Все о бизнесе как подготовиться к проверке

Поддержка бизнеса

• Федеральные меры поддержки в условиях санкций
• Региональные меры поддержки предприятий
• Малый бизнес
• Промышленные предприятия
• Самозанятые
• Социальные предприятия
• Субсидии на трудоустройство

• Готовые решения
• Бизнес-треки
• История успеха
• Ваши идеи для города

• Выбор налогового режима
• Электронная подпись
• Подбор помещений
• Лицензии, разрешения, документы
• Подготовка документов
• Выбор правовой формы
• Продвижение и сбыт

• Налоговые режимы
• Налоговые льготы
• Подготовка документов

• Кредиты и займы
• Поручительства
• Субсидии и гранты

• Проверки по отраслям
• Взаимодействие бизнеса и контрольно-надзорных органов
• Маркировка продукции
• Правила проведения
• Права предпринимателей

Спецпроекты

Вебинар: «Как подготовиться бизнесу к проверке УЭБИПК(ОБЭП)»

• Бизнес-боксы
• Важное для бизнеса-2022
• Всё о самозанятости от А до Я
• Креативные индустрии
• Социальное предпринимательство

Общая информация

• Вологда в цифрах
• Порядок обращения за мерами поддержки
• Программа развития МСП
• Реестр организаций поддержки

Онлайн-сервисы
Проверка бизнеса: как подготовиться

• Главная
• Правила проведения
• Проверка бизнеса: как подготовиться

Чтобы инспекция прошла как можно быстрее и без штрафных санкций, предпринимателям стоит подготовиться к ней заранее.

С проверками рано или поздно придется столкнуться каждому владельцу бизнеса. Их цель – предупреждение, выявление и пресечение нарушений обязательных требований. Расскажем о том, когда и какие контрольно-надзорные органы могут прийти к предпринимателю и что могут проверить.

Вы можете заранее убедиться в том, что соблюдаете обязательные требования, предъявляемые к вашему бизнесу. Если вы выявите нарушения, то сможете успеть устранить их неисполнение раньше, чем к вам придут с инспекцией, и таким образом исключить риски штрафных санкций.

Кроме того, нововведения, принятые вступившим в силу 1 июля 2021 года законом № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации», также помогут предпринимателям избежать возможных нарушений обязательный требований:

• во-первых, контрольно-надзорные органы начнут проводить профилактические мероприятия
• во-вторых, согласно статье 54 Закона 248-ФЗ вы можете заказать независимую оценку соблюдений обязательных требований

Когда ждать инспекторов?

Проверить, когда к вам должны прийти с плановой проверкой, вы можете с помощью онлайн-сервиса Генпрокуратуры «Единый реестр проверок».

До конца 2022 года на проведение плановых проверок малого бизнеса действует мораторий (для аккредитованных ИТ-организаций – до конца 2024 года). Но на некоторые компании он не распространяется, поэтому рекомендуем все же проверить, не включили ли ваше предприятие в план проверок.

Топ-5 советов как подготовиться к проверке

Частота проверок зависит от той категории риска, к которой причислят проверяемый субъект. Поэтому заранее проверьте, к какой категории был отнесен ваш бизнес.

Информация об организациях, причисленных к категориям чрезвычайно высокого, высокого или значительного риска, размещается на сайтах контрольных органов. В случае несогласия с категорией вы можете её обжаловать.

Прийти к вам могут и с внеплановой проверкой, по жалобе клиента или постановлению Прокуратуры.

Уведомление о её проведении должны прислать не позднее, чем за 24 часа до её начала любым доступным способом. Но если поводом для внеплановой инспекции послужила информация о возникновении угрозы и причинении вреда жизни и здоровью граждан, предупреждение не присылается.

Поэтому заранее изучите, какие действия могут применять определенные контрольно-надзорные органы в отношении вашего бизнеса.

Особенности проверок в 2022 году и сроки проведения

• срок плановой выездной и документарной проверки – не более 20 дней
• срок выездных проверок для малого бизнеса – до 50 ч, а для микропредприятий – до 15 ч
• проверки разрешено проводить дистанционно, в том числе с использованием аудио- и видеосвязи
• плановую выездную проверку, которая занимает несколько дней, могут заменить коротким инспекционным визитом

Что касается внеплановой проверки, то о ней предупреждают не менее чем за 24 ч до начала (если причинен вред жизни или здоровью граждан, проверяющий приходит без уведомления). Без предупреждения может прийти только налоговая.

Источник: msbvologda.ru

Как понять, что грядет налоговая проверка

Есть простые “гигиенические” правила, которые помогают не пересекаться с однодневками. Если вы их не соблюдаете — риск проверки возрастает.

• Прежде чем работать с контрагентом, знакомьтесь с его регистрационными документами. Перед подписанием договора составьте соответствующий протокол и подпишите его. Это будет вашим доказательством того, что вы — честный налогоплательщик.
• Всегда проверяйте сходство печатей и подписей. Убедитесь, что печать и подпись — настоящие и совпадают с печатью и подписью, скажем, в банковской карточке (попросите показать ее копию).
• Пользуйтесь электронным документооборотом: по ряду технических причин фирмы-однодневки не могут его вести.
• Проверьте сквозную нумерацию (по нарастанию) для счетов-фактур, договоров и других документов: если их номера не совпадают на первых и вторых экземплярах, есть риск, что будут сделаны доначисления при проверке. Если налоговики признают неправильно оформленным счет-фактуру, на основании которого к зачету идет НДС, его аннулируют.
• Убедитесь, что на финансово-хозяйственных документах стоит подпись должностного лица, который имеет право подписи.
• Обращайте внимание на отзывы партнеров вашего контрагента и банка, который работает с ним. Также читайте отзывы о вашем партнере в открытых источниках и интернете.
• Избегайте непрофильной деятельности для своей компании, если контрагент предлагает ради выгоды “прокрутить займы” или участвовать в тендере не по вашей специфике.

Проводите свои проверки

Наймите аудитора, который проверит вашу бухгалтерскую отчетность, объяснит, как исчисляются и платятся налоги, и подскажет, как вовремя устранить ошибки в отчетах.

Соответствуйте представлениям налоговой о вас

У налоговой службы есть свой план по сбору налогов для каждого налогоплательщика. Вы должны соответствовать этому плану на +/- 10%. Рассчитывайте коэффициент налоговой нагрузки и сравнивайте его с отраслевыми показателями в вашем регионе. На первом месте плана налоговиков стоит НДС, на втором — страховые отчисления с заработной платы работников, третье — подоходный налог, налог на прибыль, на имущество и т.д.

Как понять, что скоро будет налоговая проверка

Вы получаете запросы о движении денег по расчетному счету: налоговики используют сведения о входящих и исходящих платежах, чтобы определить, соответствует ли финансовая динамика вашей фирмы отраслевым показателям.

Вашим контрагентам поступают запросы: так отдел предпроверочного анализа ФНС собирает информацию о вас, чтобы вынести рекомендацию о виде проверки для вашей компании.

Налоговая рассылает требования вашим контрагентам о взаимной проверке с вами: скорее всего, налоговая инспекция уже приняла решение о проверке вашей организации.

Из вашего обслуживающего банка поступают запросы на предоставление документов, которые подтверждают законность входящих и исходящих платежей: банк сомневается в законной деятельности вашей организации и, скорее всего, уже отправил запрос на проведение проверки в ФНС.

Вам позвонили или написали из налоговой с просьбой явиться с объяснениями своей хозяйственной деятельности: это предпроверочное мероприятие, в ходе которого налоговая пытается получить с вас больше налогов и часто по его итогам организует проверку.

Как подготовиться к налоговой проверке

• Сравните свои первичные документы с документами контрагентов: все экземпляры должны иметь одинаковые подписи, печать и нумерацию страниц.
• Предупредите всех своих контрагентов, что к ним тоже может нагрянуть проверка: контрагенты тоже должны быть к ней готовы, чтобы дать подтверждение хозяйственной деятельности и избежать доначислений. Тогда и вас они когда-нибудь предупредят.
• Убедитесь, что совпадают ваши почтовый, юридический и фактический адрес организации. При необходимости перерегистрируйтесь по месту нахождения фирмы.
• Подготовьте офис к визиту чиновников: в помещении должны остаться только те документы, которые имеют юридическое отношение к вашей компании. И ничего лишнего на бумаге, жестком диске или флэшке.
• Для налогового инспектора выделите специальное помещение, чтобы он не разгуливал по всему офису, все необходимые документы приносите туда.
• Пригласите на проверку налогового юриста: он будет защищать ваши интересы и проследит, чтобы проверка прошла так, как нужно вам.

Автор статьи: Александра Аверьянова

Работайте в облачном сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Простой учет, налоги, зарплата, отчетность через интернет, круглосуточная техподдержка — и никаких доплат. Наши эксперты помогут подготовиться к проверке. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней.

Источник: www.b-kontur.ru

Как подготовиться к налоговой проверке в компании: пошаговая инструкция

Ведение финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском также ставит налогоплательщика в число приоритетных для включения в план выездных проверок. Минфин в Письме от 13.12.2016 N03—02—07/1/74372 указал: при оценке налоговых рисков, которые могут быть связаны с характером взаимоотношений с некоторыми контрагентами, налогоплательщику рекомендуется обратить внимание на отсутствие:

• информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
• документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
• информации о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении его складских и (или) производственных и (или) торговых площадей и т. д.

Наличие подобных признаков свидетельствует о высокой степени риска квалификации налоговыми органами подобного контрагента как проблемного, а сделок, совершенных с ним, как сомнительных. На сайте ФНС размещена информация о способах ведения финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском. Например, налогоплательщик может найти сведения об адресах, указанных при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами (так называемые адреса массовой регистрации, характерные для фирм-однодневок), а также наименования юрлиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

Помимо анализа показателей о возможной скорой налоговой проверке могут говорить такие факты, как поступление контрагентам запросов о предоставлении документов о налогоплательщике и по определенным сделкам, вызов налогоплательщика в инспекцию для дачи пояснений о причинах наличия убытка, причинах низкой налоговой нагрузки.

Поэтому, если вероятность налоговой проверки вы оцениваете как высокую, затягивать с приведением дел в порядок не стоит.

Шаг 1. Обратиться к Налоговому кодексу

Прежде всего, руководству организации необходимо изучить нормы Налогового кодекса РФ. Статьи 21 и 23 НК РФ содержат права и обязанности налогоплательщика. В статьях 31 и 32 НК РФ перечислены права и обязанности налоговых органов. Знание своих прав и обязанностей, а также порядка проведения процедуры проверки придаст вам уверенности при взаимодействии с проверяющими и поможет определиться с тактикой подготовительных действий.

Шаг 2. Инвентаризация документов

В первую очередь необходимо убедиться, что у вас есть оригиналы учредительных документов, регистрационных (о постановке на учет в налоговом органе, внебюджетных фондах), разрешительных (если деятельность компании подлежит лицензированию или требует аккредитации), правоустанавливающих документов на имущество организации, документов об избрании, назначении на должность генерального директора и главного бухгалтера.

Проверьте наличие учетной политики, ее соответствие закону и фактически применяемым принципам ведения налогового учета, соответствует ли учетной политике порядок документооборота, применяемый в организации.

Обратите особое внимание на наличие договоров с контрагентами. Если электронный документооборот в компании не практикуется, все договоры, дополнительные соглашения, акты, накладные должны быть в письменной форме. Отсутствие договора само по себе не является нарушением, ведь факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными документами.

Уделите внимание подписи первичных документов. Подписи на первичных документах, составленных на бумаге, должны быть выполнены от руки. Документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты. Если вы получили от контрагента первичный документ с факсимильной подписью, потребуйте заменить его на документ, подписанный собственноручно. Переписка сторон, платежные поручения об оплате, акты или накладные, уже являются договором, если там есть все существенные условия для такого вида сделок (например, наименование и количество товара, наименование и сроки выполнения работ и т. д.).

Проведите ревизию первичных документов (актов, накладных) на предмет полноты их заполнения, наличия подписей и печатей, сквозной нумерации, соответствия ваших экземпляров документов экземплярам контрагентов. Может быть полезным известить стратегических партнеров о грядущей проверке и сверить с ними данные учета и наличие документов.

Под особый контроль возьмите инвентаризацию книг покупок и родаж, а также зарегистрированных в них счетов-фактур. Эти документы:

1) должны быть в наличии;

2) не должны иметь ошибок и пустот;

3) должны соотноситься друг с другом и с данными налоговой декларации;

Отдельного внимания требуют и документы по расходам, принятым к налоговому учету. Все ли суммы «закрыты» документами, соответствуют ли таковые требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, являются ли они достаточным подтверждением понесенных расходов?

Организуйте кадровый аудит, чтобы проверить наличие и правильность составления трудовых договоров, кадровых приказов, локальных нормативных актов, а также срок действия коллективного договора — это поможет бухгалтеру обосновать расходы на оплату труда.

Заметьте, что под документом подразумевается его подлинник, копия (даже удостоверенная нотариусом) не является необходимым документом.

При получении требования налогового органа о предоставлении копий документов компании необходимо будет заверить их надлежащим образом. НК РФ и подзаконные акты Минфина и ФНС России не содержат правил удостоверения копий. На практике на копии документа проставляется штамп «Копия верна» (в отсутствие штампа такая надпись может быть сделана от руки), подпись руководителя (или лица, уполномоченного доверенностью) с расшифровкой, печать (при наличии), дата заверения. Оригинал документа предоставляется проверяющим только для ознакомления и не может быть изъят у налогоплательщика без мотивированного постановления о выемке (ст. 94 НК РФ).

Сосредоточившись на инвентаризации бумажных документов, не упустите из виду такой важный аспект, как инвентаризация файлов. Если применительно к бумажным документам проверяется их наличие и правильность заполнения, то в отношении электронной информации проверка имеет противоположную цель — лишняя информация, не предназначенная для посторонних глаз, должна быть удалена.

Шаг 3. Проверка контрагентов

Обязанность проверять контрагента в законе не установлена. Тем не менее с учетом статьи 54.1 НК РФ и рекомендаций по применению положений статьи 54.1 НК РФ проявление должной осмотрительности важно, и не столько для того, чтобы доказать сам факт проверки контрагента. Цель проверки — убедиться, что контрагент является добросовестной организацией, которая ведет реальную деятельность, и с ним можно заключить договор без рисков негативных налоговых последствий.

Вы проверяете контрагента так же, как это будет делать налоговый орган, уделяя особое внимание реальности выполнения сделки контрагентом. Поэтому и вам нужно в первую очередь проверить его ресурсные возможности.

В большинстве случаев отказ в применении вычетов по НДС и учете затрат в составе расходов при расчете налога на прибыль связан с неблагонадежностью поставщиков и подрядчиков. Поэтому сбор документов, подтверждающих вашу должную осмотрительность, следует вести постоянно. В преддверии налоговой проверки собрать достаточный объем документов, скорее всего, будет затруднительно.

Как известно, основными нарушениями в этой сфере налоговые органы называют приобретение товаров, работ, услуг у фирм-«однодневок». Обезопасить себя можно, заблаговременно собрав документы, подтверждающие, что вы проявили должную осмотрительность.

Проверьте на сайте ФНС:

• зарегистрирована ли фирма в ЕГРЮЛ;
• есть ли у нее налоговая задолженность и сдает ли она отчетность.

Проверьте контрагента с помощью сервиса «Клерка», сведения из которого мы берем в «Открытых данных» ФНС.

Комплексную информацию о контрагенте можно получить с помощью сервиса «Прозрачный бизнес» — pb.nalog.ru/. Пока сервис работает в тестовом режиме.

Воспользуйтесь другими официальными ресурсами и узнайте:

• является ли фирма действующей;
• насколько часто она судится и по каким вопросам
• есть ли у фирмы долги по исполнительным документам.

Если сделка крупная, и вам нужны официальные документы на контрагента, получите на него выписку из ЕГРЮЛ:

• бесплатную электронную — на сайте ФНС, зарегистрировавшись на нем или через личный кабинет налогоплательщика lkul.nalog.ru/;
• бумажную — в любой ИФНС за 200 руб., а срочно — за 400 руб.

Можете запросить у контрагента заверенные копии (Письмо ФНС от 11.02.2010 N3—7—07/84):

• устава, свидетельств о госрегистрации и о постановке на налоговый учет;
• решения о назначении руководителя, второй и третьей страниц его паспорта. Паспорт можно проверить на сайте МВД;
• последней бухотчетности. Годовой отчет по запросу бесплатно выдадут в Росстате.

Создайте досье на контрагента: распечатайте найденную информацию и сохраните в компьютере скриншоты интернет-страниц . Заведите на проверенного контрагента карточку.

Шаг 4. Наличие экономической обоснованности сделок

При доказывании соблюдения требований пункта 2 статьи 54.1 НК РФ налоговому органу представляется комплект первичных документов по сделке, а также иные документы, свидетельствующие о применении мер должной осмотрительности в отношении контрагента (деловая переписка, свидетельства личной встречи, получение документов из открытых источников данных и т. д.). Документы по выполнению мероприятий должной осмотрительности желательно хранить за прошлый период в течение всего времени, когда налоговый орган может их запросить Согласно пункту 2 статьи 54.1 НК РФ налогоплательщик по имевшим место сделкам вправе уменьшить налоговую базу или сумму подлежащего уплате налога при соблюдении одновременно двух условий, а именно:

• основной целью совершения сделки не являются неуплата (неполная уплата) и (или) зачет (возврат) суммы налога;
• обязательство по сделке исполнено лицом, являющимся стороной договора, заключенного с налогоплательщиком, и (или) лицом, которому обязательство по исполнению сделки (операции) передано по договору или закону.

В ходе проведения контрольных мероприятий у налогового органа могут возникать сомнения в отношении реальности сделки, ее исполнения заявленным контрагентом, в связи с чем может быть отказано в понесенных расходах по налогу на прибыль и (или) вычетах по НДС. При этом налоговый орган не ограничивается проверкой формального соответствия представленных налогоплательщиком документов требованиям НК РФ, а при принятии тех или иных решений рассматривает документы в совокупности и во взаимосвязи, в том числе с точки зрения внутренних противоречий и расхождений между ними.

В таком случае, несмотря на общее правило о возложенном бремени доказывания налогового правонарушения на налоговый орган проверяемой организации, целесообразно помимо общего пакета первичных документов, подтверждающих исполнение самой сделки, показать принятие мер должной осмотрительности при выборе контрагента. Какого-либо утвержденного перечня таких документов в связи с многообразием сделок не существует.

Но важно понимать, что сама по себе государственная регистрация контрагента не свидетельствует о ведении им реальной хозяйственной деятельности. Таким образом, представления сведений о государственной регистрации контрагента будет недостаточно. Нужно обосновать выбор контрагентов с точки зрения доводов о деловой репутации, платежеспособности, возможностей исполнения обязательств без риска, наличия у контрагента таких ресурсов, как производственные мощности, технологическое оборудование, квалифицированный персонал, соответствующий опыт (в зависимости от предмета договора). При заключении договоров сделка должна быть экономически обоснована, иметь реальную деловую цель и быть заключенной на обычных условиях.

Таким образом, организации, особенно в случае заключения договоров с новыми контрагентами, рекомендуется затребовать и получить копии учредительных документов, свидетельств о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, банковской карточки, паспорта руководителя, приказа о назначении единоличного исполнительного органа и лица, уполномоченного на подписание первичных документов, выписки из ЕГРЮЛ, информацию об отсутствии задолженности перед бюджетом и др.

Необходимо предпринять и показать использование всех доступных способов для проверки контрагентов. При этом желательно также запросить у контрагента необходимые документы по таможенному оформлению товара, расчету себестоимости продукции либо услуг, получению им необходимых сертификатов соответствия, наличию квалифицированного штата, интернет-сайта, посетить действующий офис, склад, осмотреть закупаемый объем товаров и т. д. Кроме того, доказательствами того, что привлекаемый контрагент обладает самостоятельной деятельностью, будут являться такие факты, как несение им расходов на транспорт, логистику, банковские услуги и сертификацию продукции, аренду и т. д.

Для документов, свидетельствующих о проявлении организацией должной осмотрительности в отношении своих контрагентов, каких-либо сроков хранения не установлено. Такие документы необходимо хранить в течение всего времени, когда налоговый орган может их запросить, например, в рамках выездной налоговой проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ) либо у организации будет необходимость их предъявлять в обоснование своей позиции о реальности заключенной сделки с контрагентом.

Шаг 5. Подготовка помещений

Место проведения проверки необходимо выяснить заранее. Если проверка будет проводиться на территории налогоплательщика, следует подготовить место для проверяющих. Целесообразно выделить для этого изолированное помещение, чтобы инспектор не имел возможности осматривать другие помещения и общаться с сотрудниками бесконтрольно, а также ограничить доступ к документам, не имеющим отношения к предмету проверки.

Осмотр помещений, выемка документов и предметов, опрос свидетелей, должны проводиться в установленном законом порядке.

Как именно следует подготовить офис к визиту проверяющих, можно понять, ознакомившись с правами инспекции (п. 13 ст. 89 и ст. 91 НК РФ). Должностные лица налоговых органов вправе иметь доступ на территорию и в помещения налогоплательщика, осматривать их при необходимости.

В связи с этим в компании должны находиться только те документы и то имущество, наличие которых юридически и логически обосновано и целесообразно для ведения их деятельности. Судьба документов, не имеющих отношения к проверяемому лицу, будет аналогична судьбе лишних файлов — их необходимо удалить из офиса и производственных помещений. Этот же принцип распространяется на печати, штампы, образцы продукции, рабочие места сотрудников других организаций (в том числе входящих в одну группу). В офисе компании, которая готовится к налоговой проверке, должны храниться только ее документы и имущество.

Если у компании нет возможности предоставить инспекторам помещение, то проверка может быть проведена по месту нахождения налогового органа. С одной стороны, организация может выбрать место дислокации проверяющих, если воспользуется этой нормой. С другой стороны, просьбу перенести проверку в стены инспекции налогоплательщик должен обосновать.

Классический вариант проведения налоговой проверки — на территории налогоплательщика. В этом случае целесообразно предоставить инспекторам отдельное помещение, расположенное таким образом, чтобы исключить свободное передвижение проверяющих по офису и возможность утечки информации. Чем более полная техническая и бытовая экипировка предоставлена проверяющим, тем меньше поводов возникнет у них для путешествий по другим кабинетам компании в поисках сотрудников бухгалтерии, IT-специалистов и т. д. Разумным будет даже выделить на период проверки прошедшего соответствующий инструктаж сотрудника бухгалтерии, который разместится в одном кабинете с налоговиками и станет обеспечивать их коммуникации с персоналом и приносить в кабинет затребованные документы.

Обратите внимание, что местом нахождения компании считается то, где находится ее руководитель. Понятий «юридический», «почтовый» или «фактический адрес» законодательство не содержит. Если эти адреса не совпадают, внесите в ЕГРЮЛ соответствующие изменения.

Шаг 6. Инструктаж персонала

К визиту налоговиков следует подготовить и сотрудников. Свободного общения проверяющих с работниками компании лучше не допускать. Правильным решением будет поручить взаимодействие с инспектором одному или нескольким сотрудникам, имеющим знания в области налогов, юриспруденции и опыт прохождения налоговых проверок.

Однако нельзя сбрасывать со счетов право налогового органа допрашивать свидетелей. Показания сотрудников в этом случае не должны противоречить друг другу и информации, содержащейся в документах. Персонал нужно проинструктировать относительно ситуаций, которые могут произойти во время проверки, в том числе о том, в каких случаях работники должны дать свои показания, а в каких они могут отказаться предоставлять пояснения.

Желательно проработать и ключевые принципы интервью с проверяющим: показания сотрудников должны быть основаны только на фактах, ответы должны быть краткими и прямыми и относиться только к поставленному вопросу. Показывать свою широкую осведомленность в делах фирмы в такой ситуации будет не только неуместно, но и в некоторых случаях небезопасно.

• выездная налоговая проверка
• критерии оценки рисков деятельности
• налоговая проверка

Источник: www.klerk.ru