В век электронных чудес, в котором мы живем, выражение «деловое письмо» может показаться устаревшим, а сами письма ненужными. Зачем тратить время и усилия на подготовку деловых писем, если можно иногда с не меньшим успехом воспользоваться другим методом общения – например, позвонить по телефону или передать наспех составленное сообщение по факсимильной связи.
И все же во многих случаях деловые письма сегодня так же важны, как и двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они организуют, информируют и побуждают к действиям. Их чрезвычайная ценность как средства взаимоотношений продолжает сохраняться. Более того, правильно составленные письма создают благоприятное впечатление о тех компаниях или организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное впечатление может служить залогом долгого и успешного делового партнерства.
Задание 1
Отредактируйте текст заявления. Если это необходимо, измените пространственное расположение реквизитов
Начальнику Южного отдела полиции
Все ушли в бизнес! // Письма
инспектора И. Д.Н.
Товарищ начальник, к вам обращается инспектор И. Д.Н. Никифоров Л. Н. по такому вопросу.
Очень прошу освободить меня от работы. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу представить. Очень прошу в моей просьбе не отказать и подписываюсь.
2 марта 2008г. Никифоров Л. Н.
Задание 2
Работа с карточкой «Типы деловых писем». Составление любого из типов письма на разработанном бланке
Задание 3
Составьте на основе разговорных сообщений отчет о происшедшем:
Ну, я поехала в Комарово, туда, искать её. Такую никто там не знает. Наконец там послали к администратору. Он мне указал там на корпус. Говорит «Идите вот в этот корпус и ждите там. Они все придут в семь вечера ужинать.» Ну, я пришла, значит, жду в вестибюле.
На улице день холодный, жуть. Потом смотрю, идет. Я её узнала, а она меня не сразу. Я ей навстречу иду, а она даже испугалась вначале, а потом посмотрела: Ой! Тетя Катя приехала! Ой!
Как завопит.
Задание 4
Дайте собственные варианты определения юридических терминов. Сравните свои определения с нормативными дефинициями. Насколько они оказались близки к нормативным толкованиям
Адвокат, алиби, банкротство, брачный контракт, владение, встречный иск, вымогательство, гласность, судопроизводство, грабеж, дееспособность, доказательство, допрос, залог, иск, кассация, клевета, корысть, кража, недвижимость, некоммерческие организации,
Лекционный комплекс
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Почему написание деловых писем так важно в современном мире?
Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
Деловое общение необходимо в современном мире. Перед заключением каждой сделки компании обмениваются многочисленными деловыми письмами, согласовывая различные условия.
Написание деловых писем — это ремесло, которое трудно освоить. Вы должны знать не только предысторию адресата, но и сильные и слабые стороны компании. Знание этого позволит вам оценить риски и заключить наилучшую сделку с учетом ваших интересов.
Однако написание хорошо организованного и убедительного письма может занять много времени. Чем богаче компания, тем более глубокий анализ вы должны провести. Часто это наименее приятная работа для людей, поэтому они предпочитают купить тематическое исследование и продолжайте тренировать свои навыки делового письма.
С учетом всего сказанного, почему написание деловых писем по-прежнему имеет решающее значение в наши дни? Почему студенты должны посещать занятия по деловому письму, не говоря уже о написании многочисленных статей, чтобы пройти курс? В конце концов, не лучше ли договориться о встрече онлайн или в реальной жизни и обсудить дела? Учитывая, что корпорации ведут деловую переписку, похоже, что деловая переписка по-прежнему имеет решающее значение в наши дни. Ниже приведены основные причины, по которым деловые письма все еще необходимы.
Что такое деловые письма?
Деловые письма — это письменные материалы, в которых обсуждаются вопросы, прямо или косвенно связанные с компанией отправителя или получателя. Обычно они имеют правильную структуру, приветствие, дату и другие важные элементы. Деловые письма охватывают различные темы и могут быть формальными или полуофициальными.
Важность деловых писем
Следующее важно для бизнеса.
№1. Хорошо написанные деловые письма увеличивают продажи
Каждая компания должна составить несколько предложений и писем. Они определяют опыт и компетентность стороны. Они также демонстрируют серьезность предполагаемой сделки и готовность компании закрыть ее несмотря ни на что. Предприниматели заявляют, что с быстрым распространением электронной коммерции бизнес должен быть открытым и коммуникативным. А написание деловых писем или ответы на них — одна из главных предпосылок к успеху.
№ 2. Письма могут улучшить репутацию бренда
Поддержание репутации важно для любой компании. Каждый бизнес должен быть ориентирован на клиента и реагировать на действия других компаний — и то, и другое необходимо для обеспечения репутации бизнеса. Первый может оценить продукт компании и его репутацию, покупая или следуя письменному контенту, например, информации, представленной на веб-сайте, в социальных сетях, отчетах, информационных бюллетенях и т. д.
С другими компаниями немного по-другому. Помимо упомянутого, бизнес должен общаться с другими фирмами, независимо от того, сотрудничают они или нет. Единственный способ добиться этого — использовать деловые письма, будь то электронные письма или отправленные по почте.
№3. Деловые письма укрепляют компанию, ее эффективность и продуктивность
Умение быстро ответить на сообщение — навык, которым должен обладать каждый бизнес. Это может не только повысить узнаваемость бренда среди компаний, но и сделать компанию ключевым игроком на рынке. Кроме того, это может повысить эффективность фирмы и улучшить ее организацию.
Видите ли, деловые письма и общение происходят на всех уровнях компании, а не только между руководителями и высокопоставленными сотрудниками. Поэтому жизненно важно приобрести хорошие навыки делового письма, независимо от вашей должности. Это позволит вам общаться с другими отделами и избежать недоразумений.
№ 4. Письма помогают поддерживать связь с другими предприятиями
Стоит ли говорить, что конкуренция здесь жесткая. Бренды конкурируют друг с другом, сливаются и исчезают. Когда вы предприниматель, вы должны думать на два шага вперед и оценивать риски, которые могут возникнуть с наименее ожидаемой стороны.
Наличие набора дополнительных ушей — хорошая идея, чтобы знать, в порядке ли ваш бизнес или что-то грядет. Это победа и для других. Но чтобы прийти к соглашению о поддержке друг друга, вы должны сначала завоевать доверие. А для этого вы должны уметь писать убедительные и наводящие на размышления деловые письма.
Чтобы овладеть этим навыком, может потребоваться некоторое время. Но как только вы его получите, у вас появится несколько партнеров и обмен важными ссылками.
№ 5. Письма в архиве о существовании бизнеса
Еще одна причина, которая склоняет чашу весов в пользу хороших навыков делового письма, заключается в том, что он документирует все существование компании. Письменные документы напоминают философию и точку зрения фирмы. Хорошо структурированные, информативные и непредвзятые деловые письма помогают развивать компанию, расширять свое присутствие и решать вопросы.
Кроме того, письма служат доказательством. Как уже упоминалось, мы живем в мире собачьих поеданий. Так что не должно вас удивлять, что возможны утечки. Но вам не нужно беспокоиться о них. Тактичные деловые письма никоим образом не пошатнут вашу репутацию.
Типы деловых писем
Деловые письма охватывают несколько видов письменного общения. Это происходит как внутри компании, так и за ее пределами. Различные деловые письма имеют разные цели. Тем не менее, наиболее распространенными являются:
- Сопроводительные письма
- Рекомендательные письма
- Рекламные письма
- Memos
- Письма-запросы
Хотя вышеупомянутые типы предназначены для доставки другого сообщения, они включают стандартные компоненты форматирования, такие как:
Есть много причин, по которым написание деловых писем необходимо в наши дни. Более того, письма являются важным средством общения. Это помогает связаться с другими компаниями, заключать выгодные сделки и/или просто связываться с другими фирмами.
Написание деловых писем также имеет решающее значение для общения с коллегами внутри компании. Точные и прямые деловые письма повышают производительность и устраняют недопонимание между работодателями. Поэтому очень важно писать деловые письма, чтобы ваша компания процветала.
Часто задаваемые вопросы
Почему письма по-прежнему важны в наши дни?
Важные события и информация хорошо документируются и записываются письмами. Они также могут служить юридическими доказательствами, допустимыми в суде.
Почему мы пишем деловые письма?
Деловое письмо обычно используется для запроса или предоставления информации, сообщения о сделке, начала или продолжения диалога и/или пересмотра ранее достигнутых договоренностей.
Почему важно писать?
Письмо учит нас навыкам общения и критического мышления. Письмо показывает, кто мы как личности. Это также делает очевидным и прочным наше мышление и обучение. Письмо улучшает наши способности разъяснять и уточнять наши идеи для себя и других.
Статьи по теме
- ПОДАРОЧНОЕ ПИСЬМО: вот все, что вам нужно знать
- Сертификация по написанию грантов: 2022 17+ лучших вариантов и все, что вам нужно)
- Как написать хорошее сопроводительное письмо для работы?
- НАПИСАНИЕ ПОКРЫТОГО ЗАЯВЛЕНИЯ: Как написать эффективный покрытый вызов с примером (обновление)
Источник: businessyield.com
Деловая переписка
Успех компании во многом зависит от умелого ведения переговоров и деловой переписки. Даже если руководитель умеет правильно выстраивать беседу, вести переговоры, а деловая переписка у него сухая и блеклая, то в этом случае имидж его компании может сильно пострадать.
Зачем нужна деловая переписка
Неправильная деловая переписка может стать причиной прекращения отношений с компанией. И неважно, речь идет об электронном или бумажном варианте.
Кроме того, что организации должны уметь вести грамотную, продуманную переписку, сотрудники компании также должны соблюдать деловой стиль общения. В деловом общении не используется разговорная лексика. Все сотрудники должны знать особенности рабочей переписки, чтобы держать на высоком уровне имидж компании.
Отличия деловых писем от других
- Используется фирменный бланк. На нем указаны контактные данные.
- Мысли излагаются просто и понятно.
- Объем в среднем занимает одну страницу.
- В содержании указывается четкая цель обращения.
«Почти все важные дела люди совершают путем переписки, следовательно, одного умения говорить недостаточно.»
Люк де Вовенарг
Виды деловых писем
Различаются по тематике обращения:
- Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
- Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
- Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
- Благодарственные письма выражают признательность;
- Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
- Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
- Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
- Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
- Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.
Различаются по функциям:
- На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
- На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.
Различаются по количеству получателей:
- Нескольким адресатам;
- Конкретному лицу.
По способу отправления:
- Отправляются почтой;
- Отправляются с помощью E — mail ;
- При помощи факса.
Секреты правильного оформления
Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:
Тема
Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.
Текст
Стилистика
Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.
Оформление бланка
- Используется специальный бланк;
- Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
- На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
- Используется шрифт Times New Roman , размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
- Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E — mail .
Нумерация
Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.
Абзацы
Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.
Реквизиты
- В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
- Достоверное и полное название адресанта;
- Контактные данные;
- Номер банковского счета;
- Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
- Каждый реквизит пишется с новой строки.
Электронные деловые письма
Сегодня общение между компании больше осуществляется с помощью E — mail , поэтому рассмотрим правила оформления письма в электронном виде.
Используйте броскую тему письма с названием вашей компании;
Сохраняйте цепочку сообщений. Открыв почту, вы или получатель сразу сможете увидеть всю переписку. Вам не придется вспоминать, о чем шла речь и на каком этапе закончилась ваша переписка;
В сообщение не добавляйте сложных фоновое оформление. Если у адресата простой компьютер, то ваше электронное письмо либо отобразиться не полностью, либо вообще не откроется;
Стиль электронного документа такой же, как и при обычной деловой переписке. Не добавляйте смайлики и гиф-изображения;
В какие сроки нужно ответить на письмо
Как уже было сказано выше, есть письма (запрос, предложение, рекламация, просьба), которые требуют своевременного ответа.
Если получен запрос, уведомите адресанта в течение 3 дней о том, что вы его получили. Окончательный ответ можно дать в течение месяца;
Если вами получено письмо-соболезнование, ответьте на него в течение 10 дней;
Поздравительное письмо следует отправить в течение недели с момента, как вы узнали о важной дате;
Как правильно написать деловое письмо поэтапно
Разберем по пунктам:
- Запишите данные адресата. В правом верхнем углу документы укажите Ф.И.О. и должность получателя. Если общение идет с компанией, тогда нужно указать юридический адрес.
- Напишите к кому обращается письмо.На середине бланка напишите к кому вы обращаетесь в уважительной форме. Не используйте сокращений. «Уважаемая, Нина Петровна!». Также можно указать должность получателя. Рекомендуем обращаться только по имени и отчеству, это лучше предрасполагает к общению.
- Изложите цель обращения. Распишите причину составления обращения, его суть. Пишите кратко и соблюдайте официальный стиль изложения.
- Предложите решение. Адресат должен не только прочитать письмо, но и определенным образом среагировать на него. Для этого предложите свои способы разрешения ситуации. Если ваша цель – рассказать о жалобе, претензии, то попросите принятия конкретных мер. Если предлагаете сотрудничество, расскажите о возможных вариантах.
Как закончить деловое письмо
После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами.
Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя. Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и E — mail . Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать.
Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны.
Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.
Источник: goodetiket.ru
