По данным Microsoft Office Online, деловые письма составляют две третьих всей офисной работы. Они являются основой для выстраивания отношений компании с партнерами, инвесторами или клиентами.
Грамотное деловое письмо повышает статус организации в глазах получателя и помогает добиться цели обращения. Существуют негласные правила делового этикета, которые релевантны для любого типа рабочей корреспонденции.
Давайте обсудим ключевые моменты в написании деловых писем, виды, базовую структуру и разберём образцы бизнес-писем на русском и английском языках.
Виды деловых писем
Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем:
Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены.
Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты.
КАК НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. Разбираю образец письма
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
- информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
- просьбы и объяснения
- заключение.
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2021 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
Структура делового бизнес-письма
Вообще, у нас есть несколько статей о том, как писать деловые письма. Например, вот эта. Важно помнить, что ключевое правило деловой переписки можно выразить одним словом – лаконичность.
Перед тем, как приступать к написанию письма, подумайте: какие тексты легче всего читать вам? Наверняка, вам приятнее изучать письма с понятной структурой и четко прописанной целью, а не пробираться сквозь простыню невнятного текста. И это неудивительно – вы цените своё время.
Время – это ключевой ресурс в ведении бизнеса (порой, даже важнее денег). Распространённая ошибка: не уважать время адресата и, как говориться, «растекаться мыслью по древу».
Поэтому рекомендуем вам написать тезисно план вашего письма, прежде чем начать печатать. Рекомендуемый объем письма– не больше одной страницы (это где-то до 2000 символов с учетом пробелов), остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
Такой объем можно бегло прочитать за 1-2 минуты – столько в среднем люди тратят на прочтение подобной деловой корреспонденции (а на холодные письма еще меньше).
При составлении делового письма придерживайтесь следующей структуры:
1.Тема письма / адрес
Если вы решили написать бизнес-письмо на электронную почту, обязательно укажите тему. Выразите в ней суть вашего обращения, чтобы читатель сразу понимал, кто вы и что хотите.
Например, вы пишете компании с предложением сделать им сайт. Следовательно, в теме письма вы должны указать что-то вроде «Предлагаем разработать сайт».
Если вы выбрали бумажное письмо, то необходимо указать адрес получателя и, если вам требуется ответ, также написать свой. Укажите:
- имя;
- должность;
- адрес компании;
- город, область, почтовый индекс;
- страну (опционально).
2.Обращение к получателю
Если вы пишете компании, обратитесь к ее руководителю по имени и отчеству. Допустимо обращаться только по имени к близким коллегам и партнерам. Отсутствия обращения может восприниматься как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.
В письмах на русском языке используйте вежливую форму «уважаемый». Не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Обязательно проверьте правильность написания имени, особенно если оно необычное.
Бывает так, что письмо не предназначено конкретному человеку (например, так часто бывает с рекламной рассылкой). В таком случае допустимо безымянное или коллективное обращение (Уважаемые коллеги).
3.Расскажите коротко о вашей организации / персоне
Представьтесь и расскажите о себе в одном-двух предложениях. Не углубляйтесь в детали – излишне подробный рассказ о себе увеличивает объем письма и может наскучить адресату.
Например, если вы пишите блогеру как студент с просьбой поучаствовать на конференции в роли спикера, необязательно упоминать ваш факультет, курс и полное название университета. Адресату это неинтересно и ни о чем не говорит. Просто скажите, что вы студент и представьтесь. Этого будет достаточно.
4. Цель письма
Абзац с описанием цели должен быть в первой части письма, ни в коем случае не в конце. Получатель должен с первых секунд понять, что вы хотите. Четко сформулируйте, зачем вы пишите это письмо – это, пожалуй, самое сложное в его составлении.
5. Выгоды для адресата / для вас.
Маркетинговая компонента для создания убедительной деловой переписки очень важна. Расскажите, почему письмо актуально для адресата или, если вы обращаетесь с просьбой, почему это важно для вас. В этом блоке будет уместно использовать маркированный список для наглядности. Желательно предоставить цифры и доказательства.
Допустим, вы пишете письмо-приглашение на мероприятие и объясняете, почему адресату будет интересно посетить его. Или вы жалуетесь на некачественную услугу и в своей рекламации пишите:
– чем вы недовольны;
– доказательства произошедшего ущерба;
6. Оставьте свои контакты
Напишите, как с вами связаться для продолжения деловой переписки. Если время ответа для вас важно, укажите, в какие сроки вы ожидаете получить ответ или задайте уточняющий вопрос (соориентируйте, получится ли выполнить мою просьбу / сделать отчёт до такого-то числа). В заключительном предложении выразите благодарность за оказанное внимание.
Общие требования ко всем письмам
При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).
Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).
Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.
Советы по правильному написанию делового письма
Есть еще несколько вещей, на которые стоит обратить внимание при составлении делового письма:
Используйте стандартные шрифты. Гарнитуры вроде Times New Roman, Arial и Helvetica прекрасно подходят для деловой корреспонденции, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5.
Обращайте внимание на выравнивание текста. Оно должно быть по центру или слева. Обращение в начале делового письма на русском языке должно быть выровнено по центру.
Разбивайте текст на короткие абзацы. Чтобы текст выглядел аккуратно, делайте абзацы примерно по 4-5 строк.
Используйте списки. Если у вас есть длинное перечисление, лучше структурировать текст и использовать маркированный или нумерованный список.
Отправляйте письма в рабочее время. Писать по рабочим вопросам на почту в выходные дни или глубокой ночью – неуважение к личному времени собеседника. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы адресат получил ваше письмо в приемлемое время.
На что обратить внимание при составлении
Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.
Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:
- Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
- Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
- Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
- Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
- Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.
Образцы деловых писем на русском языке
Конечно, идеальной формулы или шаблона бизнес-письма не существует, но стоит ознакомиться с примерами таких документов и, возможно, взять их как основу для собственного письма.
Деловое письмо-ответ на жалобу
Это шаблон делового письма для компании нужен, чтобы отреагировать на рекламацию клиента. В начале письма указывается дата обращения покупателя к компании, а дальше предлагается конкретное решение проблемы.
Уважаемый Александр Евгеньевич!
Это ответ на вашу жалобу от 15 января 2021 года. Наша приносит извинения за то, что на ваш адрес был доставлен неисправный велосипед.
Деловая переписка – примеры писем
Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.
Содержание скрыть
Образцы деловых писем
Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.
Примеры благодарственных писем
Пример гарантийного письма
Образец письма-ответа
Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:
Пример информационного письма
Пример письма-претензии
Примеры писем на английском в деловой переписке
Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке?
Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.
Структура делового письма
Источник: dengodel.com
Примеры фраз делового письма. Деловой словарик полезные фразы для деловых писем .
В этой статье представлены примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами поможет вам освоить навыки составления письма.
Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-ответах:
«В ответ на Ваше письмо сообщаем …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», «Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приносим извинения за временные неудобства. Мы не можем точно ответить, когда на сайте будет размещена Ваша информация …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена»,
«По вопросу переноса экзаменов на другую дату, сообщаем, что Вы вправе решать этот вопрос по Вашему усмотрению.», «Настоящим сообщаем, что согласны принять Ваше предложение. Просим Вас отправить проект соглашения о сотрудничестве.» и т.д.
Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-напоминаниях:
«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».
Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-подтверждениях:
Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, «Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12000 рублей …», Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем, Подтверждаем получение Вашего заказа, Настоящим сообщаем, что Ваш заказ принят, Подтверждаем оплату за товар и т.п.
Примеры фраз для писем поздравлений:
«ТОО «НГ» выражает Вам искреннее уважение и поздравляет Вас с…», «Искренне желаем Вам и всем сотрудникам Вашей компании благополучия и успехов во всех делах и начинаниях.», «Выражаем Вам глубочайшее уважение и поздравляем Вас с… «, «Сердечно поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом! Выражаем Вам искреннюю благодарность за плодотворную совместную работу и за приятное профессиональное общение.», «ТОО «НГ» искренне благодарит Вас за поздравление с Новым годом и Рождеством! Мы искренне признательны Вам за добрые слова и теплые пожелания. Мы также от всего сердца поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом и Рождеством! Благодарим Вас за лояльность к нашей компании на протяжении многих лет…».
Примеры фраз для письма просьбы:
«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…», «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.
Примеры фраз для благодарственных писем:
«АО «М» выражает Вам уважение и сердечно благодарит Вас за …», «Выражаем Вам признательность и искреннюю благодарность …», «В связи с этим, наша компания обязана поблагодарить весь Ваш коллектив …», «АО «М» спешит поблагодарить Вас за поздравление с праздником …», «Выражаю Вам огромную благодарность за многолетний добросовестный труд …», «Выражаем признательность и благодарность АО «М» за качественную и своевременную поставку …» и другие.
Фразы, используемые в письмах приглашениях:
«ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.
Фразы, используемые в коммерческих предложениях:
«Представляем Вашему вниманию уникальное предложение …», «Предлагаем Вам уникальное предложение …», «Предлагаем Вам встретиться и обсудить условия договора …», «ТОО «Бизнес Этикет» предлагает Вам оказание услуг по обучению персонала Банка корпоративной этике …», «Хотим заинтересовать Вас следующим предложением …», «Возможно Вы заинтересуетесь нашим предложением о …», «В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по телефону 7ХХХХХХХХХХХ0», и т.д.
Слова и фразы, часто используемые в гарантийных письмах:
«ТОО «С» гарантирует своевременную оплату по выставленному Вами счету …», «Настоящим гарантируем замену бракованного товара …», «Подтверждаем и гарантируем отгрузку продукции 12.12.2018 года ….» и т.д.»
Фразы, используемые в письмах уведомлениях:
«Настоящим письмом уведомляем Вас о …», «Информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «П» …», «АО «М» сообщает Вам об изменении юридического адреса …»,
«В связи с окончанием срока действия Договора сотрудничества информируем Вас о прекращении дальнейшего сотрудничества …», «Настоящим уведомляем Вас о …», «Настоящим письмом сообщаем Вам о смене юридического адреса …» и т.д.
Фразы, используемые в сопроводительных письмах:
Настоящим направляем Вам пакет документов …», «Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера …», «Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что … В связи с этим предлагаю рассмотреть свою кандидатуру …», «Прилагаемое резюме даст представление о моем опыте …», «Буду рад получить от Вас приглашение на собеседование …», «Благодарю за внимание к моей кандидатуре и надеюсь на …».
Фразы, используемые в письмах заявлениях:
«В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место…», «Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями…», «Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия…», «Исходя из долговременных интересов корпорации…», «Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами…», «Руководствуясь высшими целями… …официально заявляю (заявляем) следующее…», «…считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить…», «…уполномочен (уполномочены) заявить…», «…исходим из необходимости решительно заявить о… …намерении руководства…, …планах предприятия…, …стремлении нашей организации…, …желании дирекции учреждения…», «…это побуждает меня (нас) обратиться к широкой общественности со следующим заявлением…», «…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…», «…относительно …», «…в связи с …», «…касающееся …», «…по поводу …», «…в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о…», «…настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия…».
Источник: delovoe-pismo.com