Внутренние нормативные документы организации регламентирующие ее бизнес процессы

Пройдите новый курс повышения квалификации «Годовая отчетность за 2022 год: Клерк. Аттестация». После курса сможете: ✔︎ Формировать годовую отчетность по новым правилам, ✔︎ Знать все изменения в налогах и бухучете. ✔︎ Использовать все новые шесть ФСБУ. ✔︎ Избежать типичных ошибок. Торопитесь — скоро стартует первый поток! Записаться

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации» В каждой организации – в одной меньше, в другой больше – существуют свои локальные нормативные акты. Это различные положения, инструкции, правила и т. п. При этом есть общеустановленные локальные акты, обязательные для всех организаций без исключения, а есть принятые на усмотрение работодателя.

Так или иначе, любой локальный акт обязателен и для работников, и для работодателя – если только не противоречит законодательству. Что относится к локальным нормативным актам? В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются?

На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Внутренние нормативные документы — разумный подход к разработке

Что такое локальный акт?

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами. Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст.

8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много.

Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя. Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами.

Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др. Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6). Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения. А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью. В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст.

86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч.

2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

принимаемые работодателем единолично;
принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст.

190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Положение об организации или о ее подразделении

Источник: www.klerk.ru

Внутренние документы организации: перечень

Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.

Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.

Виды внутренних документов организации

Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.

Организационно-правовые нормативные акты

Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.

устав предприятия;
штатное расписание;
документ о штатной численности;
регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
правила внутреннего трудового распорядка;
должностные инструкции.

Распорядительные документы организации

Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу.

Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.

Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:

об утверждении штатного расписания;
о переводе сотрудника на другую должность;
о временном замещении отсутствующего сотрудника;
о переводе сотрудника на удаленную работу.

Информационно-справочные документы

Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.

служебная записка об использовании личного транспорта;
объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
протокол совещания;
акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Договоры

Договор — один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках

Это могут быть договоры:

аренды — жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
подряда — бытового, строительного ;
оказания услуг;
покупки-продажи;
займа и др.

Служебные бумаги по основной деятельности

Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:

лицензии;
допуски;
свидетельства;
уведомления.

Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.

отчет о финансовых результатах;
акт о списании товаров;
кассовая книга.

Документы по трудовым отношениям

Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.

Обязательные трудовые документы:

трудовой договор;
трудовая книжка;
личное дело;
личная карточка;
график отпусков.

Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →

Личные документы

Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.

резюме;
доверенность на подписание кадровых документов;
расписка на получение трудовой книжки и др.

Требования к оформлению внутренних документов организации

Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.

Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.

Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:

Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам — взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда.

Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.

В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.

Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь:

Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений

Как Doczilla Pro помогает бизнесу?

Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.

При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:

договоры;
доверенности;
кадровые документы;
корпоративные документы;
процессуальные документы

Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.

Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.

Ускорить подготовку документов в 10 раз
Полностью исключить простые ошибки
Забыть про неактуальные шаблоны
Избавиться от рутины и перепроверок

Источник: doczilla.pro

Как составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем

Составлять и использовать в работе локальные нормативно-правовые акты* — это не только прямая обязанность руководителя, но и способ «застраховать» компанию от судебных разбирательств с собственными сотрудниками.

*Официального определения локального нормативно-правового акта не существует. В Трудовом кодексе (ст. 8 ТК РФ) только говорится о том, что работодатели принимают локальные правовые акты (далее по тексту – ЛНПА или локальные акты), исходя из своих компетенций и опираясь на нормы трудового права.

Локальные акты могут иметь разные формы: правил, инструкций, положений и т. д.

ЕСЛИ ЛОКАЛЬНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ СОСТАВИТЬ С ОШИБКАМИ, ВНЕСТИ УСЛОВИЯ, КОТОРЫЕ УЩЕМЛЯЮТ ПРАВА РАБОТНИКОВ, КОМПАНИИ И РУКОВОДСТВУ СТОИТ ОПАСАТЬСЯ ШТРАФНЫХ САНКЦИЙ И СУДЕБНЫХ ИСКОВ. ЭТО НЕГАТИВНО ОТРАЗИТСЯ НА РЕПУТАЦИИ ФИРМЫ

О том, как правильно составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем, – рассказал директор антикризисной экспертной группы «Стороженко и партнеры» Сергей Стороженко.

Читайте до конца, и вы узнаете:

Задайте вопрос прямо сейчас или закажите экспертное составление локальных нормативно-правовых актов, чтобы избежать штрафов, конфликтов с работниками и проблем с контролирующими органами:

Заказать экспертное составление локальных актов

Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс

Зачем принимать локальные акты, если можно работать по нормам Трудового кодекса?

Адаптировать трудовое законодательство к индивидуальным особенностям конкретной компании
Четко установить права и обязанности в отношениях «работодатель – сотрудник» в части, не урегулированной общими нормами
Ввести дополнительные правила, необходимые для повышения производительности труда и дисциплины
Подробно регламентировать индивидуальную работу с отдельно взятым сотрудником
Создать законные рычаги административного воздействия на работников
Обеспечить внутреннюю и внешнюю безопасность компании (с помощью локальных актов, регламентирующих внутрирежимные условия безопасности, правила техники безопасности, работу с базами данных, коммерческую тайну, приемы противодействия хищениям и мошенничеству).

ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ ЛНПА – ОБЕСПЕЧИТЬ ЗАЩИТУ ИНТЕРЕСОВ ФИРМЫ И РУКОВОДСТВА.

Какие локальные правовые акты обязательны, а от каких можно отказаться

Есть обязательные и необязательные ЛНПА. Обязательные акты проверяет трудовая инспекция. Если нужных документов нет, или они составлены с нарушениями, компании выпишут предупреждение или штраф на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Примеры обязательных** локальных актов:

акты об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
штатное расписание ( Постановление Госкомстата № 1)
план отпусков (ст. 123 ТК РФ);
график сменности (ст. 103 ТК РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
положение о персональных данных (ст. 86 ТК РФ) и т. д.

** К обязательным относят такие ЛНПА, указания на которые есть в Трудовом кодексе, прочих федеральных законах и актах, коллективных соглашениях.

Кроме обязательных ЛНПА, руководство может принимать любые другие акты, которые помогут компании упростить работу, обеспечить корпоративную безопасность, предупредить/разрешить проблемы и спорные моменты во взаимоотношениях с сотрудниками.
Примеры необязательных локальных актов:

положения о персонале;
акт о структурных подразделениях;
акты о страховании,
и другие, не указанные в ТК РФ.

Отказаться от применения обязательных ЛНПА могут только микропредприятия – компании со штатом пятнадцать человек и менее, доходом 120 миллионов рублей в год и менее (согласно нормам ст. 309.2 ТК РФ). Но тогда все условия, которые должны прописываться в обязательных ЛНПА, нужно включить в трудовые договоры.

Важно: специалисты экспертной группы «Стороженко и партнеры» не рекомендуют микропредприятиям отказываться от составления ЛНПА, потому что в этом случае изменить условия договора, касающиеся внутренней жизни организации, можно только с одобрения работника.

Поэтому прежде чем отказаться от локальных актов, оцените выгоды и потери от такого решения.

Узнать, какие локальные акты обязательны, а от каких можно отказаться в моем случае

5 ошибок при составлении локальных актов и их последствия

Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.

Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.

К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:

Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)

Последствия:

штрафы для должностных лиц и ИП: 1000 — 5000 рублей (при повторном нарушении: 10 000 — 20 000 рублей);
штрафы для юридических лиц: 30 000 — 50 000 рублей (при повторном нарушении: 50 000 -70 000 рублей) (ст. 5.27 КоАП РФ).

Ошибка 2. Какие-то пункты ЛНПА противоречат законодательству

Последствия: работники могут направить жалобу в Трудовую инспекцию или Прокуратуру.

Ошибка 3. Двусмысленность/неопределенность формулировок ЛНПА

Последствия: размытость формулировок ЛНПА оставляет место судебному усмотрению и чаще всего трактуется судом в пользу сотрудников.

К примеру, сотрудник компании, уволенный из организации за неисполнение своих трудовых обязанностей, может обратиться в суд и выиграть спор, если такие обязанности «забыли» зафиксировать документально, в том числе занести в локальные акты. Такое увольнение признают неправомерным.

Ошибка 4. Содержание ЛНПА идет вразрез с условиями договоров

Последствия: судебные споры, которые заканчиваются в пользу сотрудников (пример: АО Свердловского обл. суда по делу № 33–17099/2015).

Ошибка 5. Не учитывается мнение профсоюзов, когда это обязательно

Последствия: судебные разбирательства, признание ЛНПА недействительным, необходимость возместить причиненный ущерб.

Помните: любые конфликты, судебные споры с работниками, накладывают негативный отпечаток на деловой репутации фирмы. Избегайте ошибок при составлении локальных актов.

Подать судебный иск

Что нужно знать руководителю: не стоит опасаться судебного оспаривания ЛНПА одним или несколькими сотрудниками. Даже если ЛНПА незаконный, у работника нет права его оспаривать (определения ВС от 14.05.2010 № 1-В10-1, Краснодарского краевого суда от 29.07.2014 по делу № 33-16067/14).

Работник может обжаловать лишь дисциплинарное наказание за невыполнение требований ЛНПА.

Обратиться в профсоюз

Что нужно знать руководителю: профсоюзы могут оспаривать в суде законность ЛНПА.

Но только те профсоюзы, которые объединяют более 50% состава работников и функционировали во время принятия спорного ЛНПА (решение Усть-Илимского гор. суда от 20 декабря 2011 г. по делу № 2-3609/2011).

Направить жалобу в трудовую инспекцию

Что нужно знать руководителю: Трудовая инспекция в течение 30 дней с момента поступления жалобы проводит проверку. Если инспектор сочтет, что акт нарушает права работников, он вправе обязать директора отменить документ полностью или отдельные пункты акта (ч. 5 ст. 372 ТК РФ).

Работодатель в свою очередь всегда может оспорить предписание.

Направить жалобу прокурору

Что нужно знать руководителю: прокурор вправе обжаловать ЛНПА как по жалобе работника, так и по личной инициативе.

И этот способ – жалоба прокурору – самый простой и действенный для работника.

Как правильно составлять локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем с законом и трудовых споров

1.Откажитесь от шаблонов

В сети Интернет есть шаблоны локальных нормативно-правовых актов. Мы не рекомендуем своим клиентам их использовать, чтобы избежать проблем в будущем.

Лучше составить акты «с нуля», с учетом индивидуальных особенностей конкретной компании.

2.Решите, кому доверить составление ЛНПА

Многие руководители доверяют составление ЛНПА штатным сотрудникам. К примеру, Положение об оплате труда — финансистам, Правила внутреннего распорядка — кадровикам. Практика показывает, что при таком подходе к разработке ЛНПА руководство может впоследствии столкнуться с проблемами: претензиями контролирующих органов и жалобами членов трудового коллектива.

Минимизировать риски помогут независимые специалисты, которые специализируются на разработке ЛНПА.

3.Согласуйте

Локальные акты должны пройти согласование между всеми службами компании. Свое мнение должны обязательно выразить руководители структурных подразделений, сотрудники бухгалтерии и юридического отдела. Пусть запишут свои комментарии на специальном листе согласования.

4.Воспользуйтесь экспертизой, чтобы снизить риски

Если вы не уверены, что ЛНПА составлены без нарушений, пригласите независимых экспертов, — они проведут аудит документации.

В некоторых случаях необходимо провести обязательную экспертизу (например, пожарную или санитарную.

5.Заручитесь поддержкой профсоюза, если это обязательно

Не всегда работодатель может принимать ЛНПА единолично. Если составляемые акты напрямую затрагивают интересы работников (например, при разработке штатного расписания, графика отпусков), необходимо учитывать мнение профсоюзов.

Важно: если в организации нет выборного органа/профсоюза, директор не должен специально инициировать его создание. Не обязан он и знать о существовании такого органа, не будучи уведомленным об этом письменно.

Кроме того, руководитель может не учитывать возражения профсоюза и принять ЛНПА в желаемом виде. Впоследствии профсоюз может обратиться с жалобой в ГИТ или оспорить акт в суде.

6.Правильно оформите акт

Уделите внимание оформлению НЛПА. Акт составляется в свободной форме, но должен отвечать требованиям, предъявляемым к корпоративным документам.

После того, как акт утвердили, зарегистрируйте его в журнале.

Обязательно ознакомьте с актами сотрудников под роспись. В противном случае, работник может игнорировать нормы и условия ЛНПА, а в судебном споре суд встанет на его сторону (решение Нижегородского Автозаводского райсуда по делу № 2-244/11) .

Главное: предусмотрите при разработке ЛНПА, какие юридические приемы защиты ваших прав как работодателя можно применить в случае возникновения претензий.

Получить помощь эксперта, чтобы правильно составить локальный акт

Источник: lfsp.ru