Автоматизация бизнес процессов зачем

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
С какими проблемами сталкиваются руководители компаний в ходе автоматизации
Стоит ли ожидать окупаемости проекта по автоматизации
Какова роль Генерального Директора, решившегося на автоматизацию бизнес-процессов
Также Вы прочитаете
Какие качества сотрудников мешали автоматизировать бизнес-процессы на Демиховском машиностроительном заводе
В чем заключалась ошибка Генерального Директора компании Buro-Objeсt при автоматизации бизнес-процессов
Какие основные причины провала проектов по автоматизации выявил Генеральный Директор компании R-Style Corporative Services

В предлагаемой статье руководители разных по размеру предприятий делятся своим опытом автоматизации бизнес-процессов компании. Они рассказывают, какие проблемы рассчитывали решить посредством автоматизации, с какими сложностями столкнулись, как их устранили и что в итоге получили. Основываясь на своем опыте, руководители поясняют, почему Генеральному Директору следует лично курировать проекты по автоматизации.

Зачем автоматизация в бизнесе? | Как автоматизировать бизнес-процессы | Екатерина Азизова

Источник: www.lobanov-logist.ru

Почему маленьким компаниям нужна автоматизация бизнес-процессов

На первых месяцах жизни, стартапы и небольшие компании думают о разработке продукта и поиске инвестиций. Проработка и мысли об автоматизации бизнес-процессов отходят на второй план, хотя это важный шаг в дальнейшем становлении бизнеса.

Парадокс в том, что бизнес-процессы отвечают на вопросы вроде: «Как мы доставляем наш продукт клиентам?», «Как оказываем техподдержку?», «Как продаем?».

Ответы на эти вопросы помогают выяснить, что и как разрабатывать дальше, как позиционировать, продвигать, монетизировать продукт и так далее.

Автоматизация бизнес-процессов нужна только большим компаниям?

Получается, что стартапам и маленьким компаниям, как и другим, требуется BPM (Business Process Management), но стартапы активнее других избегают мысли об этом. И вот почему в голове сразу возникают такие вопросы:
«Мы слишком маленькие для этого!»
«Это, наверное, дорого?»
«Рамки не для нас. Мы — креативные ребята!»

Но ведь те компании, которые «выживают», рассказывают о том, как удачно у них получилось организовать тот или иной аспект работы.

Например, запустить проактивные продажи, поддерживать контакты с прессой, нанимать лучших людей. Хотя, по факту, за этим стоит то, что они продумали и реализовали свои внешние и внутренние процессы.

Иногда продукт уже хорош, даже продается, но о процессах еще не думают, а когда вспоминают — бывает поздно. В итоге — команда не успевает обрабатывать клиентские заявки, срывает сроки релизов, забывает про активности.

Бизнес процессы: для чего они нужны бизнесу? Развитие бизнеса. Свой бизнес | Бизнес Конструктор

Чтобы этого не случилось, лучше начать работать с процессами — чем раньше, тем лучше.

Что вообще такое бизнес-процессы?

Кратко говоря, бизнес-процесс — последовательность действий, которая приводит к целевому результату.
Возможно, это прозвучит неожиданно, но вы уже вовсю работаете с бизнес-процессами.

Ведь задача, которая повторяется по одним и тем же шагам больше одного раза — бизнес-процесс.

Простая задача с шагами типа “Назначена — В работе — Проверка — Завершена”. Сложный процесс продажи длиной в год, с десятками согласований, написанием документации и коммерческих предложений, договоров и счетов. Все это — бизнес процессы.

Учет и исправление бага, разработка нового продукта и проведение клиента по воронке, поиск нового клиента и заключение договора, закрытие заявки в техподдержку — тоже процессы.

Простое хранение учетных данных и информации о товаре тоже включает цикл : “Товар в наличии — товар на складе — товар больше не производится — в архиве”.

Даже старая айтишная шутка про то, как засунуть жирафа в холодильник, описывается процессом. (Кто не знает, что за шутка: вам сюда).

Добавьте к этому, что у каждой компании есть “градообразующие”, операционные процессы.

Например, для контент-маркетингового агентства — написание текста для заказчика, который начинается с брифа и выбора исполнителя, а заканчивается — согласованием результата и выставлением счета.

Для продуктовой компании — внутреннее согласование выпуска нового продукта, учет багов и задач для разработки, создание “дорожной карты” продукта и так далее.

Зачем процессы продумывать и какую пользу они дают?

Приведем некоторые преимущества.

1. Чтобы наглядно видеть ситуацию дел в компании
   Постановка задач по телефону, мессенджеру, письмами или устно — тоже работает, пока рабочих задач не станет слишком много. В какой-то момент вы перестаете контролировать происходящее, заводите ежедневники или электронные таблицы, которые помогают некоторое время, но потом и в них появляется хаос. А вот поставленные бизнес-процессы с использованием учетных систем управления и автоматизации бизнеса, делают работу компании прозрачной и для руководителей, и для сотрудников. Не нужно дергать подчиненных, чтобы увидеть статус отдельной задачи или посмотреть дела по всему отделу или компании.
2. Выполнять больше задач, имея меньше сотрудников
   Наем новых людей для решения рутинных задач раздувает штат. Это дорого и неэффективно. Когда процессы описаны и автоматизированы вы можете выполнять намного больше задач все теми же сотрудниками.
3. Для подготовки к росту
   Конечно, рано или поздно новые сотрудники все равно понадобятся: вы будете открывать новые филиалы, выпускать новые продукты, создавать новые направления в работе. Новые работники должны быстро адаптироваться и включаться в работу. Бизнес-процессы подразумевают под собой регламентацию. С их помощью можно наглядно объяснить новоприбывшим, что, как и в какой последовательности делается в компании. Хорошо продуманные бизнес-процессы будут сами вести новичков от этапа к этапу, а в некоторых случаях позволяют подключить сотрудников к работе и вовсе без обучения.
4. Для получения управленческой аналитики
   Когда информация по всем активностям и процессам компании хранится системно, то через некоторое время на ее основании можно получить управленческую аналитику. Вы сможете увидеть и оценить эффективность отдельных бизнес-процессов и сотрудников, найти слабые места в работе и вовремя принять правильное решение.
5. Автоматизация
   Она нужна для сокращения количества операций и времени на выполнение целевого действия. Чем больше лишних телодвижений вы делаете на каждую рутинную задачу, тем больше времени на нее уходит, а, соответственно, и денег. Банально посчитайте, если каждый день вам приходит 10 заявок по почте и на перенос в систему каждой из них вам требуется 3 минуты, то сколько времени в год вы сэкономите автоматизировав это? 30 минут в день! 6% рабочего дня уходит на небольшую рутинную операцию.

С чего начать?

Если вы решили всерьез взяться за бизнес-процессы, то в первую очередь начните с основных. Операционные процессы — те, которые составляют суть бизнеса компании и отвечают за прибыль.

Для начала проанализируйте, за какие действия готов платить клиент и что приносит ему ценность?

Например, когда клиент обращается в маркетинговое агентство или к копирайтеру, он хочет получить текст. Текст за копирайтера бизнес-процесс, конечно, не напишет, зато сможет полностью организовать и регламентировать всю цепочку от заполнения брифа, до согласования результата с заказчиком и получения денег на счет.

Выберите свой процесс, разделите на этапы, определите зоны ответственности и время на выполнение каждого из этапов. Когда сделаете, скорее всего уже сможете заранее просчитать, сколько стандартных задач получится выполнять в день, месяц, неделю или год.

У вас может быть несколько основных или группа процессов. Например, если вы разрабатываете веб-приложение, то клиент хочет получить качественный продукт: функциональный, понятный и простой в использовании. Для этого, кроме организации продаж и продвижения, понадобится и ведение пользовательских пожеланий, баг-трекинг, грамотная организация техподдержки.

Описываем бизнес-процесс

Прочитать и изучить трехсот-страничное описание методологии построения бизнес-процессов вроде BMPN 2.0 — займет много времени и не факт, что нужно каждому рядовому пользователю.

Поэтому мы напишем упрощенный чек-лист разработки бизнес-процесса, который часто практикуем с нашими клиентами. Чек-лист не совсем научный, зато работает. Если вы профи в бизнес-анализе, то этот раздел можно пропустить.

Список состоит из 5 пунктов, которые особенно помогают, когда не знаешь, с чего начать.

1. Продумайте каждый из возможных этапов выполнения процесса, включая “негативные” вроде отмены, возврата на доработку или срыва срока. Выпишите этот список на листок или составьте таблицу. Чем подробнее получится, тем лучше. Лишнее убирайте или объединяйте несколько этапов в один.
2. Если это возможно, то для каждого из намеченных этапов, кроме завершающих, наметьте среднее время, необходимое на выполнение. Если точное время сейчас не знаете – это дополнительная причина, почему вам нужны поставленные бизнес-процессы.
3. После этого обозначьте: кто отвечает за каждый из этапов и кто контролирует весь процесс в целом или отдельные его куски.
4. Определитесь, какие данные нужны для работы на каждом из шагов. Какие приходят извне, а какие — заполняются сотрудниками во время выполнения.
5. Подумайте, что в процессе хотелось бы автоматизировать и как снять нагрузку с ключевых сотрудников. Например, хотите, чтобы заявки поступали в систему автоматически, письма отправлялись по шаблонам, а документы и акты создавались в пару кликов. Как правило, лучше всего поддаются автоматизации шаги по заполнению данных, переносу данных в или из другие системы, создание печатных документов.

Полученный на выходе бизнес-процесс оформите в виде схемы и обсудите с ключевыми сотрудниками — они знают тонкости и пути улучшения. Как рисовать схему — все равно.

Если вы все же знакомы с BPMN методологией, то используйте ее. Вот неплохой инструмент: bpmn.io. Если с методологиями создания процессов вы не знакомы, для начала подойдет рисунок в чем-то вроде Visio или просто схема от руки на листе бумаги.

Схема может выглядеть вот так:

Когда завершите подготовку, переходите к выбору инструментов для реализации бизнес-процесса и его запуску.

Что можно использовать?

В зависимости от размера команды и сложности процессов, для организации работы подходят как простые электронные таблицы Google Docs или kanban-доски, так и специализированные Business Process Management решения.

Автоматизация процессов и ее влияние на работу предприятий. Автоматизация бизнес-процессов в Sales Marketing / М. А. Топорин. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 24 (210). — С. 45-49. — URL: https://moluch.ru/archive/210/51557/ (дата обращения: 27.05.2023).

Что такое автоматизация процессов?

Автоматизация процессов — это подход к управлению процессами, который позволяет осуществлять управление операциями, данными и ресурсами за счет использования машин и программного обеспечения. Основной целью автоматизации является уменьшение степени участия человека в процессе, либо полное его исключение для повышения качества исполнения процесса.

Такой процесс будет отличаться от ручного не только качеством, но и своей производительностью, что снизит стоимость и увеличит стабильность выполняемой операции.

Кто это использует?

В 2018 году как частные, так и государственные предприятия по всему миру стараются все больше и больше автоматизировать свои процессы.

Одним из самых ярких и крупных примеров на сегодняшний день является компания Amazon. В марте 2012 года компания поглотила организацию Kiva Systems которая занималась разработкой мобильного роботизирования для того, чтобы автоматизировать работу по транспортировке заказов у себя на складах. Начиная с 2014 года вместо людей это стали делать роботы, которые оказались в 4 раза эффективнее сотрудников компании, работающих на складе. Человек тратил на аналогичную операцию 60–75 минут, а робот выполняет ту же работу за 15 минут. Также данная технология позволила компании сэкономить более 2,5 миллиардов долларов на операционные затраты. Об этом сообщает Business Insider со ссылкой на отчет Deutsche Bank. [1]

Рис. 1. Роботы Amazon Kiva Systems

Рис. 2. Схема перемещения и взаимодействия роботов Amazon Kiva Systems [2]

Но на этом компания Amazon не остановилась и поразила всех в январе 2018 года открытием первого в мире продуктового магазина без касс и кассиров, который работает на технологиях компьютерного зрения и алгоритмах глубокого обучения. Предполагается, что данная технология в будущем будет применяться всеми возможными магазинами. Это в свою очередь позволит магазинам решить проблему вечных очередей в кассах, а также снизить расходы на персонал.

Автоматизация процессов в 2018 году — это массовое явление, которое вы можете наблюдать буквально повсюду.

Какие виды автоматизируемых процессов существуют?

На сегодняшний момент мы сталкиваемся с двумя типами предприятий — это те, которые производят продукцию и те, которые предоставляют услуги.

Для этих предприятий можно выделить общие группы процессов:

‒ процессы проектирования и разработки;

‒ процессы контроля и анализа.

Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована с помощью программного обеспечения и современных технологических решений.

Рассмотрим более подробно автоматизацию бизнес-процессов в отделе Sales Marketing.

Ни для кого не секрет, что отдел Sales Marketing — о данных на которых будет построена вся дальнейшая работа. В таком случае специалисты данной отрасли и задумываются о том, как же можно автоматизировать данный процесс с целью повышения его качества и эффективности.

Как автоматизировать процесс?

Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую техническую задачу. Для того, чтобы автоматизировать процесс, необходимо понимать существующий процесс со всеми деталями, провести детальный анализ и упростить. Хочу отметить что данная методика универсальна и применима практически к любой сфере деятельности.

Рис. 3. Схема автоматизации процесса

Понимание процесса — процесс должен быть полностью проанализирован и испытан в ручном режиме.

Упрощение процесса — все лишние операции должны быть удалены. Отдельные операции должны объединяться или выполняться параллельно.

Разработка алгоритма — перед тем как приступить к разработке программного обеспечения требуется описать детальный алгоритм работы продукта.

Разработка продукта — выбор технологий и написание документации.

На выходе мы получим программу, которая по заданным параметрам должна генерировать и хранить в базе данных всех лидов на удаленном сервере 24/7.

Таким образом мы сможем полностью автоматизировать процесс лидогенерации.

При этом если наш процесс не является чем-то уникальным и отвечающим только под наш запрос, то есть смысл поискать уже готовое решение для данной цели у сторонних разработчиков.

Примером этого может послужить система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Что такое CRM и почему без него никак?

CRM — прикладное программное обеспечение для предприятий, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия как с потенциальными, так и с существующими клиентами путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними. Данная система на сегодняшний день является неотъемлемой частью любого отдела Sales Marketing это внедрение таргетированных email-рассылок.

Что такое автоматизированная система email-рассылок?

Автоматизированная система email-рассылок (Email Marketing) — это один из наиболее эффективных инструментов интернет-маркетинга для бизнеса. Он позволяет выстраивать прямую коммуникацию между предприятием и потенциальными или существующими клиентами. Результат такой коммуникации может выражаться как в увеличении лояльности клиентов к компании, так и в увеличении новых и повторных продаж, другими словами — удержании текущих и получение новых клиентов.

Стоит также отметить, что Email Marketing — это стратегия, которая требует от специалиста особых знаний в области анализа, работы с сервисами,базами данных, облачных технологий и работы со специализированным программным обеспечением для автоматизации Email-рассылки.

Ниже приведена схема работы автоматизированной системы Email маркетинга.

Рис. 5. Схема работы автоматизированного Email маркетинга

Данная система поможет не только автоматизировать вашу email-рассылку, также вы получите данные для того, чтобы измерить эффективность работы вашего marketing канала. Для этого используется целый набор показателей, анализируя которые, компания может улучшать свои бизнес-показатели.

‒ Показатель Open Rate — первый показатель воронки продаж. Чем выше этот показатель, тем больше лидов открыли и прочитали ваше сообщение.

‒ Показатель Replay Rate — второй этап воронки продаж. Он отображает сколько лидов из тех, кто открыл ваше письмо, ответили на него (не обязательно положительно).

‒ Показатель Click Rate иClick through open rate — третий этап. Он отображает то количество пользователей, которые совершили действие (клик) в письме и перешли на сайт.

‒ Показатель отписки — отображает, какое количество в процентном соотношении лидов отписалось от вашей рассылки.

Поскольку любое маркетинговое действие в первую очередь призвано увеличивать прибыль и приносить клиентов, то есть необходимость в отслеживании всех показателей, для того чтобы можно было улучшить каждый процесс.

Итог: по моему мнению автоматизация процессов не призвана заменить людей машинами или компьютерными программами. Напротив, она открывает новые возможности для людей, открывая новые специальности, увеличивая капитал и ускоряя процессы.

В современном мире от скорости и точности выполнения операций зависит насколько вы можете быть конкурентно способны на жестком рынке информационного века и именно автоматизация дает вам эту четкость и скорость.

1. http://www.businessinsider.com/kiva-robots-save-money-for-amazon-2016–6
2. https://www.slideshare.net/devbp/kiva-system
3. Email Marketing — https://goo.gl/9emVmi

Основные термины (генерируются автоматически): CRM, компания, автоматизация процессов, клиент, процесс, программное обеспечение, работа, схема работы, ваш сотрудник, дополнительная информация.

Похожие статьи

CRM система как необходимый компонент успешного бизнеса

Термин CRM (Customer Relationship Management System) являет собой сам процесс ведения и управления отношений, складывающихся с клиентом.

Построение отдела продаж в рамках работы интернет-магазина. В разных компаниях CRM системы выстроены по-разному: в.

Автоматизация процессов предприятия | Статья в журнале.

Предполагает автоматизацию абсолютно всех бизнес-процессов компании.

‒ CRM системы

Программное обеспечение для автоматизации информационных.

Эффективность применения CRM-системы | Статья в журнале.

Автоматизация процесса снижает зависимость решаемых задач от субъективных действий каждого из сотрудников. CRM системы задают единые правила работы и взаимодействия с клиентами.

Исследование влияния роли сотрудника компании при.

− проанализировать результаты работы компании после внедрения CRM. CRM система (customer relationship management)

CRM предполагает управление взаимоотношениями с клиентами и представляет собой программное обеспечение, набор приложений.

Анализ и проектирование системы обработки заявок клиентов.

В основном проблемы связаны с отсутствием программного обеспечения, позволяющего автоматизировать существенные объемы ручной работы и упорядочить перечень запросов клиентов. Анализируя структуры государственных учреждений и частных компаний можно.

Анализ существующего программного обеспечения для.

Решение этих задач возможно только на основе автоматизации учета использования IТ-ресурсов компании. Ключевые слова:IT, программное обеспечение, автоматизация, Hardware Inspector, «Предприятие 1С», АС «КОРУС». Для автоматизации работы предприятия на рынке.

Автоматизация процесса управления продажами.

АВС-анализ как инструмент анализа результатов управления. Управление категорией строится на примере процесса управления компанией. На практике с ABC-анализом может с успехом справится различное программное обеспечение и, в частности, CRM-системы, с помощью.

Проблемы внедрения CRM | Статья в журнале «Молодой ученый»

CRM (Customer Relationship Management — Управление взаимоотношениями с клиентами).

 готовое программное обеспечение, разработанное для среды клиент-сервер.

Повышение лояльности клиентов или автоматизация рутинной работы менеджеров не цели внедрения.

Автоматизация как способ повышения эффективности бизнеса

Автоматизация процесса снижает зависимость решаемых задач от субъективных действий каждого из сотрудников. CRM системы задают единые правила работы и взаимодействия с клиентами.

• Как издать спецвыпуск?
• Правила оформления статей
• Оплата и скидки

Источник: moluch.ru