Бизнес полон непредвиденных ситуаций, в которых необходимо принимать нестандартные эффективные управленческие решния, которые должны носить систематический характер. Именно система таких решений и позволяет предприятию оставаться в лидерах определенного сегмента рынка.Информационная система (система управления) может помочь руководителю принимать более выверенные управленческие решения.
Обзор информационных систем по описанию бизнес-процессов
Обзор информационных систем по описанию бизнес-процессов
Описание бизнес-процессов компании нужно при автоматизации, создании системы попроцессного калькулирования, разработке процедур внутреннего контроля и аудита и, наконец, служит основой для построения системы сбалансированных показателей. Решить эту задачу можно, используя как стандартные средства Microsoft Office, так и специализированные программы. Мы расскажем о наиболее распространенных системах, используемых на предприятиях при описании бизнес-процессов, их преимуществах и недостатках, а также посоветуем, какую систему выбрать для решения конкретных задач.
Бизнес процессы. Как это работает
З ачем автоматизировать описание бизнес-процессов ?
Прежде чем проанализировать возможности различных программных инструментальных средств, позволяющих описать бизнес-процессы компании, а также их преимущества и недостатки, определим, в какой ситуации финансовому директору потребуется такое программное обеспечение.
Можно выделить пять основных групп задач:
● разработка внутрифирменных положений и должностных инструкций. Формализованные описания бизнес-процессов дают ответ на вопрос, как «движется» тот или иной документ в компании, какие функции выполняют конкретные сотрудники и подразделения. На основе этих данных могут быть сформированы положения по структурным подразделениям, должностные инструкции, положения по управлению и документообороту или регламенты бизнес-процессов. При этом некоторые системы (например, ARIS, ЕМ Tool Kit) позволяют формировать подобные документы автоматически, после того как построены модели бизнес-процессов;
● попроцессное калькулирование и планирование. Для точного расчета стоимости тех или иных видов деятельности в компании, а также правильного определения себестоимости выпускаемой продукции используется методология попроцессного калькулирования (Activity based costing)1, в основе которой должно лежать формализованное описание бизнес-процессов. По мнению авторов статьи, технологию Activity based costing можно реализовать и в Excel, однако если в бизнес-процессах компании произойдут какие-либо изменения (например, в последовательности действий сотрудников, штатном расписании или заработной плате), построенную модель придется полностью переделывать. В то время как специализированная система позволит с минимальными затратами труда учесть подобные перемены при расчете стоимости бизнес-процессов и себестоимости продуктов или услуг методом Activity based costing. Аналогичная ситуация складывается с использованием бюджетирования на основе действий (Activity based budgeting)2. Серьезным аргументом в пользу необходимости описания бизнес-процессов является то, что оно позволяет проследить, где и как создается поток ценности для клиентов компании, и устранить источники неоправданных затрат;
Мира Карлаш. Бизнес-процессы, как основа проектирования информационных систем
● создание сбалансированной системы показателей. По мнению авторов статьи, типичные ошибки, допускаемые при разработке сбалансированной системы показателей, заключаются в неправильном определении ответственности за достижение ключевых показателей деятельности или выделении в качестве ключевых тех показателей, которые второстепенны для бизнес-процессов. Избежать подобных проблем поможет наличие максимально детального описания бизнес-процессов, вплоть до действий конкретных должностных лиц. При этом обеспечить подобный уровень детализации стандартными средствами Microsoft Office практически невозможно;
● внедрение внутреннего контроля и аудита. Построение в компании системы внутреннего контроля предполагает классификацию бизнес-процессов и выделение из них тех, которые влияют на ключевые статьи финансовой отчетности, на выявление рисков данных бизнес-процессов и разработку процедур, позволяющих предотвратить наступление рисковых ситуаций. Для того чтобы грамотно идентифицировать риски, необходимо в первую очередь описать бизнес-процессы;
● подготовка технического задания на разработку корпоративной информационной системы. Для того чтобы специалисты консалтинговой компании смогли максимально учесть потребности сотрудников предприятия, им необходимы актуальные и адекватные модели бизнес-процессов компании, на основе которых и будет подготовлено техническое задание.
Личный опыт
Алексей Прошин, директор по инструментальным средствам описания бизнес-процессов компании «ФОРС — Центр разработки» (Москва)
Одна из задач, которую удается решить, описав бизнес-процессы, -успешное внедрение информационной системы. Главная причина неудачной реализации IT-проектов заключается в несовпадении представлений об IT-технологиях у людей, занимающихся бизнесом, и тех, кто реализует их на практике.
Чтобы этого избежать, все должны говорить на одном языке, понятном и менеджерам высшего звена, включая финансовых директоров. Такой язык можно создать при помощи инструментальных средств моделирования и анализа бизнес-процессов. На их основе строятся диаграммы, графические модели, шаг за шагом демонстрирующие, как построены в компании бизнес-процессы, как организовано взаимодействие между людьми и что необходимо изменить. Особо хочется подчеркнуть, что главная цель описания бизнес-процессов — понимание и оптимизация взаимодействия между всеми составляющими компании, вовлеченными в решение задач бизнеса. Необходимость же автоматизации тех или иных операций — это вопрос, ответ на который может быть получен, только когда есть четкое представление об их месте и назначении в общей картине бизнеса.
Критерии выбора
Выбор системы будет зависеть от задач, стоящих перед компанией, а также ее финансовых возможностей. Стоимость программных средств на пять рабочих мест может составлять от 3 тыс. до 30 тыс. долл. США в зависимости от функциональных возможностей. Однако, по мнению авторов, при выборе программного обеспечения помимо стоимости основными критериями являются: методология описания бизнес-процессов, возможность использования атрибутов и автоматического обновления моделей, интеграция с учетными или ERP-системами.
Методологии описания бизнес-процессов
Сегодня существует два основных подхода к графическому представлению бизнес-процессов: методология SADT/IDEF0 (Structured Analysis and Design Technique/ ICAM DEFinition) и ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). С точки зрения пользователя, бизнес-процессы в стандарте IDEF0 проще и понятнее (см. рис. 1).
Схемы бизнес-процессов, составленные по методологии ARIS, будут содержать больше данных, однако они достаточно сложны для восприятия пользователями, которые не имеют специальных навыков работы с ними. Поэтому, если предприятие приобретает программное средство описания бизнес-процессов для разработки регламентов, положений, должностных инструкций и анализа бизнес-процессов, можно рекомендовать использовать системы, поддерживающие стандарты IDEFO. Для оценки стоимости бизнес-процессов, разработки технического задания на внедрение ERP-систем, создания системы внутреннего контроля и управления рисками, а также разработки сбалансированной системы показателей больше подойдет методология ARIS. На рис. 2 приведен фрагмент ARIS-модели бизнес-процесса «Предоставление кредита» в графическом представлении (нотации) еЕРС (extended Event-driven Process Chain).
Использование атрибутов
Этот критерий характеризует возможность задавать набор характеристик (атрибутов) для объектов модели (скажем, действий, выполняемых в рамках бизнес-процессов). К примеру, основными характеристиками действия являются стоимость и время его выполнения. Если система позволяет присваивать данные атрибуты, то при анализе бизнес-процессов можно оценить время выполнения бизнес-процесса, загрузку персонала и оборудования, его стоимость. Таким образом, финансовый директор получает эффективный инструмент управления затратами.
Автоматическое обновление моделей бизнес-процессов
Одно и то же действие может выполняться в нескольких бизнес-процессах. По различным причинам стоимость действия или время его выполнения, а также другие характеристики могут измениться. Система должна позволять оперативно вносить изменения в бизнес-процессы. Это во многом сокращает время на обновление уже созданных моделей бизнес-процессов и приведение их в актуальное состояние. К сожалению, многие системы не поддерживают данную функцию в полном объеме из-за особенностей хранения данных, поэтому изменения часто приходится вносить вручную.
Интеграция с другими системами
Интеграция программ по описанию бизнес-процессов с учетно-финансовыми и ERP-системами позволяет автоматически переносить в модели бизнес-процессов различные характеристики объектов. Например, стоимость используемых материалов, количество поступивших от клиентов заказов, время выполнения отдельных действий и другие данные, которые учитываются в таких системах, могут быть добавлены как атрибуты объектов. Интеграция обеспечивается за счет разработки интерфейсов или использования таблиц MS Excel. Это значительно снижает долю ручного труда по сбору и вводу информации. Как правило, такие решения подходят для крупных и средних компаний, которые планируют внедрить методику попроцессного калькулирования или сбалансированную систему показателей.
Нужно также отметить, что при выборе инструментального средства по описанию бизнес-процессов следует обратить внимание на возможности формирования различных отчетов по разработанным моделям, а также масштабы использования программного обеспечения.
Программные системы, представленные на рынке
Рассмотрим преимущества и недостатки наиболее распространенных инструментов по описанию бизнес-процессов, используемых на российских предприятиях:
Источник: isysblogger.blogspot.com
Информатизация бизнес-процессов (определение приоритетов автоматизации всех основных групп бизнес-процессов компании)
На этой странице рассмотрена методика «Информатизация бизнес-процессов» (или «Функциональная модель бизнеса»), которая является одной из 9 методик улучшения ИТ. Все эти методики разработаны для планирования развития ИТ на год и более, в том числе в рамках разработки ИТ-стратегии.
На этой странице предложены 9 методик улучшения ИТ, которые можно использовать при планировании развития ИТ на год и более, в том числе в рамках разработки ИТ-стратегии.
 |  |  |  |  |  |  |
 | ||||||
 | ||||||
 | ||||||
 | ||||||
Методики, рассматриваемые на этом сайте :
 |  |  |  |  |  |  |  |  |
Краткое описание методики «Информатизация бизнес-процессов»
Методика «Информатизация бизнес-процессов» включает в себя:
- анализ уровней информатизации всех основных групп бизнес-процессов компании;
- разработку приоритетов информации.
Вот как могут выглядеть самые основные группы бизнес-процессов большинства компаний:
Улучшение информатизации бизнес-процессов уместно, если:
- Надо выявить реальные приоритеты информатизации групп бизнес-процессов для всего вашего предприятия.
Когда информатизация бизнес-процессов не поможет:
- Если у вас нет опыта работы по анализу информатизации бизнес-процессов по всей компании сразу и/или хорошего знания бизнеса вашей компании, а также нескольких месяцев на эти работы.
Ожидаемые выгоды для бизнеса и ИТ от использования информатизации бизнес-процессов:
- увеличение выгод бизнеса и ИТ.
Размеры компаний, для которых уместна эта методика: определение приоритетов информатизации бизнес-процессов уместно для всех компаний. Однако, применение рассмотренной здесь модели (достаточно сложной), уместно для средних и крупных компаний, скорее от 250 пользователей ИТ.
Кому лучше использовать методику «Информатизация бизнес-процессов»: ИТ-директору, с участием руководителей направлений бизнеса (развитие, производство, маркетинг, продажи, финансы и др.) и консультантов (которые организуют все работы, иначе непонятно, почему анализ информатизации бизнес-процессов еще не проведен).
Разделы ИТ-стратегии, в которых может быть использована методика «Информатизация бизнес-процессов»: методика «Информатизация бизнес-процессов» используется при разработке раздела «Информатизация бизнес-процессов», и, частично, информационных систем.
Варианты ИТ-стратегий, в которых используется методика «Информатизация бизнес-процессов»: методика «Информатизация бизнес-процессов» используется при разработке ИТ-стратегий от 50 страниц и более.
| Варианты ИТ-стратегий | Используется ли методика | Что конкретно | |
 | Основа ИТ-стратегии | ||
 | «Средняя» ИТ-стратегия | + — | |
 | «Подробная» ИТ-стратегия | √ | |
Обозначения: «√»: входит в вариант; «+-»: частично входит
Улучшаемые области ИТ:
- автоматизация бизнес-процессов;
- информационные системы;
- а также пользователи ИТ.
Отрасли, для которых уместна эта методика: методика «Информатизация бизнес-процессов» применима для компаний всех отраслей.
Ресурсы, требуемые на улучшение информатизации бизнес-процессов: ресурсы сильно зависят от размеров компаний, для средних по размеру компаний их можно оценить в 20-40 человеко-дней работ, а то и более.
Основные этапы анализа и планирования информатизации бизнес-процессов:
- Выделение групп бизнес-процессов (функций)
- Оценка важности каждой из групп
- Оценка уровня информатизации каждой из групп
- Выявление приоритетов информатизации
- Разработка плана проектов по автоматизации бизнес-процессов.
Подходы к разработке информатизации бизнес-процессов
Методика «Информатизация бизнес-процессов» (как и еще ряд методик согласования ИТ и бизнеса), разработана Александром Михайловым на базе методик стратегического планирования ИТ и бизнеса, практическом опыте консалтинга и обучения, ряде публикаций по ИТ-стратегиям и улучшению управления ИТ:
Методики улучшения управления ИТ, согласования ИТ и бизнеса, разработки ИТ-стратегий, а также элементы ИТ, которые надо учитывать при планировании развития ИТ на 1-3 года рассмотрены в книге Александра Михайлова «ИТ стратегия: лучшие международные и российские практики», 450 страниц:
Вот место методики «Информатизация бизнес-процессов» среди других методик, предложенных А.Михайловым:
Типовые варианты использования методики «Информатизация бизнес-процессов»
Методика «Информатизация бизнес-процессов» используется для улучшения информатизации бизнес-процессов в ряде предлагаемых на этом сайте типовых услуг:
| Услуги | Включает в себя методик у | Что конкретно | ||
| а) | | Обучение по ИТ-стратегии, с параллельной разработкой основы ИТ-стратегии на 15-20 слайдов, для малых компаний | ||
| б) | | Совместная с консультантами разработка ИТ-стратегии на 50-150 страниц, для средних компаний | + — | |
| в) | | Консалтинг по разработке ИТ-стратегии на 150-300 страниц, для крупных компаний | √ | |
| г) |  | Оптимизация ИТ (выбор улучшаемых элементов ИТ и методик) | √ | |
| д) |  | Совместная с гендиректором оптимизация ИТ под требования бизнеса, увеличение выгод от ИТ для бизнеса | ||
| е) |  | Планирование цифровой трансформации бизнеса | √ | |
Обозначения: «√»: входит в вариант; «+ -»: частично входит
б) возможно использование методики в рамках разработки «средней» ИТ-стратегии на 50 и более страниц (2-3 календарных месяца, от 50 человеко-дней) в рамках услуги «Совместная с консультантами разработка ИТ-стратегии на 50-150 страниц, для средних компаний»:
в) в рамках разработки «подробной» ИТ-стратегии в рамках услуги «Консалтинг по разработке ИТ-стратегии на 150-300 страниц, для крупных компаний».
В начале этих работ может быть проведено корпоративное обучение.
г) как отдельный консалтинговый проект (2-3 календарных месяца, 30-60 человеко-дней работ, в рамках услуги «Оптимизация ИТ«, уместно для крупных и средних компаний):
В рамках консалтинга по оптимизации ИТ можно выбрать любые из 9 методик, рассмотренных на этом сайте, а также выбрать для улучшения любые из 20 элементов, рассмотренных на этом сайте.
е) методика «Информатизация бизнес-процессов» используется при планировании цифровой трансформации бизнеса
Другая информация по и нформатизации бизнес-процессов :
Предложения для ИТ-директоров российских компаний
(а также гендиректоров, ИТ-менеджеров и бизнес-менеджеров)
Источник: www.info-strategy.ru