Управление записями и документами необходимо для повседневной работы предприятия. Это важная часть поддержания организованности и простоты ведения бизнеса. Однако компании часто упускают из виду управление записями.
Управление записями может помочь вашему бизнесу организовать наиболее важные документы, сохранить их в безопасности, отслеживать и контролировать их, проводить аудит и анализ, а также безопасно утилизировать их, когда они больше не нужны.
В этом блоге мы обсудим, что такое управление записями, его процесс, а также лучшие практики. Давайте начнем.
Что такое управление записями?
Управление записями — это процесс отслеживания записей проекта и их правильного хранения. Это система, которая организует, планирует и отслеживает записи проекта, чтобы люди могли получить к ним доступ и использовать их в будущем. Записи — это списки деталей, которые важны для проекта и должны отслеживаться для управления проектом.
Как записать видео для обучения сотрудников? #бизнес #отделпродаж #продажи #менеджмент
Когда вы думаете об управлении записями, вам нужно решить, какого рода информация должна храниться и как она должна храниться. Вам нужно знать, как обращаться с записями и собирать их, а также как долго их следует вести и хранить. Утилизация или защита записей также связана с внешними событиями.
Процесс управления записями
Процесс управления записями — это жизненный цикл записи, от ее создания до уничтожения или хранения в архиве. Здесь мы рассмотрим этапы процесса управления записями:
- Идентификация и категоризация записей
Идентификация и классификация записей требует определения важных документов и информации, которые должны управляться и классифицироваться на основе их типа, содержания и важности.
Этот шаг подразумевает поиск подходящего места для хранения записей и их организацию, чтобы они были легко доступны и извлекаемы. Он может включать использование физических систем хранения, цифровых баз данных или их комбинации.
Сохранение и защита записей подразумевает обеспечение сохранности и безопасности записей, а также их пригодности к использованию до тех пор, пока они необходимы. Это может включать использование защитных материалов для хранения, регулярное резервное копирование и другие меры предосторожности во избежание повреждения или потери.
- Получение и использование записей
Этот этап управления записями подразумевает предоставление доступа к записям тем, кому это необходимо, и обеспечение их доступности и возможности использования в случае необходимости. Использование документов может включать инструменты поиска, индексы и другие средства, помогающие людям найти необходимую информацию.
Этот этап обеспечивает утилизацию устаревших документов в соответствии с любыми применимыми законами и правилами. Он может включать уничтожение бумажных документов, удаление электронных записей или другие методы утилизации.
Ты ПОТЕРЯЕШЬ СЕМЬЮ и БИЗНЕС, если не узнаешь ЭТО! Моя история…
Лучшие практики управления документацией
Некоторые документы являются критически важными для любого бизнеса. Чтобы эффективно работать в будущем, их необходимо хранить. Ниже перечислены лучшие практики управления записями:
Каждая организация должна решить, что ей нужно делать со своими записями. Это означает, что нужно посмотреть на уже существующие системы хранения и выяснить, как они используются. Это поможет понять, что понадобится в будущем.
Управление документацией должно включать четкие шаги по созданию, уничтожению и избавлению от записей. Этот процесс позволяет компаниям вести правильные юридические записи. Он также помогает компаниям вести записи в соответствии с правилами их хранения.
- Системная идентификация и документирование записей
Основным шагом в процессе управления записями является поиск и организация записей. В большинстве случаев архивы определяют, какие записи необходимо хранить. Но в целом, любая запись, которая может быть использована для доказательства чего-либо, всегда должна храниться. Первый сложный шаг в управлении записями — это выбор того, какие из них следует поместить в архив.
- Установление графика хранения записей
График хранения записей поможет вам избежать затрат и рисков, связанных с их потерей. Он определяет, как долго должны храниться записи. Вот график для различных видов записей:
Хранить записи о сотрудниках достаточно раз в год.
В зависимости от типа финансовых записей, график может быть установлен на разное количество времени. Например, налоговые и бухгалтерские документы обычно требуют больше времени, чем личные документы, чтобы соответствовать правилам Налогового управления.
Как долго необходимо хранить юридические документы, зависит от типа документа и вида бизнеса.
- Пересмотр и обновление политики управления записями
Выработать политику управления записями недостаточно. Компании должны время от времени пересматривать и обновлять свои политики по работе с записями. Это гарантирует точность, легкость поиска и конфиденциальность записей. Все записи должны храниться в месте, соответствующем установленной политике ведения документации.
- Создание команды по управлению записями
Для достижения успеха в этой области компания должна создать специальную команду по управлению записями. Эта команда должна отвечать за учет и хранение всех документов. Кроме того, они должны обеспечить сохранность записей в течение необходимого времени. Команда также должна отвечать за избавление от старых записей, чтобы освободить место.
- Создание простого рабочего процесса для команды
Организации следует сосредоточиться на создании рабочего процесса управления записями, чтобы вести их должным образом. Включите в рабочий процесс следующие факторы:
- Получение и хранение данных
- Хранение данных в ключевом месте компании
- Контроль доступа к записям.
Управление записями будет проходить гладко при организованной процедуре.
Основной частью управления записями является определение места хранения файлов организации. Найдите хорошее место для хранения документов, учитывая следующие факторы:
- Любое место с несколькими уровнями безопасности, например, территория посольства или банковское хранилище.
- Компания, например, служба облачных вычислений, которая позаботится о ваших цифровых файлах.
Правильное местоположение предотвращает нежелательный доступ к документам компании. Компании, хранящие конфиденциальные данные, должны выбрать подходящее место.
- Отслеживание и мониторинг записей
Записи постоянно перемещаются в хранилища и из них. Документы также передаются между отделами и сотрудниками. Система мониторинга должна гарантировать, что ни один файл не будет потерян во время передачи.
Запись ежедневных организационных операций важна для разработки будущих решений и процессов. Доступ к записям необходим компании для того, чтобы определить, на правильном ли она пути. Отслеживание и мониторинг записей поможет организациям в их будущем успехе.
Вывод
Используя эффективные системы управления записями, предприятия и люди могут обеспечить, чтобы важную информацию было легко найти и получить в случае необходимости. Кроме того, эффективное управление записями может помочь уберечь важную информацию от потери или повреждения и помочь организациям следовать действующим законам и правилам.
Управление записями является ключевой частью хорошей организации бизнеса и личной жизни. Оно может помочь повысить эффективность и снизить риски. Поэтому, не откладывая, создайте его для своего бизнеса, чтобы выделиться. Обратитесь в компанию , если вам нужна помощь.
— это программное обеспечение для проведения опросов и платформа управления данными с отличными возможностями для использования. С помощью InsightHub вы сможете лучше управлять и использовать свои данные. У нас также есть инструменты управления данными, например, наша исследовательская библиотека InsightsHub.
Кроме того, эксперты всегда готовы помочь вам в управлении вашими данными. Запросите демонстрацию, чтобы узнать больше.
Ключевые слова:
Источник: hr-portal.ru
Что бизнесу делать с записями телефонных разговоров менеджеров по продажам
Даже идеальный скрипт будет бесполезен, если менеджеры постоянно отклоняются от него и не стремятся вникнуть в запросы клиента. Выявить ошибки в работе продавцов помогает анализ общения персонала с потенциальными покупателями.
Михаил Челпанов Автор статей для Контур.Торгов
Прослушивание записи рабочих разговоров вошло в практику контроля качества наравне с тайными покупателями. Российское законодательство позволяет делать такие записи, если это необходимо для проверки работы персонала, а значит и для улучшения сервиса (п. 1 ст. 86 ТК РФ). При этом получать согласие сотрудников на обработку их персональных данных, полученных в ходе записи, не нужно.
Почему нужно прослушивать записи разговоров менеджеров
Прослушивание разговора помогает улучшить сервис и скрипты продаж. Исследования Gartner показывают, что грамотно выстроенный процесс контроля позволяет повысить эффективность менеджеров на 20 %. Почему так происходит?
Во-первых, сотрудники стараются соблюдать принятые нормы общения с клиентами. Во-вторых, прослушивание записи телефонных разговоров менеджеров по продажам позволяет найти отклонения от корпоративных стандартов или предложить улучшения для скрипта.
Рассмотрим пример. В компании N работу менеджеров оценивают по количеству сделок и звонков, общей сумме продаж и другим количественным показателям. Анализируется конечный результат, но промежуточные итоги остаются без внимания.
Новый руководитель отдела продаж изучил конверсию из разных этапов. Результаты оказались такими:
| Константин | 100 % | 63 % | 20 % | 8 % |
| Мария | 100 % | 65 % | 15 % | 5 % |
| Светлана | 100 % | 61 % | 22 % | 10 % |
У Марии «проседает» этап отработки возражений. Как следствие, это отражается на конечном результате. При этом у нее высокий показатель по отправке коммерческих предложений, значит, она активно работает. Есть смысл прослушать звонки менеджера и разобраться с проблемами. Если Мария учтет ошибки, это отразится на количестве сделок и финансовых показателях бизнеса.
Как настроить процесс прослушивания записей
Чтобы прослушивание стало системным процессом, бизнесу предстоит внедрить специальные программы и юридическую базу.
Техническое внедрение
Программой для прослушивания телефонных звонков выступает виртуальная АТС, интегрированная с CRM. Поэтому бизнесу не нужно покупать и устанавливать дополнительное оборудование — записи хранятся на серверах поставщиков услуг.
Возможность записи телефонных разговоров менеджеров по продажам предоставляют IP, VoIP и SIP-телефония. Все это технологии цифровой передачи данных. Перечисленные решения отличаются возможностями, при этом суть одна — обеспечить качественную связь бизнеса с клиентами. Остальное — технические нюансы.
Любую телефонию лучше сразу интегрировать с CRM-системой. Это позволит связать звонки с карточками клиентов, систематизировать контроль и быстрее улучшить работу менеджеров. Схематически процесс выглядит так:
| Обеспечивает связь и техническую возможность записи звонка | Связывает разговоры с карточкой клиента Все взаимодействия с клиентом записываются У бизнеса появляется фундамент для аналитики | Руководитель каждый день прослушивает звонки, разбирает результаты с подчиненными В приоритете: новички, «проблемные» контакты, продвижение новых продуктов, провальные сделки с одинаковыми тегами |
Запись разговора с клиентом ведется в цифровой телефонии, и CRM делает эту работу системной.
Юридическое обоснование
В российском законодательстве нет прямого запрета на запись телефонных разговоров менеджеров по продажам с клиентами. Ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ гарантирует тайну телефонных переговоров, а ст. 137 и 138 УК РФ предусматривают наказание за нарушение тайны связи.
Чтобы не нарушить закон, необходимо соблюсти два требования:
- Уведомить клиента о записи и ее целях. Достаточно автоматического предупреждения в начале звонка, например: «Для контроля качества обслуживания клиентов разговоры записываются».
- Обеспечить сохранность записи. Она не распространяется среди третьих лиц. Прослушивание записи для контроля качества не считается нарушением, ведь она не копируется и используется только внутри компании.
Как использовать результаты прослушки
Недостаточно просто прослушать записи, нужно их проанализировать и внести соответствующие изменения в бизнес-процессы и работу персонала.
Усиление скрипта продаж
Каждому бизнесу после прослушивания записей потребуются индивидуальные корректировки. Приведем пример Сергея, владельца компании «Винные шкафы». Он прослушивал в Контур.CRM записи телефонных разговоров менеджеров и добавил новый этап в воронку продаж. Также предложил новую услугу «спящим клиентам» — проверку кондиционирования помещения. Благодаря этому средний чек клиентов вырос на 30 %.
Благодаря изменениям бизнес стал прозрачным и управляемым для выхода в южные регионы России. Сергей увеличил прибыльность на 15 % и отбил инвестиции в автоматизацию бизнеса за три месяца.
Обучение новых сотрудников
Популярная практика — дать новичкам послушать образцовые разговоры работников с клиентами, особенно с недовольными. Пока длится испытательный срок, звонки новых сотрудников стоят в приоритете по прослушиванию. Это помогает оперативно разбирать их ошибки и давать рекомендации по дальнейшим действиям.
Когда я начинал работать на холодных звонках, моя компания не использовала телефонию и CRM. Меня, как специалиста, контролировали только один раз: это были пробные звонки по громкой связи, начальница сидела рядом и потом комментировала мои действия.
Такую практику сложно назвать продуктивной. Когда показатели провисали, оценить качество общения менеджеров было просто невозможно.
Отсев слабых и неблагонадежных менеджеров
Все ошибаются, но некоторые не стремятся исправиться. С такими менеджерами придется расстаться, иначе бизнесу придется платить за их непрофессионализм из своего кармана. Найти слабое звено отдела продаж легче с помощью аналитики в CRM. Стоит обратить внимание на следующие аномалии:
- Много коротких разговоров. Вероятно, менеджер не стремится разобраться в запросах клиента, не предлагает дополнительные услуги, стремится взять только простые запросы.
- Много длинных разговоров. Обычно это означает, что менеджер «не ведет» клиента и отклоняется от скрипта.
- Меньше звонков относительно среднего показателя отдела.
Защита в спорных ситуациях
Допустим, клиент жалуется на качество услуг. Более того, утверждает, что компания обещала другие условия. Чтобы разобраться, достаточно изучить запись телефонных разговоров менеджеров и историю переписки.
Какие ошибки можно выявить при прослушивании
Наиболее распространенные проблемы: продавцы плохо знают товар, не придерживаются скрипта, не умеют отрабатывать возражения.
Менеджеры не знают товар
Странно, когда сотрудники путаются в характеристиках собственной продукции. Такие менеджеры долго уточняют информацию и иногда дезинформируют собеседника.
Иногда в компаниях даже вводятся запреты на некоторые формулировки в общении с клиентами. Например, дилерские центры следят, чтобы сотрудники не использовали фразы «б/у автомобиль» или «поддержанный автомобиль». Вместо них они должны говорить «авто с пробегом».
Игнорирование скрипта
Скрипт можно и даже нужно дорабатывать, если это улучшит результаты по продажам. Но принимать решения нужно на основе конкретных показателей.
Допустим, запись телефонных разговоров менеджеров показала, что часть клиентов отказывается от сотрудничества на этапе озвучивания цены. Возможно, стоит детальнее раскрыть ценность предложения.
Возражения не отрабатываются
Проблемы не всегда кроются в скрипте. Иногда менеджеры «бросают» лид, если человек задает много вопросов о предложении бизнеса. Это грубая ошибка — интересующийся клиент чаще становится лояльным.
Найти пробелы поможет CRM-система, ведь она формирует отчеты, в которых отражается информация о сделках, клиентах, работе менеджера. Сколько сделок совершил менеджер за день, сможет ли выполнить поставленный план, увеличилась ли результативность по сравнению с прошлым периодом.
Подберите организации, которым подходит ваш товар или услуга. Исключите неплатежеспособных.
Михаил Челпанов Автор статей для Контур.Торгов
Подберите организации, которым подходит ваш товар или услуга. Исключите неплатежеспособных.
Источник: kontur.ru
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ: определение, жизненный цикл и программные решения
Использование системы управления документами для хранения информации может гарантировать точное хранение основных документов компании для последующего поиска и проверки. Управление записями имеет решающее значение для соблюдения требований, управления рисками и планирования управления. Понимание того, как использовать систему управления записями, может помочь в сохранении важнейших документов юридического, финансового и исторического значения для архивирования или уничтожения в соответствии с установленными правилами.
В этой статье мы рассмотрим, что такое управление записями, почему оно необходимо, его преимущества, жизненный цикл системы, несколько компаний, которые предлагают обучение, которое может оказаться полезным для вас, и различия между управлением записями и данными.
Что такое управление записями?
Управление записями относится к процессу управления разработкой, обслуживанием, получением и уничтожением информации в любом формате. Другими словами, это относится к управлению ценной информацией компании от создания до утилизации.
Записью может быть любая информация, которая хранится в качестве доказательства или используется в деловых отношениях. Заключительные отчеты, бюджетные документы, балансовые отчеты компаний, сообщения, касающиеся действий, карты полевых миссий и т. д. являются примерами записей.
Что служит управлению записями?
Основная цель управления записями — обеспечить доступность ценной информации для бизнес-требований и аудитов соответствия. Крупные предприятия не могут отслеживать каждый элемент важной информации, используя простую электронную таблицу. Чтобы все было организовано и доступно, им требуется стратегия и адекватное ведение записей.
Политика управления записями позволяет вам создавать таксономию ваших записей и обеспечивать их сохранность в любое удобное для вас время. Вы можете систематизировать важную информацию с помощью программных средств, таких как программное обеспечение для ИТ-документации.
Зачем нужно управление записями?
Без управления записями невозможно обрабатывать огромное количество записей, создаваемых каждый день. Чтобы представить это в контексте, мы создали около 44 зеттабайт данных в глобальной сфере данных по состоянию на 2020 год, который, по прогнозам, вырастет в четыре раза до 175 зеттабайт к 2025 году (зеттабайт равен одному миллиарду терабайт).
Управление записями требуется для контроля расширения записей и извлечения из них значимой информации. Даже если все управляется в электронном виде, огромные затраты и производительность могут сокрушить любую фирму.
Помимо значительных потерь для бизнеса, неадекватное управление записями может привести к дорогостоящим штрафам за соблюдение требований, потере производительности, расточительным аудитам, перегрузке данными и другим последствиям.
Управление записями — лучший способ решить все эти проблемы, оставаясь при этом в соответствии со стандартами защиты данных.
Преимущества управления записями
Разработка хорошей программы управления записями имеет множество преимуществ, в том числе:
№1. Защита важной информации
Использование компетентной системы управления для защиты важных записей может снизить вероятность потери документов, а также сохранить целостность и конфиденциальность файла. Он также может создавать избыточность записей, сохраняя одни и те же данные в двух или более местах, и может помочь компании быстрее возобновить работу после трагедии или чрезвычайной ситуации. Среди методов создания избыточности записей:
- Ведение записей и инвентаризация разведывательных данных
- Маркировка важных документов и указание избыточности
- Выяснить, кто имеет доступ к записям
№ 2. Тратить меньше денег
Эффективная система управления записями может помочь бизнесу сэкономить деньги на складских помещениях, материалах для оборудования и расходах на персонал. Физическая или цифровая система управления может помочь компании сэкономить деньги. Вместо ручной защиты или сохранения документов без системы, надлежащая система записей может дать сотрудникам больше времени для решения других рабочих задач.
№3. Повышение эффективности
Организация может время от времени терять файлы, а время, которое сотрудники тратят на поиск отсутствующих или потерянных записей, может снизить производительность и эффективность. Хорошо структурированная система управления записями может помочь устранить эти препятствия и предоставить предприятиям доступ к предыдущим записям по мере необходимости. Система также может помочь в обучении новых сотрудников, поскольку организация может указать, где получить доступ к необходимой документации.
№ 4. Управление расширением записей
В разных отраслях растет общее количество электронных файлов и фирменной документации. Управление записями может помочь поддерживать расширение и офисное пространство для хранения, необходимое для хранения документов. Контроль требований и графиков хранения может помочь в этом, упрощая отслеживание, извлечение и управление записями.
№ 5. Содействие эффективному принятию решений
Менеджеры и руководители имеют доступ к информации, когда они в ней нуждаются, благодаря системе управления с правильными функциями категоризации и простой возможностью поиска. Это также может помочь им сделать обоснованный выбор, используя предыдущую соответствующую документацию. Менеджер или старший руководитель, например, может проанализировать предыдущие документы, касающиеся сопоставимого сценария, с которым они в настоящее время имеют дело, чтобы помочь им принять обоснованное решение относительно текущей проблемы.
№ 6. Продвижение профессионализма
Организованный бизнес способствует благоприятной среде среди своих сотрудников. Благодаря простоте организованного рабочего места и легкому доступу к файлам создание эффективной системы управления записями может повысить моральный дух и производительность. Это возможно, потому что сотрудники понимают, куда они могут обратиться за необходимой документацией с уверенностью и уверенностью.
№ 7. Соблюдение правил и законодательства
Правильное хранение записей может помочь корпорации соблюдать требования правительства или законодательства. Полезная система управления записями может помочь руководителям корпораций избежать финансовых штрафов, гарантируя отсутствие ошибок в ведении записей. Кроме того, организация может предоставить программы обучения для сотрудников, работающих с записями, чтобы гарантировать их соответствие государственным требованиям и законам, включая обновленное обучение, если процесс обновлен или значительно изменен.
№8. Сохранение наследия компании
Система управления записями помогает сохранить предыдущие решения и историю учреждения. Деловые записи являются важными инструментами, которые сотрудники могут использовать для принятия будущих решений. Если корпорация успешна, записи могут стать историческими артефактами для широкой публики.
Каковы различные типы записей?
Записи можно разделить на множество категорий в зависимости от выполняемых ими функций. Ниже приведены некоторые примеры частых типов:
№1. Физические записи
Это материальные копии информации, которые сохранились на различных носителях, таких как заметки и бумаги. Эти записи занимают физическое пространство.
№ 2. Электронные записи данных
Электронная запись – это запись, которая делается и хранится в электронном виде. Их можно хранить в цифровом виде и они занимают мало физического места.
№3. Деловые записи
Это документы, относящиеся к ведению бизнеса. Записи предприятия включают соглашения, контракты, платежные ведомости и т. д.
№ 4. Отраслевые рекорды
Это записи, относящиеся к работе конкретной отрасли. Например, записи медицинской отрасли содержат документацию и исследовательские материалы о бизнесе в целом.
№ 5. Юридические записи
Это юридически обязательные записи, которые необходимо хранить. Юридические записи об удержании — это правила, относящиеся к нормативно-правовым актам.
Что такое жизненный цикл записей?
Все записи проходят через всю жизнь, от создания до уничтожения. Знание этих этапов позволяет надлежащим образом сохранять данные и управлять ими. Каждый этап важен в жизненном цикле, и цели каждого этапа должны быть выполнены, чтобы жизненный цикл продолжался.
Каковы пять этапов жизненного цикла записей?
Ниже приведены пять этапов:
- Создать/получить: Это относится к тому, создается ли запись внутри или получена из внешнего источника. Запись может быть в любом формате, например бумажные документы, цифровые формы, электронные письма, отчеты и т. д.
- Использовать/изменить: Часто используемые отчеты сохраняются внутри для быстрого поиска. Другие отчеты хранятся вне сайта и используются по мере необходимости.
- Поддерживать/защищать: На этом этапе указывается срок, в течение которого должна храниться и охраняться запись. Вы должны убедиться, что он соответствует правилам хранения данных.
- Утилизировать/уничтожить: Когда запись достигла своей цели, у нее есть два варианта: удалить или заархивировать. Если вы уверены, что запись вам больше не нужна, надежно сотрите ее.
После уничтожения второстепенных записей вы должны определить и заархивировать записи с долгосрочной ценностью хранения.
Каковы компоненты управления записями?
Хотя управление записями состоит из множества компонентов, есть четыре основных фактора, которые составляют ядро программы управления записями. Основные компоненты следующие:
- Политики и процедуры: Программа управления записями начинается с определения параметров программы. Политики необходимы для определения уровней полномочий и ответственности на разных этапах. Также должны быть подробные инструкции о том, как реализовать политику.
- График хранения: Некоторые записи имеют расширенные сроки хранения, в то время как другие имеют ограниченные периоды. Этот график определяет кратчайшее время, в течение которого запись должна храниться в организации.
- Система хранения записей: Должна быть разработана стратегия регистрации и хранения записей. В зависимости от того, как они хранятся — в цифровом или физическом виде — записи можно разделить на категории. Это также подчеркивает важность записи.
- Обучение и аудит: Ведение записей — это не работа одного человека. Для выполнения задания вам потребуется команда квалифицированных специалистов. Чтобы обеспечить их эффективность, вы должны регулярно обучать их и проводить регулярные проверки.
Что такое система управления электронными записями (ERM)?
Управление файлами и документами, хранящимися в электронном виде, называется управлением электронными записями (ERM). Это гарантирует, что организация имеет доступ к соответствующим записям, когда они потребуются. Когда записи сохраняются в электронном виде, эффективность повышается за счет автоматизации. Программное обеспечение ERM может помочь вам автоматизировать процесс, устранить дублирование и упростить обслуживание.
Какие преимущества обеспечивают системы управления электронными записями?
Ниже приведены некоторые из наиболее примечательных преимуществ ERM-систем:
- ERM позволяет автоматически идентифицировать, классифицировать, хранить и извлекать записи с минимальными усилиями. Вы также можете автоматически захватывать метаданные документа и автоматизировать весь процесс.
- Вы можете получить доступ к правильной информации в нужный момент, используя электронные записи. Когда все сохраняется в электронном виде, время, затрачиваемое на поиск физических записей, сокращается.
- Когда записи сохраняются в электронном виде, легко ссылаться на предыдущие данные. Вы можете быстро понять предыдущие решения и основывать на них будущие.
- При внедрении систем ERM вы можете быстро добиться соответствия. Благодаря автоматизированному хранению и удалению записей вы можете легко продемонстрировать соответствие требованиям, продолжая при этом свои бизнес-операции.
Обучение управлению записями
Многие колледжи и университеты предлагают степени в области управления записями и информацией или изучения архивов, чтобы научить студентов истории, философии, методам, организации и передовым методам, применимым к различным предприятиям. Другие профессиональные организации или программы сертификации, связанные с обширным и сложным характером управления записями, включают:
- Институт сертифицированных менеджеров по записи (ICRM): После прохождения шести тестов те, у кого есть опыт работы и дополнительное образование, могут получить расширенную сертификацию от ICRM.
- Национальное управление архивов и документации (NARA): NARA предлагает шестинедельную программу обучения для федеральных государственных служащих, по результатам которой выдается Сертификат федерального управления документами.
- Американская ассоциация управления записями (ARMA): Члены ARMA International могут получить сертификат специалиста по управлению информацией (IGP), который фокусируется на стратегических подходах высокого уровня. Он действителен в течение трех лет и применим ко многим должностям уровня директора или выше.
Управление записями и управление документами
Существует различие между управлением записями и управлением документами, однако некоторые люди используют эти фразы как синонимы. Управление документами является важным аспектом управления записями. Он включает в себя стандартные офисные задачи и хранилище файлов, такие как захват, хранение, изменение или совместное использование файлов. При оказании помощи в надзоре за документооборотом корпорации в обязанности специалиста по документообороту входит:
- Организовывать настоящие и будущие документы
- Повышение эффективности рабочего процесса
- Предоставление эффективных алгоритмов поиска для извлечения файлов
- Сокращение количества неправильно заполненных и неуместных документов
- Сокращение физического хранения документов
Записи не всегда являются документами, и управление записями часто требует более кропотливой работы и специального менеджера, который бы руководил отделом, проектировал и обслуживал системы, контролировал членов команды и отчитывался о безопасности и безопасности системы. Задачи менеджера записей сосредоточены на надежной защите записей и могут включать:
- Установление стандартов и норм для записей и команды, отвечающей за их хранение
- Определение того, кто имеет доступ к каким записям и когда
- Создание временных рамок, когда материалы будут перемещены в архивы
- Предоставление руководству разрешения на использование записей
- Внедрение управления записями в корпоративные системы и программные платформы
Часто задаваемые вопросы
Какие есть примеры записей?
Каждая компания устанавливает политику управления записями. Записи охраняются правилами, установленными каждой компанией. Защищен от конкурентов, государственных органов и всех, кто не имеет доступа к конфиденциальным документам. Это разъяснение известно как «конфиденциальная деловая информация» в секторе электронного бизнеса.
В чем разница между формой и записью?
Форма — это документ, который запрашивает конкретную информацию и включает варианты ответов или пустые поля, которые можно заполнить. Формы не требуют тщательного соблюдения. Заполненная форма, с другой стороны, считается записью и должна быть защищена от изменений.
Когда документ становится записью?
Запись — это документ, который организация создает или получает в связи с бизнес-транзакциями. Он также может быть использован для удовлетворения требований законодательства. Носитель или тип записи не имеют отношения к ее классификации. Это может быть на бумаге или в цифровом виде.
Откуда берутся обязательства по ведению документации?
Обязательства по управлению записями часто налагаются государственными или отраслевыми стандартами и практиками, которые отражают общественную безопасность, суверенитет данных или другие вопросы. В результате управление записями является важным компонентом вашего плана управления информацией. Мониторинг подлинности и доступности записей внутри ИТ-инфраструктуры может помочь в обеспечении безопасности вашей фирмы.
С точки зрения бизнеса, что подразумевает управление записями?
Управление записями охватывает все события, происходящие между временем, когда данные доступны в системе, и временем, когда они уничтожаются. По сути, система управления записями следует жизненному циклу данных. Копирование письменных материалов, форм, регистрационных записей, микрофильмов, хранение и сопутствующие услуги также включены.
Статьи по теме
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ: 15 лучших вариантов программного обеспечения в 2023 году
- КОРПОРАТИВНАЯ КНИГА ЗАПИСЕЙ: значение, важность и как ее получить
- Как подписать документ электронной подписью: пошаговое руководство
- Как долго хранить налоговую отчетность? Все, что тебе нужно знать
- БУХГАЛТЕР-МЕНЕДЖЕР: значение, обязанности, зарплата, резюме и квалификация
Источник: businessyield.com
