Аудит бизнеса чек лист

Для того, чтобы провести аудит Вашего бизнеса, без глубокого погружения в финансовую отчётность, достаточно обратить внимание на несколько аспектов и честно ответить себе всё ли там в порядке. Речь пойдёт о продуктовых магазинах и проблемах, которые мы встречаем в каждом из них.

218 просмотров
Супермаркет Базилиk

Если Вы предприниматель со стажем, то наверняка давно определили приемлемый уровень заработной платы работников, правильно и во время оплачиваете налоги и сборы, имеете необходимые резервы и оборотку. Но в последнее время доходы традиционной розницы только падают. Так почему же это происходит?

99% предпринимателей отвечают, что виной всему федеральные сети и низкие цены на товары в них. И это частично так, но не только цены решают. К тому же федеральные продуктовые сети умело создают иллюзию магазинов низких цен, но таковыми по факту не являются.

Простое сравнение цен Вашего магазина и магазина “шестёрочка” легко подтверждает это. Ведь в большей части ассортимента у Вас окажутся либо такие же цены, либо, что чаще, Ваши цены будут ниже, за исключением акционных позиций.

Как провести SEO-аудит сайта: рекомендации и чек-лист для проверки. Вебинар Евгения Летова

Так что же не так с Вашим магазином? Почему покупатель всё чаще голосует рублём за сетевика? Давайте разберём несколько важных пунктов:

1. Какой формат торговли Вы используете: самообслуживание или прилавочный? Если у Вас всё ещё магазин прилавочного типа, то Вам давно пора меняться. В пользу самообслуживания кратко можно выделить несколько факторов:

• Почти все законы маркетинга и мерчандайзинга устроены так, что просто не смогут работать в прилавочном магазине. Дело в том, что эти законы действуют на покупателя напрямую, а не через продавца. Соответственно, при наличии посредника и без свободного доступа к товару, ничего не получится.

• Многие из нас, заезжая в магазин после работы не настроены на общение (даже с продавцом) и желают быстрее купить себе пищу и устремиться домой. Этим также объясняется растущая популярность касс самообслуживания — быстро, удобно, минимум контактов.

• Минимизация человеческого фактора — грубость, некомпетентность или просто покупателю не нравится персонал.

• Хорошая представленность ассортимента магазина. В прилавочном магазине товар просто не видно, отсутствует логика выкладки, товар закрыт торговым оборудованием или просто навален сверху на все возможные поверхности, товар далеко от глаз, нет возможности взять в руки, почитать состав, проверить сроки годности и т.д. Да, можно попросить у продавца, но на третий/пятый раз Вы, скорее всего, будете посланы в. другой магазин.

• Неочевидный плюс — сокращение издержек на воровство и просрочку. Почему? Потому что если данный показатель у Вас превышает 2-3% от оборота, то в большинстве случаев воруют свои. Система автоматизации, а также правильный контроль заказа товара, выкладки и контроля сроков годности минимизируют данные потери.

В прилавочном формате вариантов “подзаработать” у персонала больше и делать это намного легче. При правильном подходе показатель воровство/списания не будет превышать 1% от оборота, что является нормой и вполне терпимо для бизнеса.

Как создать чек-лист для аудита

Пример выкладки молочной продукции

2. Мерчандайзинг. Правильная выкладка товара — очень важный фактор. Проверьте, не стоит ли у Вас рядом с пивом печенье, а рядом с кетчупом чай. Если Вы не знаете правил мерчандайзинга, то ориентируйтесь на простую житейскую логику и свой опыт.

Рядом стоящие товары должны друг с другом сочетаться, как, например, чай с конфетами и печеньем или снеки с напитками. Не раскидывайте один и тот же товар по всему магазину, группируйте товары в группы. Внутри группы приоритетно используйте вертикальную выкладку, т.е. товар выкладывается на весь стеллаж снизу вверх от дешёвого к дорогому, а не сверху других товаров, также размазанных на несколько стеллажей.
3. Ассортимент. Вот где для Вас существует большое поле для творчества. Отстраивайтесь от конкурентов ассортиментом, не играйте в ценовые войны. Уровень наценки сетевых магазинов позволит им поставить цену ниже Вашей закупочной и быть в прибыли. Где найти интересные товары? Нет лучшего совета, чем включить компьютер и начать рыть в поисковике.

Поверьте, ассортиментная матрица торговых сетей — это лишь капля в море огромнейшего разнообразия товаров, причём отечественного производства, о которых Вы никогда не слышали.
4. Ремонт, дизайн, оборудование, чистота, отсутствие товара на полу. Объединим эти факторы в один пункт. Продавая продукты питания, Вы вряд ли должны удивляться тому, что покупатель выбирает магазин, в котором чисто, приятно, вкусно пахнет, а товар аккуратно выставлен на полках нового торгового оборудования, соответствующего санитарным нормам. Проверьте, всё ли в порядке в этом плане у Вас?
5. Освещение в торговом зале. Очень важный фактор, на который не обращают внимание большинство предпринимателей. Главный совет: товар должен быть освещён лучше, чем всё остальное в магазине, чем вообще всё! Основной акцент на товар. Правильно подсвеченный товар, так и просится в руки на контрасте ярких красок упаковки и приглушённо освещённого всего остального.

Добиться этого можно только с помощью подбора правильной ритейл-оптики и проектирования.
6. Маркетинг. Думаете это что-то доступное только непобедимым федеральным компаниям? Это совсем не так. Добавить несложные элементы маркетинга под силу любому предпринимателю. Я бы посоветовал однозначно использовать вставки в ценники с надписями акция, товар недели, без глютена/сахара и другие. Также не забывайте об акционных товарах.

Вы тоже можете проводить акции, но готовиться к ним нужно заранее. Отличный инструмент для правильного проведения акций — промо-календарь. Банальные карты лояльности тоже должны быть и при наличии почти любой товароучётной программы внедрить их не составит проблем. Дополнительно: счастливые дни/часы для пенсионеров, студентов или других групп населения. Инструментов маркетинга великое множество, используя хотя бы малую их часть Вы точно сможете повысить эффективность своего бизнеса.

Часть большой прикассовой зоны

7. Кассовая зона. 30% всех продаж магазина происходит в прикассовой зоне. Это самое “горячее” место. Оборудуйте и спланируйте его так, чтобы максимально увеличить средний чек.

В этой зоне должны размещаться импульсные товары, напитки, мороженое, табак, бытовые мелочи (батарейки, зарядки и пр.), также можно продублировать часть акционных товаров.
8. Персонал. Дружелюбие, готовность и желание помочь покупателю, использование дежурных фраз: добрый день/ждём Вас снова/хорошего дня. А предлагают ли Ваши продавцы/кассиры новинки или акционные товары покупателям? Насколько опрятно одет Ваш персонал и отвечает ли его одежда и внешний вид санитарным нормам?

Вот только некоторые пункты, проверив и исправив недочёты в которых, Вы сможете существенно увеличить продажи. Если Вы настроены на реконструкцию своего магазина, то Вы должны начать с проекта, который позволит создать такую расстановку торгового оборудования и товарных категорий, которая обеспечит работу многим законам маркетинга и мерчандайзинга.

Приведение магазина в порядок по данному чек-листу требует определённых вложений. Но если Вы не готовы вкладывать деньги в Ваш бизнес, то лучше продать магазин и вложить деньги в акции с 400% прибыли, с чем Вам помогут многочисленные инфоцыгане. Если же Вы готовы побороться за свой бизнес, то действуйте.

Базилик — искусство меняться к лучшему.

Источник: vc.ru

Чек-лист для внутреннего аудита

На сегодняшний день внутренний аудит является неотъемлемой частью механизма контроля деятельности компании собственником и руководством. Крупные организации и бизнес средней руки уделяют ему большое внимание. Некоторые привлекают для проведения внутреннего аудита сторонних исполнителей. В этом есть некоторые плюсы – их непредвзятость сможет дать более достоверные результаты.

Несмотря на это многие компании отдают предпочтение собственным сотрудникам и организуют на предприятии целые отделы, отвечающие за внутренний аудит.

Внутренний аудит весьма обширен и затрагивает большой массив данных, поэтому любой инструмент, который поможет их систематизировать для выделения правильных выводов, становится весьма уместным. В данной статье мы расскажем о том, как можно облегчить задачи по проведению внутреннего аудита, сэкономив деньги компании, за счёт использования чек-листов.

Задачи внутреннего аудита

Внутренняя аудиторская проверка предприятия направлена на оценку и анализ продуктивности деятельности. Она же должна выявить слабые стороны, чтобы дать рекомендации по снижению рисков и найти направления, в которых заложен нераскрытый до сих пор потенциал.

На основании результатов внутреннего аудита руководство компании сможет оптимизировать финансово-хозяйственную деятельность и сделать более эффективными управленческие моменты.

В целом, все задачи внутреннего аудита можно поделить на 3 направления:

• Обеспечение эффективной работы компании;
• защита интересов компании и владельцев;
• предоставление помощи и разъяснений исполнителям на местах для более эффективной работы каждого сотрудника.

Получается, что внутренний аудит нужен каждому – как владельцу, так и отдельному сотруднику, и компании в целом. А ещё он важен в глобальном плане, поскольку готовит организацию к проверкам. Своевременное выявление ошибок в документации или несоответствий в деятельности и предоставляемых данных может предотвратить серьёзные проблемы с госорганами.

Методика проведения внутреннего аудита

Внутренний аудит охватывает множество методик. Выбор зависит от конкретной задачи, которую преследует владелец.

Все методы проведения внутреннего аудита можно разделить по нескольким признакам:

1. По сфере применения:

2. По целевой функции:

• Общенаучные;
• конкретные.

3. По способу проверки информации из документации;

• Документальная проверка;
• фактическая проверка.

4. По форме отображения данных в учётной документации:

• Проверка отдельного бух.документа;
• проверка фактов хоз.деятельности из нескольких взаимосвязанных документов;
• проверка однородных фактов хоз.деятельности.

Как организовать проведение внутреннего аудита по чек-листам

Организация внутреннего аудита отнимает много времени, как и его проведение. Поэтому каждый ответственный сотрудник будет рад вспомогательному инструменту. Это поможет персоналу сконцентрироваться на деталях проверки, не отвлекаясь на оформление данных в формат, понятный и приемлемый для отчётности. И с этой задачей отлично справляются чек-листы.

Причём не имеет значения, проводится ли аудит, касающийся, например, соответствия количества товара на складе по документам фактическому или осуществляется контроль соблюдения стандартов компании в сфере обслуживания клиентов. Любая проверка может пройти быстрее с мобильным приложением CheckOffice и электронными контрольными листами.

Как подготовить чек-лист

Для начала потребуется выделить список контрольных вопросов. Для этого потребуется квалифицированный персонал. В ситуации с инвентаризацией это может быть перечень товарных позиций. В случае, когда проверяется работа сотрудников – список стандартов, которые должны быть соблюдены. Если проводится проверка наличия необходимых документов, например, проверка работы отдела кадров, то в чек-лист может быть внесён этот перечень.

Выбираются допустимые значения. Самое простое – это «ДА» и «НЕТ», но не обязательно ограничиваться ими, для фиксации, к примеру, того же количества наименований товара можно использовать цифровое значение. Можно оставить поле под текстовый ответ.

Все эти данные вводятся в шаблон чек-листа, расположенный в мобильном приложении. Его можно заполнить как с ПК, так и со смартфона. Но главное преимущество – это именно использование при проверке чек-листов с мобильного телефона.

Мобильная платформа становится виртуальным местом проведения проверки. Здесь аккумулируются все силы компании – лица, которые отвечают за её организацию, проведение и анализ результатов. По факту это всего лишь добавление ответственных лиц в приложении. Так каждый сотрудник сможет отслеживать положение дел в текущий момент. Увидеть то, что ему позволят полномочия.

Из круга ответственных лиц выделяются непосредственно исполнители, которые будут проводить внутренний аудит. Напомним, что это могут быть как сотрудники компании, так и привлечённые специалисты. Зачастую это может быть и вовсе неблизкий к отрасли ответственный человек, которому только и необходимо, что свериться с контрольным листом, пройтись по пунктам и обозначить выявленные несоответствия. Как при проверке аптеки тайным покупателем.

Чек-лист создан, ответственный за проведение проверки выбран, можно начинать проверку.

В назначенное время сотрудник прибывает на место и начинает проверку. О том, что всё происходит в нужном месте в указанное время, будет свидетельствовать отслеживание геопозиции, которое также можно зафиксировать в ходе внутреннего аудита.

Также доступна фото- и аудиофиксация происходящего, что поможет добавить проверке надёжности и достоверности.

После проведения внутреннего аудита результаты будут сохранены и доступны для всех добавленных лиц.

Заключительным этапом внутреннего аудита станет обсуждение результатов, в котором сильно помогут систематизированные результаты проверки, осуществлённой при помощи чек-листа и проанализированные платформой.

Почему для внутреннего аудита лучше использовать чек-листы

Чек-лист позволяет максимально объективно оценить ситуацию. Он даёт конкретные выверенные параметры, по которым сотрудник может оценить ситуацию.

Чек-лист ускоряет проведение проверки. Особенно это важно тогда, когда проводимый внутренний аудит тормозит работу сотрудников. Например, переучёт тормозит работу торговой точки.

Мобильный аудит поможет не допустить финансовых потерь из-за оттягивания ресурсов на проверку. Больше всего времени уйдёт на составление шаблона чек-листа, однако, один и тот же контрольный лист можно использовать многократно. При этом сама проверка будет проходить максимально быстро, ведь сотруднику нужно будет лишь прочесть вопрос и выбрать подходящий ответ.

Для того чтобы наглядно увидеть результаты в мобильное приложение встроены механизмы, помогающие формировать диаграммы.

О сервисе CheckOffice

CheckOffice – это надёжная платформа, которая помогает провести мобильный аудит при помощи чек-листов. С её помощью контроль и соблюдение стандартов становится проще. Компания может экономить ресурсы сразу по нескольким направлениям: обучение новых сотрудников, предотвращение штрафов от контролирующих органов, и, конечно, внутренний аудит.

Это современный инструмент, который уже выбрали крупнейшие компании. SLK Cement, Decathlon, Бизнес Кар, OBI – локомотивы своих отраслей давно оценили возможности CheckOffice. Они используют чек-листы для аудита совершенно разных направлений. Это помогает им снизить издержки на отслеживание соблюдения строгих стандартов и укреплять позиции своего бренда на рынке.

CheckOffice предлагает своим клиентам как возможность создавать свои электронные чек-листы, так и воспользоваться готовыми. Для этого в библиотеке чек-листов доступен поиск, позволяющий выбрать подходящий шаблон для проведения проверки.

CheckOffice всегда открыт для своих клиентов и готов помочь с любым вопросом, касающимся работы программы, условий обслуживания или любой другой задачи по мобильному приложению. К услугам пользователя доступны справочные статьи и помощь сотрудников CheckOffice посредством бесплатной горячей линии, чата или формы на сайте.

Преимущества CheckOffice перед бумажными чек-листами и Excel-таблицами

Все данные хранятся в облачном хранилище

Для передачи чек-листа ответственному сотруднику достаточно лишь назначить его ответственным. Это экономия средств компании за счёт рационального использования времени сотрудников, кроме того, не нужен принтер, бумага для печати.

Данные с бумажных чек-листов не всегда можно легко расшифровать. Сотрудник может, поторопившись, неаккуратно поставить галочку или неразборчиво написать, и кому-то придётся с трудом расшифровывать результаты. При проверке с CheckOffice это исключено.

Работать с Excel-таблицами удобнее, чем с бумажным носителем

Но и здесь есть свои подводные камни. Немногие могут похвастаться доскональным знанием программы MS Office, поэтому многие её функции остаются неиспользуемыми. И получается, что программа используется, грубо говоря, как блокнот для записей.

CheckOffice– интуитивная программа. Составление индивидуального чек-листа не представляет из себя проблемы даже для того, кто никогда этого не делал. Диаграммы, отчёты – всё это формируется доступно и понятно.

Гибкий функционал

Важно, что при использовании CheckOffice пользователь получает множество опций, которые упрощают не только проведение проверки, но и последующие результаты. К примеру, возможность оставить комментарий к любому полю. Тогда при проверке можно сразу указывать нюансы, которые могут иметь решающие значения при оценке данных.

Например, при проверке выявлено отсутствие важного документа. Всё в порядке, просто он находится в другом филиале, и вы можете это указать.

Или при проведении внутреннего аудита в области контроля работы персонала выявлено несоответствие формы сотрудника стандартам компании. Специалист дал устное пояснение, которое записано в виде аудиосообщения и прилагается к результатам проверки.

Улучшенный контроль

Руководитель может контролировать, регулировать, влиять на ход проверки буквально в режиме онлайн. Результаты загружаются мгновенно, благодаря чему можно сразу оценить масштаб нарушений и принять оперативное решение по их урегулированию.

Например, в ходе внутреннего аудита было выявлено, что сотрудник магазина неправильно установил промо-стойку и если это не исправить в кратчайшие сроки могут последовать санкции от заказчика. Оперативная обратная связь решит проблему.

Безопасность

Безопасность данных компании – это первостепенная задача при разработке любого программного продукта, связанного с хранением и передачей информации об организации. Поэтому Чек Офис выбирают владельцы, которые не готовы подставлять под удар свою репутацию и целостность компании. Пользователи взаимодействуют с сервисом через защищённое соединение, благодаря чему возможность перехвата конфиденциальной информации сводится на нет. За безопасность облачного хранилища отвечает надёжная система Яндекс.Облако.

Подведём итоги

Нельзя недооценивать важность внутреннего аудита. У каждой компании есть слабые стороны, и своевременное выявление их поможет удержать своё место на рынке и двигаться дальше. Отсутствие же контроля руководства над соблюдением стандартов сотрудниками повлечёт за собой снижение уровня их внутренней дисциплины. Ни одна из мер, направленных на развитие организации не будет двигать её вперёд, если не уделять внимания внутреннему аудиту.

Сегодня ничто не может быть поводом отказаться от предложения попробовать в работе чек-листы, сформированные в мобильном приложении CheckOffice. Начать проще простого – зарегистрируйтесь в системе, скачайте мобильное приложение и воспользуйтесь любым готовым электронным чек-листом из библиотеки или создайте свой. Это бесплатно и потребует совсем немного времени, а вы можете получить значительное преимущество перед конкурентами, начав прямо сейчас.

Источник: checkoffice.ru

Аудит отдела продаж: как провести и чек-лист для проверки

Для реализации продукции и роста прибыли нужно учитывать факторы влияния, вовремя выявлять недостатки и положительные стороны бизнеса. Опытный руководитель предприятия должен регулярно проводить аудит отдела продаж, потому что только анализ помогает понять, как двигаться дальше и развивать компанию. В статье рассмотрим, что такое аудит продаж и как его проводить.

Что такое аудит отдела продаж

Аудит отдела продаж — это независимая, комплексная проверка экономической деятельности, профессиональной пригодности и целостности компании. Экономисты сравнивают подобную ревизию с работой автослесарей, которые проводят техническую диагностику транспорта.

На основе аудиторского заключения руководитель определяет достоверность учетных данных. Результаты исследований отражают реальное положение бизнеса, указывают на способы повышения производительности, уменьшения себестоимости и увеличения прибыли.

В каких случаях необходим аудит

Аудит отдела продаж способствует выявлению и срочной ликвидации производственных проблем. Наиболее слабые места в бизнесе — компетенции персонала, маркетинг, конкуренты и клиентская база.

Срочный аудит отдела продаж в любой компании нужно проводить в случаях, когда:

• необходимо повысить объем реализации для увеличения прибыли;
• результаты отделов меньше запланированных показателей;
• происходит отток клиентов, которых переманивают конкуренты;
• увеличивается кадровая текучесть;
• реклама не эффективна;
• услуги и товары не имеют отличительных качеств, сливаются в общем потоке товарооборота в данном сегменте рынка.

Аудит отдела продаж выявит слабые точки бизнеса, укажет на расходы, которые нужно сократить или проиллюстрирует, в чем состоит превосходство конкурентов.

Изменение структуры компании

Любые изменения несут риски и расходы, насколько эти риски оправданы и целесообразны покажет аудит. Если руководитель компании хочет масштабироваться, то лучше построить параллельную структуру, а существующую модель подвергнуть минимальным изменениям. Реорганизация отдела продаж не дает гарантий, что это увеличит выручку, а прибыль покроет затраты, поэтому перед введением любых новшеств в отделе продаж нужен аудит.

Трудности в работе с сотрудниками в отделе продаж

Проблемы с сотрудниками создают текучесть кадров, а каждому новому работнику нужно время для адаптации на рабочем месте и обучение. Когда уходит менеджер предстоит поиск специалиста и повторение всех мероприятий по кругу. Это тратит много времени и ресурсов, гораздо практичнее провести аудит отдела продаж и исключить повтор ошибок. Одним из эффективных методов исследования — это интервьюирование сотрудников. Не каждый откроется руководителю, но помощник с навыками психолога может провести откровенные беседы, сделать выводы об отношениях в коллективе и выявить настоящую проблему текучести.

Высвобождение ресурса собственника

Чтобы не сгорал ресурс и мотивация, важно соблюдать баланс между работой и отдыхом. Аудит отдела продаж покажет, как освободиться от тотальной загруженности, чтобы не пострадал бизнес.

В план разгрузки собственника входит:

• тренировка профессиональных качеств;
• взаимодействие с помощниками;
• подбор квалифицированных специалистов;
• анализ для определения элементов эффективности.

Постепенная разгрузка и обучение кадров может высвободить много ресурсов для руководителя. Иногда бизнес позволяет полностью передать бразды правления своим надежным партнерам, но каждый случай индивидуален. Даже если развитие предприятия невозможно без его учредителя, можно придумать альтернативные варианты разгрузки. Например, отпуск не будет катастрофой, если воспитать кадры и обучить хороших заместителей, которые частично снимут нагрузку.

Выход бизнеса на новый уровень

При успешном развитии торговой организации возникает желание расширить рынок продаж. Комплексная проверка отдела продаж не поможет избавиться от сомнений, но может выступить как экспертная позиция, которая укажет сразу несколько вариантов направления, выделит для каждого свои сроки, риски и стоимость.

Аудит покажет, готов ли бизнес к новому уровню или все структуры требуют доработки и еще нужно подождать.

Что дает проведение аудита

Анализ позволяет узнать:

• технологии, с которыми работают менеджеры;
• причины срыва сделок;
• рекламные составляющие;
• способы развития фирмы;
• каналы реализации;
• алгоритмы контактов с покупателями.

С этими знаниями можно найти меры, которые помогут улучшить работу компании.

Как проверять отдел продаж

Первый этап аудита — проверка компетенции сотрудников. Каждый аудитор использует свои секреты для быстрого и эффективного анализа отдела продаж, но существуют и классические методики.

SWOT-анализ

SWOT методику используют при стратегическом планировании, чтобы выявить внутренние и внешние факторы влияния на организацию.

SWOT-анализ рассматривает 4 категории:

• сильные стороны — strengths;
• слабые стороны — weaknesses;
• возможности –opportunities;
• угрозы — threats.

Анализ помогает оценить положение отдела, найти проблемы и разработать стратегию на будущее развитие.

Модель 7С Маккинси (7S McKynsey)

С помощью этого инструмента анализируют организационную структуру отдела продаж. Термин «7С Маккинси» получил свое название по 7 базовым элементам, которые начинаются на букву «С»:

• стратегии;
• структуры;
• управление;
• взаимные отношения;
• состав коллектива;
• опыт и компетентность сотрудников;
• ценность.

Все элементы связаны друг с другом как кластер, и если изменить один из них, произойдет трансформация в других. Анализ помогает проследить эти взаимосвязи и спрогнозировать последствия каждого преобразования.

Чек-лист для оценки отдела продаж

Чек-листы для аудита отдела продаж выполняют роль дополнительного, вспомогательного инструмента, куда можно заносить и структурировать всю полученную информацию.

В помощь аудитору руководство может предоставить чек-лист в виде таблицы, где зафиксированы рабочие процессы. По этим данным узнают общую картину сбыта, оценивают связь с клиентской базой.

При аудите часто выявляются проблемы в основных этапах работы отдела: повторных продажах, воронке, плане. Эти аспекты нужно проанализировать.

Повторные продажи

Чтобы увеличить клиентскую базу нужно не забывать о покупателях, которые возвращаются за повторной покупкой. Благодаря повторным продажам и сохранению лояльной аудитории можно добиться успеха.

Чтобы проанализировать повторные продажи и улучшить работу отдела, проверьте:

• разделение обязанностей между менеджерами, назначены ли ответственные за клиентами в маленьких отделах;
• разработку выгодных предложений;
• правильность определения ЦА по типам, критериям, потребностям, материальным возможностям, возрасту и половой принадлежности;
• план развития, выделены ли в нем крупные заказчики и успешные партнеры;
• невыгодных клиентов и точки соприкосновения с ними.

С помощью комплексной проверки отдела, оценки деятельности, разработайте более эффективную программу для работы с целевой аудиторией и клиентской базой.

Воронка продаж

Нужно проверить, как реализуется воронка продаж. Работа с клиентом должна начинаться до попадания в воронку и не заканчиваться, когда он из нее выйдет. На каком этапе отсеиваются клиенты, какой менеджер хорошо работает, можно проследить с помощью сквозной аналитики. Для стандартизации, тестирования воронки внедряют и настраивают аналитику. Разрабатывают альтернативный вариант для клиентов, которых интересует предмет, но они не готовы покупать.

План продаж

Частая ошибка предпринимателей — отсутствие плана продаж или разработка нереальных прогнозов. При диагностике нужно проверить, что для каждого продукта, товара, услуги есть своя система. Нельзя же рекомендовать один рецепт для разных блюд, так и план реализации должен быть раздельным.

Организация работы

От правильной организации рабочих процессов зависит успех компании. Чтобы проанализировать, как построена работа отдела, проверьте:

• регламент занятости продавцов;
• вовлечение новых сотрудников в общий режим;
• передачу клиентов уволенного персонала другим менеджерам, с полной информацией о контактах, на каких стадиях находятся сделки;
• осуществляются ли обучения и тренинги.

Отчетность

Когда продавец сдает отчет у него появляется ответственность перед контролирующим подразделением, поэтому нужно проанализировать, как в компании производится отчетность. Для небольших объемов можно использовать простые инструменты, но если информации много, процедуру стоит автоматизировать.

Проследите, чтобы отчетность не переросла в тотальный контроль — пристальное внимание и рутинная бюрократия только навредят. Время будет уходить на заполнение форм, а не на общение с покупателем. Сдачу документов могут заменить планерки, где можно разбирать неудачи и отметить лидеров продаж.

Мотивация команды

Нужно рассмотреть, какими способами руководитель мотивирует команду. Возможно, кому-то достаточно объявить благодарность за хорошую работу, но лучшая мотивация — материальная. Возможно, стоит ввести премии за выполнение плана, увеличение зарплаты с повышением рейтинга, бонусы за отзывы с благодарностями клиентов.

Сотрудники

Квалифицированная команда способна развить бизнес. Чтобы сотрудники вносили вклад в развитие компании, сами развивались и оставались лояльными, нужно рассмотреть, насколько комфортны их условия работы и насколько равномерно распределены нагрузки.

Инструменты продаж

Аудит включает проверку наличия инструментов для облегчения и автоматизации продаж:

• инструкции:
• макеты писем;
• скорость оформления коммерческих предложений;
• презентации товаров;
• памятка менеджеру.

Чтобы механизмы работали слаженно, нужно постоянно обучать команду пользоваться инструментами продаж. Так сотрудники смогут грамотно и понятно донести информацию клиентам.

«Отвал» покупателей

Проверьте, как контролируется потеря клиентов. Для этого изучите:

• составляют ли отчеты, где отражают причины потерь;
• изучают ли разговоры и переписку;
• отмечают ли возврат и отток.

Анализ работы покажет, сколько покупателей ушло и сколько вернулось, поможет оценить причины неудачных продаж.

Оценка лояльности покупателей

NPS — это индекс лояльности потребителей, метрика, по которой определяют, как относятся к реализуемым продуктам клиенты. Индекс нужно постоянно контролировать, так как он показывает рост производительности компании.

Оценивать лояльность можно с помощью опроса. Например, спросите:

• какую оценку из 10 баллов поставит клиент качеству обслуживания;
• будет ли рекомендовать продукцию друзьям;
• что необходимо выполнить для получения высокой оценки.

NPS измеряют крупнейшие мировые компании, так как привлекать новых клиентов намного дороже, чем сохранять старых.

Доля в клиенте

Проанализируйте, проводит ли компания расчет доли клиентов. Этот параметр указывает на фактический потенциал покупателей, поэтому рассчитывать его стоит постоянно.

Для выполнения расчета доли клиента необходим:

• опрос;
• статистическая оценка;
• исследования рынка.

Для определения уровня пенетрации используют формулу:

S = V : P x 100 %, где

• S — доля покупателя или индекс пенетрации;
• V — общий объем закупок на предприятии;
• P — покупки клиента.

Параметр указывает на фактический потенциал каждого покупателя.

Продукт

Менеджеры должны разбираться в продуктах, которые они продают. Проверьте пункты, по которым можно понять, что этот аспект проседает:

• в компании нет системы, по которой сотрудники постоянно повторяют информацию о продукте;
• продукт не тестируется;
• нет какого-либо руководства по продукту;
• KPI сотрудников не включает понимание продукта.

Ценность продукта для клиента

Анализ работы менеджеров поможет понять, насколько они квалифицированы в продажах. Для этого проверьте, используют ли менеджеры:

• общение в контексте «характеристика, преимущество, выгода»;
• объяснение вспомогательных преимуществ,
• рассказ о достижениях компании;
• объяснение того, что человек получит от покупки.

Если менеджеры не используют эти базовые аспекты, нужно внедрить их в систему продаж.

Навыковая модель

Навыковой моделью называют список навыков для каждого сотрудника, которые нужны именно вашей компании. Нужно проанализировать, работает ли у вас система навыковой модели, по следующим критериям:

• внедрены ли в компанию листы развития;
• оценивается ли загруженность менеджеров по этим листам;
• есть ли скрипты разговора;
• проводится ли дополнительное обучение;
• есть ли описание процесса продаж.

Текущие клиенты

Для работы с текущими клиентами и их удержанием разрабатывают бизнес-процессы с подробным описанием. С помощью аудита выявляются проблемы в этом направлении, например, отслеживается ли воронка по текущей базе, есть ли планы для каждого контрагента и др.

CRM

Система CRM — прикладная программа, разработанная для управления отношений с покупателями. Поэтому ее стоит внедрять в работу компании для того, чтобы

• создать базу контактов с клиентами;
• учитывать контрагенты;
• контролировать работу отдела продаж.

На основании данных можно исследовать статистику и аналитику, определить активность лидов по звонкам, запросам и сообщениям.

Симбиоз отделов

Часто происходят конфликтные ситуации между отделами продаж и маркетологами, и это тормозит работу. Руководству нужно проанализировать, как разрешаются такие ситуации. Ведь для эффективной работы подразделения должны действовать сообща.

График проверок

Частота аудита зависит от размера и задач компании: в крупной фирме на бизнес-операции стоит обращать больше внимания, проверять порядок реализации не реже одного раза в год.

Заключение

Своевременные проверки открывают слабые и сильные стороны в работе компании. Это помогает бизнесу постоянно расти, отлаживать коммуникацию в отделе продаж и учиться на своих ошибках. Полноценный и детализированный аудит отдела продаж хотя бы раз в год укажет верное направление для развития компании.

Источник: units.bz