сондер М. Ивент-менеджмент: организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. – М.: Эксмо, 2010.
2. Гонтарева И.В., Нижегородцев Р.М., Новиков Д.А. Управление проектами. – М.: Либроком, 2013.
3. Шумович А.М., Берлов А.С. Рецепты организации мероприятий. – М.: Альпина Паблишер, 2013.

Источник: odiplom.ru

Специальные события как маркетинговый инструмент, их виды и особенности

Проведем мероприятия для реализации разных целей: конференции, корпоративы, спартакиады и пр.

Оперативно изготовим яркие тематические костюмы и красочные сценические декорации

Креативные сценарии для вашего праздника от лучших event-специалистов

Создадут отличное
настроение

Привлекут
новых клиентов

Повысят
узнаваемость бренда

Улучшат
имидж компании

Специальные события как маркетинговый инструмент, их виды и особенности

Special events – это спланированные мероприятия и события, которые направлены на привлечение общественного внимания к фирме, бренду, публичной личности, либо к отдельным их услугам, продуктам, акциям и товарам. Такие меры инициируются непосредственно заинтересованным субъектом и могут иметь несколько разновидностей и форм выражения.

Каким образом и для чего организовывается специальное событие

Стоит отметить, что special events, в отличие от многих маркетинговых ходов, не является инновацией – о том, что народ хочет «хлеба и зрелищ» знают издавна и активно этим пользуются. Меняется только формат проведения, тонкость подачи и манипуляций мнением, наличие совмещения различных инструментов влияния.

Основные виды специальных событий

Очень сложно классифицировать специальные события и мероприятия, так как ограничений практически не существует – организатор даже вправе придумать нечто абсолютно оригинальное, что максимально поощряется в данном случае. Однако можно назвать ряд основных видов special events, самыми популярными из которых будут мероприятия:

Специальные события как маркетинговый инструмент

Так как специальные события создаются с целью влияния на мнение потребителей, необходимо правильно подобрать тематику. Прекрасным примером может послужить акция от фирмы Procter

Также специальные события в pr могут выражаться в специальной подготовке к определенным общественным происшествиям, таким как национальные, государственные или религиозные праздники, значимые исторические даты, культурные события.

Особенности организации и проведения

Для эффективного применения special events в рекламе и для привлечения внимания к бренду, важно правильно подбирать массу параметров, каждый из которых вытекает из особенностей и потребностей целевой аудитории.

Событийная коммуникация обязательно должна соответствовать общему направлению развития фирмы, ее ценностям и целям. Это необходимо даже при желании провести неординарное мероприятие с целью ребрендинга или привлечения новых клиентов из нетипичной целевой аудитории. В организации special events важна уникальность, так как нетипичный подход и необычное событие запомнится ярко, а также привлечет гораздо больше посетителей, чем стандартная программа.

Источник: www.creonagency.ru