Наверняка, вам будет интересно и полезно посмотреть на привычные для вас бизнес-процессы чужими глазами.
Из этой статьи вы узнаете, что такое аудит бизнес-процессов, нужен ли он именно вам и что вы получите в результате его проведения.
Чем отличается IT аудит бизнес-процессов от обычного аудита?
В ходе обычного аудита проверяется соответствие бизнес-процессов требованиям стандартов и спецификаций.
В качестве IT аудиторов бизнес-процессов мы смотрим, как работают процессы, как аиспользуются ресурсы, насколько доволен заказчик. И затем на основании полученных результатов предлагаем свои решения для оптимизации ваших бизнес-процессов: в результате вы получаете готовый набор инструментов и подробную инструкцию к нему, с помощью которых вы сможете автоматизировать процессы и тем самым сэкономить ваши время и ресурсы.
Как понять, что необходим IT аудит бизнес-процессов?
Можно выделить несколько ситуаций, в которых стоит задуматься о проведении такого аудита:
Внешний аудит компании. Оптимизация бизнес процессов организации
- компания переживает достаточно спокойный период: процессы отлажены, прибыль стабильна, заказчики довольны качеством. Вы не планируете серьезных изменений и расширения бизнеса, но у вас есть время, чтобы посмотреть на используемые бизнес-процессы со стороны. Тогда самое время провести аудит для того, чтобы:
- проверить, есть ли среди используемых вами бизнес-процессов те, которые могут в ближайшем будущем проявить себя как “слабое звено”, и получить инструмент для укрепления таких “звеньев”;
- пока у вас есть для этого время, выяснить какие еще каналы увеличения прибыли/эффективности скрывают в себе используемые процессы, как открыть эти каналы и эффективно использовать.
Очень часто мы привыкаем к бизнес-процессам и чувствуем себя спокойно, зная, что привычный метод точно сработает. Одна мысль о том, что нужно что-то менять вызывает дискомфорт и отрицание.
Поэтому, клиенты (которые тоже совсем не думали о возможном провале) зачастую прибегают к нам в панике, когда ситуация уже дошла до критической точки, и нужно срочное решение.
Но ведь вы же не ждете пока зуб неожиданно разболится и сделает вашу жизнь невыносимой, а регулярно ходите к стоматологу. Вам не придет в голову дожидаться, пока ваш автомобиль развалится посреди дороги – вы регулярно проверяете его техническое состояние. То же самое и с бизнес-процессами. Им тоже нужна профилактика.
- в работе компании наблюдаются регулярные накладки, сроки исполнения проектов/задач не всегда соблюдаются или практически никогда не соблюдаются, заказчики систематически недовольны результатом, прибыль нестабильна. Вы понимаете, что какой-то из процессов (а может быть и не один) дает сбой, но не можете определить какой именно.
- может также возникнуть ситуация, когда вы точно знаете, какой именно процесс является слабым местом вашего бизнеса. Однако, у вас нет идей относительно того, как исправить положение, и вам очень нужно надежное плечо, тот на кого можно опереться и доверить поиск решений; либо такие идеи у вас есть, но вам нужен исполнитель, который все проверит и воплотит их в жизнь качественно и в разумные сроки.
- возможно, вы расширяете свой бизнес, и компания переживает переходный период: увеличивается объем работы, расширяется штат сотрудников, растет линейка продуктов и/или услуг. Использовавшиеся вами до этого процессы устраивают вас по сути, но просто уже не справляются с такими потоками и объемами. И вам нужно оперативно определить, как их можно оптимизировать.
Как проходит аудит бизнес-процессов?
- прежде всего, изучаем предмет аудита, т.е. используемые бизнес-процессы
- собираем общую информацию о компании: на чем специализируется, какие продукты и/или услуги предлагает, сколько сотрудников, какие имеются внутренние документы и процедуры, насколько эффективно они используются на практике;
- изучаем инструкции, документацию, отчеты по прибылям и убыткам и т.д., чтобы вникнуть в текущую стратегию и не просто отладить процессы, а найти конкретные рычаги повышения эффективности и прибыльности;
Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда наши клиенты тратят слишком много денег на хостинг, причем не всегда обоснованно. Мы поможем понять, какие траты лишние, и объясним как их избежать.
Что такое аудит бизнес-процессов? Обязательный и инициативный виды бухгалтерского аудита
- проводим интервью и брейн-штормы с сотрудниками, чтобы выяснить, какие имеются проблемы, всем ли известно об их существовании, как организована работа с проблемами;
- проверяем наличие жалоб от клиентов;
- если процессы стабильные и отлаженные, проверяем работу в нештатных ситуациях (моделируем ситуации, когда сотрудникам нужно действовать не по стандартной схеме).
- анализируем собранную информацию и определяем слабые места в рамках таких процессов
- основываясь на полученной документации и данных, выстраиваем диаграммы, чтобы понять, существует ли определенная система, или процесс протекает хаотично;
- анализируем, насколько процессы зависят от людей, их выполняющих: происходит ли передача опыта и знаний (например, когда сотрудник увольняется: передает ли он информацию, кому и в какой форме);
- определяем процессы, которые плохо организованы, на которые уходит много времени, или в которых задействовано намного больше людей, чем требуется на самом деле;
- анализируем такие процессы и выделяем слабые места.
- предлагаем варианты по укреплению слабых мест (оптимизации и автоматизации процессов)
- определив слабые места, мы продумываем возможные варианты их укрепления за счет автоматизации или за счет изменения подхода к управлению;
- расставляем приоритеты: на какие процессы следует обратить более пристальное внимание уже сейчас, а какие можно иметь в виду на перспективу;
- составляем подробный отчет об аудите бизнес-процессов по полученным результатам с описанием предлагаемых вариантов оптимизации и автоматизации.
Что получаете вы в результате аудита?
После того, как проверка будет завершен, вам предоставляется подробный отчет по результатам аудита бизнес-процессов, в котором отражается следующее:
- перечень слабых мест в рамках процессов;
- рекомендации относительно того, как можно улучшить ситуацию посредством оптимизации и/или автоматизации;
- оценка рисков для используемых процессов.
Как применить результаты аудита на практике?
В теории все звучит достаточно сухо, и вам, наверняка, хочется понять, какую же практическую ценность имеет вся эта процедура.
Не будем утомлять вас долгими рассуждениями, просто приведем несколько примеров.
Пример 1:
Ситуация: существует IT компания. Подбор соискателей на различные должности никогда не был ее основной деятельностью, просто отдел кадров искал кандидатов на вакансии компании. Но в какой-то момент бизнес начал расширяться, штат вырос, и, соответственно, повысились требования к отделу подбора персонала.
В этот период и назрела проблема: вырос объем запросов на поиск кандидатов, отдел расширился, и процесс стал очень нестабильным и непрозрачным (доходило до того, что сотрудники отдела вызывали на собеседование одних и тех же кандидатов, а данные просто терялись). В результате эффективность и скорость найма скатились на очень низкий уровень, и что не менее важно, страдала репутация компании.
В этот момент компания приняла решение провести аудит бизнес-процессов, чтобы определить, как можно оптимизировать работу отдела.
Результат проверки: после проверки выяснилось, что текущий процесс происходит следующим образом:
- сотрудники отдела пользуются отдельной базой соискателей (таблица в формате excel), а воронка кандидатов находится в CRM. Соответственно, при поиске кандидата на определенную вакансию, перенос нужных кандидатов из базы в воронку производится вручную;
- чтобы проверить информацию по кандидату, все ссылки на профили в социальных и/или профессиональных сетях также приходится проверять вручную;
- после работы с кандидатами в воронке, зачастую информацию так и не переносят в базу (не успевают, забывают). Соответственно, база теряет актуальность, и с ней сложно работать дальше.
Вывод: самое проблемное узкое место в этом процессе – это актуализация базы кандидатов. Применяемый инструмент воронки удобно использовать для текущей работы с вакансией, но отсутствует инструмент, который позволял бы соединить и воронку, и базу кандидатов, а также обеспечивал бы их автоматическую синхронизацию.
Предложенное решение: разработать соответствующий скрипт/плагин. Такой инструмент включает в себя следующее:
- общую база кандидатов ( в новую базу автоматически переносится текущая используемая база);
- удобный поиск кандидатов по базе по нескольким фильтрам и добавление в воронку непосредственно из поиска;
- вся история работы с кандидатом внутри воронки привязывается к самому кандидату в базе и сохраняется даже после выхода из воронки; сохраняется также история того, кто и когда контактировал и работал с кандидатом;
- воронка с тем же функционалам, к которому привыкли сотрудники отдела, включая стадии работы с кандидатом и возможность добавлять пометки на любой стадии;
- расширение на Chrome браузер, которое позволяет по клику на одну кнопку собирать автоматически со страницы соцсети все данные о кандидате и добавлять его в базу.
Пример 2
Ситуация: маркетинговое агентство работает с большим количеством компаний и составляет для них письма для рассылки. Выполнение этой задачи занимает много времени. А так как маркетинговые рассылки чаще всего нацелены на конкретную дату или период, часто возникает риск срыва дедлайнов.
Компания понимает, что проблемы есть, и, возможно, даже имеет представление о том, с чем именно эти проблемы связаны, но не может их локализовать и устранить. То есть текущие проблемы решаются за счет определенных временных мер, но нет никакого кардинального решения.
Результат проверки: после проверки выяснилось, что особенно много времени уходит на создание дизайна и верстку шаблонов писем. Процесс протекает так:
- первым в работу включается дизайнер, который объединяет и согласовывает по стилю блоки, составляющие письмо;
- затем письмо передается верстальщику, который создает респонсивную html страницу со стилями в соответствии с дизайном;
- после этого шаблон письма получает маркетолог, который наполняет письмо контентом и переносит в специальный сервис для рассылки.
Как видите, процедура не такая уж простая сама по себе. А если еще учесть человеческий фактор и добавить сюда время на внесение всевозможных изменений в процессе работы, то неудивительно, что команде не всегда удается уложиться в сроки.
Вывод: проблема заключается в том, что для создания письма задействовано много людей. Хотя та работа, которую они делают, не всегда носит уникальный характер (письма оформляются в соответствии с корпоративным стандартом и имеют примерно схожую структуру), получается, что драгоценное время тратится на выполнение задачи каждым из участников цепочки, на коммуникацию между людьми, на исправление верстки, если что-то сделано не так, как хотели маркетологи.
Предложенное решение: автоматизировать этот процесс и разработать инструмент, который позволит самому маркетологу (человеку, не знакомому с версткой) создавать готовые шаблоны писем быстро и легко в визуальном редакторе. В самом инструменте уже заранее заложено, что эти шаблоны отвечают всем требованиям (респонсивность, требования браузеров). В качестве бонуса эта же система может делать и рассылки, чтобы не нужно было переносить шаблон в другой сервис, как MailChimp.
Почему в данном случае не были использованы сторонние готовые инструменты? Потому что они не предполагают разграничение по компаниям, с которыми работают маркетологи, и по правам доступа для сотрудников маркетинговой компании, которые работают с той или иной компанией.
Пример 3
Ситуация: необходимость в проведении аудита возникла у компании, занимающейся подбором и наймом рабочего персонала для строительных объектов. Вопрос появился в связи с тем, что заказчики регулярно выражали недовольство работой компании. При этом у каждого заказчика недовольство проявлялось по-разному: кто-то был недоволен качеством работы, кому-то не нравилось отношение к работе, кто-то негодовал по поводу постоянного срыва сроков. Найти точку пересечения этих жалоб за счет внутренних ресурсов компании не удавалось. Соответственно, не удавалось и найти решение.
Результат проверки: по результатам бесед с заказчиками и проверок стало понятно, что стройка идет медленно, потому что многие рабочие просто не выходят на работу, опаздывают и часто отлучаются.
Вывод: компании нужен инструмент, который поможет контролировать присутствие рабочих на рабочей площадке, исключая при этом человеческий фактор.
Предложенное решение: создать приложение для контроля присутствия на рабочем месте. Решение предполагает использование устройства BEACON, которое имеет ограниченный радиус, и постоянно выполняет сканирование в пределах этого радиуса, обмениваясь информацией с другими устройствами через Bluetooth.
А дальше все просто – на рабочем месте кладут устройство BEACON, а у сотрудника на мобильном устройстве устанавливают приложение. Когда сотрудник входит в радиус действия устройства, включается счетчик рабочего времени. Соответственно, оплата производится по факту рабочего времени.
Как видите, в этих ситуациях благодаря вовремя проведенному аудиту, было найдено и предложено практичное и рациональное решение. Хотите, чтобы ваша история тоже вошла в список историй со счастливым продолжением? Тогда свяжитесь с Umbrella IT прямо сейчас – мы все проверим, найдем решение и поможем его реализовать!
Источник: umbrellait.ru
Аудит бизнес-процессов
Услуга для организаций, которые не знают, каким данным доверять и как автоматизировать обработку этих данных.
Полезен компаниям с десятками информационных систем и процессов
Без аудита бизнес-процессов
С аудитом бизнес-процессов
В компании нет понимания, как развивать бизнес-процессы и архитектуру, связанные с клиентскими данными. Отсутствует и стратегия, и план.
Клиентские данные обрабатывают, валидируют и обогащают вручную. Это долго, дорого и ненадежно
Неясно, каким данным из каких систем и процессов доверять
Одни системы не знают об изменениях клиентских данных в других. Разные процессы работают с разными наборами данных. Неизвестно, где эталон
Непонятно, как наладить Data Governance и процессный подход к управлению клиентскими данными
Показываем, в каких точках автоматизировать обработку, проверку и обогащение клиентских данных
Формируем матрицу доверенных данных. Показываем, каким данным из каких источников доверять
Определяем, какие системы должны меняться данными и в каком объеме. Проектируем эталонный набор данных, единый для всех систем
Знаем, как изменить процессы и архитектуру, чтобы повысить качество клиентских данных. Обозначаем узлы, где трансформация невозможна и нужен постоянный мониторинг
Часто у компании нет ресурсов, чтобы изучать клиентские данные и процессы.
А у каждого департамента в приоритете свои задачи
У HFLabs есть и команда, и свежий взгляд на бизнес заказчика
Не отстаиваем ничьи интересы
HFLabs вне политики. Мы обозначаем проблемы такими, какие они есть. Потому что независимы и ни с кем не аффилированы.
Смотрим со стороны, видим всю картину
Руководитель проекта погружается во все процессы заказчика, участвует во всех интервью. Когда нужно, подключает системного и бизнес‑аналитика, архитектора.
Вкладываем опыт десятков проектов
С 2005 года работаем с данными в энтерпрайзе. Закрыли 50 проектов в банках, страховых, ритейле, телекоме. Понимаем, каких целей как добиться. Клиенты HFLabs
Чем больше организация, тем сложнее оценить ее процессы изнутри. Потому что в большой компании полно подводных течений: одно подразделение дружит со вторым, оба не знают, что происходит в третьем, а четвертое вообще работает само по себе. Аудит HFLabs — это взгляд с вертолета. Мы честно и непредвзято разбираемся, что происходит с клиентскими данными у заказчика.
И советуем, как улучшить процессы и архитектуру. В чем именно состоит оптимизация.
Ника Суслова
Директор направления банковской практики и консалтинга
Ника Суслова
Директор направления банковской практики и консалтинга
Показываем узкие места процессов
Бизнес впустую
тратит ресурсы
Одни подразделения вручную делают то, что в других уже автоматизировали.
Это снижает общие показатели эффективности.
Внутри компании хромает синхронизация данных
Подразделения параллельно ведут карточки одних и тех же клиентов, не меняясь данными.
VIP-обслуживание страдает
Только в изолированном контуре випов обслуживают как положено. А в остальной компании им предлагают обычные услуги.
Создаем стратегию развития бизнес‑процессов и архитектуры
Приходят некорректные данные
Информация об одном клиенте дублируется
Данные не добрались до эталонной базы
Аудит охватывает все,
что влияет на клиентские данные
- — где появляются новые клиентские данные;
- — где изменяются;
- — в каких узлах появляются ошибки;
- — что можно автоматизировать.
Выявляем, в каких процессах формируются достоверные данные: они валидируются или приходят из надежных внешних источников.
Приходят некорректные данные
Информация об одном клиенте дублируется
Данные не доходят до эталонной базы
Итог аудита: набор схем, презентаций, карт и прочих материалов
- — Оценка процессов и архитектуры, относящихся к работе с клиентскими данными;
- — перечень проблем, осложняющих управление данными;
- — заключение о качестве источников данных и степени доверия к ним;
- — предложения по оптимизации бизнес-процессов и архитектуры.
Бизнес-аудит и его роль в управлении компанией
Аудит бизнеса является формой контроля соблюдения всеми участниками бизнес-процессов своих функциональных обязанностей, а также выявления скрытых возможностей для его роста.
Есть несколько форм аудита бизнеса.
- Внешний аудит – форма контроля компании сторонней организацией для объективной оценки ее деятельности, финансовой и налоговой отчетности на договорной основе.
- Внутренний аудит – форма контроля, организованная внутри компании ее руководством для получения достоверной информации о состоянии учета, отчетности, соблюдения финансовой дисциплины, наличия товарно-материальных запасов, а также соблюдения регламентов и стандартов установленных в компании.
- Инициативный аудит – внеплановая форма контроля компании, проводимая по решению ее руководства с целью получения достоверных сведений по соблюдению финансовой дисциплины и отчетности.
- Обязательный аудит – форма контроля компании регламентируемая Федеральными законами.
Для роста и развития компании важны все четыре формы контроля. Но мы в первую очередь остановимся на внутренней форме контроля. Так как именно она позволяет выявить все нарушения и своевременно принять меры к их устранению.
Правильно организованный внутренний контроль позволяет руководителю выявлять не только источники финансовых потерь, но ресурсы компании для конкурентной борьбы на рынке.
Не секрет, что сколько бы регламентов было не написано и сколько бы стандартов не установлено они будут нарушаться. Человеческий фактор никто не отменял. Если однажды стандарт будет нарушен и это нарушение останется без внимания, то последует его повторение. Зачем делать как надо если можно проще и легче и за это ничего не будет. А это в долгосрочной перспективе потеря имиджа компании, и ее последующее разорение.
Руководитель компании должен постоянно иметь достоверную, проверенную и точную информацию по всем бизнес-процессам. Не имея такой информации, все бизнес планирование компании превращается в груду макулатуры или бесполезных файлов.
А если ты не в состоянии спланировать результаты деятельности компании в краткосрочной перспективе, то однозначно это не будет сделано и в стратегическом прогнозировании. Как результат конкурентная борьба будет проиграна в самом начале.
Внутренний аудит позволяет на раннем этапе выявить и предоставить руководству нужные сведения по реальному состоянию дел в компании. И этот процесс должен идти в компании постоянно, при этом, не нарушая текущей жизнедеятельности.
Внутренний контроль позволяет обеспечивать своевременный контроль по всем направлениям деятельности компании.
Это и контроль автономных подразделений, и регулярные целевые проверки, позволяющие выявить внутренние резервы и перспективные направления развития.
Это также и устранение на месте выявленных нарушений, стандартов, регламентов, разъяснение и консультирование по всем возникающим вопросам: учету и отчетности, хранению и сохранности, отпуску и приему материальных средств.
Как видим внутренний аудит, как форма контроля, это мощный резерв для руководства в вопросах выявления ресурсов компании. И в современных условиях его надо использовать максимально полно, но при этом он не должен стать формой давления на сотрудников, а быть катализатором поддержки изменений внутри бизнеса.
Бизнес-консультант Александр Довгаль
По вопросам получения консультации напишите мне в разделе «Обратная связь»
Понравилась статья — поделитесь с друзьями!
Источник: adovgal.ru