Анализ популярности ключевого навыка для специализации выполняется на основе вакансий, соответствующих специализации (рассматриваются только те вакансии, для которых указаны ключевые навыки). Под общим термином «специализация» могут подразумеваться термины «должность», «уровень должности», «профессия», «специализация по технологии», «технология» и так далее. Все вакансии взяты с hh.ru. Популярность ключевого навыка в исследовании измеряется количеством вакансий, в которых навык указан как ключевой (отношение количества вакансий по специализации с ключевым навыком к общему количеству вакансий по специализации). Обновление данных обычно происходит не реже 1 раза в неделю (частота обновления данных также зависит от частоты появления новых вакансий по специализации).
Какие вакансии рассматривались: поиск вакансий по наличию слов ‘ПОМОЩНИК ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА’ (или их синонимов) внутри заголовка вакансии. Область (местоположение) поиска вакансий: ‘РОССИЯ’.
Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функции
| организаторские навыки | 21.41% |
| административная поддержка руководителя | 17.5% |
| исполнение личных поручений руководителя | 14.4% |
| деловая переписка | 13.85% |
| планирование рабочего дня руководителя | 13.11% |
| организация встреч | 12.88% |
| грамотная речь | 12.39% |
| делопроизводство | 12.14% |
| документооборот | 11.7% |
| организация деловых поездок | 10.99% |
| деловое общение | 10.14% |
| управление персоналом | 9.91% |
| ведение переговоров | 9.88% |
| деловая коммуникация | 9.87% |
| работа в команде | 9.72% |
| пользователь пк | 9.31% |
| исполнение поручений руководителя | 8.56% |
| работа в условиях многозадачности | 7.08% |
| обеспечение жизнедеятельности офиса | 7.06% |
| английский язык | 6.47% |
| контроль исполнения решений | 6.3% |
| управление проектами | 6.15% |
| руководство коллективом | 5.82% |
| протоколирование | 5.79% |
| прием посетителей | 5.28% |
| работа с большим объемом информации | 5.17% |
| подготовка презентаций | 4.59% |
| многозадачность | 4.26% |
| грамотность | 4.03% |
| ориентация на результат | 3.82% |
| высшее образование | 3.8% |
| закупка товаров и услуг | 3.8% |
| подбор персонала | 3.54% |
| организация мероприятий | 3.5% |
| заключение договоров | 3.44% |
| строительство | 3.24% |
| организация работы приемной | 3.19% |
| ms powerpoint | 3.09% |
| управленческая отчетность | 3.08% |
| телефонные переговоры | 3.07% |
| высокая скорость печати | 3.06% |
| прием и распределение звонков | 2.96% |
| управленческие навыки | 2.8% |
| управление производством | 2.74% |
| стратегическое мышление | 2.58% |
| бюджетирование | 2.38% |
| обучение и развитие | 2.27% |
| деловая этика | 2.26% |
| оперативное планирование | 2.21% |
| лидерство | 2.17% |
| обучение персонала | 2.1% |
| производственное планирование | 2.09% |
| корпоративная этика | 2.01% |
| сельское хозяйство | 2.0% |
| деловой этикет | 1.92% |
| управление продажами | 1.84% |
| контроль качества | 1.8% |
| мотивация персонала | 1.77% |
| финансовый анализ | 1.75% |
| умение работать в условиях многозадачности | 1.73% |
| поиск информации в интернет | 1.73% |
| управление командой | 1.73% |
| финансовый контроль | 1.71% |
| умение работать в коллективе | 1.69% |
| умение работать в команде | 1.69% |
| работа с оргтехникой | 1.69% |
| тайм-менеджмент | 1.63% |
| электронный документооборот | 1.63% |
| взаимодействие с контрольными органами | 1.47% |
| управление производственным персоналом | 1.45% |
| аналитическое мышление | 1.44% |
| ms outlook | 1.44% |
| внутренний контроль | 1.44% |
| мобильность | 1.44% |
| оптимизация бизнес-процессов | 1.43% |
| грамотная устная и письменная речь | 1.42% |
| планирование | 1.4% |
| экономический анализ | 1.4% |
| точность и внимательность к деталям | 1.39% |
| проектная документация | 1.34% |
| бизнес-планирование | 1.34% |
| сопровождение строительства | 1.32% |
| 1с: предприятие 8 | 1.31% |
| письменный перевод | 1.31% |
| взаимодействие с государственными контролирующими органами | 1.28% |
| охрана труда и техника безопасности | 1.28% |
| договорная работа | 1.27% |
| управление затратами | 1.24% |
| 1с: документооборот | 1.22% |
| работа в режиме многозадачности | 1.2% |
| ms excel | 1.19% |
| системное мышление | 1.19% |
| кадровая политика | 1.16% |
| кадровая стратегия | 1.16% |
| ведение отчетности | 1.14% |
| оптимизация логистических процессов | 1.14% |
| умение планировать | 1.12% |
| умение расставлять приоритеты | 1.11% |
| поиск и привлечение клиентов | 1.11% |
| организация совещаний | 1.11% |
Бизнес-ассистент. Кто он? Почему эта профессия в тренде? Интервью с Анной Сосновой.
Примеры вакансий для ‘помощник генерального директора’ с ключевыми навыками
Заместитель генерального директора по научной работе (направление гражданской продукции)
Научно-исследовательский институт точной механики | САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |
Источник: znantrend.ru
Что входит в обязанности помощника генерального директора
На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста.
Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора. Что такое текучесть кадров?
Должность помощника гендиректора: основные характеристики
- Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
- Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
- Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.
Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.
Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:
- Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
- Стаж работы от трех лет.
Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.
ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.
Нормативно-правовая регламентация
ВАЖНО! Образец трудового договора с помощником руководителя от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:
- Методическими рекомендациями.
- Уставом.
- Трудовым соглашением.
- Приказами руководителя.
- Должностной инструкцией.
ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.
Что входит в обязанности помощника гендиректора?
Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника.
Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:
- Организация переговоров, в том числе по телефону.
- Прием корреспонденции.
- Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
- Контроль над исполнением поручений гендиректора.
- Предоставление бумаг на подпись руководителю.
- Прием посетителей гендиректора.
- Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
- Обеспечение эффективной работы гендиректора.
- Составление плана рабочего дня.
- Информационное сопровождение гендиректора.
- Участие в совещаниях и деловых встречах.
- Организация деловых встреч.
- Организация презентаций.
- Подготовка отчетов о тратах.
- Исполнение личных поручений.
- Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.
Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.
Права сотрудника
Помощник гендиректора наделяется следующими правами:
- Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
- Право на получение необходимых сведений.
- Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.
Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.
Ответственность, возложенная на помощника
Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:
- Невыполнение должностных инструкций.
- Действия, нарушающие законы РФ.
- Причинение ущерба.
Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание.
Помощник также может быть уволен.
Какие личные качества требуются от помощника?
На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:
- Проактивность, работа на опережение.
- Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
- Предотвращение сложностей.
- Универсальность.
- Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
- Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
- Способность работать с информационными потоками.
- Умение соблюдать конфиденциальность.
- Способность системного анализа ситуации.
- Способность предложить сразу нескольких решений.
- Владение ПК на среднем и высоком уровне.
- Знание основ тайм-менеджмента.
- Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
- Дипломатичность.
- Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
- Оперативная работа с большими объемами информации.
- Хорошая память.
- Умение расставлять приоритеты.
Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).
Когда гендиректору требуется личный помощник?
Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.
Источник: assistentus.ru
Как директору выбрать личного помощника
К кому руководитель предприятия обращается в первую очередь, когда хочет выведать мнение коллектива по поводу своей новой инициативы или узнать, с кем и против кого дружит главбух Марь Иванна? А если нужно быстро решить семейные вопросы, например, как в фильме «Дьявол носит «Prada», достать для дочери экземпляр новой книги про Гарри Поттера, которая еще не поступила в продажу?
Влияние персонального ассистента CEO на атмосферу в компании трудно переоценить. Ведь настроение шефа напрямую зависит от расторопности и умений личного помощника. Казалось бы, чего проще: заварить руководителю чай? Но неопытные руки наломают дров: переборщат, например, с крепостью чая или подадут не тот сорт. И пиши пропало.
Руководитель почувствует дискомфорт и весь день будет ходить не в духе. «Приготовления чая-кофе — самый высокий уровень доверия, — говорит Светлана, личный помощник генерального директора крупной коммерческой структуры. — Ведь для этого надо знать все вкусы и требования шефа». В советские времена «красные» директора довольствовались секретарями в разных вариациях — референты, переводчики и т. д., чья деятельность ограничивалась «сидением» на телефоне и подношением шефу на подпись документов.
Правда секретарь Верочка в «Служебном романе» чуть продвинулась в своем искусстве, когда ее боссу понадобились консультации стилиста. Секретари в компаниях есть и сейчас. Но с Запада к нам в табель о рангах пришло еще одно «кадровое» понятие — помощник руководителя. Его функции в прямом смысле слова заключаются в том, чтобы обеспечивать CEO условия для эффективной работы.
По сути, помощник является связующим звеном между генеральным директором, сотрудниками компании и окружающим миром — партнерами, инвесторами, клиентами. Помощник действительно помогает.
Серый кардинал
На Западе функции секретаря и личного помощника четко разграничены — это две разные должности, каждая со своими должностными инструкциями. В России сейчас тоже, следуя моде, руководители обзаводятся персональными помощниками, оставляя в штате и должность секретаря. Однако фактически это чаще всего означает, что у руководителя просто появляется еще один секретарь.
Помощник, конечно, способен выполнять секретарские функции — отвечать на телефонные звонки, приносить на подпись документы и т. д. Но вот обычному секретарю далеко до личного помощника, который должен обладать многими навыками и даже талантами. В частности, требуется аналитическое мышление, широта кругозора, знания в разных сферах человеческой деятельности.
Личный помощник всегда знает, где можно найти требуемую информацию. И не просто ее предоставить, но рассмотреть проблему со всех сторон и предложить несколько путей решения. «Шеф уезжал в командировку — дала ему в дорогу листок, где расписала все поминутно, — рассказывает Вера, помощник президента компании. — Сама я в этой стране никогда не была, но пришлось узнать все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы, пересадки, переезды, встречи, проводы.
Хотя это все мелочи. Требовалось еще организовать определенный цвет машины, проконтролировать качество кухни в самолете, отеле и т. п.». Вот, к примеру, несложная на первый взгляд задача — организация деловой встречи. Об этом можно прочитать в любом пособии по деловому этикету. Но только профессионал учтет все нюансы, присущие каждым конкретным деловым переговорам.
В пособии не прочтешь, какую воду предпочитает партнер — газированную или без газа. А личный помощник точно знает, что он употребляет только колу-лайт. Теперь, представьте, как партнер отреагирует, когда увидит, что на столе стоит не просто кола, а его любимый «лайт». Мелочь, но как «приятно иметь дело с такими внимательными людьми».
Руководителя оценивают по тому, какая у него в офисе мебель, посуда и — какой личный помощник. Поэтому генеральный директор лично выбирает себе помощника, который и в процессе работы также подчиняется непосредственно CEO.
Кто кого выбирает?
Руководитель и его помощник должны подходить друг к другу, как ключ к замочной скважине, — поясняют в Клубе профессиональных секретарей. Даже хорошего секретаря найти непросто, а уж личного помощника — тем более. «Если лицо фирмы — СЕО, то личный помощник — лицо руководителя, главное лицо свиты», — говорит Ирина, личный помощник генерального директора крупного холдинга.
Конечно, CEO хочется подобрать себе эффектное, красивое «лицо». Но поиски идеального помощника, который сочетает в себе сразу все возможные качества, могут продолжаться бесконечно. Важно найти компромисс. Нужно расставить приоритеты, что важнее — профессионализм или броская внешность?
Специалисты рекомендуют подходить с такими мерками: хороший помощник ценен своим потенциалом, на сегодняшний момент он может быть не отличник, а «хорошист». Где искать себе помощника? Лучше — на стороне. Брать знакомых в помощники не рекомендуется. Ничего путного из этого не выйдет. Возникают личные зависимости.
Зная все проблемы человека, руководитель будет за него переживать и не сможет элементарно отчитать, положим, за опоздание. И еще. CEO ошибаются, когда полагают, что выбор всегда остается за ними. На самом деле при устройстве на работу личный помощник тоже выбирает.
Если потенциальный работодатель не приглянулся, вряд ли материальное вознаграждение поможет ему «закрыть на это глаза». Очень быстро с обеих сторон наступит разочарование. Ведь личный помощник, в конце концов, становится тенью руководителя, фактически начинает жить его жизнью.
Ничего личного
В последнее время прослеживается интересная тенденция — брать в личные помощники не женщин, а мужчин. Новую моду привезли с собой продвинутые CEO, получившие бизнес-образование на Западе. Они считают, что в этой роли мужчины смотрятся органичнее. Почему? Женщины — более эмоциональны, поэтому в компании, где стрессоустойчивость особенно актуальна, берут мужчин-помощников.
Кроме того, руководителям нужна правая рука, на которую можно опереться. Срабатывает сложившийся стереотип: мужчина-CEO считает, что опорой в борьбе денег, технологий, бизнес-идей ему может послужить только мужчина. Другой стереотип: женщины — слишком разговорчивы и могут проболтаться конфиденциальном. Мужчины же — молчуны.
По словам Ольги Дивненко, консультанта Клуба профессиональных секретарей, утечка информации — серьезная проблема, с которой сталкиваются практически в любой компании. Но утверждать, что именно женщины — слабое звено, не совсем верно. Тут повинна скорее корпоративная культура в целом.
Руководители часто не учитывают того, что личный помощник фактически живет жизнью босса, работа у него продолжается 24 часа в сутки. Компенсацией здесь могут служить, в том числе, материальные поощрения. Многие личные помощники деликатно молчат, долго терпят, ждут, когда начальник предложит, к примеру, повышение заработной платы.
И не дождавшись, подыскивают себе другое место работы. Руководители порой не уважает труд личного помощника, полагая, что выполнять эти функции — очень просто. Поэтому так редки благодарности из уст шефа. Несправедливость остро чувствуется человеком, а обиды имеют обыкновение накапливаться и потом прорываться — в виде все того же заявления об увольнении по собственному желанию.
В работе с личным помощником важно не переступить очень тонкую грань, которая приводит к эмоциональной зависимости друг от друга. В этом случае босс уже и шага не сможет ступить без своего помощника. И кто из вас в результате руководит компанией? «Мы, конечно, выполняем все прихоти шефа, но, если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого уважаешь, — говорит Юлия, помощник президента крупной строительной компании. — Если этого нет, то ничто не помешает нам уйти, хлопнув дверью». Материалы журнала CEO
Источник: delovoymir.biz
