Слаженность и техничность работы компании во многом зависит от того, как в ней организованны и прописаны бизнес-процессы. Кроме того, важно понимать, насколько эффективно используются все ресурсы и правильно ли поставлены коммуникации внутри компании. Однако при внесении изменений в деятельность компании руководитель вынужден балансировать между двумя крайностями.
С одной стороны — есть опасность сломать непродуманным решением налаженные и устоявшиеся процессы. С другой — есть желание повысить эффективность максимальным образом. Поэтому предваряя оптимизацию, необходимо провести аудит и фиксацию (регламентацию) текущих бизнес-процессов. Это Вы вполне можете сделать своими силами, получив необходимые знания и навыки на данном семинаре.
Этот семинар для Вас, если Вы:
- руководители функциональных подразделений
- специалист по СМК, бизнес-процессам
- внутренний аудитор
В результате обучения Вы:
Узнаете:
- как организовать аудит бизнес-процессов в компании?
- как управлять различными типами деятельности (задачи, функции, проекты, процессы)?
- как разрабатывать и внедрять регламентирующие документы технологично, просто и понятно
- когда и как проводить автоматизацию процессов
Получите навыки:
Задачи аудита эффективности (#16)
- описания процессов
- оценки оптимальности бизнес-процесса и разработки рекомендаций по улучшению
- оптимизации бизнес-процесса (как должно быть)
- разработки регламентирующего документа
Программа семинара
День 1
Процессный подход к организации деятельности компании
- Проблемы регламентации
- Субъектность деятельности, как точка отсчета
- Типы деятельности (задачи, функции, процессы, проекты)
- Уровни процессов деятельности
- Принципиальная схема процессов деятельности коммерческой компании
- Специфика бизнес-процессов базового уровня
- Состав типовых бизнес-процессов в деятельности компании
- Принципы и уровни анализа и моделирования процессов деятельности
- Чего не хватает ISO 9000-2000 для оптимизации деятельности и эффективного решения реально существующих на предприятии проблем.
Технологии описания и оценки бизнес-процессов
- Нотации (языки) описания бизнес-процессов
- Описание существующего бизнес-процесса базового уровня в кросс-функциональной нотации
Практикум: Описание процессов в группах на базовом уровне «обратным ходом» (с конечного результата до входа в процесс, без учета разветвлений)
- Правила проверки правильности описания бизнес-процесса («Прямой ход»)
Практикум: Проверка и верификация процессов на базовом уровне (каждая группа верифицирует свой процесс)
- Правила перевода схемы процесса базового уровня из кросс-функциональной нотации в нотацию IDEF0
- Разработка «Регламента» — Документа, регламентирующего базовый уровень бизнес-процесса
Практикум: Разработка Регламента бизнес-процесса базового уровня
Метод аудита, диагностики и анализа уровня зрелости бизнес-процессов
День 2
Правила целостного моделирования и регламентации деятельности компании
- Описание группы процессов базового уровня, как направления деятельности компании
- Требования к модели процессов деятельности всей компании
Практикум: Целостное моделирование направлений деятельности Компании
- Правила выбора бизнес-процессов для регламентации
Практикум: Выбор бизнес-процессов для регламентации
- Оптимизация организационной структуры с учетом модели Бизнес-процессов
- Требования к регламентирующим документам компании
- Внедрение регламентирующих документов
Автоматизация бизнес-процессов
- Организация выполнение предпроектных работ по внедрению: экспресс-обследование деятельности, определение целей и задач проекта, формирование рабочей группы, формирование плана-графика работ
- Критерии выбора системы электронного документооборота предприятия и формирование перечня требований к системе
- Организация проекта по внедрению системы электронного документооборота: распределение ответственности и основные этапы проекта
- Основные проблемы проекта по автоматизации бизнес-процессов и способы их устранения
День 3
Аудит бизнес-процессов
Понятийный аппарат
- Понятие аудита (что такое аудит, что такое внутренний аудит)
- Требования к аудиту бизнес-процессов и их источники
- Цели и задачи аудита бизнес-процессов компании
- Объекты аудита бизнес-процессов компании
- Результаты аудита бизнес-процессов компании и их потребители (руководство, органы сертификации, руководители и т.п.)
- Проблемы аудита бизнес-процессов компании
Эффективная организация и проведение аудита бизнес-процессов
- Эффективный аудит бизнес-процессов компании. Кем и чем нужно управлять при проведении аудита бизнес-процессов (предметы аудита)
- Персонал компании: Управление временем, знаниями, мотивами. Как заинтересовать в аудите и мотивировать на «открытость» персонал компании
Практикум: Обсуждение типичных проблем мотивации сотрудников при аудите
Бизнес-процессы компании
- Зачем компании описание бизнес-процессов?
- На каком уровне детализации необходимо описывать и проверять бизнес-процессы компании. Качественное описание бизнес-процессов – как залог эффективности аудита
- Типовые ошибки при описании и аудите бизнес-процессов компании
- Документация: Положения, Должностные Инструкции, Приказы и распоряжения, Регламенты, Инструкции, Спецификации; ГОСТ’ы, ОСТ’ы, СНИП’ы и т.п.
- Требования к системообразующим документам, ДИ, Приказам и распоряжениям, Регламентам
- Цели регламентирующих документов и Принципы регламентации деятельности
- Требования к структуре и содержанию регламентирующих документов
- Для кого и зачем в компании нужны регламентирующие документы? Когда компании не нужны документы, регламентирующие деятельность?
- Типовые ошибки регламентации и как их избежать. Некоторые правила и рекомендации при регламентации деятельности
- Примеры «эффективных» и «низкоэффективных» регламентов
- Внешние контрагенты: Сертифицирующие органы, консалтинговые компании. Как организовать проект по сертификации? Как эффективно организовать взаимодействие с консалтинговыми компаниями? Как избежать разочарований: основные минусы сертификации бизнес-процессов?
Практикум: Практические упражнения по оценке регламентов бизнес-процессов.
День 4
Организация работы отдела регламентации и внутреннего аудита
- Объекты управления руководителя отдела (Цели компании в области регламентации; денежные средства, выделяемые на проекты; Процессы управления отделом; Сотрудники и т.п.)
- Цели компании в области регламентации и внутреннего аудита. Примеры возможных целей компании
- Возможная структура отдела регламентации и внутреннего аудита. Плюсы-минусы возможных вариантов организационной структуры
- Основные процессы работы отдела регламентации и внутреннего аудита. Документы, регламентирующие деятельность отдела
- Типовые требования к внутренним аудиторам (профессиональные и личностные)
- Ответственность и полномочия внутренних аудиторов
- Критерии эффективности работы внутреннего аудитора
- Разработка должностной инструкции внутреннего аудитора
Практикум: Разработка должностной инструкции внутреннего аудитора
Особенности организации аудита бизнес-процессов в крупных холдингах
- Особенности устройства холдингов и их влияние на организацию бизнес-процессов
- Владельцы процессов или кто, какие процессы должен описывать и проверять в холдинге
- Распределение ответственности и полномочий между управляющей компанией и филиалами при аудите бизнес-процессов холдинга
- Примеры типовых ошибок при описании, регламентации и аудите бизнес-процессов в холдинге
- Некоторые практические рекомендации по внедрению корпоративных стандартов описания и регламентации бизнес-процессов и проведению аудитов
Оценка оптимальности и оптимизация бизнес-процессов (краткий обзор)
- Принципы оптимизации бизнес-процессов
- Условия и конечный результат оценки оптимальности бизнес-процесса
- Оценка оптимальности последовательности процедур БП
- Оценка оптимальности конечного результата БП
- Оценка оптимальности промежуточных результатов
- Оценка оптимальности планирования, контроля и учета БП
Практикум: оценка оптимальности бизнес-процесса (каждая группа оценивает свой процесс)
Источник: www.kpilib.ru
Бизнес аудит
Аудит бизнес-процессов – глубокий анализ ключевых показателей эффективности работы компании, его главная задача – выявить существующие пробелы и упущения для дальнейшего их устранения. В результате аудита руководство компании получает развернутый отчет, на основании которого предпринимаются шаги по оптимизации бизнеса.
Особенности бизнес-аудита
Аудит – комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения как конкретного бизнес-процесса, так и улучшение работы всего предприятия. Ведь ограничения и несоответствия одного направления могут быть вызваны проблемами в соседних. И даже проблемы одного направления ухудшают работу компании в целом.
Основная цель аудита – поиск путей повышения эффектности бизнес-процесса
Кроме того, возможны и дополнительные цели проведения аудита:
- выявление кандидатов на повышение в должности (и при необходимости – на понижение);
- поощрение инициаторов улучшений;
- управление отношениями в коллективе.
Аудит не проводится для того, чтобы выявить незначительные отклонения от регламентов или плановых показателей. Все это должно определяться на уровне оперативного управления процессами. Аудит же выявляет, как именно осуществлялось оперативное управление процессами.
Зачем проводить аудит бизнес-процессов?
Аудит бизнеса необходимо проводить в случаях, если:
- вы нацелены на покупку готового бизнеса – перед вложением капитала в компанию нужно обязательно провести бизнес-аудит для определения рисков и перспектив дальнейшего развития;
- эффективность работы понижается, но при этом ваш сегмент рынка демонстрирует стабильность или растет – в таком случае грамотный анализ работы компании позволит обнаружить брешь и вывести показатели на прежний уровень;
- вы нацелены на покорение новых рынков – перед шагом в сторону расширения бизнеса необходимо проверить текущее состояние компании;
- намечается плановая проверка налоговыми органами – перед этим событием стоит убедиться в надлежащем положении дел.
Во время проведения таких мероприятий необходимо предоставить аудиторам доступ ко всей необходимой документации. Только полное изучение текущего положения дел позволит определить пути дальнейшего развития. Для этого руководство компании должно на 100% доверять аудитору.
Внутренний аудит бизнес-процессов
Внутренний аудит регламентируется документацией компании и проводится органами управления. Для более эффективного анализа показателей деятельности компании часто привлекаются профессиональные аудиторы.
Цель проведения такой проверки – оптимизация управленческих процессов. Инициатором может выступать совет директоров, общее собрание акционеров. Очень часто формирование системы внутреннего аудита невозможно без вмешательства независимых экспертов.
Риски при проведении аудита бизнес-процессов
Один из наиболее значимых рисков – непрофессионализм аудитора. Некачественно проведенная проверка может стать причиной ошибочных решений руководства, что неминуемо приведет к падению прибыли.
Но наиболее актуальный вопрос, который волнует Заказчиков – конфиденциальность и защита данных. Малейшие отступления от правил работы с критически важными документами, техникой, продукцией и прочими конфиденциальными материалами чреваты возникновением канала утечки информации ограниченного доступа. Для владельцев бизнеса очень важно, чтобы в тайне от внешнего мира оставались не только все данные, полученные в ходе аудиторской проверки, но и сам факт проведения аудита.
Есть несколько категорий информационных ресурсов, подлежащих защите на предприятии:
- информация, составляющая коммерческую тайну;
- информация, составляющая служебную тайну;
- персональные данные сотрудников;
- конфиденциальная информация (включая коммерческую тайну, служебную тайну и персональные данные), принадлежащая третьей стороне;
- данные, критичные для функционирования бизнес-подразделений.
Компания Talent Pool понимает всю степень ответственности перед своими партнерами. Поэтому в компании проработана система защиты информации, соответствующая сертификации ISO. Наша команда состоит из опытных профессионалов, способных выявить слабые места и нарушения в бизнес-процессах, соблюдая при этом все требования информационной безопасности.
13 ноября 2018
Также рекомендуем
Хотя аутстаффинг стал уже довольно знакомым явлением для большинства компаний, тем не менее остается достаточно заблуждений, связанных с этой услугой. Постараемся развеять некоторые мифы и выявить привлекательные стороны аутстаффинга
И вновь про актуальную тему аутстаффинга иностранных граждан в высокий сезон.
На рынке много предложений на услугу, и ценник незначительно варьируется, если аутстаффинг соответствует 116-ФЗ. Комиссия, как правило, зависит от количества людей.
Источник: talentpool.ru
Особенности проведения аудита бизнес процесса
В любом производстве, на любом предприятии вся деятельность может быть описана в виде бизнес-процессов. Бизнес-процесс — цепь логически связанных действий, в результате выполнения которых используются определенные ресурсы, направленных на получение измеримого результата. Качество планирования процесса производства и его правильного функционирование зависит эффективность работы организации. Поэтому, с определенной периодичностью, каждой организации рекомендуется проводить аудит бизнес-процессов.
Прежде всего дадим определению простому аудиту. Аудит — предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. Следовательно, аудит — это проверка, а аудит бизнес-процессов — это проверка эффективности работы бизнес-процессов.
Итак, аудит бизнес-процессов (направлений учёта) — комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения бизнес-процессов. Ограничения и несоответствия одного процесса могут быть вызваны проблемами в соседних. Благодаря ему можно сформировать понимание текущей работы подразделений, регламентов получения и обработки информации и методов формирования и проведения управленческих решений. Аудит бизнес-процессов проводится с использованием специализированных методик и инструментальных средств, а его качество во многом зависит от опыта и квалификации аналитиков.
Объект аудита бизнес-процессов — бизнес-процесс организации, которую подвергают аудиту.
Цели аудита бизнес-процессов:
Установление соответствия бизнес-процессов установленным в компании нормам и правилам
Выявление проблемных зон в бизнес-процессах компании
Определение степени соответствия видов работ, процессов, продукции требованиям и методикам системы управления
Оценка возможностей системы менеджмента обеспечивать соответствия правовым и контрактным требованиям, а также другим требованиям, которые организация обязуется соблюдать
Оценка результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей
Определение сфер потенциального улучшения систем управления Задачи аудита бизнес-процессов:
Выявить/уточнить состав бизнес-процессов и правил их выполнения Провести обследование и проверку промежуточные и конечные результаты бизнес-процессов
Проанализировать бизнес-процессы на предмет наличия проблемных зон и выявить причины их возникновения
Дать рекомендации на основе проведенного анализа Для проведения аудита бизнес-процессов необходим ряд условий. Так, аудит может проводится в следующих случаях:
Аудит после разработки и внедрения регламентирующей бизнес- процессы документации (выполняется с целью проверки соответствия состояния бизнес-процессов требованиям международных стандартов ISO); Плановый аудит (проводится не реже 1 раза в год);
Внеплановый аудит (проводится по требованию Владельца бизнес- процессов либо вышестоящего руководителя. Для подготовки внепланового аудита отводится 3 календарных недели).
Требованием к проведению аудита бизнес-процессов является необходимость в получении информации о бизнес-процессах, прошедшем процедуры описания и регламентации в соответствии с требованиями. Данная информация позволяет оценить бизнес-процессы по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, выходам и степени удовлетворенности потребителя (клиента). Аудит бизнес-процессов основывается на 3 ступенях:
Аудит бизнес-процессов представляет собой ряд последовательных мероприятий, проводимых уполномоченным компетентным служащим. Как правило, он затрагивает текущую повседневную деятельность различных работников организации, может занимать продолжительное время и вовлечь большое количество персонала, даёт оценку корректности выполнения бизнес-процессов и ведения прикладного учёта.
В зависимости от принципов выделения границ бизнес-процессов на предприятии выделяют и определяют границы проведения аудита этих процессов.
Для контроля производственной деятельности внутренними аудиторами должны быть разработаны процедуры, способствующие более эффективной проверке. Для разработки таких процедур внутренние аудиторы должны быть высококвалифицированными специалистами, досконально знающими бизнес-процессы предприятия, обладающими аналитическим складом ума, способными предусмотреть возможные нестандартные ситуации и найти способы их оптимального решения.
Сегодня в России постепенно входит в обиход компаний проведение аудита бизнес-процессов. Тем не менее, качество аудита в РФ оставляет желать лучшего. Нами были рассмотрены три компании, проводившие у себя аудит. Интересной закономерностью было то, что чаще всего аудит проводился в области финансов организаций.
И данный факт весьма распространен: российские компании в большинстве своем проводят аудит только финансовых бизнес-процессов, упуская из виду другие процессные составляющие бизнеса. Так же, в рассмотренных нами компаниях, «Лукойл», «Вертолеты России» и «Росатом», аудит проводится по итогу года, после чего можно сделать вывод, что проводится он ежегодно. Это уже является положительной тенденцией ввиду того, что рекомендуется проводить его раз в год. Рекомендуем нашим организациям наладить систему аудита бизнес-процессов в своих организациях, основывая собственные отделы по внутреннему аудиту (пример, АО «Вертолеты России»), а образовательным учреждениям улучшить систему подготовки специалистов в данной области менеджмента, так как недостаточный уровень образования является самой главной преградой в наши дни для развития исследования бизнес-процессов.
В заключении хотелось бы сказать, что аудит бизнес-процессов является важным звеном и помогает проверить знания и соблюдения персоналом требований к выполнению бизнес-процессов, выявить и на ранней стадии устранить недостатки в процессах и системе управления компанией, произвести сбор информации для идентификации и снижения рисков компании, отслеживать эффективность использования ресурсов компании и определить возможности для улучшения процессов компании. Все это является одними из ключевых особенностей аудита бизнес-процессов и дает нам представление о всей важности данной операции на предприятии для определения эффективности его работы.
Источник: bstudy.net