Бизнес процесс пример отдела закупок

Гиперссылки ведут к описаниям и детализации бизнес-процессов. В демонстрационной версии ссылки отключены.

На нашем сайте можно ознакомиться с другими примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. Узнайте как оптимизировать расходы на эту работу посмотрев видеопост «Стоимость оптимизации бизнес-процессов» на нашем канале Youtube.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашей компании, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.

Как заказать наши услуги

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

1. Наши услуги
2. Сколько стоит консалтинг?
3. Примеры работ
4. Отзывы клиентов
5. Подписка на рассылку

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

Связь бизнес-процесса закупок с другими процессами на предприятии

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

Источник: piter-consult.ru

Бизнес-процесс для отдела закупок в Битрикс24

Установите приложение Пинкит, в состав которого входит множество интеграций для автоматизации: в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA
Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

1 Преамбула

В данной статье рассматриваются вопросы автоматизации бизнес-процессов закупок с использованием системы Битрикс24.
Решение, создаваемой мной и описываемое здесь, подходит для организаций, делающих предложения поставщикам и взаимодействующих с ними, с целью оптимизации своих складских запасов.

1.1 Что есть

Обыкновенная схема взаимодействия. Отдел закупок обладает некоторыми сакральными знаниями и опытом, которые позволяют сотрудникам приблизительно понимать, что, сколько, когда и у кого необходимо закупать для обеспечения производства и плана реализации (если таковой вообще имеется).
Используется телефон, E-mail, Skype и мало ли что ещё подобное.

1.2 Что должно быть

Моделирование бизнес процессов: Отдел снабжения торгового предприятия // Atis Group

В результате работ по наведению порядка компания должна получить внедрённый в системе автоматизированный бизнес-процесс, обеспечивающий эффективную работу отдела закупок.

2 Схематизация бизнес-процесса

• Заказчик.
• Менеджер по продажам.
• Менеджер по закупкам.
• Бухгалтер.
• Водитель-Экспедитор.
• Поставщик.

Пользователями системы не будут являться роли Заказчик и Поставщик. Теперь я формирую схему бизнес-процесса в нотации BPMN без привязки к архитектуре. На схеме также не показаны формируемые документы и их движение.

2.1 Создание и описание исходной схемы бизнес-процесса

Схема Бизнес процесса приведена ниже (Рисунок 1). Как обычно, я использую нотацию BPMN. Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс. По Запросу Клиента Менеджер по продажам выполняет ряд активностей.

• Фиксирует запрос Клиента.
• Создает и согласует Коммерческое предложение.
• Заключает Договор.
• Формирует счет.
• Резервирует товар на складе.
• Формирует Закупку.

Менеджер по полученной Закупке формирует и отправляет счета через Бухгалтера Клиенту. После подтверждения оплаты Счетов Бухгалтер уведомляет Менеджера по закупкам о данном факте.

Менеджер по закупкам, после подтверждения Поставщика о готовности отгрузить товары формирует для Водителя-экспедитора Наряд на доставку и Доверенность на получение товара.

Рисунок 1. Схема бизнес-процесса без привязки к системе.

После получения и доставки товара на склад Менеджер по закупкам приходует его и резервирует до того момента, когда Менеджер по продажам сформирует Отгрузку по Договору с сопутствующими документами.

2.2 Построение схем бизнес-процесса, ассоциированного с системой

Приняв решение, что архитектурой нашего внедрения будет система Битрикс24, а также собрав необходимый набор артефактов (сущностей), я создаю ассоциированные с системой схемы бизнес-процессов в той же, любимой мной, нотации BPMN (Рисунок 2, Рисунок 3).

Сущности CRM Битрикс24, применяемые в автоматизации бизнес-процесса, перечислены ниже.

• Лид.
• Сделка.
• Коммерческое предложение.
• Счёт.

Сущности «Списки» Битрикс24, применяемые и создаваемые мной в автоматизации бизнес-процесса, перечислены ниже.

• Договор.
• Закупка.
• Счёт входящий.
• Накладная.
• Наряд на доставку.
• Доверенность на получение товара.
• Отгрузка.

К части из перечисленных сущностей я строю бизнес-процессы, исполняемые системой Битрикс24.

3 Имплементация

3.1 Подготовка

Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24 в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и модуль CRM. Если Вы еще не стали клиентами Битрикс24, то самое простое, это зарегистрировать бесплатную облачную версию на 12 пользователей.

Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе.

3.1.1 Установка модуля для отправки sms из бизнес-процесса

Очень удобный, функциональный и важный модуль я устанавливаю из Магазина приложений Битрикс24. Он позволит мне в процессе выполнения бизнес-процесса отправлять уведомления по SMS о любых событиях. Подробно останавливаться на использовании модулей в системе Битрикс24 в данной статье я не буду. Тема очень обширная, интересная и достойна отдельной статьи.

Рисунок 2. Схема ассоциированного бизнес-процесса (первый лист)

Рисунок 3. Схема ассоциированного бизнес-процесса (второй лист)

3.1.2 Информация о модуле «sms4b-смс для бизнеса»

Модуль предназначен для отправки одиночных СМС и массовых СМС рассылок сотрудникам компании, клиентам на произвольные номера.

Основные возможности модуля.

• Возможность выполнять рассылки как отделам, так и конкретным сотрудникам.
• Поиск по отделу, фамилии и должности сотрудника.
• При организации рассылки есть возможность уведомить сотрудников, у которых не заполнен мобильный телефон, с помощью мгновенного сообщения.
• Поиск контактов из CRM по фамилии.
• Возможность транслитерировать сообщение.
• Возможность выполнить отложенную рассылку.
• Возможность указать период, когда не стоит отправлять СМС (например, в ночное время).

• Установите модуль из Маркетплейс «Битрикс24».
• Зарегистрируйтесь на сайте sms4b.ru, получите 10 СМС бесплатно для тестирования.
• Закажите буквенные имена в личном кабинете в разделе «Заказать SMS-имя/номер».
• В настройках модуля введите логин/пароль от личного кабинета на сайте sms4b.ru и выберите имя отправителя.
• Начните рассылки СМС.

Получить подробную информацию о модуле и скачать необходимую документацию можно на сайте sms4b.ru по ссылке sms4b.ru/programs/bitrixmodule.php.

3.2 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса

Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи.

Имея перед глазами Техническое Задание с описанием бизнес-процессов, включая схемы, не так трудно сделать рабочий процесс в системе. Конструктор бизнес-процессов Битрикс24 имеет интуитивно понятный дружественный интерфейс.

Бизнес-процесс строится с помощью функциональных блоков, которые добавляются в схему с помощью «drag-and-drop» из набора, расположенного слева на экране.

Каждый функциональный блок отвечает за выполнение процессом определённой функции в процессе, что должно коррелировать с «человеческим» процессом, утверждённым бизнесом в Техническом Задании. Насколько подробно Вы опишете бизнес-процесс в документах, зависит от Ваших договорённостей с Заказчиком. Из собственного опыта разработки и внедрения бизнес-процессов, могу констатировать, что очень детальное описание процессов в Техническом Задании не нужно. Главная цель схем процессов в документации – не упустить ничего важного и заручиться поддержкой владельцев бизнес-процессов, что называется «по верхнему уровню», без глубокой декомпозиции. Не нужно, что называется, «лезть в шпонку».

Уверен, что при создании и тестировании бизнес-процесса, имплементированного в Битрикс24, Вы не раз и не два будете его менять.

Используя блоки «Обработка документа», «Конструкции», «Уведомления» и «Прочие» я строю заданный бизнес-процесс (Рисунок 4).

Описать все функциональные блоки в рамках данной статьи не представляется возможным. Поэтому, я остановлюсь на тех, которые будут востребованы Вами практически в каждом бизнес-процессе.

• Запрос дополнительной информации.
• Изменение документа.
• Задача.
• Уведомление пользователя.
• Конструкции «Условие» и «Параллельное выполнение».

При редактировании бизнес-процесса на забывайте нажимать на кнопку «Сохранить» внизу интерфейса, иначе изменения будут потеряны.

Рисунок 4. Фрагмент имплементированного бизнес-процесса в редакторе Битрикс24.

3.2.1 Блоки бизнес процесса

3.2.1.1 Конструкции «Условие» и «Параллельное выполнение»

Данные блоки позволяют организовать логическое ветвление в бизнес-процессе. Это может быть параллельное выполнение последующих блоков (логическое «И») или выбор одного из дальнейших путей процесса (логическое «ИЛИ»). В нашем примере происходит параллельно постановка задачи трем ролям.

В случае с блоком «Условие» возникают дополнительные блоки в настройках которых и задаются, собственно, условия, в результате которых будет происходить выполнение дальнейших действий в ветке данного блока.

3.2.1.2 Запрос дополнительной информации

Такой блок необходим для любого рабочего бизнес процесса. Он создает задание, в результате заполнения полей которого мы можем получить от пользователя информацию и присвоить её переменным или полям сущности.

Обзор возможностей автоматизации управления закупками в 1С ERP (УПП)

Программа 1С:ERP Управление предприятием — это система, позволяющая автоматизировать все уровни учета работы предприятия. Одной из подсистем программы является подсистема «Закупки».

Ее функционал позволяет решать задачи автоматизации закупок, прогнозирования спроса и оптимизации запасов. Что в свою очередь обеспечивает бесперебойный процесс производства и реализации продукции или товаров.

Автоматизации закупок с помощью 1С:ERP сокращает время на обработку и подготовку заказа, снижает расходы на закупку, повышает эффективность работы сотрудников.

Все документы по автоматизации процесса закупок – в разделе «Закупки».

Подсистема «Закупки» позволяет осуществлять:

• регистрацию условий работы с поставщиками и контролировать их выполнение;
• планировать и отражать закупки товаров от поставщиков;
• контролировать сроков поставок товаров;
• анализировать причины отклонений и сбоев поставок;
• вести взаиморасчеты с поставщиками;
• следить за расходованием денежный средств и своевременностью расчетов с поставщиками.

Пользователь настраивает параметры ведения учета закупок по своему усмотрению – в разделе «НСИ и администрирование» — «Закупки».

В 1C:ERP реализовано три концепции управления запасами:

1. Планирование – при длительных сроках поставки.
2. Удержание в заданном диапазоне –при коротких сроках поставок.
3. Заказ под заказ – формирование заказ в соответствии с потребностями предприятия.

Для включения опции определения потребности предприятия в номенклатуре (товарах, продукции и т.д.) выполняется настройка в разделе «НСИ и администрирование».

Настройки поддержания запасов и потребностей номенклатуры

Настройка «Обеспечение потребностей», позволяющая включить расширенные настройки программы, расположена в разделе «НСИ и администрирование» — «Склад и доставка», подраздел «Обеспечение потребностей».

Настройка позволяет использовать определение потребностей в упрощенном и расширенном вариантах.

Упрощенное – потребности обеспечиваются заказами поставщикам, на основании данных по заказам на отгрузку и для поддержания остатка номенклатуры на складе.

Расширенное – позволяет использовать различные семы определения потребностей в номенклатуре, с учетом сроков и интервалов поставки, с заданным методом определения запасов номенклатуры.

Для управления закупками в 1С:ERP пользователь задает настройки:

• «Параметры поддержания запасов»;
• «Способы обеспечения потребностей».

Параметры настройки задаются в карточке номенклатуры или склада в разделе «НСИ и администрирование», справочники «Номенклатура» и «Склады и магазины».

Пример перехода к настройкам из справочника «Склады и магазины».

Эти же настройки можно открыть из карточки «Номенклатура» в разделе «НСИ и администрирование».

Управление запасами в 1С:ERP осуществляется с помощью методов поддержания запасов – «Параметры поддержания запасов». Программа позволяет назначить свой вариант для каждой номенклатуры. С их помощью определяются, в какой момент времени и в каком количестве сформировать заказ поставщику.

Откройте карточку склада в разделе «НСИ и администрирование» — «Склады и магазины». – гиперссылка «Настройка поддержания запасов».

Настройка выполняется для пары «Номенклатура» — «Склад».

Откроем карточку с настройками. В нашем примере «Номенклатура» — «Кондиционер ВК-2300», «Склад» — Магазин «Бытовая техника».

Метод обеспечения запасов в ERP может быть определен по одному из вариантов:

• Min-max;
• По норме;
• По статистике;
• Обеспечение заказов по отгрузке;
• Страховой запас.

Еще одним из параметров управления запасами в 1C:ERP, является настройка «Способы обеспечения потребностей», устанавливающая источники и способы удовлетворения потребности в номенклатуре – система определит когда и в каком количестве удовлетворить ту или иную потребность. Она также может быть открыта из карточки «Склад» или «Номенклатура».

Пользователь может настроить для заданной номенклатуры:

• Способ удовлетворения потребности – закупка, перемещение, сборка, производство (собственными силами или силами переработчика);
• Срок исполнения заказа на поставку, перемещение и т.д.
• Обеспечиваемый период;
• Гарантированный срок отгрузки;

Правило формирования заказов – регулярно, по графику или определенным датам.

Сочетание настройки параметров поддержания запасов и способов обеспечения потребностей образуют единый механизм в системе планирования и формирования всех существующих типов заказов в 1С:ERP.

Поставщики и цены поставщиков

Прикладное решение 1С:ERP позволяет регистрировать условия закупок, определив правила работы с поставщиками в соглашениях – раздел «Закупки» — «Соглашения с поставщиками».

Программа дает возможность регистрировать пользователю цены поставщиков и конкурентов, сравнивать и анализировать их. При необходимости пользователь может использовать номенклатуру поставщиков. В случае если номенклатура у нас и у поставщика разная, то выполнив настройку, можно использовать номенклатуру поставщика.

Настройка выполняется в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Номенклатура».

Предприятие может закупать одну и туже номенклатуру у разных поставщиков, и она у них может отличаться. В этом случае удобнее использовать номенклатуру поставщиков. Если планируется загружать номенклатуру из прайсов поставщиков, то данная настройка также необходима.

Программа 1С:ERP позволяет вносить номенклатуру несколькими способами:

• вручную;
• при загрузке документов «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг»;
• при загрузке прайс листов поставщика.

Номенклатура поставщика доступна из карточки контрагента – кнопка «Еще» — «Номенклатура поставщика».

Используя настройку «Номенклатура поставщика», программа 1С:ERP позволяет в карточке номенклатуры поставщика установить соответствие нашей номенклатуре. Например, в прайсе поставщика номенклатура записана как «Мойка С-789. Металлическая», а у нас она внесена как «Мойка С-789».

Цены поставщиков в программе фиксируются с помощью документа «Регистрация цен поставщиков». Его можно ввести несколькими способами. Оформить на основании закупки или заказа, а можно используя рабочее место в разделе «Закупки» — «Цены поставщиков (прайс листы)».

Здесь можно изменить цены поставщика и загрузить прайс из внешнего файла. При изменении цен и загрузке прайс-листа, система автоматически сформирует документ «Регистрация цен поставщика». Он доступен из данного рабочего места по гиперссылке «Изменение цен».

Программа 1С:ERP позволяет сравнивать и анализировать цены поставщиков, формировать отчеты по анализу цен и определять у какого поставщика выгоднее на данный момент сделать заказ.

1С:ERP в своем функционале имеет большое количество отчетов по закупкам – раздел «Закупки» — «Отчеты по закупкам».

Для примера рассмотрим отчет «Условия закупок». Он позволяет проанализировать цены поставщиков, и в случае, если один и тот же товар закупается у разных поставщиков – выбрать оптимальный вариант.

В отчете наглядно представлена информация о ценах поставщиков и более низкая цена выделяется зеленым цветом. Используя информацию из отчета, пользователь принимает решение, у какого поставщика ему выгоднее закупить товар.

При помощи заказов, пользователь планирует закупки. Раздел «Закупки» в «НСИ и администрирование» включает множество различны настроек.

Заказы поставщикам. Настройки и отражение в 1С:ERP

Для включения возможности формировать заказы, в настройках программы включается функциональная опция – раздел «НСИ и администрирование» — «Закупки».

Для включения опции, позволяющей формировать заказы, устанавливается галочка – «Заказы поставщикам», а при необходимости «Поступление по нескольким заказам». При данной настройке, при оформлении поступления номенклатуры по нескольким заказам можно оформить один документ поступления.

Система также позволяет:

• вести контроль поступления при закрытии заказов поставщикам;
• производить корректировки приобретений;
• делать запросы коммерческих предложений у поставщиков;
• регистрировать причины отмены заказов поставщикам;
• согласовывать заказы поставщикам, используя встроенный бизнес-процесс. В данной настройке отдельно согласуются логистические, финансовые, ценовые и коммерческие условия.

Для использования данного функционала программы, устанавливается соответствующая галочка в настройках программы.

Для более детального контроля за обработкой заказов, в настройке раздела «Статусы документов», устанавливается галочка «Статусы заказов поставщикам».

При изменении статуса документа, меняется его текущее состояние.

Настройка «Документы закупок» определяет условия и варианты планирования оплаты в документах:

• «Заказ поставщику»;
• «Отчет комитенту»;
• «Заказ переработчику».

В разделе включается функционал, для использования возможности оформления:

• поступления товаров на несколько складов;
• актов о расхождении после поступления и после возвратов номенклатуры;
• приемки на ответственное хранение с правом продажи;
• товаров в пути;
• неотфактурованных поставок.

Пользователь устанавливает необходимые опции самостоятельно.

Заказ поставщику в 1С:ERP формируется в разделе «Закупки» — «Заказы поставщикам».

Программой предусмотрено несколько способов формирования заказа поставщику:

• новый документ;
• по плану;
• по потребностям…
• на основании других документов.

При использовании номенклатуры поставщика, в документе предусмотрено две печатные формы заказа:

• «Заказ поставщику» — с использованием номенклатуры нашей организации;
• «Заказ поставщику по данным поставщика» — с использованием номенклатуры поставщика.

Второй вариант более удобен поставщику, для обработки заказа на поставку.

Если пользователь регестрирует цены поставщиков, это позволяет непосредственно из документа производить их анализ, сравнение и на этапе оформления заказа выбрать наиболее выгодного поставщика – кнопка «Отчеты» — «Анализ цен».

В отчете наглядно представлена информация по номенклатуре, указанной в заказе, имеющаяся у различных поставщиков, с ценами на нее. Минимальная цена, как и в других отчета, выделена зеленым цветом.

Отчет «Отклонение от условий закупок» позволяет осуществлять контроль за выполнением условий закупок при проведении документа. Если у пользователя достаточно прав и он может отклоняться от установленных в системе условий закупки, то при проведении документа проблем не возникнет. В противном случае, документ не проводится и сформировав данный отчет можно ознакомиться, какие условия закупок не соответствуют установленным.

Для просмотра плана поступлений в 1С:ERP в разделе «Склад и доставка» — «Отчеты по складу» предусмотрено большое количество отчетов. Одни из них – это отчеты «Анализ и доступность товара» и «Товарный календарь».

Отчеты позволяют пользователю определить доступность товаров на складах, план поступления и отгрузки товаров и т.п.

Отчет «Остатки и доступность товара» представлен в виде сводной таблицы.

Отчет «Торговый календарь» дает возможность пользователю получить данные в разрезе по дням. В отчете отображается фактический и плановый остаток товаров.

Если по заказу сформированы все необходимые документы и текущее состояние документа изменено на — «Готов к поступлению», пользователь может переходить к оформлению поступления товара по данному заказу.

Оформление поступления товаров в 1С:ERP

Поступление от поставщика в программе 1С:ERP можно оформить несколькими способами, в зависимости от применяемой схемы закупки и учета.

Вариант 1

Если в программе ранее оформлен заказ поставщику, то ввод документа поступления заполняется с использованием рабочего места «Накладные к оформлению».

Выбрав нужный заказ и нажав кнопку «Оформить», пользователь создает на основании выбранного заказа документ «Приобретение товаров и услуг».

Документ заполняется данными на основании заказа поставщику.

Вариант 2

При применении ордерной системы, т.е. когда кладовщик фактически уже оприходовал поступившие товары и оформил складские документы, накладная оформляется на основании фактического приема на склад на закладке «Контроль ордеров».

Пользователь оформляет документ «Поступление товаров и услуг» по фактической приемке – нажав одноименную кнопку. Здесь же при необходимости составляется документ «Акт о расхождениях».

Вариант 3

Если предварительно не использовался документ «Заказ поставщику», то документ «Приобретение товаров и услуг» оформляется в журнале «Документы закупки все», обычным заполнением.

Для этого, нажав кнопку «Создать», пользователь выбирает нужный документ и оформляет его. В нашем примере – документ «Закупка у поставщика».