Задачи автоматизации бизнес процессов

Атоматизация бизнес-процессов — это использование технологий для выполнения повторяющихся задач или процессов в бизнесе, которые можно заменить ручным трудом.

Автоматизация бизнес-процессов минимизирует затраты, повышает эффективность и гибкость вашего бизнеса.

В этой статье получите основные принципы автоматизации бизнес-процессов (далее — БП), которые эксперты Active Sales Group выработали как результат проектов по автоматизации бизнес-процессов с помощью внедрения BPM-систем.

• Автоматизация процессов: механика управления бизнесом
• Как автоматизация процессов устраняет хаос
• Преимущества использования инструментов автоматизации процессов
• Кому нужна автоматизация процессов в компании
• Автоматизация и виды бизнес-процессов
• Этапы автоматизации бизнес-процессов

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ: МЕХАНИКА УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ

Как вы управляете своим бизнесом (подразделением, отделом)?

Вы можете реализовывать механику управления в 2-х режимах: в ручном или автоматическом.

В ручном управлении субъектом управления выступаете вы (Руководитель), а объектом управления является ваш подчиненный. В автоматическом режиме управленя объектом управления становится процесс, а не человек.

Ручное управление: командно-административная система

В командно-административной системе управление происходит с помощью команд, задач, распоряжений и регламентов. Это «ручное» управление.

Оно характерно огромным массивом управленческой рутины на «операционку»: на постановку задач, на организацию их выполнения и контроль.

При ручном управлении у руководителя, как правило, 80% времени уходит на «тушение пожаров», либо на непосредственное участие в производственном процессе в качестве «главного эксперта и испонителя». Как следствие у руководителя не хватает времени ни на анализ результатов, ни на разработку стратегии дальнейшего развития, ни на планирование.

Ручное управление – это «стоп» дальнейшему развитию бизнеса. Естественным ограничителем становятся «пропускная способность» Управленца. Он не в состоянии управлять развитием бизнеса в условиях многозадачности.

Часто наметившиеся проблемы компания старается решить введением формализованного порядка. Вместо выявления и последующей автоматизации процессов компания тратит ресурсы на разработку бумажных регламентов и стандартов.

Здесь также очень быстро растущий бизнес упирается в «стеклянный потолок». Потому что рост — это прежде всего изменяемые БП. Стоит вам разработать регламенты, как очень быстро они себя изживут. Вам придется их дорабатывать, а это высокая нагрузка на административный персонал, т.е. на тех сотрудников, которые будут заняты на постоянной дорабатке и оптимизации существующих стандартов.

Что происходит с IT-системами при ручном управлении?

Растущий бизнес требует постоянной доработки любой IT-оболочки. Будь то 1С или любая CRM. А это постоянно растущие издержки на разработчиков.

Встав единожды на путь доработки кода программного продукта, вы обречены на постоянную его «допиливание» под изменяющиеся потребности рынка и бизнеса.

Какова альтернатива ручному управлению?

Автоматическое управление бизнесом

Автоматизация процессов — это автоматическое программирование обновляемых процессов, т.е. быстрая и безболезненная для компании постоянная доработка и улучшение ее деятельности. Вместе с улучшением БП автоматически изменются регламенты, процедуры и инструкции их выполнения.

Автоматизация процессов — это собственный конструктор он-лайн. Вам не нужно писать и переписывать бизнес-процессы и регулирующие их документы. Стоит вам внести изменение в один из этапов какого-либо из БП, как все элементы системы будут изменены. И вместе с ними будут обновлены правила работы, т.е. регламенты и инструкции.

Автоматизируют бизнес и процессы современные BPM-системы (Business Process Management System). Их внедрение рекомендовано следующим бизнесам:

1. компания работает на динамичных рынках и показывает активный рост;
2. компания имеет сложную оргструктуру;
3. компания имеет сложную продуктовую матрицу и работает в нескольких каналах продаж.

Важно не путать BPM-cистемы с CRM-системами. BPM-система обеспечивает контроль за эффективностью всех рабочих процессов компании. CRM-система помогает управлять клиентской базой и процессом продажи.

В случае, если процесс продажи сложный и не линейный, и в нем участвуют сотрудники не только отдела продаж CRM-система не обеспечит эффективное управление таким процессом.

КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УСТРАНЯЕТ ХАОС

Частая проблема компании — это разобщенность подразделений.

В одной компании разные подразделения могут одновременно разрабатывать свои регламенты и автоматизировать свои процессы по-разному:

• Отдел кадров: для внедрения кадровых политик ваши кадровики копируют типовые должностные инструкции и системы мотивации из интернета, часто вовсе не привязывая их к бизнес-процессам и не обновляя документы годами;
• Проектный офис: описывает свои процессы в системе PMBoK;
• Отдел продаж: автоматизирует процесс продажи с помощью CRM-системы;
• Производство: внедряет ERP-систему для контроля затрат и контроля производственного процесса;
• Бухгалтерия: «допиливает» 1C с помощью айтишника-фрилансера для более плотного учета документооборота и контроля дебиторки;
• Финансовый отдел: автоматизирует систему бюджетирования;
• Маркетинг: для управления партнерской сетью внедряет личный кабинет для дилеров на вашем сайте.

Таким образом в компании одновременно внедряются разные системы управления. Ваши сотрудники вынуждены работать в среде с разрознеными системами. Каждая из которых имеет разные стили, форматы, параметры и требования.

Цель автоматизации процессов — позволить всей компании работать в едином контуре и говорить на едином бизнес-языке.

Вот несколько признаков того, что вам следует автоматизировать бизнес-процессы:

1. Большой объем задач;
2. Для выполнения задач требуется несколько человек из разных подразделений;
3. Необходимость следовать ограничениям тайминга;
4. Значительное влияние на другие процессы и системы;
5. Необходимость соблюдения нормативных требований и стандартов.

Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, скорее всего, вам нужно автоматизировать бизнес-процесс.

Автоматизация процессов сотрудникам облегчает работу и этим повышает их эффективность, а бизнесу обеспечивает гибкость и управляемость.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНСТРУМЕНТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

После того, как вы автоматизируете свои бизнес-процессы, вы сможете рассчитывать на множество преимуществ:

1. Рост производительности: за счет снижения издержек во всех процессах компании.
2. Полная прозрачность деятельности компании: вы отслеживаете бизнес-процессы во время их работы.
3. Быстрое исправление ошибок в работе: вы отслеживаете ошибки и исправлять их по мере их возникновения. Отчеты о производительности дают вам информацию, чтобы вы могли принять превентивные меры против повторяющихся ошибок.
4. Полный контроль за эффективностью : вы контолируете сотудников всех сквозной системой KPI.
5. Снижение затрат: увеличение скорости работы за счет снижения количества ручного труда.

Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку она основана на идее непрерывного совершенствования процесса, эффективность будет постоянно расти.

КОМУ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ В КОМПАНИИ

В компании существует по меньшей мере 5 групп заказчиков автоматизации бизнес-процессов. Каждое подразделение компании имеет свои задачи, все из которых должна решить автоматизация процессов:

Управленческий блок: помимо решения ряда своих задач (см. таблицу) главной своей потребностью в результате автоматизации процессов хочет иметь наглядную панель управления компании с визуально настроенными графиками и диаграммами состояния бизнеса.

Финансово-экономический блок хочет, чтобы автоматизация процессов соответствовала системе планирования, центру финансовой ответственности.

Руководителям среднего уровня необходимо разбираться в распределении ответственности на разных уровнях оргструктуры, в распредлении ресурсов и контроле.

До автоматизации процессов каждый блок управляет потоками информации по-своему, это создает хаос. Задача автоматизации процессов преобразовать хаос в совокупнось объектов управления, т.е. в систему.

Для каждого объекта управления выявляются и описываются все бизнес-процессы. Для этого важно разбираться в видах БП.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ: ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Система бизнеса — это совокупность объектов и связей между ними. Для управления нужно уметь распознавать тип объектов управления.

Вид процесса определяем с помощью 3-х вопросов:

1. Какова цель выполнения процесса?
2. Какую добавочную ценность создает компания внутри процесса?
3. Кто является клиентом процесса?

Существует 3 вида БП:

1. Основные,
2. Обеспечивающие (вспомогательные);
3. Управления.

ОСНОВНЫЕ бизнес-процессы – это процессы, в результате которых происходит зарабатывание денег.

Как распознать основной БП? По следующим критериям:

1. В процессе участвует внешний клиент;
2. В ходе БП происходит удовлетворение потребностей внешнего клиента;
3. В рамках процесса внешний клиент производит полную оплату за приобретенный товар.

Примеры основных БП:

1. Обработка заявки клиента на производство товара;
2. Отгрузка товара постоянному клиенту с отсрочкой платежа;
3. Продажа товара новому клиенту

ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ бизнес-процессы обеспечивают работу основных процессов.

Часто задержки в основных процессах происходят не из-за недоработок в подразделении, которое реализует основной процесс, а из-за хаоса в обеспечивающих подразделениях.

Задача обеспечивающих процессов — обеспечивать работу основного подразделения. Из-за нестыковок в местах соединения двух подразделений (основного и обеспечивающего) чаще всего происходят потери: задержки, проволочки, накладки и конфликты от непонимания что делать (не обучили, не контролируют), а часто и от желания отстоять свое «я» и доказать свое главенство в компании.

Часто задержки в основных процессах происходят не из-за недоработок в подразделении, которое реализует основной процесс, а из-за хаоса в обеспечивающих подразделениях.

Примеры обеспечивающих процессов:

1. «Расчет стоимости заказа»;
2. «Расчет скидки по заказу»;
3. «Подготовка образца товара по заказу».

Бизнес-процессы УПРАВЛЕНИЯ помогают принимать и реализовывать управленческие решения.

Процессы управления должны быть регулярными, непрерывными и реализовываться ежедневно на постоянной основе.

С целью автоматизации процессов управления необходимо их отразить в 4-х проекциях цикла PDCA:

1. Проанализировать ситуацию и запланировать задачи;
2. Организовать способы решения запланированных задач;
3. Определить точки и методы контроля выполнения задач;
4. Провести анализ и корректировку работы сотрудников.

Примеры процессов управления:

1. «Формирование планов продаж»;
2. «Процесс контроля и отчетности»;
3. «Управление отделом привлечения новых клиентов».

ЭТАПЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

► МОДЕЛИРОВАНИЕ

На этапе моделирования необходимо решить 2 задачи:

1. визуально отрисовать логику процесса и карту движения по этапам, наглядно показать ответственных за этапы;
2. наполнить каждый этап процесса смыслом: целями, задачами, детализацией прохождения этапов.

Обе эти задачи не решаются одним методом. Блок-схема визуально наглядно представит вам блоки процесса с четким зонированием ответственных по задачам процесса, но не опишет шаги подпроцесса, задачи, необходимые компетенции для выполнения этих задач, KPI шага и т.п.

Решить обе эти задачи одновременно возможно только при использовании 2-х инструментов моделирования:

1. табличная форма (линейная нотация);
2. блок-схема (стандарт BPMN 2.0).

Табличная форма моделирования:

Линейная табличная форма позволяет вам представить максимально необходимую информацию о процессе. Заносите в нее все, что сделает таблицу всеобъемлющим пособием для обучения новичков и старичков продукту и процессу.

Минус линейной нотации в том, что она не поможет вам визуально представить параллельное исполнение этапов и задач двумя исполнителями. И это важный недостаток особенно для сложных продаж со сложными циклами сделок, в которых задействованы сотрудники разных подразделений.

Cтандарт BPMN 2.0:

Блок-схема наглядно визуализирует бизнес-процесс и, что важно, позволяет отражать нелинейные зоны процесса.

Стадия моделирования — это самая важная часть автоматизации процессов. Она реализуется следующими этапами:

Шаг 1. Выделение бизнес-процесса: выделите процесс и обозначьте его границы, его цели, а также архитектора процесса (сотрудника, который будет отвечать за его описание и внедрение).

Важно в первую очередь выделить основные БП, т.к. от их исполнения зависит 50-80% финансовых результатов компании. Вспомогательные процессы выделяются во вторую очередь, т.к. без них неаозможно выполнения основных процессов.

Шаг 2. Описание алгоритма БП

• Алгоритм БП описывается «as is +ЗР», т.е. «как есть» плюс зона развития, т.е. необходимые улучшения, которые должны устранить узкие места процесса;
• Алгоритм описывается для большинства типовых случаев, т.е. так,
• чтобы по данному алгоритму проихсодило большинство экземпляров БП;
• Алгоритм содержит шаги, каждый шаг имеет вход и выход (результат БП). Результат предыдущего шага является командой для следующего шага.

► ОТЛАДКА

Этап отладки при автоматизации процессов необходим для тестирования БП. Вы не можете стартовать внедрение без «прогона» БП со всеми участниками. Отладка позволяет вам сэкономить время на исправлении ошибок после введения БП в эксплуатацию.

► ИСПОЛНЕНИЕ

Исполнение БП реализуется при условии выполнения вашими сотрудниками задач этапов процесса. Для того, чтобы стимулировать сотрудника на правильное выполнение процесса, разрабатываются KPI, которые «зашиваются» в т.н. матрицу KPI – матрицу эффективности сотрудника.

Матрица KPI используется далее для расчета интегрального коэффициента мотивации и, далее, заработной платы за период.

Правильное исполнение БП и выполнение всех KPI достигается с помощью разработанных регламентов процесса. Таким образом выполняется управленческий контур – «процесс – регламент – KPI – вознаграждение».

► КОНТРОЛЬ

На уровне оперативного контроля вам необходимо отслеживать исполнение любого экземпляра (итерации) процесса. BMP-система позволяет вам осуществлять это в режиме реального времени: вы наглядно видите на каком этапе процесса находится сотрудник, как он работает с данными, какого качество исполнение задач.

Мониторинг процесса – это анализ сводных показателей процесса, т.н. дашбордов. Вы зашиваете в дашборды нужные вам показатели и получаете наглядные метрики, которые позволят вам оперативно выявить узкие места процесса и вовремя предпринять меры по их устранению.

Мониторинг процесса и дашборды разрабатываются с помощью прототипирования отчетности.

BPM-система в режиме «светофор» оповещает о том, что какие-то экземпляры процессов вышли за рамки регламента и какие существуют отклонения показателей от плановых значений.

► УЛУЧШЕНИЕ

В случае, если меняется рынок и его конъюнктура, вы изменяете продукт или методы работы с внешним клиентом. Эти изменения потребуют автоматизированного улучшения ваших бизнес-процессов.

Любые процессы должны иметь версионность, т.е. возможность проходить через многие итерации их улучшения, т.е. оптимизации под изменившиеся внешние условия.

По сути все управление бизнесом – это постоянный поиск улучшения процессов по циклу Деминга PDCA.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью внедрения BPM-cистемы позволит вам осуществлять регулярное улучшение работы подразделений быстро и безболезненно.

Источник: activesalesgroup.ru

Введение

В контрольной работе будет рассмотрен ряд важных и актуальных вопросов автоматизации бизнес-процессов: цель и задачи автоматизации бизнес-процессов, способы автоматизации бизнес-процессов и их классификация, а также этапы работ по моделированию бизнес-процессов «как есть».

Целью работы является:

• — раскрытие основных целей и задач автоматизации бизнес-процессов;
• — рассмотрение сущности и содержания автоматизации бизнес-процессов и их классификация;
• — рассмотрение этапов работ по моделированию бизнес-процессов «как есть».

Для достижения цели необходимо решить ряд важных задач:

• 1. Изучить литературу по проблеме исследования.
• 2. Систематизировать и обобщить существующие в специальной литературе, научные подходы к рассматриваемым вопросам.

Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит из введения, основной части и заключения.

В работе используются методическая и учебная литература, материалы периодической печати, сети Internet.

Автоматизация бизнес-процессов

Цель и задачи бизнес-процессов

В работе любой организации со временем появляется необходимость в автоматизации некоторых процессов. С нарастанием производства растет количество бизнес процессов и информации, которую необходимо контролировать. И для извлечения большей выгоды и более слаженной их работы необходима автоматизация всего предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятий — целенаправленная организация автономной системы управления компанией. Таким образом, автоматизация предприятий осуществляет контроль всех этапов производства и вносит в производственный процесс значительные коррективы.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий — это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).

Довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация — это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления — никакая автоматизация здесь не поможет. Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.

Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:

Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).

Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).

Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить и оставлять заявки через интернет).

Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).

Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.

Защита организации от недобросовестных сотрудников и минимизация нанесенного ими вреда;

Улучшения качества товаров, оказания услуг;

Эффективный контроль над материальной базой организации и запасами в помещениях склада;

Постоянный мониторинг производства компании, упрощения процесса информирования внешних и внутренних контролирующих органов

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!

Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:

переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);

проведение реформ или изменение принципов управления;

неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;

подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).

Для разных типов компаний автоматизация бизнес-процессов дает свои особые преимущества. Автоматизация бизнес-процессов предприятий в самую первую очередь дает возможность тотального контроля сотрудников, который при разумном использовании может повысить эффективность работы всего персонала.

Присутствует возможность быстрой корректировки задачи, которые стоят перед компанией, с учетом обстановки на рынке. Маневренность позволяет быстро адаптироваться к разным изменениям. Организации, которые направлены в основном на потребителя и на указания услуг, получат достаточно гибкую систему управления процессом производства. Основная проблема каждого предприятия — это повышение уровня качества товара или оказания услуг. Автоматизация бизнес-процессов позволяет провести быстрый контроль всей выпускаемой продукции на производстве в достаточно короткие строки.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет ускорить внешние и внутренние бизнес-процессы предприятия за счет единой системы управления, сэкономить средства, организовать особый бизнес, повысить уровень и эффективность дохода компании.

Источник: studwood.net

Автоматизация бизнес-процессов: цели, задачи, этапы внедрения

Используя специальные программы, бизнес может автоматизировать все мелкие повторяющиеся, рутинные работы. При помощи такой оптимизации освобождается время для продуктивной работы с клиентами, увеличиваются продажи и прибыль компании.

Что такое системы автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия — упрощение, оцифровка при помощи программного обеспечения. Большая часть процессов бизнеса универсальна, например: расчёт зарплаты, учёт задач, адаптация сотрудников и т.д. Но есть и индивидуальные необычные формы работы, которые присущи только вашему бизнесу. К таким можно отнести тип затрат, суммы закупок и объёмы.

Автоматизация процессов необходима для:

• Оптимизации поставленных задач. Программа поможет назначить ответственного, установить сроки для каждого процесса, при этом экономится время на лишние согласования;
• Поможет избежать ошибок, которые часто являются последствием человеческого фактора, такого как невнимательность, забывчивость и т.д.
• Упростить процесс работы и ускорить его. Уменьшая количество задач, которые необходимо было бы выполнить вручную. А также сделать работу более понятной каждому менеджеру.
• Сделать обработку и хранение информации более безопасными. Такой информацией могут быть личные данные клиентов, сотрудников, контактные данные, покупки и т.д.
• Сделать процесс работы бизнеса более прозрачным. Руководитель может просмотреть отчёты по сотрудникам, прибыли, продажам.

• Скачать кейс по внедрению CRM в Донау.Лаб
• Скачать кейс по внедрению CRM в Азимут Фотоникс
• Скачать кейс по внедрению CRM в Альфарм

Зачем нужна автоматизация бизнеса

Система автоматизации улучшит работу любого бизнеса, особенно когда он расширяется. Если число сотрудников организации переваливает за несколько десятков, то контролировать их без вспомогательных программ достаточно тяжело.

Только разобравшись в вопросе, что такое бизнес-процесс, вероятность понять, как работает автоматизации, возрастает. Бизнес-процесс — это последовательность действий, повторяющихся транзакций, которые состоят из серии этапов.

Примером могут служить: действия с заказом, подтверждение заявок, составление отчёта и т.д. В системе автоматизации этот процесс представляет собой налаженную цепочку действий: электронные письма, работа с документами, звонки клиентам и другое. А если эти все действия выполняет человек, то не исключена ошибка, а значит и сбой всей работы.

Одна из задач автоматизации — предотвращение проблем. Она имеет несколько преимуществ:

• восстановление контроля над бизнес-процессами;
• улучшение коммуникаций;
• сокращение количества ошибок;
• экономия времени, которое сотрудники могут тратить на основную работу.

Внедрение автоматизации процесс окупаемый, обычно это происходит в течение полугода. Всё зависит от бюджета, затраченного на автоматизацию, и размеров компании. Чем крупнее бизнес, тем быстрее происходит окупаемость. Малый бизнес чаще заказывает внедрение автоматизации на выставление счетов и начисления заработной платы, не тратя бюджет на полноценную автоматизацию.

В основном автоматизации подвергаются следующие направления: отдел продаж, управления, контроль качества, финансов, производства, маркетинга.

Например, для руководителя система поможет в формировании отчётов, создании счетов, согласовании бюджета. Что касается качества, то при помощи программ есть возможность наладить работу с отзывами, отправлять уведомления о задачах и т.д. В производстве происходит автоматизация контроля за оборудованием, его состоянием, производительностью на производстве, товародвижением.

Цели автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов — одна из форм ведения бизнеса, целью которого является рост и трансформация. Цели, которые можно достичь при помощи системы:

• Управлениебазой. Для получения информации по клиенту и его истории потребуется нажатия одной клавиши.
• Анализотделапродаж. Система автоматизации позволяет создавать аналитические отчёты по отделу продаж, такие как: движение заинтересованного клиента по воронке, план-факт, количество сделок за отчетный период. Такие отчёты позволяют менеджеру отслеживать эффективность своих действий и устранять возникшие сложности, увеличивая при этом продажи.
• Сокращениерутинныхзадач. Внедрённая автоматизация позволяет свести к минимуму ручную работу, особенно ту, которая является рутинной, самостоятельное выполнение рассылок, планирование, управление клиентами и другие задачи.
• Быстроесогласованиетекущихвопросов. Система автоматизации сокращает время на необходимое согласование, а значит процесс принятия решения происходит гораздо быстрее.
• Эффективныекоммуникации. Автоматизация повышает общую эффективность бизнеса. Все коммуникации внутри компании происходят быстро, что позволяет избежать затруднений в выполнении поставленных задач.
• Сокращениеошибок. Процессы, которые выполняет машина, имеют гораздо более точные и имеют меньше ошибок, чем выполненные человеком.
• Управлениепроектами. Автоматизация позволяет контролировать проекты.

6 важных задач для эффективной работы с клиентами в БИТ.CRM:

• Вся клиентская база сегментирована без риска потери данных
• Показатели эффективности сотрудников в одном экране 1С
• Автоматизированная воронка продаж
• Трекер задач
• Быстрое создание типовых документов
• Дашбоды показателей для управления продажами

Внедрив систему автоматизации в свой бизнес, вы получите немалое количество выгоды. Для руководства компании это возможность контроля целей в реальном времени, получение понятных отчётов по эффективности компании, подразделению или отдельному сотруднику. Безопасность и минимизация рисков ещё одно преимущество для руководства, как результат внедрения автоматизации. Не нужно переживать об утечке информации при увольнении сотрудника.

Для коммерческого директора внедрение автоматизации это:

• отчётность, по которой можно отследить работу сотрудника;
• возможность упрощённого управления лидами, заявками и прослеживать эффективность рекламы;
• возможность просмотра сквозной аналитики;
• увеличение продаж за счёт уменьшения времени на повторяющиеся задачи, снижение риска ошибок, более продуктивная работа менеджеров;
• контроль исполнительской дисциплины;
• быстрый доступ к необходимой информации.

Выгоды, которые получает отдел продаж от автоматизации бизнес-процессов:

• результативная воронка продаж;
• удобное управление процессом сделки;
• управление клиентской базой;
• задачами по клиенту;
• интеграция с другими дополнительными сервисами;
• автоматическая отчётность.

Для маркетологов это:

• возможность сегментации клиентов по признакам, необходимым для маркетинговых мероприятий;
• осуществления умных рассылок;
• проведение сквозной аналитики позволяет видеть эффективность рекламы;
• действует встроенная система оценки качества и удовлетворённости.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Внедрение автоматизации проходит в семь этапов:

• Поставлениецелиизадачи. Этим занимаются топ-менеджеры организации. Им необходимо проанализировать проблемы, которыми могут быть потеря данных или документов, различные ошибки сотрудников, отсутствие единого регламента. Описать каждый процесс, работу которого может выполнить программа.
• Выбориописаниепроцессовбизнеса. Подбор решения. Пример таких решений: автоматическая рассылка клиентам: коммерческих предложений, кейс по решению задачи т.д.
• Написаниетехзадания. Это должен выполнить или штатный программист или нанятое агентство.
• Выборпрограммногопродукта. Нужно тщательно подойти к этому вопросу, ПП должен отвечать всем необходимым требованиям сотрудников, поддерживать маркетинговые, бухгалтерские, аналитические сервисы.
• Тестированиеобеспечения. Для начала устанавливают его нескольким менеджерам если все хорошо, то подключают и остальным.
• Обучениеперсонала. Подготавливаются инструкции и чек-листы для обучения. Если нужно, то корректировка процессов.

Чек-лист по автоматизации продаж

Трата времени на обучение и постановление задач, лучше, чем постоянная потеря времени на составление отчётов и аналитики. CRM построит отчёты, соберёт аналитику, на основании которой можно будет выстраивать необходимую рекламу.

Самостоятельное внедрение

Разрабатывать систему самостоятельно достаточно долго, необходимо иметь специальные знания и навыки, а также штат или как минимум одного программиста, который уже это делал. Тогда возможно всё получится.

Внедрение с помощью вендора

Такой выбор экономит время. Специалисты в этой области настроят ПО без ошибок, и помогут подобрать подходящую вашей отросли и компаний систему автоматизации. Для того чтобы все прошло успешно, нужно сформулировать проблемы и задачи организации, и передать данные программисту. К тому же необходимо договорится о тех поддержке и сервисе.

Этапы внедрения автоматизации

Внедрение автоматизации за 7 дней. Этапы:

• Перваявстреча,обычнозанимаетоколополучаса. После беседы, наши специалисты смогут понять подходит ли вашему бизнесу CRM, а вы решите на сколько вам комфортно с нами работать. Во время этой встречи будет проведена демонстрация продукта, и даны ответы на возникшие вопросы.
• Второйэтап-уточнениеивыяснениеподробностейдлясоставлениятехническогозадания. Длительность такого этапа около 1 дня. Процесс — проведение интервьюирования с сотрудниками компании, изучение текущих процессов. Если вы до этого момента не сформировали такую систему регламентов, наши специалисты помогут её разработать. Внедрение автоматизации сделает процессы компании более гибкими и динамичными.
• Внедрение CRM. Длительность этапа — от 4 дней. Когда все регламенты и техническое задание будут готовы, наши специалисты переходят к внедрению автоматизации. Данный этап самый объёмный, так как специалистам необходимо: настроить справочники, планировщик, раздел задач, воронку продаж, лиды, монитор достижений, интеграции, заполнить шаблоны, настроить доступ и т.д.
• Тестирование. По окончанию внедрения, проводится проверка системы. Сравнивается ожидание и реальное поведение системы. Если есть несоответствия, то они устраняются.
• Проведениеобучениясотрудниковработевсистеме. Контроль над правильностью выполняемых задач.
• Заключительныйэтап — это обсуждение вопросов по необходимому сопровождению.

Ошибки и риски

Внедрение автоматизации не всегда проходит гладко, могут возникнуть следующие проблемы:

• Приобретение программы, которая не подошла сотрудникам. Функции не отвечают полностью требованиям, программа сложная и замедляет работу.
• Подрядчик тратит большое количество времени на изучение компании, и навязывает ненужные дополнительные услуги.
• Во время внесения изменений есть риск выйти за пределы запланированного на автоматизацию бюджета.
• Менеджеры не хотят работать по новой системе.

Вывод

Автоматизация бизнес-процессов 1С актуальна во многих сферах, она упрощает, систематизирует работу отдела продаж, управления, производства, маркетинга, контроля качества и т.д. Внедрение CRM несёт в себе множество плюсов: безопасное хранение информации, экономия времени на рутинной работе, прозрачность процессов, возможность аналитики и отчётности.

Так как каждая сфера бизнеса уникальна, то внедрение автоматизации требует индивидуального подхода, как к отросли в целом, так и к регламентам работы.

Всё ещё не приняли решение об автоматизации? Не откладывайте. Внедрение системы повышает продуктивность сотрудников, а значит и эффективность всего вашего бизнеса.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru