Жизненный цикл бизнес проекта пример

Проект представляет собой совокупность действий, направленных на достижение одной цели. От производственной системы он отличается тем, что имеет однократный характер. Система же предполагает цикличность. Жизненный цикл (ЖЦП) предполагает протяженность исполнения проекта. Что включает в себя жизненный цикл продукции производственно-технического назначения?

Что собой представляет жизненный цикл проекта

Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов.

Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта. Каковы требования к проектно-сметной документации? ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы.

Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом.

Начало и окончание

ВАЖНО! Рекомендации по планированию от КонсультантПлюс доступны по ссылке Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия:

• Начало финансирования деятельности.
• Формирование идеи.
• Дату инициирования исполнения запланированных работ.

Рассмотрим признаки завершения проекта:

• Ввод объекта, полученного в ходе выполнения проекта, в эксплуатацию.
• Исполнение ранее сформированных целей.
• Завершение периода окупаемости трат.
• Завершение финансирования.
• Роспуск команды сотрудников, которые трудились над проектом.
• Ликвидация.

Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ.

Фазы жизненного цикла

Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта:

1. Подготовка. В этой фазе проводятся исследования, подбирается наилучший вариант проекта. Ведутся переговоры с контрагентами.
2. Инвестирование. В этой фазе продаются акции или прочие финансовые инструменты. Компания получает средства для реализации идеи.
3. Проект начинает эксплуатироваться в соответствии с планом.
4. Постинвестиционное исследование, предполагающее анализ эффективности деятельности.

В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты.

Стадии жизненного цикла

Нужно иметь в виду, что стадия может делиться над подстадию. Подобная разбивка нужна для удобства исполнения. Цикл делится на 4 стадии:

1. Концептуальная стадия. На этом этапе проект только инициируется. Сформированная идея тщательно изучается. Составляется прогноз относительно прибыльности. Задаются цели и задачи проекта, определяется команда, на которую будет возложена работа. Менеджеру также необходимо определить источники финансирования. Это крайне важный этап. Если в этой стадии не будет проведен полноценный анализ, результаты деятельности могут быть неудовлетворительными.
2. Планирование. Планирование представляет собой формирование плана проекта. План представляет собой заранее созданный порядок деятельности, перечень предстоящих задач, последовательность их решения. На этом этапе формируется стратегия, политика проекта, а также комплекс действий, которые нужны для достижения поставленных целей. Планирование также может включать в себя анализ прибыльности проекта, выявление возможных рисков. В дальнейшем деятельность работников будет сверяться именно с составленным проектом. Планирование касается всех стадий жизненного цикла. Сформированные решения должны обеспечивать достижение цели, реализацию проекта в сжатые сроки с минимальными затратами. Без планирования невозможна согласованная деятельность всех участников проекта. Именно на основании плана проводятся контрольные мероприятия, учет, а также оперативное управление. План должен быть утвержден руководителем.
3. Реализация проекта. После того как план утвержден руководителем, его положения начинают реализовываться. Руководитель должен контролировать деятельность сотрудников. Как проводятся контрольные мероприятия? Менеджер осуществляет сбор информации о ходе работ, после чего полученные сведения сверяются с планом. Отклонения от плана должны быть исключены. Однако нужно иметь в виду, что полностью ликвидировать их нельзя. Существует допустимый уровень отклонений, который несущественно влияет на результаты деятельности. Если зафиксирован критический уровень отклонений, на их устранение могут быть выделены дополнительные ресурсы.
4. Окончание проекта. Проект будет завершен тогда, когда истекут ранее установленные сроки. Однако для определения окончания работы нельзя ориентироваться только на сроки. Следует принимать во внимание также достижение поставленных целей. В некоторых случаях проект завершается раньше времени. Связано это может быть с ликвидацией, прекращением финансирования. В любом случае завершение проекта предполагает совершение определенных действий. Точный перечень этих действий зависит от особенностей проекта. Это может быть инвентаризация, передача оборудования на склад, сверка результатов подрядных проектов положениям договора. Крайне важной частью мероприятий по завершению проекта является формирование заключительного отчета.

Это самый примерный перечень стадий жизненного цикла. Точный перечень определяется спецификой проекта.

Особенности организации системы контроля

Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах:

1. Формирование четкого плана. Контроль предполагает сверку плановых и фактических показателей. По этой причине так важно составлять план. Это база для реализации контрольных мероприятий. Если требуется, положения плана можно менять. Однако коррекция не должна осуществляться слишком часто, так как это снизит эффективность контроля.
2. Формирование четкой системы отчетности. В отчет вносятся сведения о состоянии проекта. Фактические показатели сравниваются с плановыми. Результаты должны быть зафиксированы в отчетности. В рамках сравнения используются одинаковые критерии. Важно оговорить сроки сдачи того или иного отчета. Информация, изложенная в документах, выносится на коллегиальное обсуждение.
3. Создание полноценной системы анализа реальных показателей. Если в результате сверки фактических и плановых показателей обнаружились отклонения от плана, рассматривается их серьезность. Существуют допустимые отклонения, несущественно влияющие на конечные результаты деятельности. Однако важно обратить пристальное внимание на серьезные отклонения. Они могут негативно сказаться на итогах проекта. Как правило, ход проекта анализируется с точки зрения двух ключевых аспектов – сроки и стоимость. Некоторые задачи выполняются слишком долго. На реализацию других нужно слишком много средств.
4. Создание системы анализа тенденций. Менеджер должен прогнозировать намечающиеся тенденции. То есть специалист определяет риски и проблемы, которые могут появиться в дальнейшем. К примеру, из компании ушел дизайнер. Менеджер понимает, что дизайнерская часть работы будет простаивать. То есть сроки исполнения этой задачи могут быть сорваны. Менеджер также прогнозирует увеличение затрат.
5. Разработка эффективной системы реагирования. Последний этап контрольных мероприятий – действия, направленные на ликвидацию обнаруженных отклонений. Не все отклонения можно убрать. Если их ликвидация невозможна, план проекта редактируется.

Рекомендуется контролировать деятельность сотрудников на каждом этапе. Своевременное обнаружение мелких ошибок позволяет быстро их устранить и не допустить возникновения крупных недочетов.

Пример фаз жизненного цикла

Как уже говорилось ранее, структура ЖЦ зависит от конкретного проекта. Рассмотрим пример фаз для строительной компании:

1. Прединвестиционная. Проводятся предварительные исследования, включающие анализ развития региона, создание инвестиционной идеи, ее согласование с руководителями, составление оферт. Оценивается жизнеспособность проекта, проводятся экспертизы. Формируется предварительный план. Вторая подфаза – создание проектно-сметной документации и подготовка к работам. На этом этапе формируется план проектно-изыскательных работ, согласуется проект, утверждается рабочая документация. На этой же фазе приобретается земельный участок под строительство. Требуется получить разрешение на строительные работы.
2. Инвестиционная или строительная. Первая подфаза – составление контрактов, тендеров. Вторая подфаза – сами строительно-монтажные работы. На этом этапе формируется оперативный план строительства, графики работы оборудования. На этой фазе обязателен контроль деятельности сотрудников. Оплачивается работа подрядчиков. Третья подфаза – окончание строительной фазы. Включает в себя пуско-наладочные работы, сдачу-приемку, анализ итогов работы.
3. Эксплуатационная. Включает в себя непосредственно эксплуатацию объекта, ремонтные работы.
4. Завершение. Предполагает вывод объекта из эксплуатации, демонтаж.

Это стандартный проект на 4 фазы, в котором есть начало и завершение.

Структура жизненного цикла

Структура цикла проекта включает в себя различные процессы:

• Организационные. Включают в себя управление проектом, формирование инфраструктуры, анализ жизненного цикла, учебные мероприятия.
• Основные. Включают в себя покупку ресурсов и их поставку, разработку, ввод в эксплуатацию и в эксплуатацию, сопроводительные мероприятия.
• Вспомогательные. Это документооборот, управление конфигураций, работа над повышением качества, верификация, аттестация, оценка и работа с проблемными моментами.

Все эти процессы взаимосвязаны. Грамотность организационных процессов обеспечивает успешность прочих процессов.

Главные процессы и их характеристика

Рассмотрим базовые процессы, входящие в структуру жизненного цикла:

• Приобретение. Заказчик выявляет потребности, которые могут возникнуть в ходе проекта, и делает соответствующие покупки.
• Поставка. Составляется договор, формируется ОСУ проекта, а также технические требования. Производится поставка в соответствии с положениями, указанными в договоре.
• Разработка. Происходит работа над объектом проекта.
• Эксплуатация. Включает в себя формирование эксплуатационных стандартов, тестирование.

КСТАТИ! Процессы также могут быть вспомогательными. К ним относится документирование, контроль над качеством, аттестация.

Модели жизненного цикла

Модель жизненного цикла помогает понять особенности исполнения работы. В частности, модель – это подробное описание последовательности необходимых действий. Это совокупность действий, нужных для достижения цели. Модели зависят от специфики проекта. Общие модели выявить достаточно трудно. Рассмотрим модели цикла, актуальные при разработке программного обеспечения:

1. Каскадные. Включают в себя традиционную, итерационную модель.
2. Эволюционные. Это модель оперативного прототипирования, спиральная модель.
3. Инкрементная. Относится к типу фундаментальных моделей.

Это лишь малая часть моделей жизненного цикла. Рассмотрим модели подробнее:

• Каскадная модель. Предполагает последовательное исполнение действий. Характеризуется наличием четкого плана, комплекса задач по каждому действию, наличием промежуточных этапов, по окончании каждого из которых проводится контроль.
• Спиральная модель. Актуальна для цикличной работы. На каждом витке анализируется эффективность разработки и ее соответствие фактическим затратам. Основное отличие спиральной модели – наличие определенного риска. Это может быть недостаток в специалистах, большие затраты, риск сорвать сроки, утрата актуальности идеи за время ее реализации, отсутствие необходимых ресурсов, несогласованная работа подразделений.
• Инкрементная модель. Она используется в том случае, если работа идет над масштабным проектом, в который вовлечено множество сотрудников. Предполагает разделение рабочего процесса на мелкие составляющие. Преимуществом этой модели является возможность разделения финансирования. Для реализации проекта не обязательно получать ресурсы на первом этапе. Финансирование может производиться поэтапно. Инкрементная модель обеспечивает надежный контроль над каждым этапом работ, а также уменьшение рисков.

Как выбрать подходящую модель? Подбор зависит от ресурсов компании, масштабности проекта, особенностей финансирования.

Что дает определение жизненного цикла проекта

Определение цикла проекта обеспечивает достижение следующих целей:

• Создание структуры проекта, которая облегчает работу.
• Прогнозирование сроков исполнения проекта.
• Осуществление всех работ по запуску: поиск партнеров, подготовка сотрудников, работа над документацией.
• Осуществление всех работ по завершению: инвентаризация, контроль и оценка результатов работы.
• Понимание сотрудниками масштабов предстоящей работы.
• Обеспечение согласованности деятельности всех подразделений.
• Анализ достаточности ресурсов компании для исполнения проекта.

Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты.

Функции участников проекта

Над проектом работает команда сотрудников. Рассмотрим подробнее ключевые фигуры, участвующие в работе:

• Инвестор. Это ЮЛ или ФЛ, которые финансируют проект с целью извлечения прибыли в дальнейшем.
• Проектировщики. Эти сотрудники, которые работают над проектно-сметной документацией. Лица, ответственные за эту деятельность, – это инженеры или архитекторы.
• Поставщик. Это лицо, обеспечивающее проект оборудованием и материалами.
• Консультанты. Как правило, это представители сторонних компаний.
• Руководитель. ЮЛ, которому передаются функции по управлению проектом.
• Команда проекта. Формируется для эффективной согласованной деятельности.
• Лицензиар. Лицо, владеющее лицензией на научно-техническую разработку, используемую в рамках проекта.

Участником также может являться банковское учреждение, финансирующее деятельность. Чем масштабнее проект, тем больше лиц принимает в нем участие. Сотрудников не должно быть больше, чем нужно, так как это увеличит затраты. Однако недостаток специалистов – это серьезный недостаток ресурса.

Источник: assistentus.ru

Жизненный цикл бизнес проекта пример

Ключевые слова: ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА; СТАДИИ ПРОЕКТА; КЛИНИНГОВАЯ КОМПАНИЯ; ПРОЕКТ; АНАЛИЗ; ПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ; THE LIFE CYCLE OF A PROJECT; STAGES OF THE PROJECT; CLEANING COMPANY; PROJECT ANALYSIS; PROJECT MANAGEMENT.

Аннотация: В статье обосновывается роль жизненного цикла проекта в проектном управлении, подробно рассматривается и описывается каждый отдельный этап, приводится конкретный пример ведения проекта на примере модернизации услуги в клининговой компании.

Любой проект реализовывается для достижения определённых целей, а также для решения конкретных задач, например, создание нового продукта или услуги, получение финансовой выгоды и т.д. Каждый такой проект вне зависимости от его вида деятельности и длительности проходит несколько этапов в процессе реализации. Эти этапы называют жизненным циклом проекта.

Сама по себе концепция жизненного цикла проекта обрела широкую популярность в менеджменте и экономике достаточно давно, но конкретно в управлении проектами она заняла особое место в силу индивидуальных особенностей проекта как вида деятельности. Проект, в отличии от остальной деятельности организации имеет строго установленные временные рамки его начала и окончания, и также в нём происходят ожидаемые изменения. В связи с этим логично выделить этапы, которые помогли бы выявить и описать уровень усилий и внимания, которые необходимо уделить проекту на протяжении его существования.

Рассмотреть жизненный цикл проекта можно на примере модернизации услуги «Химчистка мебели» в клининговой компании ООО «КсД» г. Москва. Суть проекта заключается в выделении из штата клинеров двух сотрудников, которые на постоянной основе будут заниматься химчисткой мебели на дому на более высоком уровне, с минимальными издержками для компании.

Данный проект последовательно проходит через четыре стадии: определение, планирование, выполнение и завершение как показано на рисунке 1. [2]

Рис. 1. Схема жизненного цикла проекта.

Стадия «определения» проекта.

На этой стадии происходит конкретизация и постановка целей проекта, формируется состав проектной группы, сотрудники наделяются обязанностями и задачами.

Руководством компании ООО «КсД» было принято решение модернизировать услугу «Химчистка мебели».

Целью проекта является сокращение издержек на оплату транспортных услуг, бытовой химии и расходных материалов, а также получение фиксированного процента от выручки за услуги.

Задачи проекта:
-выделить из штата клинеров двух сотрудников для перевода на должность специалист по химчистке;
-обучить новых сотрудников навыкам химчистки;
-закупить современное и качественное оборудование для химчистки;
-закупить легковой автотранспорт для мобильности специалистов по химчистке;
-наладить систему приёма и распределения заказов по услуге «Химчистка мебели»;
-рассчитать экономическую эффективность проекта.

Для реализации проекта была сформирована проектная группа, состоящая из: операционного директора, менеджера проектов, руководителя отдела продаж и бухгалтера.

Стадия «планирования» проекта.

На этой стадии разрабатывается план ведения проекта, определяется уровень качества работ по проекту, определяется смета затрат, рассчитывается положительный эффект от реализации проекта, кому и какую он принесёт пользу.

План проекта подразумевает под собой несколько взаимосвязанных процессов, итогом которых является сводный план. Под планом проекта подразумевается алгоритм намеченной деятельности, оформленный документально. Деятельность по проекту, зависит от множества факторов таких как: стоимость проекта, персонала, сроков, рисков и т.д. [1]

После проведения встречи с проектной группой менеджер проектов составил план проекта с четко указанными сроками и задачами (рисунок 2). Был составлен бюджет проекта (рисунок 3), а также рассчитана экономическая эффективность от внедрения проекта (рисунок 4).

Рис. 2. План проекта.

Рис. 3. Бюджет проекта.

Рис. 4. Экономическая эффективность от внедрения проекта.

На основании анализа полученных данных было выявлено, что затраченные средства на реализацию проекта будут возвращены чуть больше чем за три месяца. После ноября 2017 года, проект будет приносить прибыль в среднем по 250 000 рублей ежемесячно, поэтому было принято решение запустить проект в работу.

Стадия «выполнения работ» по проекту.

Основная масса проектной деятельности как физической, так и умственной происходит на стадии «выполнения работ». На этом этапе происходит реализация проекта согласно составленному плану, используя выделенные ресурсы. Обычно на этом этапе быстро растут издержки в сравнении с другими этапами жизненного цикла проекта. Основные задачи: реализация проекта, его координация и контроль.

Проект по модернизации услуги «Химчистка мебели» был выполнен согласно разработанному плану и в срок, были проведены все запланированные мероприятия получены положительные результаты от деятельности по проекту. Были разработаны новые правила по приёму заказов для менеджеров колл-центра, также составлен обновлённый прайс лист, закуплено качественное оборудование, квалификация специалистов после обучения заметно повысилась.

Стадия «завершение» проекта.

Последняя стадия в проекте, которая направлена на внедрение полученного результата в основную деятельность компании и анализ полученных результатов.

После завершения проекта по модернизации услуги «Химчистка мебели» доработанная услуга была передана в работу. На протяжении трех месяцев после реализации проекта велся контроль и анализ текущего состояния выручки и уровня рекламаций по заказам т.к. это основные показатели эффективности реализации проекта. Согласно показателям, проект был реализован успешно.

Заключение.

Проанализировав полученные данные можно сделать вывод о том, что понятие жизненного цикла проекта является неотъемлемым инструментом в механизме управления проектом. Невозможно себе представить ведение деятельности по проекту, не разграничивая его на отдельные временные отрезки, так называемые стадии жизненного цикла.

Каждая стадия жизненного цикла проекта имеет свои особенности и приносит свои результаты. Такое разграничение даёт возможность руководителю проекта проанализировав конкретный этап, принять решение о том стоит ли продолжать ведение деятельности или необходимо отказаться от реализации из-за мощных негативных факторов.

Список литературы

1. Балашов, А. И. Управление проектами: учебник для бакалавров / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под ред. Е. М. Роговой. — М.: Издательство Юрайт, 2013. — 383 с.
2. Зуб, А. Т. Управление проектами: учебник и практикум для академического бакалавриата. — М.: Издательство Юрайт, 2014. — 422 с.

Источник: novaum.ru

Жизненный цикл проекта и его фазы от инициации до завершения

Все, что окружает нас в современном бизнес пространстве, — компании, предприятия, заведения, мероприятия, новые услуги, предложения, сервисы и т. д. — начиналось с хорошего проекта, грамотно реализуемого на протяжении всех стадий его реализации, объединенных в жизненный цикл проекта.

Начало и окончание проекта

Если в начале проекта требуется обозначить главные идеи и цели предстоящей работы, то в завершении делом первостепенной важности будет анализ результатов и выявление соответствия достигнутых показателей задачам, поставленным на старте. Если при анализе окажется, что желаемые цели не реализованы минимум на 85% и для этого нет серьезных причин, то проект можно считать провальным.

На стадии запуска всегда проводится тщательная исследовательская и аналитическая работа, примеряются различные стратегии и рассматриваются варианты развития событий. Очевидно, что, при неудовлетворительных результатах, были упущения в процессе реализации проекта. К сожалению, объективно понять и выявить большую часть недочетов можно лишь на завершающей стадии. Поэтому очень важно контролировать ход проекта и оценивать его дальнейшие перспективы с самой первой стадии реализации.

Понятие жизненного цикла проекта

Понятие «жизненный цикл проекта» обозначает процесс прохождения им всех стадий существования.

Обычно выделяют четыре стадии жизненного цикла проекта:

1. Инициация,
2. Планирование,
3. Выполнение и контроль,
4. Завершение.

В большинстве случаев они идут друг за другом по стандартной схеме от Инициации до Завершения. Но бывают ситуации, когда руководство проектом меняет очередность стадий или принимает решение вернуться на шаг назад для устранения недочетов.

Трактовка ЖЦП в стандарте PMI

Международный институт управления проектами PMI занимается серьезными исследованиями в области повышения эффективности проектов на всех стадиях жизненного цикла.

Жизненный цикл проекта по стандарту PMI – это набор последовательных и иногда перекрывающихся фаз.

В PMBoK (руководстве к своду знаний по управлению проектами, разработанном PMI) выделяются 44 главных процесса, происходящих при управлении проектами. Эти процессы разделены на пять основных групп:

• инициация — для определения и авторизации проекта;
• планирование — для определения и уточнения целей, планирования действий по достижению этих целей;
• исполнение — для объединения трудовых и других ресурсов для выполнения плана;
• мониторинг и управление — для регулярной оценки эффективности проекта, обнаружения отклонений и корректировки действий;
• завершение — для формализации приемки результата проекта, подведения итогов.

Что дает определение жизненного цикла проекта

Определение жизненного цикла проекта — это та часть теории, без которой немыслима практика. Как правило, в реализации проекта задействовано некоторое количество людей. Часто, команда строится из менеджеров и множества исполнителей. Нет сомнений в том, что на руководстве лежит сверх ответственность за результаты воплощения проектных планов в жизнь, поэтому у этих людей всегда присутствует четкое понимание происходящих процессов. Однако, исполнители младших звеньев порой не погружаются в основную суть проделываемой ими работы, а это может негативно повлиять на качество исполнения.

Чтобы у всех участников проектной команды было полное представление о задачах, сроках и стадиях, каждому в первую очередь необходимо знать, что же такое «жизненный цикл проекта» и какие у него этапы. Без ясного понимания, что есть жизненный цикл проекта, ни один сотрудник не сможет проявлять искреннюю заинтересованность в успехе этого мероприятия.

Фазы жизненного цикла проекта

Фаза 1. Инициация

Инициация — важнейший этап. На нем закладывается основа всей предстоящей работы. И от того, как будет проходить выполнение фазы инициации, будут зависеть процессы реализации проекта и их итоги.

Эта фаза не подразумевает принятие решения о старте воплощения новой бизнес-идеи. Такое решение было принято ранее. Тем не менее необходимо обосновать целесообразность этого и прозондировать почву на предмет внезапных препятствий и возникновение возможных негативных ситуаций.

Прежде всего, приступая к инициации, следует обозначить цели, задачи и сроки. Специалисты рекомендуют составить устав проекта, где прописать основные пункты, которые нужно держать во внимании в течение всего времени реализации. Среди всей информации необходимо выделить пользу данного проекта для компании, бизнеса или общества. Этот пункт лучше сопроводить конкретными данными, статистикой и прогнозами в цифрах.

Фаза 2. Планирование

На стадии планирования занимаются сроками проекта, но, в отличие от предыдущей фазы, более детально. Например, прописывают, за какой период, какие задачи и в какой последовательности нужно решить.

Помимо сроков, идет распределение ролей, компетенций и обязанностей. Кроме того, составляются сметы, рассчитывается бюджет. И самое главное — руководство коллективно решает, какие средства, технические и материальные, потребуется привлечь.

Обычно все вопросы, связанные с планированием, решаются за несколько коллективных совещаний. Это происходит при условии, что на стадии инициации были собраны объективные данные, и проведена тщательная исследовательская работа. Демонстративный пример тому, что каждый добросовестно отработанный этап положительно влияет на последующий.

Фаза 3. Выполнение и контроль

Исполнение — самый трудоемкий и ответственный этап. Во-первых, начало этой фазы означает запуск всей спланированной ранее работы. Цели поставлены, задачи обозначены, роли распределены. Во-вторых, исполнительные работники приступают к труду, а контролирующие сотрудники следят за тем, чтобы дело шло строго по намеченному пути.

Есть вероятность, что на данном этапе будут выявляться недочеты и накладки. Это нормальное явление, так как на практике многие ситуации оцениваются гораздо объективнее, нежели на бумаге. Важно обратиться к этапу планирования и грамотно внести изменения, не касаясь основных целей проекта. В таких нюансах менеджеры демонстрируют свои управленческие таланты во всей красе. Другими словами, одно правильное решение руководителя может заставить любой неблагоприятный момент сыграть положительно на ход воплощения задач.

Контроль осуществляется группой управляющих или одним, специально поставленным для этой функции, человеком. Тем не менее, отчеты изучаются коллективно на организационных собраниях.

Специалисты в области управления проектами советуют контролировать не только работу подчиненных и выполнение поставленных задач, но также и разумное распределение ресурсов. Так, по данным исследований института mpi 21% начинаний терпят крах по причине нецелесообразного пользования ресурсами.

Фаза 4. Завершение

Проект считается завершенным, когда цели достигнуты. Если проект пришлось свернуть, при том что не было выполнено и половины задач, то его считают не состоявшимся.

В стадии завершения происходит подробная аналитика результатов. После этого, в случае полной удовлетворенности проделанной работой, завершенный проект может получить продолжение. Например, он может быть растиражирован в формате франшизы.

Пример жизненного цикла инновационного проекта

Инновационным проектом считается тот проект, который оправдывает свою деятельность в конечном итоге в техническом, экономическом, правовом и организационном плане.

Чтобы понять жизненный цикл инновационного проекта рассмотрим пример введения в сфере здравоохранения электронной записи на прием к докторам.

Введение электронной записи гарантировано снижает расходы на оплату административного персонала. Кроме того, это избавляет медицинские учреждения от лишней технической нагрузки и поднимает сферу обслуживания в поликлиниках на новый уровень.

Для того, чтобы создать такой продукт, как электронная запись в медучреждениях, нужно создать проект, запустить его и провести через полноценный жизненный цикл.

На стадии Инициация проходит изучение технической базы в учреждениях, совершенствование ее. Далее специалисты в области IT предлагают различные варианты сервисов электронной записи. Социологические исследования выявляют общий уровень населения владения персональным компьютером.

На стадии Планирование закладывается бюджет, происходит поиск специалистов, управленцев и исполнителей. Точно также планируются работы и все необходимые ресурсы.

Когда стартует фаза Исполнение, программисты приступают к написанию программ, адаптации оборудования. Веб-дизайнеры совместно с социологами и психологами разрабатывают интерфейс сайта для записи. Пиарщики в свою очередь, продвигают преимущества пользования электронной записью в массы. Запись начинает работать в тестовом режиме наряду с традиционной записью по телефону.

После этого происходит анализ результатов. Кроме того, соцопросы выявляют мнения пользователей.

И в завершающей стадии проект признают успешным, запускают его на постоянной основе и он живет своей жизнью, радуя пользователей по всей стране.

Пример жизненного цикла инвестиционного проекта

В инвестиционных проектах действует основной закон: чем дольше длится процесс эксплуатации инвестиций, тем выше его эффективность.

В жизненном цикле инвестиционного проекта выделяют 4 стадии:

• прединвестиционная;
• инвестиционная;
• эксплуатационная;
• ликвидационная.

В 1-й фазе проводится анализ и обоснование бизнес-идеи. Решаются вопросы о средствах реализации, об обеспечении ресурсами. Кроме того, проводятся экспертизы проектной документации и составление различных планов.

Во 2-й фазе инвесторы принимают активное материальное и интеллектуальное участие. Идет закупка оборудования, наем персонала, прорабатываются технологии. Если это инвестиции в ресторан, то составляется концепция заведения. Если строится многоэтажный дом, то утверждаются проекты.

В 3-й фазе, начинается работа (строительство или открытие заведения). Инвесторы контролируют производство, продажи и доходы.

4-я фаза завершает проект. В ней важно грамотно все поделить, реализовать оборудование и законно завершить существование предприятия.

Модели жизненного цикла

Несмотря на то, что жизненный цикл проекта проходит стандартные этапы, его существование может протекать по модели разного типа.

Иногда управляющие моделируют ЖЦП по принципу «водопада». Это значит, что фазы в цикле жизни следуют строго друг за другом. Не приступают к следующему этапу, пока не завершат предыдущий. Эта модель обеспечивает тщательный подход к выполнению всех задач, однако в ней трудно исправлять ошибки предшествующих фаз.

Итеративный подход заключается в постоянном анализе результатов и показателей на каждом шаге реализации проекта. Такой подход минимизирует провал, но повышает затраты на реализацию.

Спиральная модель Боэма характеризуется внесением поправок и новшеств на каждом этапе решения задач.

Инкрементный метод применяется в случае огромных объемов работ. Большое количество задач делят на маленькие группы и решают их друг за другом.

Самый распространенный метод — семиотический. Он представляет собой тщательное изучение смысловой структуры и логики проекта. Каждый шаг рассматривают с точки зрения выгоды и целесообразности.

Почему нужно обязательно выбрать мдель жизненного цикла проекта? Это значительно облегчает работу над его реализацией. Вырисовывается определенная схема действий и повышается эффективность труда команды.

Структура жизненного цикла

Структура ЖЦП — это взаимодействие и иерархия между составляющими проекта. Для облегчения управления проектом его делят на несколько элементов. Элементами могут быть компоненты продукции, этапы жизненного цикла, элементы организационной структуры.

Какие задачи решает структуризация:

• определение комплексов работ проекта;
• переход от сложных целей к простым;
• распределение обязанностей и нагрузки;
• точная оценка временных и материальных затрат;
• более эффективное и тщательное управление;
• понятная и прозрачная отчетность.

Существует несколько видов структур:

• по функциональному принципу;
• на основе структуризации продукции;
• комбинированная структура.

При организации структуры проекта используют матрицу ответственности. Эта система позволяет идеально распределять обязанности.

Методы структуризации проекта подразделяются на два основных вида: метод «сверху-вниз», метод «снизу-вверх». В 1-м варианте из общей задачи вычленяют маленькие и удобные для решения. Во 2-м методе напротив стараются привести много различных целей в одну главную.

Особенности организации системы контроля

Контроль — это периодический процесс обработки информации. Тщательный контроль в ходе выполнения проекта помогает вовремя обнаружить слабые места и избежать фатальных ошибок. При этом важно вести структуризированный учет исполнения. Его рекомендуется формировать с четкой периодичностью.

Существует 3 вида контроля над проектом:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный.

По мере реализации проекта управляющие обязаны постоянно контролировать ход работ. Менеджер должен владеть актуальными данными и сравнивать их с плановыми показателями. На основе отклонений от прогнозируемых показателей специалист принимает решения по выполнению мер для приведения текущих показателей в норму.

Кроме данных менеджер берет под контроль:

• выбор поставщиков;
• заключение контрактов с подрядчиками;
• развитие команды;
• распределение временных и материальных ресурсов.

Одним из самых популярных приемов осуществления эффективного контроля является метод освоенного объема. Применяя его, управляющие оценивают не степень готовности проекта, а остатки непотраченных ресурсов. По итогу применения такого метода получают 4 показателя: плановый объем, освоенный объем, фактическая стоимость выполненных работ и бюджет для завершения проекта.

На основе этих числовых данных аналитики строят график и прогнозируют дальнейшее развитие событий.

Безусловно, расчеты показателей очень важны, однако без фактического визуального контроля процессов проект не сможет быть успешным. Поэтому управляющей команде следует успевать по всем фронтам.

Источник: pmskills.ru