Закрывающие документы на оказание услуг ИП

Добрый день! Меня интересует, чем может подтверждаться опыт исполнения договора по оказанию услуг охраны, Частные охранные организации утверждают, что по ?статье гражд. кодекса наличие актов об оказании услуг охраны необязательны, так ли это? И на основании какой статьи ГК? И в таком случае чем еще можно подтвердить исполнение договора?

Ответил адвокат —
Королева С.О.

Здравствуйте Виктор!
Статья 780 ГК РФ не содержит указаний относительно того, необходимо ли в подтверждение исполнения договора возмездного оказания услуг составлять акты приема-передачи. В связи с этим на практике возникает вопрос: требуется ли составлять такой акт после оказания услуг?
По вопросу необходимости подписания акта приема-передачи после оказания услуг существует четыре позиции судов.
Позиция 1. После оказания услуг составление акта приема-передачи не требуется, если иное не предусмотрено договором.
Рассматривая споры по договору возмездного оказания услуг, суды пришли к выводу о том, что отсутствие акта приемки само по себе не свидетельствует о том, что услуги не были оказаны. Факт оказания услуг может быть подтвержден иными доказательствами в зависимости от обстоятельств дела, например, свидетельскими показаниями, бухгалтерскими документами, графиком учета рабочего времени работников, трудовыми договорами с ними, переписка сторон, в том числе электронная, может быть признана доказательством факта оказания услуг.

Закрывающие документы

Позиция 2. После оказания услуг акт об их оказании может не подписываться, несмотря на то, что договором предусмотрено его оформление. Факт оказания услуг может подтверждаться иными доказательствами.
Позиция 3. После оказания услуг должен быть составлен акт приема-передачи.
В отдельных случаях суды пришли к выводу о том, что акт приемки является доказательством, подтверждающим факт оказания услуг, и основанием для их оплаты.
Позиция 4. После оказания услуг должен быть составлен акт приема-передачи, если стороны длительное время до возникновения спора составляли такие акты.
В Постановлении по конкретному делу суд указал на необходимость подтверждения факта оказания услуг за определенный период актом приема-передачи, поскольку стороны длительное время до возникновения спора составляли акты. При этом из приведенного судебного акта не следует, что факт оказания услуг в данном периоде подтверждался какими-либо иными доказательствами.

Однако в целом анализ судебной практики последних лет показывает, что суды не считают акт приема-передачи закрывающим документом по договору оказания услуг. Однако судебная практика также показывает, что именно отсутствие актов приемки вызывает дополнительные трудности при доказывании факта оказания услуг по договору, и не исключает при предоставлении иных доказательств, кроме акта, возможности взыскания задолженности по оплате.
Поэтому во избежание в дальнейшем проблем с доказыванием рекомендуем оформлять акты либо составлять иной документ об отсутствии претензий по оказанными услуг, если, конечно, необходимость составления акта не предусмотрена текстом вашего договора.

Закрывающие документы для работы в опте

Не бросайте ситуацию
на самотек, задайте свой вопрос прямо сейчас!

Источник: www.urprofy.ru

Закрывающие документы по договору оказания услуг

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Как собрать закрывающие документы

В договоре с контрагентом пропишите санкции на случай, если он нарушит сроки представления документов. Правда, сделать это можно, если ваш партнер не возражает против такого условия.

Не ждите, когда контрагенты пришлют закрывающие документы. Не вспомнят и не пришлют. Для начала выясните, каких документов не хватает. Проводите инвентаризацию документов в конце каждого квартала, не оставляйте на конец года.

По итогу составьте реестр недостающих документов, позвоните контрагентам или свяжитесь по электронной почте и выясните, почему вы не получили подписанные оригиналы. Возможно, причина в том, что компания-контрагент не согласна с суммами по сделке. В этом случае нужно разобраться, есть ли у вас задолженность или допущена ошибка в учете. Поможет акт сверки взаиморасчетов. Составьте документ в произвольной форме и отправьте его контрагенту.

Нужно сохранять всю первичку, на основании которой подготовлен акт. Без нее будет сложно доказать задолженность одной стороны перед другой (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2016 № 13АП-8827/2016, Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.02.2016 № 09АП-59788/2015-ГК, № А40-110783/15).

Другая ситуация: контрагент документы отправил, но они потерялись на почте. Попросите продублировать их (вновь распечатать из информационной системы, подписать и поставить печать, если она применяется). Как вариант, заполните документ за контрагента и передайте ему на подпись (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Закон это не запрещает.

Если переговоры с деловым партнером не дали результатов и документов по-прежнему нет, напишите письмо на имя директора партнера. В письме обязательно укажите срок, когда необходимы документы. Объясните, чем рискует ваша компания из-за того, что контрагент задерживает документы.

Своевременно получать документы поможет система электронного документооборота, например Контур.Диадок. Подключите сервис и мгновенно обменивайтесь электронными документами со своими контрагентами. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Больше не придется распечатывать, подписывать и пересылать документы заново.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

• название и дата документа;
• наименование поставщика;
• описание передаваемых ценностей;
• количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
• подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Пример

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

• наименование и нумерация документа;
• какого числа он составлен;
• название исполнителя и заказчика;
• описание операции;
• единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
• подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Образец

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

НАКЛАДНАЯ № 898 от « 01 » мая 2021 г.

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Основание для отпуска товара: договор № 97 от « 7 » апреля 2019 г.

Доверенность № 40 от «4» марта 2021 г. через менеджера по снабжению И. И. Иванова.

Всего отпущено одно наименование

На сумму: полторы тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____(подпись)_________ П.П. Петров

Товар получил ______(подпись)__________

Пример акта выполненных работ:

Акт № 33 от « 01 » декабря 2021 г. приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Роза» в лице директора А. А. Алексеева с одной стороны и Заказчик ООО «Лилия» в лице менеджера по снабжению И. И. Иванова с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: тридцать шесть тысяч рублей 00 копеек.

Директор ООО «Роза»_______________________ А.А. Алексеев

Менеджер по снабжению ООО «Лилия»______________________ И.И. Иванов

Пример накладной №2:

Накладная № 14 от «17» марта 2002 года.

Отправитель: ООО «БухгалтКонсалт».

Получатель: ООО «ОмегаАльфа».

Основание для отпуска товара: договор № 13 от «9» марта 2002 года.

Договоренность № 51 от «22» октября 2001 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.

Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Источник: novapochta.ru

Как учесть расходы, если нет закрывающих документов

В налоговом учете. Компания оказалась в ситуации неотфактурованной поставки услуг: услуги оказаны, оплата прошла, но документально не подтверждена.

Неотфактурованная поставка — это поставка товарно-материальных ценностей, при которой отсутствуют товаросопроводительные (расчетные) документы продавца (товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, платежное требование, платежное требование-поручение и т. п.).

Для целей налогообложения такой расход учесть нельзя, поскольку он не отвечает требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Проверяющие из налоговой инспекции снимут из расходов сумму, которая была учтена без закрывающих документов. Нужно потребовать от поставщика документы (акты, накладные) на оказанные услуги, поставленные товары.

В бухгалтерском учете такие расходы можно учесть на основании бухгалтерской справки. К ней нужно приложить документы, свидетельствующие о том, что рекламные мероприятия были действительно проведены. Это может быть документально зафиксированное утверждение рекламных роликов, согласованный график выхода рекламы, подписанный сторонами план и порядок проведения рекламной акции, маркетинговые отчеты о результатах рекламных мероприятий и т. п.

Если однозначно понятно, что документов по оплате услуг от поставщика не будет, то их стоимость можно списать на прочие расходы проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 60 — списана на прочие расходы стоимость услуг, которые фактически получены, но по которым не имеется документов от поставщика.

Источник: alt-nn.ru