1с документооборот бизнес процессы примеры

Визуальный редактор бизнес-процессов, входящий в подсистему «Корпоративные процессы», позволяет создавать достаточно сложные бизнес-процессы.

Бизнес-процессы могут быть вложенными один в другой, иметь множество ветвлений и вариантов маршрутов.

На этой странице нашего сайта мы разместили несколько примеров бизнес-процессов, созданных для различных предприятий. Здесь мы приводит только их изображения, без выгрузки в библиотеку процессов (в системе имеется возможность выгружать для обмена настроенные виды процессов).

• 

Сложный бизнес-процесс предприятия

Элементы бизнес-процесса

Элементы бизнес-процесса с точкой разветвления

Элементы бизнес-процесса с точками условий

Элементы бизнес-процесса с точкой условия и отправки сообщения

Элементы бизнес-процесса

Элементы бизнес-процесса

Элементы бизнес-процесса

Сложный бизнес-процесс предприятия

Сложный бизнес-процесс предприятия

Сложный бизнес-процесс предприятия

Сложный бизнес-процесс предприятия

Ветви процесса с таймером

Сложный бизнес-процесс предприятия

Элементы бизнес-процесса с таймерами

Элементы бизнес-процесса

Сложные бизнес-процессы подразделений

Представленные примеры дают представление о возможностях подсистемы «Корпоративные процессы».

Данная подсистема входит в состав двух наших продуктов — СЭД «Корпоративный документооборот» и «Модуль «Корпоративные процессы» для «1С:Документооборот КОРП».

У вас установлен 1С:Документооборот?

Тогда вам на эту страницу

Источник: xn--90afdtkhdeabaxvge.net

Согласование документов в 1С:Документооборот и интеграция с Битрикс24

В компаниях средних и крупных размеров ежедневно создается, согласовывается и подписывается множество документов: приказы на отпуск или командировку, договоры с покупателями и поставщиками, отчеты по продажам и затраченным средствам и пр.

В какой-то момент количество этих документов становится столь велико, а маршрут движения столь сложен, что начинают возникать проблемы:

• «потеря» документов (т.е. невозможно с уверенностью сказать на каком этапе согласования находится какой-либо документ);
• сложности передачи документов между подразделениями (например, договор у менеджера по продажам, но финансовому отделу надо срочно проанализировать);
• недопустимое увеличение времени «прохождения» документа через все уровни согласования;
• проблемы с защитой данных (слишком большое количество лиц, имеющих доступ к документам снижает уровень защищенности данных) и пр.

Но как решить эти проблемы?

Система для автоматизации документооборота

В перечисленных случаях на помощь приходят специализированные программные обеспечения, предназначенные для автоматизации документооборота.

Одним из представителей является 1С:Документооборот — современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми операциями и совместной работой сотрудников. Внедрив у себя, вы получите: удобный поиск нужных документов, четкое обозначение этапа согласования, доступ к истории событий и изменений, защиту от потери данных, оптимизацию времени прохождения по маршруту бизнес-процесса и т.д.

1С:Документооборот позволяет без проблем интегрироваться с другими продуктами линейки фирмы 1С, например, с «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» или «1С: Управление торговлей 11.4». Это означает, что прямо из этих программ вы можете создавать и запускать на согласование различные документы. Но в современной реальности компании в структуре своих систем помимо учетных программ фирмы 1С используют и другие системы, такие как интернет-магазины, CRM, самописные программы. И зачастую все они прекрасно работают по-отдельности, но вот именно их совместной слаженной работы компании и не хватает.

Процесс согласования документа в 1С:Документооборот

Для примера приведем простой бизнес-процесс внутри 1С:Документооборот.

Предположим, в нашей условной организации персонал подает заявки на выделение денежных средств на закупку техники. Этот запрос согласовывается непосредственным руководителем работника, т.е. руководителем отдела, а также финансовым директором. После согласования заявка утверждается директором организации.

Схема описанного бизнес-процесса выглядит так:
Предварительно в Документообороте уже настроен шаблон нашего комплексного согласования и утверждения. При сохранении созданного документа «Заявка на выделение ДС для закупки оборудования» будет предложено запустить этот комплексный процесс.
После запуска заявка будет последовательно согласно схеме нашего бизнес-процесса переходить от одного исполнителя к другому. В первую очередь она попадает к непосредственному начальнику.

После согласования запрос пойдет дальше — к финансовому директору, а затем — на утверждение к генеральному директору. Если обращение пройдет все стадии, то вернется к создавшему ее сотруднику со всеми соответствующими согласованиями, либо вернется к нему отклоненной в случае, при другом исходе.

Этот механизм продуктивно функционирует, когда все пользователи работают внутри одной программной системы. Фактически, все лица, причастные к бизнес-процессу, должны быть подключены к 1С:Документообороту. Но у большинства компаний структура систем и соответственно работы менеджеров выстроена иначе.

Работа с документами в Битрикс24 и согласование в 1С

Что делать, если 1С — не единственная система в компании, где ведется документооборот? Часто бывает, что в торговой фирме менеджеры по продажам не пользуются системами учета 1С компании, а работают, например, исключительно с Битрикс24. В этом случае теряется главная цель внедрения 1С:Документооборота — автоматизация движений документов, так как получается, что сотрудники разделены в разрезе используемых систем.

На самом деле, инициировать согласование документа в одной системе, передавать его в другую, потом возвращать результат обратно — это наилучший вариант работы с документооборотом.

И применительно к нашему примеру:

Коллектив работает исключительно на портале Битрикс24. Кому-то потребовалось купить ноутбук.

Тогда схема нашего документооборота будет выглядеть следующим образом: сотрудник прямо в портале создает заявку на выделение денежных средств на покупку ноутбука. Заявка отправляется в 1С:Документооборот (в том числе с информацией о создателе). Отправка инициируется на стороне портала по факту создания обращения, либо настроена по расписанию.

В 1С:Документообороте в списке кадров находится сотрудник, создавший заявку. От его имени создается внутренний документ и запускается процесс согласования:

• согласование непосредственным руководителем сотрудника;
• согласование финансовым директором;
• утверждение генеральным директором.

Когда согласование и утверждение завершено, то согласованная или отклоненная заявка возвращается обратно на портал и заявитель уже видит результат. Возврат заявки на портал оформляется на стороне 1С, либо настроен обмен по расписанию.

Сотруднику не придется погружаться в 1С, он сработается в привычной для себе инфраструктуре портала, запустит эти процессы из любой точки мира в любой момент времени. В то же время всяь процедура автоматизирована и сделана максимально удобной для участвующих лиц.

Это один из многих вариантов интеграции 1С:Документооборота с внешними системами, с чем сталкивается ИНТЕРВОЛГА при работе с клиентами постоянно. В целом, интеграция с 1С:Документооборот занимает у специалистов от 250 часов работы, зависит бизнес-процессов, настройки и индивидуальности компании.

Саму лицензию 1С:Документооборот можно приобрести у официального представителя компании 1С. К примеру, стоимость одной лицензии 1С:Документооборот ПРОФ составляет 36000 рублей. Для работы в программе 100 пользователей лицензия обойдется в 396000 рублей.

Подводя итоги

В современном мире каждая компания, стремящаяся не утонуть в огромном объеме документов, рано или поздно сталкивается с необходимостью внедрения автоматизации документооборота. Но в современных реалиях подобные системы не смогут существовать изолированно. Мы можем помочь вам реализовать типовой сценарий интеграции или вместе разработать уникальную схему документооборота между разнообразными системами с учетом специфики вашей деятельности.

В форме ниже вы можете оставить заявку на консультацию или приобретение данной услуги. После настройки интеграции вы поймете, на сколько новый документооборот упростит работу вам и вашим сотрудникам.

Источник: www.intervolga.ru

«1С:Документооборот» как инструмент управления бизнес-процессами

17 января 2017

«1С:Документооборот» как инструмент управления бизнес-процессами

обозреватель журнала «Управляем предприятием»

Система «1С:Документооборот» стала мозговым центром информационной системы компании «Газпром автоматизация». Она использовалась в качестве ВPM-системы на 1200 рабочих мест. Проект выполнен собственными силами компании, главный подход — фокус на людях и на их взаимодействии.

Резюме проекта

Цели и задачи проекта

Особенности проекта

Результаты проекта

Компания «Газпром автоматизация» построила систему управления бизнес-процессами. Система построена на базе «1С:Документооборот». При этом система «1С:Документооборот» использована как система управления бизнес-процессами (BPM) и в такой роли она является мозгом существующих систем управления. Главный принцип выполнения проекта — фокус на людях и на их взаимодействии.

Большой масштаб проекта — в системе работают 1200 сотрудников. При этом система позволила «мягко и ненавязчиво внедряться в рабочие интерфейсы пользователей». Среднее время исполнения поручений сократилось с двух недель до двух дней. Среднее время согласования платежей сократилось до двух дней.

Цель проекта — повысить эффективность деятельности компании за счёт построения системы управления бизнес-процессами на базе «1С:Документооборот».

• обеспечить исполнение регламентов и повысить скорость взаимодействия сотрудников;
• сократить время исполнения поручений;
• сократить время согласования документов.

Система «1С:Документооборот» используется как система управления бизнес-процессами (BPM-система). Специфика проекта в том, что информационно-управляющая система «Газпром автоматизация» является многокомпонентной и состоит из тесно интегрированных информационных систем. Она включает две ключевые системы: корпоративная информационная управляющая система и «1С:Документооборот (как «мозговой центр»). Главный принцип выполнения проекта — фокус на людях и на их взаимодействии. Большой масштаб проекта — в системе работают 1200 сотрудников.

За счёт построения системы управления бизнес-процессами на базе «1С:Документооборот» сокращено время на передачу и исполнение заданий.

1. Управление поручениями. Бизнес-процесс автоматизирован за 2 месяца, среднее время исполнения поручений сократилось с двух недель до двух дней.
2. Управление финансами — казначейство, согласование платежей, особенность — от 3 до 8 согласующих. Бизнес-процесс автоматизирован за 3 месяца. Эффект: исключены хождения по кабинетам, среднее время согласования платежей сократилось до двух дней.
3. Организационный документооборот, бизнес-процессы: согласование служебных записок, согласование исходящих писем и ознакомление с приказом. Бизнес-процесс автоматизирован за 4 месяца. Эффект: исключены хождения по кабинетам, среднее время согласования сократилось до одного дня.

Достигнута независимость от уникальных программистов, поддерживающих три самописных подсистемы управления бизнес-процессами.

Процессный подход к построению ИТ-систем

«При автоматизации нашей компании мы уделяем особое внимание не отдельным операциям или рабочим местам, а взаимодействию людей, — начал свой рассказ Евгений Гафаров, руководитель внутренней автоматизации ПАО «Газпром автоматизация». — Мы выполняем проекты под ключ. Спектр работ включает весь жизненный цикл изделия: от НИОКР и проектирования до производства, поставки, выполнения строительно-монтажных и пуско-наладочных работ, сервисного технического обслуживания и капитального ремонта».

Бизнес-процессы компании делятся на три группы:

1. управляющие процессы:
2. управление поручениями;
3. управление финансами;
4. производственные процессы:
5. управление конкурентными закупками;
6. управление проектами;
7. материально-техническое обеспечение;
8. управление производством.
9. поддерживающие процессы:
10. управление договорной работой;
11. документооборот;
12. регламентированный учёт;
13. прочее: претензионная работа, логистика.

«Многие считают, что венец автоматизации — это красивые отчёты на экране у директора, — отмечает Евгений Гафаров. — Конечно, это не так. Директор прежде всего заинтересован в том, чтобы его поручения исполнялись». Почему поручения выполняются долго? Чаще всего причина — низкая скорость взаимодействия сотрудников. Быстро выполняются поручения, не подразумевающие взаимодействия сотрудников, или в системе, где работают регламенты.

Специфика проекта заключается в том, что информационно-управляющая система компании «Газпром автоматизация» многокомпонентная. До старта проекта существовала проблема — в ключевой информационной системе было три разных подсистемы управления бизнес-процессами. Все они разрабатывались в разное время разными специалистами, у каждого из них — индивидуальный функционал (к слову, всегда недостаточный). Кроме того, компания имела незаменимых разработчиков, каждый из которых был специалистом в своей узкой области, что вызывало большие трудности в доработке и настройке.

Портрет компании-заказчика

Портрет компании-исполнителя

«Газпром автоматизация» — генеральный системный интегратор по объектам автоматизации, метрологического обеспечения и связи «Газпром». Занимает третье место в рейтинге крупнейших ИТ-компаний России 2015 года по версии CNews. Основные направления деятельности: автоматизация, диспетчеризация, телемеханика; метрологическое обеспечение, энергетическое оборудование; автоматизация; связь; газораспределение; газомоторное топливо. Компания обеспечивает полный цикл работ от аудита, разработки и НИОКР до внедрения, пуско-наладочных работ, сервисного обслуживания и капитального ремонта автоматизированных систем управления. «Газпром автоматизация» имеет два филиала и 14 дочерних предприятий. В компании работает 5 тыс. сотрудников.

Проект выполнялся силами специалистов компании «Газпром автоматизация», без привлечения подрядчика.

«1С:Документооборот» как инструмент управления бизнес-процессами

«Распространено заблуждение, что «1С:Документооборот» — это прежде всего система электронного документооборота, — отмечает Евгений Гафаров. — Мы же считаем, что это в большей степени BPM-система». Система управления бизнес-процессами (BPM) представляет собой мозг существующих систем управления. Преимущества использования BPM-систем:

• деятельность предприятия процессная и проектная;
• идеология BPM близка нам ментально по образу мыслей;
• BPM держит в фокусе взаимодействие сотрудников.

Основная идея проекта заключается в том, что система «1С:Документооборот» должна стать «мозговым центром» ИТ-систем компании. И проект по внедрению системы «1С:Документооборот» рассматривался именно как переход на основную BPM-систему. «Корпоративная информационная управляющая система» была тесно интегрирована с системой «1С:Документооборот». Теперь все бизнес-процессы методологи настраивают в системе «1С:Документооборот».

Принципы выполнения проекта

При построении системы управления бизнес-процессами команда проекта придерживалась перечисленных ниже принципов.

1. Комплексный и компонентный подход. Информационная система — это совокупность интегрированных специализированных компонент.
2. Фокус на людях, концентрация усилий на бизнес-процессах:
3. взаимодействие между сотрудниками;
4. эффективность работы сотрудников;
5. взаимодействие команды проекта внутри себя и с пользователями.
6. Учёт среды и контекста. Работающая система — это капитал, в том числе человеческий (навыки, привычки). Необходимо бережно относиться к работающим системам и аккуратно переходить на новые.
7. Выбор адекватных решений и систем:
8. где возможно, использовать типовой функционал;
9. когда нужно, «бесстрашно» создавать свои решения.

Решения «1С» помогают «Газпром автоматизация» следовать этим основным принципам.

Компонентная архитектура системы

Информационно-управляющая система компании состоит из тесно интегрированных информационных систем, ключевыми элементами которой являются «Корпоративная информационная управляющая система» и «1С:Документооборот» (рис. 1). Система «1С:Документооборот» — это «мозговой центр» ИТ-систем компании. Она помогает использовать компонентный подход и служит ключевой компонентой ИТ-системы компании.

Рис. 1. Архитектура информационно-управляющей системы компании «Газпром автоматизация».

Каждая из информационных систем тесно интегрирована с «1С:Документооборот»: настроены как потоки данных, так и потоки управления, то есть передача задач. Основываясь на контексте, полученном из корпоративной информационной системы, и руководствуясь бизнес-процессами, которые настраиваются в «1С:Документооборот», «мозг» ИТ-системы генерирует задачи. Эти задачи попадают в систему, в которой работают пользователи. Пользователи выполняют задачи, после чего отметка о выполнении возвращается в «1С:Документооборот», и бизнес-процесс движется дальше.

В многокомпонентной информационной системе пользователи зачастую работают с одной информационной базой, но при этом многие бизнес-процессы на предприятии являются сквозными. Система «1С:Документооборот» позволяет их автоматизировать. Например, в одной из систем запущен бизнес-процесс — согласование договора.

Событие — старт этого процесса — получено «мозговым центром» системы «1С:Документооборот» (рис. 2). Создана задача на согласование договора юристу, работающему в той же информационной системе, где произошёл запуск бизнес-процесса. Юрист согласовывает договор — отметка об исполнении задачи передаётся в «1С:Документооборот», и, соответственно, генерируется новая задача на согласование бухгалтеру, который, в свою очередь, работает в другой информационной системе «1С:Бухгалтерия». Таким образом, система «1С:Документооборот» позволяет поддерживать сквозные бизнес-процессы.

Рис. 2. Сквозной бизнес-процесс «Согласование договора».

Преимущества компонентного подхода и «мозгового центра»:

• масштабируемость и тиражируемость: легко подключить новые компоненты к единому «мозговому центру»;
• централизация логики управления: все бизнес-процессы настраиваются в одном месте;
• простая кастомизация, высокая адаптивность: каждая группа пользователей, работающая в системе, может получить индивидуальный интерфейс, а внесение изменений в логику процесса возможно без остановки корпоративной информационной системы;
• лёгкость внедрения и поддержки: ИТ-специалисты выполняют несложную работу — настраивают эти бизнес-процессы в «1С:Документооборот»;
• оптимальный состав работ: больше настройки, меньше программирования, а значит, легко найти и обучить специалистов по работе с системами.

До старта данного проекта в информационной системе существовало три разных механизма управления бизнес-процессами. Теперь при переходе на единую BPM-систему все эти проблемы отпали. Таким образом, использование «1С:Документооборот» как ключевой компоненты позволяет избежать технических проблем. «При этом мы становимся независимыми от уникальных специалистов, которые поддерживали бы более сложные BPМ-системы», — отмечает Евгений Гафаров.

«1С:Документооборот» помогает сфокусироваться на людях и их эффективности

Применение данного принципа имеет ряд преимуществ:

• пользователи работают в «родных» прикладных системах, выполняют задачи в привычных им интерфейсах;
• работа по регламентам теперь автоматизирована в системе «1С:Документооборот», в привычных формах появляются элементы управления.

«Мы мягко и ненавязчиво внедряемся в рабочие интерфейсы пользователей», — отмечает Евгений Гафаров. В чём же заключается это «мягко и ненавязчиво для пользователей»? Допустим, пользователь работает в привычном ему контексте, например, в списке документов. Он видит в первую очередь именно те документы, по которым у него есть задачи.

То есть в привычных формах внимание пользователей фокусируется именно на тех документах, с которыми они должны работать. При этом сотрудники всегда могут переключиться и посмотреть полный список документов.

В каждой информационной системе или для каждой группы пользователей можно предложить свои собственные формы, списки задач. Действующий регламент — это мощное средство повышения эффективности людей и предприятия в целом, система «1С:Документооборот» поддерживает регламенты предприятия. Поток управления обеспечивает выполнение регламента, причём делает это:

• мягко, то есть внедряется в привычные пользователям интерфейсы;
• неотвратимо, то есть задачи нельзя проигнорировать, пользователям необходимо их выполнять.

Бережное отношение к существующим системам и аккуратный переход на новые

Зачастую на предприятиях подолгу задерживаются старые системы — люди работают в них давно, уже сложились привычки, методы и навыки. Резко переводить их на работу в новой незнакомой системе — задача непростая. Система «1С:Документооборот» позволяет включить старую систему в многокомпонентную ИТ-систему, сделав её одной из компонент и интегрировав потоки данных и управления. В результате:

• потоки данных и управления охватывают и новую, и старую системы;
• появляется свобода в выборе момента отказа от старой системы.

Таким образом, «1С:Документооборот» упрощает переход на новые системы.

Результаты

«Важно было заставить регламенты работать и повысить скорость взаимодействия, — акцентирует внимание Евгений Гафаров. — Для этого нужно концентрироваться не на автоматизации конкретных операций и отдельных рабочих мест, автоматизировать не отдельных игроков, а команду и взаимодействие людей». Уровень автоматизации бизнес-процессов, включённых в рамки проекта, до старта и после завершения проекта показан на рис. 3.

Основные результаты по функциональным областям приведены ниже.

1. Управление поручениями: бизнес-процесс автоматизирован за 2 месяца, среднее время исполнения поручений сократилось с двух недель до двух дней.
2. Управление финансами: казначейство, согласование платежей; особенность — от трёх до восьми согласующих. Бизнес-процесс автоматизирован за 3 месяца. Эффект: исключены хождения по кабинетам, среднее время согласования платежей сократилось до двух дней.
3. Организационный документооборот, бизнес-процессы: согласование служебных записок, согласование исходящих писем и ознакомление с приказом. Бизнес-процесс автоматизирован за 4 месяца. Эффект: исключены хождения по кабинетам, среднее время согласования сократилось до одного дня.
4. Достигнута независимость от уникальных программистов, поддерживающих три самописные подсистемы управления бизнес-процессами.

«Всех этих эффектов было бы невозможно достичь, если бы мы не использовали главный принцип — «фокус на людях», — пояснил Евгений Гафаров.

Рис. 3. Уровень автоматизации бизнес-процессов, включённых в рамки проекта, до старта и после завершения проекта.

Перспективы

«Возможно, в будущем нам предстоит переход на новую систему, например, когда подойдёт время внедрять систему «1С:ERP Управление предприятием 2», — отмечает Евгений Гафаров. — Прежде всего, мы сделаем её частью нашей многокомпонентной системы, подключим её к нашему «мозгу», настроим потоки данных и потоки управления, внедримся в интерфейсы, для того чтобы было удобно пользователям. И постепенно, согласно плану, начнём переводить пользователей со старых механизмов на новые».

Евгений Гафаров предлагает представить информационные системы «Газпром автоматизация» в виде организма, где органы — это информационные системы, «1С:Документооборот» — это мозг, а задачи между информационными системами — это перемещающиеся от мозга к органам нейроны. «Можно заменить тело и использовать другие органы, — замечает Евгений Гафаров, — но мозг важно оставить тот же самый — на базе системы «1С:Документооборот».

Пожелание разработчикам системы «1С:Документооборот»

По мнению Евгения Гафарова, хорошо было бы сделать механизм-«чистильщик», который будет приближать текущие бизнес-процессы к реальности. Зачастую в реальной жизни происходит много отклонений от существующих регламентов и действующих бизнес-процессов. Система должна мониторить эти отклонения. Характерный пример: предприятие заказало что-то поставщику для некоторого покупателя; покупатель же отказался от части позиций. Соответственно, кто-то должен скорректировать процесс закупок: некоторые задачи отменить, другие создать. Механизм «чистильщика» мог бы сканировать контекст, текущую ситуацию по системе, смотреть на события и корректировать текущие процессы, то есть отменять текущие задачи, останавливать ненужные процессы и, наоборот, генерировать новые задачи, менять приоритеты задач и т. д.

Источник: upr.ru