В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.
Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.
Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.
Чтобы не упустить новые возможности для своего бизнеса, подпишитесь на наш канал
Что изменится
К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:
- многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
- начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
- получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.
Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас
Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.
Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали.
Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества. Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.
Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью. Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.
Александр Пятинский, К.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения
Как подготовиться к переходу на ЭДО
Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.
Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:
- уведомление об изменении условий работы;
- заявление о переводе на другую должность;
- заявление об отпуске;
- заявление об увольнении и другие.
Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:
- транспортная накладная;
- заказ-наряд;
- сопроводительная ведомость;
- путевой лист.
Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:
- счёт-фактура;
- книги покупок и продаж;
- универсальный передаточный документ (УПД).
Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.
Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.
Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.
Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.
В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.
Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.
Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.
Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.
Если вы хотите организовать ЭДО самостоятельно, без помощи оператора, Дело банк поможет быстро наладить процесс. Чтобы вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, попробуйте облачную бухгалтерию. Бесплатная услуга «1С: ДиректБанк» позволяет управлять расчётными счетами прямо из «1С». Если вам надо работать с отчётностью в интернет-банке, есть сервис «Отчётность».
Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.
Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.
А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.
Александр Пятинский, К.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения
Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.
Чек-лист: как подготовиться к переходу на ЭДО
- Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
- Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
- Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
- Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
- Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
- Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
- Обучите сотрудников работе с КЭП.
- Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
- Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
- Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.
Источник: vc.ru
С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО
Вопрос. Что важно учитывать, чтобы оптимально перейти на электронный документооборот и как смягчить сложности.
Рекомендация эксперта ИПК. Новое всегда вызывает сопротивление. Закон об электронном документообороте не исключение. Эксперты ИПК сталкиваются с такими аргументами должностных лиц против ЭДО:
- бумажные документы запрашивает инспектор при проверке, ГИТ не готов принимать электронные документы;
- суды требуют и принимают только бумажные документы, мы не сможем ничего доказать и будем проигрывать споры;
- слишком сложно и дорого, не сможем всем оформить усиленные подписи;
- пока никто в аналогичных компаниях не внедряет ЭДО;
- а вот в компании N внедрили, и у них была проблема…
Чтобы перейти на электронный документооборот важно учитывать:
- обладает ли компания информационными ресурсами для внедрения ЭДО;
- достаточно ли квалификации у внутренних специалистов для внедрения и сопровождения ЭДО;
- влияет ли специфика компании на стратегию внедрения ЭДО: численность работников, отрасль, возраст и квалификационный уровень работников, для которых планируется внедрение ЭДО, сложившаяся система делопроизводства, в том числе зафиксированная в коллективном договоре, ЛНА, возможность защитить информацию, отнесенную к государственной тайне (при ее наличии), возможность защитить информацию, отнесенную к коммерческой тайне организации (при ее наличии), возможности обеспечения защиты персональных данных, с учетом требований действующего законодательства и т.д.
Анализ ресурсов компании выявляет сложности, которые возникнут при переходе на ЭДО. Советы, как смягчить сложности, найдете в таблице, которую скачайте ниже.
Скачайте образцы документов по теме
Читайте на сайте статьи по теме
Источник: profkadrovik.ru
Как успешно пройти путь к полному переходу на ЭДО
«Вот раньше хорошо было, никаких цифровых документов, всё ручками-ручками», – с тяжелым вздохом ответит ваш бухгалтер, когда вы, наконец, оповестите его о переходе на систему электронного документооборота.
- бесконечные забеги за подписями по маршруту “принтер-директор” и обратно;
- множественные исправления и перепечатка материалов на этапах составления и подписания документов;
- денежные и временные траты на отправку материалов контрагенту, партнёрам и клиентам.
Кроме этого, бумажные носители занимают много пространства, теряются и приходят в негодность.
Привычно? Определённо. Но хорошо ли?
Чтобы быть конкурентоспособным игроком на рынке, необходимо активно следить за трендами и технологиями и оперативно внедрять их в деятельность организации.
Узнайте, как избавиться от привычной бумажной волокиты и перейти на удобную и современную систему безбумажного делопроизводства. Автоматизируйте обработку документов и ускорьте внутренние бизнес-процессы.
Притом, что в ближайшее время вам придется это сделать:
Но, как бы радужно не светилась перспектива перехода на ЭДО, каждое нововведение имеет свои подводные камни – проблемы и риски. Чтобы не утонуть в море новой информации, нужно выбрать оптимальную систему, которая позволит легко и непринужденно работать с безбумажным делопроизводством во всех его ипостасях.
Из статьи вы узнаете о наиболее частых проблемах внедрения системы ЭДО и о способах их решения.
Проблемы внедрения электронного документооборота
Сложности в организации работы сотрудников с электронными сервисами
Большинство сотрудников организаций всю жизнь пользовались только бумажными носителями, и внедрение информационных систем в привычные процессы станет для них испытанием.
Проблемы с переходом на систему электронного документооборота могут возникнуть не только внутри компании, но и со стороны контрагентов. Даже если вы убедили свой штат в важности и удобстве содержания документооборота в электронном виде, убедить в этом клиентов, контрагентов и партнёров может оказаться непросто.
Однако, как уже было сказано выше, в скором времени перейти на ЭДО придется большинству налогоплательщиков.
Нехватка компетенций сотрудников
Любые изменения всегда вызывают стресс. Особенно если дело касается информационных технологий.
Несмотря на повышение компьютерной грамотности в организациях, постоянные нововведения и активная эволюция информационных технологий требуют все большего развития компетенций. С этим можно справиться благодаря расширению навыков штата – здесь ответственность полностью лежит на плечах вышестоящего руководства.
От готовности руководящего состава активно реагировать на вышеупомянутые факторы напрямую зависит ценность деятельности компании на рынке.
Правовые проблемы электронного документооборота
Безопасность ЭДО
Владельцы организаций, впервые подключающихся к системе ЭДО, обычно, задумываются над вопросом о ее безопасности. Вопрос закономерный, сохранение безопасности персональных и коммерческих данных – важный аспект работы в любой компании.
Безопасность ЭДО может нарушиться как из-за внешних причин: вредоносные ПО, хакерские атаки, стихийные бедствия, так и из-за внутренних: ошибки или умышленный саботаж.
Чтобы избежать внешних угроз безопасности электронных материалов важно выбрать такой сервис, в функционал которого будет входить резервное копирование данных. Так, например, в сервисах «Такскома» функция резервного копирования включена в систему на всех тарифах.
- при работе с товарами, подлежащими обязательной маркировке;
- при работе с импортными прослеживаемыми товарами;
- при работе с маркетплейсами;
- при участи в закупках и аукционах на электронных торговых площадках.
Кроме этого, важно обзавестись надежным антивирусом, чтобы ваши электронные документы оставались под защитой.
Защитой от внутренних угроз безопасности ЭДО послужит настройка ограниченного доступа и фиксация действий пользователей при работе в системе.
Контроль уровня защиты ЭДО производится как внутри системы, так и со стороны государства – требованиями Федерального Закона России от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Также все электронные документы подписываются ЭП. Если вы не передаёте её третьим лицам и ограничиваете её доступность, подделать документы с электронной подписью просто невозможно.
Формирование правил и регламентов, обеспечивающих работу с СЭД
Новый порядок – новые правила.
Чтобы четко управлять нововведенной системой, придется обучиться новым навыкам как руководству, так и сотрудникам организации. От этого изменятся некоторые бизнес-процессы, которые необходимо регламентировать.
Особенно если вы хотите добиться высоких результатов в виде оптимизации труда работников, сокращения финансовых и временных затрат на всех этапах работы с документами.
Достоверность и юридическая значимость электронных документов
В некоторых ситуациях может возникнуть вопрос о правомерности применения электронных документов как аргументов, например, в суде.
Обычно достоверность самих документов, подписанных ЭП и переданных через оператора ЭДО подтверждается самим оператором. Для этого есть технические квитанции, фиксирующие передачу данных от одного контрагента другому.
И тем самым факт совершения обмена подтверждается третьим лицом (оператор ЭДО).
Законодательно установлено, что электронные документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу наравне с бумажными аналогами – государственные органы уже давно переориентировались на работу с ЭДО.
Также ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами – федеральными законами, налоговым кодексом, постановлениями правительства и приказами ФНС, которые разъясняют порядок безбумажного делопроизводства во всех сферах.
На сегодня основной закон, регламентирующий отношения в области использования ЭП, наделяющих электронные материалы юридической силой, – закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Без соблюдения этого закона обмен электронными документами может носить разве что ознакомительный характер. Крайне важно, чтобы все формализованные документы были составлены в соответствии с формой и форматом, регламентированными государством.
Существуют также и другие нормативно-правовые документы, регулирующие ЭДО в России. Но помимо федеральных законов, существует множество приказов и постановлений.
Один из основных – приказ Минфина РФ от 05.02.2021 №14н, утверждающий порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной ЭП.
Изменения в ЭДО происходят регулярно, так как эта сфера нова и активно развивается. Следить за всеми изменениями можно на официальных сайтах госорганизаций или в новостях сферы.
На сайте «Такскома» есть отдельный раздел новостей по ЭДО, мы постоянно следим за достоверностью и актуальностью информации.
Лучшая защита – своевременные действия
Переход на ЭДО – это важный и необходимый шаг, который в скором времени придется сделать большинству организаций. Чтобы успешно автоматизировать делопроизводство и быть готовым к любому повороту событий, начните внедрять ЭДО уже сейчас.
Получите бесплатную консультацию по выбору оптимального сервиса и любым другим интересующим вас вопросам у наших специалистов.
Источник: taxcom.ru