Бизнес конференция как вид конференций

Конференции – одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Цель конференции — обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). [1]

Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники – представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции – укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме.

Кейс: как сделать ПЛАН организации КОНФЕРЕНЦИИ с первого раза

На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции – это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

политика государства в отношении определенных отраслей;

практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:

бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

техническое обеспечение конференции

разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия

подготовка и печать пресс-китов

фотосъемка и видеосъемка

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

Бизнес конференция АМОКОНФ 2019. Выступление

Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений.

Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс -конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально.

Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм.

Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 — 11.30 или на 14.30 — 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница — всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий.

Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.[2]

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами.

Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме.

Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов.

Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Дляпресс-кита чаще всего используется фирменная папка.

Пакет документов (пресс-кит[3]) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Стандарты проведения конференций

Подготовка к проведению конференции (т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ее открытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале заседаний.

Проведение конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника. В течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

В случае необходимости принимающая сторона может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества.

Сотрудники принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.).

Помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков, ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

Источник: cyberpedia.su

Подготовка и этапы проведения конференций

Конференция – это собрание сотрудников компании, представителей государств или отдельных лиц. Такие совещания организовывают для обсуждения конкретных тем. Методика их провидения развивается с каждым годом. Теперь конференции проходят при поддержке новых технологий и инновационных решений.

Конференция разрешает участникам обсудить похожие темы с разных сторон. Эти мероприятия разделяют на несколько типов.

Виды конференций

• Научная конференция – это встреча научных деятелей для обсуждения конкретных тем. Является симбиозом семинара и конгресса.
• Веб-конференция. Организовывают с помощью глобальной сети Интернет. Они позволяют участникам в режиме онлайн просматривать документы, не отходя от рабочего места.
• Видеоконференция. На расстоянии обеспечивает двустороннюю обработку информации в режиме реального времени. Для этого используют аппаратно-программные средства вычислительной информации.
• Бизнес-конференция – мероприятие для представителей одного или нескольких предприятий. Такие встречи организовывают, чтобы обсудить темы связанные с работой компании.
• Пресс-конференция – это собрание представителей СМИ с отдельными лицами или представителями организаций.

Кроме основных видов конференций, на их определение влияет масштаб территории, которую они охватывают. Выбранная тема конференции определяет ее специализацию. На мероприятии узкого профиля обсуждаются темы, посвященные общественным наукам. В их число входят журналистика, экономика, история и так далее. Также обсуждаются технические и естественные науки.

Тема конференции широкого профиля предполагает обсуждение общенаучных вопросов. Они включают в себя рассмотрение современных проблем гуманитарных и естественных наук.

Планирование и реализация

Подготовка конференции включает в себя порядок действий для эффективности проведения мероприятия. Одно из важных условий – это грамотное распределение обязанностей. Эту функцию выполняет оргкомитет.

Пошаговая организация мероприятия

• Анализ рынка. Этот процесс позволяет определить тренды, перспективы и популярные темы.
• Разработка информации о мероприятии.
• Определение формата мероприятия и его названия.
• От масштаба события зависит длительность подготовки. После определения темы и целевой аудитории, этот процесс может занять от нескольких недель до одного года. Научные конференции требуют больше времени, так как докладчикам нужно изучить материал или провести исследование.
• Состав докладчиков определяется в соответствии с темой. Список приглашенных гостей согласовывается с оргкомитетом или ответственным лицом.
• Разработать расписание каждого периода мероприятия.
• Определить время доклада участников конференции.
• Подготовить программные брошюры для клиентов.
• Рассчитать оптимальное время для перерывов во время конференции.
• Разработку плана для продвижения события. Как правило, этим занимается маркетолог. Он должен описать способы коммуникации и показатели активности с каждым каналом.
• Составление финансового плана мероприятия. Финансовый расчет доходов и расходов предприятия.
• Составление программы конференции с объяснением, в каком порядке она будет проходить.
• Разработка оригинального стиля мероприятия. Выпуск фирменного логотипа, одежды.
• Разработка официального сайта. Так гости смогут оценить уровень мероприятия и совершить покупку.

Основная цель этого этапа это распространить информацию о проведении конференции.

Продвижение мероприятия

• Привлечь средства массовой информации. Так обеспечивается доверие и повышается узнаваемость.
• Пригласить информационных партнеров, чтобы улучшить контакт с целевой аудиторией мероприятия.
• Привлечь спонсоров для увеличения доходности конференции.
• Запустить Offline-рекламу. Выпустить брошюры, флаеры и т.д.
• Для интернет-рекламы использовать системы таргетинга.
• Пригласить гостей, используя клиентскую базу или холодные звонки.
• Отправить персональные приглашения на электронный адрес.

Конференция проводится для выполнения поставленных бизнес-задачи. Это требует от организаторов определенных решений.

Этапы проведения конференции

• Выбор площадки и ее декоративное оформление. Необходимо расставить пресс-воллы, стенды, цены.
• Обеспечение технического оснащения. Для этого проверяются микрофоны, подготавливают звук и свет.
• Подготовка раздаточных материалов для участников мероприятия (бирки, папки, диски, ручки и прочее).
• Регулировка вопросов организации незаметно от взглядов гостей мероприятия.
• Обеспечение быстрой регистрации участников конференции.
• Организация обеда или кофе-пауз.
• Предоставление фото и видеосъемки.
• Трансляция онлайн для гостей, которые не смогли посетить мероприятие.

Даже завершенная конференция требует четкого алгоритма действий от организаторов. Есть план для обеспечения средств массовой информации нужными данными.

Подведение итогов мероприятия

• Собираются отзывы клиентов и инвесторов.
• Отправляется информация пост-релиза представителям СМИ.
• Публикуется фото и видео отчет мероприятия.
• Участникам отправляются дополнительные материалы и сувениры.
• Выдаются акты выполненных работ.
• Подписываются командировочные приказы.
• Анализируется медийный эффект. Подсчитывается общее число публикаций и их охват.
• Составляется финансовый отчет. Проверяются количество выполненных финансовых обязательств.
• Создается отчет эффективности его проведения.

Конференция – это вклад в развитие деловой и научной жизни. Компания DreamTeam предоставляет возможность участникам и спонсорам таких мероприятий, показать свой потенциал. Опытные сотрудники оказывают полный спектр услуг для поэтапной подготовки к конференции. Прочные отношения с надежными партнерами помогут клиентам уровень расходов на деловые поездки и корпоративные мероприятия.

Обращаясь к профессионалам по проведению конференций, вы получаете четкую разработанную стратегию. Существуют своего рода «лайфхаки» для улучшения впечатления у гостей мероприятия. Необходимо умение вовлекать аудиторию в работу для повышения их интереса. А создание комфортной атмосферы позволяет слушателям быстрее идти на контакт.

Зная все эти приемы, мы поможем провести вашу конференцию на высшем уровне!

Источник: doctorteam.ru

Бизнес конференции

В настоящее время бизнес конференции становятся делом актуальным и более популярным из года в год. Причем растет количество, как заказчиков, так и фирм занимающихся организацией этих мероприятий. Чем же обусловлена данная популярность данного вида услуг на рынке и что она дает заказчику?

Во-первых, бизнес-конференция для заказчика позволяет обрести не только точное представление об актуальных событиях и составить общую картину состояния отрасли, в которой он работает, но и представление самого себя в положительном свете среди своих визави.

Конец рекламы

Во-вторых, бизнес-конференция – это серьезное мероприятие, которое определяет статус и престиж предприятия в общем.

А также, бизнес-конференция – это мероприятие, во время которого можно с пользой для своего бизнеса обменяться полезной информацией с партнерами и коллегами, рассказать о своих достижениях и целях, узнать о том, как другие решают проблемы, с которыми встретилась ваша компания, ну и естественно обрести новые деловые контакты и ко всему прочему привлечь инвесторов при желании.

Самостоятельно организовать проведение данных мероприятий на достаточно высоком уровне достаточно нетрудно, если Вы сами экономист или сведущий в этом деле человек. Здесь просто нужно оптимизировать тему бизнес-конференции с профессиональными запросами участников мероприятия. Нужно привечь серьезных людей для обслуги, одеть их «в тему», арендовать зал(ы), оснащенными необходимым оборудованием для проведения бизнес конференций. Затраты в общем не должны превысить некие заоблачные рамки.

Или же Вы можете привлечь специализирующие фирмы для проведения такого рода мероприятия. За достаточно невысокую плату они возьмут на себя полный цикл организации и проведения бизнес-конференции. И если учесть рост популярности этого вида развития бизнеса со стороны заказчиков, то организация проведения бизнес конференций это отрасль, способная приносить большой доход. И, по сути, в этой ситуации Вы будете больше играть роль посредника и, конечно, свою долю дохода получите.

Если у вас есть хороший зал, и вы уверены в том, что способны провести бизнес конференцию советуем вам развить данный вид заработка.

Источник: tokadoka.com