Чтобы осуществить сделку купли-продажи необходимо в первую очередь привлечь клиента, заинтересовать его, для того чтобы он воспользовался услугами агентства.
Когда клиент готов заключить с агентством договор купли-продажи объекта недвижимости, клиент встречается со специалистом по недвижимости для заключения договора.
После того, как договор заключен, специалист по недвижимости начинает подбор вариантов удовлетворяющих требованиям клиента. Когда такой объект найден, агентство занимается оформлением документов.
Таким образом, процесс купли-продажи объекта недвижимости включает в себя четыре основные стадии: привлечение клиента, заключение договора, подготовка к сделке, оформление сделки (рисунок 2.3).
Рисунок 2.3 — Декомпозиция бизнес-процесса «Покупка-продажа объектов недвижимости»
2.1.3 Бизнес-процесс «Привлечение клиента»
Процесс «Привлечение клиента» включает в себя: предложение услуг, проведение консультации, предложение имеющихся вариантов.
БИЗНЕС-ПЛАН АГЕНТСТВА НЕДВИЖИМОСТИ
При обращении клиента в агентство (звонок, посещение) специалист по недвижимости консультирует клиента по интересующим его вопросам, предлагает перечень услуг, которые оказывает агентство, и если клиента интересует покупка объекта недвижимости, то специалист предлагает объекты из прайс-листа агентства.
Декомпозиция бизнес-процесса «Привлечение клиента» представлена на рисунке 2.4.
Рисунок 2.4 — Декомпозиция бизнес-процесса «Привлечение клиента»
2.1.4 Бизнес-процесс «Заключение договора»
Процесс «Заключение договора» подразумевает проверку юристом агентства правоустанавливающих документов клиента на недвижимость, клиента ознакамливают с договором, после чего договор подписывается сторонами.
После подписания договора клиент дает специалисту по недвижимость доверенность на сбор информации и получение выписок и т.д. Клиент также передает агентству денежные средства на расходы связанные с осуществлением договора.
Декомпозиция бизнес-процесса «Заключение договора» представлена на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 — Декомпозиция бизнес-процесса «Заключение договора»
2.1.5 Бизнес-процесс «Подготовка к сделке»
Процесс «Подготовка к сделке» включает в себя такие основные процессы как: поиск или подбор вариантов, предварительные переговоры, показ объекта недвижимости.
После заключения договора специалист по недвижимости начинает поиск объекта недвижимости, который хотел бы приобрести клиент, либо поиск покупателей на объект недвижимости принадлежавший клиенту.
Для этого агент использует собственные каналы, ищет клиентов во время дежурств, либо использует СМИ для поиска или подбора, что является наиболее продуктивным.
После того, как найдены требуемые варианты с использованием СМИ, агент начинает предварительные переговоры с продавцами интересующей недвижимости, чтобы выяснить наличие правоустанавливающих документов, возможные подвижки по цене, выясняет подходящий вариант продажи для продавца.
Бизнес процессы в агентстве недвижимости
Предварительные переговоры отсеивают некоторые варианты. Агент организует просмотр выбранных вариантов. В случае если находится подходящий человек, готовый купить или продать данную недвижимость, то с ним заключается предварительный договор с участием юриста, берется задаток в качестве гарантии намерений, и начинается подготовка к сделке.
Декомпозиция бизнес-процесса «Подготовка к сделке» представлена на рисунке 2.6.
Рисунок 2.6 — Декомпозиция бизнес-процесса «Подготовка к сделке»
Бизнес-процесс «Поиск или подбор вариантов» включает в себя два независимых процесса: поиск покупателей, если клиент желает продать недвижимость, либо подбор вариантов, если клиент желает приобрести недвижимость в собственность.
Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск или подбор вариантов» представлена на рисунке 2.7.
Бизнес-процесс «Подбор вариантов» включает в себя анализ прайс-листов других агентств, рекламу о поиске в СМИ, поиск через личные источники.
Рисунок 2.7 — Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск или подбор вариантов»
При заключении договора на покупку объекта недвижимости специалист по недвижимости начинает анализировать прайс-листы других агентств, чтобы найти требуемый вариант.
Если после анализа прайс-листов других агентств не найден требуемый вариант специалист по недвижимости дает рекламу в СМИ о поиске или начинает поиск по личным источникам.
Декомпозиция бизнес-процесса «Подбор вариантов» представлена на рисунке 2.8.
Бизнес-процесс «Поиск покупателей» включает в себя: сбор информации об объекте, выбор СМИ, рекламирование объекта, учет расходов на рекламу.
Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск покупателей» представлена на рисунке 2.9.
После заключения договора агент передает информацию о заключенном договоре офис-менеджеру, который заносит договор в банк данных, и менеджеру по рекламе, который выставляет рекламу в СМИ и ведет учет расходов на рекламу по этому договору.
Рисунок 2.8 — Декомпозиция бизнес-процесса «Подбор вариантов»
Рисунок 2.9 — Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск покупателей»
Подпроцесс «Сбор информации об объекте» включает в себя: определение характеристик объекта, регистрацию объекта, ведение списка объектов, формирование прайс-листа (рисунок 2.10).
Специалист по недвижимости осуществляет сбор информации об объекте из правоустанавливающих документов. Эта информация необходима для подготовки объявления менеджером по рекламе. Также при сборе информации учитываются пожелания клиента (цена объекта).
Собранная информация заполняется в анкету объекта для учета офис-менеджером и менеджером по рекламе для ведения списка объектов недвижимости. По данному списку объектов менеджер по рекламе формирует прайс-лист объектов недвижимости, продаваемых агентством.
В зависимости от того, какой объект продается, какова срочность продажи и целевой аудитории, на которую рассчитана реклама, агент выбирает СМИ для размещения рекламы об объекте и заносит в журнал выходов рекламы (рисунок 2.11).
Менеджер по рекламе на основе данных об объекте недвижимости, которые предоставляет агент, и информации из журнала выходов рекламы, а также с учетом правил подачи рекламы в различные СМИ, подготавливает рекламу объекта и размещает данную рекламу в СМИ (рисунок 2.12).
Менеджер по рекламе ведет учет расходов на рекламу и отслеживает выходы рекламы в СМИ.
При заключении сделки купли-продажи менеджер формирует отчет о выходах и расходах на рекламу, что является основанием для возврата потраченных агентством денежных средств (рисунок 2.13).
Рисунок 2.10 — Декомпозиция бизнес-процесса «Сбор информации об объекте»
Рисунок 2.11 — Декомпозиция бизнес-процесса «Выбор СМИ»
Рисунок 2.12 — Декомпозиция бизнес-процесса «Рекламирование объекта»
Рисунок 2.13 — Декомпозиция бизнес-процесса «Учет расходов на рекламу»
Все операции по подготовке и учету рекламы не автоматизированы. Менеджер по рекламе подготавливает объекты недвижимости для рекламы вручную используя MS Word, что требует значительных трудовых затрат и времени, так как каждое печатное издание имеет свои шаблоны для подачи рекламы. Так же большие затраты времени необходимы для проверки изменений вносимых агентами.
Учет расходов на рекламу также не автоматизирован. Менеджер по рекламе ведет журнал расходов на рекламу в бумажном виде, записывает суммы произведенных расходов в общем по отделу. В связи с этим менеджер не может предоставить детализированный отчет по каждому объекту недвижимости или по конкретному агенту. Из-за больших объемов обрабатываемой информации менеджер не в состоянии оперативно подготовить отчет для руководства, что также приводит к определенным неудобствам.
В свете представленных фактов и с учетом больших объемов продаваемых объектов автоматизация работы менеджера по рекламе отдела играет немаловажную роль в автоматизации работы всего отдела и агентства в целом.
2.2 Техническое задание на разработку ИС «Реклама» для
компании «Деловая недвижимость»
2.2.7 Общие сведения
Полное наименование разрабатываемой системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе агентства недвижимости».
Краткое название: ИС «Реклама».
АРМ разрабатывается студенткой 6 курса вечернего факультета специальности «Прикладная информатика в экономике» Алтайского Государственного Технического Университета им. И.И. Ползунова Ткаченко Н.И. по заказу отдела жилой недвижимости агентства недвижимости ООО «СИА «Деловая недвижимость».
Система создается на основании задания на дипломное проектирование.
Источником финансирования работы является предприятие заказчик. Оплата будет произведена по окончанию работы.
Перечень документов, на основании которых создается система: договор на прохождение преддипломной практики, ГОСТ 34.602-89.
Информация о работе «Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе»
Раздел: Информатика, программирование
Количество знаков с пробелами: 129316
Количество таблиц: 31
Количество изображений: 42
Источник: kazedu.com
Эффективная модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура
Высокая конкуренция, особенности клиентов и изменение рынка, постоянное появление новых технологий требуют от агентств недвижимости построения эффективной и гибкой модели организации деятельности и управления (далее — Модель). Такая модель включает в себя 3 главных компонента: стратегия развития, , организационная структура. При построении модели используются профессиональные системы и эталонная (типовая) модель агентства недвижимости, которые будут рассмотрены в настоящей статье.
Необходимо оцифровать бизнес агентства недвижимости, перевести всю информацию о стратегии, , организационной структуре и других компонентах деятельности в электронный формат. Это позволит решить много практических задач по развитию, значительно улучшить показатели KPI, обеспечить рост продаж и клиентской базы, снижение издержек и операционных рисков.
Этапы разработки эффективной модели агентства недвижимости
1. Разработка стратегии, включая сбалансированную систему показателей BSC/KPI
- Назначение руководителя проекта и рабочей группы по построению Модели.
- Корпоративное обучение по организационному развитию и .
- Проведение стратегического анализа, включая детальные маркетинговые исследования и бенчмаркинг.
- Внедрение системы Business Studio и Эталонной (типовой) модели агентства недвижимости [1].
- Разработка стратегических целей и стратегических карт агентства недвижимости (в формате сбалансированной системы показателей BSC / KPI).
- Разработка показателей KPI (Рис. 6) и проектов (задач) для достижения стратегических целей, формирование счётных карт.
2. Описание и оптимизация
- Постановка целей и задач описания и оптимизации .
- Назначение ответственных за описание и оптимизацию .
- Корпоративное обучение по процессному управлению.
- Разработка базовых моделей: дерево (реестр) (Рис. 2), системная архитектура (Рис. 9), библиотека документов (Рис. 5).
- Распределение ответственности в , назначение владельцев (Рис. 3).
- Графическое описание выбранных в формате «как есть, » (Рис. 4).
- Разработка показателей KPI для контроля и измерения (Рис. 6).
- Анализ и оптимизация выбранных . Может применяться метод анализа (ФСА) для расчёта их себестоимости и снижения издержек.
- Формирование регламентирующей документации (регламенты и процедур).
3. Описание и оптимизация организационной структуры
- Разработка организационной структуры в формате «как есть, » (Рис. 7–8).
- Анализ и оптимизация организационной структуры.
- Расчёт оптимальной численности персонала на основе трудоёмкости .
- Формирование регламентирующей документации (положения о подразделениях, должностные инструкции).
- Разработка и развитие системы мотивации персонала (на основе показателей KPI и стратегических целей).
4. Построение электронной базы знаний и единого центра управления агентством недвижимости
- Построение и актуализация электронной базы знаний и единого центра управления выполняются в автоматическом режиме с помощью системы на основе результатов выполнения задач из пунктов 1–3.
- Интеграция с другими системами агентства недвижимости (, система электронного документооборота и др.).
- Разработка системы обучения и тестирования персонала на основе электронной базы знаний.
Рис. 1. Электронная база знаний и единый центр управления агентством недвижимости
Основные компоненты Модели
- 0 — отсутствует / не разработано / не используется;
- 1 — частично разработано / давно не актуализировалось / редко используется;
- 2 — разработано и отвечает требованиям / активно используется.
- 0 — 0.66: низкий уровень зрелости;
- 0.66 — 1.33: средний уровень зрелости;
- 1.33 — 2: высокий уровень зрелости.
Рис. 2. Дерево (реестр) агентства недвижимости (верхний уровень)
Рис. 3. Матрица распределения ответственности в агентства недвижимости (В — владелец , И — исполнитель)
Рис. 4. Графическая модель процедуры «Выполнение сделки »
Рис. 5. Библиотека документов по (фрагмент)
Рис. 6. Контроль показателей KPI и реализации стратегии
Рис. 7. Организационная структура агентства недвижимости,
в виде иерархического списка (верхний уровень)
Рис. 8. Организационная структура агентства недвижимости,
в виде графической схемы (верхний уровень)
Рис. 9. Системная архитектура агентства недвижимости (фрагмент)
Инструменты для разработки Модели
1. Система
Основная задача профессиональной системы — это создание комплексной электронной модели бизнеса (Enterprise Architecture) для обеспечения его эффективной работы и развития. Автоматизируются все основные управленческие и организационные задачи (см. Рис. 10): от разработки стратегии до контроля достижения показателей KPI и анализа эффективности.
Хотелось бы обратить внимание на главную функцию системы — это автоматическое формирование и обновление всей регламентирующей документации на основе графических моделей и информационных справочников. Это экономит большое количество времени и средств при разработке, развитии и поддержании актуальности Модели агентства недвижимости.
Наиболее распространённой в России является система Business Studio (разработчик ГК «Современные технологии управления»).
Рис. 10. Задачи системы
2. Эталонная (типовая) модель агентства недвижимости
Эталонная (типовая) модель агентства недвижимости (reference model, master model) [1] — это система взаимосвязанных графических моделей, документов и справочников, описывающих деятельность и управление агентства недвижимости (риэлторского центра). Технически она реализована в виде базы данных в программном продукте Business Studio.
Типовая модель является эффективным инструментом и пособием по формализации и совершенствованию деятельности агентства недвижимости. Для многих организаций она уже стала «настольной энциклопедией» (электронной базой знаний), которая используется непрерывно в течение многих лет.
Типовая модель может быть успешно использована как организациями, которые только начинают формализацию своей деятельности с помощью современных технологий управления, так и организациями, которые продолжают развивать и оптимизировать свой бизнес.
Благодаря большому объёму информации и широкому практическому применению Типовая модель будет полезна для многих подразделений агентства недвижимости:
- (управления оценки, продаж, аренды объектов недвижимости);
- управление маркетинга;
- управление персонала, включая отдел обучения сотрудников;
- управления , методологии, организационного и стратегического развития;
- управление информационных технологий;
- управления операционных рисков.
Типовая модель может быть успешно использована в организациях различных областей деятельности, связанных с недвижимостью:
- агентства недвижимости, риэлторские центры;
- девелоперские, инвестиционные, строительные и управляющие компании.
Практические задачи, решаемые с помощью Типовой модели
- Разработка и реализация стратегии.
- Описание и оптимизация агентства недвижимости.
- Оптимизация организационной структуры и численности персонала.
- Построение системы менеджмента качества.
- Построение системы обучения персонала: быстрое и качественное обучение специалистов агентства недвижимости, подготовка полноценных учебных материалов.
- Создание электронной базы знаний и единого центра управления для агентства недвижимости.
- Эффективное и системное выполнение проектов автоматизации и внедрения новых технологий.
- Тиражирование бизнеса, распространение Модели на филиалы и партнёрскую сеть.
- Внедрение в деятельность агентства недвижимости новых идей и успешных практик из отрасли. Возможность видеть изнутри, как работают конкуренты.
Эффекты от внедрения Типовой модели
- Улучшение общих показателей KPI: рост продаж и клиентской базы, снижение издержек, операционных рисков (ошибки, дефекты, сбои), претензий клиентов.
- Улучшение показателей KPI по каждому : время выполнения, качество, результативность, себестоимость.
- Значительное сокращение затрат времени и финансов на реализацию проектов и задач организационного развития. Благодаря готовым материалам большую часть проектов и задач можно выполнить собственными силами.
- Минимизация рисков при построении систем управления и реализации проектов за счёт уже апробированных и зарекомендовавших себя решений.
Источники информации:
Источник: www.businessstudio.ru
Настройка бизнес-процессов Битрикс24 для агентства недвижимости
Современное агентство недвижимости не может существовать без CRM-системы. Внедрения идут повсеместно, а отраслевые требования диктуют постоянное развитие и реализацию новых решений. Какое же конкурентное преимущество для АН может дать CRM? Например, быстрый подбор вариантов для покупателей. С таким запросом к нам обратилось одно из крупнейших агентств СПб (к сожалению NDA не дает возможности назвать это агентство).
В агентство обращаются с двумя запросами – кому-то надо продать недвижимость, а кому-то купить. Как быстро наладить контакт между покупателем и продавцом? Как подобрать вариант в базе сотен или даже тысяч объектов?
Наше решение состоит из 2 частей. Сначала мы сделали базу объектов – каждая квартира к продаже, каждое предложение от застройщика вносилось в базу по десятку разных полей: цена, месторасположение, количество комнат и прочие характеристики объекта. В качестве инструмента для базы использовались универсальные списки Битрикс24. Второй частью стал алгоритм подбора. Как только у АН появляется новый покупатель — менеджер заполняет подготовленный опросный лист в CRM, создавая новую сделку . Затем запускается алгоритм, который руководствуясь сложной логикой подыскивает варианты среди объектов в базе и выгружает их в только что созданную сделку.
Рисунок 1. Часть алгоритма подбора вариантов
Спустя пару минут риэлтор уже может рассказывать и показывать (фото и планы загружены в базу объектов) покупателю варианты из базы, которые подходят именно ему. Также можно бронировать определенные объекты под клиента, на какое-то время они попадают в список исключения алгоритма. Другими словами шанс конфликта полностью нивелируется, менеджеры не смогут продать одну и ту же квартиру разным клиентам.
Новые объекты при добавлении в базу с помощью алгоритма также подгружаются в активные сделки, а агенту приходит уведомление о том, что для данного клиента появился новый вариант и можно повторно с ним связаться.
В конечном итоге, наше решение позволяет кардинальным образом сократить скорость процесса подбора вариантов. Раньше база объектов велась в таблицах excel, документах word и даже на распечатках, агентам требовалось много времени и усилий для подбора объектов, бывало что на поиск уходило до 2-ух дней, а иногда и вовсе нужный объект подобрать не удавалось. А теперь на это уходит от 1 до 2-ух минут и при этом алгоритм учитывает все подходящие под требования объекты, сводя на нет человеческий фактор.
В агентстве поняли, что с помощью CRM можно решать многие, даже ранее нерешаемые, проблемы и заказали у нас еще одну доработку.
Задача заключалась в том, чтобы избежать внутренней конкуренции между агентами. До внедрения CRM в их работе частенько случались пересечения, когда разные агенты соперничали за одного клиента Внутренняя конкуренция уменьшала доход агентства, приводила к рабочим конфликтам и в общем негативно сказывалась на работе.
Мы предложили решить задачу с помощью интеграции корпоративной телефонии Мегафон с Битрикс24. После связки номеров менеджеров с пользователями CRM системы данные о звонках начали подгружаться в контакты и сделки – сведения о том кто и кому звонил, а также записи разговоров стали прозрачны и доступны как для агентов, так и для руководства. А далее уже дело техники и бизнес-процесса.
Разработанный бизнес-процесс «Чужой клиент» анализирует звонок от агента клиенту и производит поиск, далее если по номеру клиента находится существующая сделка, то в этот же момент звонящему и ответственному по сделке приходят уведомления.
Приведем пример, уведомление приходит звонящему: «Вы звоните клиенту агента Иванова», так и самому Иванову: «Агент Петров звонил вашему клиенту». Благодаря оперативному оповещению оба участника процесса смогут избежать конфликта. Петров понимает, что он звонит клиенту Иванова и вежливо отказывается от продолжения общения. Может быть и наоборот – Иванов уступит клиента Петрову. В целом острота проблемы упала почти до нуля.
Итак, нам удалось внедрить 2 полезных решения:
- Подбор из базы объектов варианта для покупателя – бизнес-процесс упростил, ускорил до 1-2 минут и сделал его безошибочным.
- Оповещения типа: «Чужой клиент» — устранили внутреннюю конкуренцию агентов за клиента и улучшили атмосферу в компании.
Этот пример показывает нам, что суть CRM заключается не только в сборе информации, но и в первую очередь, в извлечении способов для решения прикладных бизнес-задач из массива информации.
Интересуют подобные решения? Или хотите внедрить CRM Битрикс24 в своем агентстве недвижимости? Оставьте свой запрос или просто телефон в форме под статьей и мы с вами свяжемся!
Источник: it-solution.ru