Бизнес кейс проекта или по проекту

О парадоксах в менеджменте, в финансах, в математике, в физике, в жизни. . создано произволом творчества.

пятница, 16 октября 2020 г.

Как разработать убедительный бизнес-кейс внедрения ERP

ERP — отличный способ консолидации бизнес-функции. А также, — способ сократить время обработки, улучшить совместную работу и централизовать данные предприятия.

Очевидно, что ERP-системы имеют широкий спектр преимуществ, но нужно еще убедить руководителей поддержать проект внедрения ERP.

4 причины в пользу наличия бизнес-обоснования ERP

1. Вы не достигните того, что не умеете измерять.

Бизнес-модель гарантирует, что ваша компания получит ощутимые выгоды для бизнеса от программного обеспечения ERP. Другими словами, проект должен достигать бизнес-целей, ИТ-цели вторичны.

Большинство компаний не сразу осознают преимущества ERP. Для полной реализации потенциала нового программного обеспечения ERP могут потребоваться месяцы или годы. Однако вы никогда не достигнете многого из преимуществ, если не поймете, в чем ошибаетесь.

Летняя школа преподавателей 2022. День 1. Бизнес-кейс и бизнес-проект как форматы работы с учащимся

После того, как вы определите, где вы терпите неудачу, вы сможете определить основные причины неоптимальных преимуществ и предпринять корректирующие действия. Иногда это очень простые исправления, такие как повторное обучение конечных пользователей , корректировки бизнес-процессов или изменения способа реализации программного обеспечения. В других случаях вам может потребоваться переработать весь план проекта.

2. Вам необходимо подтвердить потребность внедрения ERP

Часто руководители говорят: «Бизнес-кейс не имеет значения, потому что нам в любом случае нужно новое программное обеспечение ERP». Иногда это может быть правдой, но часто есть другие варианты, которые могут решить ряд проблем. Например, обновление текущего программного обеспечения или проведение реинжиниринга бизнес-процессов.

Хотя бизнес-кейс может подтвердить ваш исходный образ мышления, он может выявить более эффективные варианты действий.

3. Сбой внедрения ERP неизбежен, когда проект не имеет «путеводной нити»

Многие компании не осознают, что бизнес-кейс помогает и успешному внедрению, и оптимизирует бизнес-преимущества по факту внедрения. Как бизнес-кейс помогает обеспечить успех? Это достигается за счет предоставления членам проектной группы ERP четких указаний и определения приоритетов.

Например, сбои внедрения ERP часто вызваны слишком большим объемом перенастроек ERP. Имея серьезное экономическое обоснование, команда проекта будет понимать, какие настройки имеют смысл, а какие стоит отложить.

Бизнес-модель включает в себя цели и показатели производительности, которые нужно использовать контроля хода проекта и действий членов команды на протяжении всего процесса реализации.

4. Вы должны осознавать проблемы и риски

Бизнес-кейс позволяет честно взглянуть на препятствия, которые необходимо преодолеть, будь то нехватка ресурсов, недостаток опыта или отсутствие поддержки со стороны сотрудников и руководителей.

Разбор ТРЕХ Реальных Бизнес-кейсов — Рабочая группа

Как построить бизнес-кейс

1. Определите проблемы наличных систем

Прежде чем вы сможете говорить о причинах, по которым вы хотите внедрить новую бизнес-систему, вам нужно будет доказать, что существуют проблемы у текущих систем. В конце концов, руководители не захотят платить за изменение системы, если не увидят, что старая система вызывает проблемы.

Стоит начать бизнес-кейс ERP с обсуждения проблем, с которыми в настоящее время сталкивается бизнес. Например, вы можете столкнуться с несогласованностью данных, что приведет к задержкам в доставке продукции. Если это так, объясните, как программное обеспечение ERP объединяет несколько функций в одну систему — закупки, производство, дистрибуцию и продажи, и все будут иметь доступ к одним и тем же данным в реальном времени.

2. Количественно оцените выгоды для бизнеса и издержки неэффективности

После того, как вы продемонстрировали некоторые общие преимущества, самое время предоставить более подробную информацию, количественно оценив конкретные бизнес-преимущества ERP . Это говорит руководству, что вы провели исследование и можете говорить на их языке.

Полезно выявить болевых точки, что часто позволяет количественно оценить их влияние на стоимость бизнеса. Например, у многих клиентов есть сотрудники, выполняющие ручные процессы, которые можно оптимизировать за счет автоматизации. Цена такой неэффективности очень ощутима, хотя она может явно невыражена бюджетными статьями. Сотрудники, клиенты и руководители ощущают эти расходы, поэтому ваша задача — количественно их оценить. Эти затраты станут еще более реальными, если вы определите, сколько времени тратится на текущие действия и сколько времени вы можете сэкономить, автоматизируя некоторые из этих процессов.

• Вы используете несколько не взаимодействующих друг с другом программных решений в разных бизнес-процессах?
• Насколько сложно получить информацию, необходимую бизнесу?
• Ваш ИТ-отдел перегружен поддержкой разрозненных программных систем?
• Улучшают ли ваши процессы и системы качество обслуживания клиентов и приводят ли к желаемому циклу от закупки до удовлетворенного клиента?

• Снижение уровня запасов за счет улучшенного планирования и прогнозирования
• Снижение затрат на материалы за счет улучшенной работы с кредиторской задолженностью
• Снижение затрат на рабочую силу за счет улучшения бизнес-процессов
• Сведение к минимуму простоев и дефицита за счет улучшенного производства и лучшего планирования
• Улучшение обслуживания клиентов за счет своевременных поставок и сокращения циклов от заказа до отгрузки
• Улучшение бухгалтерской практики за счет более коротких циклов продаж
• Улучшенное соответствие нормативным и правовым актам
• Оптимизированные и интегрированные бизнес-процессы за счет стандартизации операций между отделами

3. Определите свои бизнес-цели

• Хотят ли руководители сделать компанию более заметной? Затем поговорите о расширенных возможностях отчетности современного программного обеспечения ERP.
• Хотят ли руководители изменить качество обслуживания клиентов? Поговорите о том, как функциональность CRM может персонализировать точки взаимодействия с клиентам на их пути от знакомства к покупке.

• Улучшение обслуживания клиентов. Каждый бизнес-пример должен учитывать преимущества нового программного обеспечения ERP для обслуживания клиентов. Ваша компания хочет, чтобы клиенты могли делать заказы онлайн на 30% быстрее после внедрения решения ERP?
• Улучшение бизнес-процессов. Если ваши операционные болевые точки связаны с неработающими или неэффективными бизнес-процессами, обозначьте эти процессы в своем бизнес-кейсе. Возможные улучшения процесса должны быть конкретными и измеримыми.
• Повышение морального духа сотрудников. Система ERP может улучшить моральный дух сотрудников, облегчая работу сотрудников. Моральный дух сотрудников поддается измерению, поскольку его можно измерить, проводя опросы, анализируя выводы фокус-групп и отслеживая текучесть кадров.
• Увеличение дохода. Ваши сотрудники тратят слишком много времени на рутинные, повторяющиеся процессы? Представьте эту информацию с точки зрения потерянной производительности и повышенных затрат на рабочую силу. Вы постоянно срываете сроки? Подсчитайте штрафы, которые вам пришлось заплатить в результате срывов сроков. Обоснованные финансовые соображения сделают вашу рекомендацию более убедительной.

4. Оцените продолжительность и стоимость проекта.

ERP-проекты могут стоить миллионы долларов и могут длиться годами. Нет причин скрывать эти оценки от руководителей — они рано или поздно узнают.

Предоставьте реалистичные ориентиры стоимости в зависимости от объема вашего проекта, размера компании и отрасли. Это позволяет вам продемонстрировать, насколько преимущества ERP перевешивают затраты. Другими словами, каков ROI?

Точно так же реалистичные временные рамки помогают руководителям понять, когда они могут реально рассчитывать на возмещение затрат и увидеть реализацию выгод. Согласно отчетов ERP за 2020 год , компаниям требуется в среднем семь месяцев после ввода в эксплуатацию, чтобы окупить затраты.

5. Рассмотрите альтернативы ERP

Разработка устава проекта

Устав проекта, пожалуй, является самым важным документом проекта. Как правило, проект считается открытым именно после утверждения устава проекта. Поэтому процесс «Разработка устава проекта» крайне важен для успешной реализации проекта. К подготовке устава проекта необходимо привлекать команду управления проектом во главе с менеджером проекта. Большинство методологий, включая PMI PMBoK, сходятся на том, что работы, связанные с подготовкой устава проекта, не должны включаться в проект и выполняются за рамками проекта.

Устав проекта устанавливает партнерство между исполняющей организацией и организацией-заказчиком. Для внешних проектов предпочтительным способом заключения соглашения является формальный договор. В данном случае команда проекта является продавцом, реагирующим на условия предложения о покупке у внешней организации. Устав проекта в этом случае используется для заключения внутренних соглашений в рамках организации для обеспечения надлежащего поставляемого результата согласно договору. Одобренный устав проекта формально инициирует проект.

Менеджер проекта определяется или назначается сразу, как только это становится возможным, предпочтительно во время разработки устава проекта и обязательно до начала планирования. Устав проекта должен быть составлен спонсирующей стороной. Устав проекта наделяет руководителя проекта полномочиями в отношении планирования и исполнения проекта.

Рекомендуется, чтобы руководитель проекта участвовал в разработка устава проекта, чтобы полностью понимать требования проекта. Подобное понимание способствует эффективному распределению ресурсов для выполнения операций проекта

Разработка устава проекта

Давайте рассмотрим процесс «Разработка устава проекта» подробнее. На диаграмме ниже изображены входы, инструменты и методы и выходы этого процесса.

Входы процесса «Разработка устава проекта»

Описание работ проекта — это словесное описание продуктов, услуг или результатов, которые должен произвести проект. Для внутренних проектов инициатор или спонсор проекта предоставляет описание работ на основании бизнес-потребностей, требований к продукту или услуге. Для внешних проектов описание работ может быть получено от заказчика как часть документации по предложениям или как часть договора. Описание работ проекта отражает:

• Бизнес-потребность. Бизнес-потребность организации может быть основана на рыночном спросе, технологическом прогрессе, правовых требованиях, постановлениях правительства или соображениях, касающихся защиты окружающей среды. Обычно бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод включены в бизнес-кейс для обоснования проекта.
• Описание содержания продукта. Описание содержания продукта включает характеристики продукта, услуги или результатов, для создания которых предпринимается проект. Описание должно также отражать взаимосвязь между создаваемыми продуктами, услугами или результатами и бизнес-потребностью, которую должен удовлетворить проект.
• Стратегический план. Стратегический план включает стратегическое видение, цели и задачи организации, а также высокоуровневое описание миссии. Все проекты должны соответствовать стратегическому плану организации. Соответствие стратегическому плану позволяет каждому проекту способствовать общим целям организации.

Бизнес-кейс или подобный документ предоставляет необходимую с точки зрения бизнеса информацию, позволяющую определить, стоит ли проект требуемых инвестиций. Он обычно используется вышестоящими по отношению к проекту руководителями для принятия решений.

• требование рынка (например, автомобилестроительная компания авторизует проект по изготовлению более экономичных автомобилей в ответ на дефицит бензина);
• потребность организации (например, в связи с высокими накладными расходами компания может объединить функции персонала и оптимизировать процессы для сокращения затрат);
• требование заказчика (например, электрическая компания авторизует проект по строительству новой подстанции для электроснабжения нового промышленного района);
• технологический прогресс (например, авиакомпания авторизует новый проект по разработке электронных билетов для замещения билетов, отпечатанных на бумаге, основываясь на технологических достижениях);
• юридическое требование (например, производитель красок авторизует проект для разработки руководящих указаний по обращению с токсичными материалами);
• экологические воздействия (например, компания авторизует проект для уменьшения своего воздействия на окружающую среду);
• социальная потребность (например, неправительственная организация в развивающейся стране авторизует проект по предоставлению систем питьевого водоснабжения, туалетов и санитарного просвещения сообществам, страдающим от высокого уровня случаев заболеваний холерой).

Соглашения используются для определения первоначальных намерений в отношении проекта. Соглашения могут принимать форму договора, меморандума о взаимопонимании, соглашения об уровне услуг, письма-соглашения, письма о намерениях, устных договоренностей, электронного сообщения или других письменных соглашений. Обычно договор используется, если проект выполняется для внешнего заказчика.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс разработки устава проекта, включают в себя, среди прочего:

• организационную культуру, структуру и руководство;
• географическое распределение оборудования и ресурсов;
• государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, кодексы поведения, стандарты на продукцию, стандарты качества, стандарты изготовления);
• инфраструктуру (например, существующие сооружения и основное оборудование);
• имеющиеся человеческие ресурсы (например, навыки, знания, специализации, такие как проектирование, разработка, юридические вопросы, заключение договоров и закупки);
• управление персоналом (например, руководящие указания по приему на работу и увольнению, анализ эффективности и результативности работы и записи об обучении персонала, политика вознаграждений и сверхурочной работы, а также учет рабочего времени);
• корпоративная система авторизации работ;
• ситуация на рынке;
• толерантность к риску заинтересованных сторон;
• политический климат;
• каналы коммуникаций, принятые в организации;
• коммерческие базы данных (например, стандартизированные сметные данные, данные изучения промышленных рисков и базы данных рисков);
• информационная система управления проектами (например, автоматизированные системы, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн);
• государственные и промышленные стандарты или предписания (например, кодексы поведения, стандарты качества или стандарты по защите трудящихся);
• организационную культуру и структуру;
• ситуацию на рынке.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс разработки устава проекта, включают в себя, среди прочего:

• стандартные процессы организации, политики и описания процессов;
• шаблоны (например, шаблон устава проекта);
• историческую информацию и базу накопленных знаний (например, проекты, записи и документы, всю информацию и документацию по закрытию проекта, информацию о результатах решений по отбору предыдущих проектов наряду с информацией об исполнении предыдущих проектов, а также информацию об операциях по управлению рисками).

Инструменты и методы процесса «Разработка устава проекта»

Экспертная оценка часто используется для оценивания входов, применяемых для разработки устава проекта. Экспертная оценка применяется в отношении всех технических и управленческих деталей в течение этого процесса. Такая экспертиза предоставляется любым лицом или группой лиц, обладающими специальными знаниями или подготовкой, и доступна из множества источников, включая следующие:

• другие подразделения в рамках организации;
• консультанты;
• заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессиональные и технические ассоциации;
• отраслевые объединения;
• эксперты по предметной области;
• проектный офис.

Методы организации групповой работы имеют широкое применение в рамках процессов управления проектом и способствуют созданию устава проекта. Примеры основных методов включают мозговой штурм, разрешение конфликтов, решение проблем и управление совещаниями. Модераторы используют эти методы, чтобы помочь командам и отдельным лицам выполнять операции проекта.

Выходы процесса «Разработка устава проекта»

Устав проекта — это документ, выпускаемый инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. Он документирует бизнес-потребности, допущения, ограничения, понимание потребностей заказчика, высокоуровневые требования, а также новый продукт, услугу или результат, который планируется создать, например:

• назначение или обоснование проекта;
• измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
• высокоуровневые требования;
• допущения и ограничения;
• высокоуровневые описание и границы проекта;
• высокоуровневые риски;
• укрупненное расписание контрольных событий;
• укрупненный бюджет;
• список заинтересованных сторон;
• требования к одобрению проекта (т. е. что именно составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект);
• назначенный руководитель проекта, сфера ответственности и уровень полномочий;
• ФИО и полномочия спонсора или другого лица (лиц), авторизующего (авторизующих) устав проекта.

Источник: forpm.ru

Проект и кейс: сходства и различия

Сегодня слово «проект» используется в самых разных значениях. Проект договора и проект здания, проект урока биологии 8 класса и проект нового самолета на предприятии. Кто-то подразумевает под этим словом некую модель, образ будущего результата, а кто-то – имеет ввиду деятельность по получению этого результата, все стадии его производства: от зарождения идеи до ее воплощения в реальность.

Нам предстоит интенсивная совместная работа, поэтому о понятиях и их трактовках следует договориться заранее. В этой части курса мы с вами определим, что же такое проект, что такое кейс, и в чем их различия.

Давайте посмотрим, какие особенности имеет слово «проект» в разных языковых пространствах и как трансформировалось это понятие в истории.

В европейских языках слово проект заимствовано из латыни: оно происходит от причастия projectus [прожектус], которое буквально означает: «выброшенный вперед»,

«выступающий», «бросающийся в глаза». «Выброшенный вперед», по отношению к времени – из настоящего в будущее.

«Бросающийся в глаза» – актуальный. И тут, в определении сущности проекта, мы подходим к проблеме, как к основе для формирования проектного замысла.

Среди главных значений в Словаре Liddell

Проект решает «проблему» этих заказчиков;

Проект ограничен в ресурсах. Например, это деятельность, ограниченная по времени, а не бесконечный процесс доработок, смен курса и пр;

Проект – это управляемый процесс, а не хаотичный набор действий (о проектном управлении мы еще поговорим в следующем блоке);

Проект содержит в себе исследования и изобретения;

Результатом проекта является создание, разработка уникального продукта или услуги.

Итак, проект – это уникальная деятельность, направленная на достижение определенного результата (цели) при имеющихся ограничениях в ресурсах (времени,

деньгах и пр.), а также определенных требованиях к качеству и имеющая некий уровень риска.

Поскольку проект направлен на решение проблемы и в ходе его выполнения должен быть получен уникальный, не существовавший прежде результат, мы не можем предсказать, каким окажется этот результат – ни по форме, ни по характеристикам и свойствам, ни по производимому эффекту.