Деятельность бизнеса, вне зависимости от его масштабов, включает в себя множество различных процессов. Это затрудняет контроль работы и отслеживание эффективности предприятия. Со временем к руководителю приходит понимание, что внедрение и сопровождение информационных систем в рамках компании — практически необходимость. И чем раньше бизнес использует эту возможность, тем быстрее откроет для себя новые точки роста.
Зачем внедрять информационную систему
Грамотно настроенная информационная система на предприятии обеспечивает:
- прозрачность всех бизнес-процессов компании;
- простоту контроля работы сотрудников;
- отслеживание эффективности отделов;
- моментальное формирование различных отчетов;
- сокращение затрат, благодаря автоматизации части работы;
- освобождение сотрудников от рутинных задач;
- понятный и простой документооборот;
- оперативное получение достоверной информации руководителями отделов и менеджерами.
Информационная система становится незаменимой для работы компании структурой. С ее помощью руководители получают максимально точные и достоверные сведения, что позволяет принимать правильные решения и вовремя корректировать деятельность предприятия.
Внедрение системы управления проектами. 7 примеров бизнес-процессов веб-студии на Agile доске
Кроме того ИС выявляет неэффективности текущих бизнес-процессов, причем зачастую еще на этапе внедрения. Это позволяет оптимизировать работу, освободив человеческие ресурсы и направив их в более выгодное для компании русло.
В конечном итоге информационная система повышает общую эффективность бизнеса.
Кому доверить внедрение
Когда руководство решило, что предприятию требуется внедрение и сопровождение информационных систем, встает вопрос о выборе подрядчика для решения этой задачи. Можно выделить 4 подхода к выполнению данной работы, каждый со своими преимуществами и недостатками:
1. Привлечение крупной организации, специализирующейся на внедрении ИС
Это подрядчики, известные на уровне страны, от Москвы до небольших регионов, для которых автоматизация компаний — основное направление деятельности. У таких организаций большой опыт и высококвалифицированные сотрудники. Однако цена работы будет выше, чем в других вариантах. Кроме того важно ознакомиться с отзывами о выбранной компании — есть вероятность, что под громким именем предоставляются далеко не самые качественные услуги.
2. Привлечение небольшой региональной компании
В любом крупном городе есть IT-организации, предлагающие внедрение и поддержку информационных систем для бизнеса. Часто для них это не единственное направление работы. Но есть и узкоспециализированные команды, сконцентрированные на настройке и сопровождении ИС для сторонних бизнесов.
Такие небольшие компании уделяют больше внимания своим клиентам. А если у вас крупное предприятие, то вы почти наверняка станете их главным приоритетом. К недостаткам варианта стоит отнести возможную слабую организованность рабочих процессов подрядчика. Поэтому важно заранее убедиться в том, что в компании трудятся ответственные сотрудники и понимающий свою роль руководитель.
IT услуги для бизнеса в Новосибирске от компании «Гигабайт»: внедрение и сопровождение программ 1С
3. Внедрение силами штатных сотрудников IT-отдела предприятия
Вариант очень привлекателен тем, что связан с почти нулевыми дополнительными затратами. Ведь все задачи будут выполнять сотрудники, уже получающие ежемесячную фиксированную зарплату. Кроме того реализация проекта оказывается под полным контролем руководителя. Но это может оказаться и недостатком подхода.
Собственные сотрудники компании находятся в зависимом от начальства положении. Поэтому могут быть не способны отстоять свое видение и оптимальные, по их мнению, методы работы. Если руководитель скажет: «внедряем эту систему и подключаем вот эти модули», его сотрудники так и сделают. А потом может оказаться, что проделанная работа не дала ожидаемого результата, и вместо повышения эффективности предприятия лишь усложнила его деятельность.
Также сложность может быть вызвана отсутствием в компании кадров, действительно понимающих, как происходит внедрение и сопровождение информационных систем. Штатные сотрудники из IT-отдела далеко не всегда разбираются в данной сфере, поскольку в процессе их обучения приоритеты могли отдаваться другим специализациям.
4. Приглашение частного эксперта
Внедрение и сопровождение
Внедрение – это процесс запуска программы в промышленную эксплуатацию. Этот этап характерен для программ, разрабатываемых на заказ. При внедрении разработчик устанавливает продукт на компьютеры заказчика (инсталлирует его) и проверяет весь его рабочий цикл. Это этап эксплуатации системы. Если программа работает устойчиво, начинается этап обучения пользователей. (В договоре необходимо заранее указать объем учебных часов, которые разработчики должны посвятить обучению заказчика.)
Сопровождение – это процесс поддержки внедренной программы. Сопровождение предусматривает оказание консультаций, а также внесение необходимых изменений в программу. Каким бы изощренным ни было тестирование программ, к сожалению, в больших программных комплексах чрезвычайно тяжело устранить абсолютно все ошибки.
Устранение обнаруженных при сопровождении — задача этого этапа. По мере выявления и исправления ошибок в ходе сопровождения их количество постепенно уменьшается. Однако через какое-то время кривая ошибок вновь начинает расти. Можно предположить, что происходить нечто вроде интерференции волн различной частоты – два процесса накладываются друг на друга, приводя систему к краху. Первый процесс – порождение новых ошибок при исправлении предыдущих, второй – повышение квалификации пользователей при работе с программой и как следствие использование ими тех возможностей программы, которые они раньше не использовали.
Выполняемый в ходе сопровождения анализ опыта эксплуатации программы позволяет обнаруживать узкие местам или неудачные проектные решения в тех или иных частях программного комплекса. В результате такого анализа может быть принято решение о проведении работ по совершенствованию разработанной системы. Кроме описанного выше сопровождение может включать в себя проведение консультаций, обучение пользователей системы, оперативное снабжение пользователей информацией о новых версиях системы и т.п. Качественное проведение этапа сопровождения в большой степени определяет коммерческий успех программного продукта.
Все исправления, вносимые на этапе сопровождения приводят к изменю структуры программы в сторону ее ухудшения и в конечном счете к дезорганизации системы. В конце концов, наступает момент, когда дальнейшее исправление ошибок в программе теряет всякий смысл. С этого момента, можно считать, что программа умерла.
На самом деле, незначительное число программ доживают до собственной «смерти». Чаще программа заменяется на новую или новую версию данной. Новая версия программы обычно учитывает ошибки предыдущей, а также дополнительные требования, возникшие в связи с появлением новой техники и более глубоким осмыслением задачи пользователем.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Студопедия рекомендует:
Понятие человеческих ресурсов. Современные модели управления человеческими ресурсами Тема 3.4 Управление человеческими ресурсами Лекция 15 Цель: раскрыть сущность современных моделей управления человеческими.
Структурные уровни организации материи. Микро-, макро- и мегамиры Материя. структура и системная организация материи. Системная организация как атрибут материи. Структура материи. Структурные уровни.
Форма государственного устройства: понятие, виды Форма государственного устройства – способ территориальной организации государства.
Давление абсолютное, избыточное, вакуум Числовое значение давления определяется не только принятой системой единиц, но и выбранным началом отсчета.
Вопрос № 2. Характеристика признаков преступления. Общественная опасность Общественная опасность, будучи важным социальным свойством преступления, выражается в причинении преступлением вреда или создании.
Сейчас читают про:
Источник: studopedia.ru
Внедрение программного продукта. Особенности работы бизнес-консультанта. Часть I
Сегодня я продолжаю рассказывать о работе бизнес-консультанта с малым и средним бизнесом. Напомню, что я уже рассказал, как знакомиться с клиентом, как показать себя с лучшей стороны и убедить руководителя компании в том, что нужно именно вам предоставить выбор программного продукта, а также, как собрать информацию, которая необходима для правильного выбора.
Кроме того, я подробно рассказал, как именно презентовать выбранное вами решение. В статье «Презентуем программный продукт. Как убедить клиента в вашем выборе» мы обсудили различные нюансы этого этапа работы. А теперь, как я и обещал, поговорим о следующем этапе, о внедрении.
Внедрение программного продукта с точки зрения бизнес-консультанта.
Перед тем, как говорить о каких-то действиях, я хочу вам напомнить очень важный момент. Вы – не продавец программного обеспечения. Вы – бизнес-консультант. А потому ваша основная цель – это решить поставленные задачи, а не продать какое-либо ПО.
Еще раз: главное – решить поставленную бизнес-задачу!
У вас нет какой-то заинтересованности в том, чтобы продать какой-то продукт. Более того, вы его не продаете в принципе. Клиент покупает выбранное вами программное обеспечение не у вас, а у разработчика. А потому, если новое программное обеспечение будет просто выполнять такие же функции, что и старое, свою задачу вы не выполнили.
- Эффективно решать те задачи, которые поставил перед вами клиент.
- Поможет вам найти решение проблем, которые возникли в бизнесе.
- А также, естественно,
Именно такой программный продукт вы должны были выбрать на предыдущем этапе работы, а потом успешно презентовать клиенту.
Более того, когда вы общаетесь с клиентом, я вообще не советую делать акцент на том, что вы внедряете какое-то конкретное программное обеспечение. Конечно, вы выполняете эту работу и, конечно, говорите о ней, в том числе, с клиентом. Но необходимо постоянно помнить и озвучивать (в том числе в плане работ), что вы не просто внедряете ПО, вы решаете определенные задачи.
Перед вами была поставлена задача: внедрить учет эквайринговых операций. При использовании текущего программного обеспечения такой учет либо не ведется вообще, либо ведется некорректно.
Вы знаете, что эту задачу можно эффективно решить, если внедрить 1С Управление торговлей 11. Более того, этот компонент будет также эффективно работать с теми задачами, которые решает текущий программный продукт. В результате вы предлагаете к внедрению 1С Управление торговлей 11. Но в плане работы вы описываете эти процессы как «Внедрение учета эквайринговых операций».
Потому что именно решение этой задачи является вашей целью. Это должны постоянно помнить и вы, и ваш клиент.
Почему это так важно? Правильная постановка цели помогает правильной реализации проекта. Вот как обычно выглядит типовой процесс внедрения ПО в большинстве случаев:
- Получили перечень задач, которые нужно реализовать.
- Доработали программный продукт с учетом пожеланий клиента.
- Установили везде программу, настроили.
- Провели краткое обучение.
- Оставили инструкцию, написанную техническим языком и понятную, чаще всего, только системному администратору.
Именно такой вариант работы я не единожды наблюдал лично, во время работы в компаниях-партнерах 1С. Кроме того, многие мои клиенты-бизнесмены, столкнувшиеся с внедрением различных программных продуктов, также рассказывали именно о таком варианте. Максимум формального подхода – минимум результативности.
Что в итоге? Программное обеспечение внедрено, обучение проведено, акты выполненных работ подписаны, счета оплачены. Формально работа выполнена, и разработчики завершают сотрудничество. При этом внедренцам выгодно как можно быстрее закрыть проект и получить оплату.
Сотрудникам клиента выгодно скорее закончить работу и спокойно перейти обратно на старую привычную версию программы. Единственный кто страдает – владелец компании. Он потерял деньги, но ничего не заработал.
Почему так происходит?
Разработчики не заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с клиентом, а потому обучение производится исключительно формально.
Программный продукт действительно не удовлетворяет все потребности компании, но понять это удалось только после внедрения. А, как известно, за доработку после подписания акта выполненных работ, оплата производится отдельно.
Сотрудники не увидели для себя никаких преимуществ от внедрения нового программного продукта, при этом постоянно испытывали трудности при выполнении привычных операций в новой системе, в результате саботировали дальнейшую работу с новой программой.
Можно и дальше перечислять причины, почему тот или иной продукт оказался невостребованным. На самом деле причина здесь одна:
Люди, которые занимались внедрением, не были заинтересованы в решении определенных бизнес-задач клиента.
Свои бизнес-задачи разработчики, понятное дело, реализовали в полном объеме. А как компания будет работать далее при помощи их программного обеспечения, в большинстве случаев, им уже не интересно.
Другое дело – работа бизнес-консультанта. Здесь цели консультанта и клиента полностью совпадают, так как вы занимаетесь решением задачи заказчика, а не просто внедрением ПО. А потому и к процессу внедрения бизнес-консультант подходит немного не так, как разработчики.
Что такое внедрение?
Внедрение программного обеспечения — процесс настройки программного обеспечения под определенные условия использования, а также обучения пользователей работе с программным продуктом.
Формально это определение верное, и я думаю, что с ним согласится любой айтишник. Но для бизнес-консультанта важен, прежде всего, результат. А потому если, например, программное обеспечение установлено, и пользователи могут полноценно с ним работать без обучения, с моей точки зрения, задача также считается выполненной. Т.е. внедрение состоялось, не смотря на то, что один из этапов не был реализован. С другой стороны, если для решения поставленной задачи потребуются какие-то дополнительные действия, значит, их также нужно будет выполнить.
Внедрение программного продукта состоялось в том случае, если программный продукт выполняет поставленную задачу, а сотрудники компании полностью перешли на работу с новым продуктом.
Итак, общая цель ясна. Это решение бизнес-задачи. А далее я предлагаю забыть об этой цели на какое-то время и сконцентрироваться на каждом из этапов работы.
В Японии с древних времен обучают стрельбе из длинного лука Юми. Учителя одной из школ, классической, утверждают:
Для того чтобы добиться цели, необходимо концентрироваться не на самой цели, а на процессе, на каждом вашем действии.
Я считаю, что при внедрении программного обеспечения срабатывает тот же принцип. Вы один раз обозначили цель, а далее концентрируетесь на действиях, на каждом из этапов работы. И если вы правильно выполните каждое из действий, вы обязательно достигнете поставленной цели. Концентрируйтесь преимущественно не на том, что вы пытаетесь реализовать, а на том, как вы это делаете.
Внимательно относитесь к каждому процессу, создавайте все условия для его реализации. И тогда вы действительно сможете прийти к цели.
Ошибки при внедрении.
Почему я так подробно остановился на этих понятиях – правильная постановка цели и концентрация на процессах? Я видел очень много ошибок построения процесса внедрения, причем, ошибок, которые приводили к печальным последствиям. От некоторых из этих ошибок, самых важных и распространенных, хочу вас предостеречь.
Избегайте спешки. Даже если клиент пытается давить и торопить. Никогда не берите на себя жесткие обязательства по срокам в начале по проекту в целом. Очень часто в процессе внедрения выявляется потребность в каких-то дополнительных действиях и доработках в программе.
Кроме того, аппетит приходит во время еды, и достаточно часто в процессе работы сам клиент начинает ставить дополнительные задачи. Если вы будете ограничены строгими временными рамками, это может привести к спешке. А в результате – к большому числу ошибок и недоработок.
Цель должна быть обозначена «в общем». Не нужно загонять себя в какие-то жесткие рамки, не нужно указывать жестко перечень доработок от и до. Вы – бизнес-консультант, ваша задача – решить проблемы в бизнесе. Программное обеспечение – это только один из инструментов, необходимых для реализации поставленной цели.
При этом вы пока что знаете работу этого конкретного бизнеса достаточно слабо, вы еще не успели вникнуть во все нюансы. А потому уже в процессе внедрения программного продукта вы можете сами понять, что нужно воплотить дополнительные решения или запланированные реализовать несколько иначе. В общем, оставляйте себе максимум пространства для маневра.
Для того чтобы избежать перечисленных ошибок, вам обязательно нужно донести до клиента простую мысль:
Здесь и сейчас вы выполняете уникальную работу, в уникальном окружении с уникальным результатом. А потому точно спрогнозировать все нюансы – просто невозможно!
Вы никогда до этого не работали с этой компанией, а потому не можете предсказать все нюансы.
Сотрудники компании в большинстве случаев также никогда раньше не проходили обучение работе с данным программным продуктом.
И никто никогда не использовал результаты той работы, которую вы собираетесь провести. Конечно, вы умеете работать с малым и средним бизнесом, у вас имеется опыт успешной реализации других проектов. Также вы знаете предложенный вами программный продукт и, скорей всего, можете похвастаться успешным опытом его внедрения.
Но все это было – для других клиентов, у которых другие потребности, особенности построения бизнеса, у них работают другие люди и т.д. А здесь и сейчас реализуется индивидуальный проект. А потому и предсказать точно, к чему вы с клиентом придете в финале, и сколько времени займет работа, невозможно.
В зависимости от сложности и объема предстоящей работы я чаще всего называю какие-то примерные сроки. Это могут быть 2 – 4 месяца или от полугода до 1,5 лет. Да, я не знаю точных сроков реализации проекта, как и не могу заранее точно сказать, как именно будет выглядеть результат моей работы. Но я точно знаю самое главное – это основную цель, а также, как именно реализовать каждый этап работы.
Т.е. я использую тот самый принцип, о котором уже упоминал в связи с японской стрельбой из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!
С чего начинается внедрение?
Прежде чем начинать саму работу, очень важно донести до клиента ту философию, о которой я говорил выше. Вы можете использовать для этого разные слова, делать акцент на тех моментах, которые, по вашему мнению, будут лучше приняты вашим клиентом. В каких-то определенных моментах можно взять на себя даже достаточно жесткие обязательства. Но это – частности.
А, в общем, клиент обязательно должен понимать: работа может длиться достаточно долго, и в процессе могут быть какие-то перемены. Это нормальный рабочий процесс, все идет по плану и обязательно будет нужный результат. Если вы все правильно донесли до клиента, то в будущем с его стороны не возникнет никакого негатива или претензий в отношении сроков или каких-то этапов внедрения программы. Он предупрежден обо всех нюансах работы.
Также очень важно помнить, что ваш клиент – не айтишник, не продавец ПО, не консультант и не внедренец. Более того, скорей всего, для него внедрение программного продукта — это незнакомый или малознакомый процесс.
Ваш клиент хорошо знает свою работу, в этом он – эксперт. А большая часть ваших пояснений, техническая терминология и перечень необходимых шагов для него все равно не понятны. А потому и не нужны. Поясняйте цели, поясняйте, какую задачу вы решите в результате. А о самом процессе нужно говорить как можно меньше и акцентировать внимание, прежде всего, на тех действиях, для реализации которых потребуется участие клиента.
Кроме того, помните, что внедрение нового программного продукта, скорей всего, в его компании проводилось достаточно давно. Малый и средний бизнес очень часто пользуется одним программным обеспечением 7 – 10 лет. А потому к моменту начала вашей работы сотрудники компании либо уже забыли, как происходит внедрение программ, либо никогда не участвовали в этом процессе. А потому нужно понимать, что вы можете столкнуться со страхами, с неприятием, с другими сложностями.
Приведу пример. Когда-то я и сам слишком углублялся в технические нюансы и пытался пояснять чем, скажем, MailChimp отличается от 1С рассылки. Я рассказывал об API, о статистике, о числе отказов, а также о других технических параметрах. При этом клиенту, на самом деле, нужны были совсем другие данные. Ему было достаточно продемонстрировать пример письма и показать пример статистики, чтобы мы поняли друг друга и клиент понял выгоду для себя.
Говорите с клиентом с его точки зрения и на его языке!
Если вы не будете перегружать свои пояснения лишними терминами, а поясните клиенту то, что ему действительно нужно знать, причем, поясните ему это простым и понятным языком, поверьте, вы добьетесь больше, чем при помощи длительной лекции, насыщенной техническими характеристиками.
Также не нужно пытаться при помощи красивой терминологии произвести на клиента впечатление. Если вы действительно знаете предмет, то сумеете пояснить все нюансы простым и понятным языком. Помните, что ваш клиент также эксперт в определенной области, также общается периодически с неспециалистами, поясняет им какие-то нюансы. И он также понимает эту простую истину.
На уровне руководства обычно достаточно сообщить: да, этот продукт сможет решить поставленную задачу. И решит ее эффективно.
А когда вы будете общаться с сотрудником, который будет, например, отвечать за выгрузку и отправку почты в том же самом MailChimp, ему не только можно, но и нужно, пояснить, где смотреть какие данные, где находится статистика, и как это все вообще работает.
О моем подходе к процессу внедрения я напишу в следующей статье.
- бизнес консультирование
- внедрение по
Источник: habr.com
