У каждого сотрудника в компании есть своя зона ответственности и определённый уровень доступа. Например, менеджеры и руководители могут иметь разный доступ к информации о сделках и клиентах.
⭐ВЫДЕЛИТЬ РОЛИ ПО ОТДЕЛАМ⭐
По умолчанию, в системе есть роли менеджера, начальника отдела, директора и администратора. Вы можете изменить их или добавить любое количество собственных ролей.
⭐НАСТРОИТЬ ДОСТУП К ЛИДАМ, КОНТАКТАМ, СДЕЛКАМ⭐
К примеру, мы создаём роль Менеджер первого уровня для работы исключительно с лидами. Для этой роли определим нужные права — все операции над лидами и просмотр контактов/компаний. Для лидов и сделок можно пойти еще дальше и настроить доступ отдельно к каждой стадии.
Курс: Создаем бизнес-процессы в Битрикс24. Реализуем свой первый бизнес-процесс! (2/8)
2. Оптимизация карточки контакта/компании/сделки/лида
Менеджер по продажам работает одновременно с большим количеством элементов: обрабатывает лиды, оформляет сделки и выставляет счета. В такой ситуации легко запутаться, особенно если клиентов много:) Карточки клиента должны быть короткими, а не по 50 полей. Долго заполняются ненужной информацией. Теряется по 2-3 часа в день (30% ФОТ в месяц), в это время можно было продавать!
⭐ ФОРМИРОВАНИЕ КЛИЕНТСКОЙ БАЗЫ⭐
Настройте обязательные поля. Так Вы сможете больше собирать информации о клиенте.
Напишите регламент заполнения карточки клиента. Иначе будет кто-то писать ООО «Рога и копыта», кто-то Рога и копыта ООО. Потом проблемы с поиском и дубликатами.
⭐ ПОЛЬЗА⭐
Карточка CRM — мощнейщий инструмент для повседневной работы менеджеров. Используйте все возможности карточки и сделайте свою жизнь немного проще:)
3. Воронка продаж
Воронка продаж — популярный инструмент для анализа процесса продаж. Воронка наглядно показывает распределение сделок по стадиям. С помощью диаграммы можно определить этапы, на которых вы теряете потенциальных клиентов
Воронка в отчетах CRM показывает количество элементов, которые прошли каждую стадию за выбранный период.
⭐ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ⭐
• Настроить этапы воронки продаж.
• Если у вас несколько направлений продаж, нужно не только настроить отдельные воронки продаж, но и настроить тоннели. Например, после успешной продажи кондиционера направлять сделку в направление Установка. А после успешной установки перемещать сделку в направление Обслуживание.
• Написать регламент ведения сделки с указанием сроков.
• Внедрить сценарии работы по сделке и автоматизировать.
• Замерять конверсию на всех этапах
Курс: Создаем бизнес-процессы в Битрикс24. Формализация и редактор бизнес-процессов (1/8)
4. Автоматизация
Современные программы для оптимизации бизнес-процессов концентрируют внимание персонала на выполнении текущих задач, скорейшем достижении конкретного результата. Система предоставляет руководителю полную информацию о действиях каждого сотрудника предприятия, помогает распределять рабочее время согласно целям и приоритетным направления деятельности компании.
ЧЕМ ПОЛЕЗНА АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА?
Битрикс24 – это простая и удобная система, обеспечивающая четкое управление бизнес-процессами в любой организации. Сервис используется как мощная программа для построения бизнес-процессов: оплата выставленных счетов, учет внутренней и исходящей документации, оформление заявлений, накладных и т.д. Теперь эти операции не будут занимать лишнее время. С помощью настроек можно откорректировать работу системы согласно внутреннему распорядку и режиму работы.
⭐ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ⭐
• Настроить автоматизацию в Сделке. По статистике до 17% клиентов не покупают, потому что их забывают на этапе «выставлен счет или КП». Автоматизация напомнит менеджеру и «дожмет» клиента до оплаты.
• Настроить автоматизацию в Лидах. Это потенциальные клиенты, которые должны по воронке перейти в сделку. На этапах можно ставить задачи менеджеру, напоминать клиенту по SMS или email, автоматически высылать предложения и прочее.
• Автоматизировать работу с клиентами. Часто менеджеры забывают о клиентах, которые сами не звонят. Если у вас нет автоматизации, то скорее всего 20-50% клиентов покупают у конкурентов.
• Написать регламент по работе с Лидами, Сделками, Клиентами. Этот регламент должен быть внедрен через бизнес-процессы в вашем Битрикс24.
• Автоматизировать реакцию на события: звонок, входящее письмо, чат…
• Автоматизировать процесс пост-продажи и получать до 25% продаж прироста.
• Автоматизировать напоминания менеджерам, если клиент не покупал давно.
5. IP-Телефония
Телефония Битрикс24 стремительно развивается, вот уже спустя несколько лет ее не узнать – от простых звонков из браузера она превратилась в комбайн с множеством функций.
⭐ЧТО УМЕЕТ ТЕЛЕФОНИЯ БИТРИКС24⭐
Запись всех звонков, одновременный звонок на всех свободных сотрудников в очереди, оценка разговора клиентом, определение источника звонка по номеру телефона для CRM, голосовое меню IVR и многое другое.
⭐ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ⭐
• Подключить внешнюю IP-телефонию или интегрировать уже имеющуюся
• Подобрать и подключить стационарные ip-телефоны, гарнитуры, мобильные телефоны с помощью приложений
• Настроить запись звонокв
• Настроить маршруты распределения и переадресации звонков
• Сделать стресс-тест схемы маршрутизации и распределения звонков
Источник: wlab24.com
Битрикс24 как настроить бизнес процессы
В большинстве случаев об автоматизации бизнес-процессов внутри компании владелец задумывается, когда работа в прежнем русле становится невозможной: с нагрузкой не справляются ни Outlook, ни Excel, ни мессенджеры с общими чатами сотрудников.
Поэтому первый совет, который хотелось бы выделить отдельно в теме автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24: задумывайтесь о процессах внутри компании заранее, чтобы успевать внедрять их до возможных заторов и кризисов.
В чем польза автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24 для компании:
• Сокращение времени на принятие решений.
• Уменьшение ошибок в повторяющихся, простых действиях.
• Ускорение коммуникации и скорости обмена информацией между сотрудниками.
• Дополнительная прозрачность действий.
По сути любая автоматизация должна вести к сокращению издержек и увеличению прибыли владельца, так как суть разработки решения в том, чтобы разработать структуру передачи ответственности за выполнение каждого этапа процесса между сотрудниками для гарантированного достижения конечной цели.
Благодаря такому подходу ваши сотрудники получают больше свободы действий на исследовательские задачи, применение опыта и знаний в своей сфере, фокусируются на новых обязанностях. Однако если в компании при помощи «автоматизации» каких-то процессов этого достигнуть не удалось, значит, подход и исполнение были проведены неверно.
Битрикс24, как средство автоматизировать внутренние процессы
Безусловно, Битрикс24 следует рассматривать не только как средство для внутренней коммуникации между сотрудниками. В данном программном обеспечении вшито множество инструментов помощи бизнесу в плане его автоматизации. Навскидку можно перечислить:
• Удобные задачи и проекты — как способ автоматизировать обмен поручениями между подразделениями.
• Модуль обучения — как средство создания системы подготовки и развития персонала в онлайн пространстве.
• CRM система — как обширное поле для хранения информации о клиентах и коммуникации с ними от лида до закрытия сделки.
Отдельно хочется упомянуть раздел «Бизнес-процессы» на корпоративном портале. Его базовые инструменты помогают выстраивать простые и сложные взаимодействия между сотрудниками. Однако для подобной автоматизации необходимо соблюсти несколько обязательных условий.
Этап 1. Выбор и описание процесса
Недостаточно просто одного желания «просто автоматизировать бизнес-процесс в Битрикс24» в компании, чтобы штатные или нанятые разработчики реализовали необходимое.
Чтобы приступить к автоматизации, сначала необходимо зафиксировать алгоритм имеющихся действий. Выберите те процессы, которые хотелось бы алгоритмизировать, и опишите, как они происходят в компании сейчас. Вторым шагом составьте идеальную картинку каждого процесса.
Путем сравнения двух картинок: «как есть» и «как должно быть» — должна происходить выработка структуры идеального процесса. Если его схема получается слишком многоэтапной и/или включает в себя слишком много участников, действия которых пересекаются, путаются или дублируются, значит, что-то идет неправильно.
Карту процесса предварительно необходимо упрощать, сокращать и добиваться того, чтобы она была понятна даже стороннему наблюдателю.
Что автоматизировать можно
• Бухгалтерский учет
• Управление проектами
• Управление отношениями с клиентами
• Администрирование сайтов
• Лидогенерацию
Что автоматизировать нельзя
• Принятие окончательных решений, так как взломать можно всё, а отмотать фатальное решение назад — нет.
• Экстренное реагирование, так как оно не заменяет собой сбор данных и спасение людей.
• Интерфейс для решения проблем клиентов, так как ничего не раздражает больше, чем робот на другом конце провода, если ты недоволен товаром или услугой.
Этап 2. Составление технического задания
• Что происходит на данном этапе
• Кто за него отвечает
• В какой форме ответственный получает задание
• Что должен и может делать на своем этапе ответственный
• Что происходит после завершения каждого этапа
Частая ошибка заказчиков или авторов ТЗ в том, что задание формируется неполностью. Тогда:
• Разработчики ответственные примутся уточнять информацию, задавая дополнительные вопросы, а это затягивает разработку.
• Разработчики творческие примутся творить в режиме «как поняли», что также чревато ошибками и последующими многочисленными правками.
• Разработчики уставшие просто не примут в работу составленное ТЗ до устранения проблемных мест.
Этап 3. Сборка бизнес-процесса, запуск и налаживание работы
Кому доверить реализацию разработанного ТЗ, также зависит от ситуации в бизнесе и пожеланий заказчика.
Штатные разработчики, знающие автоматизацию бизнес-процессов в Битрикс24:
• Сэкономят деньги, так как работают над новым проектом автоматизации за ту же зарплату.
• Знают специфику вашего бизнеса, а значит, не потребуют времени на изучение работы и могут предложить свои идеи по улучшению процесса.
• Поддерживают конфиденциальность дела, так как вам не придется пускать их в нюансы бизнеса, которые трудно раскрывать незнакомым людям.
Сторонняя команда разработчиков:
• Обязательно имеет разнообразный опыт, так как работает со многими компаниями из разных сфер.
• Крайне мотивирована сдать ваш проект быстрее, так как зарабатывает на этом.
• Не отвлекает ваш персонал, который занят привычными делами, пока под них разрабатываются решения для корпоративного портала.
Чем сложнее процесс, тем больше времени займет данный этап сборки и запуска. Хорошо, если в процессе отлаживания процесса будет задействован участник, который будет в дальнейшем активно пользоваться данным бизнес-процессом. Задача данного этапа — опробовать удобство собранного на корпоративном портале процесса, улучшить и упростить сложные участки взаимодействия.
Этап 4. Запуск готового процесса в работу
Прежде чем сворачивать проект автоматизации бизнес-процесса в Битрикс24, стоит приготовить регламентирующие документы или хотя бы небольшие памятки по работе с ним для сотрудников компании.
На этапе запуска нового процесса стоит быть готовыми к вопросам, недовольству или непониманию, так как не все сотрудники будут адекватно воспринимать перемены и тем более учиться чему-то новому.
Примеры процессов, которые мы автоматизировали в Битрикс24:
• Оплата счетов
• Заявки на отпуск и командировку
• Процессы приема и увольнения сотрудников
• Запросы по продуктам, которые реализует компания
• Процессы подачи запросов для решения нестандартных ситуаций
Результаты автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24
Наберитесь терпения; если вы разработали и внедрили действительно удобный бизнес-процесс, который значительно упрощает ежедневную деятельность сотрудников и экономит время на рутинной работе в пользу творческой составляющей, то вашу разработку полюбят и примут.
Штатные средства корпоративного портала на Битрикс24 открывают большие возможности для автоматизации бизнеса с разных сторон. Следовательно, ваша задача —использовать его инструменты в свою пользу максимально продуктивно.
Старайтесь автоматизировать рутину, повторяющиеся действия и те моменты, в которых человеческие ошибки обойдутся компании слишком дорого. И оставляйте место для творческих решений или коммуникации с клиентами по нестандартным вопросам максимально свободными от строгих рамок.
Источник: oktobit24.ru
Настройка роботов в Битрикс24 и интеграция с сервисом WhatsApp
Чаще всего именно простые сотрудники опасаются внедрения приложения Ватсап в CRM Битрикс24 и настройки роботов и бизнес-процессов. Но со временем удобство для пользователей и качество работы через свой Битрикс24 с WhatsApp покоряют самые сомневающиеся умы. Ну а мы-то уж точно знаем, что настроить роботов в CRM Битрикс24 означает получить надежных помощников для команды и бизнеса, которые не способны что-то забыть или потерять, а самое главное — могут вовремя подключить человека к решению задачи или проблемы, возникшей у клиента.
Что такое роботы CRM и триггеры в Битрикс24
Независимо от того, облачная у вашей компании CRM-система или коробочная версия «1С-Битрикс24», роботы отличаются от механики действия триггеров, потому что это инструменты с разными функциями, выполняют непохожие задачи в Битрикс24.
Триггер — это инструмент в системе Битрикс24. Смысл заключается в том, что он автоматически переводит лид или сделку между стадиями. На самом деле такой переход возможен, потому что триггер сразу сработает в ответ на какое-то событие или действие.
Работать с триггерами удобно в CRM ещё в связи с тем, что они «следят» за действиями пользователя, будь то клиент или представитель компании.
Пример работы триггера в CRM-системе. Он сработает, когда покупатель хочет заказать продукт на сайте магазина и отправляет за него предоплату. После обработки информации система переводит задачу на следующий этап. Так, сделка перемещается на следующую стадию «Внесена предоплата».
В коробочной версии «1С-Битрикс24» вы сами делаете настройку как триггеров, так и статусов сделок и параметров стадий (название, оформление цветом, количество).
Триггер — это «спусковой крючок», условие, которое запускает определенные алгоритмы с помощью робота.
Робот в Битрикс24 — это автоматизация действия, запускающегося, когда сделки, задачи и остальные сущности Битрикс24 переходят от одной стадии к другой.
Как должен работать робот после создания и настройки? Допустим, сделка перешла из стадии поступления предоплаты в стадию, которая относится к производству. После этого робот автоматически меняет специалиста, который отвечает за дальнейшие бизнес-процессы.
Создание робота и его внедрение подразумевает, что вы сами программируете сценарий его работы.
Настройка роботов в Битрикс24
Роботы могут автоматически отправлять сообщения клиентам, когда сделка перешла на новую стадию или когда система создала новый лид или сделку.
Как настроить этот процесс в рамках интерфейса Битрикс24? Вот что для этого нужно:
1. На панели Битрикс24, которая находится с левой стороны страницы, выберите раздел «CRM».
2. Необходимо открыть вкладку «Роботы».
3. Здесь в подходящем месте бизнес-процесса нажмите на плюс, а потом на кнопку «Добавить».
4. Настраиваем далее: выберите «Коммуникация с клиентом», после этого «Отправить SMS клиенту» и «Добавить».
После выполнения всех настроек робота сообщения будут приходить клиенту на телефон, но не в виде SMS, а в чат WhatsApp.
5. Напишите текст сообщения.
6. В выпадающем меню нужно выбрать тип номера, который будет использоваться при отправке сообщения клиенту. Если сохранить «Автоматический выбор», робот отправит смс на первый номер из списка в карточке контакта.
7. В форме выпадающего меню нажмите «Провайдер», а затем «[WAZZUP] Сообщение в WhatsApp».
8. Чтобы добавить изменения, нажмите кнопку «Сохранить».
9. И опять «Сохранить».
Всё, вы получили робота Битрикс24, который автоматически пишет в чат WhatsApp, когда в системе появляется новая сделка, контакт и т.д.
Если вы сделали интеграцию WhatsApp и Битрикс24 через сервис Wazzup, то сможете отправлять сообщения клиенту в мессенджер прямо из CRM Битрикс24.
Какие существуют роботы при интеграции Битрикс24 с WhatsApp
Всех роботов в CRM Битрикс24 при интеграции с WhatsApp можно разделить на 3 типа:
- Роботы для работников компании;
- Роботы для коммуникации с потребителем;
- Роботы для рекламы.
Роботы Битрикс24 для работников компании
Эти роботы позволяют сотрудникам компании осуществлять следующие функции в режиме автоматизации:
- Добавить в список исключений — если использовать эту функцию, ни сообщения, ни данные сделки в CRM сохраняться не будут.
- Задание — с помощью этой функции возможно создание определенных заданий по сделкам для каждого сотрудника непосредственно в CRM.
- Задача — более узкий тип задания, ограниченный во времени.
- Запланировать — эта функция может помочь в электронном плане отметить необходимый звонок или встречу с привязкой к календарю CRM.
- Изменение документа — за пару кликов поле сделки меняется, и вы видите долгожданный статус «Продажа проведена».
- Контроль — данный функционал отслеживает тайминг и тихонечко «стучит» руководителю о том, что что-то в задаче пошло не так.
- Копировать — это копирование сделки, ведь иногда возникают моменты, когда нужно перевести вопрос на другой отдел. К примеру, на техобслуживание.
- Ожидание — это приостановка процесса работы, к примеру, на время ожидания ответа на запрос от клиента.
- Отправить SMS — общение с любыми коллегами в WhatsApp через Битрикс24.
- Сменить ответственного — актуально, когда нужно передать данные между отделами.
- Сменить статус — автоматизация создания статуса конкретной сделки.
- Создание Документа CRM — создание унифицированного документа-карточки роботом в Битрикс24.
- Создать Контакт к лиду — к определенному лиду робот привяжет указанный контакт.
- Создать на основании — учитывая данные, робот сможет создать именно то, что нужно: карточку, сделку, контакт к лиду и многое другое.
- Создать повторный лид — если клиент вернулся за повторной покупкой, робот создаст повторный лид для действий по сделке.
- Сообщение в Живую ленту — если настроить эту функцию, можно вживую вести общение и получать поддержку от коллег при ведении бизнес-процесса.
- Уведомление — робот оповещает работников компании об определенных действиях, процессах и ценах.
- Удаление документа — все некачественные лиды и незавершенные сделки будут удалены.
Роботы при внедрении WhatsApp в Битрикс24 для связи с клиентом
- Информационный звонок — звонки для информирования клиентов.
- Отправить SMS — робот отправляет информационное сообщение о покупке, чеке, передаче в транспортную компанию.
- Отправить письмо — робот отправляет информационное письмо.
- Сообщение в открытую линию — робот пишет клиенту через тот канал, которым он воспользовался.
Роботы с рекламной рассылкой при интеграции Битрикс24 с WhatsApp — это хорошо и весело, но только не в сером WhatsApp. Если хотите избежать блокировки, лучше подключить и настроить WABA.
Для того, чтобы настроить роботов при интеграции Битрикс24 с WhatsApp, вы можете воспользоваться нашей собственной базой знаний по ссылке
Таким образом, вы видите сами, что интеграция с помощью надежного партнера Wazzup дает многое — это не только ускорение, но и автоматизация бизнес-процессов.
Источник: wazzup24.ru