Можно ли организовать фестиваль самостоятельно, не имея большого бюджета и поддержки именитых спонсоров? Редактор ИМИ и соорганизатор инди-фестиваля «Утренник» Юля Рябова разобрала ключевые аспекты подготовки DIY-фестиваля и важные моменты, о которых стоит помнить организаторам, чтобы избежать ошибок. «Утренник» состоялся 7 сентября 2019 года в Воронеже: на двух сценах выступили десять артистов, в числе которых RSAC, «АИГЕЛ», «Комсомольск», «Хадн дадн» и другие группы. Событие посетили более 700 зрителей.
Прежде чем начать подготовку
Определитесь с концепцией и позиционированием фестиваля. Каким вы видите свой фестиваль — будет ли это опен-эйр или серия концертов на разных площадках, каким жанрам вы отдадите предпочтение в лайнапе, сколько сцен хотите задействовать, нужен ли вам фудкорт и бар, сколько зрителей вместит ваша площадка.
Оцените предполагаемую аудиторию вашего фестиваля: проанализируйте, какая музыка популярна в этом регионе, насколько распространена культура посещения мероприятий, есть ли у вашего фестиваля конкуренты, а также насколько платежеспособны ваши потенциальные посетители и на какую минимальную посещаемость вы можете рассчитывать. Не сделав этого, нет смысла приступать к дальнейшим шагам: без хотя бы примерного просчета целевой аудитории вы рискуете уйти в минус, сделав большое событие для небольшого количества людей .
Соберите команду фестиваля, договоритесь об условиях работы «на берегу» и обязательно зафиксируйте их юридически — даже если вы работаете с друзьями. Начните с небольшой команды единомышленников — по мере подготовки фестиваля вы сможете расширить свой штат, если это будет необходимо. Пропишите в договоре ответственность каждой стороны, условия сотрудничества и сроки выполнения поставленных задач. Фестиваль — это масштабное мероприятие, буквально расписанное по минутам: чем меньше у вас и вашей команды будет неопределенности, тем выше вероятность, что все пройдет без накладок, а вы не только окупите свои затраты, но и выйдете в плюс.
Оформите юрлицо — простого ИП будет достаточно. Статус юрлица необходим для заключения большинства договоренностей: от контрактов с участниками команды и техническими подрядчиками до подписания документов на выступление с артистами.
Первые шаги
Убедившись, что ваш фестиваль найдет своего зрителя, а команда подойдет к его организации со всей ответственностью, можно приступать к выбору подходящей площадки. Не забывайте, что площадка — это не только пространство. Это еще и затраты на охрану, постройку сцен, создание инфраструктуры фестиваля и проведение коммуникаций. Изучите все возможные варианты — как правило, арендовать площадку мечты получается не всегда, будьте готовы идти на компромисс со своими желаниями, исходя из бюджета мероприятия и доступных локаций.
Выберите даты проведения фестиваля. Учитывайте все возможные факторы: пересечение по времени с другими развлекательными событиями, актуальными для вашей аудитории, сезон отпусков, когда потенциальные зрители могут уехать, городские праздники. Также изучите местное законодательство о порядке проведения массовых мероприятий и тишине — в некоторых регионах шуметь разрешается до 23:00, в других — до 22:00.
Бизнес идея 2023 года. Бизнес на электронках, вейпах. Вейпшоп самообслуживания
Составьте лонглист артистов, которых вы хотели бы пригласить на фестиваль. Ранжируйте список в соответствии с популярностью выбранных музыкантов, выделите возможных хедлайнеров, исполнителей, открывающих фестиваль и артистов, которые составят основной костяк фестиваля. Свяжитесь с их менеджерами и запросите условия, на которых они согласны выступить в названные вами даты, а также технический и бытовой райдеры.
Посчитайте, во сколько вам обойдется организация фестиваля при всех возможных вариантах выбора площадки и вариаций лайнапа. Оцените, какое количество билетов по какой цене необходимо продать, чтобы выйти в ноль и чтобы заработать. Сопоставив результаты со своими ресурсами, определитесь с площадкой и лайнапом. Обязательно зафиксируйте договоренности и внесенные предоплаты с арендодателем, подрядчиками по сценам и инфраструктуре и музыкантами юридически.
Узнать больше о том, на каких фестивалях может выступить артист и какие документы нужны музыканту для того, чтобы выступить, вы можете на образовательном онлайн-интенсиве «Новая музыкальная индустрия», который начнется 20 июля. Количество мест ограничено.
Составьте график платежей
В процессе подготовки фестиваля вы будете расходовать средства на его организацию и параллельно получать прибыль с продажи билетов. Если вы проводите фестиваль впервые, у него нет годами сложившейся аудитории или суперхедлайнера, который привлечет тысячи слушателей, не стоит рассчитывать на продажи в первые недели после анонса, так же, как не следует рассчитывать на мгновенную прибыль от билетов early bird: далеко не все зрители готовы покупать кота в мешке. Будьте готовы вложить собственные средства на первых порах, пока публика не узнает о вашем фестивале больше и не начнет покупать билеты.
Составьте табличку с графиком платежей: зафиксируйте для себя точные суммы и даты, в которые вы обязаны расплатиться с арендодателями, подрядчиками и артистами, согласно заключенным договорам. Это позволит равномерно распределить траты и избежать неловких просьб о переносе платежа.
Настройте процесс продажи билетов
Пожалуй, что и для зрителя, и для организатора самый удобный способ продажи билетов — электронный. Но прежде чем заводить страницу фестиваля на одной из платформ для онлайн-продаж, изучите все возможные варианты: разные площадки размещают электронные билеты на разных условиях. Ticketscloud, Radario, Timepad, Qtickets — на рынке билетных операторов сегодня представлены десятки подобных компаний: одни просто предоставляют страницу продажи, другие дополняют услугу набором промосервисов, третьи — работают по системе подписки и будут удобны организаторам повторяющихся ежемесячных мероприятий.
Заключите договор с выбранным сервисом и настройте прозрачный процесс вывода денег за купленные билеты с вашего счета — весь ваш доход необходимо фиксировать в таблице расхода-прихода для большей ясности и понимания текущего финансового положения команды организаторов.
Подумайте о спонсорах
Окупить расходы на организацию и проведение фестиваля поможет поддержка спонсоров. Подумайте, каким компаниям может быть интересно участие в вашем событии, и что вы можете им предложить. Прежде чем связываться с представителями выбранных вами брендов, подготовьте коммерческое предложение фестиваля — презентацию, в которой вы рассказываете о своем событии с точки зрения бизнес-показателей : опишите возраст, демографию, интересы и платежеспособность своей целевой аудитории, укажите прогнозируемое количество зрителей, которое вы планируете привлечь, объясните, почему ваш фестиваль может быть интересен инвесторам в качестве точки соприкосновения с новыми потребителями их продукции, а также укажите стоимость сотрудничества — от бесплатного инфопартнерства до брендирования сцен и других кастомизированных возможностей на коммерческой основе.
Общаться с потенциальными спонсорами стоит заблаговременно: бюджеты на маркетинг и подобные активности, как правило, закладываются в начале года — даже если ваше предложение будет интересным, не факт, что вам удастся запрыгнуть в последний вагон. Также учитывайте, что бренды могут предоставить не только финансовую поддержку, но и сотрудничать с вами по бартеру: например, в обмен на брендированную зону на площадке. Иногда партнеры предлагают бесплатную продукцию для гостей фестиваля, помогая тем самым создавать инфраструктуру события.
О том, как привлечь коммерческих партнеров к сотрудничеству по музыкальному фестивалю в условиях кризиса, во время вебинара рассказывала директор по работе с коммерческими партнерами «Дикой мяты» Мария Пархачева.
Продумайте инфраструктуру площадки
Фестиваль — это не только музыка: на протяжении нескольких часов на вашей площадке будут находиться сотни зрителей, которым нужно обеспечить комфортное пребывание . Начертите схему выбранной локации: где будет оборудована сцена (или сцены), куда лучше поставить туалеты и сколько их должно быть в расчете на предполагаемое количество зрителей, в какой точке вы расположите фудкорт и бар, целесообразно ли строить маркет для мерча и товаров локальных брендов и какие зоны вы можете предложить для спонсорских активностей. Не забывайте, что приоритетной задачей в процессе планирования площадки фестиваля играет комфорт зрителя: зоны необходимо расположить так, чтобы маршруты посетителя были просты и понятны.
Если вы арендуете пустую открытую площадку для опен-эйра, вам необходимо также нанять охрану на все время проведения фестиваля, начиная с саундчека артистов. На рынке охранных услуг сегодня представлено множество частных охранных предприятий — выберите наиболее подходящий вам вариант и не забудьте внести эти траты в свой бюджет и график платежей. Аренда кареты скорой помощи и оплата смены фельдшера — еще один важный пункт, который должен быть в вашем чек-листе. Безопасность участников — превыше всего.
Бар и фудкорт — зоны, которые вы можете закрыть при помощи партнерских отношений с локальными заведениями или коммерческим размещением на площадке за фиксированную сумму или процент. Выбирая партнеров по еде, обратите внимание, что меню выбранных вами ресторанов должно включать в себя «удобные» блюда, которые можно быстро съесть в условиях фестиваля. Договариваясь о баре на площадке, помните, что по закону продавать алкоголь без соответствующей лицензии запрещено. Поэтому, если вы не располагаете выездной лицензией на продажу алкоголя, привлеките партнера, который согласится продавать напитки на согласованных с вами условиях.
Распределите роли внутри команды
Ответственный и оперативный менеджмент — залог успеха любого мероприятия. Все не должны заниматься всем : когда вы набрали команду и планируете заключить с каждым участником договор, четко распределите обязанности и зафиксируйте их. Как минимум, вам нужен специалист, который будет отвечать за функционирование сцен, маркетолог для организации партнерств и промо фестиваля, человек, ответственный за инфраструктуру и работу с волонтерами и несколько членов команды, которые будут заниматься букингом артистов и их сопровождением в день фестиваля. Задачи по разработке дизайна, настройке рекламы, строительство сцен и других подобных задач, как правило, можно отдать подрядчикам, но в любом случае, внутри команды должен быть человек для контроля выполнения задач и соблюдения сроков.
Безусловно, в условиях ограничений один человек может совмещать в себе сразу несколько функций. Распределение этих задач во многом зависит от масштаба фестиваля, поэтому обсуждая роли внутри команды, отталкивайтесь в первую очередь от необходимого минимума для реализации задуманного.
Промо фестиваля
Как бы ни были хороши лайнап, фудкорт и зона с развлечениями, о них никто не узнает без грамотного промо. Обязательно заведите каналы фестиваля в соцсетях, прикиньте, исходя из вашего бюджета, какую сумму вы готовы потратить на таргетинг и размещение анонсов в тематических телеграм-каналах, у релевантных блогеров и группах во «ВКонтакте». Подумайте, в каких СМИ вам важно появиться, нужна ли вам наружная реклама и что из этого вы можете закрыть по бартеру — за бесплатные билеты — или на основе дружеских отношений с администраторами. Заранее найдите фотографов и видеографов, готовых поснимать в день фестиваля — эти материалы пригодятся вам после его проведения.
Не забывайте, что промоактивность необходимо поддерживать постоянно , поэтому, прежде чем завести каналы в соцсетях, пропишите контент-план по каждой площадке. Оцените, сколько постов в неделю вы готовы делать, по каким датам следует распределить анонсы участников лайнапа, выберите место в сетке постов для партнерских публикаций, заранее разработайте механики для привлечения подписчиков в паблик и повышения активности пользователей (например, конкурсы или опросы). Попросите артистов-участников фестиваля записать видеоприглашения на свои сеты в рамках фестиваля и опубликовать их в том числе в своих каналах. Чем больше говорят о вашем фестивале, тем лучше. И обязательно прикрепляйте ссылку на онлайн-продажу билетов к каждому посту (и не забудьте добавить эту информацию в описание профилей).
В день фестиваля — о чем важно помнить
Когда площадка готова, каждый участник команды знает свои задачи, а билеты на фестиваль раскуплены, наступает тот самый день. Помните, что радоваться пока что рано — не стоит начинать праздновать успех с самого утра, даже если у вас солдаут. В день фестиваля вы должны сохранять трезвый ум и быть в состоянии оперативно реагировать на любые непредвиденные ситуации — а без них, как правило, не обходится ни одно событие.
Убедитесь, что у всех участников команды и волонтеров заряжены телефоны и есть с собой полные пауэрбанки — вы должны быть на связи постоянно. Оденьтесь удобно, возьмите с собой бутылку воды, раздайте всем участников четкий тайминг фестиваля и график выполнения их задач. Проведите инструктаж для стейдж-менеджеров, охранников и волонтеров, объясните, что делать, если ситуация по каким-то причинам выходит из под контроля. Поставьте точки оплаты на входе для тех, кто не успел купить билет в предпродаже.
Главное, что важно помнить в этот день — ни один фестиваль не проходит идеально, но, если организаторы грамотно подготовились, ошибок не заметит никто, кроме них.
Постпромо
Ваш фестиваль отгремел с успехом, но расслабляться еще рано. Постпромо — не менее важный этап, чем просто промо фестиваля, это задел на будущее, красочный рассказ о том, как это было, для тех, кто все пропустил. Публикуйте фотоотчеты, напомните СМИ, с которыми вы договорились о репортаже, что ждете тексты, размещайте отзывы в соцсетях и зафиксируйте все эти материалы в коммерческом предложении для партнеров фестиваля на следующий год.
Что еще почитать и посмотреть о подготовке фестиваля
- Вебинар директора по работе с коммерческими партнерами на фестивалях «Дикая мята» и «НЕБО: теория и практика» Марии Пархачевой о том, как привлечь коммерческих партнеров к сотрудничеству по музыкальному фестивалю в условиях кризиса.
- Вебинар программного и букинг-директора фестиваля Bosco Fresh Fest Ника Бабина о том, как создавался фестиваль «Chess https://i-m-i.ru/guides/how-to-make-a-fest» target=»_blank»]i-m-i.ru[/mask_link]
Сезонный бизнес: Как заработать на летних фестивалях и маркетах
Летом в Москве и других городах проходит множество мероприятий на открытом воздухе, каждое предлагает посетителям не только послушать музыку или посмотреть спектакль, но и перекусить, купить новое платье или сувенир. «Секрет» попросил завсегдатаев разных фестивалей и маркетов рассказать, на чём легче всего заработать.
Летом в Москве и других городах проходит множество мероприятий на открытом воздухе, каждое предлагает посетителям не только послушать музыку или посмотреть спектакль, но и перекусить, купить новое платье или сувенир. «Секрет» попросил завсегдатаев разных фестивалей и маркетов рассказать, на чём легче всего заработать.
Мнение эксперта
Николай Белоусов
Основатель проекта надувных диванов «Биван», создатель магазина Madrobots.ruФестивали — это модель для компаний, у которых нет возможности выстроить омниканальность (создать удобные и доступные офлайн-точки и онлайн-магазин), но которые, благодаря Instagram, Facebook и другим соцсетям? имеют большую фан-базу. Например, у проекта Mylk, который делает миндальное молоко, мало магазинов, а там, где они представлены, цены выше почти в два раза, чем на опен-эйрах. Для моей жены купить их на фестивале — удобно, доступно и приятно.
Как организовать городской фестиваль своими силами
Инструкция как создать мероприятие для жителей города, сделать его интересным и не сойти с ума. Опытом и лайфхаками поделится с нами Антон Салинка, организатор двух масштабных фестивалей “Пикник Фест” в Кременчуге и многочисленных закрытых вечеринок.
Когда я побывала на фестивале уличной еды Пикник Фест, рассказывала друзьям как было круто. Но не задумывалась сколько сил, времени и энергии вложили туда организаторы, чтобы от события остались хорошие впечатления. Я решила узнать все боли и радости организации мероприятия “Picnic Fest” (Кременчуг) у основателя Антона Салинка.
Антон решил воплотить в нашем городе идею проведения фуд-фестов — всемирную тенденцию, к которой уверенно присоединяется Украина. Одним из первых инициаторов фестивалей такого формата стал Роман Тугашев. Он с 2013 года ежегодно организовывает киевские фестивали Ulichnaya Eda, Kyiv Coffee Festival и Kyiv Beer Festival.
А в Одессе есть амфитеатр под открытым небом “Зеленый театр”, где проводятся мероприятия нестандартного формата. Именно такими событиями вдохновился Антон и решил сделать для кременчужан необычный праздник. И знаете, нам понравилось!
Посмотрим, как все начиналось.
Интервью получилось довольно объемным, но информативным, и тех, кто дочитают в конце ждет небольшой сюрприз
Идея мероприятия
Как обычно интересные идеи приходят в легкой и непринужденной обстановке. Вот мысль об организации “Пикник Феста” в Кременчуге возникла в кругу друзей во время посиделок на даче. Антон побывал на Арт-заводе “Платформа”, вдохновился атмосферой места, деталями мероприятия и делился впечатлениями с друзьями. Такие события потом долго еще не отпускают
Многие люди побывали на его крутых закрытых вечеринках, open-air’ах в разных тематиках: “Ретро”, “Новый год в Майами”, “Гавайская вечеринка” и т.д. У друзей не было сомнений, что городское мероприятие Антону по плечу. В таком деле любому человеку важна поддержка близких. А тут друзья сказали, что еще и помогут, и Антон решил попробовать, хотя еще не знал, что его ждет…
Формат мероприятия
Именно в тот вечер родилась идея выбрать интересный формат для нашего города, который будет повышать культуру общества, разнообразит досуг кременчужан и подойдет для всей семьи. Решили, что народу будет интересен фестиваль уличной еды, где смогут расслабиться и молодежь, и семейные люди .
Место для мероприятия
Фестиваль намечался летом, а значит место должно быть на свежем воздухе. Идеальным вариантом стала территория городского парка с летней сценой недалеко от реки Днепр. Это стало отличным местом для “Пикник Феста” — свежий воздух, полутень от больших деревьев и достаточно места для разных локаций. Спасибо местным властям, что поддержали инициативу Антона развивать культуру Кременчуга.
Но все-таки были некоторые нюансы:
- днем на открытых площадках было очень жарко (защищались навесами);
- пространство никак не было защищено от дождя, но его, к счастью, не было.
Эти моменты организаторы обязательно учтут и продумают перед следующим фестом, чтобы быть готовым к форс-мажорам.
Команда организаторов
Для организации закрытого события на 200-300 человек Антон уже знал, что делать. А вот городской фестиваль надо было планировать и продумывать. Он понимал, что самому очень сложно все сделать, по этому обратился к помощи друзей. Александр Сироштан разделил все организаторские задачи до и во время феста.
Хорошо, когда есть верные и надежные друзья
Друзья помогали с решением юридических вопросов, разрабатывали графические материалы для рекламы и помогали в любых других вопросах. Вместе удалось максимально все продумать и успеть.
Участники фестиваля
Важно понимать, что любой фестиваль мало просто запланировать и продвигать. Его нужно наполнить интересными деталями. А их внесут участники и крутые развлечения.
Для нашего фуд феста мы привлекали кафе и рестораны с оригинальными блюдами и напитками. Придумывали разнообразное меню и, конечно же, искали чем удивить посетителей. Вместе мы создали фудкорт, который 100% запомнился.
Антон Салинка, организатор «Пикник Фест»
Во время второго “Picnic Fest” в Кременчуге участвовали 12 кафе и ресторанов, а также 3 магазина. Всего было 22 торговые точки с экзотическими уличными блюдами разных стран мира и всевозможными алкогольными и безалкогольными напитками, аппетитными десертами и даже натуральное, только приготовленное мороженое (кстати, очень необычно видеть, как делается мороженое).
Но оказалось не все так просто, как представлялось. Не все участники прониклись идеей превратить уличную торговлю в крутую атмосферу. 20% участников всегда остаются чем-то недовольны. И к этому нужно быть готовым!
Спасибо тем, кто потрудился и создал душевную атмосферу. Они стали топом фестиваля. Например, кофейня “Kofan” создала образ передвижного мексиканского кафе и угощала всех блюдами с перчинкой ;). Их энергетика заряжала всех позитивом, а веселая игра “Лимбо” собрала много желающих. У таких заведений от посетителей не было отбоя.
Спонсорами фестиваля выступили компания “Черниговское”, мясокомбинат “Глобино” и сеть секондов “Smart Store”. Расстроило, что другие местные компании не приняли активное участие.
Развлечения
Основной целью Антона было не просто создать фестиваль уличной еды, а наполнить его заботой и теплом как для участников, так и для посетителей. Важным вопросом стала разработка развлекательной программы. Хотелось совместить отдых, вкусную еду и приятную музыку.
Фестиваль предусмотрительно был разделен на несколько локаций по настроению:
- Зона фудкорта со столиками и разнообразными вкусностями, которая вечером превращалась в кинотеатр под открытым небом.
- Танцпол с летней сценой, где выступали артисты, юмористы, а ведущий проводил конкурсы и разыгрывал призы.
- Несколько лаунж зон с кальянами, мягкими креслами и гамаками. Порадовала и удивила игровая локация с приставками “Денди” (back to 90s).
- Детские зоны отдыха и развлечений, где малышей занимали аниматоры, а дети постарше играли в настольные игры.
- Креативные бесплатные фотозоны, где можно было фоткаться сколько угодно. На одной из них даже была инсталляция с ванной. Ты мог отправиться в плаванье в #океанэмоций на позитивном лайнере.
Целый #океанэмоций на Пикник Фест
Харизматичный ведущий Сергей Гориславец заряжал энергетикой, создавал дружескую атмосферу на празднике и разыгрывал подарки от спонсоров.
Платный или бесплатный вход
Первый фестиваль “Пикник Фест” в Кременчуге был бесплатным. Но на втором фестивале решили подумать про безопасность и ввести вход по билетам. На все 3 дня фестиваля специально выделенную территорию огородили забором и наняли охрану. Антон убедился, что такие меры на порядок сокращают появление неадекватных людей на мероприятии. Ведь посетители приходит отдыхать и ожидают спокойствия.
Важно отметить, что на первом (бесплатном) “Пикник Фесте” было 5-6 тыс. посетителей, а на втором (платном) — 2,5-3 тыс. Антон не связывает это напрямую с платным входом, а считает, что меньшее число посетителей обусловлено летними отпусками и поездками на дачу и природу.
Кроме того, платный вход позволил помочь деткам из Кременчугского дома ребенка. 10 грн. с каждого входного билета организаторы потратили на одежду, игрушки и бытовые принадлежности для малышей без родителей от 0 до 4 лет.
Это лишь капля в море, как мы можем помочь деткам не разочаровываться в этом мире.
Ошибкой организаторов был маленький акцент на социальные сети. В целом откликнулось пользователей:
- в Facebook более 20 тыс.
- в Instagram — около 3 тыс.
Потенциал соцсетей позволял пригласить еще пользователей. А вот раздача листовок, реклама на бордах и остановках в городе, как показала практика, совсем не работает. Еще хорошо сработала реклама на радио в супермаркетах. По словам Антона, расходы на раскрутку второго Пикник Феста составили 10% от всех расходов на фестиваль и эту сумму в следующий раз нужно увеличивать.
Закладывайте бюджет на организацию городского мероприятия в 1,5-2 раза больше, чем ожидаете
Главный совет от Антона
Продажа билетовРеализация входных билетов на городских мероприятиях осуществлялась двумя способами: на месте и online через афишу событий eventssion.com. Антон добавил фестиваль в группу Кременчуга. В приложении Eventssion каждый участник мог узнать расписание фестиваля и купить билет онлайн. Компания-разработчик афиши решила присоединиться к активностям фестиваля. Они запустили промоушен события с акцией: покупаешь билет в приложении и получаешь прохладную баночку пепси на входе — то, что нужно в жаркий летний день.
Организация любого мероприятия требует железных нервов и выдержки. Но замечательно, что есть люди готовые заниматься организацией досуга и создавать крутые фестивали, преодолевать трудности и наслаждаться результатом. Антон Салинка не останавливается и уже готовится к новому осеннему фестивалю пива. Он обещает, что это мероприятие будет еще интересней и оригинальней, чем предыдущие ивенты в нашем городе.
Так что приглашаем 8-9-10 ноября 2019 г. жителей и гостей Кременчуга на яркий и оригинальный пивной фестиваль “Picnic Beer Fest”
А вот небольшой сюрприз для тех, кто дочитал до конца. Посмотрите видео, как это было, на ютуб канале Антона Салинка
Источник: vc.ru