Нашему предприятию предстояли кардинальные изменения – было расширено производство, принято решение о необходимости привлекать множество новых сотрудников. Всех необходимых специалистов в своей республике найти не удавалось, поэтому начался поиск также по другим регионам. В том числе, из Санкт-Петербурга приглашен директор по качеству.
Естественно, мы не желали терять ценного сотрудника с зарплатой 100-200 тыс. рублей после прохождения испытательного срока, оплаты переезда (включая автомобиль, жилье, медицинскую страховку и прочие расходы). Для любой компании текучку кадров выгодной считать не приходится. Поэтому задумались над созданием и внедрением на своем предприятии системы адаптации персонала, которая предназначалась для уменьшения текучести кадров.
Рассмотрим основные элементы, из которых и складывалась наша система адаптации персонала.
План работы новичка в первый день и первую неделю
План 1-го рабочего дня:
- Встреча со своим непосредственным начальником.
- Знакомство с коллективом – под руководством главы подразделения.
- Знакомство с рабочим местом – проводится руководителем подразделения.
- Знакомство с организационной структурой (руководитель подразделения).
- Просмотр корпоративного обучающего фильма, заполнение своей рабочей тетради сотрудника.
- Знакомится с куратором.
- Обязательный инструктаж по технической безопасности и др. (организуется специалистами отдела по охране труда).
План 1-й недели адаптации сотрудников:
Эффективный процесс адаптации
- Изучение должностной инструкции, задавая появившиеся вопросы своему руководителю
- Изучение действующих программ обучения и развития в рамках встречи с руководителем, составляется график обучения.
- Также на данной встрече составляется график поездок и указываются их цели – при необходимости знакомства с работниками других подразделений.
- Уточнение у руководителя критериев, которые будут использоваться для успешности испытательного срока, с получением задач на данный период, рекомендаций для достижения поставленных целей.
- Изучение основных правил и положений в работе предприятия – предоставляются названия обязательных для изучения документов отделом кадров, их новому сотруднику нужно будет найти на корпоративном сервере самостоятельно.
- Знакомство с коллегами, узнать о задачах каждого из них, обсудить методы работы, обменяться своим опытом.
Рассмотрим методы адаптации персонала, которые отлично зарекомендовали себя в нашей компании.
Программа адаптации персонала: 7 подходов
Обучающий фильм. Был снят 40-минутный ролик, в котором знакомили зрителя с информацией о нашем предприятии. В том числе, приводилась информация о производственном процессе, каналах продаж, брендах, стратегии, территории работы и др. Была приглашена рабочая группа, которая занималась сценарием и съемками.
В состав данной группы входили директор по качеству, техдиректор, коммерческий директор, начальник производства. За съемку ответственным стал сотрудник по работе со СМИ (из департамента маркетинга). Отдельно приглашать пришлось только оператора-монтажера по договору подряда – выделив порядка 40 тысяч рублей за его услуги. Мы отказались от чрезмерной детализации информации в своем фильме. Решили, что зрителям было вполне достаточно общего представления о нашем предприятии, а конкретные знания сотрудник сможет получить во время работы в своем отделе.
Как правильно проводить адаптацию персонала
Наша компания стала первой в холдинге, которая занялась съемками такого фильма. Для налаживания обратной связи решили показывать свой фильм другим управляющим директорам, также вице-президентам и некоторым сотрудникам других фирм, входящим в нашу группу (фокус-группа состояла примерно из 20 человек). Фильм был удостоен положительных отзывов от фокус-группы.
Остальные предприятия последовали нашему примеру – сняв в этом же году свои обучающие фильмы. Такой подход сегодня активно применяется и в работе головной компании холдинга. Предприятия нашей группы находятся в разных уголках страны, поэтому сотрудники не могут лично посещать головную компанию.
Обычно новички смотрят созданный фильм на 1-й либо 2-й день на рабочем месте. Затем сотрудник заполняет специальную рабочую тетрадь – чтобы убедиться в правильности ответов. Предназначена такая тетрадь лишь для самоконтроля, можно указывать записи во время просмотра фильма либо общения с сотрудниками компании – проверять никто не будет. Новичку следует самому понимать – при множестве неправильных ответов следует потом пересмотреть записанный фильм или уточнить возникшие вопросы у своих коллег.
Информирование о сленге предприятия. Учитывая специфику компании, в нашей работе используется множество аббревиатур, запомнить все из которых просто невозможно. Чтобы говорили сотрудники на одном языке, была составлена алфавитная таблица аббревиатур по алфавиту. Располагается данный каталог на сервере, поэтому любой сотрудник может его загрузить себе и распечатать. Мы оставили в своем каталоге свободные поля, чтобы сам сотрудник мог фиксировать свои комментарии либо указывать новые аббревиатуры, не зафиксированные в общем списке, но необходимые ему для работы.
Брошюра-руководство для новых сотрудников. Предоставляется брошюра из 20 листов, с указанием имен, контактов и должностей сотрудников, информации о правилах трудового распорядка, организационной структуре предприятия, ответах на часто задаваемые вопросы, основных тезисах нашей политики. Также в данной брошюре приводится список задач, которые возлагаются на сотрудника во время испытательного срока. Предоставляются электронные и печатные брошюры.
Встречи новичков с работниками других отделов. Для всех новичков ассистент отдела формирует график встреч с работниками других отделов своей компании – департаменты маркетинга, продаж, производства, бухгалтерия и пр. Продолжительность каждой встречи составляет порядка часа, под руководством ведущего специалиста либо руководителя отдела.
Во время встречи работнику рассказывают о влиянии работы департамента на достижении общих стратегических целей компании, какие задачи отводятся отделу, какие вопросы новичку нужно будет обсуждать со специалистами подразделения. Проводятся такие встречи на протяжении 2 первых недель работы новичка. Он сможет узнать – как разные сотрудники в компании взаимодействуют, на будущее понимать все этапы рабочего процесса и с кем обсуждать выполнение проекта. Встречи обычно проводятся отдельно для каждого новичка. Хотя, если трудоустроились одновременно 2-3 сотрудника, встречи посещают вместе.
Нововведение было нормально принято руководителями подразделения, поскольку им было понятно – сегодня они посвятят час работы сотрудникам других отделов, а завтра их коллеги помогут вводить в курс дела уже нужных ему подчиненных. Такая помощь оказалась выгодной всем, поэтому новички всех отделов быстрее осваивали необходимую информацию о деятельности предприятия.
Куратор для каждого нового сотрудника. На роль куратора обычно приглашается работник с опытом работы от 3 лет, рекомендованный на данную должность своим руководителем. Однако не следует кого-нибудь принудительно привлекать на данную роль (такая работа дополнительно не оплачивается) – поэтому нужно выбирать лишь среди желающих, подходящих под установленные требования. Куратор будет помогать новичку полезными рекомендациями по специальности и работе, решать бытовые вопросы, если сотрудник перебрался из другого города. В том числе, посоветует лучшие места для аренды квартиры, поиска детских садов либо школ, фитнес-центров и пр.
Запрос обратной связи. Довольно распространенный инструмент в нашей работе. Для этого предлагаем бланк, который сотрудник может отправить коллегам по e-mail, попросив их заполнить. В том числе, можно попросить дать оценку и в устной беседе (необязательная процедура). Этому мы обучаем во время тематических семинаров.
Итоги испытательного срока. По результатам прохождения испытательного срока работнику нужно самому организовать свою встречу с руководителем. Нам необходимо видеть инициативу со стороны каждого сотрудника компании, а не просто исполнение своих обязанностей. Новому работнику в рамках встречи предстоит подвести результаты работы в течение прошедших месяцев (3-6 мес., зависит от конкретной должности), сообщить о результатах своих задач, достижения определенных целей, поедлиться впечатлениями от работы.
Если руководителя устраивает новый подчиненный и готов оставить его в штате, новый начальник должен составить планы для работника на ближайшие полгода.
Результаты внедрения системы адаптации персонала
Результаты внедрение системы адаптация персонала. Каждый месяц в нашей компании проводится измерение уровня текучести кадров, с анализом данных в течение квартала и года. Благодаря программе адаптации мы смогли значительно изменить ситуацию в компании:
- текучесть кадров среди менеджеров среднего звена сократилась на 65% за год.
- уменьшение текучести кадров в числе топ-менеджеров на 30% за год.
- снижение числа увольняющихся за первое полугодие – на 250%.
- экономия средств компании на компенсации медосмотра работников. Ведь в работе пищевого предприятия подобные затраты необходимо компенсировать – экономия составила около 200 тыс. рублей ежегодно (за каждый осмотр порядка 3 тысяч рублей).
- снизили расходы на оплату обязательного обучения для сотрудников различных специальностей – примерно на 50 тысяч рублей в год.
Суммарный экономический эффект за счет системы адаптации в нашей компании достиг порядка 3 миллионов рублей. Также преимущества дополнились общим улучшением атмосферы в коллективе.
Примеры адаптации персонала
Алексей Дмитриев, Директор по корпоративному развитию торговой сети Enter, Москва
Программа адаптации и наставничества в нашей компании нацелена на офисных работников. Программа под названием «Путь силы» (по мотивам «Звездных войн») внесла ряд улучшений в работу компании. Наиболее опытным сотрудникам отводится роль джедаев, новички же остаются падаванами.
Сотрудник, ответственный за систему адаптации сотрудников, каждый день выгружает из учетной системы данные о работниках, которым предстоит скоро выходить на работу. Далее вручную назначает для каждого своего джедая. У нас установлены 2 правила – работать джедаи должны попарно, могут быть из любых подразделений, кроме того, куда будет устраиваться новый сотрудник. Работать попарно удобнее – учитывая разный график загруженности, также проще оказывается общаться с незнакомыми людьми. Когда джедаи утверждены, направляется им уведомление автоматически, также в календарь добавляется напоминание о дне выхода сотрудника на работу.
Заочное знакомство. За день до того, как новый сотрудник выходит на работу, ему позвонит джедай – представится и попросить связаться с ним сразу после появления в офисе для встречи и обсуждения рабочих момент. Джедай в этот день также устанавливает, всё ли подготовлено для работы нового сотрудника – убеждается в наличии компьютера, необходимых программ, звонит начальнику отдела новичка, чтобы напомнить о выходе на работу нового сотрудника.
1-й рабочий день нового работника. Пара наставников встречает нового сотрудника утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. Как правило, для этого достаточно пары часов. Подобная встреча дает новичку понять, что его ждали.
Последующие дни. У нового сотрудника есть возможность задать любые вопросы своим джедаям, к примеру, что делать при поломке стула либо для решения возникшего конфликта с коллегой. В конце испытательного срока он получает письмо, в котором мы просим оценить помощь джедаев. Наставникам за проделанную работу устанавливаются баллы для корпоративной игры «Олимпиада» — с целью поощрения отличных результатов наших работников.
Светлана Кузьмичева, Заместитель вице-президента по производству и развитию ООО «Комос групп»
gd.ru/
Ключевые слова:
- Адаптация персонала
- система адаптации
Источник: hr-portal.ru
Примеры процесса адаптации: 4 шага, лучшие практики, контрольные списки и инструменты в 2023 году
Для отдела кадров двухмесячный «процесс адаптации» после найма нового сотрудника всегда сложен. Они всегда должны найти способ помочь этому «новичку» быстро интегрироваться в компанию. В то же время постройте прочные отношения между ними, чтобы продлить срок службы сотрудников. Итак, какие лучшие примеры процесса адаптации?
Чтобы решить эти две проблемы, необходимо иметь 4 шага в сочетании с контрольными списками, которые успешно поддерживают процесс адаптации.
- Что такое процесс адаптации?
- Преимущества процесса адаптации
- Как долго длится процесс адаптации?
- 4 этапа адаптации
- Контрольный список плана процесса адаптации
- Дополнительные советы с AhaSlides
- Ключевые выводы для процесса адаптации
Дополнительные советы с AhaSlides
- 4 Функция управления человеческими ресурсами
- Расчет ежегодного отпуска
- Вовлеченность сотрудников обследования
- Оценочный комментарий
- Уровень удержания сотрудников
- Опрос Net Promoter Score
Взаимодействуйте со своими новыми сотрудниками.
Вместо скучной ориентации давайте начнем веселую викторину, чтобы успешно адаптировать новых сотрудников с помощью бесплатных рабочих шаблонов. Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите бесплатные примеры новых объявлений о найме или чего угодно из библиотеки шаблонов!
Что такое процесс адаптации? Лучшие примеры процесса адаптации?
Онбординг знакомит и интегрирует новых сотрудников в работу, окружающую среду и корпоративную культуру. Давайте рассмотрим несколько лучших практик процесса адаптации.
При этом предприятия будут снабжать новых сотрудников инструментами и информацией, чтобы быстро стать ключевыми членами, способными внести свой вклад в организацию.
По мнению экспертов и HR-специалистов, процесс онбординга должен проходить стратегически – не менее года. То, что компания показывает в первые дни и месяцы работы, окажет значительное влияние на опыт сотрудников, определяя, сможет ли бизнес удержать сотрудников.
Преимущества процесса адаптации
Процесс адаптации — это не ориентировочная работа. Цель ориентации состоит в том, чтобы получить документы и рутинную работу. Адаптация — это комплексный процесс, который тесно связан с тем, как вы управляете своими коллегами и общаетесь с ними, и может длиться долго (до 12 месяцев).
Эффективный процесс адаптации принесет следующие преимущества:
- Улучшение опыта сотрудников
Если сотрудники чувствуют себя некомфортно, им не нравится опыт и корпоративная культура, поэтому они легко могут найти другую более подходящую возможность.
Эффективная адаптация — это установка тона для всего опыта сотрудников. Сосредоточение внимания на корпоративной культуре для обеспечения развития сотрудников — это способ обеспечить взаимодействие сотрудников и клиентов с брендом.
Чтобы свести к минимуму тревожное количество текучести кадров, процесс адаптации будет направлять и создавать для сотрудников наилучшие условия для работы и роста, тем самым укрепляя доверие и более глубоко вовлекая их в организацию.
Если набору потребовалось много усилий, чтобы создать лучший опыт для кандидатов, чтобы превратить потенциальных кандидатов в испытательных сотрудников для бизнеса. Затем онбординг — это процесс «завершения продаж», чтобы официально привлечь штатных сотрудников.
Процесс интеграции обеспечивает привлекательный опыт сотрудников, который помогает владельцам бизнеса сохранять таланты и привлекать сильных кандидатов.
Кроме того, не забудьте включить новых сотрудников в свою реферальную программу, чтобы они могли легко продемонстрировать свои таланты в рамках рабочей сети. Известно, что метод направления сотрудников быстрее и дешевле, чем использование службы, поэтому он является эффективным каналом для поиска качественных кандидатов.
Как долго длится процесс адаптации?
Как уже упоминалось, нет строгих правил в отношении процесса адаптации. Тем не менее, важно быть тщательным во время этого процесса, чтобы максимизировать вовлеченность сотрудников и минимизировать текучесть кадров.
Во многих компаниях есть реферальный процесс, который длится всего месяц или несколько недель. Это заставляет новых сотрудников чувствовать себя перегруженными новыми обязанностями и оторванными от остальной части компании.
Чтобы у сотрудников были ресурсы, необходимые им для знакомства с компанией, внутреннего обучения и комфортного выполнения своей работы в соответствии с ожиданиями. Многие HR-специалисты рекомендуют, чтобы этот процесс занимал около 30, 60–90 дней плана адаптации, в то время как некоторые рекомендуют продлить его до года.
4 этапа адаптации
Шаг 1: Предварительная регистрация
Pre-Onboarding — это первый этап процесса интеграции, который начинается, когда кандидат принимает предложение о работе и выполняет необходимые процедуры для работы в компании.
На этапе предварительного направления помогите сотруднику заполнить все необходимые документы. Это можно назвать самым чувствительным временем для кандидата, ведь впереди столько вариантов. Обязательно дайте кандидату достаточно времени, так как он может покинуть свою предыдущую компанию.
Лучшие практики адаптации
- Будьте прозрачны в отношении политики компании, которая глубоко влияет на сотрудников, включая политику планирования, политику удаленной работы и политику отпусков.
- Пересмотрите свои процессы, процедуры и политики найма с помощью внутренней команды отдела кадров или с помощью внешних инструментов, таких как опросы и опросы.
- Дайте потенциальным сотрудникам задачу или тест, чтобы вы могли видеть, как они справляются, и они могли видеть, как вы ожидаете от них выполнения.
Шаг 2: Ориентация – приветствие новых сотрудников
Второй этап процесса интеграции для приветствия новых сотрудников в их первый рабочий день, поэтому им необходимо будет дать ориентацию, чтобы начать адаптацию.
Помните, что они могут еще никого не знать в организации или не знать, как выполнять свою повседневную работу. Вот почему HR должен дать четкое представление об организации, прежде чем приступить к работе.
Первый день на работе лучше всего провести в простоте. Во время ориентации помогите новым сотрудникам лучше понять организационную культуру и покажите им, как их работа может вписаться в эту культуру.
Лучшие практики онбординга:
- Разошлите грандиозное объявление о новом найме.
- Запланируйте «встречи и приветствия» с сотрудниками и командами по всей компании.
- Проводите уведомления и обсуждения об отгулах, хронометраже, посещаемости, медицинском страховании и правилах оплаты.
- Покажите сотрудникам парковочные места, столовые и медицинские учреждения. Затем представьтесь рабочей группе и другим соответствующим отделам.
- В конце второго этапа отдел кадров может провести быструю встречу с новыми сотрудниками, чтобы убедиться, что новый сотрудник чувствует себя комфортно и хорошо адаптируется.
(Примечание: вы даже можете познакомить их как с процессом адаптации, так и с планом адаптации, чтобы они понимали, на каком этапе процесса они находятся.)
Шаг 3: Ролевое обучение
Этап обучения находится в процессе интеграции, чтобы сотрудники могли понять, как работать, а компания могла проверить способности сотрудников.
Еще лучше ставить разумные цели, чтобы помочь сотрудникам визуализировать, что нужно сделать, как добиться успеха и каким должно быть качество и производительность. Через месяц или квартал отдел кадров может провести обзор производительности, чтобы отметить их усилия и помочь им улучшить свою работу.
Лучшие практики онбординга:
- Внедрите различные программы, такие как обучение на рабочем месте и проведение тестов, викторин, мозговых штурмов и небольших заданий, чтобы сотрудники привыкли к давлению.
- Составьте список рутинных задач, целей на первый год, дополнительных целей и ключевых показателей эффективности.
Любые интегрированные учебные материалы должны храниться в надежном месте, где сотрудники могут легко получить к ним доступ и обращаться к ним по мере необходимости.
Шаг 4: Постоянное вовлечение сотрудников и построение команды
Помогите новым сотрудникам построить прочные отношения с организацией и их коллегами. Убедитесь, что они уверены в себе, чувствуют себя комфортно, хорошо интегрированы в бизнес и готовы дать отзыв о процессе адаптации.
Лучшие практики онбординга:
- организовать тимбилдинговые мероприятия и деятельность по сплочению команды помочь новичкам лучше интегрироваться.
- Выполните 30 60 90-дневных проверок плана адаптации нового сотрудника, чтобы узнать, как в целом себя чувствуют новые сотрудники, и выяснить, нуждаются ли они в особой поддержке, ресурсах и оборудовании.
- Случайным образом объединяйте нового сотрудника с людьми в компании для виртуальные командные встречи игры.
- Создавайте и отправляйте опросы или опросы об опыте кандидатов, чтобы вы знали, как у вас обстоят дела.
Попробуйте игру с виртуальными командными встречами — это захватывающий опыт — Изображение: redgreystock
Контрольный список плана процесса адаптации
Используйте эти стратегии вместе со следующими шаблонами рекомендаций и контрольными списками, чтобы создать собственный процесс направления.
Контрольные списки адаптации для удаленных новых сотрудников
- Gitlab: Руководство по удаленной адаптации для новых сотрудников
- Спот: Как адаптировать удаленных сотрудников
- Шелковый путь: Создание WoПлан удаленной адаптации rld-класса
Контрольные списки для новых менеджеров
- Работающие: Чек-лист адаптации новых менеджеров
- Мягкий старт: Ваш контрольный список для адаптации новых менеджеров
Контрольные списки для онбординга продаж
- Умный лист: Шаблон 90-дневного плана адаптации для продаж
- Спот: Руководство по обучению продажам и шаблон для новых сотрудников
Кроме того, вы также можете обратиться к процессу адаптации Google или Amazon, чтобы разработать для себя эффективную стратегию.
Ключи на вынос
Процесс адаптации — это не просто подготовка простых шагов, а оптимизация процесса управления и повышение морального духа сотрудника. Итак, во-первых, вам нужно немного примеры чек-листа для адаптации!
Относитесь к процессу адаптации как к «бизнес-программе», которую необходимо запускать, внедряя новые идеи и собирая отзывы для повышения качества. Со временем вы увидите больше преимуществ как для отделов, так и для бизнеса при внедрении эффективной программы обучения — интеграции.
AhaSlide поможет вам планировать, привлекать других и измерять опыт адаптации новых сотрудников быстрее, лучше и проще. Попробуйте бесплатно сегодня и изучите библиотека шаблонов готов к настройке и использованию.
Jane Ng
Писатель, который хочет создавать практичный и ценный контент для аудитории.
Источник: ahaslides.com
Как устроена адаптация на новом месте работы
После поиска работы процесс привыкания к новой компании, команде и задачам — второй по уровню стресса. Чтобы облегчить его, современные работодатели используют специальные программы адаптации. Они призваны познакомить вас с целями компании, организационной структурой, командой, внутренними процессами и мягко погрузить в рабочие задачи.
Ирина Хоменко
карьерный консультант, руководитель HR-проектов
Программы адаптации (или онбординга, как ее еще называют) особенно характерны для IT-сферы, но постепенно получают всё большее распространение и в других современных компаниях, которые серьезно относятся к подбору и найму сотрудников. Разработкой таких программ занимается департамент HR, а в их осуществлении участвуют руководители всех подразделений и некоторые опытные коллеги, которые помогают новичкам адаптироваться на новом месте.
Так что, если вы заинтересованы в выборе комфортного места работы, поинтересуйтесь на собеседовании, есть ли в компании онбординг. Если есть — это признак хорошего работодателя. Вместо прямого вопроса можно задать наводящие вопросы:
- Как обычно проходит первый рабочий день у новеньких?
- Будет ли наставник, к которому можно обращаться с вопросами? Как часто у новичков проходят встречи с ментором?
- Какие цели и задачи будут на период испытательного срока?
По ответам вы поймете, как организован процесс адаптации новичков в компании.
Зачем компаниям программы адаптации
«Да ну, это показуха! Работодателям всё равно, как мы себя чувствуем, лишь бы пахали», — скажут скептики. И будут неправы. Всё зависит от уровня работодателя. Иной раз после оформления в отделе кадров вас просто проводят к рабочему месту, а дальше во всем приходится разбираться самостоятельно или с помощью самых сердобольных коллег.
А где-то в первый же день будет видно, что к вашему выходу готовились и рады вам.
Современные процессы управления персоналом строятся на понимании того, что людям должно быть комфортно и интересно работать в компании. Это экономически выгодно: если людям комфортно и интересно, они остаются в компании на долгие годы, а значит, рабочие процессы не будут страдать из-за частых увольнений и не придется тратить много средств на подбор новых сотрудников, поскольку поиск персонала для компаний — затратный процесс.
Поэтому продвинутые работодатели воспринимают первые месяцы работы новичка не только как испытательный срок, но и как задачу по адаптации. Потому что именно дискомфорт — наиболее частая причина увольнений в первые месяцы после устройства.
Не случайно программы адаптации особенно распространены в IT-сфере. Не секрет, что здесь идет настоящая война за таланты дефицитных IT-специалистов. С трудом заполучив профессионала, компания очень заинтересована в том, чтобы он не ушел с испытательного срока из-за сложностей и стресса, а быстро встроился в процесс и почувствовал себя комфортно.
Евгения Кондратюк, руководитель команды рекрутмента Devexperts:
Процесс адаптации начинается сразу после принятия оффера. Самое главное — помочь новым сотрудникам чувствовать себя ценными, лучше понять свою роль, влиться в команду и разобраться в тонкостях процессов. Чем лучше процесс адаптации, тем скорее человек может полноценно выполнять свои обязанности и быть эффективным для компании. Если сотрудник не понимает, куда попал, не проникся корпоративной культурой, велик риск его ухода из компании. И получается, что все силы, которые мы бросили на подбор, были напрасными.
Екатерина Быкова, менеджер по персоналу группы компаний «Рубеж»:
На самом деле отлаженная система адаптации — взаимовыгодный процесс: система влияет на переменную, и переменная влияет на систему. И сотрудник, и компания заинтересованы, чтобы как можно быстрее получить первые результаты. Главное, еще «на берегу» договориться, кто за что отвечает и какие ресурсы использует.
Из чего складывается процесс адаптации
Адаптация или онбординг — процесс, который складывается из многих составляющих. Вот что рассказали про них Светлана Хомко, директор по персоналу компании AppFollow, и Ксения Степанова, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru.
1. Первый день
Важна забота о том, чтобы вы не растерялись и не чувствовали себя напряженно, выйдя на работу: вас встречают, провожают на рабочее место, где всё заранее подготовлено и настроено. Например, если это работа в офисе, то на вашем компьютере установлены программы и доступы к внутренним ресурсам, которые вам понадобятся, на столе разложены канцелярские предметы и ждет приятный сюрприз. Проводят первичный инструктаж и представляют коллегам.
Для вас уже составлен план занятий на первый день, а также план целей и задач на испытательный срок. Словом, вы не чувствуете себя брошенным и у вас возникает ощущение, что вас ждали.
«Наша команда всегда работает на удалёнке, с момента основания компании и по сей день, — рассказывает Светлана Хомко. — Мы автоматизировали этот процесс с помощью HR-платформы, к которой будущий сотрудник получает доступ ориентировочно за неделю до выхода в компанию. Там его ждет информация с подробным и структурным описанием того, что ему нужно подготовить к первому дню.
Один из первых этапов знакомства с командой происходит в видео, где нового сотрудника приветствует команда. Ребята представляются, рассказывают, чем они занимаются в компании, по каким вопросам к ним можно обращаться, и выражают готовность помочь по возникающим вопросам. Обычно на одного новичка 7–9 сотрудников делают короткие видеоприветствия. Это производит благоприятное впечатление на новоприбывшего, и он чувствует себя нужным».
«В hh.ru целый ритуал приветствия новых сотрудников. Наш оффер — это целая презентация всех бизнес-направлений компании и преимуществ работы у нас. Начиная от приветственного видео с CEO и заканчивая подробным описанием бенефитов и видения бренда. В первый день новичок знакомится с командой, получает клевый welcome-pack и проходит экскурсию по офису».
2. Погружение в культуру, продукт, процессы и команду
В первые дни вас знакомят с основными внутренними правилами и традициями компании, ее устройством, объясняют ваши задачи. При правильной организации процесса это происходит не сумбурно, а системно: для вас уже подготовлены памятки и понятные наглядные инструкции.
«У нас на этом этапе новый сотрудник знакомится на онлайн-платформе с интерактивной информацией, где, помимо сухих справочных сведений, есть видеорассказ от основателей компании о том, как появился AppFollow, как развивалась компания, — объясняет Светлана. — Он изучает внутренние политики и описание корпоративной культуры, а также проходит тренинг по нашему продукту. На этом же этапе происходит личное знакомство с командой (в Zoom), с рабочими процессами».
«Мы создали рабочую среду на базе Teams, — говорит Ксения Степанова, — где можем эффективно взаимодействовать как удаленно, так и из офиса. Это гибридное рабочее пространство для создания инновационной коммуникации. Именно здесь новичок погружается в атмосферу компании благодаря другой разработке от Microsoft — New Employee Onboarding Hub». В ней отражено всё самое важное, с чем знакомится каждый новый сотрудник, чтобы понять цели компании и наши главные ценности».
3. Погружение в должность (роль)
Постепенно вас всё глубже погружают в задачи и рабочие процессы, объясняют всё, что непонятно. С вами регулярно встречается ваш руководитель, а иногда и наставник из числа коллег и HR-менеджер. При этом вам не только дают информацию и задания, но и интересуются вашими впечатлениями, с готовностью отвечают на ваши вопросы. Во многих компаниях для новичков разработаны готовые тренинги и программы обучения.
«Тут очень важен ментор, который отвечает за погружение, обычно это или тимлид, или кто-то другой из членов команды, — говорит Светлана. — В каких-то вещах новичку нужно будет разбираться и самому. Это осознанная часть нашего онбординга: важно, чтобы новые сотрудники проявляли инициативу и вовлекались во многие процессы самостоятельно и со своим свежим взглядом помогали нам вместе улучшать наши продукты, процессы, культуру».
«Новый коллега переходит в надежные руки ментора, с которым он будет плотно взаимодействовать в течение недели и чекать свои результаты на протяжении всего испытательного срока. По окончании трех месяцев ментор и команда отметят ключевые точки роста, предоставят результаты эффективности выполненных задач и дадут обратную связь».
Что делать, если вы оказались не в сказке
Не всем везет устроиться в компанию, где все описанные выше процессы уже выстроены. Как быть, если в компании новичков встречают по принципу «Вот твое рабочее место — дальше сам»? Придется взять ситуацию в свои руки.
В таком положении однажды оказалась Виктория, продакт-менеджер, когда присоединилась к команде IT-стартапа.
«В первый день мне рассказали про цели и задачи, показали структуру компании — и на этом всё. Но у меня уже был похожий неудачный опыт — когда я положилась на своего руководителя в вопросах адаптации, но за несколько месяцев так и не привыкла к новому месту. Поэтому я учла прошлые ошибки и составила себе план:
- Знакомство с руководителями и ЛПР;
- Структура, продукты, цели и миссия компании;
- Аудит проекта, который достался мне от предшественника.
Первую неделю я сама настойчиво назначала встречи, знакомилась, записывала пожелания и предложения. Уже на второй неделе я обсудила с руководителем свои первоочередные задачи на три месяца.
Через месяц с даты выхода я почувствовала себя достаточно спокойно и уверенно».
